Selejtezés és levéltári iratátadás

Selejtezés és levéltári iratátadás

Nagy Szabolcs A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR VESZPRÉM MEGYEI LEVÉLTÁRA

Selejtezés-levéltári iratátadás A két fogalom a gyakorlatban egymással szorosan összefügg!

Céljuk: Az irattár „tehermentesítése”, s ezáltal hozzájárulás a maradandó értékű iratok biztos megőrzéséhez.

A selejtezhetőség-átadhatóság megállapításának legfontosabb szempontjai (az irat „haszna”): jogbiztosítás, ügyintézés.

A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR VESZPRÉM MEGYEI LEVÉLTÁRA

Közös követelmények: – Mindig az irat keletkezésekor hatályos irattári terv szerint kell az iratokat kezelni! – Bármely fél irat visszatartási szándéka esetén sem szabad „átminősíteni” az iratokat.

– A helyes tételbe sorolást minden mozzanatnál ellenőrizni, az esetleges hibákat javítani kell!


Selejtezés – Célja: A selejtezhető iratok körének megállapítása lejárt őrzési idejű iratok kiválogatása (hogy „ne foglalják a helyet”) Fontos alapvetések: Az őrzési időt mindig az utolsó lezárt évtől számítjuk. Nem lehet automatizmus, mindig együtt kell járnia az iratok tételbe sorolásának felülvizsgálatával! (Selejtezési idő megállapításának célja (az irat „haszna”!)


– Menete: • 1. Iratok kiemelése. (Előírásszerű irattárban könnyebb.) (Őrzési idők „lejtője”!)

• 2. Írásbeli felsorolása. – Követelmények: » Tétel szint, azon belül nem követelmény. » 2 példány. » Rendezettség, ne legyen külön minden év, irattípus. » Jegyzék a fontos, nem a jegyzőkönyv! » irat_selejtezes 2013.doc

• 3. Iratok kivezetése a nyilvántartásból. (Elektronikus iktatókönyv kinyomtatása esetén probléma.)

• 4. Levéltári jóváhagyás esetén az iratok megsemmisítése. A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR VESZPRÉM MEGYEI LEVÉLTÁRA

A levéltári selejtezés ellenőrzés, jóváhagyás: – 3 (4) féle kimenet: • • • •

1. „semmit” bélyegző, 2. „visszatartás” („egy csillagos”) bélyegző, (3.) „újraselejteztetés” („két csillagos” bélyegző, 4. visszaküldés érdemi munka nélkül és/vagy ellenőrzés. • Ezután megsemmisítés. Ne maradjon ott! Lehetőség van visszatartani, ekkor külön jegyzéket kell készíteni!

– Gyakoriság: » Egyéni szint, túl gyakran nem érdemes, elhanyagolni pláne nem! Ideális 1-5 évente.


Iratátadás: • Mit kell átadni: – 15 évvel a keletkezés után, • a levéltár által selejtből visszatartott, • + a 15 év után levéltárba adandó nem selejtezhető iratokat,

– illetve a lejárt őrzési idejű hosszabb idő után levéltárba adandókat. – HN megjelölés kérdése!


• Jogszabály támasztotta követelmények: – 335/2005: 65. § (1) • • • •

az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomagstb.) tételjegyzékkel együtt, • teljes, lezárt évfolyamokban • A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. • Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.


• Ezekkel kapcsolatos fontos gyakorlati észrevételek: – Minden az irattári tervben feltüntetett érintett irat be kell, hogy kerüljön: • Iktatókönyv (elektronikus formában is) képviselőtestületi jkv, stb… • HN és hosszú lejáratú viszont nem! • Teljes körűnek kell lennie, nem maradhat ki semmi! – Köztes évek – Egyes osztályok iratai, stb…


Menete: – Előkészítés, • lista készítése, elektronikus eljuttatása a levéltárba. • Esetleges hibák javítása, időpont egyeztetés.

– Átvétel a levéltár épületében (PápaVeszprém) (savmentes papír doboz), tételszintű jegyzék: • (Lista) doboz szinten, évek és iratok szerint. Iratátadási Jegyzék 1987-1997 (2).doc • Amennyiben több osztály/iktatási hely van, különüljön el, több szerv esetén külön lista! A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR VESZPRÉM MEGYEI LEVÉLTÁRA

• Csomagolás: • Ami befér, dobozba (0,12 belméret, A4) • Könyv, stb… madzagolva/darabonként. • Folyamatos sorszámozás szervenként! • Doboz rövid oldalára csak egy ceruzás számozás, ha több sorozat, akkor valami egyéb megkülönbözetés is.

– Gyakoriság: • Lásd mint a selejtezés. • Elméletileg mindenhonnan bent kellene lenni 1997-ig!


Selejtezés és levéltári iratátadás

Recommend Documents