S E B E H O D N O T Í C Í

SEBEHODNOTÍCÍ

ZPRÁVA

Aplikace modelu CAF CZ 2009 Karlovarský kraj

Aplikace modelu CAF 2006 CZ.1.04/4.1.00/42.00003

TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST

CAF CZ 2009 - sebehodnotící zpráva

Karlovarský kraj

Obsah A. Úvod ...................................................................................................................................... 3 B. Popis úřadu ............................................................................................................................ 3 C. Výsledky sebehodnocení - předpoklady ................................................................................ 6 Kritérium 1: Vedení ................................................................................................................ 6 Kritérium 2: Strategie a plánování ....................................................................................... 16 Kritérium 3: Zaměstnanci (management lidských zdrojů) ................................................... 19 Kritérium 4: Partnerství a zdroje .......................................................................................... 27 Kritérium 5: Procesy ............................................................................................................. 35 D. Závěry z analýzy dokumentace CAF – předpoklady .......................................................... 39 E. Výsledky sebehodnocení – výsledky ................................................................................... 40 Kritérium 6: Zákazníci/občané - výsledky............................................................................. 40 Kritérium 7: Pracovníci - výsledky ........................................................................................ 43 Kritérium 8: Společnost - výsledky ....................................................................................... 47 Kritérium 9: Klíčové výsledky činností a výkonnosti ............................................................ 53 F. Závěry z analýzy dokumentace CAF – výsledky, administrace řízené dokumentace ....... 58 G. Celkové sebehodnocení ....................................................................................................... 59 G. Srovnání celkového hodnocení s předchozím obdobím ...................................................... 60 H. Závěr – akční plán ............................................................................................................... 62

2


Karlovarský kraj

A. Úvod Tento dokument byl sestaven jako výstup procesu sebehodnocení v projektu „Aplikace modelu CAF 2006“ na Krajském úřadě Karlovarského kraje. Proces sebehodnocení byl realizován zejména v rámci dvoudenního workshopu. Workshop byl realizován na základě výstupů z obou předcházejících etap projektu a přípravy, realizované pracovními skupinami, kterým byla svěřena jednotlivá kritéria předpokladů. V průběhu workshopu byly nejdříve diskutovány a vyhodnoceny důkazy pro kritéria předpokladů s tím, že v nich byly pojmenovány slabé stránky a případné potenciály pro cíle, projekty a úkoly akčního plánu. Následně byla diskutována kritéria výsledků s přihlédnutím k vypovídající hodnotě a způsobům měřitelnosti jednotlivých měřítek. U výsledkových kritérií byla zvolena ta výsledková kritéria, která je možno reálně měřit – byly dále navrženy způsoby měření s tím, že měření výsledků proběhne v průběhu roku 2012. Na závěr byl sestaven seznam možných cílů, projektů a úkolů k sestavení akčního plánu.

B. Popis úřadu Krajský úřad Karlovarského kraje je hlavním orgánem veřejné správy v Karlovarském kraji. Karlovarský kraj se nachází na západě území České republiky. Na severu a západě uzavírá území republiky státní hranicí s Německem, na východě sousedí s Ústeckým krajem a na jihu s Plzeňským krajem. Jeho rozloha je 3314 km2, což činí 4.25 % rozlohy České republiky a je druhým nejmenším krajem v ČR. Z plochy kraje je 43,1 % pokryto lesy. Žijí v něm zhruba 3% obyvatel ČR a má podstatně vyšší podíl městského obyvatelstva (82,2%), než je celostátní průměr. Pro velkou část území Karlovarského kraje je typický vyšší počet malých obcí. V Karlovarském kraji je celkem 132 obcí (z toho 28 měst). Karlovarský kraj je právnickou osobou a je spravován v rozsahu, stanoveném zákonem Zastupitelstvem kraje, které má v Karlovarském kraji 45 členů. Dalšími orgány jsou Rada kraje, hejtman kraje a Krajský úřad. Funkce krajského úřadu jsou vymezeny v § 67 zákona o krajích. Krajský úřad tvoří ředitel a zaměstnanci kraje zařazeni do krajského úřadu. Krajský úřad se člení na odbory, oddělení. Krajský úřad Karlovarského kraje je členěn na 19 odborů. Součástí organizační struktury úřadu je rovněž oddělení interního auditu, zřízené v souladu se zvláštním zákonem jako funkčně nezávislý útvar, podřízený přímo řediteli.

3


Karlovarský kraj

Identifikační údaje Název kraje:

Karlovarský kraj

IČ:

70891168

DIČ:

CZ 70891168

Adresa úřadu:

Závodní 353/88, 36021, Karlovy Vary

Tel.:

354 222 300

Fax:

353 331 509

Email:

[email protected]

Elektronická podatelna:

[email protected]

Internetové stránky:

http://www.kr-karlovarsky.cz

Údaje o vedení úřadu Hejtman kraje:

PaedDr. Josef Novotný

Tel.:

354 222 300

Email:

[email protected]

Ředitel Krajského úřadu:

Ing. Roman Rokůsek

Tel.:

354 222 120

Email:

[email protected]

Osoba odpovědná za aplikování modelu CAF Manažer projektu CAF

Ing. Helena Nováková

Tel.:

354 222 201

Email:

[email protected]

Složení pracovního týmu CAF Karlovarského kraje: Ing. Denisa Cettlová Ing. Eva Cíchová Lenka Fratričová Adéla Jelenová Ing. Regina Kindratová Karel Kolařík Martina Koudelná Ing. Pavel Kubeček JUDr. Manfred Kraus Ing. Helena Nováková Mgr. Monika Šperglová Ing. Marie Tomsová Ing. Daniela Vinopalová

4

Projekt: Aplikace modelu CAF na Krajském úřadě Karlovarského kraje

Organizační schéma Krajského úřadu Karlovarského kraje

Aplikace modelu CAF 2006 CZ.1.04/4.1.00/42.00003

TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY


Karlovarský kraj

C. Výsledky sebehodnocení - předpoklady

Kritérium 1: Vedení Subkritérium 1.1. Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot

Otázka 1.1.1.

hodnocení 29

formulování a rozvíjení poslání a vize organizace. Karlovarský kraj má zpracovaný Program rozvoje a Programové prohlášení rady Karlovarského kraje.

Karlovarského

kraje

Slabé stránky: nemáme zpracovanou interní vizi a strategii Vize ředitele je otevřený úřad – nikde ale oficielně není uveřejněna. Vizi měl umístit OVZ v budově A mezi 3. a 4. patrem. ZVEŘEJNIT ZPRACOVANOU VIZI 1.1.2.

zapojování příslušných zainteresovaných stran, včetně zaměstnanců do formulování a rozvíjení poslání a vize organizace

28

Koncepce činnosti odborů (náplně činnosti jednotlivých odborů jsou uvedeny na internetových stránkách www.kr-karlovarsky.cz) Slabé stránky: Úřad nemá vizi (nemá ji zveřejněnou na webu, není rozšířena mezi veřejnost). Vize „Jsme otevřený úřad…“?

