Selectielijst PACKED vzw
Versie
Datum
Bewerkingen
Auteur
1
21.08.2013
Eerste kladversie
Alina Saenko
2
29.08.2013
Finale versie
Alina Saenko
1. Algemeen bestuur 1.1 Statutaire documenten Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Opmerkingen
Dynamisch
Semi-statisch
1.1.1. Oprichting
5j
/
B
Stukken m.b.t. de oprichting
1.1.2. Statuten
/
/
/
/
1.1.2.1 Statuten
5j
/
B
1.1.2.2 Wijzigingen
5j
/
B
1.1.2.3 Publicatie Staatsblad
5j
/
B
1.1.2.4 Algemeen reglement
5j
/
B
1.1.2.5 Huishoudelijk reglement
5j
/
B
1.1.2.6. Arbeidsregelement
5j
/
B
Ook aanvragen i.v.m. Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur
1.2. Jaarverslagen en algemene overzichten Naam serie/dossier/onderwerpsmap
1.2.1. Beleidsplannen
Bewaartermijn
Bestemming
Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
Opmerkingen
B
2
1.2.2. Actieplannen
5j
/
B
1.2.3. Jaarverslagen
5j
/
B
1.3. Raad van Bestuur Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Opmerkingen
Dynamisch
Semi-statisch
1.3.1. Notulen
5j
/
B
Agenda’s en verslagen
1.3.2. Samenstelling
5j
/
B
Per jaar een ledenlijst
1.3.3. Werkstukken
5j
/
B
1.4.4. Briefwisseling
5j
/
B
Uitnodigingen en volmachtbrieven
Bestemming
Opmerkingen
1.4. Algemene vergadering Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
1.4.1. Notulen
5j
/
B
Agenda’s en verslagen
1.4.2. Samenstelling
5j
/
B
Per jaar een ledenlijst
1.4.3. Werkstukken
5j
/
B
1.4.4. Briefwisseling
5j
/
B
Uitnodigingen en volmachtbrieven
3
1.5. Dagelijks bestuur Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Opmerkingen
Dynamisch
Semi-statisch
1.5.1. Notulen
5j
/
B
Agenda’s en verslagen
1.5.2. Samenstelling
5j
/
B
Per jaar een ledenlijst
1.5.3. Werkstukken
5j
/
B
1.5.4. Briefwisseling
5j
/
B
Uitnodigingen en volmachtbrieven
Bestemming
Opmerkingen
1.6. Personeelsvergaderingen Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
1.6.1. Notulen
5j
/
B
1.6.2. Samenstelling
5j
/
B
1.6.3. Werkstukken
5j
/
B
1.6.4. Briefwisseling
5j
/
B
4
1.7 Bijzondere vergaderingen Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Dynamisch
Semi-statisch
1.7.1. Notulen
5j
/
B
1.7.2. Samenstelling
5j
/
B
1.7.3. Werkstukken
5j
/
B
1.7.4. Briefwisseling
5j
/
B
Opmerkingen
1.8 Bijzondere briefwisseling Naam serie/dossier/onderwerpsmap
1.8.A1. Briefwisseling
Bewaartermijn
Bestemming
Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
Opmerkingen
B
5
2 Administratieve werking en ondersteuning
3.1 Dagelijks beheer Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Opmerkingen
Dynamisch
Semi-statisch
2.1.1. Werkingssubsidies
5j
/
B
Subsidieaanvraag, voorbereiding ervan, briefwisseling, rapportering enz…
2.1.2. Samenwerkingsovereenkomsten
5j
/
B
Contracten, beheersovereenkomsten, briefwisseling, documenten mbt samenwerkingen met DEN, FARO, de Vlaamse Overheid op het vlak van algemeen beleid, niet mbt een specifiek project…
2.1.3. Lidmaatschap
Tot einde contract
5j
V
VSDC, ICOM, andere Belgische en internationale organisaties…
2.1.4. Verzekeringen
Tot einde contract
5j
V
Per thema: bestuur, personeel, infrastructuur…
Bestemming
Opmerkingen
3.2 Personeelsbeheer Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
2.2.1. Aanwerving
5j
/
V
Vacature, sollicitatiebrieven…
2.2.2. Personeelsdossiers en dienstverband
/
/
/
/
6
2.2.2.1. Staf (actieve en niet-actieve contracten)
Minimum tot 5 jaar na einde contract
Tot 100 jaar na de geboortedatum
V
Omwille van pensioenrechten
2.2.2.2. Vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten (actieve en niet-actieve contracten)
Minimum tot 5 jaar na einde contract
/
V
2.2.3. Loonfiches
5j
2j
V
2.2.4. Vervoer
5j
2j
V
2.2.5. Maaltijdcheques
5j
2j
V
2.2.6. Ondersteunende diensten en organisaties (overeenkomsten en briefwisseling met het sociaal secretariaat)
Tot einde contract
5j
V
2.2.7. Documentatie ivm het personeelsbeheer (CAO, PC 329.01)
Tot de nieuwe versie
/
B
Bewaren na selectie
Bestemming
Opmerkingen
Overeenkomst boekhouder, overeenkomst bank, briefwisseling, accountsrapporten
3.3 Financieel beheer Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
2.3.1. Boekhouding
5j
/
B
2.3.2. Financiële verantwoording
/
/
/
7
2.3.2.1. Begrotingen
5j
/
B
2.3.2.2. Jaarrekeningen
5j
/
B
2.3.2.3. Winst- en verliesrekeningen
5j
