Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech!

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! * Poštovní program MS Outlook 2000 (2)

1.

úkol: Vytvořte nový kontakt a novou kategorii

str. 4

2.

úkol: Vytvořte novou složku v Doručené poště

str. 5

3.

úkol: Nastavte pravidlo!

str. 5

4.

úkol: Pošlete novou zprávu

str. 6

5.

úkol: Nastavte upozornění o příjmu pošty a o jejím přečtení

str. 6

6.

úkol: Přečtěte doručenou poštu

str. 7

7.

úkol: Vytiskněte došlou zprávu

str. 7

8.

úkol: Zobrazte všechny nepřečtené zprávy

str. 9

9.

úkol: Pošlete zprávu + připojte zprávu + připojte

str. 9

automatický podpis + potvrzení o přečtení zprávy 10. úkol: Vytvořte nový podpis

str. 10

11. úkol: Vytvořte skupinu

str. 12

12. úkol: Pošlete zprávu skupině

str. 12

13. úkol: Nastavte upozornění na schůzku

str. 13

14. úkol: Pošlete někomu úkol

str. 15

15. úkol: Uložte zprávu k odeslání do určité složky

str. 16

16. úkol: Zavolejte kontakt

str. 16

17. – 25. další úkoly

str. 18

Změňte standardní nastavení Outlooku – Vyhledejte konkrétní kontakt – Změňte zobrazení – Přidejte nový účet – Uložte aktuální zprávu – Pošlete faxovou zprávu – Požádejte o on-line schůzku – Zálohujte soubor složek – Připojte se k diskusnímu serveru

* Nápověda (17) * Komunikační protokoly (25) * Etiketa v elektronické poště (25) * Texty pro konkrétní zprávy (26)

autor textu Mgr. Michal Tarabec, © 2003

str. 1

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! Chcete posílat elektronickou poštu po Internetu? Naučte se ovládat

počítačový poštovní program * MS Outlook 2000 * ve 25 úkolech • •

Outlook je součástí kancelářského balíku Microsoft Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint, Access) Outlook slouží k posílání a přijímaní elektronických zpráv a má mnoho dalších užitečných funkcí

Outlook 2000 umožňuje • • • • • • •

spravovat jména, adresy a další údaje (osobní, firemní) vytvářet seznam úkolů a řadit je podle důležitosti, termínu splnění a mnoha dalších kritérií vést seznam schůzek a sledovat data narozenin, svátky a další mimořádné události posílat elektronickou poštu po Internetu nebo podnikové síti uchovávat poznámky o telefonních hovorech, schůzích a ostatní konverzaci a volitelně je třídit podle jednotlivých kontaktů plánovat setkání s lidmi na pracovišti nebo s lidmi mimo pracoviště přes Internet organizovat všechny informace a soubory pomocí společného rozhraní

3 konfigurace Outlooku: 1. pouze pro síť Internet (protokoly SMTP/POP3, IMAP4 - viz. příloha) 2. podniková a pracovní skupina (s pomocí MS Exchange Server) 3. bez elektronické pošty (na samostatném počítači)

Poštovní klienti od firmy Microsoft ( www.microsoft.cz ) 1. MS Outlook 2000 (pro elektronickou poštu a týmovou práci, propojení s ostatními programy MS Office) 2. MS Exchange Client (nahražen Outlookem 2000) 3. MS Outlook Web Access (omezené funkce pro vzdálený přístup k serveru MS Exchange) 4. Outlook Express (automatická instalace s Internet Explorerem, méně funkcí než Outlook) 5. MS Pocket Outlook (pro kapesní počítače s operačním systémem Windows CE 2.0, 4 moduly: Kontakty, Kalendář, Úkoly, Doručená pošta)


str. 2

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech!

