Schrijfwijzer Richtlijnen voor het gebruik van de sjablonen in Word en voor verzorgde uitingen van de school
Drs. Anja de Zeeuw
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
1/14
Algemeen Deze Schrijfwijzer is bedoeld als hulp voor het omgaan met de sjablonen voor 1. Brief (Nederlands) 2. Brief (Engels) 3. Fax 4. Memo 5. Adresstickers 6. Agenda 7. Verslag 8. Notitie 9. Rapport Ook geeft de Schrijfwijzer taalkundige tips, zodat iedereen die namens het Comenius College een document maakt, dit foutloos en in een vergelijkbare stijl doet. Deze Schrijfwijzer is onder andere gebaseerd op recente inzichten in de Nederlandse tekstwetenschap, zoals die te vinden zijn in de vierde herziene editie van de Schrijfwijzer van prof.dr. Jan Renkema uit 2002. Drs. R. Vijn rector
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
2/14
Inhoudsopgave
1
Brief (Nederlands)
4
2
Brief (Engels)
8
3
Fax
12
4
Memo
12
5
Adresstickers
12
6
Agenda
12
7
Verslag
12
8
Notitie
13
9
Rapport
13
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
3/14
1
Brief (Nederlands) Briefgegevens Geadresseerde Is de brief bestemd voor een instelling, schrijf de naam van deze instelling dan zoveel mogelijk voluit, en hanteer de schrijfwijze die zijzelf hanteert, dus bijvoorbeeld ‘Centrum Educatieve Dienstverlening’ en niet ‘CED’, en: ‘Cfi’, en niet ‘CFI’. ‘Aan de’ is overbodig. Daarna de afdeling met een hoofdletter aan het begin. De naam van de afdeling krijgt een hoofdletter. Dus: ‘Afdeling Communicatie’. Op de volgende regel is de afkorting ‘t.a.v.’ overbodig. De naam van de geadresseerde volstaat. Bij de naam van de geadresseerde gelden de volgende richtlijnen: -
begin met ‘De heer’ of ‘Mevrouw’. Uit de tijd is: ‘Mejuffrouw’. Het Comenius College hanteert niet de afkorting mw. of mevr.
-
Vermeld academische titels als u die weet. Na deze titel(s) volgt altijd een punt, dus ook na mr. en drs. De titels MBA en RA staan achter de naam; deze krijgen geen punt.
-
Weet u niet of de geadresseerde een man of vrouw is, adresseer dan als ‘De heer/mevrouw Jansen’.
-
Richt u de brief aan een (echt)paar, adresseer dan als ‘De heer en mevrouw Pietersen’, ‘De heer en mevrouw Pietersen-Klaassen’ of als ‘Mevrouw B. Klaassen en de heer C. Pietersen’. Dit kan ook met titels: ‘Mevrouw drs. B. Klaassen en de heer mr. C. Pietersen’.
Het adres van particulieren is meestal een huisadres. Richt post voor een organisatie echter bij voorkeur aan de postbus. Let dan wel op de goede postcode bij deze postbus; die is anders dan voor het bezoekadres. Postcode en woonplaats als volgt vermelden: vier cijfers – spatie – twee letters – twee spaties – woonplaats in hoofdletters. Dit zijn richtlijnen van TPG Post. Verblijft de geadresseerde in het buitenland, vermeld dan in het Nederlands de naam van het betreffende land. Het gaat er immers om dat de medewerkers van TPG Post in Nederland de post goed kunnen sorteren. Datum De datum wordt automatisch gegenereerd vanuit het netwerk. Wilt u een andere datum, wijzig dan de automatische datum handmatig in het dialoogscherm. Ons kenmerk Volg hiervoor de briefnummering en aanduiding die binnen uw unit gebruikelijk zijn. Er zijn maximaal 25 posities beschikbaar voor deze aanduiding. Uw kenmerk Neem onder dit kopje de letterlijke aanduiding van de brief of notitie over waarop u reageert. Is er geen formeel kenmerk aan dit document meegegeven, vermeld dan in ieder geval de datum van het stuk. In de aanduiding
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
4/15
kunt u in plaats van de Latijnse afkorting ‘d.d.’ beter het woord ‘van’ gebruiken. Ook hier zijn 25 posities het maximum. Onderwerp Voer bij Onderwerp een zo kort en duidelijk mogelijke aanduiding in. Het aantal posities is beperkt. Neem als uitgangspunt een aanduiding van maximaal drie woorden en van 25 posities (exclusief spaties). Dan blijft er genoeg witruimte tussen de kolommen en biedt de brief een evenwichtige aanblik. Aanhef De aanhef van formele brieven begint met ‘Geachte’. Na de aanhef volgt altijd een komma. Weet u niet of de geadresseerde een man of een vrouw is, adresseer dan als volgt: ‘Geachte mevrouw, geachte heer,’. Gebruik niet: ‘Geachte