2j
V
2.3.2.4. Balansen
5j
2j
V
2.3.2.5. Kas- en dagboeken
5j
2j
V
2.3.2.6. Facturen (Aankoop, Verkoop)
5j
2j
V
2.3.2.7. Bestelbonnen
5j
2j
V
2.3.2.8. Onkostennota’s
5j
2j
V
2.3.2.9. Rekeninguittreksels
5j
2j
V
2.3.3 BTW en belastingen
5j
5j
B
2.3.4. Leningen
5j
5j
B
3.4 Verwerving en beheer van infrastructuur Naam serie/dossier/onderwerpsmap
2.4.1. Algemeen beheer van het gebouw
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
Tot einde contract
5j
Bestemming
Opmerkingen
V
Huurovereenkomst… Selectie en eventueel bewaren indien historisch belang
8
2.4.2. Beheer van de infrastructuur
5j (na verloop garantie en einde afschrijfter mijn)
2j
V
Aankoop meubilair enz…
Bestemming
Opmerkingen
3.5 Informatiemanagement Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
2.5.1 ICT
5j
2j
V/B
2.5.2 Archiefbeheer
Tot de nieuwe versie
/
B
Definitieve versies van informatiebeheersplannen, archiefschema’s, richtlijnen bewaren.
Bestemming
Opmerkingen
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële
Overeenkomst internet? – V na 7 jaar Licenties voor software? Opbouw en structuur database…. – B
4 Basiswerking en activiteiten 3.1 Deelnemen aan werkgroepen en overlegplatformenµ Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Cultureel Erfgoedoverleg
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
9
verantwoording mag weg) Gebruikersgroep Cultureel Erfgoed en Auteursrecht
5j
/
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
AAT
5j
/
B
Bewaren na selectie(administratie en financiële verantwoording mag weg)
Memory of the world
5j
/
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
Congressen
5j
/
B
Bewaren na selectie(administratie en financiële verantwoording mag weg)
Bestemming
Opmerkingen
3.2 Projecten Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
3.2.1. Europese projecten
Tot 2 jaar na einde project
/
B
Definitieve documenten/Rapportering/Verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz…), Briefwisseling....Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
3.2.2. Vlaamse projecten
Tot 2 jaar na einde project
/
B
Definitieve documenten/Rapportering/Verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz…), Briefwisseling....
Tot 2 jaar na einde project
/
3.2.3. Belgische projecten
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg) B
Definitieve documenten/Rapportering/Verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz…), Briefwisseling.... Bewaren na selectie (administratie en financiële
10
verantwoording mag weg)
3.3 Loket Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Alfabetisch per klant
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
Bestemming
Opmerkingen
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
Bestemming
Opmerkingen
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
Bestemming
Opmerkingen
B
Bewaren na selectie (administratie en financiële verantwoording mag weg)
3.4 Betaalde dienstverlening Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Alfabetisch per klant
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
3.5 Organisatie van workshops en vorming Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Chronologisch
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
11
3.6 Promotie, pers, communicatie en publiciteit Naam serie/dossier/onderwerpsmap
Bewaartermijn
Bestemming
Opmerkingen
Dynamisch
Semi-statisch
3.6.1. Communicatie
5j
/
B
Bewaren na selectie (nieuwsbrieven)
3.6.2. Publicaties in externe bronnen
5j
/
B
Bewaren na selectie
3.6.3. Website
5j
/
B
Bewaren na selectie (Tijdschrift, Programmaboekjes, Folders/flyers, Affiches,CD/DVD)
3.6.4. Pers
5j
/
B
Bewaren na selectie (Persconferenties, Persmededelingen , Persknipsels/Recensies)
3.6.5 Huisstijl
5j
/
B
Bewaren na selectie
Bestemming
Opmerkingen
B
Bewaren van stukken van historisch belang
4 Onderwerpsmappen en documentatie Naam serie/dossier/onderwerpsmap
4.1. Beleidsplannen van externen
Bewaartermijn Dynamisch
Semi-statisch
5j
/
12
4.2.Subsidieaanvragen van externen
5j
/
B
Bewaren van stukken van historisch belang
4.3.Verslagen van externen
5j
/
B
Bewaren van stukken van historisch belang
4.4. Artikels en publicaties van externen
5j
/
B
Bewaren van stukken van historisch belang
…..
13