Program Outlook 2000 má 6 modulů:

Modul Doručená pošta umožňuje odesílat a přijímat elektronickou poštu. Modul Kalendář slouží pro záznam termínů schůzí, setkání a dalších informací, které se vztahují k určitému datu. Modul Kontakty slouží pro uchovávání informací o vašich osobních i obchodních kontaktech: jména, adresy, adresy elektronické pošty a další informace k jednotlivým osobám. Seznam kontaktů můžete poslat po Internetu dalším uživatelům Outlooku. Modul Úkoly obsahuje seznam vašich úkolů. Mezi úkoly můžete listovat, určovat termíny splnění, přiřazovat jim prioritu, vkládat propojení na dokumenty Microsoft Office, které se týkají daného úkolu. Přidělovat úkoly můžete prostřednictvím Internetu dalším uživatelům Outlooku. Modul Deník zaznamenává veškerou vaši činnost. Můžete analyzovat využití vašeho volného času nebo uspořádat dokumenty a komunikaci spojenou s konkrétní osobou nebo s projektem. Modul Poznámky jen určen pro rychlé zaznamenání momentálního nápadu nebo informace. Poznámky můžete přehledně barevně uspořádat a vybírat.

! spuštění programu: klikněte na ikonu nebo Start - Programy - Microsoft Outlook


nebo

str. 3


Outlook 2000 Kontakty Doručená pošta

Úkoly

Kalendář

Deník

Poznámky

Modul Kontakty slouží k uložení e-mailových adres do počítače ( včetně osobních i firemních dat).

1. úkol Vytvořte nový kontakt a novou kategorii 2x klikněte levým tlačítkem myši na modul Kontakty

1.

Kontakt

2.

vyplňte jméno a příjmení

vyplňte e-mailovou adresu například honza@post,cz

kliknětena

v horním okénku napište novou kategorii známí

* 3.

*

stiskněte Přidat do seznamu stisknu OK.

klikněte na vlevo nahoře

Příklady chybných e-mailových adres: www.honza.cz josef @usa.net

honza.cz honza.post.cz eva@atlas,cz

mireč[email protected] [email protected]

[email protected].

V adrese nepište mezery ani česká diakritická znaménka! Znak @ "zavináč" napíšete současným stiskem kláves: podržte pravý Alt a klikněte na písmeno V Komu: Pepa; Honza aliasy („nahrazuje“ adresu) Komu: [email protected] [email protected] (mezera) Vymazat určitý kontakt můžete tak, že v seznamu kontaktů stisknete pravé tlačítko myši na kontaktu a zvolíte


Poslat zprávu dvěma lidem najednou

str. 4


Outllook 2000 Kontakty Doručená pošta

2. úkol

Úkoly

Kalendář

Deník

Poznámky

Vytvořte v Doručené poště novou podsložku s názvem Moji známí. Vytvořte novou složku ve složce Doručená pošta

2x stikněte levé tlačítko myši na modulu Doručená pošta

stiskněte pravé tlačítko myši na Doruč. poště

klikněte na

napište název složky Moji známí

potvrďte

na otázku odpovězte Ano

Chcete aby se Vám pošta od určitých lidí automaticky 1. ukládala do určité složky? Nastavte pravidlo!

2.

3. úkol

Myší klikněte na modulu Doručená pošta V horní nabídce: <Uspořádat>

3. (vpravo nahoře) (pravidlo) 2x lev. tlač. myši klikněte na: <seznam uživatelů> vybereme jednotlivě - 2x lev. tlač. myši klikněte na: : Moji známí .


str. 5


4. úkol

Pošlete novou zprávu

Musíte znát elektronickou adresu příjemce. Její obecný tvar je:

jmeno@pocitac

např. [email protected]

Poslat novou zprávu klikněte na modul Doručená pošta

**

Vložte příjemce pošty klikněte na : vyberte příjemce z Kontaktů

vyplňte Předmět zprávy

Napište zprávu

**

Nastavte upozornění o příjmu pošty a o jejím přečtení. V otevřené neodeslané zprávě klikněte na záložku <Možnosti> a označte - Oznámit doručení zprávy Oznámit přečtení zprávy

nastavte Vysokou důležitost zprávy


5. úkol

do vaší e-mailové schránky přijde zpráva o doručení pošty a později další zpráva o přečtení zprávy příjemcem.

str. 6


Přečtěte doručenou poštu

6. úkol

2x klikněte levým tlačítkem myši na předmět zprávy. Zpráva se otevře, můžete si ji přečíst a dále můžete Odpovědět (odesílateli zprávy), Předat dál (pozměnit obsah zprávy a odeslat na jinou e-mailovou adresu) nebo můžete zprávu Vymazat (Odstranit X).