mevrouw/mijnheer,’ of ‘Geachte heer, mevrouw, ’, dit wordt als stijf ervaren. Is de geadresseerde een man, dan volgt het woord ‘heer’, dus: ‘Geachte heer,’. Weet u zijn achternaam, dan wordt de aanhef: ‘Geachte heer Pietersen,’. Is de geadresseerde een vrouw, dan volgt het woord ‘mevrouw’, dus: ‘Geachte mevrouw,’. Weet u haar achternaam, dan wordt de aanhef: ‘Geachte mevrouw Klaassen,’. Is de geadresseerde getrouwd en weet u haar meisjesnaam, dan moet de aanhef luiden: ‘Geachte mevrouw Pietersen-Klaassen,’. Is de meisjesnaam een naam met een voorzetsel, bijvoorbeeld: van Eden, dan volgt na het koppelteken een kleine letter. Voorbeeld: ‘Geachte mevrouw Frederiksen-van Eden,’. Richt u de brief aan een (echt)paar, begin dan zo: ‘Geachte heer en mevrouw Pietersen,’, ‘Geachte heer en mevrouw Pietersen-Klaassen,’ of ‘Geachte heer Pietersen, geachte mevrouw Klaassen,’. Is de brief bestemd voor een groep of een officiële instantie, gebruik dan de naam van de groep. Voorbeelden: ‘Geacht bestuur,’, ‘Geacht college,’ ‘Geachte directie,’. Eventueel is ‘Geachte dames en heren,’ een alternatief. Gebruik geen initialen in de aanhef. En gebruik niet ‘Mijne heren’ als u niet echt zeker weet dat u zich uitsluitend tot heren richt. Is uw brief bestemd voor iemand die u goed kent, gebruik dan ‘Beste’, gecombineerd met de voornaam. In dat geval zal de afsluiting van de brief ook minder formeel zijn, zie hieronder. Groetregel Een brief met de aanhef ‘Geachte’ krijgt als groetregel: ‘Hoogachtend,’ of: ‘Met hoogachting en vriendelijke groet,’. De keuze hangt af van de omstandigheid en de aard van het contact met de geadresseerde tot dan toe. Voor een brief met de aanhef ‘Beste’ is de afsluiting ‘Met vriendelijke groet,’. Bijlage(n) In het dialoogscherm kunt u invullen welke bijlagen u meestuurt. Vult u hier niets in, dan wordt er onderaan de brief niets vermeld.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
5/14
C.C. In het dialoogscherm kunt u invullen wie een c.c. (copie conform) ontvangt. Vult u hier niets in, dan wordt er onderaan de brief niets vermeld.
Afzendergegevens Unit Kies in het dropdownmenu uw unit. U ziet dit menu als u op het pijltje klikt rechts van het veld met de unitnaam. Doorkiesnummer Vermeld hier uw eigen doorkiesnummer, het doorkiesnummer van een collega met inhoudelijk hetzelfde werk of van een collega in de buurt van de plaats waar u vaak te vinden bent. Ook kunt u hier een doorkiesnummer van een secretariaat vermelden of als dit ook niet voor de hand ligt, het algemene nummer van uw unit. De schrijfwijze van het telefoonnummer is: netnummer (drie of vier cijfers) – liggend streepje – abonneenummer, in groepjes van twee cijfers, van rechtsaf geredeneerd. Dus: 010–459 59 71 of 0180–32 14 40. E-mail Het e-mailadres moet handmatig ingevoerd worden. In bepaalde (uitzonderings)gevallen kunt u het algemene e-mailadres van de school gebruiken,
[email protected] Ondertekenaar De sjabloon laat drie witregels open voor de handtekening. Onder de handtekening volgt de naam van de afzender, op de volgende wijze: Alleen een dame vermeldt: ‘Mevrouw …’; een heer niet: ‘De heer’. Daarna volgt/volgen de eventuele titel(s). Als dit het eerste woord van deze zin is, krijgt de (eerste) titel een hoofdletter. Na de titel(s) volgt altijd een punt, ook na mr. en drs. Hierna volgen uw initiaal of initialen en uw achternaam. Gebruik geen punt na uw naam, ook geen komma. Functie Vermeld in dit invulveld uw functie, zoals die ook wordt gebruikt op uw visitekaartje, in het programmaboekje of binnen onze schoolorganisatie. Deze functieaanduiding begint met een kleine letter.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
6/14