1.1.3.

Pokud není definována vize, není ani proces. Na definování by se mohli podílet i zaměstnanci – měl by ji někdo měl mít na starosti. Na aktualizaci vize by měl být určen proces – jak ji rozvíjet (je zde pracovní skupina, odpovědná osoba). přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a 25 střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností Poslání úřadu „být otevřeným úřadem“ – daří se plnit např. kontaktní místo Czech point (podatelna, ověřování, recepce) Slabé stránky: Neexistuje řízení založené na cílech (ani strategie vycházející z vize)

6


1.1.4.

Karlovarský kraj

definování hodnot organizace a jejich prosazování v rámci organizace

49

-

1.1.5.

Je zpracován Etický kodex zaměstnanců, noví zaměstnanci jsou s ním seznámeni. Jsme nekuřácký úřad – zákaz kouření zaměstnanců v areálu KÚKK posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, 69 manažery a zaměstnanci -

1.1.6.

Pravidelné setkání ředitele se zaměstnanci a jednotlivými odbory, porady ředitele s vedoucími odborů, porady vedení (radní + ředitel) Pravidelné hodnocení zaměstnance prováděné vedoucím oddělení a odboru, v rámci kterého probíhá také sebehodnocení zaměstnance Jednou ročně setkání hejtmana s vedoucími odborů Neformální setkání zaměstnanců (vánoční večírek, sportovní akce atd.)

vytváření podmínek pro efektivní komunikaci umožňující seznámení všech zaměstnanců a dalších zainteresovaných stran organizace s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíli organizace

51

Pravidelné setkání ředitele se zaměstnanci, porady, hodnotící pohovory. Informace zaměstnancům jsou předávány pomocí Facebooku, nástěnky v jídelně a ve vestibulu budov, intranetu, vstupního vzdělávání zaměstnanců, oběžníků. Slabé stránky: Dříve se důležité informace zasílaly e-mailem, nyní jsme přešli na „moderní“ způsob komunikace – Facebook. Ale ten má pouze cca 65 zaměstnanců, ostatním informace chybí. Nástěnku v jídelně v budově A chodí sledovat málokdo. V PŘÍPADĚ PROVÁDĚNÍ PRŮZKUMU MEZI ZAMĚSTNANCI, OVĚŘIT ZPŮSOB DISTRIBUCE INFORMACÍ (E-MAIL VS. FACEBOOK). 1.1.7.

pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot organizace

34

Občasné zhodnocení práce zaměstnanců a jejich chování prováděním utajeného hodnocení (externí firma) => kontrola zaměstnanců (jak provádějí svou práci, naplňují poslání organizace atd.) Pravidelné setkání ředitele se zaměstnanci. Dodržování etického kodexu je vynutitelné. Slabé stránky: úřad nemá vizi (pokud ano, není nikde zveřejněna…)

7


1.1.8.

Karlovarský kraj

zohledňování změn ve vnějším prostředí v rámci přezkumu poslání, vize a hodnot organizace

33

Zohledňování změn je realizováno – např. snížení rozpočtu a tím i objemu mzdových prostředků a následná opatření v rámci KÚ (např. nepřibírání nových zaměstnanců, atd.) Slabé stránky: neexistuje analýza prostředí organizace 1.1.9.

řízení „konfliktu zájmů“ prostřednictvím identifikování potenciálních oblastí konfliktu zájmů a přijetím odpovídajících zásad

61

Na intranetu je umístěna tabulka „Účast zaměstnanců v externích orgánech“, ve které jsou uvedeni zaměstnanci a radní, kteří jsou členy komisí, výborů atd. Je vedena evidence související se zákonem o střetu zájmů – každý vedoucí úředník (dle z. o střetu zájmů) podává prohlášení. Podle zákona jsou všichni, kdo mají další výdělečnou činnost, povinnost mít povolení od zaměstnavatele. 1.1.

Celkem

42

Subkritérium 1.2. Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn otázka Hodnocení 1.2.1.

rozvíjení procesů a organizační struktury organizace v souladu se strategií, plánováním, potřebami a očekáváními zainteresovaných stran

79

Jsou zpracovány koncepce činnosti odborů. Organizační řád úřadu je přezkoumáván a aktualizován pravidelně dle potřeby. Existuje směrnice SE06/2008 „o tvorbě vnitřních předpisů kraje“, umístěna je na intranetu. Směrnice jsou průběžně aktualizovány dle změn v zákonech a vyhláškách. Slabé stránky: Interní vize a strategie neexistují

8


1.2.2.

Karlovarský kraj

definování a zajištění vhodných forem a podmínek pro řízení organizace (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence)

78

Je zpracováno a průběžně aktualizováno Organizační schéma úřadu. Je zpracován a průběžně aktualizován Organizační řád. Je vedeno Nákladové účetnictví. Jsou definovány úrovně řízení (hierarchie vedoucí odboru, vedoucí oddělení…). Je určena zastupitelnost zaměstnanců (u každých dveří kanceláře je pod jménem zaměstnance uvedeno kdo zaměstnance zastupuje a kde má kancelář).

1.2.3.

Slabé stránky: - Interní vize a strategie neexistují - kompetenční model – v přípravě vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny 51 úrovně řízení organizace Úkoly jsou přenášeny z ředitele na vedoucí odboru - vedoucí oddělení – zaměstnance. Měřitelné cíle vyplývají z momentální situace (úspora materiálu, pracovních sil, optimalizace využití autoparku, služebních telefonů, tiskáren). Např. Zlepšení vyřizování korespondence v rámci úřadu i mimo úřad – měsíční přehled nevyřízených písemností v Atheně (značně klesl počet nevyřízených písemností)

1.2.4.

1.2.5.

Slabé stránky: Řízení založené na cílech neexistuje stanovování cílů pro výstupy činnosti organizace a pro jejich předpokládané dopady na zainteresované strany Výstupy činností odborů jsou dány dle lhůt daných legislativou.

