Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
TIPOGRÁFIAI ALAPOK Tipográfia fogalma: - Nyomtatott szövegek megtervezése, formázása, kép és szöveg együttes elrendezése. Papírméret: - Az A0-s papírív mérete 841×1189 mm, területe 1 m². A közhasználatban elterjedt A4-es méretet az A0-s méret négyszeri felezésével kapjuk. (Az A0-A6-os lapok arányai, méretei a lenti ábra szerint!)
Kötésmargó
Laprészek: szövegtükör, margók, (felső, alsó, bal, jobb, kötés), élőfej (fejléc), élőláb (lábléc), lábjegyzet
- Szövegtükör: A lapnak az a fő része, ahova írjuk a dokumentum szövegét és betesszük az egyéb elemeket (pl. képeket, ábrákat, táblázatokat, alakzatokat stb.). A margók által határolt terület a szövegtükör. - Margók (felső, alsó, bal, jobb): A margók a lap szélén üresen hagyandó sávok. Lehet a lap tetején, ez a felső margó, lehet a lap alján, ez az alsó margó és lehet a lap két oldalán, ez pedig a bal vagy a jobb oldali margó. A margók mérete beállítható a szövegszerkesztő programokban. - Kötésmargó: A kötésmargó a normál margón felül értendő. Általában akkor használjuk, ha a dokumentumot nyomtatni akarjuk, majd pedig bekötésre kerülnek a lapok. Így nem borul fel a dokumentum egysége a lapok bekötésekor sem. Kétoldalas dokumentum esetén automatikusan hol a bal, hol a jobb margóhoz csatlakozik a kötésmargó, általában a páros oldalnál jobbról, páratlan oldalnál balról van. - Élőfej (fejléc): A felső margó sávjában megjelenő terület. Kerülhet ide szöveg (pl. szerző neve, könyv címe, fejezetcím stb.), kép (pl. céglogó), alakzat (pl. elválasztó vonal). Ami az élőfejben található, azt egyszer szerkesztjük meg, egy oldalon és ismétlődik a többi oldal tetején is. Ez lesz a fejléc a dokumentumban. - Élőláb (lábléc): Az alsó margó sávjában megjelenő terület. Kerülhet ide szöveg (pl. oldalszám), kép, alakzat (pl. elválasztó vonal). Ami az élőlábban található, azt egyszer szerkesztjük meg, egy oldalon és ismétlődik a többi oldal alján is. Ez lesz a lábléc a dokumentumban. - Lábjegyzet: A szövegtükrön belül helyezkedik el a lábjegyzet, a többi szövegrésztől vízszintes vonal választja el. Akkor használjuk, amikor a szövegben szeretnénk valamit megmagyarázni, vagy ki akarjuk egészíteni valamivel az adott szövegrészt, ekkor szimbólumot vagy számozást használunk. A lábjegyzet tehát a szöveghez fűzött megjegyzés, magyarázat, vagy hivatkozás a lap alján valamilyen jelöléssel (pl. *). 1
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
Fontosabb mértékegységek és értékek: - A betűk méretét nyomdai pontban (pt) szokás megadni. Egy pont kb. 0,35 mm. A nyomdai pont az inch 1/72-ed része. 1 inch 2,54 cm. (2,54 / 72 = kb. 0,353 mm tehát egy nyomdai pont). - Egy sor 12 nyomdai pont magas, az inch 1/6-od része. (2,54 / 6 = kb. 4,23 mm) A sortávolságot li-ben, azaz sor egységben szokás mérni. 1 li= 12 pont, azaz 0,42 cm. (A 12 pt-t szokás 1 pica-nak is nevezni.) - A4-es lap mérete: 21 cm*29,7 cm = 210 mm*297 mm (A többi A-s lapméret felezéssel vagy duplázással megadható.) - Arra alkalmas nyomtató esetén használható laptípus a leporelló is, melynek mérete perforációval együtt 240 mm széles és 304,8 mm magas. A leporelló hasznos felületének mérete pedig 216 mm*304,8 mm. SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAMOK CSOPORTOSÍTÁSA Egyszerű szövegszerkesztők – csak a szöveg karaktereit tartalmazza, nem lehet formázni a szöveget. Lehetőség van szöveg begépelésére, beillesztésére, javítására, nyomtatására, illetve menthető a szöveges fájl, továbbá, létező szöveges állomány megnyitható, beolvastatható az egyszerű szövegszerkesztő programmal. További használható műveletek lehetnek a keresés és a csere funkciók. (pl. Jegyzettömb eredménye txt kiterjesztésű egyszerű szöveges fájl) Professzionális szövegszerkesztők – lehetővé teszik formázott dokumentumok létrehozását, több változatos formázási lehetőséget (pl. karakterformázások, bekezdésformázások, szakaszformázások, képek, táblázatok, egyéb objektumok használata) biztosítanak és szövegkezelési műveletek (pl. helyesírás ellenőrzés, tartalomjegyzék készítse stb.) is megoldhatók ezekkel