MANUAL MANAJEMEN STOK – LOGISTIK CIPINANG BESAR UTARA
SATUAN TUGAS PENANGANAN BENCANA (STPB)
INSTRUKSI
KERJA
STOCK MANAGEMENT
a. Instruksi Kerja Pengelompokan Stok b. Instruksi Kerja Pembukuan Stok c. Instruksi Kerja Penerimaan Barang d. Instruksi Kerja Pengeluaran Barang e. Instruksi Kerja Peminjaman & Pengembalian f. Instruksi Kerja Penghapusan Barang
I.
INSTRUKSI KERJA PENGELOMPOKAN STOK
Untuk memudahkan pencatatan stok, maka terlebih dahulu seluruh jenis barang dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu. Pertama harus dibedakan pencatatan antara barang yang untuk disimpan kembali dengan barang yang memang untuk dibagikan kepada masyarakat. Contoh barang yang untuk disimpan kembali adalah peralatan-peralatan yang digunakan saat bencana, setelah bencana dan peralatan penunjang lainnya. Sedangkan contoh barang yang memang untuk dibagikan kepada masyarakat adalah makanan, minuman, obat-obatan dan sebagainya. Pengelompokan lebih lanjut dapat dilakukan untuk barang yang untuk disimpan kembali dengan barang yang memang untuk dibagikan kepada masyarakat. Hal ini utamanya untuk barang-barang pada kelompok pertama, yang memang harus dijaga keberadaannya karena akan digunakan kembali. Setelah pengelompokan stok, maka dapat disusun kodifikasi stok, yaitu pemberian kode atau penomoran pada setiap barang. Penyusunan kode sebaiknya didasarkan pada pembagian jenis barang (pengelompokan) yang sudah disusun.
2
PENGELOMPOKAN STOK No. 1
Jenis Klasifikasi Peralatan Evakuasi (Evakuasi Kits) Kode EV
2
Sandang Kode SDG
3
Peralatan Keluarga Kode PK
4
Peralatan Masak Kode PM
Deskripsi Item Tenda Pleton Tenda Keluarga Tenda Regu Genset Jaket/ Rompi Pelampung Lampu Sorot Alat Komunikasi Mesin Perahu Karet Perahu Evakuasi Dll Kain Sarung Kaos Kerah Dewasa Daster Seragam SD Laki-Laki Seragam SD Perempuan Handuk Dll Handuk Sabun Mandi Sikat Gigi Pasta Gigi Cairan Anti Septic Shampoo Dll Kompor Tabung Gas Wajan Panci Sodet Dll
Kode Item 01-EV 02-EV 03-EV dst
01-SDG 02-SDG 03-SDG dst
01-FK 02-FK 03-FK dst
01-PM 02-PM 03-PM dst
3
II.
INSTRUKSI KERJA PEMBUKUAN STOK
Prinsip dasar dalam memperoleh keakuratan data stok adalah melakukan pencatatan setiap ada kegiatan penerimaan (pemasukan) dan pengeluaran barang tersebut. Pemasukan dapat berasal dari sumber manapun, misalnya dari donatur atau pengembalian dari warga yang meminjam barang. Sedangkan pengeluran berasal dari kegiatan pengeluaran barang (untuk diberikan atau dipinjamkan) dan juga penghapusan barang (jika barang memang sudah rusak atau hilang). Setelah dilakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran, maka pada akhirnya dapat dihitung posisi stok di tangan, yaitu jumlah setiap barang yang masih dimiliki oleh Kelurahan dan secara fisik memang ada (meskipun bisa saja pada lokasi yang berbeda). Posisi stok ini dapat disusun dengan menggunakan Form A: Pembukuan Stok.