64

Slabé stránky: řízení založené na cílech neexistuje formulace a přizpůsobování vlastní strategie e-Governmentu strategickým a operativním cílům organizace

55

Je vytvořena interní strategie e- Governmentu – zaměstnanci absolvují kurzy formou e-learningu, nabídka kurzů zasílána e-mailem. Existuje seznam základních povinných kurzů, které musí každý zaměstnanec absolvovat. Tyto kurzy jsou bezplatné, po absolvování kurzu obdrží účastník certifikát - započítává se do vzdělávání zaměstnanců. Nabídka kurzů je neustále aktualizována a reaguje na potřeby zaměstnanců (http://elev.institutpraha.cz/regman/karlovarsky.html)

9


1.2.6.

Karlovarský kraj

vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní audity tohoto systému

29

Pravidelné kontroly provádí Oddělení interního auditu.

1.2.7.

Slabé stránky: Manažerský informační systém neexistuje. vytvoření podmínek pro projektovou a týmovou práci

44

Projektová práce: Byl vytvořen „Odbor projektového řízení a informatiky“. Funguje příspěvková organizace APDM (Agentura projekčního a dotačního managementu). Na projektech pracují také jednotlivé odbory. Pravidla pro projektovou práci jsou dána - řídí se harmonogramem jednotlivých projektů. Slabé stránky: - týmová efektivita není sledována - nejsou stanovena pravidla pro týmovou práci - přehledy o tom, kdo je zapojen do projektů, jsou dostupné jen zainteresovaným osobám

1.2.8.

Měla by existovat „projektová kancelář“ a katalog projektů, kde by se projekty mohly vyhodnotit. dlouhodobé využívání přístupů TQM, např. modelu CAF nebo 71 Modelu excelence EFQM Nyní je znovuzaváděn systém CAF. Bylo využito informací z předchozích výstupů modelu CAF – na úřadě byly provedeny změny dle těchto výstupů.

1.2.9.

vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001) Pravidelně probíhá benchmarking- porovnávání papíru, autoprovoz, telefony atd.)

1.2.10.

úřadů mezi sebou (spotřeba

V plánu je zavedení normy ISO 9001. rozvíjení systémů managementu kvality jako jsou ISO 9001 a jiné druhy certifikací V plánu je zavedení normy ISO 9001. 10

41

26


1.2.11.

Karlovarský kraj

identifikování a stanovení priorit pro realizaci potřebné změny 34 týkající se návrhu organizační struktury a činností organizace Proces řízení změny v organizaci: Ředitel – radní – ředitel - vedoucí odboru – dle aktuální potřeby a situace Slabé stránky: - proces organizování je v přípravě

1.2.12.

informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech

51

Probíhají pravidelné porady odborů s ředitelem, porady ředitele s vedoucími odborů. Na intranetu je ikona „i“, kde jsou aktuální informace o organizačních změnách a změnách ve stavech zaměstnanců. Kraj vydává každý měsíc Krajské listy. Slabé stránky: - v některých případech není informovanost zaměstnanců provedena rychle a než se informace dostane ke všem zaměstnancům, šíří se na úřadě fámy… - přezkum dostatečnosti a včasnosti informovanosti není prováděn DO DOTAZNÍKU DÁT I DOTAZ, JAKÁ FORMA SEZNAMOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮM VYHOVUJE 1.2.

Celkem

52

Subkritérium 1.3. Motivování a podporu zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem

1.3.1.

otázka

Hodnocení

vedení příkladem a působení v souladu se stanovenými cíli a hodnotami

48

Vedoucí oddělení plní úkoly zadané vedoucími odborů , ti plní úkoly zadané ředitelem a vedením Kraje (RKK) Řídí se vedení směrnicemi? Teoreticky ano, prakticky nelze zhodnotit. Dodržování Etického kodexu.

11


1.3.2.

Karlovarský kraj

prokazování osobní ochoty vrcholového vedení organizace a manažerů přijímat změny, a to akceptováním konstruktivní zpětné vazby

56

Na úřadě jsou umístěny schránky na podněty a návrhy zaměstnanců a veřejnosti. Změny, ke kterým dochází, jsou probírány na poradách s ředitelem a vedoucími odborů. Na úřadě jsou vytvořeny podmínky pro zpětnou vazbu. Příjímání zpětné vazby vedením nelze objektivně zhodnotit (zaměstnanci mohou mít obavy projevit nespokojenost) Vedení úřadu se v rámci právě probíhajícího projektu účastní školení k manažerským technikám. 1.3.3.

pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se týkají organizace

59

Probíhá pravidelné setkání ředitele se zaměstnanci, pravidelné porady oborů, porady vedoucích odborů s ředitelem, porady ředitele a radních. Důležité informace jsou zveřejněny na intranetu a Facebooku. Slabé stránky: Komunikační cesty – není ověřována funkčnost, pomalá komunikace

1.3.4.

podporování zaměstnanců při plnění jejich povinností, plánů a cílů v návaznosti na celkové cíle organizace

60

Každý zaměstnanec má pracovní smlouvu a náplň práce, je seznámen s etickým kodexem. Úřad motivuje zaměstnance prostřednictvím osobního ohodnocení, odměn a motivačního programu (M karta) Funguje systém hodnocení zaměstnanců - 1xročně s vedoucím oddělení + vedoucím odboru) = > snížení/zvýšení osobního ohodnocení, výše odměn. 1.3.5.

vytváření podmínek, stimulování a povzbuzování zaměstnanců k přenesení pravomocí, odpovědností a kompetencí, včetně právní odpovědnosti

51

Zaměstnanci jsou motivováni odměnami a osobním ohodnocením, bonusy ze sociálního fondu, je jim umožněno další vzdělávání. Podmínky pro delegování jsou vytvořeny dle organizačního řádu. 12


1.3.6.

Karlovarský kraj

povzbuzování a podporování zaměstnanců při předkládání jejich návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce

46

Návrhy jsou předkládány prostřednictvím skupiny CAF - sociální fond, odměny. Předkládání inovačních návrhů zaměstnanců není systémově řešeno, jde přes vedoucího oddělení/odboru k řediteli. Na úřadě jsou schránky pro vzkazy řediteli. V přípravě je CAF – proces zlepšování. Slabé stránky: - není prezentován přehled inovací a zaměstnanců, co se na nich podílejí 1.3.7.

uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců

50

Systém odměňování je v rámci odborů vytvořen. Dle ekonomického vývoje jsou přiděleny čtvrtletně prostředky na odměny, každý vedoucí odboru ve spolupráci s vedoucími oddělení rozdělí prostředky zaměstnancům. -

1.3.8.

motivace zaměstnanců: M karta, sociální fond, odměny

respektování individuálních potřeb a osobních situací zaměstnanců

66

Individuální situace se probere se vedoucím odboru a posléze s ředitelem, rozumným požadavkům se vychází vstříc (např. úprava pracovní doby) Podmínky pro individuální potřeby zaměstnanců jsou vytvořeny. ZABÝVAT SE MOŽNOSTÍ PRÁCE Z DOMOVA 1.3.

