Secretariële beroepen

Landelijke Kwalificaties MBO

Secretariële beroepen

Crebonummer:

95380, 95390, 95393

Sector:

Secretariële beroepen

Branche:

n.v.t.

Cohort:

Cohort 2011 - 2012

© Colo 2002-2011. Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op www.kwalificatiesmbo.nl

Kwalificatiedossier Secretariële beroepen

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................................... 3 Deel A: Beeld van de beroepengroep ................................................................................................................... 4 Deel B: De kwalificaties .......................................................................................................................................... 8 1 Inleiding ............................................................................................................................................................... 8 2 Algemene informatie ........................................................................................................................................... 8 2.1 Colofon .......................................................................................................................................................... 8 2.2 Formele vereisten ......................................................................................................................................... 9 2.3 Typering Beroepengroep ............................................................................................................................ 10 2.4 Loopbaanperspectief .................................................................................................................................. 11 2.5 Trends en innovaties ................................................................................................................................... 12 3 Overzicht van het kwalificatiedossier ................................................................................................................ 14 4 Beschrijving van de kwalificaties ....................................................................................................................... 15 4.1 Secretaresse .............................................................................................................................................. 16 4.2 Juridisch secretaresse ............................................................................................................................... 18 4.3 Medisch secretaresse ................................................................................................................................ 20 4.4 Directiesecretaresse/Managementassistent ................................................................................................... 5 Beschrijving van de kerntaken .......................................................................................................................... 24 5.1 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit ...................................................................... 24 5.2 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit ..................................................................... 26 6 Totaal overzicht proces-competentie-matrices .................................................................................................. 29 6.1 Proces-competentie-matrix Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit .......................... 30 6.2 Proces-competentie-matrix Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit ......................... 31 Deel C: Uitwerking van de kwalificaties .............................................................................................................. 32 1 Inleiding ............................................................................................................................................................. 32 2 Kwalificaties ...................................................................................................................................................... 32 2.1 Secretaresse .............................................................................................................................................. 33 2.2 Juridisch secretaresse ............................................................................................................................... 61 2.3 Medisch secretaresse ................................................................................................................................ 88 2.4 Directiesecretaresse/Managementassistent ................................................................................................... 3 Certificeerbare eenheden ............................................................................................................................... 146 Deel D: Verantwoording ...................................................................................................................................... 147 1 Inleiding ........................................................................................................................................................... 147 2 Proces- en inhoudsinformatie ......................................................................................................................... 148 2.1 Betrokkenen .............................................................................................................................................. 148 2.2 Verwantschap ........................................................................................................................................... 149 2.3 Vertaling beroepscompetentieprofielen in kwalificatiedossier ................................................................... 150 2.4 Nederlands, rekenen en moderne vreemde talen ..................................................................................... 151 2.5 Discussiepunten ........................................................................................................................................ 165 2.6 Wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie ................................................................................. 166 3 Ontwikkel- en onderhoudsperspectief ............................................................................................................. 168

Pagina 2 van 168


Inleiding Voor u ligt het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. Dit dossier bestaat uit een aantal onderdelen. In deel A wordt voor alle geïnteresseerden een korte omschrijving gegeven van de beroepengroep en de taken die de beroepsbeoefenaar zoal uitvoert en de competenties die hij/zij daarbij nodig heeft. In deel B, de kwalificaties, worden op hoofdlijnen de diploma-eisen beschreven. Deze eisen geven samen weer wat de gediplomeerde moet kunnen als hij/zij op de arbeidsmarkt start. In deel C wordt een uitwerking gegeven aan hetgeen in deel B is gesteld. Deel C is zowel inhoudelijk als methodologisch aan deel B gekoppeld, er is een één op één relatie tussen respectievelijk de kerntaken, de procescompetentie-matrices en de daarin opgenomen werkprocessen, de certificeerbare eenheden met deze entiteiten in deel C. In deel D wordt verantwoording afgelegd over de totstandkoming van dit kwalificatiedossier. Ook vindt u hier de verwijzingen naar het voor dit dossier relevante bronnenmateriaal.

Pagina 3 van 168


Deel A: Beeld van de beroepengroep Secretariële beroepen Wat doet de beroepen groep secretariële beroepen? De naam secretaresse (M/V) is de verzamelnaam voor alle secretariële beroepen. Wanneer het gaat om specifieke taken voor een bepaalde secretaresse wordt dit vermeld. Het werk binnen de beroepengroep secretariële beroepen op niveau 3 en 4 bestaat uit twee kerntaken: Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit In het secretaressevak verzorgen secretaresses de fysieke en digitale poststukken door ze te lezen, registreren, sorteren, scannen en/of kopiëren en te distribueren. Ze bewaken de afhandeling van de poststukken en handelen deze in volgorde van belangrijkheid af. Naar aanleiding van de verwerking van de poststukken en/of in opdracht van de leidinggevende behoort het opstellen van teksten en het bewerken hiervan door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgehandeld met een bericht per e-mail. Het verwerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd. Voor het voeren van correspondentie verzamelt de secretaresse op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, rapporten, presentaties, offertes, verslagen etc. De secretaresse werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten. Daarnaast moet zij regelmatig de afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste (elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie. Bij het verzorgen van correspondentie moet de secretaresse regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Vervolgens verzorgt de secretaresse de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post. Ze beheert de (digitale) archiefstukken, legt mappen/dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Dagelijks beantwoordt de secretaresse de telefoon, screent, verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af. Ze moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden. De secretaresse stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen. De secretaresse zorgt voor de input van informatie van andere afdelingen opdat directie/management voldoende worden geïnformeerd. De secretaresse coördineert de stroom aan communicatie en informatie zowel binnen de organisatie als daaromheen. Ze is een netwerker pur sang en ze kan haar leidinggevende op ieder moment de betreffende actuele gegevens overhandigen middels haar relatienetwerk. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent Daarnaast voert de directiesecretaresse/managementassistent algemeen administratieve taken uit, zoals het registreren van verlofaanvragen, het verzorgen van de aan- en afwezigheidsadministratie, het regelen van functioneringsgesprekken, het administreren van personeelsgegevens en het aanleveren van tekst en informatie aan het jaarplan en het jaarverslag van de organisatie. In voorkomende gevallen is ze mede verantwoordelijk voor het onderhouden (content) van de website van de organisatie. Ze kan hierbij te maken krijgen met vertrouwelijke informatie over b.v. personele plannen die nog geheim moeten blijven. Juridisch en medisch secretaresse Door de juridisch en medisch secretaresse wordt voor het uitwerken van de correspondentie regelmatig opnameapparatuur gebruikt, in andere secretaressefuncties wordt opnameapparatuur in mindere mate gebruikt.

Pagina 4 van 168


Van de juridisch en medisch secretaresse is specifieke kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische en medische terminologie vereist. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse neemt digitale en/of fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures op in een dossier. Ze legt eventueel een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift. Ze zoekt, indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) en actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels. Ze zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van de dossiers en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers. Ze bergt het dossier op in het actuele (elektronische) archief(systeem). Kerntaak 2 Voert taken uit rondom planning en organisatie De secretaresse beheert en onderhoudt de agenda van de directie/management of leidinggevende. De secretaresse moet goed op de hoogte zijn van de activiteiten, zodat ze goed kan inschatten of een afspraak wel of niet belangrijk is. Zonder enige gêne kan ze afspraken annuleren als zich iets belangrijkers voordoet. De secretaresse regelt de hele logistiek van bijeenkomsten/vergaderingen met behulp van een zaalreserveringssysteem. Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is informatie verkrijgen over de soort bijeenkomst en het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist. Ze vraagt mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie, en werkt indien nodig een voorstel uit aan de hand van criteria in het draaiboek of de checklist, overlegt zonodig met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze. Vervolgens nodigt ze deelnemers uit voor de bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hen van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst/vergadering maakt de secretaresse aantekeningen of maakt een verslag en/of een samenvatting of noteert actiepunten en maakt hier een verslag van. Ze handelt lopende zaken goed af en zorgt voor eventuele vervolgafspraken. In voorkomende gevallen ontvangt ze (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon. Voor een bespreking/bijeenkomst in het buitenland boekt ze reizen en reserveert ze hotelaccommodaties. De secretaresse stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig. Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent De directiesecretaresse/managementassistent regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor. Ze houdt de voorraden bij en bestelt nieuw (kantoor)materiaal. Ook bijvoorbeeld het jaarlijkse afdelingsuitje wordt door haar verzorgd en afgestemd op het beschikbare budget. Ook administreert ze de onkostendeclaraties, verzorgt facturen in een administratiesysteem voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager(s) of projectleider(s). Voor het goed uitvoeren van de taken toont de ze analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse richt zich minder op het organiseren van bijeenkomsten maar richt zich voornamelijk intern op het voorbereiden en verzorgen van vergaderingen. Ook handelt zij financiële zaken af, zoals het controleren van declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding op de verdere boekhoudkundige verwerking. Medisch secretaresse Een van de hoofdtaken van de medisch secretaresse is het zelfstandig verzorgen van het spreekuur. Zij maakt (telefonisch) afspraken met patiënten voor het spreekuur, onderhoudt de patiëntenregistratie, beheert de patiëntendossiers en zorgt voor aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen, foto's (bij instanties) voor het spreekuur begint en voegt deze toe aan het patiëntendossier. Zij ontwikkelt een eigen professionele houding door de veelvuldige omgang met verschillende functionarissen op verschillende niveaus. Ze ontvangt patiënten, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling in het ziekenhuis. Ook stelt zij declaraties, nota's en rekeningen op voor patiënten, controleert deze en verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem.

Pagina 5 van 168


Waar werkt een secretaresse? In vrijwel alle arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit, het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan een secretaresse werkzaam zijn. Deelnemers die een opleiding Secretariële beroepen volgen, hebben de keus af te studeren als secretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent. Wat moet een secretaresse kunnen? Een goede secretaresse neemt de directie/manager of de leidinggevende veel werk uit handen. "Een secretaresse is de regisseur van de directie/manager". De eisen die een wervings- en selectiebureau voor secretaresses aan zijn kandidaten stelt zijn: inzicht tonen in bedrijven en bedrijfsprocessen, in staat zijn een netwerk op te bouwen en beschikken over een hoog sociaal intelligentieniveau. Belangstelling hebben voor wat in het buitenland gebeurt is een pré. De secretariële taken, zoals correspondentie en postverwerking, zijn er nog steeds, maar er zijn andere belangrijke taken bijgekomen. Vooral de persoonlijke eigenschappen spelen een belangrijke rol: ze moet kunnen coördineren, organiseren en communiceren en beschikken over sociale vaardigheden. Van secretaresses wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kunnen regelen: van grote evenementen tot zakenreizen en bedrijfsuitjes; van internationale conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moeten secretaresses goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen directie/management en de secretaresse. Om het werk goed te kunnen doen moeten secretaresses op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Ervaren secretaresses weten hoe ze aan informatie kunnen komen, bijvoorbeeld door e-mailverkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van de directie of het management komen. Een secretaresse is de regisseur van de directie of het management; zij verwachten dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de directie of management gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een tweeeenheid, zijn ‘sparringpartners'. Binnen bedrijven is de directie/ het management degene met de meeste macht. Deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de secretaresses. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke informatie zij aan managers doorgeven of snel zelf kunnen afhandelen. Secretaresses hebben dus ook macht – of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan zijn secretaresse over, want het spaart veel tijd. Kritische beroepssituaties secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten, medisch secretaresses en juridisch secretaresses. De beroepsnamen worden met medewerker aangegeven. - De diversiteit van de werkzaamheden maakt dat de medewerker snel moet kunnen schakelen tussen de verschillende taken. - De medewerker dient bij werkzaamheden die zich tegelijkertijd aandienen, haar concentratie en nauwkeurigheid te behouden, prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en ordelijk en assertief te zijn. - De medewerker kan te maken krijgen met moeilijke in- of externe relaties (medisch secretaresse patiënten) met specifieke wensen en omstandigheden en moet de gespreksstijl snel kunnen aanpassen aan een veranderende situatie. - De medewerker moet in staat zijn om de verwachtingen van de klant snel te peilen om de klant naar tevredenheid te kunnen helpen. - De medewerker moet snel en juist kunnen vaststellen hoever zij kan gaan en wanneer specialisten moeten worden ingeschakeld en/of zaken moeten worden overgedragen. - De medewerker moet signalen kunnen opvangen van klanten en daarop adequaat en volgens de juiste procedurele/regels kunnen inspelen. - De medewerker dient conform regels en procedures te werken, maar moet kunnen inschatten wanneer procedures/regels knelpunten opleveren t.a.v. de specifieke situatie van de klant. - De medewerker moet in de veelvuldige omgang met verschillende in- en externe functionarissen op verschillende niveaus een flexibele en dienstverlenende houding aannemen. Medisch secretaresse - De medisch secretaresse dient patiëntengegevens correct te registreren ter voorkoming van risico's van materiële - en/of immateriële schade.

