S elo r, s ele ct iebu re a u va n d e fe d e ra le ove rhe id Missie Wat betreft interne en externe rekrutering en selectie, is Selor verantwoordelijk voor: • het uitvoeren van vraaggestuurde en competentiegerichte selectie-, oriëntatie- en certificatiepdrachten voor zijn klanten; • het actief bijdragen tot de beleidsvorming binnen de geïntegreerde werking van de FOD Personeel en Organisatie voor
de federale overheid. Hierbij streeft Selor de hoogste graad van professionalisme en klantgerichtheid na binnen de regels van de deontologie. Eén van de strategische doelstellingen van Selor: ‘het versterken van het imago van de overheid als werkgever’.
Visie Selor heeft de ambitie om te evolueren tot de deskundige bij uitstek in het selectielandschap.
Waarden • ruimte voor talent • klantgerichtheid • transparantie • professionaliteit • onafhankelijkheid
Enkele kerngetallen • 2000 m2 landschapsbureaus en vergaderzalen uitgerust met de nieuwste faciliteiten • 550 plaatsen voor schriftelijke proeven tijdens de week, 780 tijdens het weekend • 323 pc’s voor kandidaten verdeeld over 3 pc-klassen • 26 lokalen voor mondelinge selecties • per jaar komen zo’n 150.000 kandidaten in contact met Selor • per jaar organiseert Selor meer dan 62.000 pc-tests • Selor verstuurt meer dan 365.000 brieven per jaar • meer dan 250.000 personen ontvangen wekelijks de mailinglist van Selor • het call-center van Selor verwerkt bijna 50.000 telefoontjes per jaar • de cv-databank eRecruiting telt meer dan 30.000 cv’s
De selecties verschijnen • op www.selor.be • in de mailinglist van Selor • op www.vdab.be • op www.bgda.be • op teletekst VRT p765 • op www.staatsblad.be • in jobkranten • op jobsites
Solliciteren kan • online via www.selor.be • per telefoon: 070 66 66 20 • per fax: 02 788 68 44 • per brief • aan de infobalie in het Stergebouw
De Franstalige versie van dit jaarverslag is beschikbaar bij Selor. Op www.selor.be zijn ook de PDF-versies van dit jaarverslag evenals het integrale cijfermateriaal en de statistieken van 2005 terug te vinden.
jaarverslag 2005
Inhoudstafel Woord vooraf
2
Inleiding
4
Selectie
7
Oriëntatie
15
Certificering
21
Diversiteit
27
Communicatie & relatiemanagement
33
Innovatie
39
Personeel & Organisatie
45
Facilitair beheer
51
Kwaliteitsbeheer
55
Budget & beheerscontrole
59
Aanbevelingen vanuit de onafhankelijke positie van Selor
62
Woord vooraf Selor kan terugkijken op een uiterst innovatief en geslaagd jaar. Tal van boeiende projecten werden tot een goed einde gebracht en dit dankzij de inzet van gans de organisatie. De organisatie onderging zelf ook enkele grondige wijzigingen. Vanaf 2005 werkt het selectiebureau in processen. Processen die een aaneenschakeling van activiteiten zijn en die leiden tot een afgewerkt product. De corebusiness van Selor steunt op drie kernprocessen, zijnde selectie, oriëntatie en certificering. Maar die processen zouden maar weinig betekenen zonder de ondersteuning van processen als diversiteit, communicatie & relatiemanagement, innovatie, personeel & organisatie, facilitair beheer, kwaliteitsbeheer en budget- & beheerscontrole. De producten die al deze processen genereren brachten in 2005 ongeveer 150.000 personen in aanraking met Selor. Enkel voor de selecties ontving Selor meer dan 100.000 inschrijvingen, een verdrievoudiging in vergelijking met vijf jaar geleden. Selor is een echte draaischijf geworden. Het bureau is niet enkel een toegangspoort voor diegenen die geïnteresseerd zijn in een job bij de overheid, maar ook meer en meer een adviescentrum voor ambtenaren die zich in hun loopbaan willen heroriënteren, een erkend certificatiecentrum dat competenties in kaart brengt ... Binnen de nieuwe structuur heeft diversiteit een volwaardige rol gekregen. Diversiteit is geen modeverschijnsel. Selor beschouwt het als een uitgangspunt, een sine qua non in deze moderne samenleving. Het doet dan ook plezier om te zien dat de initiatieven van Selor op dit gebied goed onthaald worden en ook weerklank vinden buiten de organisatie. Maar 2005 was nog veel meer. Het was ook het jaar van de totale lancering van eRecruiting, waardoor de federale instellingen nu zelf nieuw talent kunnen zoeken in de online cv-databank van Selor, het volledig hernemen van de managementselecties voor de federale overheid, waar meer dan 40% van de kandidaten uit de privésector komt, Open Bedrijvendag, met meer dan 5.000 bezoekers … Ook het jaar waarin steeds meer derde klanten een beroep deden op de knowhow van Selor en waarin het selectiebureau ook meer en meer, naast de strikte selectieopdrachten, oriëntatieopdrachten uitvoerde. Maar vooral ook het jaar waarin de overheid opnieuw aantrekkelijk werd. Bij een enquête uitgevoerd door Vacature, kwam de overheid als een zeer interessante werkgever naar voor. Bij de vrouwen stond de overheid op één als de meest gegeerde werkgever, bij de mannen op twee.
jaarverslag 2005
Ook in 2006 zal Selor zich blijven inspannen om verder uit te groeien tot een expertisecentrum en dit door het verder verfijnen en uitbreiden van eRecruiting, gepaard gaande met de lancering van een nieuwe website, waar het mogelijk zal zijn in te loggen met eID, de tweede editie van Talent@Public, het nog meer naar buiten brengen van het diversiteitsproces … Maar vooral het blijven innoveren en kwaliteit garanderen. Een luisterend oor bieden aan kandidaat en klant en een forum bieden waar beide partijen elkaar kunnen ontmoeten. Ik hoop dat dit verslag alvast een verrijkende kijk biedt op het hoe en wat van Selor. Ik wil dan ook iedereen bedanken die zijn vertrouwen in Selor stelde in 2005. Dank ook aan alle medewerkers die van 2005 maakten wat het was. Van harte bedankt.
Marc Van Hemelrijck Afgevaardigd Bestuurder
Inleiding Dit jaarverslag werd opgebouwd rond de tien processen van Selor. De meeste processen kennen verschillende subprocessen, waarvan sommige uitgewerkt zijn in het kader van de gebeurtenissen van 2005. Er werd getracht om zoveel mogelijk tendensen weer te geven zonder de lezer te overstelpen met cijfers en tabellen. Hiernaast volgt het overzicht van de processen en subprocessen. De uiterst vlakke structuur van het werken in processen helpt Selor nog dichter bij de kandidaten en klanten te staan en maakt het mogelijk om producten op maat af te leveren.
De basisgegevens van Selor en de begrippen die wat verduidelijking nodig hebben, zijn aangeduid met een sterretje en zijn terug te vinden op de binnenkaft van dit verslag.
Selectie
Statutaire selecties Contractuele selecties Managementselecties Selecties voor derden Wervingsreserves Diploma’s
Oriëntatie Interne markt Bevorderingsselecties Oriëntatieopdrachten
Certificering Taaltests Competentiebeheer
Diversiteit
Communicatie & relatiemanagment Externe communicatie Klantenbeheer Call-center
Innovatie Productinnovatie Procesinnovatie IT
Personeel & organisatie Personeelsadministratie Opleiding Ontwikkelcirkels Care management Kennismanagement Interne communicatie
Facilitair beheer Servicepoint Selectsupport
Kwaliteitsbeheer Klachtenbeheer Monitoring Risicomanagement Kwaliteitscontrole
Budget & beheerscontrole
jaarverslag 2005
Statutaire selecties* Contractuele selecties* Managementselecties* Selecties voor derden* Wervingsreserves Diploma’s
Selectie Als selectiebureau van de overheid, voert Selor selectieopdrachten uit op vraag van zijn klanten: de federale overheidsdiensten*, gemeenschappen, gewesten en derden. In overleg met de klant bepaalt Selor de meest geschikte selectieprocedure. Door het gebruik van de nieuwste technieken en technologieën slaagt Selor erin efficiënt te werken in elke fase van de procedure, gaande van de keuze van de tests tot de verwerking van de resultaten.
I n s ch r ijv i n ge n ✦
Het gaat om alle statutaire selecties voor de
federale overheidsdiensten, gemeenschappen en gewesten, alsook de selecties voor de managementfuncties voor de federale overheid en de selecties voor derden. Niet al deze selecties zijn afgesloten in 2005.
De selectieprocedures die Selor tussen 1 januari en 31 december 2005 lanceerde, leverden in totaal 107.107 inschrijvingen op✦. Dit cijfer bevestigt de trend vastgesteld door Vacature: steeds meer en meer mensen zijn geïnteresseerd in een job bij de openbare sector. In het totale aantal inschrijvingen was de verdeling man-vrouw bijna perfect: ongeveer 52% mannen tegenover 48% vrouwen. De verdeling tussen de taalrollen lag in het voordeel van de Franstaligen, met 60% tegenover 40% Nederlandstaligen. De meeste inschrijvingen waren voor functies van niveau A* en C*. De selecties voor administratief en technisch assistenten (niveau C) speelden hier een doorslaggevende rol. Enkel voor deze selecties, toegankelijk voor beide taalrollen, ontving Selor bijna 35.000 inschrijvingen.
✦
De selecties worden weergegeven in de taal
waarin ze gelanceerd werden.
Top 5 va n d e m e e s t p op u la i re s ele c t i e s ✦ Selecties
I n s c h r ij v i n g e n
16.662
Assistants administratifs pour tous les SPF, les organismes d’intérêt public, les services publics de Sécurité sociale, les établissements scientifiques fédéraux et le Ministère de la Défense (AFG05820)
9.490
Administratief assistenten voor alle FOD’s, de instellingen van openbaar nut, de instellingen van Sociale Zekerheid, de federale wetenschappelijke instellingen en het Ministerie van Defensie (ANG05820)
5.750
Assistants techniques pour tous les SPF, les organismes d’intérêt public, les services publics de Sécurité sociale, les établissements scientifiques fédéraux et le Ministère de la Défense (AFG05821)
Penitentiair beambten voor de strafinrichtingen in heel Vlaanderen en Brussel voor de FOD Justitie (ANG05024)
5.246
Adjuncten van de directeur (algemene kwalificatie) voor het
4.920
ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse wetenschappelijke instellingen en sommige Vlaamse openbare instellingen (ANV05024)
Ve rd el i n g s ele ct ie s p e r k la nt In 2005 voerde Selor iets meer dan de helft van de selecties uit voor de FOD’s* (53,5%). Daarna volgden met 17,1% de instellingen van openbaar nut. 15,3% van de selecties werd uitgevoerd op vraag van de gemeenschappen en gewesten (7,3% voor het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 4,3% voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en 3,7% voor het Waals Gewest). In 2005 deden ook meer en meer diensten, die niet verplicht zijn aan te kloppen bij Selor, een beroep op de deskundigheid van Selor. 9,2% van de selecties werd voor deze derde klanten
georganiseerd.
