S

Europese aanbesteding

Netwerkinfrastructuur Hardware, service en ondersteuning

Selectieleidraad

Niet openbare procedure TED 2011/S 248-403303

Europese aanbesteding Netwerkinfrastructuur – 21 december 2011

Inhoudsopgave 1.

ALGEMEEN ....................................................................................................................................3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

2.

PROCES EN VOORWAARDEN VAN AANBESTEDING ..............................................................6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9.

3.

UITGANGSPUNTEN EN RICHTLIJNEN....................................................................................................6 VERTROUWELIJKHEID EN AUTEURSRECHT ..........................................................................................6 PLANNING.........................................................................................................................................6 CONTACTPERSONEN .........................................................................................................................7 VRAGEN ...........................................................................................................................................7 AFZIEN VAN INSCHRIJVING.................................................................................................................7 VORMVEREISTEN INSCHRIJVING .........................................................................................................8 2.7.1. Overige voorwaarden Inschrijving .......................................................................................9 OPENING AANVRAGEN ....................................................................................................................10 SAMENWERKINGSVERBAND BIJ INSCHRIJVING ..................................................................................10 SELECTIE, BEOORDELING EN GUNNING................................................................................11

3.1. 3.2.

4.

INLEIDING .........................................................................................................................................3 ONDERWERP VAN DE AANBESTEDING.................................................................................................3 DOEL VAN DE AANBESTEDING ............................................................................................................3 OMVANG VAN DE AANBESTEDING .......................................................................................................4 AANBESTEDENDE DIENST ..................................................................................................................4 1.5.1. ROCMN ...............................................................................................................................4 1.5.2. Facilitair Bedrijf ....................................................................................................................5 DE RAAMOVEREENKOMST .................................................................................................................5

UITSLUITINGGRONDEN.....................................................................................................................11 SELECTIECRITERIA ..........................................................................................................................11 3.2.1. Eigen Verklaring ................................................................................................................12 3.2.2. Uittreksel Handelsregister .................................................................................................12 3.2.3. Financiële en Economische draagkracht ..........................................................................12 3.2.4. Holdingverklaring...............................................................................................................13 3.2.5. Onderaanneming...............................................................................................................13 3.2.6. Combinatievorming ...........................................................................................................13 3.2.7. Kennis, Ervaring en Referenties........................................................................................13 BEOORDELING............................................................................................................................14

Pagina 2 van 14


1. Algemeen 1.1. Inleiding Voor u ligt de Selectieleidraad van de aanbesteding netwerkcomponenten en aanverwante dienstverlening ten behoeve van ROC Midden Nederland (ROCMN). De volledige set aanbestedingsdocumenten bestaat naast deze Selectieleidraad uit zes bijlagen waaronder de door ons gestelde selectiecriteria. Deze Selectieleidraad bevat informatie over de uitgangspunten, procedures en criteria die voor de Aanvraag tot deelneming aan deze niet openbare procedure gelden. ROCMN is middels deze Europese aanbesteding op zoek naar proactieve, strategische partners op het gebied van netwerk structuren. U wordt uitgenodigd om op basis van deze Selectieleidraad een Aanvraag tot deelneming in te zenden. 1.2. Onderwerp van de aanbesteding ROCMN heeft zijn netwerk infrastructuur ingedeeld in drie logische percelen: - Toegang en Beveiliging - Wireless netwerk - Switches Een verdere toelichting van de percelen volgt verder in dit document. Bij deze aanbesteding richten wij ons specifiek op de levering van drie percelen Netwerkcomponenten (hardware). De percelen bevatten een logische opdeling van de totale netwerk infrastructuur van ROCMN. Deze apparatuur zal gaan dienen als uitbreiding en/of vervanging van de huidige apparatuur. ROCMN heeft binnen het perceel Toegang en Beveiliging in 2010 – 2011 reeds enige onderdelen onderhands aanbesteed. Indien uw organisatie besluit een aanbieding te maken op dit perceel Toegang en Beveiliging, wordt u gevraagd rekening te houden met deze reeds geïnstalleerde onderdelen (verder te noemen Installed Base) en het beheer en onderhoud conform de eisen en wensen in deze aanbesteding over te nemen en onder te brengen binnen de raamovereenkomst voor dit perceel. Naast de levering van de apparatuur zal ook dienstverlening worden afgeroepen. Deze dienstverlening kan bestaan uit voorconfiguratie en installatie op één van de locaties van ROCMN, het op maat informeren en adviseren over nieuwe en/of niet langer ondersteunde modellen, het afvoeren van verpakkingsmateriaal, het leveren van onderhoud, de afvoer van af te stoten apparatuur en het verwijderen van de configuratie op de af te voeren apparatuur. Onderhoud binnen de beoogde Overeenkomst bestaat uit het garantie-onderhoud en optioneel aanvullend garantie-onderhoud (voor bijvoorbeeld het verlengen van de garantieperiode of het verhogen van standaard dienstniveaus). Pc’s, beeldschermen, kantoorprinters en supplies vallen buiten de scope van deze Europese aanbesteding. Dit geldt ook voor servers, SAN-storage, back-up en uitwijkfaciliteiten behorende tot de server infrastructuur. 1.3. Doel van de aanbesteding Het hoofddoel van deze aanbesteding is het afsluiten van een drietal Raamovereenkomsten (per perceel één raamovereenkomst) voor de levering van de netwerkcomponenten. Leverancier kunnen inschrijven op één of meerdere percelen in deze aanbesteding. ROCMN zoekt per perceel een leverancier die: • merkonafhankelijk is; • beschikt over goede inkoopcondities; • gedegen kennis heeft van de aangeboden apparatuur; • een servicegerichte instelling heeft; • opereert als partner; Nevendoelen van deze Europese aanbesteding zijn: Reductie van kosten: door het aanbesteden van alle netwerkgerelateerde componenten verwacht ROCMN een kostenreductie door te kunnen voeren. Immers, door het aanbesteden van

