SALARISNIEUWSBRIEF 2013
Aanlevering salarisgegevens Nu het einde van het jaar alweer snel dichterbij komt, gaan wij er vanuit, evenals in voorgaande jaren, dat u de salarissen over de maand december (de 13e periode) van 2013 vóór de komende feestdagen aan uw werknemers wilt uitbetalen. Derhalve verzoeken wij u de mutaties voor deze laatste salarisverwerking zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 12 december 2013, aan ons door te geven. Mutaties die in de laatste verwerkingsperiode worden uitgekeerd, dan wel moeten worden afgerekend, kunnen zijn: uitbetalingen van een 13e maand, tantièmes of andere bonussen; éénmalige uitkeringen (conform CAO); afrekening van gemaakte overuren, (bovenmatige) reis- en onkostenvergoedingen; verstrekkingen in het kader van de geschenkenregeling (voor 2013: € 70, inclusief BTW, indien géén gebruik wordt gemaakt van de werkkostenregeling); uitbetaling van het saldo van de levensloopregeling (in 2013: bij volledige opname behoeft er slechts over 80% hiervan Loonbelasting/premie volksverzekeringen te worden betaald); beloningen in natura (bijvoorbeeld een fiets van de werkgever). Indien wij de mutaties vóór 12 december 2013 van u ontvangen, zullen wij er voor zorgen dat u de gegevens tijdig van ons ontvangt, zodat u de salarissen vóór de komende feestdagen aan uw werknemers kunt overmaken. Voor de verschillende bankinstellingen is de maand december ook een drukke maand. Hierdoor kunnen de (salaris)betalingen enigszins vertraging opleveren. Wij adviseren u om de betalingsopdrachten tijdig bij uw bank aan te leveren. Emolumenten die pas na afloop van (december) 2013 bekend zijn, maar nog in het boekjaar 2013 moeten worden verwerkt, verzoeken wij u uiterlijk 8 januari 2014 aan te leveren.
Reiskostenvergoeding woon-/werkverkeer Op basis van zowel de “oude” regeling voor vergoedingen en verstrekkingen als de werkkostenregeling bedraagt de onbelaste vergoeding voor reiskosten in 2013 en 2014 € 0,19 per kilometer. Voor iedere kilometer woon-/werkverkeer mag u de werknemer een reiskostenvergoeding uitbetalen. Voor de onbelaste reiskostenvergoeding (woning-werk) geldt een vaste praktische berekeningsmethode op basis van 214 werkdagen per jaar. Op deze wijze kunt u de werknemer maandelijks een vaste vergoeding uitbetalen zonder dat u hoeft te berekenen hoeveel dagen uw werknemer werkelijk (bijvoorbeeld door afwezigheid in verband met ziekte en/of vakantie) heeft gewerkt.
Vakbondscontributie Het kan zijn dat u werknemers in dienst heeft die lid zijn van een vakbond. Zij betalen hiervoor dan vakbondscontributie. Op basis van de huidige regeling voor vergoedingen en verstrekkingen kan deze contributie fiscaal vriendelijk worden verrekend met het salaris. Als u van de werknemer een ondertekende jaaropgaaf van de vakbond ontvangt, mag u het bedrag op het brutoloon inhouden en netto aan de werknemer uitkeren. De werknemer heeft dan een netto voordeel en u wat lagere werkgeverslasten. Wij willen u er wel op wijzen dat de vakbondscontributie over het jaar 2013 ook in het kalenderjaar 2013 in de salarisadministratie moet worden verwerkt.
Betalingen aan personen die géén werknemer zijn Mogelijk heeft u in het afgelopen jaar betalingen gedaan aan personen die niet op de loonlijst staan en die ook geen zelfstandig ondernemer zijn (bijvoorbeeld: thuiswerkers). Indien u in 2013 betalingen heeft gedaan aan deze personen, verzoeken wij u dit samen met de mutaties voor de laatste verwerkingsperiode aan ons door te geven. Wij zullen dan in overleg met u beoordelen of, en eventueel op welke wijze, deze betalingen opgegeven dienen te worden aan de Belastingdienst. Dit om eventuele naheffingsaanslagen en boetes te voorkomen.