4,9%
van
de
selecties
werd
uitgevoerd
voor
de
POD’s*. In vergelijking met 2004, werden in 2005 minder selecties uitgevoerd voor de gemeenschappen en gewesten (15,3% tegenover 33,7% in 2004). Een verklaring hiervoor is te vinden in het feit dat er binnen het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap een wervingsstop plaatsvond tijdens de eerste helft van 2005. De Franse en Duitstalige Gemeenschappen langs hun kant putten voornamelijk uit hun wervingsreserves van 2004 en deden geen beroep op Selor in 2005.
jaarverslag 2005
De gemiddelde doorlooptijd van de selecties (gaande van de uiterste inschrij-
✦
vingsdatum tot het afleveren van de wervingsreserve aan de rekruterende dienst)
selecties, de afwijzingen, afwezigheden en
bedroeg 86 dagen in 2005 . Selor bleef hier onder de vooropgestelde interne norm van 93
het slaagpercentage te kunnen berekenen,
dagen.
komen enkel de selecties die afgesloten wer-
✦
Om de gemiddelde doorlooptijd van de
den in 2005 in aanmerking. Het is mogelijk
Verd el i ng s ele c t i e s p er k la nt 2 0 0 5 FOD’s Instellingen van openbaar nut Derden Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap POD’s Brussels Hoofdstedelijk Gewest Waals Gewest
A f w ij z i n g e n a f we z ighe id Een kandidaat kan afgewezen worden omwille van 3 redenen: • door het niet terugsturen van het bevestigingsformulier; • door het niet terugsturen van de gevraagde documenten; • of omdat hij of zij niet over het geschikte diploma of beroepservaring beschikt die vereist
zijn voor de functie. Om nu net aan het hoge afwezigheidscijfer tegemoet te komen, voerde Selor medio 2004 het bevestigingsformulier in. Na inschrijving ontvangen de kandidaten dit formulier en wordt hen gevraagd bijkomende inlichtingen en, naargelang de selectie in kwestie, bijkomende documenten (zoals het diploma) terug te sturen. De kandidaten krijgen hier ook de kans om aan te duiden of ze aanpassingen van de selectieprocedure wensen te bekomen omwille van een arbeidshandicap. Wanneer de kandidaten het bevestigingsformulier of de gevraagde documenten niet terugsturen, worden ze afgewezen en kunnen ze niet meer deelnemen aan de selectieprocedure in kwestie. 49% van de ingeschrevenen voor de selecties afgesloten in 2005 werd afgewezen omwille van één van de bovenstaande redenen. De afwijzingen waren talrijker bij de hogere niveaus (44% voor niveau A) dan bij de lagere niveaus (30% voor niveau D*). Een mogelijke verklaring hiervoor is dat aan selecties van niveau D geen specifieke diplomavereisten verbonden zijn en dat bijgevolg deze kandidaten geen diploma hoeven op te sturen. Bij het globale afwezigheidscijfer (30%) wordt het omgekeerde vastgesteld. De afwezigheden lagen lager bij de hogere niveaus (23% voor niveau A) dan bij de lagere niveaus (50% voor niveau D).
dat bepaalde van deze selecties gelanceerd werden in 2004.
10
Er kan een zeker verband worden afgeleid: daar waar de afwijzingen het hoogst zijn (niveau A), ligt het afwezigheidscijfer het laagst en daar waar de afwijzingen het laagst zijn (niveau D), ligt het afwezigheidscijfer het hoogst. Men kan dus twee conclusies uit dit verband halen: • ten eerste, het blijkt dat de verplichting om bijkomende documenten op te sturen,
het aantal afwijzingen doet stijgen; • ten tweede, hoe hoger het cijfer van afwijzingen ligt bij het begin van de selectie, hoe talrijker
de overblijvende kandidaten aanwezig zijn op de proeven. Men kan dus de hypothese maken dat de betrokkenheid van de kandidaten die de bijkomende documenten terugsturen hoger ligt dan bij de kandidaten die geen bijkomende documenten hoeven terug te sturen. Zo wordt vastgesteld dat de kandidaten die geen bijkomende documenten hoeven terug te sturen, minder talrijk aanwezig zijn op de proeven (niveau D).
S la a g p e rc e nta ge Het globale slaagpercentage in 2005 bedroeg 37%. De verdeling in functie van de taalrol was bijna perfect: 37,1% voor de Nederlandstaligen en 36,75% voor de Franstaligen. De verdeling man-vrouw was ook in evenwicht: 35,6% voor de mannen, 36,4% voor de vrouwen. Deze cijfers zijn een stap in de goede richting en kaderen in de bezorgdheid van Selor om neutrale proeven te organiseren, zowel op gebied van gender als op gebied van taal.
M a n a ge me nt s ele ct ie s In 2005 werden de selecties voor de managementfuncties voor de federale overheid hernomen. Ongeveer 1.150 personen stelden hun kandidatuur voor dit type selecties. Door de strikte ervaringsvereisten, werden na screening van de cv’s slechts 422 kandidaten weerhouden. Men stelt ook vast dat enkel 282 van de 422 kandidaten alle onderdelen van de selectieprocedure afgelegd hebben. Het slaagpercentage varieert naargelang het niveau van de functie: • 39% voor niveau N : ‘Voorzitter van het Directiecomité’ of gelijkgesteld (bv. ‘Administrateur’
of ‘Adjunct-Administrateur’ van de openbare instellingen van de Sociale Zekerheid). Het slaagpercentage lag hier duidelijk in het voordeel van de vrouwelijke kandidaten (21% tegenover 8%) ; • 30% voor niveau N-1: ‘Directeur-generaal’ en ‘Directeur van de Stafdiensten’ met een
bijna gelijke verdeling man-vrouw van 13,5% mannen tegenover 12% vrouwen; • 23% voor niveau N-2: ‘Directeur’ met een verdeling man-vrouw van 8,7% mannen tegen-
over 4,5% vrouwen. Deze selecties werden uitgevoerd in opdracht van de FOD Financiën. Wat de professionele herkomst van deze kandidaten betreft, blijkt dat 42,02% van de kandidaten uit de privésector komt en 57,98% uit de openbare sector (waarvan 47,87% uit de
11
jaarverslag 2005
federale overheid, 3,46% uit de gemeenschappen, 1,86% uit de gewesten en 4,79% uit andere diensten zoals de provincies, steden en gemeenten, ...). Verd el i ng ka nd i d a ten p ro fe s s i o nele a c hterg ro nd vo o r s c re en i ng c v ’s
Privésector Federale overheid Gemeenschappen Gewesten Andere overheidsdiensten
Na screening van de cv’s, waarbij nagegaan wordt of de kandidaten over de vereiste professionele ervaring en diploma’s beschikken, stelt men vast dat van de overgebleven kandidaten 35,29% uit de privésector komt en 64,71% uit de openbare sector (waarvan 55,69% uit de federale overheid, 1,18% uit de gemeenschappen, 1,96% uit de gewesten en 5,88% uit andere overheidsdiensten). Verd el i ng ka nd i d a ten p ro fe s s i o nele a c hterg ro nd na s c re en i ng c v ’s
Privésector Federale overheid Gemeenschappen Gewesten Andere overheidsdiensten
Wat betreft de reglementering verbonden aan de managementselecties voor de federale overheid, zorgde het KB van 8 juli 2005* voor een aanpassing van de samenstelling van de selectiecommissies. Deze commissie werd teruggeschroefd van tien tot zes leden. De selectiecommissie wordt nog steeds voorgezeten door de Afgevaardigd bestuurder van Selor of zijn vertegenwoordiger en wordt nog altijd paritair samengesteld op gebied van de taal. Ze bestaat uit twee experten in management en human resources, twee domeinexperten en twee mandatarissen die een functie uitoefenen die op zijn minst evenwaardig is aan de functie die ingevuld dient te worden. Deze manier van werken vergemakkelijkt het samenstellen van de selectiecommissies zonder af te stappen van twee belangrijke peilers: namelijk de vertegenwoordiging van verschillende soorten juryleden en de gelijke behandeling van de kandidaten wat betreft de taal.
12
C o nt ra ct uele s ele ct ie s In 2004 lanceerde Selor zijn nieuwe online tool eRecruiting. Vanaf 1 februari 2005 konden de federale overheidsdiensten zelf nieuw talent zoeken in deze online cv-databank en dit voor zowel contractuele functies als voor de functies van de interne markt. De eerste maanden van 2005 werden vooral gewijd aan het opleiden van de verschillende gebruikers van deze tool. In de loop van 2005 werden 437 zoekopdrachten uitgevoerd. Dit cijfer is ongeveer gelijk aan dat van 2004 (457). Verder maakte het KB van 25 april 2005* dat de diensten die op zoek zijn naar een contractuele medewerker verplicht zijn de cv-databank te consulteren. Dit was een stimulans in het al verspreide gebruik van de databank en tegelijkertijd een erkenning van het systeem dat anonieme selectie toelaat.
Andere wijzigingen binnen selectie: • de bevestiging en versterking van de coördinerende rol van Selor voor
ondermeer het beheer van de wervingsreserves en het voorzitterschap van de bijkomende proeven (KB van 11 april 2005* en van 25 april 2005*); • contractuele medewerkers die minstens 3 jaar in dienst zijn, kunnen vrijge-
steld worden van de eventuele voorselectie (KB van 6 oktober 2005*); • personen met een arbeidshandicap die slagen voor een selectie kunnen
opteren om op een aparte wervingsreserve te verschijnen. (KB van 6 oktober 2005*, zie ook diversiteit)
13
jaarverslag 2005
S elo r i n C o n go In 2005 vernauwde de FOD P&O (Personeel en Organisatie) ook de banden met Congo door een samenwerkingsproject. De FOD helpt mee aan de hervorming van de Congolese overheidsdiensten. Vier medewerkers van Selor droegen hun steentje bij in dit project. Ana Santos de Oliveira: “De taak was enorm, want er moest quasi vanaf nul worden gestart. Naast het voorstellen van een centrale, onafhankelijke dienst voor werving en selectie, moest er ook aandacht worden besteed aan de gebruikte terminologie om zeker te zijn dat wij over hetzelfde praatten. Het dringendste was het uitwerken van een goede selectieprocedure om de nodige mensen voor de projectgroep bijeen te krijgen. Op basis van ons selectiereglement en onze werkwijze stelden we samen het eerste Congolese ‘règlement de concours’ op. Een eerste stap.”
Kristof Sneyers: “Het is helemaal niet evident om ver weg van onze veilige procedures een screening op cv’s uit te voeren. Er is namelijk in Congo geen gestructureerd onderwijsapparaat en dan moet je tegen valse diploma’s opboksen. Bovendien was het organiseren van een schriftelijke proef in een samenleving waar geen testcultuur bestaat verre van eenvoudig.”
Steve Savels: “Interviewen op z’n Congolees bleek toch een beetje anders in elkaar te zitten dan bij ons. Zo is er een jury van maar liefst 14 personen, waaronder secretarissen-generaal, professoren, vertegenwoordigers van het kabinet, … De interviews zelf verlopen echter zéér gedisciplineerd, de voorzitter van de jury is de absolute chef en iedereen vraagt mooi het woord en wacht zijn beurt af. Beleefdheid (“courtoisie”) staat niet voor niets tussen de competenties in het selectiereglement.”
Olivia Fraeys de Veubeke: “De ervaring in Congo heeft m’n geest verruimd en heeft me vooral geleerd dat de culturele verschillen onze manier van werken beïnvloeden, wat niet altijd zo makkelijk is … Het is dan ook heel dankbaar om te zien dat ze steeds zelfstandiger worden.”
Interne markt Bevorderingsselecties Oriëntatieopdrachten
Oriëntatie Selor staat in voor de organisatie van proeven om de loopbaan van een medewerker te heroriënteren, hetzij horizontaal, hetzij verticaal.