Pagina 3 van 14


alle componenten voor minimaal een periode van twee jaar profiteert het ROC van betere inkoopcondities Verbeteren van serviceniveau: door de standaardisatie van de componenten en een geformaliseerde samenwerking met een zorgvuldig geselecteerde partner moet het mogelijk zijn de dienstverlening aan de eindgebruikers te kunnen verbeteren.

-

1.4. Omvang van de aanbesteding Zoals eerder gemeld, heeft ROCMN de netwerk infrastructuur opgedeeld in drie logische percelen: 1. Toegang en beveiliging (dit perceel bevat minimaal maar niet uitsluitend: applicatie firewall met routing functionaliteit, VPN/SSL portal inclusief tokens, IP, DNS, DHCP, on-access control service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware) 2. Wireless Network (dit perceel bevat minimaal maar niet uitsluitend: Wireless Network controllers, Wireless Network access points, service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware) 3. Switches en aanverwante apparatuur (dit perceel bevat minimaal, maar niet uitsluitend: Switches met deels routing functionaliteit, load-balancing, service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware) De fysieke bekabeling in de vestigingen en tussen panden van ROCMN zijn geen onderdeel van deze aanbesteding. Bijlage 5 bevat een overzicht van de huidige aantallen netwerkcomponenten binnen de percelen. Dit overzicht is gebaseerd op een globale inventarisatie en dient slechts ter indicatie van de omvang van de waarde van Raamovereenkomst per perceel. Als ruwe schatting van de verwachte besteding op basis van reguliere vervanging van de huidige apparatuur, hanteert het ROCMN een bedrag van € 2.000.000,- (hardware) voor de komende vijf jaren en ruwweg €120.000,- per jaar aan beheer en onderhoudscontracten. Aan de genoemde verwachte besteding en het overzicht van de huidige aantallen kunnen geen rechten worden ontleend voor wat de verwachte afname onder de nieuwe Raamovereenkomst betreft. 1.5.

Aanbestedende dienst

De aanbestedende dienst is ROC Midden Nederland. De directeur van het Facilitair Bedrijf treedt, namens het College van Bestuur, op als gedelegeerd Opdrachtgever. Inkooptechnisch wordt deze aanbesteding uitgevoerd door de afdeling inkoop van het Facilitair Bedrijf.

1.5.1. ROCMN ROCMN is één van de grootste onderwijsinstellingen in Midden Nederland en heeft circa 20.000 studenten en 1.600 medewerkers op 40 locaties. ROCMN is in 2003 ontstaan na een groot aantal fusies binnen het kader van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De vestigingsplaats is Utrecht. ROCMN heeft vestigingen verspreid over de provincie Utrecht. ROCMN is een grote onderwijsorganisatie met daarbinnen Middelbaar Beroepsonderwijs aangevuld met volwasseneducatie en participatie opleidingen. Naast het reguliere onderwijs, dat grotendeels door de overheid wordt bekostigd, is er binnen ROCMN in toenemende mate aandacht voor private (aanvullende) onderwijsactiviteiten, gefinancierd door bedrijven, instellingen en particulieren. Deze activiteiten worden uitgevoerd door Bedrijfsopleidingen. ROCMN speelt een belangrijke rol op het gebied van economische en maatschappelijke ontwikkelingen in de regio en is een onderwijsinstelling met ruimte en respect voor alle levensbeschouwingen en culturen in onze samenleving. Die samenleving verandert en ROCMN verandert mee. Het onderwijs is eigentijds en vernieuwend. De leerstof en lesmethodes worden regelmatig aangepast. De opleidingen zijn ondergebracht in relatief kleine afdelingen. Daardoor is er veel ruimte voor persoonlijk contact en individuele aandacht. ROCMN is gevestigd op allerlei plaatsen in Midden-Nederland, zoals Utrecht, Amersfoort, Nieuwegein, Woerden en Zeist. Bij ROCMN leert de deelnemer actief en praktijkgericht. Men leert om verantwoordelijk en ondernemend te zijn voor de opleiding en voor de toekomst. Belangrijk is dat de deelnemer kennis en vaardigheden aanleert die nodig zijn om straks goed zijn werk te kunnen doen. Dat kan alleen wanneer deelnemers veel in de beroepspraktijk zijn (bijvoorbeeld via stages) en wanneer de lesprogramma’s op die Beroepspraktijk zijn afgestemd.