Vytiskněte došlou zprávu

7. úkol

Vytisknout zprávu Poklepejte levou myší na vybranou zprávu v seznamu doručených zpráv

V aktivním okně stiskněte <Soubor> <Tisk>

nastavte ...


str. 7


Vytisknout zprávu s použitím *Náhledu* Poklepejte levou myší na vybranou zprávu v seznamu doručených zpráv

*/* */*

1.

V aktivním okně stiskněte <Soubor>

nastavte

2.

<Tisk>

Nastavte ...

<TISK>

stiskněte

3.


str. 8


Zobrazte všechny nepřečtené zprávy

8. úkol

V Doručené poště zvolte nabídku – – Nepřečtené zprávy

Pošlete zprávu + připojte soubor + připojte 9. úkol automatický podpis + potvrzení o přečtení zprávy V Doručené poště - - - vyberte příjemce pošty ...

Poslat novou zprávu s přílohou a podpisem klikněte na Doručenou poštu

Vložte příjemce pošty klikněte na vyberte příjemce z Kontaktů

vyplňte Předmět zprávy

Napište zprávu

-<Soubor> vyberte soubor klikněte na

-

*** ****

Nastavte nejvyšší důležitost zprávy


str. 9

*****

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! Komu: Přímý příjemce - očekávám odpověď Kopie: Další příjemce pošty - "na vědomí" - neočekávám odpověď Skrytá: Tento příjemce "neví" o příjemcích zprávy v okénku a a oni "neví" o něm

***

***

****

Připojte soubor jako přílohu můžete přímo kliknutím na ikonu svorky a vybráním souboru k odeslání. Označte jedním kliknutím levého tlačítka myši vybraný soubor a klikněte na tlačítko .

Vložte - podpis

Pokud ještě nemáte podpis vytvořen,

! vytvořte nový podpis:

10. úkol

V Doručené poště - - - Vybrat podpis - - napište název podpisu - Tarabec - – zapište podpis - ...


str. 10


Automatický podpis

Tento podpis bude nastaven jako výchozí. Při vkládání ho bude program upřednostňovat před jinými vytvořenými podpisy.

2x . - Ještě nastavíme: <Možnosti> - Oznámit doručení zprávy Oznámit přečtení zprávy

***** autor textu Mgr. Michal Tarabec, © 2003

str. 11

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! Pro opakované posílání zpráv více lidem

Vytvořte skupinu

11. úkol

1.V modulu Kontakty klikněte prav. tlač. myši na výběrovou šipku u tlačítka a zvolte - Napište název nové skupiny: Dlužníci

2. klikněte na – vyberte dvojím kliknutím lev. tlač. myši lidi do skupiny Dlužníků, potom stiskněte 3.

Pošlete zprávu skupině

12. úkol

V modulu Doručená pošta - - - Dlužníci

Poslat zprávu skupině uživatelů v Doručené poště

- vyberte název skupiny, například Dlužníci

vytvořte zprávu

klikněte na


str. 12


Dvojím stisknutím lev. tlač. myši na slově Dlužníci Outlook ukáže aktuální seznam členů této skupiny.

Outlook 2000 Kontakty

Doručená pošta

Úkoly

Kalendář

Nastavte upozornění na schůzku:

Deník

Poznámky

13. úkol

Otevřete modul Kalendář. U vybraného času stiskněte pravé tlačítko myši -


str. 13


Nastavit událost v modulu Kalendář klikněte pravým tlačítkem myši v okénku s časovým údajem

vyplňte Předmět a text ve "velkém okně"

můžete nastavit (grafické i zvukové)


str. 14


Outlook 2000 Kontakty

Doručená pošta

Pošlete někomu úkol:

Úkoly

Kalendář

Deník

Poznámky

14. úkol

V Úkolech stiskněte pravé tlačítko myši (PM) a vyberte - - vyplňte vyberte Kontakt

poslat úkol v modulu Úkoly klikněte pravým tlačítkem myši

1.

vyplňte Předmět a text ve "velkém okně"

2. 3.

můžete nastavit Připomenutí (grafické i zvukové)

vyberte Kontakt - příjemce zprávy


str. 15


Uložte zprávu k odeslání do určité složky:

15. úkol

V modulu Doručená pošta zvolte - <Možnosti> - ; pomocí vyberte cílovou složku V Kontaktech - PM na kontaktu, který chcete přesunout, tahem myši přesuňte do jiné kategorie - nebo PM na jméně a označte nebo zrušte kategorii.