a programokkal. (pl. WordPad rtf kiterjesztés, Word doc kiterjesztés (2007 előtti verziók esetén), docx kiterjesztés (2007-től)) Kiadványszerkesztők – nyomdai előkészítő munkák megoldására készültek, főleg kész szövegek és egyéb anyagok tördelésére használják. A fejlesztéseknek köszönhetően nincs éles határ a professzionális szövegszerkesztő programok és a kiadványszerkesztők között, mára szinte összeolvadtak, funkcióik, lehetőségeik hasonlóak. (pl. Adobe Indesign, MS Publisher) SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAM FELADATA Szöveg szerkesztésére olyan alkalmazás képes, melyben lehetőség van betűkből, számokból, írásjegyekből, azaz gyűjtőnéven karakterekből álló szöveg bevitelére, tárolására, mentésére, a bevitt szöveg javítására, módosítására, részeinek keresésére, cseréjére, mozgatására, másolására, nyomtatására. Ezek az alapvető szerkesztő funkciók, ehhez jönnek a különböző formázási lehetőségek. FŐBB SZÖVEGEGYSÉGEK Karakter: betűk (a, b, c, d), számok (1, 2, 3, 4), írásjelek (. ! ? ,), műveleti jelek (+ - * / = < >), egyéb jelek (% @ & #), szóköz. A karakter a legkisebb egység, tovább nem bontható. Szó: karakterekből áll össze, valamilyen jelentése, értelme van. Két szóköz között helyezkedik el (vagy egy szóköz és egy írásjel között). Nem külön formázási egység, hanem kijelölési egység. Mondat: szavakból áll össze, valamilyen összetartozó gondolat. Két mondatlezáró írásjel .!? közötti rész. Bekezdés (paragrafus): valamilyen szempontból összetartozó rész, gondolat. Pl. mondatokból áll össze. Két bekezdésvége jel ¶ közötti rész. (új bekezdés - enter ¶, új sor bekezdésen belül - shift+enter ) Szakasz (fejezet): általában több bekezdés vagy egyéb elem (pl. kép), lehet hasábos szöveg, álló vagy fekvő tájolás, más lap- vagy margóméret stb. A dokumentum legnagyobb önállóan formázható egysége, egy szakasz lehet egy bekezdés, vagy akár a teljes dokumentum is. Oldal: egy oldalnyi terület, általában A/4-es oldalon dolgozunk. Dokumentum: A teljes szöveg, a fenti részekből áll össze. Lehet egy oldal, de akár több száz oldal is.
2
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
A MICROSOFT WORD PROGRAM RÖVID BEMUTATÁSA A Microsoft Word a Microsoft Office programcsomag része, egy professzionális szövegszerkesztő program. A Word első verziója 1983-ban jelent meg Richard Brodie nevéhez fűződik. Azóta sok-sok változtatást megért és több fejlesztésen átment. A Word 6 for Windowstól kezdődően, 1993-tól a Word-verziók magyar nyelven is megjelentek. A Word mára a legelterjedtebb szövegszerkesztő program. (Az iskolai gyakorlatban jelenleg a Word 2013-as verzióját használjuk.) MICROSOFT WORD 2013 ABLAKFELÉPÍTÉSE, FŐBB RÉSZEI 7
1
6 5 4
3 2
8 11
12 13
12
10
9
13 14
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Címsor (Dokumentum neve) Bezárás gomb Előző méret / Teljes méret gomb Ikonméret gomb Menüszalag megjelenítési lehetőségei Súgó Gyors eszköztár (Mentés, Visszavonás, Ismétlés stb.; Gyorselérési eszköztár testreszabása gomb) Menüszalag, Eszköztár, Ikonok
9. 10. 11. 12. 13. 14.
Munkaterület Szövegkurzor Tabulátor beállító váltógomb Vonalzó (felső, bal oldali) Csúszka (jobb oldali és alsó) Állapotsor Balról: oldalszám, szavak száma, nyelvi ellenőrzés Jobbról: nézetek, méretezés
VONALZÓ BEÁLLÍTÁSA Nézet menüpontban a Vonalzó előtt bepipáljuk a jelölőnégyzetet, ennek hatására megjelenik a képernyőn a lap felett és a lap mellett bal oldalon a vonalzó, ami segít a formázásban és szerkesztésben. MINDENT LÁT GOMB (nem nyomtatható, vagy vezérlő karakterek megjelenítése) Kezdőlap menüpontban az eszköztár Bekezdés részében található a Mindent lát gomb , mely egy váltógomb, egy egérkattintással tudjuk bekapcsolni, egy újabb kattintással pedig kikapcsoljuk. Bekapcsolt állapotban a dokumentum egészében láthatók a bekezdésjelek és egyéb rejtett formázási szimbólumok, melyek segítik a szövegszerkesztést, a bekezdések kialakítását, illetve a formázást, így javasolt bekapcsolni, amikor szöveget szerkesztünk! (Ilyenek pl.: bekezdés vége jel ¶, bekezdésen belüli sortörés jele , tabulátor jel →, szóköz jele · stb.)
