1
Samen sterk
Een algemene handleiding voor specifiek maatwerk ter ondersteuning van schutterijen en verenigingen
Door Jos Gerits
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
2
Inhoud 1 Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Samen sterk Vitaliteitscan Vraag gestuurd Stappenplan Het bestuur behoudt de leiding De duur van de ondersteuning
2 Toelichting op de modulaire aanpak 2.1 Module 1: een eerste verkenning 2.2 Module 2: Inventarisatie en analyse 2.2.1 Interpersoonlijke problematiek 2.2.2 Redenen waarom het mis kan gaan 2.2.3 Een kader stellend plan van aanpak 2.2.4 Maatwerk: niet moeilijker dan nodig, niet makkelijker dan noodzakelijk 2.3 Module 3: De uitrol 2.3.1 Een eerste uitleg 2.3.2 Teambuilding en een nadere invulling van het plan van aanpak 2.3.2.1 Drie basisstappen 2.3.2.2 Een concrete invulling en taakverdeling 2.3.2.3 Terugkomsessie(s) 2.4 Module 4: Borging
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
3
1. Inleiding We leven in complexe tijden, ook voor verenigingen. Met elkaar moeten we een groot aantal uitdagingen oppakken om te voorkomen dat de vereniging in nood raakt. Dat lukt helaas niet altijd. Gevolg is, dat zulke verenigingen in een neergaande spiraal terecht komen. En zolang ‘roeien met de riemen die ze hebben’, dat ze zich in feite geen raad meer weet met de situatie. Waardoor de neergang versneld doorzet. 1.1 Samen Sterk Voor die verenigingen is het programma Samen Sterk door Jos Gerits in opdracht van de OLS-federatie en het Huis voor de Kunsten in Roermond ontwikkeld. Daarbij helpen leden van andere verenigingen als coach/ondersteuners. Een coach is in dit verband iemand die als externe ondersteuning biedt, zodat de vereniging aan het einde van het ondersteuningsprogramma weer floreert en geheel op eigen benen kan staan. Dit laatste noemen we zelfredzaam. De coaches komen uit het verenigingsleven, dus een kwestie van leden voor leden. Jos functioneert daarbij als programma-coördinator. Je bereikt hem via
[email protected] of zijn website www.greenway-comm.nl 1.2 Vitaliteitscan Om snel te ontdekken in welke mate en op welke onderdelen tekorten bestaan, is in het kader van dit programma een online Vitaliteitscan ontwikkeld. Via 35 vragen, verdeeld over 7 thema’s, wordt automatisch een beeld verkregen van hoe je tegen de eigen vereniging aankijkt. Deze scan wordt ingevuld op de website van Greenway. Ga naar de homepage van www.greenway-comm.nl en klick op het plaatje van de drumband. Alleen jij krijgt aan het einde van de vragenlijst de resultaten in de vorm van drie grafieken te zien. Wanneer je van de website af gaat, kan alleen de programmacoördinator ze opvragen. En die is gehouden aan strikte vertrouwelijkheid. Twee voorbeelden van de resultaten van een scan:
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
4 1.3 Vraag gestuurd Als uit de scan blijkt dat je vindt dat jouw vereniging niet (ten volle) fit voor de toekomst is, misschien wel dat het eigenlijk niet goed gaat, kan het tot een nader gesprek komen. Daarin wordt bekeken of, en zo ja op welke wijze ondersteuning in het kader van Samen sterk mogelijk en gewenst is. Deze ondersteuning wordt alleen verleend, nadat vanuit de vereniging daartoe een concrete vraag wordt gesteld. Deze vraag kan zowel door het bestuur van de vereniging als door één of enkele individuele leden worden gesteld. 