Celkem

13

55


Karlovarský kraj

Subkritérium 1.4. Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost otázka 1.4.1.

identifikování veřejných politik ovlivňujících organizaci

hodnocení 58

Pravidelně je zpracováván dlouhodobý záměr vzdělávání a rozvoje vzdělávací soustavy kraje. Je zpracován program rozvoje Karlovarského kraje. Je zpracováno programové prohlášení rady Karlovarského kraje. 1.4.2.

sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami

46

Je plněno programové prohlášení (např. proplácení poplatků ve zdravotnictví). 1.4.3.

udržování aktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli příslušných oblastí moci výkonné a zákonodárné

61

Zaměstnanci úřadu připravují dokumentaci ze zasedání Zastupitelstva a rady, ze zasedání výborů a komisí (úředníci – tajemníci). Kraj má zastoupení v Bruselu. 1.4.4.

vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občané, nevládní organizace, zájmové skupiny, podnikatelské subjekty, orgány veřejné správy)

70

Existují smlouvy o spolupráci, o partnerství, memoranda o spolupráci (jiné státy, firmy)Existují pracovní skupiny, komise a výbory, pravidelně se zpracovává mezikrajský benchmarking. Existují a pracují Výbory, komise, pořádají se kulaté stoly. 1.4.5.

zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do stanovování cílů pro výstupy činnosti organizace a pro jejich předpokládané dopady, včetně jejich zapojení do rozvoje systému řízení organizace

59

Je zpracováno programové prohlášení rady Karlovarského kraje. Každý radní je odpovědný za svůj resort a je členem pracovních skupin zřízených k dané problematice. 14


1.4.6.

Karlovarský kraj

usilování o veřejné povědomí, dobrou pověst a uznání organizace a 75 jejích služeb Prezentace kraje - Webové stránky, Krajské listy, informace v médiích, TV Duha regionální krajské zpravodajství, Výroční zpráva Karlovarského kraje, Facebook Karlovarského kraje. Propagační materiály kraje, KK podporuje akce pro veřejnost – farmářské trhy, dětský den, veletrhy Uveřejnění informace o tom, že Karlovarský kraj je sponzorem subjektů v různých oblastech – subjekty mají povinnost zmínit KK jako spolufinancovatele. Mediální koncepce KÚ je zpracována, redakční rada vydává Krajské listy, tiskové konference jsou pravidelně pořádány, činnost úřadu je prezentována na seminářích a konferencích Pravidla pro chování a jednání zaměstnanců – etický kodex NAVRHNOUT MEDIÁLNĚ MARKETINGOVOU STRATEGII

1.4.7.

vypracování koncepce marketingu a její sdělení zainteresovaným stranám Strategie marketingu kraje – není?, pojem marketing úřadu není vyjasněn? Vyhodit??

1.4.8.

podílení se na činnostech profesních a jiných sdružení, zájmových organizací a skupin Partnerství s dalšími organizacemi Spolufinancování a poskytování metodické pomoci různým organizacím. Celkem

1.4.

Celkové hodnocení kritéria 1



1.1

Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot

42

1.2

Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn

52

Motivování a podporu zaměstnanců v organizaci a vedení 1.3 příkladem 1.4

Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost 15

55 63

73

63

Celkový 

53


Karlovarský kraj

Kritérium 2: Strategie a plánování Subkritérium 2.1. Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran

2.1.1. 2.1.2.

2.1.3.

2.1.4.

2.1.5. 2.1.

otázka Hodnocení identifikování všech příslušných zainteresovaných stran nehodnotíme systematické shromažďování a analyzování informací o 64 zainteresovaných stranách, jejich potřebách a očekáváních Důkazy: Krajské týdny 2x ročně; porady na úrovni starostů a tajemníků; ředitelů PO s příslušným odborem; porady vedoucích pracovníků, vedení; kulaté stoly; zjišťování spokojenosti Příležitosti: Vazba na výsledkovou část: 6.1., 6.2.,7.1.,7.2. pravidelné shromažďování a analyzování informací o důležitých změnách v oblasti sociální, ekologické, ekonomické, právní a 66 demografické (analyzování z pohledu jejich zdroje, přesnosti, kvality) Důkazy: prostřednictvím PRKK a dalších rozvojových dokumentů Příležitost: Tvorba vlastní strategie pro úřad Vazba na výsledkovou část: 8.1., 8.2. systematické analyzování vnitřních silných stránek a příležitosti ke zlepšování organizace (např. prostřednictvím konceptu TQM, 74 modelu CAF, Modelu excelence EFQM nebo analýzy SWOT) Důkazy: BMK; CAF; SWOT analýzy ve strategiích a rozvojových dokumentech Příležitosti: Implementace modelu CAF 2009; ISO 9001; tvorba mapy rizik úřadu Vazba na výsledkovou část: 9.2. další vhodně zvolené příklady Celkem

68

Subkritérium 2.2. Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizaci strategie a jak plánuje s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje

2.2.1.

otázka hodnocení vypracování, rozvíjení a aplikace metod pro monitorování, měření 59 a/nebo hodnocení výkonnosti na všech úrovních organizace Důkazy: Konkrétní strategie na úrovni všech odborů úřadu; PRKK; kontrola aktuálnosti vnitřních předpisů; personální audit; vnitřní finanční kontrola; nákladové účetnictví; znovuzavádění CAF Příležitosti: Implementace ISO 9001; karty činností s metrikami Vazba na výsledkovou část: 8.1., 8.2., 9.1., 9.2. 16


2.2.2.

2.2.3.

2.2.4.

2.2.5.

2.2.6.

2.2.

Karlovarský kraj

systematické přezkoumávání strategie z pohledu rizik a příležitostí (např. analýza SWOT) a identifikování kritických faktorů úspěchu 51 organizace Důkazy: Aktualizace PRKK; nastavení procesů aktualizací strategií Příležitosti: Mapa rizik úřadu Vazba na výsledkovou část: 9.1., 9.2. hodnocení aktuálních úkolů z hlediska jejich výstupů (výsledků) a dopadů (důsledků) a hodnocení kvality strategických a operativních 55 plánů Důkazy: Interní audit; monitorovací zprávy PRKK; hodnocení zápisů z porad vedoucích odborů (kontrola plnění úkolů) Příležitosti: Vazba na výsledkovou část: 9.2., 9.1. vyvažování úkolů se zdroji organizace, dlouhodobými a krátkodobými vlivy na organizaci a požadavky zainteresovaných 66 stran Důkazy: Rozpočet KK; rozpočtový výhled; personální politika; akční plán PRKK Příležitosti: Vazba na výsledkovou část: 9.2., 7.2., 6.2. přezkoumávání a aktualizování strategie a plánování v rámci organizace nehodnotíme další vhodně zvolené příklady

Celkem

58

Subkritérium 2.3. Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace

2.3.1.

