Semestrální práce - A4M39NUR Program pro autodopravu ve firmě
Daniel Šimek
D1 Zadání
Nahradit stávající systém žádostí o přepravu realizovaný pomocí standardního papírového formuláře. Navrhnout uživatelské rozhraní pro software zabývající se autodopravou ve firmě. Vypracovat program pro usnadnění a zpřehlednění žádostí o vozidlo, který by měl nahradit klasické papírové žádanky a tím urychlit proces zpracování. Software by měl zejména sledovat a upozorňovat na kolize při žádostech na stejný termín včetně statistik týkajících se sledování nákladů na jednotlivá vozidla, výkaz práce řidičů a knihy jízd. Cílem práce je vytvořit v praxi použitelný návrh uživatelského rozhraní řešící běžné potřeby malé firmy. Program je určen pro laické uživatele různých věkových kategorií a různého funkčního zařazení. Screener
1) Jak často používáte počítač? Méně než 1x týdně / jednou a vícekrát týdně 2)Využíváte při své pracovní činnosti firemní autodopravu? Ano / Ne Screener - výběrová kritéria
1) pouze lidé používající počítač jednou a vícekrát týdně 2) pouze odpovědi Ano Interview příprava
Jak běžně trávíte pracovní den? Jezdíte často na služební cesty, nebo jinak využíváte firemní autodopravu? S jakým předstihem žádáte o zajištění autodopravy? Využíváte v současné době při požadavku na autodopravu počítač (př. počítačovou síť)? Jak řešíte ve firmě akutní požadavky na autodopravu, tedy když potřebujete předložit žádanku v kratším termínu než týden? V případě že se osoba podílí na schvalování žádostí: Jaké údaje jsou pro Vás důležité a jaké jsou povinné k evidenci ve vaší firmě? Co je pro Vás při podávání žádosti důležité vědět?
Interview poznámky – pracovník
Jak běžně trávíte pracovní den? Jezdíte často na služební cesty, nebo jinak využíváte firemní autodopravu? Žádám přibližně jednou za 14 dní. Nepravidelně zajišťuji také přepravu materiálu. S jakým předstihem žádáte o zajištění dopravy? Žádat musím minimálně s týdenním předstihem. Využíváte v současné době při požadavku na autodopravu počítač (př. počítačovou síť)? Počítač k tomuto nepoužíváme. Používají se žádanky SEVT - 30 601 9 - tu vyplní žadatel o dopravu - předá vedoucímu oddělení. Vedoucí ji podepíše (nebo zamítne) a vrátí žádanku zpět žadateli. Žadatel dojde za vedoucím autodopravy a předá mu žádanku. Vedoucí autodopravy zjistí, zda je na požadovaný termín volné auto a pokud je vydá příkaz k jízdě na příslušný termín. Pokud není volné (a jízdy není možné sloučit) vrátí žádanku s poznámkou „zamítnuto“ v nejkratším možném termínu. Jak probíhá schvalování žádostí, není-li přítomen vedoucí? Žádanku schvaluje zástupce vedoucího nebo pověřený pracovník. Jak řešíte ve firmě akutní požadavky na dopravu, tedy když potřebujete předložit žádanku v kratším termínu než je týden? Lze žádat také v kratším termínu, ale pouze po ústní domluvě s vedoucími pracovníky. Co je pro Vás při podávání žádosti důležité vědět? Jestli termín není již obsazen a případně kým (pokud je to možné zavolám si k vůli tomu předem vedoucímu autodopravy). Důležité je pak vědět jestli auto doopravdy dostanu. Toto je potřeba vědět co nejrychleji, aby bylo možné se podle toho zařídit, tj. například přeložit nebo zrušit nějaké jednání. Interview poznámky – vedoucí pracovník
Jak běžně trávíte pracovní den? Jezdíte často na služební cesty, nebo jinak využíváte firemní autodopravu? Na služební cesty jezdím cca jedenkrát za měsíc. Doprava materiálu se mne netýká. S jakým předstihem žádáte o zajištění dopravy? Za mne vyplňuje žádanku sekretářka v předstihu cca 14 dnů. Využíváte v současné době při požadavku na autodopravu počítač (př. počítačovou síť)? SEVT - 30 601 9, viz předešlé poznámky
Sekretářka vyplní žádanku a předá mi ji k podpisu. Následně předá žádanku vedoucímu autodopravy. Jak probíhá schvalování žádostí o přepravu, nejste-li přítomen? Jsem-li např. služebně vzdálen, podepisuje žádanky o přepravu můj zástupce. Jak řešíte ve firmě akutní požadavky na autodopravu, tedy když potřebujete předložit žádanku v kratším termínu než týden? Ano, občas se vyskytne akutní potřeba řešit dopravu v kratším termínu než je týdenní předstih. Je to však nutné řešit s ohledem na zájem dalších pracovníků, kteří podali žádosti o dopravu včas. Jaké údaje jsou pro Vás důležité a jaké jsou povinné k evidenci ve vaší firmě? Povinné údaje: útvar, typ dopravy (osobní / nákladní), jména a příjmení cestujících / druh, hmotnost a rozměr nákladu, den, hodina a místo přistavení odkud, kam jméno pracovníka s kým se má řidič domluvit na jakou dobu je požadováno vozidlo (včetně čekání) účel jízdy Nepovinné, ale důležité údaje: Evidenční číslo datum žadatel (jméno pracovníka co žádá) Jaké dokumenty se používají v případě, že je doprava schválena a jaké obsahují náležitosti? Vedoucí autodopravy vypíše příkaz k jízdě pro konkrétní vozidlo. Tento dokument opět podepíše pracovník po ukončení jízdy. Obsahuje: Evidenční číslo, datum, čas, popis akce, SPZ automobilu a jméno řidiče, podpis oprávněné osoby, (vedoucího pracovníka), stav tachometru na začátku a na konci cesty, podpis vedoucího autodopravy a přepravované osoby. Jsou ve Vaší firmě profesionální řidiči (pracovnici věnující se pouze řízeni vozidla) nebo řídí pracovníci sami? Firma zaměstnává tzv. profesionální řidiče, ale výjimečně mohou řídit i pracovníci. Má každý řidič přidělené své vozidlo? Ano, každý řidič má přidělené vozidlo.