De brieftekst Begin Vermijd het woord ‘Ik’ aan het begin van de brieftekst. Suggesties: ‘Tot ons genoegen …’ ‘Tot onze spijt …’ ‘Met belangstelling namen wij kennis van …’ Middenstuk Schrijf uw brief in een directe, beleefde stijl. Gebruik hooguit één bijzin per hoofdzin. Vermijd het werkwoord ‘worden’; dit schept onduidelijkheid over de handelende persoon. Voorkom ook tangconstructies; ze maken zinnen nodeloos ingewikkeld. Een tangconstructie is bijvoorbeeld: ‘de vooraf gemaakte afspraak’. Vervang deze woordgroep door: ‘de afspraak die vooraf gemaakt was,’ Orden de inhoud volgens één van de principes: - chronologie - van geheel naar deel - van deel naar geheel - aanleiding – gevolg – conclusie – aanbeveling/voorstel. Slot Besluit de brief op een prettige manier, ook al had de inhoud mogelijk een ander karakter. Suggesties zijn: ‘Wij vertrouwen erop u met deze informatie van dienst te zijn geweest.’ ‘Wij hopen spoedig van u te horen.’ ‘Met belangstelling zien wij uw reactie tegemoet.’ ‘Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking.’
Printen Print uw brief op het hoofdvel en eventueel het vervolgvel van uw unit. Kies in het papierkeuzescherm dan optie één (Eerste blad voorgedrukt; Overige bladen voorgedrukt) of twee (Eerste blad voorgedrukt; Overige bladen blanco).
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
7/14
2
Brief (Engels) Gebruik de sjabloon voor de Nederlandse brief. Er is namelijk geen afzonderlijk sjabloon voor een Engelse brief. De sjabloon genereert Nederlandstalige briefgegevens, dat wil zeggen kopjes als Datum, Onderwerp, Ons kenmerk en Uw kenmerk. Vul het dialoogscherm zoveel mogelijk Engelstalig in. Nadat u op OK geklikt hebt, krijgt u uw document op het scherm. In dit document kunt u vervolgens alle Nederlandse briefgegevens vervangen door Engelse. Overschrijf de kenmerken als volgt: Datum = Date Onderwerp = Subject Ons kenmerk = Our reference Uw kenmerk = Your reference Doorkiesnummer = Direct dial E-mail = E-mail Bijlage = Encl. Bijlagen = Encls. C.C. = C.C.
Briefgegevens Geadresseerde Gebruik voor de adressering van Engelse brieven de volgende afkortingen: Mr = de heer Mrs = mevrouw, gehuwd Ms = mevrouw, wel of niet gehuwd, dus altijd goed Miss = mevrouw, ongehuwd Messrs = de heren (firma) N.B.: Altijd met hoofdletter en zonder punt. In de Engelse adressering is t.a.v. (attention of) wel gebruikelijk; dit wordt als volgt afgekort: att.: Mr Steven Candy De volgorde van de adressering is: - naam geadresseerde (persoon of instelling) - att.: - Department (afdeling), Room (kamer) De postcodes in Engeland, bestaand uit 5,6 of 7 cijfers of letters, worden rechts naast de plaatsnaam gezet. Gebruik voor de plaatsnaam kapitalen. Schrijf de plaatsnaam in het Engels, de landennaam in het Nederlands.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
8/14
Datum De volgorde van de Engelse datum en maand zijn dezelfde als in het Nederlands. Toevoegingen als 2nd en 3rd hoeven niet meer. Ook de komma na de datum is niet meer in gebruik. Schrijf de naam van de maand voluit, met een beginkapitaal. Voorbeeld van de datum in het Engels: 1 July 2002 De namen van de maanden: January February March April May June July August September October November December Ons kenmerk In het Engels invullen. Uw kenmerk In het Engels invullen. Onderwerp In het Engels invullen. Aanhef De aanhef correspondeert met het adres. Mr of Dr zonder naam – Dear Sir, Mrs of Ms zonder naam – Dear Madam, Messrs wordt: Dear Sirs, Met naam wordt het: Dear Mr Brown, Dear Ms White, Et cetera.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
9/14
Gebruikt u iemands voornaam, dan wordt het: Dear Pete, Dear Caroline, et cetera. N.B. Na de aanhef volgt altijd een komma. Groetregel Kies een willekeurige Nederlandse groetregel en overschrijf die in uw document op het beeldscherm. U kunt daarvoor de volgende richtlijnen aanhouden. De groet in een Engelse brief hangt af van de aanhef. Is de aanhef ‘Dear Mr/Mrs/Ms/Miss + naam,’, dan is ‘Yours sincerely,’ op zijn plaats. Dit komt overeen met het Nederlandse ‘Met vriendelijke groet/Hoogachtend’ Is de aanhef onpersoonlijk, dus: ‘Dear Madam/Sir’, dan volstaat ‘Yours faithfully,’. Dit betekent ook ‘Met vriendelijke groet/Hoogachtend’. Minder formele brieven kunnen afgesloten worden met ‘With kind regards,’ Bijlage(n) Vul de Engelse naam van de bijlage(n) in, als u deze bijsluit. Vult u hier niets in, dan vermeldt het document geen bijlagen. Voorbeeld: Encls.:
copy of our letter of 24 June 2002 registration form
C.C. Vul hier in wie een copie conform (C.C.) ontvangt. Vult u hier niets in, dan vermeldt het document deze optie niet.
