SAMENWERKINGSOVEREENKOMST (FEDERATIE)
Zaaknummer: *
Vandaag, *, verschenen voor mij, mr *, notaris te *; 1. a. de heer/ mevrouw * b. de heer/mevrouw beiden handelende als bestuurders van de parochie * gevestigd te *; 2. a. de heer/mevrouw * b. de heer/ mevrouw beiden handelende als bestuurders van de parochie * gevestigd te *; 3. *; 4. *,
Inleiding In verband met de ontwikkelingen binnen de Rooms-Katholieke Kerk in het algemeen en binnen het Bisdom Rotterdam in het bijzonder, alsmede bij de parochies van genoemd bisdom, is binnen het bisdom Rotterdam de noodzaak ontstaan om tot samenwerking van verschillende parochies te komen. Uitgangspunt daarbij is dat elk der samenwerkende parochies vooralsnog zelfstandig blijft, doch dat op een aantal terreinen samengewerkt zal worden; daarbij dient gedacht te worden aan de pastorale zorg met één pastoraal team onder leiding van een moderator, maar ook aan materiële zaken. Deze samenwerking omvat onder meer en in ieder geval de navolgende aspecten. 1. De federatie zal een gezamenlijk gedragen personeelsbeleid ontwikkelen en uitvoeren. Het personeelsbeleid zal jaarlijks geëvalueerd worden door het bestuur van de federatie. 2. Door het bestuur van de federatie zal één aanspreekpunt ten behoeve van het in dienst zijnde personeel worden aangewezen. 3. Over de inzetbaarheid van de pastorale beroepskrachten op centraal en decentraal niveau binnen het cluster worden afspraken gemaakt in een overleg tussen het bestuur van de federatie en het pastoraal team. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en jaarlijks geëvalueerd door de federatie en het pastoraal team. 4. De federatie zal gezamenlijk gedragen afspraken maken met betrekking tot de huisvesting van de priester-pastores. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en jaarlijks geëvalueerd door het bestuur. 5. De federatie zal gezamenlijk gedragen afspraken maken met betrekking tot de werkplek van de pastorale beroepskrachten en de andere functionarissen. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en jaarlijks geëvalueerd door het bestuur. 6. De federatie zal gezamenlijk gedragen afspraken maken met betrekking tot de secretariële ondersteuning van het pastoraal team. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en jaarlijks geëvalueerd door het bestuur en het pastoraal team. 7. De federatie zal gezamenlijk gedragen afspraken maken met betrekking tot eventueel verdere ondersteuning van het pastoraal team.
1
Door ondertekening van deze akte verplichten de parochies zich tot samenwerking. Zij spannen zich samen en ieder afzonderlijk in, om de samenwerking goed, zorgvuldig en ten dienste van de diverse geloofsgemeenschappen gestalte te geven en onderschrijven dat zij een nadrukkelijke gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben naar het pastorale team toe.
Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst – hierna ook wel te noemen: de federatie - is aangegaan voor onbepaalde termijn en kan door ieder van de parochies worden opgezegd met inachtneming van een termijn van een jaar, met dien verstande dat onverminderd het hierna bepaalde, voor een opzegging de schriftelijke goedkeuring van de Bisschop van Rotterdam noodzakelijk is.
Doel van de federatie De samenwerking heeft tot doel: 1. het instandhouden en het bevorderen van het parochieleven in de samen-werkende parochies; 2. het scheppen van voorwaarden voor het uitoefenen van de pastorale zorg in de federatie; alsmede 3. het gezamenlijk zorgen voor materiële zaken, de samenwerking van de parochies betreffende. Dit doel kan onder meer bereikt worden door: 4. het voeren van een federatief beleid op het gebied van liturgie, catechese, diaconie, pastoraat, toerusting, communicatie en bestuur; 5. het voeren van een federatief beleid op het gebied van materiële zaken; 6. het vormgeven aan de gezamenlijke presentatie van de - Rooms Katholieke – kerk in de samenleving; 7. het uitwisselen van activiteiten en ervaringen alsmede het opzetten van gezamenlijke programma's en projecten; 8. het treffen van regelingen en voorzieningen ten bate van de pastorale zorg in de federatie; 9. het werken in onderling verband en in verbondenheid met kerkelijke en oecumenische organen; 10. het als werkgever optreden van de pastoraal werkers en andere functionarissen, en in verband daarmede het overnemen van bestuurstaken dienaangaande alsmede het financieren van het pastoraat in de federatie en het financieren van uitgaven die het gevolg zijn van de activiteiten van de federatie.
Bestuur 1. 2.
3. 4. 5. 6.