Pagina 4 van 14


Daarnaast kan men bij ROCMN terecht voor vmbo/tl-, havo-, en vwo-opleidingen (voor leerlingen van 18 jaar en ouder) en worden cursussen gegeven die voorbereiden op een mbo- of hbo-opleiding. Voor volwassenen verzorgt ROCMN onder andere mbo-deeltijdopleidingen, cursussen, bedrijfsopleidingen, reintegratietrajecten en inburgeringcursussen. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar onze website www.rocmn.nl. 1.5.2. Facilitair Bedrijf De gehele facilitaire dienstverlening binnen het ROCMN wordt uitgevoerd door het Facilitair Bedrijf; er zijn binnen het ROCMN geen andere organisatieonderdelen die zich bezig houden met facilitaire dienstverlening. Al het personeel dat betrokken is bij de uitvoering van de facilitaire dienstverlening maakt daarom ook organiek onderdeel uit van het Facilitair Bedrijf. Het Facilitair Bedrijf kent een eenduidige en consistente organisatiestructuur met daarin drie hiërarchische niveaus: Het hoofd Facilitair Bedrijf, de managers facilitaire dienst & huisvesting en de facilitaire teams met daarin een hoofdconciërge die als meewerkend voorman functioneert (afbeelding 2).

Afbeelding 2 Organogram Facilitair Bedrijf

1.6. De Raamovereenkomst ROC Midden Nederland wenst voor de uitvoering van de Opdracht per perceel één Inschrijver te contracteren. Leveranciers worden uitgenodigd in te schrijven op één of meer percelen. Voorwaarde bij inschrijving op één of meerdere percelen is, dat de leverancier aanvaard dat er een reële kans bestaat dat zij niet alle percelen toegewezen krijgen en dat zij na gunning moeten samenwerken met andere leveranciers. De overeenkomst zal voor een periode van 24 maanden (twee jaar) worden afgesloten, waarbij ROCMN de mogelijkheid heeft het contract 2 x voor de periode van 12 maanden (één jaar) te verlengen. Als ROCMN na 24 maanden gebruik wil maken van de mogelijkheid tot verlenging voor een periode van 12 maanden dan is het uitgangspunt de bestaande Overeenkomst, maar er is wederzijds wel ruimte voor gesprek over het, waar nodig, actualiseren van de condities. Het overleg over verlenging van het contract met één jaar wordt 6 maanden voor het verlopen van de looptijd van het contract ingepland.

Pagina 5 van 14


2. Proces en voorwaarden van aanbesteding 2.1. Uitgangspunten en richtlijnen De aanbesteding geschiedt overeenkomstig de van toepassing zijnde EG-Richtlijn 18/2004 overgenomen in het besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, Staatsblad 2005, 408 (hierna te noemen BAO). De aanbesteding betreft Netwerkcomponenten. ROCMN heeft besloten deze aanbesteding conform een niet openbare procedure in de markt zetten. Voor de onderhavige aanbesteding is deze Selectieleidraad opgesteld, waarin onder andere de voorschriften voor de selectie zijn opgenomen. Per perceel worden maximaal vijf Gegadigden geselecteerd (op basis van de Aanvragen tot deelneming) en ontvangen het Bestek en worden uitgenodigd om op basis hiervan een Offerte uit te brengen. In de gunningsfase komen kwaliteit en de prijs van de aangeboden dienstverlening aan de orde. ROCMN wil de opdracht gunnen aan de Leverancier die de economisch meest voordelige Offerte inlevert. (EMVI). Dit houdt in dat de aanbieding beoordeeld zal worden op zowel prijs als kwaliteit. Meer informatie m.b.t. de gunningcriteria is opgenomen in de Offerteaanvraag. Inschrijvingen kunnen terzijde worden gelegd indien: • deze niet conform de hierna beschreven procedure of incompleet worden ingediend; • waarbij de aangegeven volgorde niet is aangehouden; • ze onvoldoende aansluiten bij de vraag en niet voldoen aan de gestelde eisen in dit document, Met het indienen van een Aanvraag tot deelneming verklaart Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met alle in dit document genoemde voorwaarden. Alle door de inschrijver als onderdeel van de aanvraag tot deelneming aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van ROCMN, tenzij dat anders schriftelijk is overeengekomen tussen ROCMN en de inschrijver. Deze Selectieleidraad met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht de inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient ROCMN hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld via de contactpersoon. Indien naderhand blijkt dat deze Selectieleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. In alle gevallen van onduidelijkheid gedurende de niet-openbare procedure prevaleert deze Selectieleidraad en de Offerteaanvraag. 2.2. Vertrouwelijkheid en auteursrecht Het intellectueel eigendom van door ROCMN verstrekte informatie betreffende deze aanbesteding berust bij de aanbestedende dienst. De aanbestedingsdocumenten worden u in bruikleen afgestaan en dienen in voorkomende gevallen op eerste verzoek van ROCMN direct te worden vernietigd. Alle documentatie en informatie die in het kader van deze aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. Inschrijver erkent dat de relatie met de aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekendmaken. Inschrijver zal de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hem in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijver zal ervoor zorgdragen, dat alleen die personen kennis van de documentatie en informatie krijgen voor zover dit voor die personen noodzakelijk is om een Offerte uit te kunnen brengen. U dient deze vertrouwelijkheid ook te bewaren wanneer de Offerte niet tot de totstandkoming van een overeenkomst leidt. ROCMN heeft het auteursrecht op de aanbestedingsdocumenten. Openbaarmaking van de documentatie is alleen voorbehouden aan, of toegestaan na schriftelijke toestemming van ROCMN. Het is Inschrijver bekend dat Opdrachtgever gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de (Wet) openbaarheid van bestuur. Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in. 2.3. Planning De planning ten behoeve van deze aanbesteding is gericht op een gunningdatum in mei 2012. Onderstaand wordt de planning weergegeven tot het moment van uitnodiging van 5 Gegadigden per Pagina 6 van 14


