KLIENT:
PRIM-VOL TRADE LTD. PRŮMYSL:
AUTOMOBILOVÝ PRŮMYSL, OBCHOD ŘEŠENÍ
DMSCLOUD
DATUM PŘÍPADOVÉ STUDIE:
ČERVENEC 2016 DOBA IMPLEMENTACE:
2 MĚSÍCE
Sešlápnout plyn až na podlahu ŘEŠENÍ PODPORUJÍCÍ DYNAMICKÝ RŮST OBCHODU S AUTOMOBILOVÝMI DÍLY
Prim-Vol Trade Ltd. obchodující s autobusovými díly je úspěšnou společností s maďarskými vlastníky; díky neustálému zlepšování v minulých letech dosáhla tato společnost v roce 2015 obratu 4 milionů Euro. Společnost s téměř 40ti zaměstnanci spolupracuje s partnery, jakými jsou Knorr-Bremse, Rába nebo Solaris. Dynamický růst a zvyšující se počet objednávek však pro společnost představují nové výzvy. Nejprve chtěli získat kontrolu nad překážkami zavedením řešení pro správu dokumentů, avšak nakonec se rozhodli ve prospěch systému podporujícího týmovou práci, který je schopen fungovat v několika oblastech.
DŮLEŽITÉ POSTŘEHY: 1
Prim-Vol Trade Ltd. – společnost s obratem přesahujícím 4 milionů Euro - čelila stále více problémům překážejícím v jejím efektivním každodenní provozu.
2 Sledování smluv se stávalo čím dál tím obtížnější a stále častější bylo pozdní předkládání nabídek, stejně jako pozdní plnění, což znamenalo skutečné finanční ztráty.
3 Společnost se rozhodla zavést systém správy dokumentů, avšak ve fázi hledání partnera vyvstala potřeba komplexního systému schopného podporovat také týmovou práci, správu úkolů a pracovního toku.
4 Po pečlivém výběru se společnost Prim-Vol Trade Ltd. rozhodla pro dmscloud, který je schopen řídit výše uvedené oblasti společně, na jediném rozhraní.
5 Implementace prováděná konzultanty dmscloud krok po kroku za použití takzvané “agilní metodologie” byla úspěšně dokončena pouze za dva měsíce.
6 Kolegové společnosti Prim-Vol Trade Ltd. dnes mohou pomocí dmscloud snadno najít jakékoli dokumenty. Díky funkci správy úkolů je každému jasné, co má dělat. Tento systém podporuje efektivní řízení pracovních toků a týmové práce a také je snadno harmonizuje mezi různými lokalitami. Díky tomu již nedochází k pozdnímu plnění.
7 Společnost Prim-Vol Ltd. tedy pomocí dmscloud úspěšně zajistila svůj další růst.
Copyright – DMS One Corp. / 2016.
Jaké konkrétní problémy z toho vznikly a co vás přimělo k rozhodnutí, že je načase zavést software podporující dynamický růst?
Na trhu je mnoho různých softwarů a vždy je možno vyvinout svůj vlastní, jsem si tedy jist, že se nejednalo o snadnou volbu. Jaké potřeby jste definovali v souvislosti se systémem, který by měl být implementován? Hledali jste: řešení pro řízení dokumentů, podporu týmové práce, nebo obojí v jednom? Nejprve jsme chtěli výslovně systém pro správu dokumentů a naší první myšlenkou bylo získat kontrolu tím, že si vyvineme svůj vlastní, ale poté, co jsme uvážili naše dřívější špatné zkušenosti, jsme rychle změnili názor. Rozhodli jsme se zakoupit již hotový software s dostatečně bohatou funkcionalitou, která by nám zajistila potřebnou flexibilitu při řízení našich unikátních potřeb a zároveň zaručovala naši produktivitu. Podle toho jsme hledali na trhu.
Naší hlavní obchodní činností je obchodování s díly, proto od našich partnerů každodenně obdržíme nespočet objednávek. Stalo se nám, že bez řízených postupů se objednávka ztratila, takže jsme nebyli schopni ji včas dodat.
V roce předcházejícím implementaci jsme z tohoto důvodu ve dvou případech museli zaplatit pokutu. Ta může dosahovat až 30% z ceny objednávky, takže okamžitá ztráta se rovnala několika tisícům Euro, nemluvě o ztrátách souvisejících se spokojeností zákazníka.