Door de samenwerkende parochies zal een bestuur ten behoeve van de federatie (hierna te noemen: het bestuur) in het leven worden geroepen. Daartoe zal elke parochie naar het bestuur afvaardigen: de vice-voorzitter; één door hen zelf aan te wijzen bestuurslid; de pastoor van de parochie casu quo de moderator van de betreffende parochies. Voorts zal elke parochie een vaste vervanger aanwijzen. Indien mocht blijken dat het wenselijk is dat het bestuur wordt vergroot en nadat het Bisdom daartoe zijn toestemming heeft verleend, kunnen er meerdere bestuursleden van een parochie toe treden tot het bestuur. Het bestuur van de federatie zal ten minste uit vijf (5) personen bestaan. Bij het ontstaan van een vacature voorziet de desbetreffende parochie in die vacature. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Een onkostenvergoeding kan wel worden verleend, conform de wettelijke regelingen. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en penningmeester, ook wel te noemen: het dagelijks bestuur. Het bestuur komt ten minste zes (6) keer per jaar bijeen.
2
7.
8.
9. 10. 11.
12.
13.
14. 15.
16. 17.
In afwijking van het voorgaande, zullen voorts vergaderingen van het bestuur telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien één der andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave der te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in dier voege, dat de vergadering kan worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten. De oproeping tot de vergadering geschiedt - behoudens het hiervoor bepaalde - door de voorzitter, tenminste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend, door middel van aangetekende oproepingsbrieven. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één der andere aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden door de vergadering vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd. Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid zijner in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter der vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één medebestuurslid als gevolmachtigde optreden. Indien de voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht zijn genomen kunnen geldige besluiten worden genomen over alle alsdan aan de orde komende onderwerpen zolang in een vergadering alle in functie zijnde leden aanwezig zijn. Ieder lid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Alle bestuursbesluiten worden genomen met meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Over personen vindt schriftelijke stemming plaats. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.
Taak bestuur Het bestuur heeft tot taak: het voorbereiden en vaststellen van het beleid van de federatie met betrekking tot materiële zaken; het uitvoeren van dit beleid, zulks op basis van de door de vergadering vastgestelde en door het bisdom Rotterdam goedgekeurde begrotingen; het adviseren van het pastoraal team over het pastoraal beleid in de federatie; het direct en indirect informeren van de aangesloten parochies alle zaken het gezamenlijk beleid betreffende; het als werkgever functioneren van de pastoraal werkers en andere functionarissen; alle overige kwesties de federatie betreffende.
Deskundigen, commissies en werkgroepen 1. 2.
Het bestuur kan zich laten bijstaan door deskundigen; deze hebben toegang tot de vergadering van het bestuur voorzover de onderwerpen daar betrekking op hebben. Het bestuur kan – doch uitsluitend nadat daartoe schriftelijk besluiten zijn genomen – commissies en werkgroepen in het leven roepen casu quo opheffen. Een commissie of werkgroep staat het bestuur bij in het uitvoeren van haar taken.
3
3. 4.
Indien werkgroepen of commissies in het leven worden geroepen, kan het bestuur nadere regels geven met betrekking tot de taken, samenstelling en werkwijze. In het leven geroepen commissies en werkgroepen werken in goed overleg met het bestuur samen en zijn aan het bestuur verantwoording schuldig.
Bestuur, beheer en financiën, overdracht bevoegdheden 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Het bestuur is belast met het besturen van de federatie, zulks op basis van het door de vergadering goedgekeurde beleid en de door de vergadering vastgestelde en door het bisdom Rotterdam goedgekeurde begroting. Indien en voorzover bedoeld beleid casu quo begroting niet voorziet in te nemen (rechts)handelingen, dient het bestuur daartoe over een specifieke last of volmacht van de aangesloten parochies te beschikken. Het bestuur vertegenwoordigt de federatie. Vertegenwoordiging komt mede toe aan twee leden van het bestuur tezamen. Het bestuur kan aan één of meer personen niet zijnde leden van het bestuur volmacht verlenen om het bestuur binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Door de federatie zal ten behoeve van en ten name van de federatie een bankrekening worden geopend. Op deze rekening zullen alle parochies van de federatie elk kwartaal een voorschot storten ter zake van het voor ieder parochie komende gedeelte van de kosten van de federatie. Het voorschot zal elk jaar worden vastgesteld op basis van de vastgestelde begroting en op basis van de nader door de federatie vast te stellen verdeelsleutel. Binnen twee maanden na afloop van het boekjaar, stelt het bestuur de staat van baten en lasten en de balans vast. Indien een parochie bij zal moeten betalen, zal de desbetreffende parochie zulks doen binnen een maand nadat de resultaten zijn vastgesteld. Door ondertekening van deze overeenkomst zullen de parochies hun rechten en plichten als werkgever voortvloeiende uit de thans lopende arbeidsverhoudingen met de pastoraal werkers en andere functionarissen aan de federatie overdragen. Van deze overdracht zal door de federatie onverwijld aan de direct betrokkenen mededeling worden gedaan. De federatie zal derhalve met ingang van heden als werkgever van de pastoraal werkers en andere functionarissen functioneren. Het bestuur kan tevens de materiële belangen van elke parochie behartigen; daartoe kan het bestuur bijvoorbeeld alle verzekeringen van parochies overnemen en derhalve als verzekeringsnemer ten aanzien van die verzekeringen functioneren.