perceel voor het uitbrengen van een Offerte. Deze planning is indicatief en bindt Opdrachtgever niet. Zonder tegenbericht kunt u ervan uit gaan dat de vermelde data worden aangehouden. Nr. 1 2 3 4 5

Actie Versturen mededeling van opdracht door ROC Midden Nederland Uiterste datum verzoek tot inlichtingen Antwoorden m.b.t. vragen (nota van inlichtingen) Indiening Aanvraag tot deelname Analyse van de resultaten

6 Maximaal 5 gegadigden per perceel uitnodigen voor het uitbrengen van een Offerte (voorlopige uitnodiging)

Datum 21 december 2011 9 januari 2012 16 januari 2012 26 januari 2012 Tot en met 31 januari 2012 31 januari 2012

2.4. Contactpersonen Opdrachtgever wil dat alle contacten primair verlopen via de Afdeling Inkoop. Het is voor geïnteresseerde partijen – op straffe van uitsluiting van deelname aan de verdere procedure – niet toegestaan contact met andere medewerkers van ROCMN te onderhouden over deze aanbesteding dan de hieronder genoemde personen. Van de zijde van ROCMN treedt als contactpersonen gedurende het aanbestedingstraject op: Primair: ROC Midden Nederland Afdeling Inkoop Mevr. M. Rietveld Postbus 3065 3502 GB Utrecht Tel 030-754 6387 Email: [email protected]

Secundair: ROC Midden Nederland Afdeling ICT Dhr. J. de Visser Postbus 3065 3502 GB Utrecht Tel 030-7546262 Email: [email protected]

Opdrachtgever maakt voor communicatie en informatie gebruik van e-mail. Inschrijver dient tijdens deze aanbesteding tevens één contactpersoon met een e-mail adres aan te geven voor het toezenden van digitale informatie. Tijdens de aanbesteding zal deze persoon als contactpersoon worden aangehouden. De gegevens van deze contactpersoon worden vermeld op het Inschrijfformulier (Bijlage 1, formulier 2). 2.5. Vragen Na ontvangst van de Selectieleidraad kunnen er vragen worden ingediend naar aanleiding van de ontvangen stukken. Deze vragen dienen uitsluitend per e-mail gericht te worden aan de contactpersoon ([email protected]). U dient hiervoor bijlage 1, formulier 10 ‘Vragen t.b.v. Nota van inlichtingen te gebruiken onder vermelding van het onderwerp: "Vraagstelling aanbesteding Netwerk Infrastructuur”. Het is niet toegestaan andere functionarissen van ROCMN te benaderen met vragen over de aanbestedingsdocumenten, op straffe van uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. In de planning is aangegeven tot welke datum er uiterlijk vragen kunnen worden ingediend. Alle vragen inclusief de antwoorden zullen vervolgens geanonimiseerd- aan alle Inschrijvers, per e-mail, worden verzonden als Nota van Inlichtingen. De vragen en antwoorden zullen een integrale aanvulling/aanpassing op het aanbestedingsdocument vormen. ROCMN gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld, geen onduidelijkheden zijn. Door de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de Nota van Inlichtingen. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan mondelinge uitspraken. Deze Nota van Inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsstukken en worden per e-mail verzonden aan alle houders van de Selectieleidraad. 2.6. Afzien van Inschrijving Inschrijvers die de aanbestedingsdocumenten hebben ontvangen, maar besluiten niet te zullen overgaan tot het doen van een aanbieding, dienen de Opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle ontvangen documenten te vernietigen. Pagina 7 van 14


