SEGÉDLET. Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák

SEGÉDLET Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák

VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. Cím: 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Levelezési cím: 1539 Budapest Pf.: 568. Tel.: +36 1/224-3100 E-mail: [email protected] www.vati.hu www.ujszechenyiterv.gov.hu

1

TARTALOMJEGYZÉK

1.

Elszámolás – számla rögzítés ........................................................................... 3

2.

Számlaösszesítő esetében ki a szállító? ............................................................. 4

3.

Mi a teendő, ha a szállító bankszámlaszáma nem szerepel a legördülő listában?..... 4

4.

A számlatétel teljes összege ............................................................................ 5

5.

Előleg / fordított áfa előleg elszámolás összegének megadása.............................. 5

6.

Közbeszerzéssel érintett tételt is tartalmaz az adott elszámolás ........................... 6

7.

Alátámasztó dokumentumok............................................................................ 7

8.

Megfelelő tevékenység kiválasztása .................................................................. 8

9.

Elszámolás beküldése: .................................................................................... 9

10. Záró elszámolás rögzítésre .............................................................................. 9 11. A projekt a tervezettnél korábban befejeződött, és a ZPEJ tárgyidőszaka későbbi, mint a jelentés rögzítésének dátuma, ezért nem lehet beküldeni. Mi a teendő? ...... 9 12. Záró kifizetési kérelem ZPEJ-hez kapcsolása .....................................................10 13. Alapvető szabályok a záró elszámolási csomag beküldéséhez: ............................12


2

Ezen dokumentum célja a gyakran előforduló rögzítési hibák alapján gyakorlati segítségnyújtás a Pályázói tájékoztató rendszerben történő elszámolások, beszámolók rögzítéséhez a tartalmi szempontok miatti hiánypótlás elkerülése érdekében.

1. Elszámolás – számla rögzítés Gyakran előforduló hiba, hogy a számla sorszáma mező tévesen kerül kitöltésre. A mezőbe számla esetében minden esetben a szigorú számadású bizonylat sorszámát kell beírni. Számlaösszesítő esetében a megfelelő típusú összesítő nevét és sorszámát, figyelembe véve az eddig ilyen típussal elszámolásra benyújtott darabszámot. (Pl.: 2/100EFTALATTI összesítő, 1/ÁFA összesítő)


3

2. Számlaösszesítő esetében ki a szállító? Amennyiben a számla típusa összesítő (pl.: bér, áfa, 100alatti számla), a szállító adatainál magát a Kedvezményezettet kell kiválasztani.

3. Mi a teendő, ha a szállító bankszámlaszáma nem szerepel a legördülő listában?

Amennyiben a szállító kiválasztása után a bankszámlaszám legördülő mező üres, az Új gomb segítségével az alábbi ablak segítségével választhatunk az adatbázisban már szereplő bankszámlaszámok közül vagy új számlaszámot vihetünk fel:


4

4. A számlatétel teljes összege Amennyiben nem a számla teljes összegét kívánják elszámolni, a számlatétel adatai fülön a tétel teljes összegéhez a számlán szereplő teljes összeget kell beírni.

5. Előleg / fordított áfa előleg elszámolás összegének megadása Előfordul, hogy elmarad az előlegre illetve az áfa előleg terhére történő elszámolás összegének megadása. Ezt az alábbi mezőben tehetjük meg:


5

6. Közbeszerzéssel érintett tételt is tartalmaz az adott elszámolás Amennyiben közbeszerzési eljárást kellett lefolytatni az adott elszámolásban szereplő költségek beszerzése érdekében, a kifizetési kérelem összeállítása funkció alatt jelölnünk kell:


6

7. Alátámasztó dokumentumok Sok esetben elfordul, hogy a számla megjegyzés rovatában felsorolt kifizetést alátámasztó dokumentumok köre hiányos. Valamennyi alátámasztó dokumentum megnevezését rögzíteni kell.