1.4 Stappenplan De ondersteuning wordt door een daartoe opgeleide coach geboden. Hij/zij zal op basis van het hieronder beschreven stappenplan in eerste instantie met het bestuur in gesprek gaan om te onderzoeken of, en zo ja op welke wijze Samen sterk binnen de vereniging kan worden uitgerold. Het stappenplan omvat 4 modules, te weten: Module 1 Verkenning, onder meer om te kijken of ondersteuning tot concrete resultaten kan leiden Module 2 Nadere Probleemanalyse en een eerste, kader stellend plan van aanpak Module 3: Uitrol van het programma, waarbij eerst een gevoel van urgentie bij alle leden ontstaat om met elkaar de schouders eronder te zetten. Om vervolgens aan het kader stellend plan van aanpak met elkaar via een workshop concrete invulling te geven. Module 4: Borging, zodat de vereniging na afronding van het traject weer zelfstandig ofwel zelfredzaam kan functioneren. Van belang is dat aan het einde van elke module een go/no go-moment ingebouwd is. Dat wil zeggen, een beslissingsmoment waarop met elkaar wordt bekeken of met de voorgestelde aanpak wordt ingestemd en men bereid is om de noodzakelijke stappen te zetten, ook wanneer dat betekent dat het er in eerste instantie niet makkelijker op wordt. 1.5 Het bestuur behoudt de leiding Om het even welke ondersteuning en stappen nodig, noodzakelijk en gewenst zijn om tot een gezonde en florerende vereniging te komen, te allen tijde geldt dat het bestuur van die vereniging de leiding heeft en houdt in het hele verbeterproces. Indien geen (goed) functionerend bestuur aanwezig is, zal eerst worden bekeken of, en zo ja op welke wijze dat kan worden geformeerd. Vervolgens wordt het bestuur via een voorbereidend traject actief ondersteund om noodzakelijke inzichten, kennis en kunde te vergaren om doelgericht leiding
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
5 te kunnen geven in het veranderingsproces. Dit betekent concreet, dat het bestuur in het verbeterproces steeds minimaal één stap op de rest van de vereniging zal voor liggen. 1.6 De duur van de ondersteuning De duur van de ondersteuning hang af van de aard en omvang van de onderliggende problematiek. Indien er veel moet veranderen en een intensief coaching-traject aan de orde is, kan de begeleidingsduur tot ca. 1,5 jaar oplopen, waarbij aanvankelijk zeer intensief wordt gecoacht waarna de intensiteit afneemt naar mate de zelfredzaamheid groeit.
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
6
2 Toelichting op de modulaire aanpak Het programma omvat een proces, dat is opgedeeld in een voorbereidende fase, een uitrol en een afrondende fase. Dit proces is in 4 standaard modules opgedeeld: twee in de voorbereidende fase en 1 in de uitrolfase en 1 in de slotfase. Elke module omvat een afgebakend procesonderdeel. In de praktijk wordt via maatwerk bekeken of en zo ja in welke mate van die module gebruik wordt gemaakt. Daarbij vindt aan het einde van elke module een go/no go-moment plaats waarop de coach in samenspraak met het bestuur en/of de vereniging als totaal bepaalt of de volgende stap met volle overtuiging en inzet kan worden gezet. De coach evalueert tussentijds samen met het bestuur steeds of het project ‘de goede kant op gaat’ en waar moet worden bijgestuurd om de gestelde doelen te kunnen bereiken. Dat wordt in de presentaties aan de hele vereniging verwerkt. 2.1 Module 1: een eerste verkenning Wanneer een vraag via
[email protected] binnenkomt, dan wel dat deze naar aanleiding van een ingevulde scan wordt opgeroepen, zal via mail/telefonisch nader contact worden opgenomen. Wanneer een nadere verkenning op z’n plaats is, voert de toegewezen coach één of enkele oriënterende gesprekken met het bestuur en andere direct betrokkenen. In deze fase wordt bekeken of het überhaupt mogelijk is om de zaak weer op een redelijke wijze vlot te trekken.
Van doorslaggevend belang is, dat iedereen oprecht bereid moeten zijn om een intensief traject te doorlopen. Ook als dat betekent dat over de eigen schaduw moet worden gesprongen en/of ‘out of the box’ gegaan.
Wanneer een en ander helder is, volgt een eerste Go/No go-moment, waarbij zowel de vereniging als de coach een beslissende stem hebben. Mocht de coach er geen hout in zien, zal hij dit zowel aan de vereniging als de programmacoördinator melden. Hij zal meedenken om alternatieven aan te dragen.