PEMBUKUAN STOK No. Kode Barang
Nama Barang
Merk & Spesifikasi Jumlah Stok Di Tangan
Jumlah Stok Di Pinjam
Total Stok
Tanggal Pembelian
Kondisi Barang
Ket
Prinsip dasar pembukuan stok adalah selalu memperbaharui catatan apabila ada transaksi baru. Agar efisien, sebaiknya kegiatan memperbaharui catatan dilakukan setelah bencana selesai ditangani, karena waktunya lebih longgar untuk melakukan pencatatan barang keluar/masuk. Bila data pembukuan stok pada periode pencatatan sebelumnya ingin disimpan, maka dapat difotokopi untuk diarsip, karena mungkin ada informasi yang ingin diperoleh dari data-data yang lalu tersebut.
4
III.
INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN BARANG
Setiap ada penerimaan barang, harus dilakukan pencatatan. Pencatatan ini dilengkapi dengan identitas donatur (nama donatur, telepon) dengan tujuan untuk membuat database donatur. Seluruh data penerimaan sebaiknya dikumpulkan dalam sebuah laporan penerimaan barang, karena akan berguna untuk keakuratan data stok nantinya serta pelaporan kepada donatur jika memang harus dilakukan. Penerimaan barang menggunakan Form B: Penerimaan Barang.
FORM PENERIMAAN BARANG No.
Tanggal
Kode Item
Deskripsi Item
Jumlah (Unit)
Harga/Unit (Rp)
Harga Total
Nama Donatur
Telepon
Nama Penerima & Td tgn
Tanggal Keluar
Pada Form Penerimaan Barang ini terlihat ada kolom Tanggal Keluar, hal ini dimaksudkan agar mudah untuk menelusuri jika memang barang yang diterima telah disalurkan untuk masyarakat. Selanjutnya data pengeluaran lebih lengkapnya dapat dilihat pada Form Pengeluaran Barang.
5
Ket
IV.
INSTRUKSI KERJA PENGELUARAN BARANG
Sama halnya dengan penerimaan barang, pengeluaran barang juga harus dilakukan pencatatan. Pengeluaran barang sebaiknya juga digabungkan dalam sebuah laporan pengeluaran untuk keakuratan data stok. Pengeluaran barang disini maksudnya adalah pengeluaran untuk diberikan, bukan dipinjamkan. Karena jika dipinjamkan, maka menggunakan Form Peminjaman Barang. Pengeluaran barang menggunakan Form C: Pengeluaran Barang.
FORM PENGELUARAN BARANG No.
Tanggal
Kode Item
Deskripsi Item
Jumlah (Unit)
Nama & Alamat Penerima
Petugas Penerima Barang
Nama Yang Mengeluarkan
Ket
6
V.
INSTRUKSI KERJA PEMINJAMAN & PENGEMBALIAN
Peminjaman barang harus dicatat, karena barang-barang yang dipinjam bukanlah untuk dimiliki oleh si peminjam, sehingga harus dikembalikan. Untuk itu, setiap ada transaksi peminjaman dan pengembalian, harus dicatat pada Form D: Peminjaman & Pengembalian Barang. Sebaiknya pihak yang memiliki wewenang untuk meminjamkan dibatasi, agar mudah untuk pengendaliannya. Identitas peminjam harus jelas, sehingga jika barang belum dikembalikan akan mudah untuk menagihnya. Informasi peminjaman dan pengembalian barang ini akan mempengaruhi jumlah stok ditangan dan jumlah stok dipinjam pada Form Pembukuan Stok, oleh karena itu setiap ada perubahan pada catatan dalam peminjaman & pengembalian barang harus merubah data pada pembukuan stok.
FORM PEMINJAMAN & PENGEMBALIAN BARANG No. Tanggal Kode Barang
Nama Barang
Nama Jumlah (Unit) Peminjam
Telp.
Nama & Ttd Yang Meminjamkan
Tanggal Kembali
Kondisi Barang
7
VI.