Pagina 6 van 168


Kwalificaties in beeld De secretaresse verhoudt zich als volgt tot andere, aansluitende kwalificaties van de kenniscentra:

Pagina 7 van 168


Deel B: De kwalificaties 1. Inleiding Voor u ligt Deel B van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. In dit deel worden op hoofdlijnen de diplomaeisen beschreven voor: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent

2. Algemene informatie 2.1 Colofon Onder regie van

Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO

Ontwikkeld door

ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs.

Verantwoording

Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op het advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Op: 01-12-2010 Te: Amersfoort

Pagina 8 van 168


2.2 Formele vereisten Diploma(s)

Secretaresse - 3 Juridisch secretaresse - 4 Medisch secretaresse - 4 Directiesecretaresse/Managementassistent - 4

In- en doorstroomrechten

Voor instroom- en doorstroomrechten worden de wettelijke bepalingen aangehouden zoals vermeld in: de Doorstroomregeling VMBO-Beroepsonderwijs (ministerie van OCW, 2003) WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs (Staatsblad 501, 31 oktober 1995) WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, stb. 1992, 593)

Certificeerbare eenheden

Nee

Wettelijke beroepsvereisten

Nee

Branche vereisten

Nee

Nederlands en rekenen

In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. De toewijzing van referentieniveaus aan mbo-opleidingen is als volgt: het referentieniveau 2F is van toepassing voor kwalificaties op niveaus 1, 2 en 3. het referentieniveau 3F is van toepassing voor kwalificaties op niveau 4.

Bron- en referentiedocumenten

Onlosmakelijk met dit kwalificatiedossier voor het studiejaar 2011-2012 is het document 'Kwalificatie-eisen loopbaan en burgerschap in het mbo, studiejaar 2011-2012' verbonden. De kwalificatie-eisen die in dat document worden beschreven vormen samen met de kwalificatie-eisen in dit kwalificatiedossier de inhoudelijke vereisten voor het onderwijs en voor de verwerving van het diploma, die uit de wet voortvloeien. Het document is te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl . In dit kwalificatiedossier is gebruikgemaakt van het referentiekader Nederlandse taal en rekenen en het Europees Referentiekader voor moderne vreemde talen. Beide zijn te vinden op www.coordinatiepunt.nl . De volgende brondocumenten vormen de basis voor dit dossier: beroepscompetentieprofiel directiesecretaresse/managementassistent (26-072010) beroepscompetentieprofiel juridisch secretaresse (27-07-2010) beroepscompetentieprofiel medisch secretaresse (26-07-2010) beroepscompetentieprofiel secretaresse (26-07-2010)

Pagina 9 van 168


2.3 Typering beroepengroep Beschrijving van de sector De sector Secretariële beroepen bestrijkt het brede terrein van de secretariële ondersteuning van de directie of het management in het hogere of middensegment van organisaties met zeer uiteenlopende karakters en omvang in het bedrijfsleven en bij de overheid. In dit kader vinden werkzaamheden plaats m.b.t. het managen van schriftelijke en mondelinge informatiestromen, agendabeheer, dossierbeheer, budgetbeheer, beheer van het relatienetwerk en het plannen en organiseren van bijeenkomsten. Plaats van de secretaresse in de organisatie De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/managementassistent ondersteunt de directie/manager(s)/ leidinggevende(n). In haar werk heeft ze niet alleen met medewerkers in de eigen organisatie te maken maar ook met externe relaties. Overeenkomsten en verschillen tussen de secretariële beroepen De aard van de werkzaamheden vertoont een grote mate van overeenkomst. Overal worden door medewerkers met een secretarieel beroep taken rondom informatiemanagement en taken rondom planning en organisatie uitgevoerd, overal spelen de talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) een zeer belangrijke rol. Het specifieke van de werkzaamheden wordt bepaald door de core business van de organisatie, waartoe deze medewerker behoort: commercieel, financieel, technisch, overheid enzovoort en door de plaats in de organisatie van de leidinggevende(n) (functies in beleid of uitvoerende functies) aan wie de secretariële ondersteuning wordt verleend. Er is een niveauverschil tussen enerzijds de secretaresse op niveau 3 (werkzaam op afdelingsniveau) en anderzijds de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse op niveau 4 (werkzaam op directie/managementniveau of verbonden aan een of meer juristen of medisch specialisten). Op het hogere niveau (4) is sprake van: . Een grotere complexiteit van de werkzaamheden · Een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering · Een grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het functioneren · Een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en bijbehorende processen · Meer en meersoortige contacten: in- en externe contacten op organisatieniveau, contacten met buitenlandse relaties en contacten met andere culturen · Een hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) en rekenen · Coördineren van werkzaamheden naar anderen Verschillen in context van de secretariële beroepen De contexten waarin de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse werkzaam zijn vertonen onderlinge verschillen. Een directiesecretariaat en een secretariaat van het management kunnen van verschillende aard zijn: algemeen gericht, commercieel, gericht op de overheid of op technisch gebied. Het juridisch secretariaat en het medisch secretariaat hebben beide een specifieke context: puur juridisch of puur medisch met specifieke en sterk op vastliggende procedures en processen gerichte werkzaamheden, waarin een groot accent ligt op het informatiemanagement. Voor het juridisch secretariaat is er de koppeling met wetgeving en voor het medisch secretariaat ligt een sterk accent op het spreekuur. Essentiële beroepshouding De medewerker is sociaal vaardig, beschikt over communicatieve vaardigheden, is klantgericht en dienstverlenend, accuraat en assertief. De medewerker is proactief, stressbestendig en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.

Pagina 10 van 168


2.4 Loopbaanperspectief De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van het kwalificatiedossier secretariële beroepen. Niveau 3: - De secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De secretaresse kan uitgroeien tot directiesecretaresse of managementassistent. De secretaresse met een diploma op niveau 3 kan doorstromen naar opleidingen op mbo niveau 4. Niveau 4: - De directiesecretaresse/managementassistent kan doorgroeien op basis van ervaring naar de functie van officemanager, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. Vanwege de veelzijdigheid van de functie kan ze ook doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden binnen en buiten de eigen organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). De juridisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse, office manager of hoofd van het medisch secretariaat. De medisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. De opleidingen (International) Officemanagement worden verzorgd door reguliere en particuliere onderwijsinstellingen. Veelal gaan studenten met een diploma niveau 4 naar diverse niet-verwante hbo-instellingen in Nederland zoals PABO, Personeel en arbeid, Toerisme, Facilitair Management, International Business Language, Communicatie, Journalistiek. Verder studeren en doorgroeien is gebruikelijk en wordt doorgaans sterk gestimuleerd door de werkgever. Van de directiesecretaresses/managementassistenten op mbo-niveau stroomt ± 30% door naar het hbo. Vooral de richtingen Communicatie en (International) Office Management sluiten goed aan. Deze opleidingen worden vaak ook in deeltijd aangeboden. - Officemanager Associate Degree (2-jarige opleiding) - International Office Management (voltijd HBO - 3-4 jarige opleiding)

Pagina 11 van 168


2.5 Trends en innovaties Hieronder worden enkele, voor de in dit kwalificatiedossier beschreven beroepen relevante ontwikkelingen beschreven. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de beroepspraktijkvorming, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (b.v. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). Deze ontwikkelingen worden beschreven om instellingen daarmee de mogelijkheid te bieden in de opleiding al rekening te houden met toekomstige veranderingen in de beroepsuitoefening. Arbeidsmarkt en beroepspraktijkvorming

Voor de beschikbaarheid van BPV-plaatsen en informatie over de arbeidsmarkt wordt verwezen naar de jaarlijkse publicatie ‘Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs’. Dit arbeidsmarktonderzoek wordt uitgevoerd door ECABO en de meest actuele informatie hieromtrent is terug te vinden op www.ecabo.nl. Verder zijn de beschikbare BPVplaatsen opgenomen in het bedrijvenregister van ECABO, welke eveneens te raadplegen is via www.ecabo.nl. Het arbeidsmarktperspectief voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is voldoende tot goed. Er zijn ruim voldoende arbeidsplaatsen voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt. Leer- of stageplaatsen. Voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is het aantal leer- of stageplaatsen voldoende tot goed. De stagiairs komen weinig problemen tegen bij het zoeken van een leerbedrijf. Het aantal deelnemers aan de secretariële opleidingen blijft constant.

Wetgeving en regelgeving

Wanneer de organisatie dat vereist, conformeren de (directie)secretaresse en de managementassistent zich aan diverse branchecodes. Zij houden zich aan specifieke weten regelgeving (wetgeving op het gebied van privacy, o.a. wet bescherming persoonsgegevens). Kennis op het gebied van internationale weten regelgeving wordt steeds belangrijker.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening

Het vak verandert van een reactief en puur uitvoerend beroep naar een beroep dat vraagt om een medewerker die proactief is, ondersteunt en meedenkt. De medewerker is een echte 'duizendpoot' ('Rapportage onderzoek secretariële beroepen', Secretary Plus en KBB ECABO, december 2009). Nederlands en de moderne vreemde talen Onderzocht is of secretaresses spreken en schrijven in een andere taal dan het Nederlands. Een ruime meerderheid (70%) voert gesprekken in een andere taal dan het Nederlands en ongeveer de helft van de secretaresses (55%) schrijft in een andere taal dan het Nederlands. Engels komt het meeste voor en een kwart van alle secretaresses voert dagelijks gesprekken in het Engels. Ongeveer eenderde van de secretaresses die gesprekken in het Engels voert, doet dit op het hoge taalvaardigheidsniveau. De helft van de secretaresses schrijft in het Engels en een op de zes in het Duits. Trends en ontwikkelingen De mogelijkheid van thuiswerken, het werken in een duobaan en het werken als zelfstandige zijn belangrijke trends en ontwikkelingen. In dit onderzoek geeft 30% van de respondenten aan de mogelijkheid te hebben om thuis te werken. Bijna één op de tien secretaresses werkt in een duobaan. De meningen over het verschijnsel ‘duobaan' zijn verdeeld. Ongeveer 29% van de secretaresses met een ‘gewone' baan vindt dat een duobaan wel kan, gezien de aard van de werkzaamheden. Circa 26% van deze groep vindt dat het juist niet kan. Bijna één op de zes secretaresses overweegt wel eens om als zelfstandige te gaan werken. De belangrijkste redenen die worden aangegeven zijn: ‘de vrijheid om naar eigen inzicht te handelen' en ‘eigen baas te kunnen zijn'. Een klein deel (2%) van de secretaresses werkt als zelfstandige. 17% van de secretaresses die nu niet als zelfstandige werken overweegt dit te gaan doen.

