Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006
PENDEKATANERGONOMIMAKROTERHADAP SISTEM SARAN AKTIF DI PT. IAK
---
Dian Kemala1"utIjl, Sudaryanto2,Tama Yudistirawate 1,2. Laboratorium-APK& Ergonomi, Jurusan Teknik Industri 3. Mahasiswa Jurusan Teknik Industri Jurusan Teknik Industri, Universitas Gunadarma J1.AksesUI, Cimanggis, Depok Telp: 021-8727541, Ext 401, e-mail:
[email protected] Abstract Conceptually, macroergonomics is a top-down sociotechnical systems approach to the design of work system and the application of the overall work system design to the design of human-job, human machine, and human-software interfaces. PT IAK was a packaging company which produce "blacu" and polyprophylene bag. Suggestion systemfor improvement is a tool that if it is implemented could give positive impact to the company. After it was analyzed, It was found that management factor, personnel, method, and equipments were the causes that made suggestion systemfor improvement ineffective. Therefore, the suggestion system needs correction by identifying and correcting the weaknesses of implemented system to result more effective of suggestion system. Keywords: macro-ergonomics, suggestion systemfor improvement
1
I
~ I
I
PENDAHULUAN Sistem saran bukanlah hal yang barn, banyak perusahaan yang telah mmiliki sistem saran baik itu bagi lingkungan internal (pekerja) ataupun untuk lingkungan eksternal (pelanggan). Penerapan sistem saran tersebut dibuat dengan maksud mendapatkan masukan-masukan yang kelak menguntungkan perusahaan baik dari segi materi, lingkungan kerja, organisasi, manajemen, proses produksi dan lain-lain. Sistem saran yang aktif melibatkan karyawan dan pihak manajemen sebagai objek penting yang mempengaruhi berjalan atau tidaknya sistem tersebut. Semakin banyak saran yang masuk ke pihak manajemen dapat diartikan bahwa karyawan memiliki kepedulian dan mau berperan aktif demi kemajuan perusahaan. Kondisi ini akan terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen dan karyawan. Masalahnya adalah bagaimana pihak manajemen mampu membuat dan membangun sebuah sistem saran yang aktif, untuk menggerakkan karyawan agar memberikan saran yang dapat direalisasikan sebagai sebuah tahap penyempuman standar kerja. PT. IAK sebelumnya sudah memiliki sistem saran namun sistem yang ada kurang efektif terlihat dari sedikitnya saran yang masuk ke manajemen Untuk itulah dilakukan penelitian untuk mengidentifikasi dan menganalisis penyebab kurang efektifnya sistem saran yang ada dan mencari solusi agar sistem tersebut menjadi lebih efektif. 2 DASAR TEORI Definisi Ergonomi Makro Ergonomi makro merupakan suatu pendekatan sistem sosioteknik secara top-down yang diterapkan pada perancangan sistem kerja secara keseluruhan pada berbagai level interaksi ergonomi mikro seperti human-job, human-machine, dan human-software interface[I]. Ergonomi makro juga dapat dipandang sebagai suatu subdisiplin, ilmu empiris, metodologi dan sebuah perspektif. Dimulai dari penelitian mengenai sistem sosioteknik sampai
Oian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic
- 1
Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006
penelitian modem di Laboratorium mengenai teknologi, personil, desain organisasi clan variabel lingkungan serta bagaimana interaksi didalamnya. Guna melengkapi ilmu empiris, muncul metodologi untuk menganalisa dan mendesain sistem kerja, seperti struktur sistem kerja dan analisa sosioreknik terhadap desain proses sistem kerja, Bagi para ergonomist, ergonomi makro merupakan perspektif untuk melihat sistem dalam skala yang lebih besar agar investasi dari ergonomi mikro lebih berhasil( 1]. Metode-metode Ergonomi Makro Metode yang digunakan oleh rgonomi makro dalam mendesain sistem kerja yang optimal adalah: 1. Ergonomi Partisipatif Merupakan metode paling dasar dari Ergonomi makro. Pendekatan yang paling manusiawi karena faktor manusia dengan segala atributnya (nilai, pandangan dan sikap) ditempatkan dalam prioritas utama. Aplikasi dari Ergonomi Partisipatif antara lain: . Partisipasi dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. · Partisipasi dalam desain sistem dan produk · Partisipasi dalam desain training, desain dan analisis sistem kerja. 