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
7 2.2 Module 2: Inventarisatie en analyse Als besloten wordt dat een begeleidingsproces succesvol kan zijn, wordt via een inventarisatie van de stand van zaken in de diepte gegaan. Deze omvat meerdere gesprekken, hetzij in vergadering dan wel met individuen. Tevens wordt de online scan bij voorkeur door de hele vereniging ingevuld. Doel van deze fase is niet alleen om een beter inzicht te krijgen in de onderliggende problematiek, maar ook om te ontdekken welke oplossingsrichtingen mogelijk zijn. 2.2.1 Interpersoonlijke problematiek Indien sprake is van een doorslaggevend probleem rondom één of enkele personen, al dan niet binnen het bestuur, zal worden geprobeerd om daar in deze fase eerst de scherpe kanten van af te halen. Wanneer het niet lukt om tot een redelijk vergelijk te komen, zal dit met het bestuur worden besproken, waarna besluitvorming plaatsvindt of, en zo ja op welke wijze het traject wél kan doorgaan. 2.2.2 Redenen waarom het mis kan gegaan Vervolgens kan verder aan het raamwerk van een kader stellend plan van aanpak worden gewerkt. Uitgangspunt is, dat altijd een palet aan redenen kan/moet worden bekeken dat meestal in samenspel met elkaar voor een negatieve spiraal zorgen, waardoor schutterijen en verenigingen in problemen kunnen geraken. Eén lid kan daarbij wel een zeer bepalende rol spelen, maar heeft het zelden of nooit in zijn eentje ‘klaargespeeld’. Je vindt een overzicht van mogelijke redenen op de website www.greenway-comm.nl in de sectie voor verenigingen. Met het bestuur en direct betrokkenen wordt een en ander besproken. Waar nodig en gewenst worden op- en aanmerkingen verdisconteerd. Tevens worden de oplossingsrichtingen besproken evenals de weg die bewandeld zou moeten worden om die te realiseren. Dit alles levert een tweede go/no-go-moment. 2.2.3 Een kader stellend plan van aanpak In principe zijn daarbij drie basisstappen van belang: 1. Eerst wordt orde op zaken binnen de eigen vereniging gesteld. 2. Vervolgens wordt bekeken welke personen binnen de eigen gemeenschap een (structurele) bijdrage zouden kunnen en willen leveren om de vereniging sterker te maken. 3. Tot slot wordt gewerkt aan het creëren van draagvlak binnen het eigen dorp of stad om het voortbestaan van de vereniging te verzekeren. Via een dialoog met de hele vereniging wordt in de volgende fase tot concrete doelen, acties en afspraken te komen die SMART worden geformuleerd, dat wil
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
8 zeggen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdsbepaald. Dit laatste helpt om tijdens het proces de onvermijdelijke irritaties, frustraties en moedeloosheid te overwinnen. 2.2.4 Maatwerk: niet moeilijker dan nodig, niet makkelijker dan noodzakelijk Het uiteindelijke doel van elk ondersteuningstraject, is om de vereniging weer zelfredzaam te maken. Daar is natuurlijk geen objectieve maat aan te koppelen. Als de onderlinge verhoudingen weer goed zijn, er over en weer vertrouwen en respect heerst, iedereen weer met elkaar ‘in gesprek is’, deze en gene over de eigen schaduw is gesprongen, alle leden zich binnen hun mogelijkheden met plezier inzetten voor ‘hun’ vereniging en de noodzakelijke voorwaarden zijn gecreëerd om met elkaar een gezonde toekomst tegemoet te gaan, komt het goed. Dit zal binnen de ene vereniging betekenen dat met personal coaching en het maken van heldere afspraken de zaak alweer een heel eind op streek te brengen is. Bij een andere moet een volledige herijking plaatsvinden en de vereniging van grond af aan weer opnieuw worden opgebouwd. Daartussen ligt een scala aan mogelijkheden om de boel weer vlot te trekken. Uiteindelijk bepaalt het bestuur, ondersteund door de coach, welke richting wordt gekozen en wat de reikwijdte zal zijn.
2.3 Module 3: De uitrol 2.3.1 Een eerste uitleg (een sessie van ca. 2 uur) Behalve dat er een online scan moest worden ingevuld, is de vereniging als totaal in de eerste twee modules formeel nog niet bij het verbeterproces betrokken. Daar moet nu verandering in worden gebracht door aan allen de hoofdlijnen van de onderliggende problematiek duidelijk te maken (gevoel voor urgentie) en begrip te kweken voor de oplossingsrichtingen die in het concept plan van aanpak zijn uitgewerkt (neuzen richten). Vandaar dat in eerste instantie een plenaire bijeenkomst/vergadering van 1 à 2 uur wordt belegd. Daarin wordt tevens uitgelegd welke rol de leden zelf bij dit alles hebben.