Pagina 12 van 168


De medewerker zal in haar taakuitoefening invulling moeten geven aan een aantal nieuwe ontwikkelingen. Eén van de meest ingrijpende ontwikkelingen in het vakgebied van de medewerker is dat de directie en/of het management regelmatig fysiek afwezig is. Medewerkers op alle niveaus moeten daardoor vaker zelfstandig beslissingen nemen in een omgeving die steeds complexer wordt. Dit stelt andere, en zwaardere, eisen aan hun functioneren. Het klassieke kantoor maakt plaats voor flexplekken en thuiswerken. Het sleutelwoord wordt ‘flexibiliteit'. Het ‘waar' en ‘wanneer' wordt niet langer beantwoord met ‘op kantoor' en ‘van negen tot vijf'. Ze geeft eigenhandig invulling aan haar functie, of dat nu op kantoor of thuis is. De directie en het management geven op hun beurt de medewerker meer vertrouwen en verantwoordelijkheid. De focus ligt op het resultaat en niet op het aantal geschreven uren. Op deze manier ziet de directie/management de medewerker minder, maar ze communiceren meer. Dit wordt gecompenseerd door het toenemende gebruik van communicatiemiddelen. Zij spreken elkaar constant via chat, mail, videoconferenties of over de telefoon. Hierdoor wordt het steeds gemakkelijker elkaar iets te vragen, te overleggen of te discussiëren. Deze manier van werken zorgt ervoor dat de directie/het management en de medewerker in de toekomst meer gebruik zullen maken van ITmiddelen. Technologische ontwikkelingen Door technologische ontwikkelingen in informatiesystemen en systemen voor kantoorautomatisering ontwikkelt de medewerker zich steeds meer tot een super-user met extra rechten/taken op systemen en/of pakketten. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software) toepassingen.

Pagina 13 van 168


3. Overzicht van het kwalificatiedossier Een kwalificatiedossier kan een of meerdere kwalificaties bevatten. Met behulp van onderstaande matrix wordt, door te markeren welke kerntaken en werkprocessen de verschillende kwalificaties gemeen hebben, duidelijk gemaakt waar de verwantschap tussen de verschillende kwalificaties zich bevindt en waar kwalificaties van elkaar verschillen. Indien een dossier slechts 1 kwalificatie bevat, wordt in deze matrix alleen het overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen die bij deze kwalificatie horen. Legenda: K1: Secretaresse K2: Juridisch secretaresse K3: Medisch secretaresse K4: Directiesecretaresse/Managementassistent Kwalificatie Kerntaak

Werkproces

K1

K2

K3

K4

Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagemen t uit 1.1

Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

x

x

x

x

1.2

Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling

x

x

x

x

1.3

Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

x

1.4

Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer

x

x

x

1.5

Onderhoudt het relatienetwerk

x

x

x

x

1.6

Voert administratieve taken uit

x

x

2.1

Beheert de agenda

x

x

x

x

2.2

Regelt vergaderruimten en faciliteiten

x

x

2.3

Organiseert bijeenkomsten

x

x

2.4

Maakt verslag en handelt zaken af

x

x

x

x

2.5

Ontvangt bezoekers

x

x

x

x

2.6

Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af

x

2.7

Regelt reizen en accommodaties

x

x

x

x

2.8

Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

x

2.9

Handelt facturen en declaraties af

x

x

x

Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit

Pagina 14 van 168


4. Beschrijving van de kwalificaties In dit hoofdstuk worden de verschillende kwalificaties van dit kwalificatiedossier nader omschreven. De kwalificaties welke deel uit maken van dit dossier zijn: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent

Pagina 15 van 168


4.1 Secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een of meer leidinggevenden. Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de secretaresse van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in ’t web zijn voor de afdeling. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega’s en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen afdeling en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, drukbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Niveau van de beroepsuitoefening

Niveau 3

Rol en verantwoordelijkheden

De secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze informeert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van informatie voor werkzaamheden die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor de organisatie van de diverse activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. Ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een secretariaat. De secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de afdeling en heeft uitvoerende taken. Ze werkt in opdracht maar neemt ook zelf het initiatief. De secretaresse kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed beeld van hoe het zit met verschillen in visies en culturen van medewerkers en relaties en houdt daar rekening mee. De secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van verzamelen, wegen en verwerken van gegevens, informatievoorziening, planning en organisatie en het maken van afspraken en speelt – binnen grenzen – in op wisselende/onverwachte omstandigheden. Zij is verantwoordelijk voor haar eigen werk en neemt in geval van afwezigheid van de leidinggevende soms zelf initiatieven voor afhandeling van zaken en het geven van informatie en handelt zelfstandig routinematige zaken af. Voor minder routinematige zaken krijgt zij aanwijzingen. In grotere organisaties kan zij deel uitmaken van een secretariaat.

Complexiteit

Het beroep van de secretaresse wordt gekenmerkt door een variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Ze moet de leidinggevende(n) kunnen informeren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden en doet de secretaresse dienst als vraagbaak voor de afdeling. Ze moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Meer dan vroeger moet de secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden.


Nee

Pagina 16 van 168


Branche vereisten

Nee

Nederlands en (moderne) In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn vreemde talen, rekenen en de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van wiskunde toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 2F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft MVT naar keuze.

Pagina 17 van 168


4.2 Juridisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie De juridisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) als een notariaat, een advocatenkantoor, een rechtbank, een gerechtsdeurwaarderorganisatie, een octrooienbureau, een vastgoedonderneming of een juridische afdeling van een organisatie. Kenmerkend is dat het werk zich afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang.

Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de juridisch secretaresse zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels spreken en schrijven, foutloos gebruiken van de juridische terminologie, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is de juridisch secretaresse in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Daarnaast zijn ook competenties als stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.


Niveau 4


De juridisch secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht hebben in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt ze deel uit van een secretariaat. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling in de organisatie en heeft coördinerende taken.

Complexiteit

Het beroep van juridisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van juridische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict.Ze moet de leidinggevende)n kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaardcomputertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevende(n) aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De juridisch secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom die in toenemende mate een specialistisch karakter hebben. Meer dan vroeger moet de juridisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden.


Nee

Branche vereisten

Nee

Nederlands en (moderne) In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn vreemde talen, rekenen en de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van wiskunde toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het

Pagina 18 van 168


referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft MVT naar keuze.

Pagina 19 van 168


4.3 Medisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie De medisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) zoals ziekenhuizen, GGD, huisartsenpraktijk etc. waar sprake is van diverse medische en paramedische specialismen. Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de medisch secretaressen van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende patiënten en collega's. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de patiënten wordt gewaarborgd. Verder zijn ook competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen, plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.


Niveau 4


De medisch secretaresse zorgt ervoor dat de specialist voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de specialist door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met patiënten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een medisch secretariaat. De medisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de organisatie en ze heeft coördinerende taken.

Complexiteit

Het beroep van de medisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van medische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt gesproken over zaken als macht en invloed, over professionalisering, bijscholing en over loopbaanbeleid van de medisch secretaresse. Ze moet de specialist/arts kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden, werk waarbij zij standaarden aanpast en/of nieuwe standaarden maakt. De huidige medisch secretaresse besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op specialistische informatie en kennis van en vaardigheden voor bedrijfsuitvoering. Ze moeten inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Het vak vergt een hoger opleidingsniveau en meer bijscholing en wordt in toenemende mate gezien als een op zichzelf staande functie met eigen taken en verantwoordelijkheden. Meer dan vroeger moet de medisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden.


Nee

Branche vereisten

Nee

Pagina 20 van 168



Pagina 21 van 168


4.4 Directiesecretaresse/Managementassistent Algemene informatie Context van de kwalificatie De directiesecretaresse/managementassistent is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een directie/managementteam. Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de directiesecretaresses/managementassistenten zijn communicatieve vaardigheden, initiatief nemen en plannen en organiseren. Competenties als klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn erg belangrijk. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren zijn essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.


Niveau 4


De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat de directie, de manager of het managementteam voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de directie, de manager of het managementteam door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan, voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. Meer dan vroeger moet de directiesecretaresse/managementassistent beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. De directiesecretaresse/managementassistent werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling en heeft coördinerende taken. Ze moet inzicht in en overzicht over de informatiestromen houden. Door de technologische veranderingen is ze super-user van systemen en pakketten met extra rechten en taken. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software)toepassingen.

Complexiteit

Het beroep van de directiesecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt eveneens specialistische kennis gevraagd op het werkgebied/de branche, waarin ze werkzaam is. Ze moet de directie, de manager en het managementteam kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaard computertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevenden aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De huidige directiesecretaresse/managementassistent besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken.


Nee

Branche vereisten

Nee

Pagina 22 van 168



Pagina 23 van 168


5. Beschrijving van de kerntaken In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken in dit kwalificatiedossier beschreven.

5.1 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Beschrijving kerntaak: De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de emails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/ managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Werkprocessen bij kerntaak 1 1.1


1.2


1.3


1.4


1.5


1.6


De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s), voorziet de leidinggevende, indien nodig van informatie over het te bespreken onderwerp en handelt zelf de overige (telefoon)gesprekken af. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n). De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). De juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/ managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnenen buitenland. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. D e secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, mutaties personeelsleden) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input (tekst en informatie) voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende

Pagina 24 van 168


gevallen levert ze tekst aan voor de website of intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan. Toelichting: Nederlands en een moderne vreemde taal Bij de uitvoering van de werkzaamheden onder deze kerntaak gebruiken de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/ managmentassistent de Nederlandse taal en een moderne vreemde taal. Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaak door de secretaresse enerzijds en de directiesecretaresse/ managementassistent anderzijds. Voor de kwalificaties op niveau 4 betreft het: -een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan -een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering -een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen -een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen - in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent, de juridische en medisch secretaresse een aantal werkzaamheden van het secretariaat.

Pagina 25 van 168


5.2 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen bij kerntaak 2

Beschrijving kerntaak:

2.1

Beheert de agenda

De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda's, stemt agenda's onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do's. Indien nodig bereidt ze afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager en haar eigen agenda.

2.2


2.3


2.4


2.5

Ontvangt bezoekers

2.6


2.7


2.8


2.9


De juridisch secretaresse of de medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference. De secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze in een zaalreseveringssysteem of hanteert een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat deze invoeren. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Pagina 26 van 168


De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto's op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten uit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent regelt binnenen buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze de kantoorbagage. De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes.) Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (bijv. het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie, onkostendeclaraties van interne en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota's, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadminsitratie. In voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten. De secretaresse, de juridisch secretaresse of de medisch secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota's, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie. Toelichting: Toelichting Nederlands en een moderne vreemde taal Bij de uitvoering van de werkzaamheden onder deze kerntaak gebruiken de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/ managmentassistent de Nederlandse taal en een moderne vreemde taal.