7

A kötelezően benyújtandó alátámasztó dokumentumok köre elérhető:

8. Megfelelő tevékenység kiválasztása Gyakori hiba, hogy téves projektelemhez vagy számviteli kategóriához rendelik a Kedvezményezettek a rögzített számlát. A Költségek funkció segít a megfelelő tevékenység és az elszámolható összeg rögzítésében:


8

9. Elszámolás beküldése: Az elszámolás beküldésének menete: - Elszámolás ellenőrzése - Elszámolás végleges mentése (ha az elszámolás nem tartalmaz hibát)

10. Záró elszámolás rögzítésre Záró elszámolás esetén előforduló hiba, hogy a záró elszámolás típus kiválasztása elmarad:

11. A projekt a tervezettnél korábban befejeződött, és a ZPEJ tárgyidőszaka későbbi, mint a jelentés rögzítésének dátuma, ezért nem lehet beküldeni. Mi a teendő? A rendszer akkor is küld figyelmeztetést a ZPEJ tárgyidőszakának záró dátumára, ha az megegyezik a fizikai befejezés dátumával, hogy valóban ez a megfelelő. VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. Cím: 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Levelezési cím: 1539 Budapest Pf.: 568. Tel.: +36 1/224-3100 E-mail: [email protected] www.vati.hu www.ujszechenyiterv.gov.hu

9

Amennyiben nem egyezik meg a ZPEJ tárgyidőszak záró dátuma a tényleges fizikai befejezés dátumával, akkor a Kedvezményezettnek változás-bejelentőt kell beküldenie, melyben kéri a szerződésben szereplő dátum megváltoztatását abban az esetben, ha az eltérés kevesebb, mint három hónap. Ha meghaladja a tervezett és a tényleges záró dátum közötti eltérés a három hónapot, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani a Közreműködő Szervezet felé. Mindkét módosítási igényt lehetőség szerint a záró elszámolási csomag benyújtása előtt, de legkésőbb a záró elszámolási csomaggal együtt szükséges beküldeni. Utóbbi esetben a korábbi záró dátumon túli időszakra eső dátumokat (pl.: teljesítés dátuma) utólag módosítani kell. Figyelmeztető üzenet:

12. Záró kifizetési kérelem ZPEJ-hez kapcsolása Ha rögzítésre került a záró elszámolás, akkor az ellenőrzés során figyelmeztet a rendszer, hogy össze kell kapcsolni a ZPEJ-jel a kifizetési kérelmet:


10

A záró kifizetési kérelem és a ZPEJ összekapcsolás a Jelentések menüpont alatt végezhető el a jelentés megnyitása után. Az „Ellenőrzés és beküldés” linkre kattintva az alábbi tájékozató üzenet és funkció gomb jeleni meg:

A funkciógombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg: „A „ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelése” gombra kattintás után megjelenő felugró ablakban ki kell választani a záró kifizetési kérelemmel rendelkező szerződést. o Nem konzorciumi szerződés esetében, csak a saját szerződése jelenik meg a listában. o Projekt szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorcium esetén csak a főtag jelenik meg a választható szerződések között. VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. Cím: 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Levelezési cím: 1539 Budapest Pf.: 568. Tel.: +36 1/224-3100 E-mail: [email protected] www.vati.hu www.ujszechenyiterv.gov.hu

11

o Tagi szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorciumok esetében minden tag szerződése megjelenik a listában. „

Az összerendelésről az alábbi üzenet tájékoztat minket:

Amennyiben a záró elszámolási csomag valamelyik része (záró kifizetési kérelem vagy a ZPEJ) mégis beküldésre került, akkor a másik része beküldhető önállóan is, mivel a rendszer ellenőrzi, hogy történt-e már beküldés.

13. Alapvető szabályok a záró elszámolási csomag beküldéséhez: Záró elszámolás: Lehetőségünk van megjelölni, hogy az adott elszámolás záró elszámolás: - minden szerződéshez kötelező záró elszámolás benyújtása; - egy szerződéshez csak egy záró elszámolás tartozhat (kivéve tagi szinten finanszírozott konzorciumok esetében); - záró elszámolás esetén az elszámolás számla nélkül is beküldhető; - a záró elszámolást ZPEJ-el együtt szükséges beküldeni (kivéve, ha a ZPEJ már korábban beküldésre került). Tagi szintű konzorcium záró elszámolására vonatkozó szabályok: - A konzorciumvezető feladata a projekt szintű ZPEJ összeállítása és beküldése a záró kifizetési igénylésével együtt. - A többi tagnak záró kifizetési igénylést kell rögzítenie, mely a főtag által beküldött záró elszámolás benyújtását követően ZPEJ hozzárendelése nélkül küldhető be.


12

SEGÉDLET. Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák

Recommend Documents