2.7. Vormvereisten Inschrijving Uw Aanvraag tot deelneming en overige informatie dient aangeleverd te worden in de voorgeschreven vorm en volgorde. De vormvereisten zijn in de onderstaande punten vermeld. De volgorde van de diverse formulieren is te vinden op het Controleformulier (Bijlage 1, Formulier 1). Voor beantwoording van de vragen en het aanleveren van overige informatie dient u gebruik te maken van de bijlagen en de bijgevoegde formulieren. Alle informatie en de ingevulde formulieren dienen een kenmerk van uw onderneming te ‘dragen’, rechtsgeldig te zijn ondertekend en te worden aangeboden onder de aangegeven tabbladen. Alleen aanvragen die volledig volgens onderstaande (vorm)vereisten zijn opgemaakt en ingediend, zullen in behandeling worden genomen. 1. Uw Aanvraag tot deelneming dient in tweevoud te worden ingediend: één volledig origineel exemplaar en één kopie van dit origineel. Beide exemplaren op papier zijn op A4-formaat en losbladig, zonder nietjes of andere verbindingsmiddelen, opgeborgen in ringbanden en onderverdeeld d.m.v. genummerde tabbladen. Aanvragen tot deelname ingediend per telefax of e-mail worden niet geaccepteerd. 2. Uw Aanvraag tot deelneming dient eveneens bewerkbaar, in MS-Word en/of MS-Excel (géén PDF) versie 2003/2007/2010, in elektronische vorm op USB stick te worden bijgevoegd. We gaan er vanuit dat de elektronische versie exact dezelfde informatie bevat als de papieren versie. Bij eventuele verschillen wordt echter de papieren versie als enige juiste beschouwd. 3. Uw Aanvraag tot deelneming dient te worden vergezeld van een ondertekende aanbiedingsbrief. Uit het Inschrijvingsbewijs van het van toepassing zijnde handelsregister (Bijlage 1, Formulier 4), moet blijken dat de ondertekenaar rechtsgeldig hiertoe bevoegd is. De aanbiedingsbrief voegt u voor tabblad 1. 4. Uw bedrijfsgegevens dient u volledig in te vullen op formulier 2 van Bijlage 1 (Inschrijfformulier). 5. Uw Aanvraag tot deelneming dient in lettertype Arial, puntgrootte 10, te worden aangeleverd. Dit geldt voor zowel de papieren als de elektronische versie. De maximale lengte van de beantwoording is per vraag aangegeven. 6. Uw Aanvraag tot deelneming en alle verdere informatie en communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, dient te geschieden in de Nederlandse taal of voorzien te zijn van een juiste en volledige vertaling in het Nederlands. 7. Uw Aanvraag tot deelneming dient in een gesloten enveloppe dan wel gesloten pakket te worden aangeboden. Op de buitenzijde van de enveloppe/het pakket vermeldt u: Bij (persoonlijke) aflevering: ROCMN Afdeling Inkoop t.a.v. mevr. M. Rietveld Kretadreef 61 3562 VA Utrecht Persoonlijke bezorging kan iedere werkdag van 08.30 uur tot 16.30 uur bij de receptie van de Kretadreef 61. De bezorger ontvangt een bewijs van afgifte/ontvangst met daarop de vermelding van de datum en de tijd van indiening.

Pagina 8 van 14


Bij toezending per (aangetekende) post: Postadres: ROCMN Afdeling Inkoop T.a.v. mevr. M. Rietveld Postbus 3065 3502 GB Utrecht Op de enveloppe/het pakket tevens vermelden: STRIKT VERTROUWELIJK Netwerk Infrastructuur TED Nr. xxxxxxxxxxx Niet Openen voor dinsdag 16 januari 2012, 15:00 uur (Adresgegevens Afzender) 2.7.1.Overige voorwaarden Inschrijving 1) Uw Aanvraag tot deelneming en overige informatie dient door ons ontvangen te zijn niet later dan: Uiterste inleverdatum Uiterste inlevertijd Adres Postcode Postbus T.a.v.

16 januari 2012 15.00 uur Kretadreef 61 3562 VA Utrecht Postbus 3065, 3502 GB Utrecht Mevr. M. Rietveld, Inkoper

Aanvragen tot deelname die worden ingediend na genoemd tijdstip zullen door ROCMN niet in behandeling worden. Indien de Inschrijver gebruik maakt van bezorging per post ligt het risico voor te late aflevering bij de Inschrijver. ROCMN hanteert als datum/-tijd van indiening het moment van ontvangst. Met strafport bezwaarde zendingen kunnen worden geweigerd. Aanvragen tot deelname die aangeleverd worden via e-mail of fax en telefonische aanbiedingen worden niet geaccepteerd. 2) Alle door de Inschrijver ingediende gegevens dienen een geldigheid te kennen van minimaal een contractperiode van 24 maanden + optie tot 2 maal verlenging voor de duur van 12 maanden of de maximale geldigheidsduur die voor bepaalde documenten mogelijk is. 3) Voor het inzenden van uw Aanvraag tot deelname, de daarmee gepaard gaande werkzaamheden en de te verstrekken materialen zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden, ongeacht of de aanbesteding leidt tot het afsluiten van een overeenkomst. Gedurende de aanbesteding draagt de Inschrijver dus zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en er geen schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid met Opdrachtgever. 4) Alle documenten (analoog en digitaal) van Inschrijver worden na inlevering eigendom van Opdrachtgever. Hierbij ontstaat tevens het recht om de verstrekte informatie te verwerken. Daar waar sprake is van vertrouwelijke informatie, als zodanig door de Inschrijver aangemerkt, zal Opdrachtgever dit respecteren en als zodanig behandelen. 5) Inschrijver is bekend met het feit dat, wat betreft de komende jaren, de omvang van de af te nemen producten en diensten door ROCMN niet kan worden aangegeven. 6) Inschrijver gaat ermee akkoord dat voor het afnemen van producten en diensten voor ROCMN geen minimale afnameverplichting bestaat. 7) Indien een Gegadigde besluit om, na ontvangst van deze Selectieleidraad, geen Aanvraag tot deelneming uit te brengen, wordt hij verzocht de Opdrachtgever per ommegaande daarvan in kennis te stellen. De vertrouwelijkheid omtrent de inhoud blijft onverkort van toepassing. Pagina 9 van 14