16
I nte r n e ma rkt Dankzij de interne markt kunnen medewerkers hun loopbaan binnen de federale overheid heroriënteren. In de loop van 2005 werd de interne markt 280 keer geconsulteerd. Dit gebeurde 136 keer via eRecruiting en 144 keer door het plaatsen van openstaande functies op de website van Selor. Deze cijfers zijn vergelijkbaar met de cijfers van 2004 (277). Er vonden 118 overplaatsingen plaats in 2005, wat iets minder is dan het aantal in 2004 (173). Twee factoren spelen hier een verklarende rol: • het feit dat sinds 1 februari 2005 de federale overheidsdiensten zelf nieuwe medewerkers
voor contractuele functies en interne markt kunnen zoeken via eRecruiting, bracht met zich mee dat die overheidsdiensten vertrouwd moesten worden met het systeem en daartoe opleidingen moesten volgen (zie ook selectie); • ongeveer 30% van de selectieprocedures interne markt gelanceerd in 2005, is nog niet
afgesloten. Het cijfer van de overplaatsingen zal dus nog stijgen. Staat op de agenda voor 2006: • het uitnodigen van de kandidaten interne markt om een competentiebalans op te stellen; • in samenwerking met het OFO (Opleidingsinstituut van de Federale Overheid), de kandidaten
verschillende opleidingen voorstellen in het kader van hun persoonlijk ontwikkelingsplan.
B evo rd e r i n g s s ele ct ie s In 2005 werd de competentiegerichte evaluatiemethode waarmee in 2004 begonnen was, voortgezet, voornamelijk met de organisatie van de bijzondere proef voor de bevordering naar niveau C (administratief en technisch assistenten). Het slaagpercentage voor de algemene proef, die in december 2004 werd georganiseerd en waar meer dan 8000 kandidaten aanwezig waren, bedroeg 78%, wat opmerkelijk hoger is dan het slaagpercentage bij de oude methode (waar de kandidaten gevraagd werd een tekst samen te vatten en kritisch te bespreken of een verslag te maken over een onderwerp met betrekking tot de functie).
Bijzondere proef: administratief assistent De competenties voor het uitoefenen van een administratieve functie niveau C werden gemeten aan de hand van meerkeuzevragen. De kandidaten moesten zich in een algemene werkomgeving van een administratief assistent plaatsen en hadden verschillende taken uit te voeren en een reeks vragen op te lossen op basis van de documenten die ze terugvonden in hun dossier. Werden op grond van een wetenschappelijk gangbare methode getest: de taalbeheersing, redactionele vaardigheden, communicatiebeheer, gegevensverwerking, het vermogen om regelgeving te begrijpen, het organiseren van het werk en het oplossen van concrete problemen. Door het gebruik van de nieuwe IRIS-scanner (zie ook innovatie), die het optisch
17
jaarverslag 2005
lezen van de resultaten toelaat, was het mogelijk om de gedragsindicatoren die de diverse competenties kenmerken, grondiger te analyseren. Het globale slaagpercentage voor deze bijzondere proef bedroeg 33%. Om de kandidaten te helpen met hun ontwikkeling, werd hen een gedetailleerd feedbackrapport toegestuurd. Deze bijzondere proef sloot het bevorderingsproces voor de functie van administratief assistent af.
Bijzondere proef: technisch assistent Het bevorderingsproces voor de functie van technisch assistent omvat de algemene proef en een uit twee delen bestaande bijzondere proef. Het eerste deel van de bijzondere proef werd in oktober 2005 georganiseerd en had een globaal slaagpercentage van 68%. Het tweede deel van de bijzondere proef zal in 2006 georganiseerd worden.
Proeven voor bevordering naar niveau A In 2005 organiseerde Selor ook een volledige cyclus proeven voor het behalen van de brevetten in het kader van de bevordering naar niveau A. 113 kandidaten of 24,5% van 460 deelnemers slaagden hierin. Van de 101 deelnemers aan de finale vergelijkende proef slaagden 69 kandidaten (68,3%). Veel kandidaten van niveau A zijn er dus niet in geslaagd om vóór de einddatum van 31 december 2005 alle nodige brevetten te behalen. Het opheffen van de overgangsbepalingen zal hen niettemin in staat stellen in de toekomst alsnog de behaalde brevetten te verzilveren. Wat de verdeling naar geslacht betreft, bevestigen de resultaten van 2005 de tendens van vorige jaren: bij bevorderingsselecties slagen er naar verhouding meer vrouwen dan mannen.
E volut i e s la a g p erc enta g e p er g e s la c ht 70% 60% 50% 40% 30% Mannen Vrouwen
20% 10% 0% 2000
2001
2002
2003
2004
2005
18
O r ië nta t ie op d ra chte n Op vraag van verschillende overheidsinstellingen organiseert Selor ook meer en meer oriëntatieopdrachten. Het benutten van het interne potentieel binnen de organisatie kan op deze manier geoptimaliseerd worden. Hiervoor leggen de medewerkers van deze instellingen proeven af waarbij ze gescreend worden met het oog op een nieuwe invulling van hun loopbaan of een concrete invulling van een bepaalde vacature. Selor neemt hier vooral een adviserende rol op zich en wenst zo de organisatie en zijn medewerkers kwalitatief te begeleiden. In 2005 werden 41 procedures uitgevoerd voor verschillende organisaties: Belgacom, De Post, het Ministerie van Defensie, het Rekenhof, de Nationale Bank van België, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, … In totaal werden 1.321 kandidaten gescreend. Van deze 41 procedures waren er 14 voor niveau D (581 kandidaten). Voor niveau A, B* en C werden telkens 9 procedures uitgevoerd waarbij er respectievelijk 375, 123 en 242 kandidaten werden gescreend. Staat op de agenda voor 2006: • verder meewerken aan de oriëntering van medewerkers en organisaties; • vooral competentiegericht werken en het optimaal afstemmen van de kwaliteiten van
de medewerkers op de behoeften van de organisaties.
19
jaarverslag 2005
Taaltests Competentiebeheer
Certificering Selor is een erkend certificatiecentrum. Zowel burgers, ambtenaren als instellingen kunnen genieten van deze dienstverlening, gaande van taaltests, het testen van pc-vaardigheden tot het in kaart brengen van specifieke competenties.
22
Ta a lte s t s In België is Selor de enige bij wet bevoegde instantie om een officieel bewijs van taalkennis uit te reiken. Deze taaltests staan niet enkel open voor ambtenaren, die dit bewijs soms nodig hebben bij het uitoefenen van hun job of voor het behalen van een taalpremie, maar sinds 2001 ook voor al wie het niveau van zijn taalkennis Frans, Nederlands of Duits op een officiële en objectieve wijze gratis wenst te laten certificeren. Per kalenderjaar organiseert Selor minstens drie sessies. 2000
2001
2002
2003
2004
2005
59.110
36.202
26.786
25.215
26.374
24.846
Aanwezigen
21.125
16.932
16.372
15.584
16.995
15.879
Geslaagden
Inschrijvingen
5.337
Afwijzingen 6.859
6.157
7.031
6.625
7.347
7.464
Afwezigheidsgraad
64%
53%
39%
38%
36%
19%
Slaagpercentage
32%
36%
43%
43%
43%
47%
Globaal gezien bleven de inschrijvingen in 2005 nagenoeg stabiel tegenover vorige jaren. In 2005 verfijnde Selor de berekeningswijze van het afwezigheidscijfer en kwam men tot een percentage van 19%. De maatregel van uitsluiting die volgt op een niet gemotiveerde afwezigheid, ingevoerd in 2001, blijft dus een determinerende rol spelen. Het globale slaagpercentage voor 2005 bedroeg 47% voor alle talen samen, een stijging van 4% ten opzichte van 2004. Ongetwijfeld speelt de betere en meer gerichte voorbereiding die Selor aan de kandidaten biedt hierin een rol: sinds 2002 stelt Selor, voor al wie een taaltest wenst af te leggen, een computergestuurd zelfstudiepakket (op cd-rom of via de website) ter beschikking. De taaltests zijn in hoge mate gender- en leeftijdsneutraal: • voor alle talen samen slaagden in 2005 ongeveer 48% mannen en 45% vrouwen; • in de leeftijdscategorieën tot 45 jaar varieerden de slaagcijfers tussen 45% en 48% en
boven de 45 jaar steeg dit zelfs tot 58%. In 2005 werd het KB van 8 maart 2001* ook op twee belangrijke punten herzien: • de berekening van het minimum aantal te behalen punten werd herzien; • de uitbreiding van de soorten vertegenwoordigers die de taaltests mogen bijwonen: de
minister-president van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest mag nu ook een vertegenwoordiger afvaardigen.
Ta a lte s t s ma g i s t ra t uu r Ook in 2005 richtte Selor twee sessies ten behoeve van de magistratuur in. Bij dit type test hebben de kandidaten de keuze tussen twee tests (de zogenaamde artikels 5 en 6). Met het eerste type wordt de passieve schriftelijke kennis en de actieve en passieve mondelinge
23
jaarverslag 2005
kennis van de andere landstaal geëvalueerd. Het tweede type handelt dan over de actieve en passieve schriftelijke en mondelinge kennis. De keuze is afhankelijk van de finaliteit van de beoogde betrekking. In 2005 slaagden 32% van de kandidaten (waarvan 36% mannen en 28% vrouwen) voor alle talen samen en was er een afwezigheidsgraad van 20%.
S la a g - en a f we z i ghei d s p erc enta g e ta a lte s t s m a g i s t ra t uu r 45% 40% 35% 30% 25% Af S
20% 15% 10% 5% 0% NL FR D NL » kennis van het Nederlands FR » kennis van het Frans D » kennis van het Duits
Af » afwezigheidspercentage S » slaagpercentage
Taaltest Engels voor de (Federale) Politie 2005 was ook het jaar waarin Selor een taaltest Engels organiseerde voor de (Federale) Politie. Deze test kadert binnen het statuut van de eenheidspolitie, waarin het Engels omschreven wordt als een taal die een werkelijke waarde heeft voor de politiedienst of voor het korps waartoe een politieambtenaar behoort. Hiertoe werd een protocolakkoord afgesloten tussen de federale minister van Binnenlandse Zaken en de Afgevaardigd bestuurder van Selor. Het globale slaagpercentage voor de test Engels bedroeg 78%, 12% van de ingeschreven kandidaten was afwezig. Staat op de agenda voor 2006: • mogelijkheid om ook andere talen te laten certificeren (Italiaans, Spaans, Arabisch, Turks,
Chinees (Mandarijn of Kantonees), Pools, Tsjechisch, Slovaaks, Hongaars, Albanees, Servo-Kroatisch, Servisch, Bulgaars, Roemeens, Russisch, Kroatisch en doventaal).
24
C o mp ete nt ieb ehe e r: Het doel van competentiebeheer is het aanzetten van de medewerkers tot een continue ontwikkeling en actualisering van hun competenties. Dit om beter te functioneren in hun functie en om zichzelf te ontwikkelen. Door het afnemen van tests wordt nagegaan in welke mate de kandidaten over bepaalde competenties beschikken. Ook in 2005 nam Selor de organisatie van de competentiemetingen van medewerkers van niveau B en C op zich. Competentiemetingen worden georganiseerd per functiefamilie, een groep van gelijkaardige functies met een vergelijkbaar takenpakket. Per functiefamilie is er een competentieprofiel, dat aan de basis ligt van de tests die gebruikt worden voor de competentiemetingen. Bij de competentiemetingen worden twee deeltests afgenomen: een test over pc-vaardigheden en een toepassingsproef. De kandidaten ontvangen achteraf een feedbackrapport over hun sterke en te ontwikkelen competenties. De eerste component, de test over pc-vaardigheden, bestaat uit drie modules: • besturingssysteem (bv. Windows); • tekstverwerking (bv. Word); • communicatiesoftware (bv. Internet Explorer of Outlook).