Jaarafsluiting Na de salarisverwerkingen over de laatste periode starten wij met de voorbereidingen voor de afsluiting van het kalenderjaar 2013. Vanaf dat moment is het in principe niet meer mogelijk mutaties en/of correcties in de salarissen over het jaar 2013 door te voeren. Jaaropgaven Evenals in voorgaande jaren, zullen wij u de jaaropgaven voor de werknemers over 2013 (in tweevoud) samen met de salarisverwerking over de eerste periode van 2014 toezenden. Indien u deze jaaropgaven eerder wilt ontvangen, verzoeken wij u contact op te nemen met uw vaste contactpersoon van de salarisadministratie.
Informatie Belastingdienst Op 1 januari 2013 is de Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BeZaVa) ingevoerd, beter bekend onder de naam “Modernisering Ziektewet”. Deze wet heeft tot doel om het ziekteverzuim en de instroom te beperken van werknemers met een flexibel dienstverband (flexwerkers) in de Wet WIA (Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen). Onder flexwerkers worden verstaan:
werknemers met een fictieve dienstbetrekking (stagiaires, thuiswerkers en uitzendkrachten) die ziek worden; werknemers die ziek uit dienst gaan; werknemers die binnen 4 weken na het einde van hun dienstverband ziek worden (nawerking).
Om deze instroom te beperken wordt onder andere de financiële betrokkenheid van werkgevers vergroot. Per 1 januari 2014 draagt u via een nieuwe gedifferentieerde premie bij aan de ziektekosten van flexwerkers. De gedifferentieerde premie WGA gaat op in de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk), die daarnaast bestaat uit premies voor flexwerkers. De (nieuwe) gedifferentieerde premie Whk bestaat uit de volgende onderdelen:
premiedeel WGA-vast; premiedeel WGA-flex; premiedeel ZW-flex.
Hiervan ontvangt u van de Belastingdienst een beschikking met het totaalpercentage en de drie premiepercentages die voor u gaan gelden. Wij verzoeken u deze beschikking, evenals de "Aangiftebrief Loonheffingen jaar 2014" aan de salarisadministratie door te geven. De beschikkingen worden dan door de salarisadministratie voor u gecontroleerd. Indien u informatie van andere instanties ontvangt, verzoeken wij u deze ook door te zenden aan ons kantoor. Te denken valt onder andere aan de premie “eigenrisico-dragen voor de WGA-verzekering” en informatie betreffende premiepercentages van de diverse Pensioenfondsen.
Pseudo-eindheffing hoge lonen (crisisheffing) De pseudo-eindheffing hoog loon blijft bestaan in 2014. Heeft u in 2013 een werknemer in dienst die in 2013 meer dan € 150.000 verdient? Dan moet u in 2014 16% eindheffing betalen over het bedrag boven de € 150.000. Het gaat om het fiscale loon van de werknemer. Dit betekent dat de bijtelling van de auto van de zaak ook meetelt voor bepaling van de grens van € 150.000. Bijvoorbeeld: voor een werknemer die in 2013 € 200.000 verdient, betaalt u als werkgever een extra heffing van 16% van € 50.000, dit is € 8.000. Deze maatregel geldt ook voor de directeur-grootaandeelhouder (DGA). De werkgeversheffing moet worden opgenomen in de aangifte Loonheffingen over de maand maart 2014. Deze extra lasten betaalt u dan in april 2014 aan de Belastingdienst.
(Bestel)auto van de zaak in de loonheffingen Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak wordt belast als loon voor de werknemer. De jaarlijkse standaard bijtelling wordt forfaitair bepaald en voor het jaar 2014 gelden de volgende (aangescherpte) percentages voor de bijtelling van een auto die in 2014 voor het eerst op naam wordt gesteld:
14% voor zéér zuinige auto’s met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram tot maximaal 85 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt en meer dan 50 gram tot maximaal 88 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 20% voor zuinige auto’s met een CO2-uitstoot van meer dan 85 en maximaal 111 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt en meer dan 88 tot maximaal 117 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 25% voor alle andere auto’s.