3
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
DOKUMENTUMKÉSZÍTÉS FOLYAMATA, LÉPÉSEI szövegszerkesztő program indítása szöveg bevitele (gépelés, másolás / beillesztés, importálás, megnyitás illetve beolvasás, szkennelés / szövegfelismertetés) dokumentum mentése tartalom ellenőrzése (nyelvhelyesség, helyesírás) /mentés nyomtató beállítása szakaszbeállítások (oldalbeállítás, lapméret, tájolás, margók, élőfej, élőláb, oldalszám, hasábok) /mentés dokumentum formázása - karakterformázás: betűtípus; betűméret; betűszín; háttérszín; betűstílus (félkövér, dőlt, aláhúzott, áthúzott, felső-, alsóindex, kiskapitális, nagybetűs stb.); betűköz (ritkított, sűrített); pozíció (emelt, süllyesztett) stb. - bekezdésformázás: behúzás (bal, jobb, első sor, függő); igazítás (balra, középre, jobbra, sorkizárt); térköz (bekezdés előtt vagy után lévő üres hely, függőleges távolság); sorköz (bekezdésen belül a sorok közötti távolság); tabulátor (bal, közép, jobb, decimális); számozás; felsorolás; háttér, mintázat; szegélyezés; stílusok - illusztrálás: képek, rajzok, ábrák, WordArt beillesztése, méretezése és pozicionálása - táblázat készítése (szegély, mintázat, színezés) /mentés hosszabb dokumentumhoz tartozó jellemzők beállítása (pl. tartalomjegyzék, ábrajegyzék, szószedet stb.) /mentés kész dokumentum mentése dokumentum nyomtatása, elküldése e-mail-ben, feltöltése tárhelyre - szükség esetén archiválás, biztonsági mentés A SZÖVEGSZERKESZTÉS ESZKÖZEI ÉS MŰVELETEI Billentyűzet → gépelés, formázás Monitor → megjelenítés Memória → ideiglenes tárolás, beolvasás, kezelés Háttértár → tárolás, mentés, megnyitás róla Nyomtató → nyomtatás MŰVELETEK A DOKUMENTUMMAL új dokumentum létrehozása dokumentum mentése (különböző formátumokban tudunk elmenteni egy dokumentumot, pl.: .doc, .docx, .rtf, .txt, .pdf, .html, .xml) létező dokumentum megnyitása, beolvasása dokumentum megjelenítése (WYSIWYG → „What You See Is What You Get”, azaz „amit látsz, azt kapod”) dokumentum módosítása (javítás, formázás) dokumentum nyomtatása szövegrész törlése, másolása, áthelyezése (vágólap használata) GÉPELÉSI TUDNIVALÓK A nyers, formázatlan szöveg bevitelét a billentyűk leütésével végezzük. A leütött karakter az aktuális kurzorpozíciónál jelenik meg a lapon. A szöveg gépelése közben a szövegszerkesztő program automatikusan hozza létre a sorokat és az oldalakat a beállításoknak megfelelően. Csak indokolt esetben használjuk az ENTER billentyűt, kizárólag amikor új bekezdést akarunk kezdeni! (Enter hatására új sorba áll a kurzor és ezzel új bekezdést hozunk létre. Figyeljünk erre, ugyanis a bekezdések önálló formázási egységek!) Kétféle soremelést különböztetünk meg: - ENTER bekezdés végének jelölése, új bekezdés kezdése - SHIFT+ENTER új sor kezdése bekezdésen belül (sortörés) Ha a szöveg gépelése közben egyszer csak új oldalt akarunk kezdeni, akkor használjuk a Beszúrás / Oldaltörés menüpontot vagy a Ctrl+Enter billentyűkombinációt. (Vagy használható a Lapelrendezés / Töréspontok / Oldaltörés menüpont is.)
4
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
A gépelés, illetve a szöveg javítása közben kétféle üzemmódot használhatunk: - Beszúró üzemmód – a leütött karakter a kurzor helyére íródik be, ha van szöveg utána, akkor az arrébb tolódik jobbra, tehát az újonnan beírt szöveg beékelődik. - Átíró üzemmód – a leütött karakter átírja a jobbra utána lévő karaktereket. (Akkor érdemes használni, ha át akarunk írni elírt betűket vagy szavakat.) INSERT gombbal tudunk az üzemmódok között átkapcsolni. A szöveg gépelése közben ne válasszunk el szavakat! A formázás előtt nincs értelme, mert a szövegbeosztás még változni fog, illetve van erre külön funkció a szövegszerkesztő programokban. Az elválasztás megakadályozható a Ctrl+Shift+Space billentyűkombinációval, aminek jelentése: nem törhető szóköz, vagy a Ctrl+Shift+- billentyűkombinációval, aminek jelentése: nem törhető elválasztójel. Az így összekapcsolt szavakban vagy szavak között elválasztás nem lehet. Ha nem fér ki egy sorban, akkor az egész szövegrész átkerül a következő sorba. A .,;:!?% és a csukó vagy záró jelek, mint a ”)]} jelek előtt nem hagyunk szóközt, mert az előttük álló szóhoz tartoznak! Utánuk viszont írni kell szóközt a szövegben, hiszen utánuk újabb szövegegység következik! A nyitó jelek, mint a „([{ előtt írunk szóközt és utána nem, mert az utánuk következő szóhoz tartoznak. A gondolatjel előtt és után is kell szóközt tenni! A billentyűzeten nem minden karakter található meg, ami szükséges lehet egy dokumentum elkészítéséhez. A különleges karakterek és szimbólumok beilleszthetők viszont a szövegbe a Beszúrás / Szimbólum menüpont használatával. Itt teljes karaktertáblák állnak rendelkezésünkre, azaz betűkészletekből tudunk választani karaktereket és szimbólumokat. (Pl.: görög betűk: αβγδ, német betűk: Ääß, Wingdings szimbólumok: ) A begépelt szöveg javítására használhatjuk a törlést, ennek szerkesztőbillentyűi: - BACKSPACE – visszafelé töröl, azaz a kurzortól balra lévő karaktert törli ki. - DELETE – elölről töröl, azaz a kurzortól jobbra található karaktert törli ki. Gyakran előforduló hiba, hogy a behúzást vagy az igazítást szóközök írásával próbálják