Copyright – DMS One Corp. / 2016.
3
Září 2015 První setkání s dmscloud
Jedním z největších problémů, kterým jsme čelili, byla správa dokumentace, konkrétněji správa smluv. Často se například stalo, že důležité smlouvy byly dostupné pouze na počítači jednoho našeho kolegy i přesto, že ostatní kolegové by pro zajištění hladkého průběhu potřebovali znát jejich obsah. Měli jsme také jiné organizační problémy a problémy s řízením. Tím, jak jsme rostli a zvětšoval se počet našich kolegů a partnerů, navyšoval se také objem emailů, které každodenně přicházely, až se vymkly kontrole a vznikl chaos. Nedostatek kontroly a vyhledávání informací nám způsobilo hodně problémů a důsledkem toho se stalo značně problematickým zajistit jasnou a sledovatelnou správu objednávek. – řekl Tamás Szőke, obchodní ředitel společnosti Prim-Vol Ltd. o problémech a jejich efektivním řešení.
. Jako dynamicky rostoucí společnost jsme toto považovali za nepřijatelné, jelikož alfou a omegou každé obchodní činnosti je rychlé a přesné plnění; objednávky se nikdy nesmějí ztratit. Uvědomili jsme si, že pokud budeme chtít nadále růst – a pro to je klíčová dobrá pověst rozšiřovaná spokojenými zákazníky – budeme muset nalézt řešení pro inteligentní a přesné řízení objednávek.
Srpen 2015 “Už jsme měli dost pozdního plnění, potřebovali jsme efektivní softwarové řešení”.
Můžete mi říct o událostech a problémech, které vyvstaly v každodenním provozu společnosti, vedoucích do bodu ve kterém bylo jasné, že je zapotřebí zakoupit “nějaký” software, který by zajistil efektivnější fungování společnosti?
Byl to způsob, jakým systém umožňuje sdílení informací a s tím související možnosti.
V zásadě jsme si uvědomili, že implementací dmscloud jsme schopni zajistit, aby každý ve společnosti věděl vše, co s ním souvisí a aby všechny informace – ať již se jedná o dokumenty, názory nebo poznámky – byly dostupné všem, kteří je potřebují pro svou práci, a navíc toto vše na jednom rozhraní. Bylo také důležité podpořit komunikaci, sdílení informací a týmovou práci mezi lokalitami. Celkově jsme chtěli řídit objednávky našich klientů formou dobře definovaného toku práce, bez geografických omezení, a ne způsobem vedoucím k chybám, na který jsme byli zvyklí. Podle toho co nyní víme bylo docela jisté, že si vyberete dmscloud, ale před finálním rozhodnutím jste také prověřovali jiné možnosti. Co vás nakonec přesvědčilo rozhodnout se ve prospěch dmscloud? V té době už jsme velice jasně viděli, co potřebujeme, takže jsme primárně uvažovali o funkcionalitách. Porovnali jsme dmscloud s mnoha dalšími produkty a zjistili jsme, že v jiných systémech neexistovala funkce rozdělení úkolů, nebo že měly nevhodnou metodu registrace dokumentů. Další věcí ve prospěch dmscloud bylo, že ačkoli jsme zvažovali i mezinárodní kandidáty, dmscloud měl také lokalizované rozhraní a lokální produktovou podporu.
Copyright – DMS One Corp. / 2016.
4
Říjen 2015 Zahajovací setkání projektu: definice cílů, vytvoření harmonogramu, stanovení rolí, odpovědných osob a úkolů.
Pohybujeme se v technickém odvětví, bylo pro nás tedy naprosto přirozené, že jsme i během výběru zacházeli do nejmenších detailů a zjišťovali všechny možnosti. Konzultanti dmscloud se v tomto ukázali být skvělými partnery. Během prezentace systému jsme zjistili, že věci, o kterých jsme si mysleli, že nejsou podstatné, jsou ve skutečnosti stejně důležité. To znamená širší podporu postupů jako je pracovní tok navázaný na dokumenty; sledování objednávek a výběrových řízení a funkci týmové práce. Poslední jmenovaná funkce umožňuje vkládat rychle zpětně vysledovatelné názory a poznámky k dokumentům, pracovním tokům a úkolům.