Pagina 27 van 168


Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaak door de secretaresse enerzijds en de directiesecretaresse/ managementassistent anderzijds. Voor de kwalificaties op niveau 4 betreft het: –een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan –een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering –een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen –een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen –in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch en medisch secretaresse een aantal werkzaamheden van het secretariaat.

Pagina 28 van 168

6. Totaal overzicht proces-competentie-matrices In de proces-competentie-matrix wordt aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen van een kerntaak. Dit wordt per kwalificatie aangegeven middels blokjes. Deze moet u van links naar rechts lezen. Indien de blokjes in de matrix niet zijn gevuld, zijn deze niet van toepassing op de desbetreffende kwalificatie.

Pagina 29 van 168

6.1 Proces-competentie-matrix Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Werkprocessen 1.1


1.2


1.3


1.4


1.5


1.6


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

Pagina 30 van 168

6.2 Proces-competentie-matrix Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen 2.1

Beheert de agenda

2.2


2.3


2.4


2.5

Ontvangt bezoekers

2.6


2.7


2.8


2.9


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

Pagina 31 van 168


Deel C: Uitwerking van de kwalificaties 1. Inleiding Deel C is vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum, op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs en bedrijfsleven. Het (beroeps)onderwijs en bedrijfsleven hebben in gezamenlijkheid besloten dat de nadere uitwerking van deel C het onderwijs een goede basis biedt om een beroepsopleiding op te bouwen. In dit deel van het kwalificatiedossier wordt de informatie uit deel B gespecificeerd, voor elke kwalificatie. In de proces-competentie-matrices wordt specifiek per kwalificatie aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de onderscheiden werkprocessen. In de detaillering van de matrices wordt verantwoord waarom en hoe deze competenties van toepassing zijn.

2. Kwalificaties Detaillering proces-competentie-matrices In de detaillering van de matrices wordt duidelijk dat een bepaalde competentie van toepassing is, en wordt beschreven hoe die competenties worden aangewend ten behoeve van het resultaat van het werkproces. Per competentie kunnen meerdere componenten van toepassing zijn. Waar van toepassing, zijn kennis en vaardigheden vermeld welke nodig zijn voor competent gedrag, eventueel aangevuld met referenties (naar concrete geldende normen).

Pagina 32 van 168

2.1 Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

1.1


x

x

x

x

x

x

x

x

x

1.2


x

x

x

x

x

x

x

1.3


x

x

x

1.4


1.5


x

x

x

x

x

x

1.6


x

x

x

Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie Pagina 33 van 168

In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.

Pagina 34 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving

De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat

Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Competentie

Component(en)

Analyseren

Informatie genereren uit gegevens Verbanden leggen Gegevens controleren en aannames toetsen

Prestatie-indicator De secretaresse analyseert de verzamelde informatie op efficiente wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig, waarna ze de gegevens nauwkeurig controleert en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom op de afdeling.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.

Pagina 35 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Plannen en organiseren

Activiteiten plannen Tijd indelen

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatieuitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

Instructies en procedures opvolgen

Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening.

Met druk en tegenslag omgaan

Effectief blijven presteren onder druk

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

Samenwerken en overleggen

Afstemmen Proactief informeren

De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Ethisch en integer handelen

Integer handelen

De secretaresse toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.

Formuleren en rapporteren

Correct formuleren Structuur aanbrengen Communicatie op de ontvanger(s) richten Vlot en bondig formuleren

De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig vanaf concept bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

Vakdeskundigheid toepassen

Vakspecifieke mentale De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke vermogens aanwenden informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van de Vakspecifieke manuele benodigde hardware. vaardigheden aanwenden

Beslissen en activiteiten initiëren

Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen

Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

De secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke Pagina 36 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling informatieuitwisseling op eigen initiatief af.

Pagina 37 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving

De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende, voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp en zorgt zelf voor afhandeling van overige (telefoon)gesprekken. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n).

Gewenst resultaat

De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega’s of andere medewerkers.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De secretaresse bepaalt welke telefoongesprekken moeten worden doorverbonden naar de leidinggevende(n) en welke ze zelf kan afhandelen; de overige mondelinge informatieuitwisseling handelt ze op eigen initiatief af.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

Pagina 38 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Samenwerken en overleggen


De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Vlot en bondig formuleren De secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen Communicatie op de van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt ontvanger(s) richten uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).



De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.

Aandacht en begrip tonen

Interesse tonen Luisteren

De secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.

Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten

Aansluiten bij behoeften en verwachtingen

De secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

Relaties bouwen en netwerken

Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 39 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief Omschrijving

De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert).

Gewenst resultaat

De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik Pagina 40 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief


Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheren van het (digitale) archief en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van het (digitale) archief.

van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie

Pagina 41 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving

De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat

Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar.

Competentie

Component(en)


Interesse tonen

Prestatie-indicator De secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Pagina 42 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk



De secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.



De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de afdeling of organisatie en haarzelf.



De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.



De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 43 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Omschrijving

De secretaresse verwerkt gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/of input voor het sociaal jaarverslag.

Gewenst resultaat

De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. De rapporten zijn overzichtelijjk en actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

Pagina 44 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Formuleren en rapporteren

Nauwkeurig en volledig rapporteren Structuur aanbrengen

De secretaresse structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en).



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken.

Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 45 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

2.1

Beheert de agenda

x

x

x

x

x

x

x

2.2


2.3


x

x

x

x

x

x

x

x

x

2.4


x

x

x

x

x

x

2.5

Ontvangt bezoekers

x

x

x

x

x

x

x

2.6


2.7


x

x

x

x

x

x

x

2.8


Pagina 46 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen 2.9


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

x

x

x

Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.

Pagina 47 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving

De secretaresseregelt en noteert interne en externe afspraken van en voor de leidinggevende(n). Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze bereidt afspraken voor en zorgt op verzoek van de leidinggevende ook voor de opvolging ervan .

Gewenst resultaat

De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, Pagina 48 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda



De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.



De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.



De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de leidinggevende(n) , maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.



De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.



De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie

Pagina 49 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Omschrijving

De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

Gewenst resultaat

De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)


Beslissingen nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

Prestatie-indicator De secretaresse neemt tijdig beslissingen over de zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en gaat verantwoordelijk om met de middelen.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van Pagina 50 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een planning, draaiboek of checklist

Pagina 51 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Bedrijfsmatig handelen

Kostenbewust handelen

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten.

Presenteren

Duidelijk uitleggen en toelichten Kernachtig communiceren

De secretaresse legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard.



De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het organiseren van bijeenkomsten



De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.


Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten

De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.



De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren

Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

Pagina 52 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. Met druk en tegenslag omgaan


De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

Pagina 53 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving

De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat

Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking,

Pagina 54 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Formuleren en rapporteren


De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofden bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep



De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst



De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.



De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 55 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving

De secretaresseontvangt bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de secretaresse. De secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat

Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.

Competentie

Component(en)

Prestatie-indicator



De secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer)


Integer handelen

De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

Presenteren

Duidelijk uitleggen en toelichten

De secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.



De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.



De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.



De secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 56 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving

De secretaresse regelt binnenen buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat

De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De secretaresseneemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Pagina 57 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties



De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding pris-kwaliteit in evenwicht is.



De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.

Bedrijfsmatig handelen

Financieel bewustzijn tonen Kostenbewust handelen

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

Pagina 58 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Omschrijving

De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota’s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

Gewenst resultaat

Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.

Vakkennis en vaardigheden Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Pagina 59 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af



De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist afhandelen van facturen en declaraties.



De secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.

Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

Pagina 60 van 168

2.2 Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

1.1


x

x

x

x

x

x

x

x

x

1.2


x

x

x

x

x

x

x

1.3


1.4


x

x

x

x

x

1.5


x

x

x

x

x

x

1.6




Pagina 62 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving

De juridisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post/overige (digitale) documenten. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post/overige (digitale) documenten kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden en houdt rekening met procedures en termijnen (fatale data). De juridisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post/(digitale) documenten. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past bij het uitwerken van teksten de juiste juridische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (dictaten, contracten, processtukken, juridische akten, bezwaarschriften, memo’s, verslagen, e-mails etc.) Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Tenslotte draagt ze in voorkomende gevallen zorg voor verzending per e-mail, koerier of post.

Gewenst resultaat

Ingekomen e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is, indien van toepassing,op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Competentie

Component(en)

Analyseren

Informatie genereren uit gegevens Informatie uiteenrafelen Verbanden leggen

Prestatie-indicator De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofden bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in de organisatie

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische terminologie Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het Pagina 63 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, Pagina 64 van 168



Integer handelen

De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling.



De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatieuitwisseling op eigen initiatief af.



De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatieuitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatievoorziening.



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.



De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.



De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.


Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software.

archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van wettelijke regels mbt bewaartermijnen Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers

Pagina 65 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden

Pagina 66 van 168


De juridisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n), voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

Gewenst resultaat

De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de juridisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan leidinggevende(n), collega’s of andere medewerkers.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen, ze verbindt de telefoongesprekken door naar de betreffende personen en handelt overige (telefoon)gesprekken zelf af. De overige mondelinge informatie-uitwisseling handelt ze op eigen initiatief af.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische terminologie Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Pagina 67 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling



De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Vlot en bondig formuleren De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en Communicatie op de grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij ontvanger(s) richten het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.



De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-voorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.



De juridisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van juridische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers

Pagina 68 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Omschrijving

De juridisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data), indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, de roladministratie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties bijv. de rechtbank of financiële instellingen en voegt deze toe aan het (digitale) dossier.

Gewenst resultaat

De (digitale) dossiers zijn traceerbaar, actueel, toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische terminologie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief. Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland Kennis van en vaardigheid in het gebruik Pagina 69 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties)

Pagina 70 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer

Analyseren

Informatie genereren uit gegevens Gegevens controleren en aannames toetsen Verbanden leggen

De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.


Integer handelen

De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.


Vlot en bondig formuleren De juridisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij vragen Communicatie op de naar of het overbrengen van zakelijke informatie, structureert de ontvanger(s) richten informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers

Pagina 71 van 168


De juridisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)


Interesse tonen

Prestatie-indicator De juridisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, Pagina 72 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Samenwerken en overleggen


De juridisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.






De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.



De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 73 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

2.1

Beheert de agenda

x

x

x

x

x

x

x

2.2


x

x

x

x

x

2.3


2.4


x

x

x

x

x

x

2.5

Ontvangt bezoekers

x

x

x

x

x

x

x

2.6


2.7


x

x

x

x

x

x

x

2.8


Pagina 74 van 168


Werkprocessen 2.9


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

x

x

x

x


Pagina 75 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving

De juridisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevenden(n), van zowel interne als externe contacten en houdt de agenda actueel. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan.

Gewenst resultaat

De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 76 van 168




De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.



De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n) in de organisatie en haarzelf.



De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.



De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers

Pagina 77 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Omschrijving

De juridisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference.

Gewenst resultaat

De gegevens zijn correct in het zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 78 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten


Beslissingen nemen Afgewogen risico's nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

De juridisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevenden(n), voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode.



De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten.



De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 79 van 168


De juridisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag van een vergadering/werkoverleg nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat

Het verslag is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische terminologie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten Pagina 80 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af



De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofden bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep



De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.



De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

(software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 81 van 168


De juridisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de juridisch secretaresse. De juridisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer).

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 82 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers


Integer handelen

De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

Presenteren


De juridisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.