In 2014 hebben auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer 0% bijtelling voor het privégebruik, tenzij er sprake is van buitensporig privégebruik. Als de datum van eerste tenaamstelling vóór 1 januari 2012 ligt, geldt de bijtelling van 0% van 1 januari 2012 tot 1 januari 2017. Ligt de datum van eerste tenaamstelling in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2014, dan geldt de bijtelling van 0% gedurende 60 maanden. Voor auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum van eerste tenaamstelling ligt in de periode 1 januari 2014 tot 1 januari 2016, geldt gedurende 60 maanden een bijtelling van 7%. Bij privégebruik van een nieuwe, volledig elektrische, auto van de zaak hoeft u volgend jaar géén 7% bij het loon van de werknemer te tellen, maar slechts 4%. Dit verschil in bijtelling is gemaakt om onderscheid te maken tussen volledig elektrische auto’s (4%) en hybride auto’s (7%). Voor alle duidelijkheid willen wij u er op wijzen dat deze regeling ook geldt voor de bestelauto! Als de bestelauto op uw terrein blijft staan en daardoor privégebruik wordt vermeden, moet u dit wel aannemelijk kunnen maken. Voor bestelauto’s met afwisselend gebruik door verschillende werknemers kan eventueel de eindheffingregeling van € 300 worden toegepast. Met het doorgeven van de mutaties voor de laatste salarisverwerking in 2013 en/of de eerste salarisverwerking voor 2014 verzoeken wij u correcties en/of aanvullingen voor zowel de personen- als de bestelauto van de zaak aan onze salarisadministratie door te geven.
Werkkostenregeling Sinds 1 januari 2011 bestaat de werkkostenregeling (WKR). Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen tot het belaste loon horen. Voordat u de vergoeding aan de werknemer betaalt, moet u de beslissing nemen of u de loonheffing bij de werknemer inhoudt of dat u de werkkostenregeling toepast en de vergoeding onder het forfait (vrijstelling) laat vallen.
Deze vrijstelling bedraagt voor 2014 1,5% van het fiscale loon. Met andere woorden: tot een bedrag van 1,5% van het totale fiscale loon (van het totale personeelsbestand) mag onbelast worden vergoed aan uw werknemers. Deze vergoeding moet wel worden getoetst op gebruikelijkheid. U kunt namelijk geen onkosten vergoeden als het ongebruikelijk is als werkgevers dat soort zaken vergoeden. Indien de vergoedingen hoger zijn dan het forfait van 1,5%, dan betaalt u, als werkgever, 80% eindheffing. U kunt in 2014 nog het hele jaar gebruikmaken van de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. U moet aan het begin van het jaar kiezen en de keuze geldt voor alle werknemers. In 2015 moet u overstappen naar de werkostenregeling. Indien u besluit om voor de werkkostenregeling te kiezen, dan vervallen de huidige afspraken met de Belastingdienst over bijvoorbeeld vaste onkostenvergoedingen. Alle onkostenvergoedingen vallen dan onder de nieuwe werkkostenregeling. Indien u overstapt naar de werkkostenregeling verzoeken wij u dit tijdig aan de salarisadministratie door te geven.
Afschaffen afdrachtvermindering onderwijs / subsidieregeling praktijkleren Per 1 januari 2014 verdwijnt de afdrachtvermindering onderwijs. Hiervoor in de plaats komt de subsidieregeling praktijkleren. Vanaf 1 januari 2014 bestaat de nieuwe subsidieregeling nog uit drie categorieën: 1- Subsidie voor praktijkleerplaatsen in het MBO (voorheen werknemers die de beroepspraktijkvorming volgden van de beroepsbegeleidende leerweg (BBL)); 2- Subsidie voor praktijkleerplaatsen in het HBO (voorheen werknemers die werkten in het kader van een initiële opleiding in het hoger beroepsonderwijs); 3- Subsidie voor werkleerplaatsen voor promovendi en technologisch ontwerpers in opleiding (voorheen werknemers die zijn aangesteld als assistent in opleiding, promovendus of als onderzoeker in opleiding (oio) of werknemers die zijn aangesteld bij een privaatrechtelijk rechtspersoon of TNO). Om gebruik te kunnen maken van de subsidieregeling moet in categorie 2 en 3 de werkcomponent onderdeel uitmaken van de opleiding. De subsidieaanvraag kan jaarlijks tot en met 15 september worden ingediend na het studiejaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvragen moeten elektronisch met een aanvraagformulier worden ingediend via de website van Agentschap NL (http://www.agentschapnl.nl/). In tegenstelling tot de huidige afdrachtvermindering kan na dit tijdstip géén subsidieaanvraag meer worden ingediend voor een reeds afgelopen studiejaar. Wordt de subsidieaanvraag niet of niet tijdig gedaan, dan kan er voor dat studiejaar géén subsidie meer worden aangevraagd. Om een en ander in goede banen te leiden, verneemt onze salarisadministratie graag van u wie de subsidieaanvraag zal gaan verzorgen. Voor 2013/2014 komt er géén overgangsregeling. Voor werknemers die in 2013 al zijn begonnen met een studie kan de werkgever tot het einde van 2013 de afdrachtvermindering blijven toepassen. Met ingang van 2014 kan de werkgever alleen voor het resterende deel van het studiejaar een tegemoetkoming vanuit de subsidieregeling ontvangen voor de genoemde categorieën. De tegemoetkoming uit de subsidieregeling wordt pas na afloop van het studiejaar vastgesteld en uitgekeerd aan de werkgever. Voor werkgevers die in 2013 voor (meerdere) werknemers afdrachtvermindering toepassen betekent dit een flinke verhoging van de af te dragen Loonheffingen in 2014.