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
9
Doorslaggevend voor het succes van het ondersteuningsprogramma Samen sterk, is dat alle leden actief ‘meedenken’ over oplossingen en ‘meedoen’ om die te realiseren
Niet op de laatste plaats krijgen de leden de gelegenheid om hun mening te ventileren en voorstellen te doen voor verdere verbetering van de opgestelde plannen en doelen. Inhoudelijk is dat van belang vanuit het principe dat ‘velen meer weten dan enkelen’. Proces-technisch is dit vooral van belang om begrip, acceptatie en draagvlak te creëren. Tot slot wordt uitgelegd hoe een eventueel vervolgtraject eruit ziet en wat daarbij van allen verwacht wordt. Daarop wordt gestemd over de vraag of iedereen vindt dat dit tot de gewenste successen kan leiden en of iedereen daar individueel de schouders onder wil zetten (go-no-go-beslissing). 2.3.2 Teambuilding en een nadere invulling van het plan van aanpak (een sessie van 4-5 uur) Wanneer besloten is dat vele zaken fundamenteel moeten veranderen, en zeker wanneer dat betekent dat een groot aantal zaken wordt herijkt, volgt (kort) na die eerste sessie een tweede, uitgebreidere bijeenkomst die twee met elkaar samenhangende doelen heeft: 1)het plan van aanpak wordt concreet gemaakt/SMART geformuleerd en dat gebeurt 2) op een zodanige wijze, dat aan teambuilding ofwel broederschapsvorming wordt gedaan. In feite dus een aanpak van ‘al doende leert men’. Die teambuilding is vooral dan van belang, wanneer er een sfeer binnen de vereniging heerst waarin iedereen ‘zelf wel uitmaakt’ wat goed en noodzakelijk is en hoe hij/zij zich ten opzichte van elkaar én de buitenwacht te gedragen heeft. Voor de schutterijen kan daarbij een presentatie wordt gegeven van de oorsprong en het wezen van de Limburgse Schutterswereld. Als bij iedereen op het netvlies is gebrand waarvoor de vereniging staat en gaat, wat met andere woorden het wezen is van wat zij tijdens de optocht uitdraagt, is een fundament gelegd voor de wijze waarop zij zich aan de buitenwacht presenteert. Dat is vooral dan van belang, wanneer onvoldoende draagvlak
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
10 binnen de lokale gemeenschap voor de vereniging bestaat. Dat heeft immers direct gevolgen voor de steun die zij van de eigen leefgemeenschap mag verwachten. 2.3.2.1 Drie basisstappen
Zoals onder in paragraaf 2.2.3 is aangegeven, wordt het plan van aanpak opgebouwd met drie basisstappen.
De eerste stap houdt in dat elke vereniging alleen kan floreren, wanneer ze intern de zaken goed op orde heeft. Een volgend uitgangspunt is, dat je als (te kleine) vereniging zonder concrete externe ondersteuning uit de lokale gemeenschap zeer waarschijnlijk een tekort aan talent en expertise in huis hebt. Dus daar gaan we actief naar opzoek. Wanneer deze twee stappen zijn doorlopen, kan met vereende krachten doelgericht worden gewerkt aan het vergroten van het draagvlak binnen het eigen dorp of stad. Dat draagvlak is immers recht evenredig met de (financiële) ondersteuning die je weet binnen te halen om de vereniging staande te houden. 2.3.2.2 Een concrete invulling en taakverdeling Een effectieve manier om deze drie uitgangspunten concreet te maken, is door afzonderlijke thema’s uit de probleemanalyse te definiëren die in kleine groepjes in ca. één uur worden uitgewerkt tot concrete voorstellen voor praktische stappen. Wanneer we zover zijn, kunnen concrete en SMART-geformuleerde afspraken worden gemaakt over hoe dat dan in praktijk wordt gebracht. Daarmee kan aan de slag worden gegaan. Het bestuur krijgt hierbij de opdracht en ondersteuning om doelgericht regie te voeren en waar nodig de leden een helpende hand te bieden. 2.3.2.3 Terugkomsessie(s) (ca. 2 uur) Aan het einde van de tweede plenaire sessie heeft nagenoeg iedereen een opdracht om met anderen een nader plan uit te werken of bepaalde acties te ondernemen. Daarbij is de afspraak gemaakt om na verloop van tijd nogmaals een gezamenlijke sessie te beleggen om de stand van zaken te bespreken. Naar
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
11 wens en behoefte, kan dit terugkomproces zich nog 1, maximaal 2 keer herhalen. Daarna moet de omslag concreet en merkbaar zijn.
2.4 Module 4: Borging De ondersteuning is erop gericht om de vereniging weer zelfredzaam te maken door nieuwe uitdagingen gezamenlijk op te pakken om samen een duurzame toekomst tegemoet te gaan. Hoeveel concrete en blijvende veranderingen er worden gerealiseerd, hangt voor een belangrijk deel af van de mate waarin en waarop iedereen meedenkt én meedoet om deze insteek daadwerkelijke te realiseren. Het is aan de coach om het bestuur en de vereniging hierin doeltreffend te ondersteunen. Van belang daarbij is te onderkennen dat de mens in wezen een gewoonte dier is, dat zich bij voorkeur in de eigen ‘comfort zone’ verschanst. Er moet dus daadwerkelijk iets tussen de oren veranderen om een blijvende verandering binnen de vereniging te realiseren. Vergelijk het met een veer: je trekt hem uit, en als je hem vervolgens loslaat, neemt hij de oorspronkelijke stand weer in wanneer niets aan de moleculaire stand is veranderd.
In de inleiding is al gesteld dat met de online scan een redelijk helder beeld van de stand van zaken kan worden verkregen. We kunnen dat opvatten als een 0meting. Na 1,5 à 2 jaar kan met dezelfde scan de verandering en naar we hopen verbetering worden gemeten.
Samen sterk
[email protected]
versie 30-9-2015