Wie niet slaagt voor één of meerdere modules, volgt een opleiding met daarop aansluitend een posttest. Wanneer de kandidaat geslaagd is voor alle modules van de eerste component, kan hij of zij deelnemen aan de toepassingsproef. Deze proef, een postbakoefening, is gebaseerd op gedragsindicatoren. De kandidaat dient zich in te leven in een fictieve werkcontext waarbij hij of zij de rol van een medewerker vervult. In zijn postbak, of mailbox, vindt de kandidaat verschillende mails die hij of zij moet verwerken. Hierbij wordt nagegaan of de kandidaat in staat is om naar prioriteit te handelen en de waarde van de informatie juist kan
25
jaarverslag 2005
inschatten. Deze gedragsindicatoren komen aan bod in het feedbackrapport dat gebruikt kan worden als input voor het persoonlijk ontwikkelingsplan van de kandidaat. In 2005 namen 1.162 medewerkers van niveau C deel aan de pretest pc-vaardigheden. Hiervan slaagde 44,32% voor de drie modules. Na het volgen van de opleidingen slaagde in totaal 95,84% voor de eerste component. 2.556 personen legden de toepassingsproef af waarvan er 1807 (70,70%) slaagden. 204 kandidaten van niveau B legden de pretest pc-vaardigheden af. Hiervan slaagde 46,57% voor de drie modules. Dankzij de goede resultaten van de posttests, slaagde in totaal 98,81% van de medewerkers van niveau B voor de eerste component. Voor de toepassingsproef slaagden 268 op 357 kandidaten (75.01%). Het overgrote deel van de kandidaten is vrouwelijk en de gemiddelde leeftijd situeert zich rond de 38 jaar.
Niveau C
Niveau B
1.162
204
515 (44,32%)
95 (46,57%)
Te s t p c -v a a r d i g h e d e n
Deelnemers Geslaagd bij 1e deelname O p l e i d i n g+p o s t t e s t
Deelnemers Geslaagd To t a a l
415
45
384 (92,53%)
44 (97,78%)
95,84%
98,81%
To e p a s s i n g s p r o e f
Deelnemers Geslaagd
2.556
357
1.807 (70,70%)
268 (75,01%)
Diversiteit Selor wil in zijn totale werking rekening houden en gebruik maken van de diversiteit die de samenleving rijk is. Daarbij wil het selectiebureau méér dan enkel het garanderen van gelijke kansen aan kandidaten en personeel. Het wil dit diversiteitskapitaal ook daadwerkelijk inschakelen en toepassen. Het managen van diversiteit is met andere woorden een dynamisch en strategisch proces. Door een projectmatige aanpak naar doelgroepen (personen met een arbeidshandicap, etnisch-culturele minderheden, gender) en een netwerkgerichte filosofie laat dit proces zich vertalen in een concrete methodiek met de nadruk op competenties.
28
Pe r s o n e n met e e n a rb e id s h a n d ic a p Om de in 2004 ontwikkelde procedure ‘redelijke aanpassingen voor personen met een arbeidshandicap’ verder uit te bouwen, werd beslist een ontmoetingsnamiddag te organiseren met experten in ‘handicap en tewerkstelling’. Tijdens deze sessie stelde Selor zijn beleid naar die doelgroep voor en vroeg het selectiebureau ook feedback aan de experten. Zo ontstond het Selor-expertennetwerk ‘tewerkstelling voor personen met een arbeidshandicap’. Dit netwerk kan altijd geraadpleegd worden om selectieopdrachten zo adequaat mogelijk te laten verlopen. Momenteel telt het netwerk 31 leden. Naar aanleiding van het project ‘wervend werven’ van de dienst Emancipatiezaken van de Vlaamse Gemeenschap richtte Selor ook een ‘expertisecentrum redelijke aanpassingen’ op. In deze context houdt Selor een centrale databank bij van alle doorgevoerde aanpassingen. Deze tools zijn beschikbaar voor externen. Een aantal organisaties, waaronder de Vlaamse Gemeenschap, de VDAB, de Federale Politie en De Witte & Morel, maakten hier al gebruik van: hetzij voor ‘consultancy’ ter plaatse (het aanpassen van het testinstrumentarium), hetzij voor een presentatie van de procedures. De procedure kon in 2005 op veel interesse rekenen. Op vraag van EPSO (European Personnel Selection Office) werd ze ook aan verschillende rekruterings- en selectie-experten uit de EU-lidstaten voorgesteld en op de Brusselse Open Bedrijvendag werd ze genomineerd als ‘innovatief project’ (zie ook communicatie & relatiemanagement).
29
jaarverslag 2005
✦
De overige aanvragen betreffen de selecties
Daar waar de procedure in 2004 vooral toegepast werd bij de statutaire selecties, werd ze
van administratief en technisch assistenten
in 2005 ook uitgebreid naar de managementselecties, bevorderingsselecties en de taaltests.
die door zullen gaan in 2006.
In de loop van 2005 ontving Selor 331 aanvragen tot aanpassing waarvan er 85 uitgevoerd werden✦, vooral voor visuele (33%) en motorische (27%) handicaps. R e d el ijke a a np a s s i ng en na a r ha nd i c a p
Visueel Motorisch Auditief Leerstoornis Andere Combinatie
Voorbeelden van aanpassingen zijn het gebruik van aangepast meubilair, een brailleleesregel, vergroot- en voorleessoftware, software voor dyslectici, tests in braille, het inschakelen van een doventolk en het mondeling afnemen van tests in plaats van schriftelijk. In 2005 werden ook aangepaste lokalen gebouwd voor personen met een visuele, motorische of auditieve handicap. Deze lokalen zijn ter beschikking vanaf 2006 (zie ook facilitair beheer). Het KB van 6 oktober van 2005* laat toe dat personen met een handicap op een aparte wervingsreserve kunnen verschijnen. Kandidaten kunnen dus kiezen om op een aparte, onbeperkt geldige lijst van geslaagden met een handicap te komen. Overheidsdiensten die iemand met een handicap willen aanwerven, kunnen deze wervingsreserves raadplegen. In 2006 wil de federale overheid een quotum van 3% personen met een handicap in zijn personeelsbestand behalen.
E t n i s ch - cu lt u rele m i n d e rhe d e n Specifiek naar etnisch-culturele minderheden werd het Selor-expertennetwerk ‘tewerkstelling voor etnisch-culturele minderheden’ opgericht. In 2005 kwamen de 41 leden van dit netwerk voor de eerste keer samen en hadden volgende doelstellingen voor ogen: • het verspreiden van informatie over het diversiteitsproces van Selor en over ‘werken bij
de overheid’ in het algemeen; • het uitbouwen van de communicatiekanalen naar deze doelgroep.
Gender De acties bestonden vooral uit het rekruteren van vrouwelijke juryleden en kandidaten voor de managementselecties. Selor sponsorde in deze optiek verschillende beurzen en colloquia (o.a. ‘Vrouwen aan de top - Netwerk je door het glazen plafond’ van HR Square op 13 september 2005). Selor verspreidde er flyers met de oproep tot kandidaatstelling.
30
Naar aanleiding van een genderanalyse van de UCL (Université Catholique de Louvain) werd het standaard-cv voor de managementselecties aangepast: ‘parttime ervaring’ werd ondermeer gelijkgesteld aan ‘fulltime ervaring’. Daarnaast zorgde Selor ook voor ondersteuning van de acties van de FOD P&O die een grootschalige communicatiecampagne voerde om vrouwen aan te sporen zich kandidaat te stellen voor de managementselecties. Ondanks het feit dat er nog steeds geen gelijke man-vrouw-verdeling is bij de inschrijvingen voor de managementfuncties, werd wel een positieve trend binnen de inschrijvingen vastgesteld. De voorgaande acties bleken dus effect te hebben en zullen in 2006 verder uitgebouwd worden.
E volut i e va n d e verd el i ng m a n -v rouw b ij i n s c h r ij v i ng vo o r m a na g em ent s f u nc t i e s 80 70 60 50 40 Mannen Vrouwen
30 20 10 0
golf 1
golf 2
golf 3
golf 4
golf 5
Mannen
66,98%
72,33%
68,06%
64,94%
57,67%
Vr o uw e n
33,02%
27,67%
31,94%
35,06%
42,33%
P ro - a ct ieve d ive r s ite it s s c re e n i n g Het proces diversiteit werd betrokken bij de aankoopprocedure van nieuwe tests en helpt mee deze kwalitatief te beoordelen in het kader van diversiteit. Zo werden de offertes van de tests ‘verbale intelligentie’ kritisch gescreend. Uit het VIONA-rapport (Vlaams Interuniversitair Onderzoeksnetwerk Arbeidsmarktrapportering) ‘Hebben autochtonen en allochtonen gelijke kansen bij selectieproeven met intelligentietests?’ was namelijk gebleken dat het vaak de verbale subtests zijn waarop kandidaten van vreemde origine minder goed scoren. De leveranciers werden ook aangemaand om niet ‘native speakers’ Nederlands of Frans in de normgroepen op te nemen.
31
jaarverslag 2005
Diversiteit gaat telkens na of er knelpunten aanwezig zijn die kunnen conflicteren bij het aanpassen van de tests voor personen met een handicap, etnisch-culterele minderheden of gender. Met het oog op een continue kwaliteitsbewaking zal Selor ook testgegevens en relevante achtergrondvariabelen ter beschikking stellen van onafhankelijke instanties. Op deze manier zal Selor verder bijdragen tot het wetenschappelijk onderzoek over kansengroepenneutraliteit.
C o m mu n ic a t ie Naast de diversiteitsboodschap die Selor in al zijn communicatieacties brengt, werd op Open Bedrijvendag ook een speciale stand voor diversiteit voorzien. De bezoekers kwamen er alles te weten over de lopende projecten: ‘redelijke aanpassingen voor personen met een arbeidshandicap’, de inspanningen naar etnisch-culturele minderheden en de genderproblematiek. De stand werd druk bezocht en de vele vragen over diversiteit tonen aan dat het over een onontbeerlijk thema gaat in een moderne samenleving. In de loop van 2005 werden verder 13 presentaties gegeven over diversiteit. Dit zorgde ervoor dat het diversiteitsproces en de opgebouwde expertise van Selor ook weerklank vond buiten de organisatie. Zo werd Selor al gecontacteerd door het Europees Parlement en de Universiteit Gent voor een mogelijke samenwerking in 2006. Ook de georganiseerde ontmoetingsnamiddagen en het opstarten van de netwerken voor ‘tewerkstelling voor personen met een arbeidshandicap en etnisch-culterele minderheden’ kaderen binnen de diversiteitscommunicatie. De verschillende partners werden aangeschreven om hun organisatie voor te stellen op de website van Selor. Het overgrote merendeel ging hierop in en zal in 2006 een stek(je) krijgen op www.selor.be. Voor personen met een arbeidshandicap en etnisch-culturele minderheden werden ook specifieke diversiteitskanalen ingezet, respectievelijk 57 en 72 kanalen. Bedoeling van deze kanalen is het verspreiden van de openstaande functies onder de doelgroepen. Voor de selecties van administratief en technisch assistenten, ondersteunde Selor de FOD P&O bij hun specifieke communicatiecampagne naar de doelgroepen.