2.3.2.

otázka hodnocení uplatňování strategie a plánování prostřednictvím dosažení konsensu v rámci organizace, stanovení priorit, určení časových 64 rámců, nastavení odpovídajících procesů a organizační struktury Důkazy: tvorba a aktualizace vnitřních předpisů; porady vedoucích pracovníků; vedení; jednání RKK a ZKK, Příležitosti: Tvorba strategie úřadu a její pravidelná aktualizace Vazba na výsledkovou část: 9.1., 7.2., 7.1. zapojování zainteresovaných stran a zohlednění jejich očekávání a potřeb do realizace strategie a plánování a stanovení priorit nehodnotíme 17


2.3.3.

2.3.4. 2.3.

Karlovarský kraj

přenášení strategických a operativních cílů organizace do plánů a 73 úkolů organizačních útvarů a jednotlivých zaměstnanců Důkazy: Rozpočet KK; rozpočtový výhled; personální politika; porady vedoucích pracovníků, vedení; jednání RKK, ZKK; realizace rozpočtových změn Příležitosti: Vazba na výsledkovou část: 9.1., 7.2., 7.1. další vhodně zvolené příklady Celkem

69

Subkritérium 2.4. Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace

2.4.1.

2.4.2.

2.4.3.

2.4.4.

2.4.5.

2.4.6.

2.4.7. 2.4.

otázka hodnocení vytváření a rozvíjení inovačního prostředí v organizaci 48 Důkazy: Open space; „schránky“ v budovách A,B,C Příležitosti: Podpora (zavedení) inovací zvnitřku – např. Metoda Sebehodnocení – využívání GAPs Vazba na výsledkovou část: 9.2., 9.1. systematické monitorování interních podnětů a externích 65 požadavků ke změnám, k modernizaci a inovaci Důkazy: „schránky“ v budovách A,B,C; utajené hodnocení zaměstnanců; projekt „Personální audit Krajského úřadu Karlovarského kraje“; Krajské listy – odpovědna hejtmana; web KK - odpovědna Příležitosti: Zavedení procesu na sběr inovací „nápadů na ušetření“ zvnitřku – podpořeno finanční odměnou za zavedení úsporného opatření Vazba na výsledkovou část: 9.2., 9.1., 7.1., 6.1. řízení modernizace a inovace na základě komunikace se 60 zainteresovanými stranami Důkazy: Open space; outsourcing IT; projekt „Personální audit Krajského úřadu Karlovarského kraje“ (výzva 57); CAF - implementace (výzva 42), „schránky“ v budovách A,B,C Příležitosti: viz 2.4.1; 2.4.2 Vazba na výsledkovou část: 9.2., 9.1., 7.1., 6.1. využívání nástrojů a principů TQM v procesu modernizace a inovace (např. měření vstupů, výstupů, dopadů) nehodnotíme rozvíjení systému řízení změn, včetně vyhodnocování pokroku v procesu modernizace a inovace nehodnotíme zajištění potřebných zdrojů pro uplatňování plánovaných změn 81 Důkazy: aktualizace PRKK; rozpočet KK Příležitosti: Vazba na výsledkovou část: 9.2., 9.1., 8.2. další vhodně zvolené příklady Celkem 18

64


Karlovarský kraj

Celkové hodnocení kritéria 2 2.1 2.2 2.3 2.4

Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizaci strategie a jak plánuje s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace



Celkový 

68 58 65 69 64

Kritérium 3: Zaměstnanci (management lidských zdrojů) Subkritérium 3.1. Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování otázka 3.1.1.

hodnocení

pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských 50 zdrojů vzhledem k potřebám a očekáváním zainteresovaných stran Systém není vytvořen. Je řešeno operativně - na personální oddělení vedoucí odboru vznáší své požadavky, které jsou následně projednány s ŘKÚ… Personální změny jsou prováděny v rámci Radou schváleného počtu zaměstnanců. V současné době probíhá personální audit, v rámci kterého došlo ke zjišťování potřeb a zahrnutí pohledů/názorů ze strany všech zaměstnanců. Z personálního auditu vyplynula doporučení, z nichž některá budou realizována. KÚKK neaktualizuje potřeby LZ v pravidelných intervalech, ale reaguje na aktuální potřebu. Personální audit, usnesení RKK, rozhodnutí ředitele o organizačních změnách (intranet) Je vhodné provést analýzu potřeb.

19


3.1.2.

Karlovarský kraj

vypracování, rozvíjení a sdělování koncepce řízení lidských zdrojů v souladu se strategií a plánováním organizace

43

Je zpracovaná metodika ŘLZ – v rámci personálního auditu. Metodika se bude aktualizovat po průběhu všech fází personálního auditu. Vedoucí odborů jsou informováni na poradě vedoucích a přenášejí informace na zaměstnance odborů, dále jsou informováni přímo zveřejněním rozhodnutím ŘKÚ o organizačních změnách (intranet). Zaměstnanci jsou dále seznamováni s plány přímo ředitelem úřadu na pravidelných schůzkách s odbory.

Metodika ŘLZ, rozhodnutí ředitele o organizačních změnách (intranet), porady, schůzky s ředitelem

Je potřeba vytvořit strategii úřadu. 3.1.3.

vypracování a rozvíjení koncepce řízení lidských zdrojů obsahující objektivní kritéria přijímání zaměstnanců, kariérního růstu, odměňování a jmenování zaměstnanců do manažerských funkcí

49

Při přijímání zaměstnanců jsme vázáni zákonem. Další požadavky zaměstnavatele si určuje přímo vedoucí odboru, na který je zaměstnanec přijímán. V rámci personálního auditu byly vytvořeny popisy pracovních míst, ve kterých jsou již některé požadavky definovány. Kariérní růst je sice možný, ale nelze jej dopředu plánovat. Jasně definováno v zákoně o úřednících.

Úřad má stanoven platový systém – vnitřní platový předpis. Kritéria pro jmenování zaměstnanců do vedoucích funkcí jsou stanovena zákonem, příp. doplněna dalšími požadavky ze strany vedoucích odborů/ředitele/rady KK.

Vnitřní platový předpis, tiskopis adaptační proces, popisy pracovních míst, inzeráty na nová pracovní místa.

Pozn. je možné provázat se systémem kompetencí – např. kompetence 2 roky na určité vedoucí pozici – je nutné se ale vyhnout diskriminaci.

20


3.1.4.

3.1.5.

3.1.6.