2. Eksperimen Laboratorium Pendekatan ini merupakan pendekatan ilmiah untuk menentukan hubungan sebab akibat. Pendekatan yang utama ialah memanipulasi beberapa variabel bebas yang mempunyai pengaruh atau menghilangkan efek dari variabel lain yang berpengaruh pada variabel bebas. 1. Metode Studi Lapangan Disebut sebagai pengamatan langsung ke dunia nyata, sehingga peneliti tidak perlu memanipulasi. 2. Metode Eksperimen Lapangan Berbeda dengan metode studi lapangan, tidak perlu menunggu sampai terjadi dan dari segi waktu lebih efisien. 3. Kuesioner Metode ini dengan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi, keuntungannya data yang terkumpul sifatnya rahasia dan pengaruhnya bagi para karyawan dapat mengungkapkan perasaan dan pendapatnya secarabebas. 4. Interview Metode ini dengan mengumpulkan data yang sifatnya nonverbal dan kaclangkadang data ini justru memiliki peranan penting {I}. Sistem Saran Karyawan perlu dilibatkan dalam sistem saran, oleh karena itu manajer dan penyelia diharapkan membantu karyawan untuk dapat memberikan lebih banyak saran. Segipositif dari sistem saran adalah bahwa setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka. Sebaliknya, bila yang menetapkan adalah pihak Manajemen, belum tentu mereka mau mematuhinya. Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran terdiri atas tujuh tahap, seperti terlihat pada gambar 1.[2]
Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic
-2
Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006
Membuat Kebijakan
Mengadakan Sistem Saran
Mempromosikan Sistem Saran
Evaluasi Saran dan Sistem Saran
Melaksanakan Saran
Menghargai Karyawan
Memperbaiki Sistem Saran Gambar 1. Peranan Manajemen dalam Sistem Saran 3
HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem saran di PT.IAK telah ada sejak bulan September 2003 yang diusulkan oleh direktur perusahaan. Sistem saran diperuntukkan bagi karyawan semua level kecuali level Manager atas. Bagian Personalia bertanggungjawab mulai dari penyediaan alat untuk penyampaian saran, penyeleksian saran yang masuk hingga tindakan akhir atas saran tersebut. Alat berupa kotak saran dan kertas saran hanya ada satu yang ditempatkan di dekat mesin sensor tangan yang merupakan alat absensi bagi seluruh karyawan. Alasan penempatan kotak saran diletakkan disana karena posisinya pasti akan dilalui oleh karyawan setiap hari, dekat dengan ruang Personalia yang segera mengantisipasi jika terjadi kekurangan kertas saran. Bagian Personalia akan memeriksa kotak saran setiap hari Senin dan setiap bulan pihak Manajemen akan mengadakan pertemuan untuk membahas saran-saran yang masuk, memilih saran terbaik dan mengimplementasikan. Saran terbaik akan diberi hadiah berupa makan-makan bersama manager dan pihak Personalia akan mengirim ucapan terima kasih kepada seluruh karyawan yang telah memberikan saran. Berdasarkan data-data dari kuesioner, wawancara dengan pihak manajemen dan karyawan, menunjukkan permasalahan akan kurang efektifnya sistem saran di PT. IAK. Penilaian kurang efektifnya sistem saran ini karena dalam sebulan hanya 12,5% karyawan yang memberikan sarannya untuk perusahaan. Untuk lebih jelasnya diagram tulang ikan dapat dilihat pada gambar 2. Kemudian berdasarkan hasil pengambilan dan pengolahan -data maka dengan pendekatan Ergonomi Makro dapat dianalisis sistem sosioteknik PT. IAK seperti terlihat pada gambar 3.