De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

Pagina 83 van 168


De juridisch secretaresse regelt binnenen buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De juridisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het gebruik van software / een instrument voor timemanagement Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Pagina 84 van 168




De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties.



De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.



De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding.



De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

Pagina 85 van 168


De juridisch secretaresse stelt declaraties, nota’s en rekeningen voor cliënten op. Ze controleert declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor de rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

Gewenst resultaat

Facturen en declaraties zijn volgens voorschrift voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van financiële zaken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 86 van 168




De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het afhandelen van facturen en declaraties.



De juridisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.



De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie

Pagina 87 van 168

2.3 Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

1.1


x

x

x

x

x

x

x

x

x

1.2


x

x

x

x

x

x

x

x

1.3


1.4


x

x

x

x

x

1.5


x

x

x

x

x

x

1.6




Pagina 89 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving

De medisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De medisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past in het uitwerken van teksten de juiste medische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie, dictaten, onderzoeksverslagen, uitslagen, rapporten, mailings, faxen, (specialisten)brieven, offertes, fax, e-mail en vakbladen etc). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat

Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Competentie

Component(en)


Beslissingen nemen Acties en activiteiten initiëren

Prestatie-indicator De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatieuitwisseling op eigen initiatief af.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Pagina 90 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties)

Pagina 91 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Ethisch en integer handelen

Integer handelen

De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling.



De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Vakspecifieke mentale De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de vermogens aanwenden schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik Vakspecifieke manuele van benodigde hard- en software. vaardigheden aanwenden



De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

Analyseren


De medisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofden bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie.



De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatieuitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatievoorziening.

Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie

Pagina 92 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Met druk en tegenslag omgaan

Effectief blijven presteren De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich onder druk aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert Gevoelens onder controle stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. houden

Pagina 93 van 168


De medisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n)/collega's en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

Gewenst resultaat

De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de medisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan de specialist(en), collega’s of andere medewerkers.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot Pagina 94 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling



De medisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.



De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Integer handelen

De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling



De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.


Vlot en bondig formuleren De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en Aantrekkelijk en boeiend grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij formuleren het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-voorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert

geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 95 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.

Pagina 96 van 168


De medisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties b.v. zorgverzekeraar, huisarts en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. In voorkomende gevallen stelt ze dossiers samen voor het disciplinair overleg. De uitslagen van onderzoeken die de patiënten ondergaan, verwerkt ze in het medisch dossier.

Gewenst resultaat

De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of debranche.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 97 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Analyseren


De medisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.


Ethisch handelen

De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.


Vlot en bondig formuleren De medisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij het Communicatie op de overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de ontvanger(s) richten informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

Inzicht in het belang voor de organisatie van het (digitale) archief

Pagina 98 van 168


De medisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en ctualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties, personen en patiënten vast in een relationele database of in een geautomatiseerd patiëntenregistratiesysteem en geeft aan hoe relaties (Arbodienst, GGD, huisartsen, specialisten, patiënten etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)


Interesse tonen

Prestatie-indicator De medisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 99 van 168




De medisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.



De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.



De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevenden(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang van een relatienetwerk

Pagina 100 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

2.1

Beheert de agenda

x

x

x

x

x

x

x

2.2


x

x

x

x

x

2.3


2.4


x

x

x

x

x

x

2.5

Ontvangt bezoekers

x

x

x

x

x

x

x

2.6


x

x

x

x

x

x

x

x

x

2.7


x

x

x

x

x

x

x

2.8


Pagina 101 van 168


Werkprocessen 2.9


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

x

x

x

x


Pagina 102 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving

De medisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de specialist(en) en eventueel medisch ondersteunend personeel, van zowel interne als externe contacten/patiënten en houdt de agenda actueel. Ze bewaakt de (vervolg)afspraken en doorverwijzingen en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de specialist(en) op gezette tijden aan de to-do’s die zij niet mogen vergeten. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan.

Gewenst resultaat

De agenda wordt dusdanig beheerd dat de specialist(en) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)

Pagina 103 van 168







De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de specialist(en), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.



De leidinggevende(n) plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexible beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.



De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de specialist(en) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van de agenda en agendabeheer

Pagina 104 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Omschrijving

De medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference.

Gewenst resultaat

De gegevens zijn correct in het (digitale) zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevenden voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken,

Pagina 105 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten


Beslissingen nemen Afgewogen risico's nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

De medisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en andere personen in de organisatie, voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode.



De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten.



De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding.

archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 106 van 168


De medisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat

Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

Pagina 107 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af



De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofden bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep



De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.



De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.



De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 108 van 168


De medisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de medisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste specialist(en).

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer)

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

Pagina 109 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Ethisch en integer handelen

Integer handelen

De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.



De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf

Presenteren


De medisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.


Effectief blijven presteren onder druk Gevoelens onder controle houden

De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.

Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 110 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af Omschrijving

De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto’s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten vanuit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur.

Gewenst resultaat

Er zijn (telefonische) (vervolg)afspraken gemaakt met patiënten, het patiëntenregistratiesysteem is volledig en actueel, de patiëntendossiers zijn compleet, de patiënten zijn correct ontvangen en artsen zijn in het bezit van het betreffende patiëntendossier.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse luistert goed naar de vragen en/of opmerkingen van patiënten en/of hun begeleiders, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de wachtkamer of de spreekkamer van de specialist.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnosebehandelcombinatie) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens

Pagina 111 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af


Integer handelen

De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten.




Presenteren


De medisch secretaresse legt zaken mbt het spreekuur duidelijk uit aan de patiënten en/of hun begeleiders.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze patiënten en hun begeleiders ontvangt aan op de verwachtingen van deze relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders.


Effectief blijven presteren onder druk Gevoelens onder controle houden

De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders.



De medisch secretaresse plant werkzaamheden ter voorbereiding op het spreekuur, maakt en/of verzet afspraken met patiënten, registreert deze in het patiëntenregistratie-

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 112 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af systeem, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Vakdeskundigheid toepassen

Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bi het afhandelen van zaken m.b.t. het spreekuur.

Pagina 113 van 168


De medisch secretaresse regelt binnenen buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De medisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik Pagina 114 van 168




De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties.



De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het regelen van reizen en accommodties, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

Pagina 115 van 168


De medisch secretaresseverzamelt financiële gegevens m.b.t. declaraties, nota’s en rekeningen, controleert deze, voert deze gegevens in de DBC (diagnose behandelcombinatie) of in een geautomatiseerd (boekhoudkundig of administratief) systeem en handelt de overige financiële gegevens af ter voorbereiding op de verwerking van deze gegevens door de financiële administratie.

Gewenst resultaat

Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke of gevoelige aard bij de afhandeling van facturen en declaraties

Vakkennis en vaardigheden Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnosebehandelcombinatie) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Pagina 116 van 168



Kostenbewust handelen Financieel bewustzijn tonen

De medisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk en gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten/patiënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties en kan deze gegevens in een DBC coderen.



De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan procedures bij het afhandelen van facturen en declaraties.



De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie mbt afhandeling van eenvoudige financiële zaken Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

Pagina 117 van 168

2.4 Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

1.1


x

x

x

x

x

x

x

x

x

1.2


x

x

x

x

x

x

x

1.3


1.4


x

x

x

x

x

1.5


x

x

x

x

x

x

1.6


x

x

x

x



Pagina 119 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving

De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt van de e-mails/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De directiesecretaresse/managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat

Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt en/of doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelde gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste (digitale) map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Competentie

Component(en)

Analyseren


Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofden bijzaken, brengt structuur aan in de teksten t.b.v. de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik

Pagina 120 van 168




De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatieuitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.



De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.



De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.


Vakspecifieke mentale De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en vermogens aanwenden accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is Vakspecifieke manuele bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. vaardigheden aanwenden



De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening.

van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 121 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Met druk en tegenslag omgaan


De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

Pagina 122 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s) en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

Gewenst resultaat

De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de directiesecretaresse/managementassistent afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega’s of andere medewerkers.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatieuitwisseling op eigen initiatief af.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Pagina 123 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Samenwerken en overleggen


De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.


Vlot en bondig formuleren De directiesecretaresse/managementassistent formuleert haar Communicatie op de boodschap kort en bondig bij het overbrengen van de zakelijke ontvanger(s) richten informatie en houdt rekening met de gesprekspartner(s).



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken en stabiele prestaties leveren in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden met betrekking tot de mondelinge informatie-uitwisseling tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.



De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de directie/het management onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 124 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnenen buitenland.

Gewenst resultaat

De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.

Vakkennis en vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)

Pagina 125 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Analyseren

Informatie genereren uit gegevens Gegevens controleren en aannames toetsen Verbanden leggen

De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.


Ethisch handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.


Vlot en bondig formuleren De directiesecretaresse/managementassistent formuleert vlot Communicatie op de en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, ontvanger(s) richten structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 126 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat

Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn.

Competentie

Component(en)


Interesse tonen

Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent onderhoudt actief contact met de interne en externe relaties van haar eigen netwerk en dat van haar leidinggevende(n), toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen Pagina 127 van 168




De directiesecretaresse/managementassistent raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.



De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.



De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het onderhouden van haar relatienetwerk en dat van haar leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van haar leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

(internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 128 van 168

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Omschrijving

De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of het intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het onderhoud (content) van de website of het intranet van de organisatie.

Gewenst resultaat

De gegevens in de database en/of de (personeels)administratie zijn actueel en volledig. De rapportages zijn overzichtelijk en actueel. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. Teksten op de website en/of intranet zijn actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.

Competentie

Component(en)

Prestatie-indicator


Integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken.


Nauwkeurig en volledig rapporteren Structuur aanbrengen Communicatie op de ontvanger(s) richten

De directiesecretaresse/managementassistent structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en).



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken.

Analyseren

Informatie genereren uit gegevens

De directiesecretaresse/managementassistent haalt informatie uit verschillende gegevensverzamelingen/bronnen ter actualisering van de (personeels)administratie en de website/het intranet.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 129 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit

Werkprocessen

Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

2.1

Beheert de agenda

x

x

x

x

x

x

x

2.2


2.3


x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

2.4


x

x

x

x

x

x

2.5

Ontvangt bezoekers

x

x

x

x

x

x

x

2.6


2.7


x

x

x

x

x

x

x

2.8


x

x

x

Pagina 130 van 168


Werkprocessen 2.9


Competenties A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y


Pagina 131 van 168

Detaillering proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving

De directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager(s) en haar eigen agenda.

Gewenst resultaat

De agenda wordt dusdanig beheerd dat de directie/manager(s) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Pagina 132 van 168




De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda heeft inzicht in het belang van de afspraken.


Werken conform voorgeschreven procedures Instructies opvolgen

De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.



De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.



De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de directie/management onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Pagina 133 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Omschrijving

De directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst ((internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze evt. in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

Gewenst resultaat

De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt.

Competentie

Component(en)


Beslissingen nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Op eigen initiatief handelen

Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en/of haar eigen budget, gaat verantwoordelijk om met de middelen, mijdt risico’s op overschrijding van het budget en neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het Pagina 134 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een planning, draaiboek of checklist Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

Pagina 135 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Samenwerken en overleggen


De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie.



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.



De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie bij het plannen en organiseren van bijeenkomstenvoor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten.

Presenteren


De directiesecretaresse/managementassistent legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard.



De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen.

Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) reserveringssysteem

Pagina 136 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Plannen en organiseren


De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bijeenkomsten organiseert aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.



