Selectielijst. Archiefbescheiden van de Rekenkamers Rotterdam, Barendrecht en Lansingerland

Selectielijst

Archiefbescheiden van de Rekenkamers Rotterdam, Barendrecht en Lansingerland

Versie: augustus 2008

1

1. Primaire taken

Nummer: A. Taak B. Werkproces C. Archiefdeel of bestandsnaam D. Looptijd E. Documenten F. Bewaartermijn

1 Monitoring en selectie Het opzetten van een onderzoeksplan Onderzoeken 1998Vanaf 1998 Groslijst, longlist, shortlist, selectietoetsen, onderzoeksplan V 5 jaar (categorie 2.9 Selectielijst)


2 Onderzoeksopzet Het samenstellen van een onderzoeksopzet Onderzoeken 1998-

Nummer: A. Taak B. Werkproces C. Archiefdeel of bestandsnaam D. Looptijd E. Documenten

3 Onderzoeksuitvoering Het uitvoeren van een onderzoek Onderzoeken 1998-

F. Bewaartermijn


F. Bewaartermijn

Vanaf 1998 Onderzoeksopzet B (cat. 1.4)

Vanaf 1998 Logboek incl. verslagen, analyseschema’s, vragenlijsten, (concept) interviewverslagen, bila-notities V 5 jaar (cat. 2.9) na afsluiting

4 Onderzoeksrapportage Het opstellen van een onderzoeksrapport Onderzoeken 1998 Vanaf 1998 Versie ambtelijke wederhoor, rapport versie bestuurlijke wederhoor, reactie B & W bestuurlijke wederhoor, nawoord rekenkamer. B (cat. 1.4) Versie ambtelijke wederhoor: V 5 jaar (cat. 2.9)

2



2.

5 Publicaties en nazorg Het publiceren van een onderzoeksrapport en behandelen van nazorg Onderzoeken 1998Vanaf 1998 Definitief rapport, persbericht, pers- en commissiepresentaties,artikelen, toelichting B (cat. 1.4)

6 Evaluatie Het evalueren van een onderzoeksproject Onderzoeken 1998Vanaf 1998 Evaluatie V 5 jaar (cat. 2.9)

Ondersteunende taken


7 Planning en controle Het uitvoeren van een planning en controle Planning en controle 1998-

Nummer: A. Taak B. Werkproces

8 Archiefbeheer Het opstellen van (verplichte) instrumenten en verklaringen betreffende het archief- en informatiebeheer van de eigen organisatie Post- en archiefzaken 2008-

C. Archiefdeel of bestandsnaam D. Looptijd E. Documenten F. Bewaartermijn

Vanaf 1998 Rapportages, bureauplan, jaarverslag, jaarplan B (cat. 2.2) jaarplan en jaarverslag V 7 jaar (overige correspondentie) (cat. 2.19)

Vanaf 2008 Inventarissen, verklaring van vernietiging en overbrenging, Documentair structuurplan B (cat. 2.11)

3


9a Postbehandeling Het verwerken van ingekomen documenten Post- en archiefzaken 1998Vanaf 1998 Kopieën van brieven en e-mails met concrete vragen (schaduwbestand) V 2 jaar (interne afspraak)


9b Postbehandeling Het verwerken van uitgaande documenten Post- en archiefzaken 1998-


10a Informatieverstrekking aan derden Het uitvoeren van contentbeheer van de website Website 2004 -


10b Informatieverstrekking aan derden Het verstrekken van informatie aan derden (niet-digitaal) Externe communicatie 1998-


11 Handboek Bureauondersteuning Het opstellen en bijhouden van handboeken Interne communicatie 1998-

Vanaf 1998 Kopieën van uitgaande documenten: schaduwbestand V 2 jaar (interne afspraak)

Vanaf 2004 Nieuwe content V 1 jaar - na vervallen belang (cat. 2.6)

Vanaf 1998 Brochures, boekjes B (eindproduct) (cat. 2.6) V 1 jaar (onderliggend materiaal) (cat. 2.6)

Vanaf 1998 Handboeken V 1 jaar na vervallen belang (2.6)

4



F. Bewaartermijn



F. Bewaartermijn

12 Overlegplatforms Het organiseren van overleggen en de verslaglegging Overleggen 1998Vanaf 1998 Agenda’s, verslagen, notities: werkoverleggen, retraites, managementoverleggen MT-overleg: B (cat. 2.2) Overige overleggen: 1 jaar (cat. 2.2)