Diverse wijzigingen 2014 De werkbonus (voor werknemers van 61 tot 64 jaar) wordt per 1 januari 2015 afgeschaft voor nieuwe gevallen. Voor werknemers die vóór 1 januari 2015 een werkbonus ontvangen, blijft dit recht wel bestaan. Per 2018 wordt de werkbonus in zijn geheel afgeschaft. Als de Eerste Kamer instemt, is vanaf 1 januari 2014 de werkbonus een Loonheffingskorting. Dit betekent dat u als werkgever hier rekening mee houdt bij de salarisberekening van de betreffende werknemer.
Zowel de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) als de bijdrage ZVW die voor rekening van de werknemer komt, gaat per 1 januari 2014 omlaag. De werkgeversheffing daalt van 7,75% naar 7,5%. De bijdrage ZVW gaat per 2014 van 5,65% naar 5,4%. Het maximum jaarloon bedraagt: € 51.417 (€197 per dag).
De salarisverwerking over de eerste periode van 2014 Zoals u heeft kunnen lezen zijn er in 2014 nogal wat wijzigingen. Derhalve kunnen wij ons voorstellen dat u medio januari 2014 eerst een proformaloonberekening van het nieuwe salaris (van de werknemer) wilt ontvangen. Indien u hier prijs op stelt, kunt u contact opnemen met onze medewerkers van de salarisadministratie. Zoals gebruikelijk ontvangt u de salarisverwerking over de maand januari/1e periode van 2014 wat later van ons dan dat u normaal van ons gewend bent. De redenen hiervoor zijn dat wij de salarisadministratie over het (salaris)jaar 2013 tijdig dienen af te sluiten en alle wijzigingen voor 2014 op een correcte manier in de salarisadministratie willen verwerken. Wij zullen er echter wel voor zorgdragen dat u de salarissen vóór het einde van de maand naar de bankrekening van uw werknemer(s) kunt overmaken. Daarom zouden wij de mutaties voor de eerste salarisverwerking over 2014 (bijvoorbeeld: nieuwe bruto salarissen) tijdig van u willen ontvangen.
Digitale salarisstrook Als werkgever bent u verplicht om de werknemers een salarisspecificatie en een jaaropgaaf te verstrekken. In de praktijk ontvangen de (meeste) werknemers maandelijks een salarisstrook per post op het huisadres. Dit kost natuurlijk wel papier, porti en handelingen. In de huidige tijd is het natuurlijk ook mogelijk dat de werknemers een e-mailbericht met hun (beveiligde) salarisstrook ontvangen. Zij kunnen dan zelf hun salarisstrook printen of opslaan op hun PC. Deze wijze van verzending is dus makkelijker en sneller en u spaart tijd en milieu! U kunt er ook voor kiezen om alle salarisstroken bij u, als werkgever, digitaal te laten aankomen. U draagt dan zelf zorg voor de verspreiding hiervan. Tevens is het mogelijk ook de andere overzichten (betaalopdrachten, -bestanden, loonjournaalposten en overzichten aangifte Loonheffingen) digitaal aan te leveren. Als u hiervan gebruik wilt maken, of nadere informatie wenst, kunt u contact opnemen met de salarisadministratie.
Tot slot Door de jaren heen is gebleken dat de regering pas op het einde van het jaar de laatste beslissingen neemt betreffende nieuwe regelgeving. Daarom kunnen de gegevens die in deze salarisnieuwsbrief zijn vermeld op het laatste moment nog wijzigen. De gegevens in deze salarisnieuwsbrief zijn gebaseerd op de thans bij ons bekende wijzigingen/informatie.