O p le id i n g In 2005 is ook begonnen met de inhoudelijke uitwerking van een diversiteitsopleiding voor de selectieverantwoordelijken van Selor. Er wordt dieper ingegaan op de theorie van het diversiteitsmanagement, de wettelijke context en concrete procedures binnen een rekruterings- en selectiecontext. Nu al is er vanuit andere federale overheidsdiensten, overheden en de privésector interesse om in de toekomst een beroep te doen op deze opleidingen.
Externe communicatie Klantenbeheer Call-center
Communicatie & relatiemanagement Communicatie & relatiemanagement (CRM) is het belangrijkste ondersteuningsproces dat als een rode draad doorheen alle activiteiten van Selor loopt. CRM detecteert en vertaalt de behoeften van zijn doelgroepen (kandidaten en potentiële kandidaten, klanten, stakeholders, pers, syndicaten, ambtenaren, interne medewerkers, …) en geeft een antwoord op hun vragen. CRM gaat echter nog verder: het promoten van de overheid als een aantrekkelijke werkgever en Selor tegelijkertijd voorstellen als een professioneel selectiebureau en de toegangspoort tot de overheid, waarbij aandacht voor een gelijke kansenbeleid niet uit het oog verloren wordt. Naargelang het onderwerp biedt CRM ook een ontmoetingsplaats tussen de verschillende doelgroepen (Talent@Public, eRecruiting, jobbeurzen, ...).
34
E x te r n e c o m mu n ic a t ie In 2005 werden de twee hoofdlijnen verder uitgetekend. Enerzijds was er de rekruteringscommunicatie, waarin qua lay-out en tekst veel aandacht besteed werd aan het diversiteitsaspect. Selor ging ook meer en meer op maat van de functie en de overheidsdienst in kwestie werken. Voor elke functie wordt namelijk, in overleg met de rekruterende dienst, een geschikte mediamix bepaald, waarbij de juiste kanalen ingezet worden om een bepaalde doelgroep te bereiken. Aan de hand van een monitoringsysteem, dat verder uitgewerkt zal worden in 2006, wordt de impact van de verschillende kanalen gemeten.
Daarnaast waren er de corporate campagnes die zich in 2005 richtten op ‘werken bij de overheid’. Bedoeling hier was de veelheid, verscheidenheid en de maatschappelijke impact van de functies in de kijker te zetten. Uit onderzoek is gebleken dat jongeren meer en meer aandacht hebben voor deze laatste factor. In deze optiek werden ook inspanningen geleverd om de overheidsdiensten en het thema ‘werken bij de overheid’ extra in de verf te zetten in de pers (door inhoudelijk mee te werken aan dossiers over de overheid, eGovernment of door getuigenissen aan te leveren, …). Een belangrijk evenement was Open Bedrijvendag in oktober. Zo’n 5000 bezoekers hadden de kans om in de huid te kruipen van enkele fictieve personages en zo alle stappen van een selectieprocedure te doorlopen. Selor ontving enkel positieve reacties op dit evenement.
35
jaarverslag 2005
Enkele cijfers die aantonen dat de inspanningen van Selor hun vruchten afwierpen in 2005: • volgens de online enquête van Vacature waarbij aan 5.864 surfers gevraagd werd: “Voor
welke onderneming wilt u graag werken?”, stond de overheid op nummer één bij de vrouwen. Door de vele promotiekansen en mogelijkheden om werk en gezin te combineren, wordt de overheid als een vrouwvriendelijke werkgever gezien. Bij de mannen stond de overheid op de tweede plaats, na Microsoft en vóór Janssen Pharmaceutica, Belgacom en Fortis; • uit het onderzoek van de Corporate Research Foundation bleek dat de federale overheid
tot één van de 32 topbedrijven om voor te werken in België 2006 behoort. Het waren vooral de secundaire werkomstandigheden (zoals de pensioenregeling, verzekeringen, overige voordelen, …), de opleidings- en trainingsmogelijkheden, de werkomgeving en bedrijfscultuur die de federale overheid biedt, die hoog scoorden; • het aantal kandidaten dat zich inschreef voor selecties is de laatste vijf jaar meer dan
verdrievoudigd: gaande van 30.573 in 2000 tot 107.107 in 2005. Het naar voor schuiven van de troeven van een job bij de overheid (een functie met maatschappelijke relevantie, de mogelijkheid om privé- en professioneel leven op elkaar af te stemmen en de talloze opleidings- en carrièremogelijkheden) en het actieve gelijke kansen- en antidiscriminatiebeleid dat door de overheid gevoerd wordt, hebben hier zeker in meegespeeld; • de website van Selor kende gemiddeld 2.590 unieke bezoekers per dag met pieken in
september (3.077) en november (3.082) (bron Cim Metriweb); • 64.877 mensen schreven zich in op de mailinglist van Selor, wat het cijfer van alle geabon-
neerden deed oplopen tot 250.329; • ten slotte nam het aantal online inschrijvingen fors toe tot 79% en deze tendens is zicht-
baar bij alle niveaus (een stijging van meer dan 20% ten opzichte van 2004 waar de online inschrijvingen 57,72% bedroegen). Staat op de agenda voor 2006: • de tweede editie van Talent@Public, op vrijdag 6 en zaterdag 7 oktober in Thurn&Taxis; • het lanceren van een nieuwe website met nog meer eRecruitingfunctionaliteiten.
36
Open Bedrijvendag 2005 Op 2 oktober nam Selor deel aan de Brusselse editie van Open Bedrijvendag. Bedoeling was de processen van Selor transparanter te maken en de drempel tot een job bij de overheid te verlagen. In het kader van het Brusselse thema van Open Bedrijvendag 2005 ‘Innoverend Brussel’, onder voogdij van minister Cerexhe, behoorde Selor tot de 10 geselecteerde bedrijven voor het meest innoverende project. Selor behaalde deze nominatie met ‘redelijke aanpassingen voor personen met een arbeidshandicap’ (zie ook diversiteit). Op dit evenement nodigde Selor ook de federale overheidsdiensten uit om zich te profileren als werkgever. Op de algemene P&O-OFO-Selor stand konden bezoekers zich informeren over alle opleidings- en carrièremogelijkheden en de voordelen van werken bij de overheid.
Selor kreeg meer dan 5.000 geïnteresseerden over de vloer. Er waren ongeveer evenveel Nederlandstaligen als Franstaligen en de gemiddelde leeftijd bedroeg 33 jaar. 70% had een diploma van hoger onderwijs (universitair of graduaat). De professionele achtergrond van de bezoekers definieerde zich als volgt: 18% werkte bij de overheid, 24% werkte in de privésector, 48% was werkloos en 10% student. Op de website werden 392 nieuwe accounts aangemaakt, 468 bezoekers schreven zich in op de mailinglist en 263 bezoekers lieten hun cv na in eRecruiting. Het merendeel van de bezoekers kwam om zich te informeren of om zich voor te bereiden op een selectie bij Selor. Een job zoeken of veranderen van job bleek eveneens één van de hoofdredenen. Uit de feedback van de bezoekers kan afgeleid worden dat het evenement zijn doel zeker niet gemist heeft: • 93% weet nu waar men de advertenties voor functies bij de overheid kan
vinden; • 55% vond op de beurs vacatures die aan zijn profiel voldeden; • 94% kent nu de verschillende stappen van een selectieproces; • 83% voelt zich voorbereid op een selectie bij Selor; • 83% kent nu het verschil tussen contractueel, statutair en management; • 80% vindt dat het initiatief zijn beeld van de verschillende overheidswerkgevers
verbeterd heeft.
Enkele reacties: • Eindelijk iets goed van de overheid. Ik mag hopen dat dit niet eenmalig is. • Idee was goed, uitwerking ook! • Selor is duidelijk de draaischijf van de vernieuwing. Doe zo verder aub. • Geen negatief punt van mijn kant! Bedankt voor de info Selor!
37
jaarverslag 2005
K la nte n b ehe e r Voor de klanten vormen de klantenbeheerders het eerste aanspreekpunt met Selor. De klantenbeheerders managen het overzicht van de lopende en geplande projecten en hun opvolging. Verder waken ze over de tevredenheid van de klanten en de kwaliteit van de geleverde diensten. De functie van klantenbeheerder werd al in 2003 gecreëerd en was toen vooral gericht op de interne werking. In 2005 kreeg de functie zijn volwaardige invulling en werd het accent verlegd naar zijn externe rol. In het najaar van 2005 werd gestart met een systematisch overleg met de stafdiensten P&O wat betreft de lopende en toekomstige selecties conform de personeelsplannen. Dit laat toe dat er proactief kan ingespeeld worden op diverse selectieaanvragen en dat er, rekening houdende met de noden en behoeften van de verschillende overheidsdiensten, selectieprocedures op langere termijn gepland kunnen worden. Hierdoor verminderen de wachttijden voor het organiseren van selecties op een aanzienlijke manier en worden ze in bepaalde gevallen zelfs onbestaand. De interactie tussen de klantenbeheerders en de verschillende klanten -waaronder steeds meer en meer derde klanten (zie ook selectie)- biedt eveneens een platform om op een meer diepgaande manier in te spelen op bepaalde thema’s. Zo wordt de rol van de klantenbeheerders ook uitgebreid naar het verduidelijken van de veranderende reglementering betreffende selectie en oriëntatie en wordt hun rol zelfs onontbeerlijk bij opdrachten voor derde klanten. Deze contacteren Selor voor zijn knowhow op gebied van selecties, oriëntatieopdrachten, logistieke ondersteuning en het verlenen van adviezen over de verschillende etappes in een procedure. Het zijn de klantenbeheerders die de coördinatie van deze procedures op zich nemen en hun opvolging verzekeren.
C a l l- c e nte r Het doel van het call-center is de kwaliteit en de responstijd van de eerstelijnsinformatie te verbeteren. In 2005 ontving het call-center 49.704 telefonische oproepen. 85,77% van de bellers ontving onmiddellijk een antwoord op hun vraag. De meeste vragen gingen over selecties en jobs bij de overheid. De gratis infolijnen (NL: 0800.505.54/FR: 0800.505.55) zijn iedere werkdag tussen 8 en 17 uur open. Naast telefonische oproepen ontving het call-center ook 15.052 brieven en faxen waaronder ook inschrijvingen voor selecties.
Productinnovatie Procesinnovatie IT
Innovatie Selor heeft de ambitie om één van de meest toonaangevende selectiebureaus te zijn. Hiervoor dient het selectiebureau continu vernieuwingen en optimalisatiemogelijkheden te detecteren en actief te zoeken naar relevante informatie en bruikbare technologieën om tot een meer performante organisatie van de processen te komen.
40
P ro duct i n n ova t ie Een actueel, betrouwbaar, divers en valide testinstrumentarium is essentieel voor een kwaliteitsvolle testing van de kandidaten. Productinnovatie zorgt voor efficiënte selectie-, oriëntatie- en certificatietools en ontwikkelt of koopt hiervoor de geschikte instrumenten, rekening houdend met de wetenschappelijke vereisten.
Competentiegerichte aanpak bij bevorderingsselecties Voor wat betreft de bevorderingsselectie van niveau D naar C, ontwikkelde Selor in 2005 een competentiegeoriënteerde proef. Bij dergelijke aanpak vertrekt men van het principe dat niet louter de kennis waarover iemand beschikt, essentieel is om zijn bekwaamheid te bepalen, maar eerder het feit of die persoon over de juiste competenties beschikt (verzameling van kennis, vaardigheden, waarden en attitudes) om de functie naar behoren uit te voeren. Met andere woorden niet alleen het weten is belangrijk, maar vooral het doen. In deze context werd ook uitgebreid aandacht besteed aan het aspect oriëntatie van de kandidaat. Aan de hand van een gedetailleerd feedbackrapport werden de sterke en te ontwikkelen punten van de kandidaat in kaart gebracht. Dit rapport helpt de kandidaat in zijn persoonlijk ontwikkelingsplan (zie ook oriëntatie).