Zavolejte kontakt

16. úkol

V modulu Kontakty na vybraném kontaktu (na jménu) - - (vyberte kontakt) – Napište číslo -


str. 16


Pokud chcete vybrat určitý kontakt přímo ze seznamu, musíte mít u tohoto kontaktu vyplněné telefonní číslo!

Nápověda v programu Outlook Outlook nabízí 4 základní nápovědy:

1. Pomocník Office (svorka)

2. Kontextová nápověda ?Co je to? Klikněte levým tlačítkem myši na tlačítko , program poskytne nápovědu k tomuto tlačítku.

3. Obsah a rejstřík - stiskněte klávesu

4. Nápověda přes Internet


str. 17


Příloha I. Další úlohy Outlook Dnes přehledně zobrazuje aktuální úkoly, naplánované schůzky a novou poštu.

17. úkol

Změňte standardní nastavení Outlooku

Dnes:

Panely nástrojů (soubory tlačítek pro rychlé ovládání programových funkcí)

18. úkol

Vyhledejte konkrétní kontakt.

Otevřete modul Kontakty - stiskněte tlačítko , v okénku hledat napište konkrétní jméno nebo jeho část a stiskněte tlačítko

Vyhledat kontakt

Pracovní oblast


str. 18


Každý záznam v Outlooku - kontakt, úkol, schůzka, zpráva, záznam v deníku, poznámka všechno je označováno jako položka. Uspořádáním položek můžeme zefektivnit práci v Outlooku. Tlačítko je dynamické, to znamená, že jeho funkce se mění v závislosti na modulu, se kterým pracujeme. Jsme -li například v modulu Doručená pošta, po stisku tlačítka se zobrazí formulář pro novou poštovní zprávu. Pokud jsem v modulu Kontakty, po stisku klávesy se zobrazí formulář pro vyplnění nového kontaktu. Každý formulář se skládá z karet, na každé z karet je několik položek, které vyplňujeme.

Typy zobrazení

dat v pracovní oblasti

1. Karta - výchozí zobrazení v Kontaktech 2. Časová osa - výchozí zobrazení v Deníku 3. Den/Týden/Měsíc -výchozí zobrazení v Kalendáři 4. Ikona - výchozí zobrazení v Poznámkách

19. úkol

Změňte zobrazení: Zobrazit-Aktuální zobrazení - ...

Super rada: Když nevíte jak dál, zkuste stisknout pravé tlačítko myši (tzv. kontextovou nabídku) na objektu, se kterým chcete něco udělat. Outlook vás může dovést k cíli. Pro kopírování například textu z jiné aplikace (z Wordu) do Outlooku můžeme výhodně použít rovněž pravé tlačítko myši. Postupujeme takto: Označíme myší text v jiné aplikaci


str. 19

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! ( v jiném okně). Na označeném textu stiskneme pravé tlačítko myši a vybereme Kopírovat (veškerý označený text se uloží do mezipaměti). Přejdeme do cílového okna a stiskneme pravé tlačítko myši - vybereme Vložit.

20. úkol

Vlastníte e-mailovou schránku například na serveru post.cz Přidejte tuto schránku jako nový účet programu Outlook:

1. 2. 4. 3. 5. 6. Přidat - Pošta - Napíšu jméno, například: Michal Tarabec - napíšu e.mail: [email protected] - vyplním například: pop3.post.cz a smtp.post.cz - vyplním heslo ***** - vyberu typ připojení - a vyberu a v kartě <Servery> přejmenuji název serveru na pošta na post.cz


str. 20

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech! Takto můžeme vytvořit několik poštovních účtů na jednom počítači. Každý majitel účtu pak přistupuje ke své poště pomocí svého soukromého hesla.

21. úkol

Uložte aktuální otevřenou zprávu do souboru na disk počítače pro pozdější otevření v programu MS Word.

V otevřené zprávě zvolte:< Soubor>-

1.

2.

3.