INSTRUKSI KERJA PENGHAPUSAN BARANG
Penghapusan barang dapat terjadi karena kemungkinan barang tersebut rusak sehingga tidak dapat digunakan lagi, atau karena barang hilang. Penghapusan barang dapat dilakukan setelah persetujuan bersama, atau persetujuan beberapa pihak yang ditunjuk. Penghapusan barang akan mengurangi posisi stok pada Form Pembukuan Stok. Kegiatan ini menggunakan Form E: Penghapusan Barang.
FORM PENGHAPUSAN BARANG No.
Tanggal
Kode Item
Deskripsi Item
Jumlah (Unit)
Alasan Penghapusan
Nama & Ttd Persetujuan
Ket
8
JOB DESCRIPTION SATLINMAS UNTUK MANAJEMEN STOK Dalam manajemen stok ini dibutuhkan orang-orang yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk melakukan pencatatan stok. Terkait dengan instruksi kerja Manajemen Stok maka sebaiknya penanganan stok ini minimal dikerjakan oleh 3 orang dengan pekerjaan yang berbeda. Pekerjaan tersebut adalah: 1. Pengelola Stok untuk Jenis Stok Non Dapur Umum 2. Pengelola Stok untuk Jenis Stok Dapur Umum
3. Pengelola Stok untuk Jenis Barang Yang Tidak Disimpan (Harus Disalurkan) Deskripsi tugas masing-masing pekerjaan (Job Description) akan diuraikan sebagai berikut. 1. Pengelola Stok untuk Jenis Stok Non Dapur Umum: •
Melakukan pengelompokan stok dengan tujuan untuk menyusun kodifikasi barang Non Dapur Umum
•
Menyusun kodifikasi barang untuk seluruh jenis barang Non Dapur Umum
•
Selalu meng-update data stok dengan menggunakan Form Pembukuan Stok Non Dapur Umum
•
Selalu mencatat peminjaman & pengembalian barang dengan menggunakan Form Peminjaman & Pengembalian Barang Non Dapur Umum. Sedangkan wewenang untuk meminjamkan barang harus diputuskan lebih dahulu, bisa saja bukan pada job ini.
•
Mengusulkan barang yang akan dihapus dan kemudian akan disepakati oleh forum Satlinmas. Jika disetujui untuk dihapus maka menggunakan Form Penghapusan Barang Non Dapur Umum.
•
Melakukan pemeriksaan stok (stock opname) sebulan sekali untuk barang Non Dapur Umum.
2. Pengelola Stok untuk Jenis Stok Dapur Umum •
Melakukan pengelompokan stok dengan tujuan untuk menyusun kodifikasi barang Dapur Umum
•
Menyusun kodifikasi barang untuk seluruh jenis barang Dapur Umum
9
•
Selalu meng-update data stok dengan menggunakan Form Pembukuan Stok Dapur Umum
•
Selalu mencatat peminjaman & pengembalian barang dengan menggunakan Form Peminjaman & Pengembalian Barang Dapur Umum. Sedangkan wewenang untuk meminjamkan barang harus diputuskan lebih dahulu, bisa saja bukan pada job ini.
•
Mengusulkan barang yang akan dihapus dan kemudian akan disepakati oleh forum Satlinmas. Jika disetujui untuk dihapus maka menggunakan Form Penghapusan Barang Dapur Umum.
•
Melakukan pemeriksaan stok (stock opname) sebulan sekali untuk barang Dapur Umum.