Expertisecentrum IRIS eRecruiting maakt al langer gebruik van IRIS-software en bijhorende scanner, maar in 2005 werd deze tool ook voor de eerste maal toegepast in het kader van de bevorderingsselecties. De antwoordformulieren werden zo opgemaakt dat ze door middel van IRIS-software verwerkt konden worden (zie ook oriëntatie). Het sterke punt van deze software is zijn flexibiliteit. De mogelijkheden om verschillende types meerkeuzevragen op te stellen zijn legio (zelfs handgeschreven antwoorden kunnen nu verwerkt worden dankzij de OCR-technologie (Optical Character Recognition). Daarnaast is het eenvoudiger geworden om specifieke antwoordformulieren op te stellen en om de resultaten statistisch te verwerken. De software transformeert elk papier-, PDF- of beelddocument tot bewerkbare informatie en herkent ook elk gescand document en kan deze omzetten tot Excel-, PDF-, XML- en zelfs HTML-bestanden.
Nieuwe capaciteitstests In 2005 werd een offerte uitgeschreven voor de aankoop en implementatie van nieuwe geautomatiseerde capaciteitstests. De uiteindelijke keuze viel op de tests van ‘Competency Scan Advanced’ (CSA), een geautomatiseerd systeem om oefeningen en vragenlijsten af te nemen en dit in selectie-, oriëntatie- en certificatieprocedures. Deze capaciteitstests omvatten tests voor het verbaal, abstract en numeriek redeneervermogen, het ruimtelijk en technisch inzicht en kunnen ingezet worden voor alle niveaus (A, B, C, D). Deze tests kunnen nu in alle procedures aangewend worden.
41
jaarverslag 2005
Staat op de agenda voor 2006: • de modernisering van het testinstrumentarium (door het aankopen van nieuwe tests,
ontwikkelen van een itembank en testchooser); • testontwikkeling; • het verder ondersteunen van de algemene werking.
P ro c e s i n n ova t ie Procesinnovatie heeft tot doel de processen te vernieuwen zodat het werk sneller, professioneler en klantvriendelijker uitgevoerd kan worden.
eRecruiting (zie ook selectie en oriëntatie) Op 1 februari 2005 ging eRecruiting van start en maakte daarmee de cirkel tussen de burger, Selor en de federale overheidsdiensten rond. Vanaf die datum konden die diensten zelf nieuw talent zoeken voor contractuele betrekkingen en voor de interne markt. Een grote stap in de administratieve vereenvoudiging en in het eGovernment van het HR-beleid. Eind 2005 telde de databank 31.090 cv’s, waarvan iets meer cv’s van vrouwen (16.619) dan van mannen (14.471). In de loop van 2005 kregen de kandidaten twee maal de kans om hun cv te reactiveren. Daarbij bevestigden ze nog steeds actief op zoek te zijn naar een job binnen de federale overheidsdiensten. 10.045 kandidaten wensten hun cv actief te houden. De andere kandidaten kunnen hun cv kunnen ten allen tijde opnieuw activeren. In 2005 verfijnde en stabiliseerde Selor ook het beheer van contractuelen, interne markt en de wervingsreserves die in eRecruiting opgenomen zijn. Conform de huidige wetgeving, werden deze processen geautomatiseerd. Het automatisch uitprinten van alle brieven voor de kandidaten die door eRecruiting opgepikt zijn, verlaagde op aanzienlijke wijze de werklast binnen Selor. Ook werden de eerste stappen gezet voor het ‘uniek dossier’ van de kandidaat. Eénmaal de kandidaat zijn diploma voor validatie heeft opgestuurd, hoeft hij of zij dat in de toekomst niet meer opnieuw te doen. Staat op de agenda voor 2006: • de uitbreiding van eRecruiting naar statutaire selecties; • het aanbieden van heel wat nieuwe eRecruitingfunctionaliteiten bij de lancering van de
nieuwe website en dit zowel voor kandidaat als voor de klant, zijnde de overheidsdiensten (zo zal het inloggen met eID (elektronische identiteitskaart) voor beide partijen mogelijk zijn); • specifiek voor de kandidaat: het beheren van één account voor alle selecties, het opgeven
van extra criteria om gematcht te worden, het personaliseren van de mailinglist, … • specifiek voor de klant: een verdere verfijning van de zoekmogelijkheden voor contrac-
tuelen en interne markt, het verfijnen van de mogelijkheden binnen het beheer van de wervingsreserves, het online aanvragen van nieuwe statutaire selecties …
42
IT IT verzorgt en vernieuwt het management van de informaticagebaseerde producten en diensten. Zo helpt IT Selor met het efficiënter inrichten van zijn bedrijfsvoering. In 2005 werden nieuwe versies van verschillende eRecruitingmodules aangeboden, gebaseerd op de laatste technologieën en hoofdzakelijk gerealiseerd met interne competenties. Deze competenties werden in 2005 ook gecertificeerd door Microsoft. Selor mag fier zijn op zijn MCAD-certificaat (Microsoft Certified Application Developer) en blijft zich verder inspannen om zijn IT-medewerkers voordurend bij te scholen. Niet alleen de competenties werden bijgeschaafd, ook de IT-projecten kregen een heel innoverend karakter in 2005. Zo werd Selor eervol genomineerd in het ‘eID awareness project’. Met zijn opgebouwde expertise is Selor volledig klaar om het eGovernment met eID te vergemakkelijken. Met het oog op de uitbreiding van het pc-park voor selectiedoeleinden, werd in 2005 ook een RIS-systeem (Remote Installation Services) opgesteld. Dit systeem laat het installeren van besturingssystemen op basis van installatiekopieën toe. Dit vindt plaats via een netwerkverbinding van een RIS-server naar een clientcomputer. Met RIS kan Selor het beheer van besturingssystemen en toepassingen vereenvoudigen en kan Selor het foutherstel verbeteren. In 2005 werd het pc-park uitgebreid naar 323 pc’s. Staat op de agenda voor 2006: • de verdere uitbreiding van het pc-park naar 450 pc’s; • de ondersteuning bij de lancering van de nieuwe online werkomgeving SBBS (zie ook
personeel & organisatie) en de nieuwe website van Selor (zie ook communicatie & relatiemanagement).
eID en Selor Met de lancering van de nieuwe website kunnen de kandidaten zich inloggen met hun eID en zo makkelijker en sneller geïdentificeerd worden. De kandidaten kunnen via hun eID ook online hun resultaten raadplegen evenals hun rangschikking in de wervingsreserve en de uitnodigingen voor de volgende sessies. Zelfs bij het afleggen van een computertest kunnen de kandidaten gebruik maken van hun eID. Het anoniem solliciteren, waarbij in een eerste fase enkel de competenties van de kandidaten aan de werkgevers getoond worden, komt hierbij niet in gevaar. Integendeel, met de integratie van eID kan Selor nog meer privacy en vertrouwelijkheid van de gegevens garanderen.
43
jaarverslag 2005
Personeelsadministratie Opleiding Ontwikkelcirkels Care management Kennismanagement Interne communicatie
Personeel & organisatie Personeel & Organisatie richt zijn dienstverlening naar de interne medewerkers en hun rol in de organisatie.
46
Selor telde verschillende indiensttredingen in 2005. Drie personen begonnen, met het oog op een statutaire benoeming, aan een stage in niveau A. Eén iemand onder hen was al contractueel in dienst bij Selor. Er werden ook twee personen aangenomen via interne markt: één in niveau C en één in niveau D. In 2005 bereikten vier personen de pensioenleeftijd: één in niveau A, één in niveau C en twee in niveau D. Rekening houdend met deze wijzigingen kan het personeel van Selor eind 2005 zo in kaart gebracht worden: 133 medewerkers werken dagelijks voor Selor en 13 medewerkers zijn elders tewerkgesteld voor een bepaalde opdracht. M e d ewerker s S elo r
Medewerkers Selor Medewerkers die elders tewerkgesteld zijn voor een opdracht
Onder de 133 medewerkers van Selor werkt: • 85,7% op statutaire en 14,3% op contractuele basis; • 75,2% voltijds en 24,8% deeltijds; • 35% mannen tegenover 65% vrouwen; • 53% Nederlandstalige tegenover 47% Franstalige medewerkers.
De gemiddelde leeftijd van de medewerkers bedraagt 41,7 jaar, de maximum leeftijd 60,4 en de minimum leeftijd 20,9 jaar. Bij de verdeling in leeftijdsgroepen komt de groep van 26 tot 30 jarigen op de eerste plaats, gevolgd door de groep van 51 tot 55 jarigen. De gemiddelde anciënniteit bedraagt 16,2 jaar, hierbij wordt -voor de medewerkers die al een anciënniteit hadden in een andere administratie- rekening gehouden met hun anciënniteit buiten Selor.
Verd el i ng m e d ewerker s S elo r p er le ef t ij d s g ro ep 30 25 20 15 10 5 0
20-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65
47
jaarverslag 2005
Wat de verdeling naar niveau betreft, wordt vastgesteld dat de meerderheid van de medewerkers niveau C (41%) heeft, gevolgd door niveaus A (25%), B (21%) en D (13%).
Verd el i ng m e d ewerker s p er n ive a u
Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D
Staat op de agenda voor 2006: • de lancering van het ‘pooling’ project waarbij medewerkers van andere processen kunnen
ingeschakeld worden om hun collega’s bij piekmomenten te ondersteunen.
O p le id i n g Selor hecht veel belang aan de ontwikkeling van zijn medewerkers. Om hun competenties verder te ontwikkelen, kunnen medewerkers opleidingen volgen die aansluiten op hun werkcontext en interesses. In 2005 situeerden de meeste opleidingen zich op gebied van informatica en taal: Informaticaopleidingen:
44%
Taalopleidingen:
20%
Persoonlijke ontwikkeling:
12%
Projectmanagement:
10%
Rekrutering en selectie:
8%
Wetgeving:
2%
Communicatievaardigheden:
2%
Andere:
2%
C a re ma n a ge me nt Selor komt tegemoet aan de noden en behoeften van het personeel op het vlak van welzijn op het werk. Selor ondersteunt ook gemeenschappelijke initiatieven die bedoeld zijn als stimulans voor teamwork en als bevordering van een klimaat van respect en vertrouwen tussen personeel en directie. Bij dit alles streeft Selor begeestering, identificatie met de waarden van de organisatie en een hogere jobvoldoening na.
48
In deze context nam Selor actief deel aan de dag van de ‘duurzame ontwikkeling van de federale ambtenaar’. Op 14 oktober werden in heel de FOD P&O 14 activiteiten georganiseerd. Selor droeg zijn steentje bij met de tentoonstelling van de kunstwerken van het Antwerps kunstenaarscollectief ‘Tracé’. Dit zijn kunstenaars die gespecialiseerd zijn in het gebruik van recuperatiemateriaal. De werken waren de ganse week van de duurzame ontwikkeling te bewonderen in de wachtzaal van Selor. Verder werden op 14 oktober ook wandelingen in de groene zones rond de werkplek georganiseerd. Selor spande zich in 2005 ook in om het afval nauwkeuriger te scheiden. Er werden tevens nieuwe vuilbakken in gebruik genomen voor blikafval. Daarnaast werd de druk op de waterleidingen naar beneden gehaald, een kleine ingreep met een belangrijke vermindering van waterverspilling tot gevolg. Op gebied van ‘eerlijke handel’ zette Selor ook zijn eerste stappen in 2005. De koffieautomaten zijn voorzien van fairtrade koffie en thee. De catering op Open Bedrijvendag stond ook volledig in het teken van eerlijke handel.