2.8. Opening Aanvragen De opening van de Aanvragen tot deelname zal op 16 januari 2012 na 15:00 uur plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers uitgenodigd. Conform de richtlijnen zal een proces-verbaal van opening worden opgemaakt. Van in het oog vallende onregelmatigheden in de inschrijvingen wordt tevens melding gemaakt in het proces-verbaal. Dit proces verbaal van opening wordt per e-mail aan de inschrijver toegestuurd. 2.9. Samenwerkingsverband bij Inschrijving Het is toegestaan om als ‘samenwerkingsverband’ op deze aanbesteding in te schrijven. Dit kan op twee manieren: a) als ‘hoofdaannemer/onderaannemer’ of b) als ‘combinatie van ondernemers’. Hiervoor gelden de volgende voorschriften. 1. Indien een Inschrijving plaatsvindt als hoofdaannemer met onderaannemers dan dient in Bijlage 1, formulier 7 (onderaanneming) te worden aangegeven welke partijen voor welke onderdelen worden ingeschakeld. De door ROCMN gevraagde informatie dient aangeleverd te worden door de hoofdaannemer, waarbij – indien gewenst – gebruik gemaakt kan worden van de gegevens van onderaannemer(s). Tevens dient er te worden aangegeven dat de hoofdaannemer kan beschikken over de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke middelen welke in onderaanneming worden uitgevoerd. 2. Bij een combinatie dient te worden aangegeven hoe de voorgenomen verdeling van de werkzaamheden is en wie als penvoerder optreedt. Deze beschrijving van de verdeling van de werkzaamheden dient te worden aangegeven in Bijlage 1, formulier 8 (combinatievorming) 3. Indien een Inschrijving wordt ingezonden door een combinatie dan dient ieder lid van de combinatie een verklaring (zie formulier 8) te ondertekenen waaruit blijkt dat alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de gehele Opdracht. Deze aansprakelijkheidsverklaringen dienen te worden toegevoegd bij het formulier. 4. Bij een samenwerkingsverband dient bij de Inschrijving als toelichting te worden aangegeven: • Waarom het samenwerkingsverband wordt gevormd; • Wie als penvoerder optreedt; • Op welke wijze de onderlinge coördinatie binnen de combinatie tot stand komt. Deze toelichting dient u eveneens als bijlage toe te voegen bij de door u in te dienen Aanvraag tot deelname. Voor deze toelichting wordt door ons geen format aangereikt. 5. Het na de definitieve gunning vormen van samenwerkingsverbanden voor de uitvoering van deze Opdracht, anders dan waarvoor Inschrijving heeft plaatsgevonden, is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van ROCMN. 6. Bij de beoordeling van de Inschrijving en daarbinnen de geschiktheid wordt een combinatie beschouwd als één onderneming. Daarbij moeten de combinanten op de door ROCMN aangegeven wijze afzonderlijk aantonen dat er geen uitsluitinggronden zijn. ROCMN beoordeelt de selectie eisen geconsolideerd voor de combinatie. Dit geldt ook voor de beoordeling op de gunningcriteria. Wij beschouwen een holding als één onderneming, waarbij namens de holding een combinatie van werkmaatschappijen met één penvoerder kan inschrijven op de aanbesteding. NB: De deelnemers aan een Combinatie mogen niet als deelnemer van een andere Combinatie of op eigen titel Aanmelden. Indien blijkt dat ondernemingen zich hieraan niet hebben gehouden, zal aan de betreffende ondernemingen of Combinaties worden verzocht te bepalen welke Aanmelder zich terugtrekt uit de Aanbestedingsprocedure. Wanneer niet of niet tijdig aan dit verzoek wordt voldaan, zal de Aanbestedende Dienst dit met behulp van een loting bepalen. De uitkomst van deze loting is bindend voor alle belanghebbenden.