Karlovarský kraj

zajištění kvalifikovaných lidských zdrojů s cílem plnit úkoly 70 organizace (příjímání, umísťování a rozvoj zaměstnanců, vyvažování pravomocí a odpovědností) Dochází k porovnávání cílů úřadu s lidskými zdroji úřadu (v rámci potřeby hledáme kvalifikované zaměstnance uvnitř úřadu – efektivní využití vlastních LZ). Přijímání nových zaměstnanců vychází ze zákona, zaměstnanci prochází adaptačním procesem (3 měsíce zkušební doba, přidělení mentora), po ukončení adaptačního procesu (zjišťování potřeb pro rozvoj) vytváří pro nového zaměstnance vedoucí odboru ve spolupráci s personálním oddělením plán vzdělávání. Pravomoci a odpovědnosti jsou jasně stanoveny pracovní náplní (v popisu činnosti dle výstupů personálního auditu). Pracovní náplň obdrží každý zaměstnanec při nástupu. Nejasnosti jsou řešeny vedoucím odboru operativně. Existuje zpětná vazba při stanovení pravomocí a odpovědností (PN se průběžně mění). Do konce zkušební doby je zaměstnanec po odborné stránce prověřen a na doporučení vedoucího odboru mu může být v závislosti na jeho schopnostech náplň/složitost práce změněna. Pravomoci a odpovědnosti vedoucích zaměstnanců organizace jsou stanoveny v organizačním řádu. Tiskopisy k adaptačnímu procesu, popisy pracovního místa, organizační řád, plány vzdělávání zajištění potřebných lidských zdrojů pro vytváření a rozvíjení 61 síťových služeb Je vytvořený nový odbor Projektového řízení a informatiky, který má na starosti mj. rozvíjení síťových služeb v kraji-projekty. Zaměstnanci tohoto odboru se účastní školení (výrazně nákladnějších) k rozvoji své kvalifikace mj. v oblasti síťových služeb. zabezpečení vhodných pracovních podmínek v celé organizaci, 83 včetně péče o zdraví a požadavků na bezpečnost práce Předpisy: Směrnice o ochranných pracovních pomůckách, směrnice o použití defibrilátoru, směrnice skolení bezpečnosti práce, směrnice ostraha objektů KÚ, Směrnice o požární poplachové směrnici, směrnice organizační zajištění BOZP Smluvní závodní lékař, sociální vybavení (bezbariérové přístupy), sociální fond, pracovní řád. Pravidelná školení závodním lékařem, bezpečnostním technikem a instruktorem z autoškoly, která informují o hygieně na pracovišti, zdravých a bezpečných pracovních podmínkách… Sociální fond je používán např. pro rekreační pobyty zaměstnanců, sportovní aktivity atd. Prezenční listiny ze školení – závodní lékař, školení řidičů, BOZP, vnitřní předpisy, pracovní řád. V rámci dotazníkového šetření se dotázat na použití sociálního fondu.

21


3.1.7.

Karlovarský kraj

řízení přijímání a kariérního růstu zaměstnanců s ohledem na 68 dostupnost zaměstnávání a rovné příležitosti (např. pohlaví, sexuální orientace, postižení, věk, rasa a náboženské vyznání) Rovné příležitosti pro přijímání nových zaměstnanců jsou dány zákonem. Úřad nediskriminuje. Úřad vytváří podmínky pro zaměstnávání handicapovaných osob (bezbariérové přístupy, využívání sociálního fondu). Úřad má stanovena antidiskriminační pravidla – zákon o úřednících, etický kodex, pracovní řád apod. Sociální fond, pracovní řád, cena Přátelské místo, cena „Úřad půl na půl“.

3.1.8.

3.1.9.

3.1.

V návaznosti na změnu zákona o úřednících zavést v rámci možností kariérní systém zabezpečení podmínek přispívajících k rovnováze pracovního a 81 osobního života zaměstnanců Slaďování pracovních a osobních podmínek zaměstnanců je řešeno v rámci sociálního fondu. Úřad vytváří sociální fond a pravidelně z něj přispívá např. stravenky, penzijní připojištění, rekreační pobyty, zájezdy pro zaměstnance a rodinné příslušníky. Úřad má zavedenou pružnou pracovní dobu, zaměstnancům se vychází vstříc i v případných požadavcích na úpravu pracovní doby (pracovní řád). Zaměstnanci mají možnost si vybrat 3 dny zdravotního volna, aniž by museli předkládat neschopenku. Zaměstnanec nedostane za tuto dobu žádný plat, úřad mu platí zdravotní pojištění (pojištění za zaměstnance se zaměstnanci strhne z platu). Průzkum spokojenosti zaměstnanců, vnitřní předpis – sociální fond, pracovní řád. věnování zvláštní pozornosti potřebám znevýhodněných 75 zaměstnanců a zaměstnanců s postižením Zaměstnancům se dle jejich požadavků vytvářejí specifické pracovní podmínky, je jim věnován i příspěvek ze sociálního fondu na zlepšení jejich pracovních podmínek Pracovní řád a směrnice, průzkum spokojenosti zaměstnanců, sociální vybavení a doplňkové služby. Celkem 64

22


Karlovarský kraj

Subkritérium 3.2 Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace Otázka hodnocení 3.2.1.

zjišťování aktuálních kompetencí na úrovni individuální a na úrovni 53 organizace z hlediska znalostí, dovedností a postojů Jsou zjišťovány a rozvíjeny klíčové kompetence zaměstnanců z pohledu potřeb úřadu. Kompetence byly zjišťovány v rámci personálního auditu, dále je nastaven systém hodnocení a motivace zaměstnanců. Zpráva z kompetenčního auditu, zpráva z hodnotícího a motivačního systému – z personálního auditu.

3.2.2.

3.2.3.