Ke n n i s ma n a ge me nt Concreet binnen Selor staat kennismanagement voor het uitwerken van een kwalitatief gegevensbeheer, het opzoeken en analyseren van best practices en het bevorderen van kennisoverdracht tussen de medewerkers van Selor. 2005 stond volledig in het teken van de voorbereiding en de uitbouw van een eigen online werkomgeving voor Selor: het ‘Selor Business Solution Systeem’ (SBSS). De term is ontstaan uit het idee dat dit systeem veel mogelijkheden in zich moest hebben om op korte termijn snel een aantal oplossingen te bieden. Zo moest SBSS een antwoord bieden op behoeften in zeven verschillende domeinen: documentmanagement, workflowmanagement, stroomlijnen van communicatie, HRM, projectmanagement, logistiek en CRM. Omdat alle medewerkers van Selor met dit systeem zullen werken, werd bij de keuze veel aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. De voorkeur ging naar ‘Sharepoint Portal’, een online toepassing van Microsoft. SBSS zal een portaal bieden aan Selor, een toegangspoort van waaruit alle stappen kunnen gezet worden naar de noodzakelijke middelen om de dagelijkse taken uit te voeren. Bestaande tools zullen vanuit SBSS in één klik bereikbaar zijn. De verschillende processen van Selor zullen beter op elkaar afgestemd worden en medewerkers zullen gemakkelijker kunnen samenwerken en documenten delen, ook in (occasionele) projectgroepen. Bij de opzet van het systeem wordt ook zoveel mogelijk gedacht aan de automatisering van bepaalde procedures. Zo zullen takenlijsten opgesteld worden die selectiemedewerkers stap voor stap moeten afwerken om een selectie uit te voeren. Ook online bestellingen van mate-
49
jaarverslag 2005
riaal zullen op termijn mogelijk zijn. In 2005 werd een testversie opgebouwd die de definitieve structuur van de werkomgeving bevat. Staat op de agenda van 2006: • het lanceren van SBSS (in een eerste fase een testversie en daarna de definitieve versie,
die de nieuwe naam Cosmos zal dragen); • de begeleiding en opleiding van de medewerkers.
I nte r n e c o m mu n ic a t ie 2005 was voor interne communicatie een jaar van verandering. Losgekomen van zijn grote broer externe communicatie, maakt interne communicatie nu deel uit van het proces personeel & organisatie. Interne communicatie wil zich nog meer resoluut tot de medewerkers richten en hun betrokkenheid vergroten. Dit kan door nog opener te communiceren, de juiste communicatiekanalen in te zetten, te luisteren naar de behoeften van medewerkers en de organisatie en door een spreekruimte en een groepsgevoel te creëren. Om dit te bereiken werd een observatieopdracht en analyse uitgevoerd om te zien welke tools Selor reeds in huis had op gebied van interne communicatie. Deze bleken vrij talrijk: een tweewekelijks nieuwsbulletin: Newsflash, een e-mailadres:
[email protected], een bedrijfsblad: Selor@Home, infosessies, overlegorganen en personeelsevenementen zoals het personeelsfeest na Open Bedrijvendag. Uit de analyse bleek dat deze tools vooral vertrekken vanuit één richting en dat Selor meer inspanningen zou moeten leveren om de ‘bottom up’ en informele communicatie te stimuleren. Daarin zal de nieuwe werkomgeving, SBSS, een grote rol spelen. Er zal onder andere plaats zijn voor een ideeënbus waar medewerkers al hun suggesties kwijt kunnen, een informeel prikbord en een plekje voor enquêtes. Staat op de agenda voor 2006: • het stimuleren van de informele communicatie en de interactiveit op de nieuwe werkom-
geving SBSS.
ServicePoint SelectSupport
Facilitair beheer Facilitair beheer heeft tot doel de logistieke ondersteuning van Selor te verzorgen en dit zowel voor de interne medewerker als voor de grote projecten zoals de megaselecties. Dit met het oog op een vlotte werking achter de schermen zodat het professionele imago van Selor naar de buitenwereld gewaarborgd wordt.
52
Het grote project van facilitair beheer in 2005 was de constructie en inrichting van het ‘Selor Business Center’ op de vierde verdieping in het Stergebouw. Daar werden verschillende vergader- en selectiezalen ingericht, waaronder selectiezalen die specifiek aangepast zijn aan personen met een handicap. Zo zal er een zaal zijn met meubilair voor rolstoelpatiënten, een zaal voor doven en slechthorenden, waar bij brandalarm een zwaailicht geactiveerd wordt, en een zaal voor blinden en slechtzienden. Andere selectiezalen kunnen aangewend worden bij managementselecties of oriëntatieopdrachten. Verder werden een ruime ontvangstruimte, twee lunchruimtes en een keuken voorzien (zie ook budget & beheerscontrole). In 2005 had het facilitair beheer ook heel wat brieven (bevestigingsformulieren, uitnodigingen voor de selectieproeven, resultaten, …) te versturen. In totaal gingen zo’n 365.513 verzendingen de deur uit, wat neer komt op een gemiddelde van zo’n 30.500 brieven per maand of 1000 per dag.
Verder verzorgde het facilitair beheer ook de ondersteuning van heel wat grote schriftelijke proeven of megaselecties. Dit zijn selecties of bevorderingsselecties die niet onder de normale weekactiviteiten vallen en die doorgaan in het weekend en dit ofwel binnen Selor of in grote hallen zoals de paleizen van de Heizel. Lokten het meeste volk naar de Heizel in 2005: Bepaalde van deze opdrachten werden ge-
bevorderingsselecties naar niveau C (7.371 Nederlandstalige en Franstalige kandidaten wer-
lanceerd in 2004 en zijn niet opgenomen in de
den uitgenodigd), selecties van penitentiair beambten (6.500), oriëntatieopdrachten voor
cijfers van de inschrijvingen van 2005.
De Post (6.108) en selecties van inspecteurs en verificateurs (4.500)✦.
✦
Enkele cijfers van megaselecties in 2005: • 45 selecties • 43.405 kandidaten • 6.425 uren toezicht • 27.315 gehuurde tafels en stoelen
53
jaarverslag 2005
Klachtenbeheer Monitoring Risicomanagement Kwaliteitscontrole
Kwaliteitsbeheer Kwaliteitsbeheer beoogt het in stand houden en verbeteren van de kwaliteit van de diverse processen binnen Selor EN ZORGT VOOR DE NOODZAKELIJKE CONCEPTUELE ONDERSTEUNING DOOR HET IMPLEMENTEREN VAN KWALITEITSOPVOLGING. EEN ORGANISATIE MET VEEL PROCESSEN MOET ER IMMERS VOOR ZORGEN DAT DE FOUTENRATIO BEPERKT BLIJFT.
56
K la chte n b ehe e r Omdat klantgerichtheid tot de basiswaarden van Selor behoort, wordt veel aandacht besteed aan de klachtenbehandeling. Klachten dienen, net als meldingen en vragen om informatie, beschouwd te worden als een positief signaal vanwege de burger. Uit het klachtenbeeld van de organisatie moeten de nodige lessen getrokken worden om de werking van het selectiebureau te verbeteren. In 2005 werd er dan ook geopteerd voor een klachtendesk waar alle inkomende klachten gecentraliseerd worden voor verdere behandeling. Het klachtenbeeld wordt permanent geëvalueerd en dient als basis voor bijsturing en verbetering van de processen. Staat op de agenda voor 2006: • het verder uitwerken van de klachtendesk door het lanceren van verschillende kanalen via
dewelke kandidaten hun klachten kunnen neerleggen (gratis 0800-lijnen, e-mailadressen en een online klachtenformulier).
M o n ito r i n g Monitoring van de processen is noodzakelijk, zowel voor interne als externe doeleinden. Intern kan Selor vaststellen of er bepaalde trends of evoluties optreden, en indien nodig, de nodige stappen ondernemen om hieraan tegemoet te komen. Deze informatie is ook heel nuttig voor de buitenwereld en kan aangewend worden voor het beantwoorden van vragen van de pers en burgers, maar ook voor wetenschappelijke studies. Staat op de agenda voor 2006: • het verder verfijnen van de mediamonitoring; • het afnemen van een tevredenheidsenquête bij de kandidaten en klanten.
57
jaarverslag 2005
Risicomanagement: Risicomanagement gaat uit van gekende knelpunten in de organisatie en maakt op momenten van een grotere werkbelasting een realistische inschatting van de risico’s die genomen kunnen worden.
Kwaliteitscontrole: Kwaliteitscontrole is het permanent toezicht houden op de kwaliteit van de processen, bijvoorbeeld door monitoring van het selectieproces, van de inschrijving van de kandidaat, van de communicatie over de eindresultaten, ... Ook de resultaten van een klantentevredenheidsonderzoek kunnen in kwaliteitsverbetering vertaald worden.
Budget & beheerscontrole Budget & Beheerscontrole omvat het financieel beheer van Selor en ziet toe op het correct toewijzen en opvolgen van de middelen.
60
2005 bracht een belangrijke nieuwigheid met zich mee op gebied van financieel beheer, namelijk het invoeren van een analytische boekhouding. Belangrijkste doelstelling hierbij was het vastleggen, en vooral, het beter beheren van de kosten van de activiteiten en projecten van Selor. Na zes maanden werden de eerste lessen getrokken en dit had een herziening van de tarieven die gehanteerd werden bij de opdrachten voor derde klanten tot gevolg. Na benchmarking werden deze tarieven weliswaar verhoogd, maar ze bleven niettemin uiterst competitief in vergelijking met de gebruikelijke tarieven binnen rekrutering en selectie. Een andere positieve evolutie in 2005 was het stijgende aantal van derde klanten. Deze klanten doen een beroep op Selor voor selecties, oriëntatieopdrachten of voor de logistieke ondersteuning van hun opdrachten. Dit zorgde voor een significante stijging van de inkomsten. Zo verhoogde Selor de inkomsten van deze opdrachten met 80% in vergelijking met 2004. Deze positieve en bemoedigende evolutie is zondermeer een gevolg van de erkenning van de professionaliteit en de kwaliteit waarvoor Selor garant staat. Onder deze nieuwe klanten bevinden zich o.a. Belgacom, De Post, De Nationale Bank van België, EPSO via Thomson Prometric, … 2005 werd ook gekenmerkt door de terugkeer van een normaal ritme op gebied van uitgaven. Een flagrant contrast met 2004 waar de uitgaven, vooral op vlak van investeringen, groot waren in het kader van de inrichting van de nieuwe lokalen. Dit normale ritme van uitgaven was ook het resultaat van de besparingen van de werkingskosten (meer bepaald door het heronderhandelen van de contracten met de leveranciers) en maakte de financiering van de inrichting van bijkomende lokalen mogelijk (oprichting van het ‘Selor Business Center’, zie ook facilitair beheer).