·
Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic
-3
~ulJsistellJ TeKI/IJI~i
SU!Jsistem Personil
-Manual
-Metode KeJja
-Katyawan -Keter/ibatan karyawan secara aktif pada sistem saran. -K~MAYo~~~ aktif pada sistem saran
Subsistem Organisasi dan Manajemen Organisasi PT.lAK Kebijaksanaan&Peraturan PT .IAK
Subsistem Lingkungan 1) Lingkungan Eksternal Keadaan ekonomi Indonesia Kebijaksanaan pemerintah 2) Lingkungan Internal: Hub PT.IAK dengan PT. mitra kerja Hub antar karyawan Hub karyawan dengan manajemen
Gambar 3. Sistem sosioteknik PT.IAK
Dian Kema/a Putri, Sudaryanto. Tama Yudistirawati
Macroergonomic
-4
po
Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006
Subsistem Teknologi -Manual -Metode Kerja
Subsistem Personil -Karyawan -Keterlibatan karyawan secara aktif pada sistem saran. -Keterlibatan manajemen secara aktif pada sistem saran
Subsistem Organisasi dan Manajemen - Organisasi PT.lAK - Kebijaksanaan&Peraturan PT.IAK
Subsistem Lingkungan 1) Lingkungatn Eksternal Keadaan ekonomi Indonesia Kebijaksanaan pemerintah --I 2) Lingkungan Internal: Hub PT.IAK dengan PT. mitra kerja
-
-
I---
Hubantarkaryawan Hubkaryawandenganmanajemen Gambar 3. Sistem sosioteknik PT.IAK
...
Dian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic - 4
-
..
.-
~
Peralatan
Realisasi & pelaksanaan saran yang diterimna Tindak lanjut kurang cepat
Kurang tersedia
Kurang mempromosikan sistem saran
Kurangnya data Tidak ada karyawan khusus yang menangani Tidak membuat siste saran secara tertulis
Kadang kertas fo tidak adalhabis
Tidak menguasai sistem yang ada
Sistem saran kurang efektif
Kurangfleksibel
/ /
Tidal< adakesempatan
untuk memberikan saran per kelompok/KKM Tidak berkembang
Kurang memuaskan
. Imbalan
Kurang memaham' sistem saran di perusahaan
Kurang perhatian terhad sistem saran
Merasa tidak akan mendapatkan manfaat apapun
Jarang memberikan saran Kurang puas dengan imbalan yang diberikan
Memiliki masalah keluarga, (111
Gambar 2. Diagram tulang ikan untuk sistem saran di PT IAK
~
. I
Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006
Usulan perbaikan pada Bagian Subsistem Personil, keberadaan sistem saran kurang diperhatikan oleh karyawan, karena kurangnya pengetahuan akan sistem saran tersebut, dan pihak manajemen kurang tanggap dalam memperkenalkan' sistem saran yang ada. Kurang cepat tanggapnya pihak manajemen dalam memberikan imbalan pada saran yang diterima, akibatnya karyawan merasa sarannya kurang dihargai dan terjadi keenganan dalam memberikan saran, Untuk mengatasinya, pihak manajemen memerlukan tim khusus untuk menangani setiap saran yang masuk dan langsung menanggapinya sehingga secara psikologi karyawan yang memberi saran akan merasa senang dan dihargai. Usulan pebaikan pada Bagian Subsistem Teknologi, penggunaan teknologi komputer di perusahaan ini kurang optimal. Penyediaan fasilitas jaringan intranet sebagai standar arus informasi di dalam lingkungan perusahaan jelas diperlukan. Pengunaan jaringan intranet dapat dioptimalkan lagi dengan pembuatan situs khusus mengenai sistem saran perusahaan, pengumuman atas saran yang diterima dan secara psikologi dapat memacu karyawan untuk memberikan saran-saran yang lebih baik dan tindakan perubahan yang dilakukan perusahaan terhadap saran yang telah diterima. Usulan perbaikan pada Bagian Subsistem Organisasi dan Manajemen, pihak Manajemen sebaiknya membagi saran yang masuk dan diterima ke dalam level-level yang berbeda dengan hadiah yang berbeda bagi tiap level. Level 1 untuk saran yang bersifat untuk perbaikan lingkungan kerja, level 2 untuk saran yang bersifat