13a personeelsbeheer Het uitvoeren van werving en selectie van personeel Werving en selectie 2006 Vanaf 1998 Voorstel formatie-uitbreiding, sollicitatiebrief, ontvangstbevestiging, afwijzingsbrieven, uitnodiging gesprek, afwachtingbrief, advertentie, profielschets opdrachtverstrekking advertentie, presentatie V 1 jaar (na afloop wervingsprocedure) (cat. 3.2.2) V 10 jaar sollicitatiedocumenten (cat. 3.2.1)

13b personeelsbeheer Het behandelen van een in- en uitdiensttredingen Personeeldossiers 1998Vanaf 1998 Kopieën van aanstellingsbesluit, verzoek tot ontslag, mutatieformulier, eindafrekening, ontslagbesluit V 2 jaar na ontslag, pensionering of overlijden (cat. 3.2.1). De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt.

13c Personeelsbeheer Het houden van een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek Personeeldossiers 1998Vanaf 1998 Kopieën van beoordelingsformulier, (kopie) gespreksverslag, directiebesluit, rechtspositionele wijzigingen, functioneringsverslag, opleidingsplan, Persoonlijk ontwikkelingsplannen, beloningsvoorstel V 2 jaar na afhandeling (cat. 3.2.1) De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt.

5


F. Bewaartermijn


F. Bewaartermijn


F. Bewaartermijn


13d personeelsbeheer Het uitvoeren van een functiewaardering Personeelsdossiers 1998Vanaf 1998 Kopieën van functiebeschrijving, advies, beschikking, besluit, bezwaar/beroepschrift, uitnodiging hoorzitting, ontvangstbevestiging, verslag van commissie, vertrouwelijk stukken, verweerschrift V 2 jaar na ontslag, pensionering of overlijden (cat. 3.2.1) De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt. Stukken betreffende bezwaar en beroep V 3 jaar na onherroepelijk worden (cat 2.25)

13e personeelsbeheer Het uitvoeren van maandelijkse salarismutaties (en betalingen) Personeelszaken 1998Vanaf 1998 Kopieën van mutatieformulieren m.b.t. in- en uitdiensttredingen, periodieke verhogingen, declaraties, gratificaties en overige mutaties met financiële gevolgen, regeling onkostenvergoedingen V 7 jaar na vaststelling gemeenterekening (cat. 3.2.4)

13f personeelsbeheer Het registreren van gewerkte uren Personeelszaken 1998Vanaf 1998 Overzichten tijdcodes, weekoverzichten (per medewerker/per maand), maandoverzichten (per medewerker/per maand / per project). V 7 jaar (cat. 2.12), tenzij met de Belastingdienst een andere termijn overeen is gekomen. (cat. 2.10 b)

13g personeelsbeheer Het registreren van ziek en betermeldingen Personeelszaken 1998Vanaf 1998 E-mail met ziekmelding, e-mail met herstelmelding V 5 jaar (categorie 3.2.5)

6


13h personeelsbeheer Het verzorgen van overige personele aangelegenheden Personeelszaken 1998Vanaf 1998 Kopieën van BHV aanmeldingen, opleidingen en cursus aanvragen V 2 jaar (cat. 3.2.1)


14 Mandatering Het beheren van mandaten Planning en controle 1998-


15a Inkoop Het aanvragen van een offerte Inkopen 2000-

F. Bewaartermijn



Vanaf 1998 Voorstel mandaatbesluit, argumentatie, mandaatbesluit V 30 jaar na vervallen (cat. 3.5.4) indien origineel

Vanaf 1998 Offerte aanvraag, afwijzingsbrief, offerte, interne bestelaanvraag, programma van eisen en wensen, offerte, schriftelijke bestelling, inkoop order, opdrachtbrief V 1 jaar – niet doorgegaan gegunde werken/diensten V 7 jaar na vervallen van het belang–originelen (cat. 2.15)

15b Inkoop Bestellen en controleren van inkopen Inkopen 2000Vanaf 1998 Interne bestelaanvraag, schriftelijke bestelling, inkoop order, opdrachtbrief, kopie pakbon en factuur V 7 jaar – factuur (cat. 3.1.2) V 7 jaar – overige (cat. 2.10)

15c Inkoop Het behandelen van inkoop van producten en diensten Inkopen 2000Vanaf 1998 Contract V 7 jaar na vervallen belang– originelen (cat. 2.17)

7


15d Inkoop Het inhuren van tijdelijke externe krachten Inkopen 1998Vanaf 1998 checklist “inhuur derden”, afstemmingsverslag V 7 jaar na vervallen belang (cat. 2.17)

8

Selectielijst. Archiefbescheiden van de Rekenkamers Rotterdam, Barendrecht en Lansingerland

Recommend Documents