Afzendergegevens Unit Kies in het dropdownmenu uw unit. Doorkiesnummer Vul voorafgaand aan het doorkiesnummer eerst ++31 in. Laat de eerste 0 voor het netnummer weg. Voorbeeld: ++31 10–459 59 70 E-mail Vul hier uw e-mailadres in. Ondertekenaar Vul bij dit veld in het dialoogscherm uw voornaam en achternaam in, gevolgd door een komma.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
10/14
Functie Vul hier de Engelse naam voor uw functie en afdeling in. Voorbeeld: Geert Kuiper, Manager ICT Department
Openings- en slotzinnen Veel gebruikte openingszinnen zijn: In reply to = Naar aanleiding van Referring to = Refererend aan Further to = In aansluiting op In reply to your letter = In antwoord op uw brief We are pleased to learn from your letter = Het deed ons genoegen uit uw brief te vernemen We have noted = Wij hebben kennisgenomen van You have informed us that = U bericht ons dat We are sorry not to have replied sooner = Tot onze spijt konden wij niet eerder antwoorden According to our information = Volgens onze informatie We are pleased to let you know = Tot ons genoegen kunnen wij u meedelen We are sorry to tell you = Tot onze spijt moeten wij u berichten Vaak gebruikte slotzinnen zijn: We look forward to meeting you = Wij zien ernaar uit u te ontmoeten We look forward to hearing from you = Wij hopen spoedig van u te horen We would be grateful for an early reply = Wij hopen spoedig van u te horen We hope you can comply with our request = Wij hopen dat u aan ons verzoek kunt voldoen We trust we have been of service to you with this information = Wij vertrouwen erop u met deze informatie van dienst te zijn geweest We thank you in advance = Wij danken u bij voorbaat We shall do our utmost to = Wij zullen ons uiterste best doen om
Printen Print uw brief op het hoofdvel en eventueel het vervolgvel van uw unit. Kies in het papierkeuzescherm dan optie één (Eerste blad voorgedrukt; Overige bladen voorgedrukt) of twee (Eerste blad voorgedrukt; Overige bladen blanco).
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
11/14
3
Fax Het dialoogscherm vraagt u een aantal velden in te vullen. Het veld voor het aantal pagina’s wordt automatisch ingevuld met 1, of zoveel pagina’s als het faxdocument groot is. Wilt u naast het faxvoorblad een losse bijlage aan de ontvanger faxen, tel dan bij het aantal pagina’s van deze bijlage er één op voor het voorblad. Wijzig in dit geval het aantal pagina’s handmatig in het dialoogscherm. Raadpleeg voor de richtlijnen voor de adressering, de aanhef, de brieftekst en de afsluiting van het faxdocument het hoofdstuk over de brief in deze Schrijfwijzer (hoofdstuk 1). Print uw fax op blanco papier.
4
Memo Het dialoogscherm vraagt u een aantal velden in te vullen. Twee daarvan – Datum en Onderwerp - worden automatisch als koptekst op het tweede en volgende blad vermeld. De sjabloon zorgt ook voor automatische nummering van de pagina’s. U hoeft een memo niet officieel af te sluiten en te ondertekenen. U kunt uw memo printen op blanco papier.