helyettesíteni, illetve térköz állítás helyett felesleges bekezdésjeleket ütnek. Ezeket kerüljük, mert súlyos hibák! Minden szövegszerkesztő tartalmaz művelet visszavonási lehetőséget, illetve szerkesztési lépés ismétlést. A téves műveletek ezzel visszavonhatók, vagy ha valamit mégis szeretnénk, akkor használjuk az ismétlést! SZÖVEGRÉSZEK KIJELÖLÉSE A kijelölés történhet billentyűzettel vagy egérrel. A kijelölt szöveget inverzen, vagy szürke háttérszínnel jeleníti meg a program. A kijelölés megszűntetéséhez tetszőleges helyre kattintunk a dokumentumban az egérrel, vagy megnyomjuk valamelyik nyílbillentyűt a billentyűzeten. Kijelölés billentyűzettel: - A kurzort a kijelölendő szöveg elé (vagy végére) visszük, majd a SHIFT nyomva tartása mellett a megfelelő nyílbillentyűvel kijelöljük a kívánt szöveget. Kijelölés egérrel: - Az egérrel odakattintunk bal gombbal a kijelölendő szöveg elejére vagy végére és a gomb nyomva tartása mellett húzzuk az egeret a kijelölendő szövegen végig, majd elengedjük a gombot. - Szó kijelölése egérrel: duplán kattintunk bal gombbal a szóra. - Sor kijelölése egérrel: a kijelölő oszlopon a sor elé kattintunk az egér bal gombjával. - Bekezdés kijelölése egérrel: a kijelölő oszlopon a bekezdés elé kettőt kattintunk az egér bal gombjával. - Dokumentum kijelölése egérrel: a CTRL gombot lenyomva a kijelölő oszlopon kattintunk az egér bal gombjával. Kijelölés menüből: - A teljes dokumentum kijelölhető a Kezdőlap / Kijelölés / Az összes kijelölése menüpont használatával is. KURZOR MOZGATÁSA A kurzort a szövegen belül tetszőleges pontra vihetjük az egérrel, csak a kívánt helyre kell odakattintani és a kurzor odakerül. Ha a dokumentum hosszabb, mint a szövegszerkesztő képernyője, akkor a görgetősávot tudjuk használni a szövegrészek megjelenítéséhez. F5 billentyű megnyomásával megadhatjuk adott oldalnak a számát és odaugrik a kurzor az adott oldal elejére. További mozgási lehetőségek a jobb oldali ábráról leolvashatók. 5
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
SZERKESZTŐ MŰVELETEK Szövegrész kivágása Kezdőlap menü / Kivágás (vagy Ctrl+x) Szövegrész mozgatása Mozgatandó rész kijelölése / Vonszolás egérrel az új helyre Szövegrész másolása Kezdőlap menü / Másolás (vagy Ctrl+c) Szövegrész beillesztése Kezdőlap menü / Beillesztés (vagy Ctrl+v) Szövegrész törlése Törlendő rész kijelölése / Del billentyű a billentyűzetről KIVÁGÁS - MÁSOLÁS - BEILLESZTÉS A másolás és a mozgatás műveletéhez a vágólapot használjuk. Mozgatás: - mozgatandó szövegrész kijelölése - Kezdőlap menü / Kivágás (vagy Ctrl+x) az eredeti helyéről törlődik a szöveg és rákerül a vágólapra - kurzor pozicionálása oda, ahova a szöveget be akarjuk illeszteni - Kezdőlap menü / Beillesztés (vagy Ctrl+v) vágólapról a szöveg beillesztésre kerül az aktuális pozícióba (Vágólapon megmarad a szöveg, amíg mással nem írjuk felül.) Másolás: - másolandó szövegrész kijelölése - Kezdőlap menü / Másolás (vagy Ctrl+c) az eredeti helyén megmarad a szöveg és a vágólapra is rákerül - kurzor pozicionálása oda, ahova a szöveget be akarjuk illeszteni - Kezdőlap menü / Beillesztés (vagy Ctrl+v) vágólapról a szöveg beillesztésre kerül az aktuális pozícióba (Vágólapon megmarad a szöveg, amíg mással nem írjuk felül.) Mozgatáskor csak az új helyen lesz a szöveg megtalálható, a korábbi helyről eltűnik, másoláskor pedig ott marad a szöveg a korábbi helyen és bekerül az új helyre is. DOKUMENTUM LÉTREHOZÁSA Nyissuk meg a Word szövegszerkesztő programot! (Pl.: az Asztalon a Word ikonra duplakattintás) Válasszuk az üres dokumentumot és máris rendelkezésünkre áll egy oldal, amire tudunk írni. DOKUMENTUM MENTÉSE A dokumentum létrehozása után érdemes egyből menteni, mert ezzel elkészül a szöveges fájlunk, amibe utána dolgozhatunk. Gépelés és szerkesztés közben ajánlatos rövidebb-hosszabb időközönként menteni. A mentés történhet a Fájl / Mentés paranccsal, vagy a gyors eszköztár segítségével is, ha ki van téve a mentés ikon. A bejövő párbeszédablakban ki kell tallózni, hogy hová szeretnénk menteni a dokumentumot, azaz ki kell választani a meghajtót és a mappát, ami a dokumentum elérési útvonala. Meg kell adni a dokumentumnak szánt nevet. A szövegszerkesztő alap fájlformátumát hozzáteszi a program a névhez. Ez Word esetében a docx (Word 2007 után, előtte doc). Ha más fájlformátumot, azaz más kiterjesztést akarunk használni, beállítani, akkor azt ki kell választani a rendelkezésre álló listából. Lehetséges formátumok: - doc Microsoft Word szövegszerkesztő formátuma: több más szövegszerkesztő program is képes értelmezni. Word 2007 előtt ez volt használatban, azóta a docx az alapértelmezett szövegfájl formátum. - rtf Rich Text Format: a legtöbb szövegszerkesztő program felismeri. Akkor szoktuk leginkább használni, amikor egy bizonyos szövegszerkesztőben (pl. Microsoft Office Word) megírunk egy dokumentumot, de egy másik szoftverben szeretnénk átszerkeszteni (pl. WordPAd-ban, Open Office-ban stb.) - txt Egyszerű szövegformátum: a txt formátumban mentett dokumentumból eltűnnek a formázások, csak a szöveg marad meg. Figyeljünk erre, mert ha nem állítjuk be a megfelelő fájlformátumot, elveszhet a formázásunk és ezzel a sok befektetett munkánk is! - pdf Portable Document Format: az Adobe Systems fejlesztette ki, dokumentumok tárolására alkalmas fájlformátum. A PDF alkalmas szöveget, ábrát és képeket tartalmazó dokumentum leírására eszközfüggetlen és felbontásfüggetlen formában. A teljes megjelenést tartalmazza nyomtatható formátumban. - htm, html HyperText Markup Language: interneten használt fájlformátum. A HTML egy leíró nyelv, weboldalak készítéséhez fejlesztettek ki. 6