De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.

Pagina 137 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat

Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl.

Competentie

Component(en)


Integer handelen

Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en de afhandeling van zaken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Toetsenbordvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Pagina 138 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Formuleren en rapporteren


De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofden bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep



De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van het verslag en het afhandelen van zaken.



De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 139 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de directiesecretaresse/ managementasssistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)

Prestatie-indicator



De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer).

Presenteren


De directiesecretaresse/managementassistent legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.



De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Pagina 140 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Ethisch en integer handelen

Integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

Pagina 141 van 168


De directiesecretaresse/managementassistent regelt binnenen buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodaties. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat


Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Rekenvaardigheid Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Pagina 142 van 168




De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding prijs-kwaliteit in evenwicht is.



De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.



De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.



De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.



De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen Kennis van de financiële zaken en prijzen op de markt

Pagina 143 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af Omschrijving

De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes). Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie en onkostendeclaraties van interne- en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota’s, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie.In voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten.

Gewenst resultaat

De kleine budgetten zijn adequaat beheerd en de uitgaven zijn verantwoord. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.Facturen zijn adequaat afgehandeld en tijdig betaald.

Competentie

Component(en)



Prestatie-indicator De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures bij beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken.

Vakkennis en vaardigheden Communicatieve vaardigheden Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en Rekenvaardigheid Pagina 144 van 168

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af


Integer handelen

De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het beheren van kleine budgetten en het afhandelen van financiële zaken.



De directiesecretaresse/managementassistent weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie

Pagina 145 van 168

3. Certificeerbare eenheden In dit dossier zijn geen certificeerbare eenheden opgenomen.

Pagina 146 van 168


Deel D: Verantwoording

1. Inleiding De verantwoording bij het kwalificatiedossier heeft tot doel de ontwikkeling van het kwalificatiedossier toe te lichten en te verantwoorden. Het is een verantwoording van de stappen die zijn gezet bij het opstellen van het kwalificatiedossier zodat voor derden de procesgang transparant is. Het is een toelichting op de keuzes die zijn gemaakt bij het opstellen van de kwalificaties, zodat voor gebruikers inzichtelijk is wat wel en niet in het kwalificatiedossier is opgenomen en waarom die keuzes zijn gemaakt. Het is een vooruitblik op het ontwikkelingsperspectief van de kwalificaties in het licht van de dynamiek op de arbeidsmarkt en de dynamiek in de relaties tussen opleidingsinstellingen en behoeften van het bedrijfsleven. Het Verantwoordingsdocument is van en voor de gebruikers. De verantwoording helpt het beroepsonderwijs keuzes te maken bij de inrichting van het onderwijs, de inhoud van de beroepspraktijkvorming en de examinering. Voor het bedrijfsleven wordt inzichtelijk gemaakt wat de relatie is tussen hun 'eigen' beroepscompetentieprofiel en het uiteindelijke kwalificatiedossier. Daarbij zijn twee vertaalslagen aan de orde: de selectie van een, respectievelijk het verwant verklaren van meerdere beroepscompetentieprofielen de vertaling van vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar beginnend beroepsbeoefenaar met inachtneming van de wettelijke beroepsvereisten De verantwoording bestaat uit twee delen: Proces- en inhoudsinformatie Ontwikkel- en onderhoudsinformatie In Proces- en inhoudsinformatie staat reflectie op het ontwikkelingsproces van het kwalificatiedossier centraal. Belangrijke thema's zijn wie in welke hoedanigheid betrokken is geweest bij de ontwikkeling van het kwalificatiedossier en welke onderwerpen en discussies aan de orde waren. Maar ook wat er in dit kwalificatiedossier gewijzigd is ten opzichte van het vorige dossier. In de Ontwikkel- en onderhoudsinformatie geven de betrokken partijen aan welke agenda voor de toekomst uit het overleg en de discussiepunten tussen alle partijen tijdens het tot stand komen van het kwalificatiedossier naar voren zijn gekomen.

Pagina 147 van 168


2. Proces- en inhoudsinformatie 2.1 Betrokkenen Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld door het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie en besproken in de Sectorraad Secretariële beroepen. In de Sectorraad Secretariële beroepen hebben namens de werkgevers/beroepsorganisaties vier vertegenwoordigers zitting, namens de werknemers een vertegenwoordiger en vier vertegenwoordigers vanuit het onderwijs. Het kwalificatiedossier Secretariële beroepen is ontstaan door het samenvoegen van twee reeds bestaande kwalificaties te weten Directiesecretaresse en Managementassistent (versie 2009 - 2010). Middels diverse expertmeetingen met ervaren vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven is een inventarisatie gehouden naar de trends en ontwikkelingen in de verschillende beroepen. Een van de uitkomsten van deze expertmeetingen was dat er in hoge mate overlap is tussen de Directiesecretaresse en Managementassistent. Het advies van de experts luidde om deze twee kwalificaties samen te voegen tot Directiesecretaresse/Managementassistent. De experts adviseren voor de medisch en juridisch secretaresse een aparte kwalificaties te handhaven vanwege de specifieke contexten in deze branches waarin wordt gewerkt. Daarnaast is een sterke voorkeur vanuit de klankbordgroepleden en de branche om het niveau van juridisch en medisch secretaresse te verhogen naar niveau 4. In de sector Secretariële beroepen wordt het ECABO-bestuur ondersteund door een sectorraad. Deze raad, met afgevaardigden uit het bedrijfsleven én onderwijs, behartigt de opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. Namens de werkgevers / beroepsorganisaties - Secretary Plus - Manpower - Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) - European Management Assistants (EUMA) Namens de werknemers - FNV Bondgenoten Namens het onderwijs De MBO Raad vaardigt drie vertegenwoordigers af vanuit het reguliere beroepsonderwijs (ROC) en vanuit de gezamenlijk particuliere opleiders een vertegenwoordiger van de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO). Op 7 en 9 september 2010 zijn in totaal een 30-tal klankbordgroepleden bijeen geweest voor het beoordelen van het dossier. Enerzijds aan het bedrijfsleven de vraag of men zich voldoende herkend in de omschrijving van de beroepen in de diverse kwalificaties en anderszijds aan het onderwijs of van de inhoud van het dossier goed onderwijs is te maken. Op basis van beoordelingen en opmerkingen van de leden van de sectorraad secretariële beroepen, de klankbordgroepleden en experts zijn aanbevelingen en discussiepunten geformuleerd. Het dossier is besproken in de Sectorraad Secretariële beroepen ECABO op 16 september 2010. De inhoud en het niveau van het dossier zijn beoordeeld en voorzien van een positief advies met uitzondering van het aantal op te nemen talen voor de directiesecretaresse/managementassistent. In november 2010 is het dossier 2011-2012 besproken in de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. De Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO bestond op dat moment uit twee vertegenwoordigers vanuit de werkgevers/beroepsorganisaties (namens Raad van de Centrale Ondernemingsorganisaties (RCO)), een vanuit de werknemersorganisaties (namens MHP/CNV/FNV), een vertegenwoordiger vanauit het particuliere onderwijs, de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO) drie vanuit het reguliere beroesponderwijs (afgevaardigd vanuit de MBO Raad) en twee adviserende leden, waarvan een vanuit het vmbo en een vanuit het hbo.

Pagina 148 van 168


2.2 Verwantschap Voor het opstellen van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen 2011-2012 is gebruik gemaakt van de beroepscompetentieprofielen: Secretaresse (26-07-2010) Juridisch secretaresse (27-07-2010) Medisch secretaresse (26-07-2010) Directiesecretaresse/managementassistent (26-07-2010) Voor deze vier BCP's geldt dat zij wat betreft aard van de werkzaamheden grote overeenkomst vertonen en zich hiermee tegelijkertijd onderscheiden van BCP's van andere sectoren. Gelet op de kerntaken van de beroepscompetentieprofielen moet worden opgemerkt dat de diverse activiteiten van het secretaresseberoep sterk verwant zijn aan elkaar. Deze BCP's vertonen onderling grote verwantschap op het niveau van kerntaken, werkprocessen en competenties. Het komt zelfs voor dat kerntaken, werkprocessen en competenties hetzelfde zijn. Verwantschapsvergelijkingen tussen de vier beroepscompetentieprofielen levert grote overeenkomsten op ten aanzien van de twee geformuleerde kerntaken. 'Voert taken rondom management uit' en 'Voert taken rond planning en organisatie uit'. Naast overeenkomsten zijn er ook verschillen in de vier beschreven beroepen (oftewel in de vier beroepscompetentieprofielen). Een wezenlijk verschil is de werkplek waar de beroepsbeoefenaren hun werk uitvoeren: Directiesecretaressen/Managementassistenten werken voornamelijk op organisatieniveau terwijl Secretaressen veelal op afdelingsniveau werkzaam zijn. Juridisch en Medisch secretaressen zijn werkzaam in een heel andere context. De hoofdtaak van b.v. de medisch secretaresse is het dagelijkse spreekuur voor patiënten verzorgen. Daarbij komt het gebruik van de medische terminologie en de kennis van de werking van het menselijk lichaam. Voor de juridisch secretaresse draait het dagelijks om de vele procedures en de specialistische correspondentie. Van de directiesecretaresse/managementassistent, de medisch en juridisch secretaresse wordt verwacht dat zij de werkzaamheden geheel zelfstandig kunnen uitvoeren. Leidinggevenden op dit niveau zijn niet in de gelegenheid om secretaressen aan te sturen. Het werken op dit niveau uit zich in de omvangrijkheid, zelfstandigheid, grotere verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden. Ook het ontvangen van in- en externe relaties en het afbreukrisico m.b.t. financiën ligt op een hoger werken denkniveau. Daarnaast is het rekenen taalniveau hoger bij de directiesecretaresse/managementassistent, medisch secretaresse en de juridisch secretaresse. De directiesecretaresse/managementassistent is, net als de secretaresse, verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen takenpakket en moeten zich daarvoor ook tegenover collega's en leidinggevenden kunnen verantwoorden. De complexiteit van de taken is relatief groot omdat de directiesecretaresse/managementassistent, medisch secretaresse en de juridisch secretaresse ook in staat moet zijn om nieuwe procedures te bedenken, bestaande te combineren en de werkzaamheden moet kunnen coördineren. Voor deze kwalificatie is een middenkaderopleiding noodzakelijk. De directiesecretaresse/managementassistent beschikken voornamelijk over beroepsafhankelijke competenties. Voor deze kwalificaties is een middenkaderopleiding noodzakelijk. De BCP's van de sector secretarieel zijn vergeleken met de meest verwante BCP's van de andere sectoren binnen ECABO, te weten Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening. Uit de vergelijking van de kerntaken en competenties kwam naar voren dat de verwantschap tussen de BCP's van de sector secretarieel en BCP's van de sector juridisch gering is en dat ook de werkzaamheden in een andere context plaatsvinden.