Zavedení hodnotícího a motivačního systému dle metodiky personálního auditu do praxe projednávání, stanovování a sdělování strategie pro rozvíjení kompetencí, zahrnující mimo jiné celkový schválený plán vzdělávání 52 vycházející ze současných a budoucích potřeb organizace a jednotlivců (rozlišující mezi povinnými a volitelnými vzdělávacími programy) Budoucí potřebné kompetence v rámci úřadu jsou stanovovány na základě aktualizací, příp. schvalování nových zákonů nebo případného přebírání nových agend. Úřad má vytvořeny plány vzdělávání (dle zákona), nemá strategii. Úřad má zpracovánu směrnici Vzdělávání zaměstnanců, plán vzdělávání je sestavován vedoucím odboru ve spolupráci s personálního oddělení po absolvování adaptačního procesu zaměstnancem, dále je pak jednou za 3 roky pravidelně obnovován, příp. operativně doplňován. Při sestavování rozpočtu na příslušný rok vedoucí odborů předkládají své požadavky na vzdělávání na personální oddělení, které zajišťuje pak v průběhu roku jejich realizaci. Probíhá zpětná vazba – hodnocení vzdělávací akce. Osvědčení o absolvování a hodnocení kurzů se shromažďují na personálním oddělení. Plány vzdělávání, směrnice, dotazníky k hodnocení vzdělávacích akcí, osvědčení ze školení vypracování a odsouhlasení plánů osobního rozvoje a vzdělávání pro všechny zaměstnance se zvláštním důrazem na schopnosti 64 jednat se zákazníky/občany a partnery, případně včetně odborného výcviku na poskytování síťových služeb Plány vzdělávání jsou odvozovány od hlavních úkolů úřadu, vycházejí z požadavků definovaných v popisu pracovních míst, vzdělávání se kromě odborných znalostí orientuje i na komunikační a manažerské dovednosti. Plány vzdělávání, směrnice, popisy pracovních míst, osvědčení ze školení

23


3.2.4.

Karlovarský kraj

rozvíjení manažerských a vůdčích kompetencí vztahujících se na 61 zaměstnance organizace, zákazníky/občany a partnery Manažerské dovednosti jsou zahrnuty do nutných kompetencí vedoucích úředníků (hodnotící a motivační systém). Analýza dovedností vedoucích úředníků byla provedena v rámci personálního auditu. Výsledky analýzy budou použity pro vzdělávání příslušných pracovníků. Dovednosti jsou rozvíjeny průběžným vzděláváním, které úřad zabezpečuje. Ohled je brán i na rozvoj týmové spolupráce. Zpráva z kompetenčního auditu, hodnotící a motivační systém (personální audit), vzdělávání vedoucích zaměstnanců dle zákona o úřednících, osvědčení ze školení, směrnice

3.2.5.

zajištění podpory a pomoci novým zaměstnancům (např. prostřednictvím mentoringu, koučování a tutoringu)

57

V rámci adaptačního procesu je novému zaměstnanci přidělen mentor, který jej „provází“ zkušební dobou. I studentům na praxi je tento mentor přidělován. Každý nový zaměstnanec musí absolvovat vstupní vzdělávání. Tiskopis adaptačního procesu, prezenční listiny ze vstupního vzdělávání, záznamy o absolvování praxe. 3.2.6.

podporování vnitřní a vnější mobility zaměstnanců

3.2.7.

rozvíjení a šíření moderních způsobů vzdělávání (např. využívání multimedií, školení při práci, e-learning)

64

Technické vybavení pro vzdělávání je k dispozici. Na úřadě je vybavena počítačová učebna, kde je i interaktivní tabule. V poslední době je pro vzdělávání ve velké míře využívaná i forma e-learningu. E-learningové vzdělávání-osvědčení o absolvování, počítačová učebna, formulář zpětné vazby k absolvovanému vzdělávání. 3.2.8.

plánování vzdělávacích aktivit a rozvíjení komunikačních dovedností zaměstnanců pro zvládnutí rizikových situací a pro řešení konfliktu zájmů

68

Všichni zaměstnanci jsou zařazováni do vzdělávání na rozvoj komunikačních dovedností. Osvědčení o absolvování školení (komunikační dovednosti, s problémovým klientem), hodnocení zaměstnance vedoucím.

24

jednání


3.2.9.

Karlovarský kraj

hodnocení dopadů vzdělávání a rozvoje zaměstnanců v porovnání 49 s náklady vynaloženými na tyto činnosti Po každé vzdělávací akci vyplňuje zaměstnanec dotazník vč. přínosu daného školení. Hodnocení probíhá slovně i formou bodové škály. Efektivita vzdělávání je sledovatelná pouze počtem stížností nebo počtem oprávněných odvolacích řízení příp. počtem nálezů z kontrol nadřízených orgánů. Účelnost forem vzdělávání je hodnocena pouze zaměstnanci, kteří se školení zúčastnili, formou vyplnění dotazníků Formulář zpětné vazby k absolvovanému vzdělávání, protokoly o výsledcích kontrol, počet stížností a odvolací řízení.

3.2.

Proces hodnocení efektivity školení. Celkem

59

Subkritérium 3.3 Zapojování zaměstnanců rozvíjením otevřené komunikace a udělováním pravomocí otázka 3.3.1.

hodnocení

propagování kultury otevřené komunikace (dialogu) a podporování 63 týmové práce V etickém kodexu jsou nastavena pravidla interní a externí komunikace (telefonování, elektronická komunikace, osobní vystupování) a oblékání. Pro zpětnou vazbu mohou zaměstnanci využít anonymní odpovědní boxy. Zpětnou vazbu mohou také podat zaměstnanci během roku svému nadřízenému zaměstnanci, jednou ročně na poradách odborů s ředitelem či průběžně na personální oddělení. Pro zpětnou vazbu je dán prostor i v rámci hodnocení zaměstnanců. Na úřadě je stanoven systém porad, které pravidelně probíhají na odborech. Etický kodex, odpovědní boxy – podněty a připomínky, zápisy z porad, záznamy o hodnocení zaměstnanců.

3.3.2.

podporování zaměstnanců k předkládání nápadů a návrhů 44 prostřednictvím vhodných nástrojů (např. systém podávání návrhů, pracovní týmy, brainstorming) Systém pro podávání návrhů není stanoven. Každý zaměstnanec má možnost předložit návrh svému nadřízenému, příp. využít schránek na podněty a připomínky. Odpovědní boxy – podněty a připomínky

25


3.3.3.

3.3.4.

3.3.5.

Karlovarský kraj

zapojování zaměstnanců do tvorby plánů, strategií a cílů, 51 navrhování procesů a provádění aktivit pro zlepšování Zaměstnanci jsou zapojeni do zpracování plánů, koncepcí a strategií z titulu náplně své práce – vytváření interních předpisů a jejich připomínkové řízení. V rámci své odbornosti jsou někteří zaměstnanci zapojeni do činnosti zlepšování – mezikrajský benchmarking, CAF. CAF, vnitřní předpisy, záznamy o připomínkování vnitřních předpisů, záznamy z mezikrajského benchmarkingu. hledání dohody/konsenzu vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců 62 v otázce cílů a způsobů jejich měření Společné posuzování stanovených cílů a měření jejich splnění probíhá v rámci hodnocení. V probíhajícím personálním auditu je v tomto duchu nastaven systém hodnocení, bude připraven i SW nástroj pro sledování úkolů / cílů zaměstnanců. Záznamy o hodnocení zaměstnanců, zpráva o hodnotícím a motivačním systému (prosinec 2011). pravidelné provádění průzkumů názorů zaměstnanců a 62 zveřejňování jejich výsledků V minulosti proběhla v rámci CAFu dotazníková šetření u zaměstnanců – týká se spokojenosti zaměstnanců. Jiné průzkumy se provádějí dle potřeby – většinou e-mailem. Výsledky jsou zaměstnancům sdělovány. Na základě průzkumů jsou přijímána opatření, o jejichž realizaci jsou zaměstnanci zpětně informováni. Zápisy z porad odborů, dotazníková šetření, e-maily.