Jak řešíte např. nemoc, období dovolené. Tyto situace řešíme vzájemnou zastupitelností řidičů. Předávacím protokolem si vozidlo převezme na dobu nezbytně nutnou jiný řidič. Část pracovníků s platným řidičským průkazem však může řídit samostatně. V takovém případě je pracovník povinen před jízdou písemným předávacím protokolem převzít vozidlo a po ukončení jízdy jej opět stejným způsobem vrátit.
Interview – shrnutí
- žádat nutné s týdenním předstihem - žádanky schvaluje vedoucí pracovník (pokud není, schvaluje zástupce) - vedoucí autodopravy vydá příkaz k jízdě, pokud je auto volné (jinak vrátí zamítnutou žádanku) - používají se žádanky SEVT - 30 601 9 -při podávání žádosti důležité vědět zda již termín není obsazen a popřípadě kým kvůli možnému sloučení cest - každý řidič má přidělené auto, ale může řídit i sám pracovník - důležité údaje pro evidenci: Povinné údaje: útvar typ dopravy (osobní / nákladní), jména a příjmení cestujících / druh, hmotnost a rozměr nákladu, den, hodina a místo přistavení odkud, kam jméno pracovníka s kým se má řidič domluvit na jakou dobu je požadováno vozidlo (včetně čekání) účel jízdy Nepovinné, ale důležité údaje: Evidenční číslo datum žadatel (jméno pracovníka co žádá) - údaje příkazu k jízdě: evidenční číslo, datum, čas, popis akce, SPZ automobilu a jméno řidiče, podpis oprávněné osoby, (vedoucího pracovníka), stav tachometru na začátku a na konci cesty, podpis vedoucího autodopravy a přepravované osoby. Popis problému
Současný stav vytěžuje pracovníky fyzickým pohybem po firmě pro účely zajištění dopravy, jak osobní tak materiálu. Neumožňuje jim jiným způsobem než telefonicky zjistit zda je požadovaný termín volný. Tento způsob řízení autodopravy je doprovázen běžnou papírovou agendou sledování spotřeby pohonných hmot, nákladů na opravy automobilů včetně zapisování do knihy jízd.
Programem by měl být zajištěn elektronický pohyb dokumentů, schvalovací proces sledující strukturu firmy a uchování všech požadovaných statistických údajů včetně elektronické knihy jízd.
D2 Případy užití 1. 2. 3. 4. 5. 6.
vytvořit žádost upravit žádost zrušit žádost schválit žádost přiřadit auto vydat příkaz k jízdě
Scénáře případů užití
1. vytvořit žádost a) přihlásit se b) zvolit datum a čas odjezdu a příjezdu c) vyplnit popis akce d) přidat účastníky akce 2. upravit žádost a) přihlásit se b) vybrat žádost c) editovat údaje d) přidat nebo odebrat účastníky 3. zrušit žádost a) přihlásit se b) vybrat žádost c) zrušit žádost 4. schválit žádost a) přihlásit se b) vybrat žádost c) schválit žádost 5. přiřadit auto a) přihlásit se b) vybrat žádost c) vybrat auto d) přiřadit auto žádosti 6. vydat příkaz k jízdě a) přihlásit se b) vybrat žádost c) vytvořit příkaz k jízdě d) vytisknout příkaz k jízdě
HTA
Plány
Plán 0 - 1 - přihlášení do systému (autorizace) - po 1 udělej 2 nebo 3 - po 3 (vybrání žádosti) libovolné ze 4, 5, 6, 7, 8 Plán 1 - udělej 1.1 Plán 2 - udělej 2.1 - 2.2 - 2.3 Plán 4 - 4.1 pak 4.2 Plán 7 - nejdříve 7.1 potom 7.2 Plán 8 - 8.1 a volitelně 8.2