Jaká funkce dmscloud vás přesvědčila, že si vyberete software pro správu týmové práce, který také umožňuje správu dokumentů?
Říjen 2015 Výběr dmscloud
Naším základním požadavkem byla strukturovaná registrace a snadné vyhledávání dokumentů. Bylo pro nás důležité, aby dané řešení obsahovalo jistou podporu týmové práce a aby bylo schopné správy kroků v postupech společnosti. Po dlouhém hledání jsme nalezli DMS One Corp., společnost zabývající se vývojem softwaru a poskytováním konzultací s excelentními referencemi a řešením pro podporu týmové práce dmscloud. Poté, co jsme se seznámili s fungováním tohoto systému, jsme s radostí zjistili, že jej můžeme také velmi dobře použít pro správu výběrových řízení, která jsou pro nás obzvláště důležitá.
Již dříve jste zmínil, že ačkoli jste si vybrali již hotový software, byla pro vás velmi důležitá možnost jeho přizpůsobení na míru, jak to probíhalo? Při výběru jsme za výhodu dmscloud považovali, že poskytuje flexibilní rámec pro realizaci unikátních potřeb naší společnosti. Proto jsme definovali naše pracovní toky a konzultanti z dmscloud provádějící implementaci nám pomáhali při jejich vytváření a ladění v systému. Díky tomu tento software považujeme za zcela vlastní, ačkoli jsme jej koupili již hotový.
Správa úkolů a podpora pracovních toků (KROK 3) Administrace systému (KROK 4)
Copyright – DMS One Zrt. / 2016.
S potěšením jsme od našich kolegů přijímali kladnou zpětnou vazbu ze školení a informace o vstřícném přístupu expertů na dmscloud, který významně přispěl k úspěšnosti implementace tohoto nového systému a napomohl k jeho přijetí kolegy z Prim-Vol Ltd.
• •
Při zavádění každého nového systému se narazí na turbulence. Na jedné straně jsou způsobeny tím, že implementace sebou přináší změnu v zaběhnutém režimu a na druhé straně tím, že se stalo zřejmým, že díky implementaci tohoto systému již nebude nadále možné některé věci zakrývat. I přesto nebylo složité zajistit pochopení koncepce systému a školení poskytnuté projektovými konzultanty dmscloud významnou měrou přispělo k tomu, že naši kolegové si rychle osvojili potřebné znalosti. Jako velmi dobré se ukázalo rozhodnutí, že jsme nechtěli zavést celý software do užívání najednou. Implementace probíhala dle agilní metodologie v takzvaných sprintech (krocích): v každém sprintu (kroku) jsme zpracovali pouze jednu danou funkcionalitu; například v prvním školení experti na dmscloud zaškolovali výhradně na podporu týmové práce a v následujícím školení vyučovali správu dokumentů, atd. Navíc, na základě metody “zaškolení školitele” byl přímo kolegou z dmscloud zaškolován pouze malý tým o sedmi lidech, který později zaškoloval ostatní kolegy.
Samozřejmě jsme věnovali pozornost tomu, abychom našim kolegům ukázali pouze ty funkce, které byly důležité a relevantní konkrétně pro jejich práci.
Listopad 2015 Tématické zaškolování na různé funkce v několika krocích: • Funkce související s týmovou prací (KROK 1) • Funkce související se správou dokumentů (KROK 2)
Jak probíhala implementace? Bylo jednoduché porozumět koncepci softwaru a zajistit akceptaci nutnosti jeho používání?
Dokumenty jsme dříve uchovávali ve složkách: na jedné straně elektronicky na osobních i sdílených discích a na druhé straně v papírové formě, prakticky všude. Naštěstí to již skončilo. Veškeré dokumenty z posledních tří let jsem digitalizovali a veškerou naši dokumentaci uchováváme na jednom místě, takže vyhledávání je nyní snadné a rychlé; každý kolega má okamžitý přístup k pro něj relevantním dokumentům. Jak se poté, co jste začali používat dmscloud změnilo řízení vašich pracovních toků? Stále řešíte zapomenuté objednávky? Dříve nám všechny emaily chodily přes jednu centrální emailovou adresu. Nejprve jsme museli vybrat žádosti o nabídku a objednávky, pak jsme je elektronicky přeposlali správnému kolegovi, nebo jsme na jeho stůl položili jejich vytištěnou kopii. Tento způsob umožňoval vzniknout mnoha chybám. Dnes objednávky spravujeme pomocí samostatné emailové adresy výhradně určené pro přijímání žádostí o nabídku, které přímo vstupují do dmscloud. Naši kolegové spravující tento emailový účet také objednávku v dmscloud přiřadí osobě odpovědné za daný případ, takže je díky softwarové funkci podpora pracovního toku (workflow) dosaženo jejich řízení v maximálním rozsahu. Copyright – DMS One Corp. / 2016.