Pagina 149 van 168


2.3 Vertaling beroepscompetentieprofielen in kwalificatiedossier Voor het ontwikkelen van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen is gebruik gemaakt van de in 2010 ontwikkelde beroepscompetentieprofielen voor Secretaresse, Juridisch secretaresse, Medisch secretaresse en Directiesecretaresse/Managementassistent. 1. De afzonderlijke beroepscompetentieprofielen van Directiesecretaresse en Management-assistent uit 2003 kenden een dusdanige overlap in kerntaken en werkprocessen dat deze twee beroespcompetentieprofielen zijn samengevoegd. 2. Het niveau van de kwalificaties Juridisch secretaresse en Medische secretaresse is van mbo-3 naar mbo-4 verhoogd, omdat de context waarin de werkzaamheden worden uitgevoerd om een hoger niveau vragen. 3. De 3 kerntaken uit het kwalificatiedossier 2010-2011 en eerdere versies bevatten drie kerntaken. De veranderingen in het karakter van de werkzaamheden van de secretariële beroepen hebben geleid tot samenvoeging van verschillende onderdelen en verwijdering van andere, zodat kon worden volstaan met twee kerntaken in het kwalificatiedossier 2011-2012. Door de bestaande kerntaken en werkprocessen binnen deze profielen op een hoger aggregatieniveau te formuleren binnen het verbeterde format, wordt het mogelijk om vier diploma's binnen één beroepengroep te definiëren. Het verschil tussen de vakvolwassen en beginnend beroepsbeoefenaar komt in het kwalificatiedossier tot uitdrukking in de beschrijving van de kerntaken, werkprocessen en (met name) de prestatie-indicatoren. Het kwalificatiedossier is concreter beschreven dan het beroepscompetentieprofiel. Deze concretisering geeft duidelijker weer wat de taken zijn van een beginnend beroepsbeoefenaar. Zo omschrijven de kerntaken en de werkprocessen in een kwalificatiedossier de essentie van wat een beginnend beroepsbeoefenaar bij zijn start op de arbeidsmarkt doet. Vertaling van ervaren naar beginnend beroepsbeoefenaar De BCP's beschrijven competenties op het niveau van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar. Een beginnend beroepsbeoefenaar opereert in eerste instantie op een lager niveau. In het kwalificatiedossier heeft de vertaling van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar een beginnend beroepsbeoefenaar o.a. vorm gekregen in de formulering van competenties en samenhangende prestatie-indicatoren en in de formulering van de kerntaken (‘rol en verantwoordelijkheid', ‘complexiteit' en ‘keuze en dilemma's'). Er wordt een vertaaldocument opgeleverd (van het oude naar het nieuwe dossier) als het nieuwe dossier gereed is. Schematisch overzicht van de kerntaken uit de Beroepscompetentieprofielen. Kerntaken Secretariële beroepen 1. Voert taken rondom informatiemanagement uit 2. Voert taken rondom planning en organisatie uit

Pagina 150 van 168


2.4 Nederlands, rekenen en moderne vreemde talen 2.4.1 Secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 2F Leesvaardigheid: 2F Schrijfvaardigheid: 2F Taalverzorging en taalbeschouwing: 2F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Aangeven van eigen gespreksdoel, gericht doorvragen bij vergaren van informatie, hanteren van formeel en informeel taalgebruik, kiezen van juiste taalvariant, beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar alledaagse en/of zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van heldereopbouw en maximale lengte van 20 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), hoofdpunten begrijpen in alledaagse en/of gesproken zakelijke teksten, hoofdpunten weergeven van alledaagse en/of zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een redelijk vloeiende manier een korte uitleg geven aan bezoekers of in grote lijnen een handeling uiteenzetten of een verklaring geven, informatie verzamelen over een alledaags en/of zakelijk onderwerp en daarover een korte presentatie geven, een kort, duidelijk gestructureerd verhaal vertellen in eenvoudige zinnen, beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Lezen 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van alledaagse en/of zakelijke teksten (instructies, correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema’s etc.), beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Teksten zijn duidelijk van opbouw, de inhoud is minder complex. Hoofdpunten begrijpen in alledaagse en/of gesproken zakelijke teksten, hoofdpunten weergeven van alledaagse en/of zakelijke teksten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, verbanden in teksten begrijpen. Schrijven 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om samenhangende teksten (e-mails, brieven, korte notitie etc.) te schrijven met een eenvoudige, lineaire structuur over alledaagse en/of zakelijke onderwerpen. Taalverzorging 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels).

Pagina 151 van 168


Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Getallen: 2F Verhoudingen: 2F Meten en meetkunde: 2F Verbanden: 2F Toelichting: Rekenen, versie 2011-2012 Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Getallen 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, btw berekeningen uitvoeren,tijdsduur berekenen, rekenmachine gebruiken. Verhoudingen 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Procenten en breuken berekenen en afronden, vergrotingen en verkleiningen (bij kopiëren) Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang schatten. Meten en meetkunde 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven naar een intern vergaderlocatie, plattegrond interpreteren. Verbanden 2F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) lezen, informatie lezen in tabellen en grafieken, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor Rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep.

Moderne vreemde talen - MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B1 Lezen: B1 Gesprekken voeren: B1 Spreken: A2 Schrijven: B1 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar de belangrijkste informatie in eenvoudige (telefoon)gesprekken. Luisteren naar zakelijke gesproken teksten (vergadering, lezing, radio, tv, internet etc.) en hoofdpunten begrijpen.

Pagina 152 van 168


Het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is normaal. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn niet al te lang.zijn niet al te lang. Lezen B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van teksten en daarin hoofdpunten en belangrijkste feitelijke informatie kunnen halen. Het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn goed gestructureerd en kunnen langer zijn. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Gesprekken voeren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige feitelijke informatie geven. Eenvoudige feitelijke informatie achterhalen. In beperkte mate deelnemen aan een discussie. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De grammatica is redelijk accuraat en er wordt gebruik gemaakt van frequente routines. Er worden eenvoudige face tot face gesprekken gevoerd. De spreker is goed te volgen, gebruikt kortere, eenvoudige zinnen en de uitspraak is duidelijk verstaanbaar. Spreken A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een vooraf ingeoefende mededeling doen. Een kort eenvoudig vooraf ingeoefende praatje houden voor een kleine groep. Er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige constructies gebruikt. De zinnen zijn kort en er wordt gesproken met pauzes en herformuleringen. De uitspraak is duidelijk genoeg om de spreker te verstaan. Schrijven B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Eenvoudige brieven/e-mails schrijven. Korte eenvoudig verslagen schrijven. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Er is een redelijke correct gebruik van frequente routines . Spelling en interpunctie zijn meestal accuraat genoeg om te volgen. Aanvullend: advies voor tweede moderne vreemde taal binnen de vrije ruimte De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de regionale arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau 4. Het advies is om de tweede moderne vreemde taal op A2 aan te bieden. Uitzondering hierop vormt het onderdeel Spreken, hiervoor wordt A1 geadviseerd. Hieronder worden ter ondersteuning beroepsmatige voorbeelden per onderdeel gegeven. Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar eenvoudige (telefoon)gesprekken en het onderwerp bepalen. Luisteren naar korte eenvoudige zakelijke gesproken teksten (eenvoudige feitelijke informatie, uitleg, instructie) en deze begrijpen. Het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is laag. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn kort. Lezen A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers

Pagina 153 van 168


Lezen van korte eenvoudige teksten en het onderwerp begrijpen. Lezen van korte eenvoudige zakelijke teksten (eenvoudige feitelijke informatie, uitleg, instructie) en informatie kunnen vinden en begrijpen. Het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn kort en helder van structuur. De woordenschat bestaat uit hoogfrequent vocabulaire. Gesprekken voeren A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige en alledaagse feitelijke informatie geven en vragen. Eenvoudige korte face to face gesprekken voeren over alledaagse vertrouwde onderwerpen, waarbij weinig initiatief wordt genomen de conversatie gaande te houden. Standaardpatronen, uit het hoofd geleerde uitdrukkingen, gebruikt in kort zinnen. De grammaticale constructies zijn eenvoudig en er worden nog fouten gemaakt. De spreker gebruikt korte eenvoudige uitdrukkingen en de uitspraak is duidelijk genoeg om verstaanbaar te zijn. Spreken A1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een zeer korte vooraf ingeoefende mededeling doen. Er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige uitdrukkingen gebruikt. Er worden eenvoudige grammaticale constructies en uit het hoofd geleerde uitdrukkingen gebruikt. Er worden losse woorden, korte geïsoleerde uitdrukkingen en standaarduitdrukkingen gebruikt. De uitspraak van de korte geïsoleerde uitdrukkingen en standaarduitdrukkingen zijn met enige inspanning van de luisteraar verstaanbaar. Schrijven A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Heel eenvoudige brieven/e-mails schrijven. Korte eenvoudig aantekeningen maken, als de boodschap herhaald kan worden. Eenvoudige standaardformulieren invullen. Er worden eenvoudige standaardpatronen en uit het hoofd geleerde uitdrukkingen gebruikt. Er worden eenvoudige grammaticale constructies gebruikt, waarin nog systematische fouten voorkomen. Er worden spelfouten gemaakt.

Pagina 154 van 168


2.4.2 Juridisch secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema’s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau:

Pagina 155 van 168


Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie 2011-2012.Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens(in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Moderne vreemde taal 1, versie 2011-2012 Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom,

Pagina 156 van 168


dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo.De teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema’s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. De taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan. Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels).

Pagina 157 van 168


2.4.3 Medisch secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink'). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema's etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau:

Pagina 158 van 168


Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie 2011-2012.Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening verwerkt. Moderne vreemde taal 1, versie 2011-2012 Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom,

Pagina 159 van 168


dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo.De teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema’s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte.De taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan.Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels).

Pagina 160 van 168


2.4.4 Directiesecretaresse/Managementassistent Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema’s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep.

Pagina 161 van 168


Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie 2011-2012.Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen ‘Meijerink’). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor Rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Moderne vreemde taal 1, versie 2011-2012 Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers

Pagina 162 van 168


Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon).van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo. De teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema's etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofden bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. De taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan. Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Aanvullend: advies voor tweede moderne vreemde taal binnen de vrije ruimte De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. Het advies is om de tweede moderne vreemde taal op B1 aan te bieden. Uitzondering hierop vormt het onderdeel Spreken, hiervoor wordt A2 geadviseerd. Hieronder worden ter ondersteuning beroepsmatige voorbeelden per onderdeel gegeven. Moderne vreemde taal. Versie 2011-2012 Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004).

Pagina 163 van 168


Luisteren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar de belangrijkste informatie in eenvoudige (telefoon)gesprekken. Luisteren naar zakelijke gesproken teksten (vergadering, lezing, radio, tv, internet etc.) en hoofdpunten begrijpen.Het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is normaal. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn niet al te lang. Lezen B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van teksten en daarin hoofdpunten en belangrijkste feitelijke informatie kunnen halen.Het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn goed gestructureerd en kunnen langer zijn. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Gesprekken voeren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige feitelijke informatie geven. Eenvoudige feitelijke informatie achterhalen. In beperkte mate deelnemen aan een discussie.De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De grammatica is redelijk accuraat en er wordt gebruik gemaakt van frequente routines. Er worden eenvoudige face tot face gesprekken gevoerd. De spreker is goed te volgen, gebruikt kortere, eenvoudige zinnen en de uitspraak is duidelijk verstaanbaar. Spreken A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een vooraf ingeoefende mededeling doen. Een kort eenvoudig vooraf ingeoefende praatje houden voor een kleine groep.Er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige constructies gebruikt. De zinnen zijn kort en er wordt gesproken met pauzes en herformuleringen. De uitspraak is duidelijk genoeg om de spreker te verstaan. Schrijven B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Eenvoudige brieven/e-mails schrijven. Korte eenvoudig verslagen schrijven. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Er is een redelijke correct gebruik van frequente routines . Spelling en interpunctie zijn meestal accuraat genoeg om te volgen.