perbaikan metode kerja, dan level 3 untuk saran yang bersifat penurangan biaya. Usulan perbaikan pada Subsistem Lingkungan, pemberian hadiah atas saran yang diterima selama ini dianggap masih kurang tepat, karyawan lebih menyukai imbalan berupa uang sebagai hadiah. Sebaiknya perusahaan juga memberikan poin bagi karyawan yang telah mengirimkan saran namun sarannya belum dapat diterima. Ringkasan usulan perbaikan berdasarkan Analisis Ergonomi Makro terlihat pada Tabel 1. Tabel I. Usulan Perbaikan Berdasarkan Analisis E .Mab Dasar Analisis Usulan Perbaikan · Sistem saran yang ada belum Pembuatan sistem saran secara tertulis yang tercantum secara tertulis singkat dan jelas serta jawaban dari pihak · Tindak lanjut saran yang manajemen atas saran-saran yang masuk, masuk dari pihak manajemen alasan mengapa saran tersebut diterima atau ditolak. kurang. · Sistem saran diklola oleh Pembentukan tim khusus yang menangani sistem saran. manajemen personalia. · Pemilihan peralatan yang Penggunaan teknologi lebih optimal, masih manual. komputer dan jaringan intranet sebagai input dan output sistem saran. · Saran yang diterima akan Selain implementasi terhadap sistem saran oleh yang diterima, juga dilakukan beberapa hal: diimplementasikan - Semua saran mendapat tanggapan perusahaan formal - Semua saran ditanggapi segera - Biaya dan penghematan sistem dilaporkan. - Pengakuan secara umum terhadap saran yanjl;diterima. · Saran yang diterima akan Pengadaan level atas saran yang masuk mendapat hadiah yang sarna dengan imbalan yang berbeda untuk tiap levelnya.
Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic - 6
I
I ~
Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006
· ·
·
·
Penerimaan atas saran yang Pihak manajmen menerima saran yang masuk untuk tiap individu. masuk baik dari individu, kelompok kerja, atau dari departemen kerja. Imbalan atas saran yang Imbalan segera diberikan kepada saran diterima baru akan diberikan yang terpilih. ada bulan berikutnya. Imbalan yang diberikan atas Imbalan atas saran yang diterima diubah saran yang diterima berupa dalam bentuk uang tunai, dan untuk saran makan gratis bersama lain yan masuk diberikan poin khusus yang akan diundi untuk mendapatkan hadiah manager. Imbalan diberikan hanya hiburan. pada saran yang diterima rusahaan.
4
KESIMPULAN Sistem saran di PT.IAK tidak berjalan efektif karena dalam 1 bulan hanya:i: 12,5% karyawan yang memberikan sarannya untuk perusahaan Hal ini terjadi karena faktor kurangnya promosi akan sistem saran yang ada, sehingga mengurangi minat dan partisipasi karyawan dalam sistem saran yang ada. Hanya 1% dari responden yang menjawab puas akan hadiah atas saran yang diterima. Karyawan tidak mengetahui dan melihat dengan jelas akan perubahan yang dilakukan perusahaan dalam mengimplementasikan saran yang diterima; anggapan sebagian karyawan bahwa sistem saran tidak berpengaruh terhadap kinerja kerja. Untuk penelitian lanjutan dapat diteliti apakah usulan perbaikan sistem saran benar-benar mempengaruhi motivasi karyawan dalam meningkatkan keefetifan sistem saran tersebut. 5 DAFTAR PUSTAKA [1] Hendrick, H.W; Kleiner, Brian M. Macroergonomics: An Introduction to Work System Design. America:Human Factor and Ergonomic Society, 2000. [2] Nasution, M.N. Manajemen Mutu Terpadu. Bogor. Ghalia Indonesia. 2004. [3] Alexander, David C; Pulat Mustafa Babur. Industrial Ergonomics:Case" Studies. America. Mc Graw-Hill Inc. 1991. [4] Imai, Masaaki. Kaizen Kunci Sukses Jepang Dalam Persaingan. Jakarta. 2001
Dian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati
Macroergonomic
-7