5
Adresstickers De voorgedrukte etiketten zijn geleverd op vellen van vier, die u in de printer kunt leggen. Het dialoogscherm vraagt u een keuze tussen vier maal hetzelfde adres of vier verschillende adressen op het etiket. Daarna kunt u de velden voor het adres of de adressen invullen. Zie de richtlijnen onder het kopje Geadresseerde in hoofdstuk 1 over de brief. Print de adressen op voorgedrukte vellen met stickers.
6
Agenda Het dialoogscherm vraagt u een aantal velden in te vullen. Twee daarvan – Datum en Bijeenkomst – worden automatisch als koptekst op het tweede en volgende blad vermeld. De sjabloon zorgt ook voor automatische nummering van de pagina’s, voor zover van toepassing. Print de agenda op blanco papier.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
12/14
7
Verslag Het dialoogscherm vraagt u een aantal velden in te vullen. Twee daarvan – Datum en Bijeenkomst - worden automatisch als koptekst op het tweede en volgende blad vermeld. De sjabloon zorgt ook voor automatische nummering van de pagina’s, voor zover van toepassing. Hanteer zo consequent mogelijk de volgende opmaak: nieuw agendapunt 12 punt Arial vet, subkopje 9,5 punt Arial vet en subsubkopje 8,5 punt Arial vet. Sluit u het verslag af met een actielijst, geef elke actie dan een nummer, benoem de actie kort, geef aan wie de actie uitvoert en wanneer de actie uiterlijk afgehandeld moet zijn. Voorbeeld: Actielijst managementteam Comenius College No.
Actie
Door
Uiterlijk d.d.
Print uw verslag op blanco papier.
8
Notitie Het dialoogscherm vraagt u een aantal velden in te vullen. Twee daarvan – Onderwerp en datum – worden automatisch als koptekst op het tweede en volgende blad vermeld. De sjabloon zorgt ook voor automatische nummering van de pagina’s, voor zover van toepassing. Print uw verslag op blanco papier.
9
Rapport Voor rapporten (let wel: niet de leerlingenrapporten) zijn gedrukte rapportvoor- en achterbladen in de unitkleuren aanwezig. Er zijn A4- en A5-rapportsets gemaakt. De sjabloon voor een rapport zorgt ervoor dat u het binnenwerk van een rapport kunt maken in de huisstijl en op A4- of A5-formaat. N.B. Wilt u een rapport op A5-formaat, dan kunt u in de sjabloon kiezen uit een rapport met een omvang van 4, 8, 12 of 16 pagina’s. Komt u met uw tekst niet precies uit op een veelvoud van vier, dan kunt u de laatste pagina’s bestemmen voor Notities. Dankzij de sjabloon komen de titel en subtitel precies op de goede hoogte voor het venster van het rapportvoorblad. De titel heeft een maximale lengte over één regel; houd daar dus rekening mee bij de naamgeving.
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
13/14
De auteursnamen komen ongeveer halverwege op het titelblad. Op deze plaats kunnen ook leerlingnamen en examennummers worden vermeld, bijvoorbeeld bij Programma’s van Toetsing en Afsluiting (PTA’s) en examenreglementen. Met behulp van de knoppen in een menuutje aan de linkerkant van uw beeldscherm kunt u nieuwe hoofdstukken en nieuwe paragrafen maken. De hoofdstuknummers en titels komen vanzelf in de inhoudsopgave, als u de onderste knop aanklikt, de knop ‘Genereer inhoudsopgave’. De versie van het rapport blijkt uit de datum in de voettekst. Dit is de datum waarop het rapport is gemaakt. Wilt u de datum wijzigen, klik dan op de Dialoogschermknop en wijzig de datum handmatig. Doe dit als er sprake is van een nieuwe versie. U kunt uw rapport printen op blanco papier en het rapport laten nieten of binden op de reproductieafdeling van uw unit.
Literatuurtips Jan Renkema: Schrijfwijzer, 4e geheel herziene druk, Den Haag 2002 Stijlboek NRC Handelsblad, Utrecht/Antwerpen, Rotterdam 2000 Schrijfboek Trouw, 2e vernieuwde druk, Amsterdam 2001.
Samenstelling Schrijfwijzer Comenius College: Communicatieadviesbureau Anja de Zeeuw Gouda, 1 september 2002
SCHRIJFWIJZER
D AT U M
PA G I N A
Richtlijnen voor het Comenius College
1 september 2002
14/14