Pagina 10 van 14


3. Selectie, Beoordeling en Gunning Voor de beoordeling van de Aanvraag tot deelname is een multidisciplinaire aanbestedingswerkgroep samengesteld bestaande uit inhouddeskundigen uit onze organisatie en inkooptechnische deskundigen van de afdeling Centrale Inkoop. Allereerst wordt iedere Aanvraag getoetst aan de hand van een aantal Uitsluitingsgronden. De beoordeling van de Aanvraag tot deelname geschiedt vervolgens aan de hand van Selectiecriteria. Selectiecriteria hebben met name betrekking op (de geschiktheid van) de inschrijvende onderneming. 3.1. Uitsluitinggronden In het BAO, artikel 45, zijn twee soorten uitsluitinggronden opgenomen: verplichte en facultatieve. Inschrijvers waarop de verplichte uitsluitinggronden van toepassing zijn, worden door de aanbestedende dienst uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure, tenzij er dwingende redenen van algemeen belang zijn om van uitsluiting af te zien. Inschrijvers waarop de facultatieve uitsluitinggronden van toepassing zijn, kunnen door de aanbestedende dienst worden uitgesloten van verdere deelname van de aanbestedingsprocedure. Uw Aanvraag tot deelname wordt verder uitgesloten van beoordeling indien deze niet aan de vormvereisten en overige voorwaarden voldoet cq. als Inschrijver niet met de eisen en voorwaarden akkoord gaat, zoals deze staan beschreven in dit document. U dient ter bevestiging van een aantal van deze eisen vraag 1b van het Controleformulier (Bijlage 1, Formulier 1) in te vullen. Uw Inschrijving wordt aan de hand van het Controleformulier tevens beoordeeld op compleetheid. Alle in hoofdstuk 3.2 (Selectiecriteria) vermelde formulieren, die op Inschrijver van toepassing zijn, dienen: - volledig en naar waarheid te zijn ingevuld, - rechtsgeldig te zijn ondertekend en - in de juiste volgorde te zijn bijgevoegd achter de op het controleformulier aangegeven tabbladen. Bij Aanvragen tot deelname, waarbij niet alle noodzakelijke formulieren zijn bijgevoegd, kan door Opdrachtgever van verdere beoordeling worden afgezien. Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan alle eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanvraag tot deelname dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende en erkende marktinformatie, dan behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding. 3.2. Selectiecriteria De Inschrijver dient aan te tonen dat zijn onderneming een geschikte kandidaat is op grond van de criteria van economische en financiële draagkracht, technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid. Inschrijver dient ten bewijze hiervan een aantal documenten in te dienen en vragen te beantwoorden op een aantal formulieren (Bijlage 1). De documenten dienen te worden gewaarmerkt en te zijn voorzien van een datum, naam en ondertekening van de gemachtigde namens de Inschrijver. Indien de Inschrijver niet het originele document indient maar een kopie hiervan, dient ook de kopie te zijn gewaarmerkt door de Inschrijver. Met het waarmerken van bewijsstukken of kopieën wordt bedoeld dat de documenten voorzien moeten zijn van een bedrijfsstempel of -kenmerk, de datum van parafering of ondertekening en een paraaf of handtekening van een daartoe geautoriseerde functionaris van de Inschrijver of diens gevolmachtigde. Dit laatste dient te blijken c.q. af te leiden te zijn uit het uittreksel van de kamer van koophandel. De selectiecriteria zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: - selectiecriteria met minimumeisen (Eisen) Aan een Eis dient zonder voorbehoud te worden voldaan. De Eisen hebben een rechtstreekse relatie met de zogenaamde minimumvereisten en uitsluitingsgronden, zoals bedoeld in de artikelen 45 tot en met 49 van het Besluit. Het niet voldoen aan een Eis betekent dat de Gegadigde op basis hiervan wordt uitgesloten voor het maken van een aanbieding

Pagina 11 van 14


- selectiecriteria met gewogen karakter (Vragen) Met Vragen wordt beoogd de mate van de bekwaamheid van uw onderneming op de aangegeven onderwerpen af te zetten tegen de bekwaamheid van uw concurrenten. Bij het beoordelen van de antwoorden wordt o.a. gelet op de volgende punten: 1. Geeft de Inschrijver kernachtig antwoord op de (soms meervoudige) vraag en is het antwoord concreet, relevant en passend. 2. Spreekt uit het antwoord voldoende kennis en ervaring. 3. Geeft het antwoord voldoende vertrouwen in een adequate uitvoering van de opdracht na de aanbesteding. De antwoorden van de Inschrijvers worden onderling met elkaar vergeleken en als beter, gelijk of slechter gewaardeerd. Indien u de Vraag niet beantwoord, krijgt deze de laagste score toegekend. De vragen bevinden zich in de volgende bijlagen: • Bijlage 2. Toegang en Beveiliging • Bijlage 3. Wireless Network • Bijlage 4. Switches U wordt verzocht deze bijlagen in te vullen en bij uw Aanvraag te voegen. Per perceel; worden vijf (5) gegadigden die voldoen aan de minimumeisen en met de hoogste totaalscore op de gewogen selectiecriteria uitgenodigd een Offerte uit te brengen. 3.2.1. Eigen Verklaring Door rechtsgeldig ondertekenen van de ‘Eigen Verklaring’ (Bijlage 1, formulier 3) geeft u aan dat geen van de vermelde situaties op uw onderneming van toepassing zijn. Tevens dient de Inschrijver, binnen een tijdbestek van zeven dagen en na een daartoe strekkend verzoek van de aanbestedende dienst, bewijsstukken of verklaringen als bedoeld in BAO artikel 46 te overhandigen aan Opdrachtgever. 3.2.2. Uittreksel Handelsregister De Inschrijver dient een recente (niet ouder dan 3 maanden) Inschrijving c.q. een recent uittreksel bij te voegen uit een handels- of beroepsregister van een Kamer van Koophandel of een in uw land vergelijkbaar instituut. Uit deze Inschrijving / dit uittreksel dient de bevoegdheid te blijken van de ondertekenaar en de rechtsgeldigheid van de handtekeningen op alle documenten. De tekenbevoegde mag deze bevoegdheden ook overdragen aan een gevolmachtigde. Vul Bijlage 1 formulier 4 volledig in en voeg deze toe aan de ringband samen met het uittreksel uit het handelsregister. 3.2.3. Financiële en Economische draagkracht Vul formulier 5 van Bijlage 1 volledig in en voeg deze, samen met de gevraagde documenten, in de ringband. De gevraagde informatie op dit formulier betreft o.a.: een rechtsgeldige omzetverklaring van ten minste € 750.000,- over de bedrijfsactiviteiten die het voorwerp zijn van perceel Toegang en Beveiliging betreffende de jaren 2008, 2009 en 2010 (voor zover beschikbaar); De omzet geldt voor het geheel van de drie jaren; een rechtsgeldige omzetverklaring van ten minste € 500.000,- over de bedrijfsactiviteiten die het voorwerp zijn van perceel Wireless Netwerk betreffende de jaren 2008, 2009 en 2010 (voor zover beschikbaar); De omzet geldt voor het geheel van de drie jaren; een rechtsgeldige omzetverklaring van ten minste € 1.000.000,- over de bedrijfsactiviteiten die het voorwerp zijn van perceel Switching betreffende de jaren 2008, 2009 en 2010 (voor zover beschikbaar); De omzet geldt voor het geheel van de drie jaren; een rechtsgeldige omzetverklaring betreffende alle bedrijfsactiviteiten in de jaren 2008, 2009 en 2010 (voor zover beschikbaar); De omzet geldt voor het geheel van de drie jaren; een bewijs van een adequate aansprakelijkheidsverzekering tegen risico’s uit bedrijfsvoering, waaruit blijkt dat u, of een ieder van een combinatie, verzekerd is voor schade tot minimaal een bedrag van € 1.000.000.- per gebeurtenis.