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
A Mentés menüponttal, ikonnal a már beállított néven és formátumban menti a program a dokumentumot a korábban megadott mappába és tárhelyre. Mentéskor felülírjuk a korábbi változatot. Ha a dokumentumból másik változatot akarunk menteni, vagy más formátumban, vagy másik helyre, akkor a Fájl / Mentés másként parancsot használjuk és adjuk meg az adatokat: fájlnév, formátum, hely. Sok szövegszerkesztő program tartalmazza már az Automatikus mentés funkciót. Megadhatjuk, hogy milyen gyakorisággal mentsen a program használat közben. DOKUMENTUM BEZÁRÁSA A dokumentum bezárása történhet a Fájl / Bezárás paranccsal, vagy az ablak jobb felső sarkán lévő X-el, ami a bezárás gomb. Bezáráskor a program ellenőrzi, hogy mentettük-e a dokumentumot és ha nem, akkor rákérdez, hogy mentjük-e az aktuális állapotban, vagy mentés nélkül zárjuk be az állományt. MEGLÉVŐ DOKUMENTUM BETÖLTÉSE, MEGNYITÁSA Már létező Word dokumentumot meg tudunk nyitni úgy, hogy valamilyen fájlkezelő program segítségével megjelenítjük a meghajtó, illetve adott mappa tartalmát és a szövegfájl nevére duplán kattintunk az egérrel. Ekkor az adott dokumentum megnyílik a Wordben. Megtekinthető, illetve szerkeszthető, formázható tovább. Másik lehetőség, hogy megnyitjuk a Word programot és a Fájl / Megnyitás parancsot választjuk és a megnyíló párbeszédablakban kitallózzuk a kívánt dokumentum helyét, majd kiválasztjuk a fájlt és megnyitjuk. A Word megnyitása után az utoljára szerkesztett dokumentumok elérhetők egy listából. Vagy akár rögzíthetünk is a listába fájlokat, amiket később még szeretnénk használni. A mai szövegszerkesztő programokban egy időben több dokumentum is lehet megnyitva. Ezeket felváltva tudjuk szerkeszteni és másolást vagy mozgatást is könnyedén elvégezhetünk szövegrészek között, akár egyik dokumentumból a másikba is. DOKUMENTUM NYOMTATÁSA A megszerkesztett dokumentumokat lehetőségünk van kinyomtatni. Érdemes átnézni a szöveg tipográfiai megjelenését nyomtatás előtt, illetve a Nyomtatási kép nézetben megtekinteni, hogy is fog kinézni a dokumentumunk nyomtatva. A Fájl / Nyomtatás menüponttal érjük el a nyomtatással kapcsolatos beállításokat. Ki tudjuk itt választani az aktuális nyomtatót, amelyikkel nyomtatni szándékozunk. Meg tudjuk adni, hogy mely oldalak legyenek kinyomtatva. Beállíthatjuk, hogy egy vagy többoldalas nyomtatást akarunk, illetve, hogy legyenek-e szétválogatva az egyes oldalak vagy sem. Beállítható a lap tájolása, a mérete, a margók, és hogy egy lapra hány oldal legyen rányomtatva. Jobb oldalon megtekinthető az egyes oldalak nyomtatási képe is. Az Oldalbeállítás menüpontot választva a megjelenő párbeszédablakon tudjuk a beállításainkat részletesen megadni a három lapfül kiválasztásával és az adatok közlésével. Nyomtatás előtt mindig mérlegeljük, hogy biztosan szükséges-e az adott dokumentum kinyomtatása, nem lenne-e elegendő az elektronikus változat! Legyünk környezettudatosak! Ha lehet, válasszuk inkább a pdf formátumba való nyomtatást, mert így továbbítható a dokumentum digitális formában és formáját tekintve is megmarad az eredeti kialakítás, illetve megjelenés. A DOKUMENTUM NÉZETEI A dokumentum szövegének bevitele, szerkesztése, formázása közben többféle megjelenítési mód közül választhatunk. Más nézetet érdemes használni gépeléskor, mást formázáskor és megint mást nyomtatás előtti elrendezéskor. Lehetséges nézetek: (Nézet menüpont) - Olvasómód: a dokumentum olvasása, áttekintése során ajánlott alkalmazni ezt a nézetet. - Nyomtatási elrendezés: a nyomtatásnak megfelelő látványt mutat. Érdemes szerkesztés során ezt a nézetet használni, hiszen így fog kinézni a dokumentumunk nyomtatásban. - Webes elrendezés: azt mutatja meg, hogy a dokumentum miképp nézne ki weblapként. - Vázlat: a dokumentum szerkezetét emeli ki, vázlatszerűen jeleníti meg a tartalmat. - Piszkozat: a dokumentum szöveges tartalmát jeleníti meg. Minden nézetben használható a nagyítás funkció, %-ban adjuk meg. Meg tudunk jeleníteni egy, illetve akár több oldalt is egyszerre. Vagy beállíthatjuk a dokumentum méretét lapszélességre, amikor az ablak szélességéhez igazodik a megjelenítés mérete. 7
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