1. Vyberte cílovou složku v okně 2. Napište název souboru v okénku :, případně zvolte . 3. Klikněte na tlačítko .

Neuvěřitelné! Outlook dokáže přeměnit slovy zapsané datum na konkrétní datum. Vyzkoušejte napsat do pole Začátek za týden a uvidíte, co se stane!


str. 21


Pokud 2x kliknete levou myší na položce Eva v modulu Kontakty. Nacházíte se na kartě . Přepněte na kartu <Činnosti> a vidíme kdy jsme Evě poslali dopis a může si prohlédnout jeho obsah (propojení s modulem Koncepty) a po stisknutí položky Domluvit schůzku uvidíme podrobnosti tohoto záznamu v Deníku.

Co znamenají písmena za tečkou v elektronické adrese? .cz hlavní doména ČR .sk Slovenské republiky .de SRN .com komerční výdělečné organizace .edu vzdělávací instituce .gov vládní instituce .mil vojenské služby .net poskytovatelé přístupu k Internetu .org neziskové organizace

Zvuková a obrazová komunikace z Outlooku pomocí

programu NetMeeting. Otevřete kontakt a do karty napište do Adresářového serveru: ils.microsoft.com a do elektronické adresy adresu příjemce, například [email protected] . Potom stiskněte tlačítko .

22. úkol

Pošlete faxovou zprávu: V modulu Doporučená pošta stiskněte šipku u tlačítka a vyberte Faxová zpráva.


str. 22


Doinstalujeme faxovou službu:

Nainstalujeme faxové služby a vyzkoušíme poslat zprávu na určité číslo faxu. Jiným programem na posílání faxů je program WinFax. Poznámka: Pomocí programu typu OCR se můžeme pokusit převést obsah faxové zprávy (obrázku) na text.

Nástroj od firmy Microsoft pro on-line komunikaci po síti se jmenuje NetMeeting. Umožňuje: - Konverzaci (Chat) - Tabuli – ilustrování různých nápadů - NetMeeting Video – sledování účastníků prostřednictvím webových video kamer - NetMeeting Audio – rozhovory mezi účastníky - Sdílení (Sharing) – zobrazení souborů v otevřené aplikaci - Spolupráci (Collaboration) – společná práce na otevřeném souboru Stažení programu z Internetu: http://www.microsoft.com/msdownload/

23. úkol

Požádejte vybraný kontakt o on-line schůzku.

Otevřete modul Kalendář. Stiskněte pravé tlačítko myši ve žlutém políčku s vybraným časem – vyberte


str. 23


3. 1. 2.

24. úkol

Zálohujte Soubor osobních složek

Vyberte v libovolném modulu nabídku <Soubor> – –< Exportovat do souboru> – – vyberte <Soubor osobních složek (.pst)> – – vyberte složku Kontakty – – – napište název záložního souboru, popřípadě zadejte heslo pro přístup k tomuto souboru –

25. úkol

Připojte se k diskusnímu serveru na Internetu

V modulu Doručená pošta zvolte – – – nastavte účet pro diskusní skupiny – vyplňte jméno – napište jméno diskusního serveru (NNTP) … – . Na otázku Odpovězte

místo pro Vaše poznámky:


str. 24


Příloha II.

Etiketa v elektronické poště

• pravidelně (denní) kontrolujte došlou poštu • vymažte nepotřebné dopisy • přesuňte potřebné přečtené dopisy do určité složky na disku • nečtěte cizí dopisy! • pište stručně a k věci • nezapomeňte vyplnit Předmět zprávy • pište a odpovídejte s rozmyslem, pošta není 100% bezpečně chráněná


str. 25


Příklady zpráv: 1. zpráva

Komu:

[email protected]

Předmět: Pozdrav

Text (tělo zprávy): Pozdrav ze školení posílá ...

2. zpráva

Komu:

[email protected]

Předmět: Pozdrav Text (tělo zprávy): Pozdrav ze školení posílá ...

soubor uložen v adresáři K:\test\Dokumenty

Přikládám soubor zpráva.doc

3. zpráva odešlete otevřený dokument dopis.doc na e-mailovou adresu [email protected] (soubor je uložen v adresáři test\Dokumenty na disku K:)

4. zpráva odešlete odkaz www.copth.cz na emailovou adresu: [email protected]

Doporučená literatura: Outlook 2000, podrobný průvodce, Gini Courter, Anenette Marquis, Grada Publishing 2000, Praha 2000


str. 26


místo pro Vaše poznámky:


str. 27

Seznamte se s programem Microsoft Outlook 2000 ve 25 úkolech!

Recommend Documents