Pagina 12 van 14


Deze, of een soortgelijke verzekering, dient gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst te zijn afgesloten; een kopie van uw verzekeringscertificaat waarop de looptijd van de verzekering en de verzekerde bedragen per gebeurtenis staan vermeld is voldoende. U heeft geen bezwaar tegen een eventueel nader onderzoek door of in opdracht van de aanbestedende dienst naar uw financiële en economische draagkracht. 3.2.4. Holdingverklaring Indien van toepassing: Vul formulier 6 van Bijlage 1 volledig in en voeg deze, samen met de gevraagde documenten, in de ringband. 3.2.5. Onderaanneming Indien van toepassing: Vul formulier 7 van Bijlage 1 volledig in en voeg deze, samen met de gevraagde documenten, in de ringband. 3.2.6. Combinatievorming Indien van toepassing: Vul formulier 8 van bijlage 1 volledig in en voeg deze, samen met de gevraagde documenten, in de ringband. 3.2.7.Kennis, Ervaring en Referenties In de selectiecriteria worden een aantal vragen gesteld over kennis en ervaring. Een Inschrijver dient per gebied twee relevante referenties te overleggen waarmee wordt aangetoond dat de Inschrijver voldoende ervaring heeft. Wellicht ter overvloede: ROCMN kan door de leverancier niet opgevoerd worden als een relevante referentie. De referenties moeten opdrachten betreffen die lopend zijn of niet langer dan 3 jaar geleden zijn afgerond en naar tevredenheid van de betreffende opdrachtgever zijn verricht. De Inschrijver dient hiervoor formulier 9 uit Bijlage 1 te hanteren en dit toe te voegen aan de ringband. Indien e.e.a. is uitgevoerd in onderaanneming dient er een beschrijving van de communicatie en waarborging van kwaliteit aan toe te worden gevoegd. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor met betrekking tot opgegeven referenties navraag te doen bij de betreffende opdrachtgever(s). Op basis van de referenties zullen punten worden toegekend voor relevante ervaring. Met dit onderdeel is maximaal 5 punten per referentie te verdienen.

Pagina 13 van 14


4. Beoordeling Na het inleveren van de gevraagde informatie heeft ROCMN een aantal dagen nodig om de selectie uit te voeren. Na afronding van de selectie zullen maximaal vijf leveranciers een uitnodiging (bestek) krijgen voor het uitbrengen van een offerte. De ontvangen informatie zal eerst worden getoetst aan de eisen (absolute criteria). Daarna vindt een beoordeling plaats aan de hand van de antwoorden op de vragen. Daarbij worden per vraag maximaal de scores toegekend zoals die tussen haakjes achter de betreffende vraag zijn vermeld, waarbij geldt: hoe hoger de maximaal haalbare score, des te hoger het gewicht dat ROCMN aan de beantwoording toe kent. Per perceel worden de vijf Gegadigden met de hoogste totaalscore uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. De scores behaald met de beantwoording van de selectiecriteria met gewogen karakter zullen een onderdeel zijn van de totale beoordeling van de uiteindelijke Offertes.

Pagina 14 van 14

S

Recommend Documents