Het nieuwe ‘Selor Business Center’ op de vierde verdieping in het Stergebouw
61
jaarverslag 2005
62
Aanbevelingen vanuit de onafhankelijke positie van Selor O ve r S elo r • De verdere uitbouw van Selor als innovatie- en certificatiecentrum. Op vraag van de klant
evolueert Selor steeds meer naar een innovatief testcentrum. Zo werd in 2005 een volledig nieuwe testmethodiek voor de bevordering naar niveau C ontwikkeld. In 2006 voert Selor diezelfde opdracht uit voor de bevordering naar niveau A en B. De actievere rol die het wetenschappelijk comité hierin kan spelen, wordt eveneens herbekeken in 2006. Tevens zal het wetenschappelijk comité betrokken worden bij het analytisch onderzoek van testresultaten. Daarnaast profileert Selor zich ook meer als een centrum dat opgedane competenties en expertise certificeert. • Selor wordt ook steeds vaker aangesproken door een grotere diversiteit van overheids-
organisaties. De centrale expertiserol van Selor als selectieorgaan van de overheid wordt hiermee bevestigd. Echter, gelet op het principe van de vaste overheidsdotatie waarmee Selor werkt sinds 2002, aangevuld met eigen inkomsten, dient de nodige flexibiliteit van beheer blijvend gegarandeerd te worden aan Selor. De evolutie van overheidsorganisaties naar meer zelfstandige agentschappen is eigen aan deze tijd, zowel op gemeenschapsals op federaal niveau. Ook voor Selor lijkt een statuut van agentschap met een beheerscontract en een resultaatsverbintenis zich steeds meer aan te melden. • In de toekomst zal Selor ook blijven investeren in het ontwikkelen van ‘Total Quality Ma-
nagement’. De organisatie wordt nu gestuurd vanuit 10 processen, het klachtenbeheer werd uitgebouwd, de klantenbevraging naar tevredenheid en bijsturing van de dienstverlening zal in 2006 systematisch worden uitgevoerd, de investering in de opleiding van de medewerkers in kwaliteitsbeheer zal verder gezet worden, de samenwerking met de ombudsdienst zal worden geconsolideerd en de verbetering van de procedures zal eveneens continu worden opgenomen. • Ten slotte dient het syndicale overlegcomité van Selor een bredere opdracht en meer be-
trokkenheid te krijgen bij het verder ontwikkelen en optimaal inzetten van de competenties van de ambtenaren. Een hechtere samenwerking met het OFO dient zich hiertoe aan.
63
jaarverslag 2005
O ve r d e ove rhe id • De overheid als aantrekkelijke werkgever positioneren op de arbeidsmarkt is de blijvende
opdracht. Het beeld van de grijze ambtenaar die iedere dag dossiers klasseert blijkt definitief achterhaald. Inderdaad, uit verschillende surveys in 2005 is gebleken dat het investeren in imago en identiteit wel degelijk resultaten oplevert. De overheid komt terug naar voor als een attractieve werkgever. Selor kan dit ook bevestigen gezien het record aantal kandidaten in 2005. Deze vaststelling wordt trouwens gestaafd door een recente studie van ‘het Instituut van de Overheid’ die met klem benadrukt dat organisaties met een positief imago er beter zullen in slagen om de meest competente mensen aan te trekken op een gespannen arbeidsmarkt. • Net zoals in het verleden zal Selor blijven investeren in dit imago door o.a. een heruitgave van
Talent@Public in 2006. Om dit te realiseren is een nauwe medewerking van alle overheidsdiensten onontbeerlijk. De overheid is te groot en divers om te promoten als één geheel. De tijd is rijp voor de overheidsdiensten om een eigen werkgeversimago te creëren en zich te profileren op de arbeidsmarkt. Dit is een investering die loont op lange termijn, wanneer blijkt dat men meer gedreven en competente medewerkers kan aanwerven. Tijdens selectie- of oriëntatieopdrachten houdt, en zal Selor altijd rekening houden, met de omschreven positionering van de dienst in kwestie.
O ve r d e a rb e id s ma rkt • De arbeidsmarkt gaat gespannen tijden tegemoet. Alle prognoses wijzen op een nieuwe
schaarste aan talent, zowel kwantitatief (de verouderde leeftijdspyramide van de bevolking) als kwalitatief (specialismen). Naast het aantrekken van talent, wordt het koesteren van intern potentieel en talent (= talentmanagement) van cruciaal belang. Een aansturingsmodel voor talentmanagement met als kritische succesfactoren 3 centrale acties, kan er als volgt uitzien :
G eï nte g re erd ta lent m a na g em ent s t ra te g i e
Ontwikkelen Aantrekken
Binden
Inzetten en Behouden
Ontdekken
• specifiek voor de federale overheidsmarkt met 85.000 ambtenaren en amper 0,3%
intermobiliteit of talentbeweging, ligt hier een torenhoge uitdaging. Een streefnorm van 1% intermobiliteit lijkt een minimale ambitie. Selor hoopt hierbij op de medewerking van de leidinggevenden van alle overheidsdiensten. • In 2005 heeft Selor ook de eerste stappen ondernomen om competentiebalansen op te
maken van de ambtenaren in de mobiliteitspool (ongeveer 1.800 kandidaten). In 2006
64
wordt hier verder aan gewerkt. Finaliteit is de ontwikkeling van een developmentcenter waarin talent en potentieel ontdekt, begeleid en ontwikkeld worden (= talentmanagement). Ook de nieuwe, meer competentiegestuurde benadering van de interne doorstroom (bevorderingsselecties) moet in deze filosofie verder worden uitgebouwd. Eens een ambtenaar over een hoger competentieniveau beschikt, dan moet hij of zij ook de kans krijgen om op dat niveau ingezet te worden in de organisatie. Ook hier zal het talentmanagement een belangrijke rol moeten gaan spelen op de bredere interne markt.
O ve r d e ka n d id a a t • Selor wil zowel de kandidaat als de werkgever oproepen tot het opnemen van de
eigen verantwoordelijkheid. Kandidaten hebben soms de ingesteldheid dat de overheid als vangnet of als laatste redding fungeert. Selor wil garant staan voor competentiegebaseerde en objectieve selecties en blijft daartoe zijn selectiemethodes onderwerpen aan kritisch onderzoek om de neutraliteit van cultuur, gender en handicap te waarborgen. Deze aanpak leidt tot een gediversifieerd bestand van geslaagden. • Selor wil ook gemotiveerde kandidaten aantrekken. De werkgevers worden dan ook
gevraagd om hun beleid hierop aan te sluiten en vrouwen effectief aan te werven in leidinggevende posities, de werkplek daadwerkelijk aan te passen aan arbeidsgehandicapten en de integratie van verschillende culturen te bevorderen.
Tot s lot Zoals vorige jaren herhaalt Selor zijn pleidooi om in een vroeg stadium betrokken te worden bij de ontwikkeling van reglementaire kaders die de selectie- en oriëntatieopdrachten sturen. Vaak is de opdracht al volledig reglementair vastgelegd en staat de procedure - soms praktisch onhaalbaar of althans onnodig complex - al vast wanneer Selor wordt ingeschakeld. Om dit te vermijden pleit Selor voor een actievere betrokkenheid en een adviserende rol vanaf het begin van de procedure, zodat de selectiedeskundigen de nodige inspraak krijgen. Een dergelijke betrokkenheid kan enkel kwaliteitsbevorderend werken.
Verantwoordelijke uitgever: Marc Van Hemelrijck Ontwerp en realisatie: www.cibe-cvo.be Wettelijk depot: D/2006/7737/17
Federale overheidsdiensten Met federale overheidsdiensten worden bedoeld alle federale instellingen die onder het toepassingsgebied van de wet van 22/07/1993 vallen: ‘Wet houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken’. Dit zijn de FOD’s en de POD’s en de daarvan afhangende diensten en instellingen van openbaar nut. FOD Een FOD is een federale overheidsdienst of een vroeger federaal ministerie. Elke FOD heeft de bevoegdheid over een homogeen domein. Er bestaan 10 verticale FOD’s: Binnenlandse Zaken; Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking; Justitie; Financiën; Sociale Zekerheid; Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg; Economie, KMO, Middenstand en Energie; Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; Mobiliteit en Vervoer en het Ministerie van Defensie en 4 horizontale FOD’s: Kanselarij van de Eerste Minister (die een coördinerende rol op zich neemt); Budget & Beheerscontrole; Personeel & Organisatie en Informatie en Communicatietechnologie (deze laatste drie buigen zich over aangelegenheden die alle FOD’s aanbelangen). POD POD staat voor een programmatorische overheidsdienst. POD’s zijn er om dossiers aan te pakken inzake maatschappelijke problemen waarvoor samenwerking tussen meerdere FOD’s vereist is. Zo zijn er 4 POD’s: Duurzame Ontwikkeling; Consumentenzaken; Wetenschapsbeleid en Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie. Statutaire selecties Federale overheidsdiensten, gemeenschappen en gewesten rekruteren hun statutaire medewerkers bijna uitsluitend via Selor. Een statutaire functie is een éénzijdige verbintenis tussen de medewerker en de overheid, waaraan een stage voorafgaat. Het gaat om een soort vast contract. Eenmaal in dienst, kan de ambtenaar genieten van heel wat opleidings- en carrièremogelijkheden zoals competentiemetingen en bevorderingsselecties. Een statutair ambtenaar kent ook verschillende voordelen op gebied van verlof en pensioen. Contractuele selecties De procedure bij contractuele selecties is eenvoudiger dan diegene bij statutaire selecties en wordt in principe gedelegeerd aan de federale overheidsdiensten. Selor oefent hier een kwaliteitscontrole uit. Een contractuele functie is gebaseerd op contract zoals in de privésector, van bepaalde of onbepaalde duur. De contractuele medewerker volgt geen stage maar doorloopt wel een proefperiode. Hij verdient evenveel als een statutaire ambtenaar maar de bevorderingsmogelijkheden en voordelige pensioenvoorwaarden zijn beperkter. Managementselecties Selor organiseert ook selecties voor managementfuncties. Een managementfunctie is een beheersfunctie binnen een federale overheidsdienst. De functie wordt uitgeoefend in het raam van een mandaat wat betekent dat de toekenning beperkt is in de tijd, meestal voor 6 jaar. Na zijn indiensttreding, legt de mandataris van een managementfunctie een ontwerp van een managementplan voor en om de twee jaar wordt hij geëvalueerd op zijn realisaties in het kader van zijn managementplan. Voor een managementfunctie wordt een universitair diploma vereist en enkele jaren ervaring. Selecties voor derden Dit zijn selecties die uitgevoerd worden voor klanten die niet verplicht zijn om hun selecties te organiseren via Selor maar die er toch voor kiezen beroep te doen op de expertise van Selor (selectie, oriëntatie, certificering en logistieke ondersteuning). Het gaat hier om een betalende dienstverlening. Verschillende niveaus • Niveau A: universitair of hoger onderwijs van het lange type (licentiaat, master) • Niveau B: hoger onderwijs van het korte type (regentaat, graduaat, bachelor) • Niveau C: hoger secundair onderwijs • Niveau D: lager secundair onderwijs of geen diplomavereisten
KB Koninklijk besluit (hieronder een overzicht van de vermelde KB’s in de tekst) Afkondiging: 8/07/2005, publicatie: 14/07/2005: KB tot wijziging van het KB van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten Afkondiging: 25/04/2005, publicatie: 6/10/2005: KB tot vaststelling van de voorwaarden voor de indienstneming bij arbeidsovereenkomst in sommige overheidsdiensten Afkondiging: 11/04/2005, publicatie: 20/05/2005: KB houdende diverse bepalingen inzake selectie van statutair personeel Afkondiging: 6/10/2005, publicatie: 25/10/2005: KB houdende diverse maatregelen met betrekking tot de vergelijkende aanwervingsselectie en met betrekking tot de stage Afkondiging: 25/11/2004, publicatie: 7/01/2005: KB tot wijziging van het KB van 8 maart 2001 tot vaststelling van de voorwaarden voor het uitreiken van de bewijzen omtrent de taalkennis voorgeschreven bij artikel 53, tweede lid, van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken samengevat op 18 juli 1966