Pagina 164 van 168


2.5 Discussiepunten Moderne vreemde talen In de diverse expertmeetingen heeft ECABO deskundigen geraadpleegd over het aantal moderne vreemde talen voor secretaressen in de secretariele kwalificaties. Naar aanleiding van de adviezen van de experts heeft ECABO in samenwerking met Secretary Plus een onderzoek ingesteld middels een arbeidsmarktonderzoek waarin een groot aantal vragen over talen waren geformuleerd. In totaal zijn 5.000 respondenten benaderd waarvan ruim 25% heeft gereageerd. Hieruit kwam naar voren dat het Engels veruit het meest wordt gehanteerd. Experts uit het bedrijfsleven geven de voorkeur aan één moderne vreemde taal op een hoger niveau dan te kiezen voor twee moderne vreemde talen waarvan het niveau te laag is om ingezet te worden in de dagelijkse beroepspraktijk. Tijdens de bijeenkomsten van de klankbordgroepen Secretariële beroepen (09.09.2010 en 16.09.2010) werd ervoor gepleit: - in de kwalificatie Secretaresse een moderne vreemde taal op te nemen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier 2010-2011). - in de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent een vreemde taal op te nemen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier 2010-2011) en in deel D paragraaf 2.4 onder moderne vreemde talen het advies op te nemen een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen heeft tijdens de bijeenkomst van 08.11.2010 de volgende adviezen uitgebracht: Advies 1 De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. Advies 2 De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau 4. Generieke taal en rekeneisen De staatssecretaris OCW heeft op 18 juni 2010 via een brief de kenniscentra verzocht om in deel B de door het Ministerie OCW voorgestelde generieke eisen aan Engels voor mbo 4-opleidingen op te nemen. ECABO heeft echter besloten deze informatie niet in deel B op te nemen, aangezien de kenniscentra enkel verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van de beroepsinhoud en niet het voor verplichtend vaststellen van generieke eisen. Wel raden wij de onderwijsinstellingen aan alvast rekening te houden met de voorgestelde eisen aan Engels voor mbo 4opleidingen. De verwachting is namelijk dat vanaf 2012-2013 de voorgestelde eisen alsnog onlosmakelijk aan de kwalificatiedossiers verbonden worden.

Pagina 165 van 168


2.6 Wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie Categorie

Kruis aan Omschrijving welke categorie van toepassing is :

Categorie 1: Nieuw dossier

Dit dossier zat voorheen niet in de kwalificatiestructuur. Nadere toelichting is niet nodig.

Categorie 2: Nieuwe elementen

Dit betreft sterk gewijzigde dossiers waarop het Coördinatiepunt een ingangstoets heeft uitgevoerd. Er is sprake van nieuwe of samengevoegde kwalificaties, certificeerbare eenheden, bcp's, etc. Bij de toelichting hieronder bevindt zich een samenvatting van de wijzigingen in dit dossier.

Categorie 3: Wijzigingen

Categorie 4: Ongewijzigd

x

Er zijn zaken gewijzigd in een bestaand dossier. Bijvoorbeeld inhoudelijke wijzigingen in de kerntaakbeschrijving, veranderingen in competentiekeuzes en resultaatveranderingen in prestatie-indicatoren. Ook kleinere wijzigingen, zoals het toevoegen van matrices voor rekenen/wiskunde, het herstellen van spelfouten, herformuleringen die geen betekenisverschillen inhouden en beperkte tekstuele wijzigingen in de uitwerking van deel C vallen hieronder. Bij de toelichting hieronder bevindt zich een samenvatting van de wijzigingen in dit dossier. Dossier is volledig ongewijzigd. Nadere toelichting is niet nodig.

In het dossier hebben de volgende belangrijke veranderingen plaatsgevonden: a. Samenvoeging kwalificatiedossier Directiesecretaresse niveau 4 en Managementassistent niveau 4 In het nieuwe kwalificatiedossier Secretariële beroepen is de verwantschap van de twee verschillende kwalificaties duidelijk zichtbaar. Uit het arbeidsmarktonderzoek en in de bijeenkomsten van de expertmeetingen is gebleken dat de twee beroepen zoveel overlap vertonen dat samenvoeging gerechtvaardigd is. In het nieuwe kwalificatiedossier wordt deze kwalificatie voortaan directiesecretaresse/managementassistent genoemd. In september 2010 heeft de sectorraad secretariele beroepen haar goedkeuring hieraan gegeven met uitzondering van het aantal op te nemen moderne vreemde talen. Het format voorziet niet in het opnemen van een facultatief aantal talen voor deze doelgroep. Afhankelijk van de organisatie waar deze beroepsgroep werkzaam is, worden een of twee moderne vreemde talen geëist . Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent een vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier 2010-2011) en in deel D paragraaf 2.4 onder moderne vreemde talen is het advies opgenomen voor directiesecretaresse een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. b. Moderne vreemde talen Secretaresse en Directiesecretaresse/ Managementassistent Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Secretaresse één moderne vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier 2010-2011). In deel D paragraaf 2.4 wordt onder moderne vreemde talen het advies gegeven een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificaties Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent één moderne vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier 2010-2011). In deel D paragraaf 2.4 wordt onder moderne vreemde talen het advies gegeven een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen.

Pagina 166 van 168


De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. c. Vermindering kerntaken Op advies van de sectorraad Secretariële beroepen is in de vergadering van 11 maart 2010 het aantal kerntaken voor alle kwalificaties van drie naar twee gegaan. Aan de twee kerntaken is tevens een andere naam toegekend. De oude benamingen van de kerntaken voldoen niet langer aan de hoofdtaken van het secretaresseberoep. De accenten van de werkzaamheden binnen het beroep zijn behoorlijk verschoven. De kerntaak Verzorgt de correspondentie is onderdeel geworden van kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit. De kerntaak Verzorgt bijeenkomsten is onderdeel geworden van kerntaak 2 voert taken rondom planning en organisatie uit. De kerntaak post en archief is onderdeel geworden van kerntaak 1 voert taken rondom informatiemanagement uit. d. Uitwerking van de kerntaken in werkprocessen De kerntaken zijn uitgewerkt in werkprocessen. Vanwege de taakverschuivingen binnen de secretariële beroepen zijn nieuwe werkprocessen toegekend en de namen van de diverse werkprocessen hebben een andere herkenbare titel gekregen. Bij de werkprocessen zijn bijbehorende competenties geselecteerd met daarbij de meest relevante componenten uit het Competentiemodel Kenniscentra Beroepsonderwijs Bedrijfsleven. De competenties en de componenten zijn uitgewerkt in prestatie-indicatoren. e. Competenties De competenties uit de BCP's zijn voor een groot deel overgenomen. Bij verschillen is gekeken naar de beste, meest passende competentie. Het aantal geadviseerde competenties door het Colo Coördinatiepunt is overgenomen. f. Niveau 4 juridisch en medisch secretaresse Het niveau van acteren voor de juridisch en medisch secretaresse is op herhaaldelijk advies van vertegenwoordigers uit de medische en juridisch branche en uit de klankbordgroep van niveau 3 naar niveau 4 gebracht. Voor het functioneren in de praktijk wordt van de medewerker een grotere zelfstandigheid gevraagd, een groter en sneller verkregen inzicht in zaken, het kunnen uitvoeren van werkzaamheden met een grotere complexiteit, een meer pro-actieve werkhouding dan op een lager niveau/niveau 3. Het juridisch en het medisch secretariaat zelf vraagt een medewerker van een hoger niveau dan niveau 3, waarbij men argumenten van culturele aard gebruikt. Ook wordt van deze doelgroep een flinke dosis juridisch en medische terminologie verwacht. Met het voorstel is de sectorraad secretariële beroepen in de vergadering van 11 maart 2010 akkoord gegaan. g. Certificeerbare eenheden (CE's) Binnen een kwalificatiedossier kan een deel van de werkzaamheden in een bepaald beroep als Certificeerbare eenheid worden onderscheiden, wanneer dat deel arbeidsmarktrelevantie heeft. Arbeidsmarktrelevantie wil zeggen dat iemand er betaald werk mee kan krijgen. Vaak zullen voor dit deel van het beroep ook aparte functiebenamingen bestaan. Aan een Certificeerbare eenheid is een certificaat verbonden. Het certificaat is een op de arbeidsmarkt herkend en erkend bewijsstuk dat de betreffende persoon in staat is een afgebakend en samenhangend deel van een (of meerdere) werkprocessen uit te voeren en beschikt over de daarvoor noodzakelijke competenties. In de vergadering van de Sectorraad is op 16 september 2010 besloten om de certificeerbare eenheid "Notulist" te laten vervallen. Notuleren komt als werkproces terug onder kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit in werkproces 2.4, Maakt verslag en handelt zaken af. In de bijeenkomst van 16 september 2010 is besloten dat het niet wenselijk is om certificeerbare eenheden te beschrijven voor de secretariële beroepen. Deel B, hoofdstuk 7, Algemene informatie kwalificatie: per kwalificatie is opgenomen: een taalprofiel Nederlands en een rekenprofiel volgens de beschrijving van de eindrapportage van de Expertgroep doorlopende leerlijnen Taal en Rekenen. De beroepsgerichte eisen voor Nederlands en rekenen/wiskunde zijn verplaatst van deel B naar deel D. Deel C: vakkennis en vaardigheden zijn per werkproces verwoord.

Pagina 167 van 168


3. Ontwikkel- en onderhoudsperspectief Onderwerp

Actie

Wie

Wanneer

Onderhoud kwalificatiestructuur.

Onderzoek en verwerking arbeidsmarktontwikkelingen, actualisering BCP’s, trends en innovaties binnen beroep en sector, alsmede monitoring en evaluatie dossiers onder stakeholders uit zowel onderwijs als bedrijfsleven, en verwerking (mogelijke) aanpassingen format en/of Toetsingskader in het dossier

ECABO, afdeling Ontwikkeling en innovatie

Wanneer nodig, maar minimaal eens per zes jaar

Doorstroom mbo-hbo.

Trends en ontwikkelingen signaleren door ECABO, afdeling deelname aan adviescommissies: Een Ontwikkeling en vertegenwoordiger uit de sector Secretariële innovatie beroepen heeft zitting in de Raad van Advies van de Stenden Hogeschool, richting HBO opleiding Toegepaste Bedrijfskunde in Leeuwarden. Een vertegenwoordiger uit de sector Secretariële beroepen heeft zitting in de klankbordgroep mbo-hbo Associate degree Office management bij Instituut Schoevers B.V.

Voor het indienen van het kwalificatiedoss ier 2012-2013

Monitoring van de werking van de ECABO dossiers

Evalueren van het kwalificatiedossier als informatiebron voor het onderwijs en als basis voor het opstellen en uitvoeren van onderwijsprogramma's.

ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie

Wanneer nodig maar minimaal eens per zes jaar

Doorstroom vmbo-mbo

Evalueren van de aansluiting van het vmbo op de mbo-niveaus 2, 3 en 4

ECABO, afdeling Ontwikkeling en innovatie

Wanneer nodig maar minimaal eens per zes jaar

De ontwikkeling, aanpassing en evaluatie van het kwalificatiedossier is een proces van continue monitoring. Deze monitoring vindt plaats conform het kwaliteitsmanagementsysteem van het kenniscentrum. De tevredenheid over o.a. inhoud en uitvoerbaarheid van het dossier door gebruikers uit zowel het scholings- als het onderwijsveld wordt hierbij betrokken. Waar noodzakelijk worden wijzigingen doorgevoerd.

Pagina 168 van 168

Secretariële beroepen

Recommend Documents