KERESÉS ÉS CSERE Lehetőségünk van a dokumentum szövegében keresést végezni, vagy akár ki is tudunk cserélni egy bizonyos szövegrészt egy másikra. Ehhez használhatjuk igény szerint a Kezdőlap / Keresés menüpontját, vagy a Kezdőlap / Csere menüpontot. Keresés ablak: A Keresett szöveg részhez beírjuk az a szöveget, amit keresni szeretnénk a dokumentumban, majd a Következő gombra kattintva megmutatja a program a keresett szövegrészt, ha talál olyat. Addig haladunk előre a Következő gombbal, amíg meg nem találtuk, amit keresünk, vagy a Mégse gombbal ki tudunk lépni a keresésből. Csere ablak: A Keresett szöveg részhez beírjuk az a szöveget, amit ki akarunk cserélni a dokumentumban valami másra, majd a Csere erre részhez beírjuk azt a szöveget, amire cserélni akarjuk az eredetit. A Következő gombra kattintva megmutatja a program a keresett szövegrészt, ha talál olyat a szövegben. A Csere gombra kattintva a legközelebb megtalált keresési szöveget kicseréli a csere szövegre. A Csere gombbal tovább haladva sorra kicseréli a keresési szöveggel megegyezőket a csere szövegre a dokumentumban. Az Összes cseréje gombot választva egy mozdulattal cserélni tudjuk a dokumentum egészében a keresési szöveget a csereszövegre. A Mégse gombbal ki tudunk lépni a csere műveletből. A Keresés és csere ablakok alján az Egyebek gombra kattintva megnyílik egy újabb párbeszédablak, ahol további keresési feltételek állíthatók be. (Pl. kis- és nagybetűk megkülönböztetése, speciális karakterek stb.) DOKUMENTUM FORMÁZÁSA Karakterformázási műveletekhez lásd az alábbi dokumentumot, illetve Kezdőlap / Betűtípus részt: - http://data.hu/get/7329174/Karakterformazas_minta_20140120.pdf
további lehetőségek a lenyíló négyzet alatt - Karakterformázáshoz ki kell jelölni a formázandó szövegrészt! - A többször előforduló formátumokat átmásolhatjuk. Ehhez jelöljük ki a mintarészt, majd válasszuk a Kezdőlap / Formátummásoló ikont! Ezután jelöljük ki egérrel azt a szövegrészt, amire rá akarjuk másolni az adott formátumot! Ekkor a célszöveg is a kijelölt mintaszöveg formátumát kapja meg. Ezzel nagyban gyorsítható a formázás, tehát ajánlott használni. (Bekezdésformázások másolására is alkalmazható!) Bekezdés formázási műveletekhez lásd az alábbi dokumentumokat illetve Kezdőlap / Bekezdés részt: - http://data.hu/get/7381645/Word_Bekezdesformazasok1_minta_20140204.pdf - http://data.hu/get/7441668/Bekezdesformazas2_szamozasfelsorolas.pdf - http://data.hu/get/7457244/Word_Bekezdesformazas_tabulatorokhatterszin_minta.pdf
további lehetőségek a lenyíló négyzet alatt - Bekezdésformázáshoz elég benne állni a kurzorral a formázandó bekezdésben, úgy is végrehajtódik a kívánt formázás. (Persze, kijelölés mellett is elvégezhetők a bekezdés formázási műveletek. Ezt akkor érdemes alkalmazni, ha több bekezdést akarunk egyszerre formázni.) - A bekezdések tulajdonságai öröklődnek, minden ENTER lenyomása után a következő bekezdés is az előző formátumát kapja. - A többször előforduló formátumok másolásához használjuk a Formátummásolót! (Részletesen lásd fentebb!)
8
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
Egyéb elemek: - Dokumentum illusztrálása: a szövegek esztétikus megjelenését segítik. Képek, Clipart: a Beszúrás / Képek menüpont segítségével be tudunk tenni képet a dokumentumunkba a számítógép tárhelyeiről. A megnyíló párbeszédablakban ki kell tallóznunk a kép helyét, majd a Beszúrás gombbal behelyezzük a dokumentumba a kurzor aktuális pozíciója után a képet. A clipart előre elkészített képekből áll, témák szerint tudunk keresni a képek között. A Beszúrás / Online képek menüpont használatával az Internetről tudunk képeket letölteni. A szövegben lévő képek bekezdésként viselkednek formázás szempontjából. A képek méretezhetők, pozícionálhatók, szegélyezhetők. Alakzatok, rajzolás: elérhetők egyszerű alakzatok és rajzelemek is a szövegszerkesztő programok zömében. Használata a Beszúrás / Alakzatok menüpont segítségével történhet. WordArt: szövegstílusok gyűjteménye, melyek segítségével látványos formájú szövegek adhatók a dokumentumunkhoz. Használhatunk effekteket, tükrözést, forgatást, árnyékolást, ragyogást, különböző színeket, szegélyvonalakat, díszítéseket, hajlítások stb. (Beszúrás / WordArt) Diagramok: a szövegünket díszíthetjük grafikonokkal, vagy diagramokkal is. Sokszor egy hosszabb szöveges magyarázat kiváltható egy szemléletes diagram készítésével. A Beszúrás / Diagram menüponttal érhető el. Képletek: a beépített egyenletszerkesztővel különböző képleteket is meg tudunk adni a dokumentumunkban. Elérhető ez a funkció a Beszúrás / Egyenlet menüponttal. - Táblázat: a dokumentum szövegének egy része sorokba és oszlopokba rendezhető, erre használjuk a táblázatot, mely cellákból épül fel. Megadható a táblázat mérete, illetve a sorok és az oszlopok mérete is. Egy cellába több bekezdés is kerülhet, melyek formázhatók. A táblázat szegélyezhető és háttérszín, vagy akár mintázat is beállítható rá. A cellák egyesíthetők vagy feloszthatók. Utólag is tudunk új sorokat, oszlopokat beszúrni a már kész táblázatba, illetve törölhetők vagy módosíthatók is meglévő elemek. Alkalmazhatunk rendezést is a táblázatok egyes soraira vagy oszlopaira. - Stílusok: formázási gyűjtemények a stílusok. Megadhatunk egy-egy szövegrészre karakter- és bekezdésformázásokat, majd ha ezt stílusként állítjuk be, akkor könnyedén másolható további szövegrészekre is ez a stílus és a hozzá tartozó formázási beállítás, illetve ennek segítségével készíthető tartalomjegyzék. - Tartalomjegyzék: a dokumentumban lévő címek és a hozzájuk tartozó oldalszámok listája. Stílusok használatával lehet kialakítani és válaszhatók különböző