Informatieplicht parochies Gezien de gezamenlijke verantwoordelijkheid dienen de samenwerkende parochies elkaar informatie en inlichtingen te geven. In verband hiermee komen de samenwerkende parochies het volgende overeen: 1. Jaarlijks overleggen de samenwerkende parochies hun financiële jaarstukken voor 15 maart van het volgende jaar zodat zij elkaar daarover advies kunnen geven. Dit advies zal uiterlijk voor 29 maart van het volgende jaar aan het dagelijks bestuur kenbaar worden gemaakt. Indien voor die datum geen advies wordt verstrekt wordt automatisch uitgegaan van instemming door de betreffende parochie. Het advies van parochies wordt gevoegd bij het aanbieden van de begrotingen aan het bisdom. 2. Jaarlijks overleggen de samenwerkende parochies hun begrotingen voor het volgende boekjaar voor 1 november van het voorafgaande jaar, zodat zij elkaar daarover advies kunnen geven. Dit advies zal uiterlijk voor 15 november van het voorafgaande jaar aan het dagelijks bestuur kenbaar worden gemaakt. Indien voor die datum geen advies wordt verstrekt wordt automatisch uitgegaan van instemming door de betreffende parochie. Het advies van de parochies wordt gevoegd bij het aanbieden van de begrotingen aan het bisdom. 3. Jaarlijks doen de samenwerkende parochies verslag van de staat van onderhoud en de geplande
4
activiteiten met betrekking tot de in het bezit zijnde (kerk)gebouwen voor 15 maart van het volgende jaar, zodat zij elkaar daarover advies kunnen geven. Dit advies zal uiterlijk voor 29 maart van het volgende jaar aan het dagelijks bestuur kenbaar worden gemaakt. Indien voor die datum geen advies wordt verstrekt wordt automatisch uitgegaan van instemming door de betreffende parochie. Dit advies wordt gevoegd bij het aanbieden van de jaarstukken aan het Bisdom.
Wijziging en beëindiging van de federatie 1 2. 3. 4.
5.
Indien en voorzover deze overeenkomst wijziging behoeft, kan uitsluitend het bestuur daartoe een voorstel toe doen. Een voorstel tot wijziging behoeft de schriftelijke goedkeuring van alle parochies. Beëindiging van deze overeenkomst geschiedt, met inachtneming van het hiervoor bepaalde, door een besluit van alle of één der aangesloten parochies. Voordat rechtsgeldig besloten kan worden tot beëindiging van de overeenkomst, dient tussen de besturen van de aangesloten parochies overeenstemming bereikt te worden over de afwikkeling van de – financiële – verplichtingen. Gedurende de termijn dat is opgezegd, blijven de aangesloten parochies verplicht tot nakoming van hun verplichtingen zoals in deze overeenkomst of anderszins vastgelegd. Indien geen overeenstemming bereikt kan worden over beëindiging of wijziging van deze overeenkomst, zal dit worden voorgelegd door de betrokken bestuurder aan de Bisschop van Rotterdam. Onverminderd het voorgaande, kan een besluit tot wijziging, beëindiging of opzegging uitsluitend geschieden met inachtneming van het wetboek van Canoniek Recht en met inachtneming van het algemeen belang deze overeenkomst betreffende.
Goedkeuring Bisschop van Rotterdam Voor het aangaan, wijzigen en/of ontbinden van de samenwerking is de goedkeuring nodig van de Bisschop van Rotterdam; van deze goedkeuring tot het aangaan van deze overeenkomst blijkt uit de brief van * welke aan deze akte is gehecht.
Slotbepalingen 1.
2.
Onderhavige overeenkomst derogeert niet aan de rechten, bevoegdheden en verplichtingen van de individuele parochie voort vloeiende uit het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie, noch aan de rechten die de Bisschop op grond van het kerkelijk recht heeft. In alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, beslist het bestuur, dat onverwijld alle aangesloten parochies van deze beslissing op de hoogte stelt.
Woonplaatskeuze Voor uitvoering van deze overeenkomst kiezen partijen woonplaats op het kantoor van de notaris, die deze akte bewaart.
het slot van deze akte De identiteit van de verschenen personen heb ik vastgesteld aan de hand van hun identiteitsbewijs, zodat zij mij bekend zijn. Ik heb de verschenen personen de inhoud van deze akte uitgelegd, een toelichting gegeven en gewezen op de gevolgen die de inhoud met zich meebrengt. Zij hebben verklaard dat zij een concept
5
van deze akte hebben gelezen, de inhoud kennen en daarmee in te stemmen. Nadat ik de akte gedeeltelijk heb voorgelezen hebben de verschenen personen en ik de akte ondertekend. Het origineel van deze akte zal op mijn kantoor blijven. De akte is verleden in * op de datum die ik in het begin van deze akte vermeld heb.
6