Tento systém již používáme šest měsíců a dali jsme sbohem pozdním objednávkám, vše plníme včas. Dmscloud zjednodušil a zrychlil naši správu výběrových řízení a postupů pro doplňování zásob; interní komunikace probíhá na jediné platformě a způsobem, díky kterému může být vše sledováno. Podle toho co víme bývala komunikace mezi různými lokalitami obtížná. Podařilo se vám tuto oblast také zlepšit pomocí dmscloud? Ano. Naše společnost se nachází ve čtyřech lokalitách, proto je rychlá a aktuální komunikace naprostou nutností. Každý kolega zapojený do případu musí znát jeho detaily, termíny, náhodné změny. Přesná registrace a možnost zpětného vysledování dokumentů jsou zcela nezbytné.
6
Listopad 2015 - červen 2016 Zatím jsme neplatili žádnou pokutu a každodenní provoz společnosti je hladší než kdy dříve!
Co se po implementaci změnilo ve správě dokumentů?
Chtěli byste zajistit váš budoucí růst optimalizací vašich postupů? Jako čtenář naší případové studie požádejte o audit zdarma! www.dmscloud.com
[email protected]
O společnosti Prim-Vol Trade Ltd. Hlavní činností společnosti Prim-Vol Trade Ltd. je velkoobchod a maloobchod autobusovými díly, stejně jako prodej autobusů Solaris. Její dodavatelé jsou dobře zavedenými společnostmi s dobrou pověstí, které garantují prvotřídní kvalitu a dodávají také komerčním výrobcům vozidel. Dodává mimo jiné díly pro Daf, Ikarus, Iveco, Man, Mercedes, Neoplan, Renault, Scania, Solaris a Volvo. Tyto mohou být vedle tradičních prodejních kanálů zakoupeny také na e-shopu Prim-Vol Trade Ltd.
O softwaru dmscloud Dmscloud je jedním z vedoucích softwarových řešení společnosti DMS One Corp. na podporu dynamického růstu. Jedná se o kategorii použití, která v sobě integruje čtyři aspekty – správu dokumentů, spolupráci, správu úkolů a pracovního toku – nezbytné pro úspěšné provozování organizace, na jednom “chytrém” rozhraní a tímto zajišťuje, že jednotlivci, pracovní skupiny, divize, pobočky – jinými slovy celá společnost – podporují plnění a dokončování projektů efektivnějším a produktivnějším způsobem fungování organizace. Dmscloud používá přístup “štíhlé kanceláře” v praxi poskytováním služeb “právě včas” na “chytré zdi”, která je klíčovým komponentem systému: každý zaměstnanec může mít přístup k relevantním informacím nutným pro jeho práci vždy ve správný čas. Tento software je k dispozici v několika jazycích; díky své flexibilitě může být zaintegrován do systému podnikového plánování zdrojů (ERP) a také jiných informačních systémů.
Copyright – DMS One Corp. / 2016. Celý obsah této případové studie (text, autorská práva, loga, obchodní názvy, grafika, emblém) je duševním majetkem společnosti DMS One Corp. Rozmnožování, kopírování, publikování, úpravy materiálů jakýmikoli prostředky, včetně postupů prováděných elektronickým zařízením, je přísně zakázáno, vyjma s předchozím písemným souhlasem společnosti DMS One Corp. Obsah může být bez vyžádání souhlasu citován jako zdroj; může být převzat s následujícím označením zdroje: “DMS One Corp. a přesný název případové studie” s umístěním odkazu v elektronických médiích, který bude vést na internetové stránky www.dmscloud.com vlastněné společností DMS One Corp. Publikování námi citovaných nebo převzatých materiálů bez uvedení zdroje je považováno za neoprávněné použití spolu se všemi z něj vyplývajícími právními důsledky.