formátumok, pl.: klasszikus, modern, díszes stb. A dokumentum elejére vagy a végére ajánlott tenni tartalomjegyzéket. A mai szövegszerkesztő programok képesek frissíteni is a tartalomjegyzék adatait a dokumentum alapján. (Hivatkozás / Tartalom menüpont) - Hivatkozás: készíthető a dokumentumba Internetes hivatkozás is, azaz egy weboldal címe, vagy egy e-mail cím. Ha be van állítva egy honlapcím linknek, akkor a Ctrl gomb nyomva tartása mellett, ha rákattintunk a hivatkozásra, akkor a weblap megnyílik a beállított böngészőprogramban. Szakaszformázási műveletek: - Lapelrendés menüpont: Margók: alsó, felső, bal, jobb, kötésmargó (kötésre szánt dokumentumok esetén ajánlott) – centiméterben adjuk meg a margók kívánt értékét. Szakaszonként beállíthatók különböző margóértékek. Tájolás: megadhatjuk, hogy álló vagy fekvő elrendezésű legyen a dokumentum, vagy annak egyes részei. Szakaszonként különböző féle tájolás állítható be. Méret: dokumentum mérete (A4-es lap = 21 cm*29,7 cm) - persze egyedi méretet is megadhatunk, illetve egy dokumentumon belül különböző szakaszok is lehetnek, melyek különböző méretű lapokat adnak meg. Hasábok: egy vagy többhasábos beállítás alkalmazható. A szövegeket egy oldalon belül egy vagy több oszlopba vagy hasábba lehet rendezni. Pl. újságoknál használják ezt előszeretettel. A hasábokra tört szöveg külön szakaszba kerül, az egyes hasábok között pedig hasábtörést tudunk beállítani. Megadható a hasábok mérete és a köztük lévő hely centiméterben. Lehetőség van választóvonal alkalmazására is a hasábok között. Töréspontok: hasábok, oldalak, szakaszok közötti töréspontok megadása történik itt. A különböző szakaszformázási műveletek (papírméret, tájolás, margó stb.) automatikusan új egységeket hoznak létre, ilyenkor kerül töréspont a szövegbe. Meghatározhatjuk a töréspont típusát és az új szakasz kezdőpontját.
9
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
- Beszúrás menüpont: Élőfej, Élőláb: a felső-, illetve az alsó margó területén elhelyezkedő szöveg, kép, rajz. Az élőfej és az élőláb szerkesztésekor a dokumentum szövege szürke színűre vált, ekkor nem szerkeszthető. Az élőfejbe és az élőlábba beállított részek a többi oldalon automatikusan megjelennek, elég egyszer megszerkeszteni azokat. Beállítható, hogy a páros, illetve a páratlan oldalon azonos vagy különböző legyen. Szakaszonként más élőfej és élőláb állítható be. Oldalszám: az élőfejbe vagy az élőlábba kerül. Meghatározható a helye, azaz pozicionálható az oldalon vízszintesen (balra, középre, jobbra), állítható a betűtípusa, -mérete, -stílusa, formája, illetve megadható a kezdő sorszám is. Oldaltörés: ha új oldalt akarunk kezdeni a szöveg bizonyos részén, akkor alkalmazzuk az oldaltörést. (Részletesebben lásd fentebb a töréspontok leírásánál!) - Hivatkozás menüpont: Lábjegyzet: akkor használjuk, ha egy szóhoz, vagy szövegrészhez magyarázatot akarunk hozzáfűzni. A lap alján, a szövegtükrön belül, az alsó margó felett helyezkedik el a magyarázat és egy vízszintes vonal választja el a többi szövegtől. A lábjegyzet jele lehet sorszám, vagy különböző karakterek, szimbólumok is előfordulnak. A program automatikusan növeli az értékeket és felsőindexbe helyezi el lábjegyzet jelölőt, mind a szövegben a megjelölt szó után, mind pedig a lap alján a magyarázó szöveg előtt. Magát a kiegészítő szöveget, vagy magyarázatot nekünk kell begépelni a lap alján a lábjegyzetjel után. (A lábjegyzet törléséhez elég a szövegből a hivatkozási jelet kitörölni, ekkor a lap alján lévő magyarázó szöveg is törlődik.) Végjegyzet: hasonló a lábjegyzethez, csak ezt a szöveg végén helyezzük el. A hivatkozási jel a megmagyarázni, vagy kiegészíteni szánt szöveg után található felső indexben, maga a végjegyzet, vagyis a magyarázó szöveg pedig a szakasz, vagy a dokumentum végén található a hivatkozási jel után, ami itt is felső indexben van. KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE A körlevél állandó szövegek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Ilyen lehet például egy levél, egy meghívó, egy szerződés stb. A körlevél részei: - Az állandó szövegrészeket tartalmazó részt törzsdokumentumnak nevezzük. - A változó szövegrészeket tartalmazó részt adatforrásnak (vagy adatbázisnak) nevezzük. - A törzsdokumentumot egy adatforrás adataival egészíti ki a program és így jön létre az egyesített dokumentum. Az adatforrás egy táblázat, az első sora tartalmazza a mezőneveket, melyekhez adatok tartoznak. (Az egyes sorok a rekordok, melyek 1-1 személy adatait tartalmazzák.) A törzsdokumentumban a mezőnevekre hivatkozunk, a program pedig ez alapján hozza be az egyes levelekbe az adatokat rekordonként (pl. nevet, címet stb.). A körlevélkészítés folyamata: - törzsdokumentum megírása, formázása, - adatforrás elkészítése, vagy már kész adatbázis megnyitása, - a törzsdokumentum és az adatforrás összerendelése vagy egyesítése. Körlevél előnyei: egy példányban tároljuk a törzsdokumentumot, az adatforrást külön szerkesztjük és egyesítéskor nagy példányszámú dokumentumot hozunk létre. Szűrhetjük is a címzetteket az adatforrásból különböző feltételek megadásával. A körlevélvarázsló pontonként végigvezet bennünket a készítésen.