3. Pengelola Stok untuk Jenis Barang Yang Tidak Disimpan •
Mencatat penerimaan barang dari seluruh sumber/ donatur dan merekapnya dalam Form Penerimaan Barang
•
Mencatat pengeluaran barang dengan menggunakan Form Pengeluaran Barang
•
Membuat database donatur jika diperlukan
•
Memberikan informasi donatur kepada pihak yang membutuhkan
•
Membuat laporan kepada donatur yang meminta pertanggungjawaban penyaluran bantuan
10
LAPORAN COACHING STOCK MANAGEMENT PENDAMPINGAN KEGIATAN MANAJEMEN STOK KELURAHAN CIPINANG BESAR UTARA
11
LAPORAN COACHING UNTUK IMPLEMENTASI STOCK MANAGEMENT Lokasi
: Satlinmas Kelurahan Cipinang Besar Utara (CBU)
Tanggal
: 3 Juli 2009
Fasilitator
: Rizqiah Insanita
Peserta: 1. Bp. Samsudidin M (logistik) 2. Bp. Darussaman (logistik) 3. Bp. Rahmat DS (Ketua Umum) 4. Bp. Tugimin Pihak ACF: 1. Bp. Martius 2. Ibu Ervin 3. Ibu Putri A. Agenda Pertemuan: 1. Diawali dengan Fasilitator menyampaikan Instruksi Kerja Stock Management (terlampir). 2. Kemudian dilanjutkan dengan wakil CBU menyampaikan apa saja yang terkait dengan
Stock Management yang telah dilakukan. B. Stock Management yang Telah Dilakukan CBU: 1. Secara umum, CBU telah melakukan pencatatan stok dengan baik, dengan indikator: a. Klasifikasi barang telah dibuat yang disertai penyusunan kode barang b. Pembukuan stok telah dilakukan berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah dibuat c. Form peminjaman dan pengembalian barang telah dibuat 2. Yang belum dibuat adalah: a. Form penghapusan barang; penghapusan ini dilakukan jika ada barang yang hilang atau rusak & tidak dapat digunakan. Dimana sebelum penghapusan barang harus ada berita acara persetujuan penghapusan yang disetujui semua anggota satlinmas
12
3. Pencatatan stok yang sudah dilakukan adalah untuk barang-barang perlengkapan yang digunakan saat bencana (barang Non Dapur Umum), sedangkan pencatatan barang untuk perlengkapan Dapur Umum akan dilakukan dalam waktu dekat di setiap RW. C. Revisi Yang Dilakukan 1. Penyusunan Kode Barang Awal Awalnya kode barang yang disusun adalah dengan contoh sebagai berikut:
01-EV-01
: Perahu Karet (merah hitam)
01 = kode Perahu Karet, EV = evakuasi, 01 = jenis perahu karet merah hitam
01-EV-02
: Perahu Karet (abu-abu putih, biru)
01 = kode Perahu Karet, EV = evakuasi, 02 = jenis perahu karet abu putih
06-EV-001 s/d 012
: Pelampung
06 = kode Pelampung, EV = evakuasi, 001 s/d 012 = kode barang ke-1 s/d 12
011-TE-01
: Tenda Evakuasi
06 = kode Pelampung, TE = Tenda evakuasi, 01 = jenis tenda evakuasi Penyusunan kode barang ini direvisi, karena penggunaan EV sebagai kode evakuasi tidak konsisten, karena tenda evakuasi juga merupakan alat evakuasi, tetapi tidak menggunakan kode EV melainkan TE. Untuk merevisi kode barang maka terlebih dahulu dilakukan revisi klasifikasi barang. 2. Revisi Klasifikasi Barang Disusun klasifikasi sebagai berikut:
Klasifikasi pertama: EV = Peralatan Evakuasi, dengan kode per jenis barang: 01-EV = Perahu Karet 02-EV = Tenda 03-EV = Pelampung 04-EV = Ban Dalam 05-EV = Jas Hujan 06-EV = Tambang
Klasifikasi kedua: P3K = Peralatan P3K (obat-obatan)
3. Revisi Kode Barang Langkah selanjutnya yaitu memberikan kode spesifik kepada setiap jenis barang yang sama, tetapi memiliki karakteristik yang berbeda. Misalnya perahu karet terdiri dari 13