10
Szövegszerkesztés „gyorstalpalló”
TARTALOMJEGYZÉK TIPOGRÁFIAI ALAPOK ............................................................................................................................................................................1
TIPOGRÁFIA FOGALMA ..................................................................................................................................................................................1 PAPÍRMÉRET ...............................................................................................................................................................................................1 LAPRÉSZEK..................................................................................................................................................................................................1 FONTOSABB MÉRTÉKEGYSÉGEK ÉS ÉRTÉKEK ........................................................................................................................................................2
SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAMOK CSOPORTOSÍTÁSA............................................................................................................................2
EGYSZERŰ SZÖVEGSZERKESZTŐK ......................................................................................................................................................................2 PROFESSZIONÁLIS SZÖVEGSZERKESZTŐK ............................................................................................................................................................2 KIADVÁNYSZERKESZTŐK .................................................................................................................................................................................2
SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAM FELADATA ............................................................................................................................................2 FŐBB SZÖVEGEGYSÉGEK........................................................................................................................................................................2
KARAKTER ..................................................................................................................................................................................................2 SZÓ...........................................................................................................................................................................................................2 MONDAT ...................................................................................................................................................................................................2 BEKEZDÉS (PARAGRAFUS) ..............................................................................................................................................................................2 SZAKASZ (FEJEZET) .......................................................................................................................................................................................2 OLDAL .......................................................................................................................................................................................................2 DOKUMENTUM ...........................................................................................................................................................................................2
A MICROSOFT WORD PROGRAM RÖVID BEMUTATÁSA ..........................................................................................................................3 MICROSOFT WORD 2013 ABLAKFELÉPÍTÉSE, FŐBB RÉSZEI.......................................................................................................................3 VONALZÓ BEÁLLÍTÁSA...........................................................................................................................................................................3 MINDENT LÁT GOMB (NEM NYOMTATHATÓ, VAGY VEZÉRLŐ KARAKTEREK MEGJELENÍTÉSE) ..................................................................3 DOKUMENTUMKÉSZÍTÉS FOLYAMATA, LÉPÉSEI ......................................................................................................................................4 A SZÖVEGSZERKESZTÉS ESZKÖZEI ÉS MŰVELETEI ....................................................................................................................................4 MŰVELETEK A DOKUMENTUMMAL .......................................................................................................................................................4 GÉPELÉSI TUDNIVALÓK..........................................................................................................................................................................4 SZÖVEGRÉSZEK KIJELÖLÉSE....................................................................................................................................................................5 KURZOR MOZGATÁSA ...........................................................................................................................................................................5 SZERKESZTŐ MŰVELETEK.......................................................................................................................................................................6 KIVÁGÁS - MÁSOLÁS - BEILLESZTÉS ........................................................................................................................................................6 DOKUMENTUM LÉTREHOZÁSA ..............................................................................................................................................................6 DOKUMENTUM MENTÉSE .....................................................................................................................................................................6 DOKUMENTUM BEZÁRÁSA ....................................................................................................................................................................7 MEGLÉVŐ DOKUMENTUM BETÖLTÉSE, MEGNYITÁSA .............................................................................................................................7 DOKUMENTUM NYOMTATÁSA ..............................................................................................................................................................7 A DOKUMENTUM NÉZETEI.....................................................................................................................................................................7 KERESÉS ÉS CSERE .................................................................................................................................................................................8 DOKUMENTUM FORMÁZÁSA ................................................................................................................................................................8
KARAKTERFORMÁZÁSI MŰVELETEK ...................................................................................................................................................................8 BEKEZDÉS FORMÁZÁSI MŰVELETEK...................................................................................................................................................................8 EGYÉB ELEM................................................................................................................................................................................................9 SZAKASZFORMÁZÁSI MŰVELETEK .....................................................................................................................................................................9
KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE ........................................................................................................................................................................... 10
A KÖRLEVÉL RÉSZEI .....................................................................................................................................................................................10 A KÖRLEVÉLKÉSZÍTÉS FOLYAMATA ..................................................................................................................................................................10 KÖRLEVÉL ELŐNYEI .....................................................................................................................................................................................10
TARTALOMJEGYZÉK............................................................................................................................................................................. 11
11