perahu karet warna merah hitam dan perahu karet warna putih biru, maka dibedakan kodenya sebagai berikut:
01-EV-MH
: Perahu Karet (Merah Hitam)
01 = kode Perahu Karet, EV = evakuasi, MH = jenis perahu karet Merah Hitam
01-EV-PB
: Perahu Karet (Putih Biru)
01 = kode Perahu Karet, EV = evakuasi, PB = jenis perahu karet Putih Biru Selanjutnya jika 01-EV-MH memiliki jumlah lebih dari satu, misalnya ada 3, maka harus dibedakan juga kode antar ketiga unit perahu karet Merah Hitam ini, dengan penambahan kode angka di paling belakang, menjadi:
01-EV-MH-001
: Perahu Karet (Merah Hitam) unit ke-1
01-EV-MH-002
: Perahu Karet (Merah Hitam) unit ke-2
01-EV-MH-003
: Perahu Karet (Merah Hitam) unit ke-3
4. Pada Form Peminjaman & Pengembalian Barang, harus ditambahkan catatan kondisi barang pada kolom keterangan, tujuan untuk melihat pada barang terdapat cacat atau tidak saat dipinjam dan dikembalikan. FORM PEMINJAMAN & PENGEMBALIAN BARANG No. Tanggal Kode Barang
Nama Barang
Nama Jumlah (Unit) Peminjam
Telp.
Nama & Ttd Yang Meminjamkan
Tanggal Kembali
Kondisi Barang
5. Form untuk Pembukuan Stok disepakati dengan sebagai berikut: PEMBUKUAN STOK No. Kode Barang
Nama Barang
Merk & Spesifikasi Jumlah Stok Di Tangan
Jumlah Stok Di Pinjam
Total Stok
Tanggal Pembelian
Kondisi Barang
Ket
14
Keterangan Form Pembukuan Stok:
Kolom merk & spesifikasi harus ditulis dengan jelas, misalnya jika tambang speknya adalah panjang tali atau diameter
Pada kolom keterangan dapat dituliskan status barang jika dipinjam
D. Saran-saran untuk penanganan Stock Management 1. Harus dilakukan perbedaan pencatatan antara: a. Barang Non Dapur Umum (seperti peralatan evakuasi dll) b. Barang Dapur Umum c. Barang untuk dikonsumsi/ disalurkan 2. Klasifikasi, kode dan deskripsi barang dipajang di tempat yang mudah dilihat 3. Harus dilakukan pengecekan stok (stock opname) secara berkala untuk barang-barang yang ada. Stock opname ini adalah kegiatan dimana penanggung jawab stok melihat jumlah stok pada catatan stok dan kemudian melakukan pengecekan fisik. Diharapkan jumlah stok secara fisik akan sama dengan catatan stok. Jika terdapat perbedaan, maka harus ditelusuri
dengan seksama kenapa hal tersebut terjadi. Jika misalnya tidak
ditemukan penyebab perbedaan ini maka mungkin saja dilakukan penghapusan barang. Penghapusan barang ini tentunya harus melalui kesepakatan anggota Satlinmas lainnya. 4. Harus disusun tanda terima untuk penerimaan & pengeluaran barang, dimana tanda terima ini nantinya akan direkap untuk input dalam Form Penerimaan & Pengeluaran 5. Form penerimaan & pengeluaran harus balance, misalkan saat penerimaan ada obatobatan yang kadaluarsa, tetap dituliskan pada penerimaan , tetapi pada pengeluaran tetap dituliskan dengan catatan kadaluarsa/ dimusnahkan 6. Harus dilakukan back up data stok pada komputer. Back up data ini berguna bila buku yang digunakan untuk mencatat stok hilang. 7. Penyimpanan dan penanganan stok harus diperhatikan, agar tidak terjadi kerusakan barang akibat penyimpanan yang salah 8. Anggota
Satlinmas
yang
ditunjuk
untuk
menangani
manajemen
stok
dapat
menggunakan panduan job description yang tercantum pada Lampiran.
15