3.3.6.

Obnovit pravidelná dotazníková šetření – sledování spokojenosti zaměstnanců umožnění zaměstnancům poskytnout zpětnou vazbu svým 58 nadřízeným Pro zpětnou vazbu mohou zaměstnanci využít anonymní odpovědní boxy. Zpětnou vazbu mohou také podat zaměstnanci během roku svému nadřízenému zaměstnanci, jednou ročně na poradách odborů s ředitelem. Pro zpětnou vazbu je dán prostor i v rámci hodnocení zaměstnanců. Na úřadě je stanoven systém porad, které pravidelně probíhají na odborech.

3.3.7.

Odpovědní boxy – podněty a připomínky, zápisy z porad odborů, záznamy o hodnocení zaměstnanců, setkání ředitele se zaměstnanci. 55 konzultování se zástupci zaměstnanců

3.3.

Pracovní skupina CAF slouží jako zástupce zaměstnanců pro jednání s vedením úřadu. S ředitelem úřadu probíhají pravidelná setkání – těch se účastní všichni zaměstnanci. Pracovní skupina CAF, setkání ředitele se zaměstnanci. Posílení role skupiny CAF – oficiální zástupce zaměstnanců Celkem 56

26


Karlovarský kraj




3.1

Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování

64

3.2

Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace

59

3.3

Zapojování zaměstnanců rozvíjením otevřené komunikace a udělováním pravomocí

56

Celkový 

60

Kritérium 4: Partnerství a zdroje Subkritérium 4.1

Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů otázka 4.1.1.

4.1.2.

4.1.3.

4.1.4.

hodnocení

identifikování potenciálních strategických partnerů a charakteru 71 vztahů (např. kupující, poskytovatel, společná produkce, síťové služby) Karlovarský kraj je členem Asociace krajů ČR a dalších sdružení a organizací Partneři : kraje ČR, obce ČR, ministerstva, Reg.rada soudržnosti, Reg. hosp.komora, státy EU, zřízené PO, NNO, občané uzavírání příslušných partnerských smluv s ohledem na charakter 75 vztahu Smlouvy pro projekty z fondů EU kontrolují řídící orgány, existují pravidla, předpisy pro projekty. Smlouvy uzavírají a kontrolují též zřízená PO, hlavně APDM. Vnitřní směrnice SE 08/2010 a SE 05/2008 (zadávání veř.zakázek) Je prováděna kontrola dodržování předpisů podle vnitřních předpisů a metodiky definování odpovědnosti jednotlivých stran při řízení vztahů 76 s partnery Dle oblastí je definována odpovědnost – jednotl.odbory – VO a příslušní radní, Smlouvy a dodatky podléhají schválení a kontrole ze strany RKK, ZKK (kontrola plnění usnesení apod.) pravidelné monitorování a hodnocení partnerských vztahů a jejich výsledků nehodnoceno

27


4.1.5.

4.1.6. 4.1.7.

4.1.8.

Karlovarský kraj

podporování a organizování partnerství zaměřených na konkrétní 63 úkoly, příprava a realizace projektů s jinými organizacemi veřejného sektoru Kraj spolupracuje s ostatními kraji ČR – AK ČR, Reg.radou soudržnosti, Reg. hosp.komorou, státy EU, zřízenými PO apod. Dle potřeby jsou pořádány videokonference na aktuální témata. vytváření podmínek pro výměnu zaměstnanců mezi partnery nehodnoceno 69 podporování činností v oblasti společenské odpovědnosti organizace Na KÚ existuje „etický kodex“, dodržují se nepsaná pravidla, nepravidelně je prováděno firmou Augur utajené hodnocení apod. další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

4.1.

Celkem

71

Subkritérium 4.2 Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany Otázka

hodnocení

4.2.1.

podpora zapojování zákazníků/občanů do věcí veřejných a do 59 procesů politického rozhodování (např. konzultační skupiny, průzkumy, ankety) Jednání Zastupitelstva Karlovarského kraje jsou veřejná, občané mají možnost se zúčastnit. Probíhají veřejná připomínkování důležitých/strategických dokumentů (např. Program rozvoje Karlovarského kraje, komunitní plánování sociálních služeb). Je dodržován zákon č. 106/1999/Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Pravidelně probíhají ankety v Hejtmanských listech a na internetovém portálu Karlovarského kraje.

4.2.2.

otevřenost myšlenkám, podnětům a stížnostem zákazníků/občanů 58 (prostřednictvím např. průzkumů, konzultačních skupin, dotazníků, schránek na podněty) V budově KÚ jsou umístěny schránky na podněty a návrhy občanů, schránky na podněty a návrhy zaměstnanců.Postupuje se v souladu s dokumenty: Směrnice ředitele krajského úřadu č. SE 01/2011 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic, stížností, návrhů, připomínek podnětů a žádostí a Směrnice ředitele krajského úřadu č. SE 03/2010 o vyřizování stížností na správní řízení.

28


4.2.3.

4.2.4.

Karlovarský kraj

zajištění informovanosti zákazníků/občanů

71

Metodické a konzultační dny (s obcemi, v rámci projektů apod.) Tiskové konference (tisk, rozhlas, televize) Informace na internetovém portálu Karlovarského kraje a v Hejtmanských listech Plány rozmístění budov, informační tabule v budovách, recepční služba, identifikační karty zaměstnanců zajištění transparentnosti organizace, včetně jejích činností a 73 rozhodnutí (např. vydávání výročních zpráv, pořádání tiskových konferencí a zveřejňování informací na internetu) Výroční zprávy kraje, Tiskové konference Program rozvoje Karlovarského kraje a Akční plán Usnesení Rady Karlovarského kraje a Zastupitelstva Karlovarského kraje Poskytování dotací jednotlivými odbory na portálu Karlovarského kraje Informace k jednotlivým operačním programům v rámci Strukturálních fondů EU na internetovém portálu Karlovarského kraje Úřední deska Karlovarského kraje

4.2.5.

4.2.6.

povzbuzování a podporování zákazníků/občanů k organizování se za účelem vyjadřování svých potřeb a požadavků Schránky na podněty a návrhy občanů, „Odpovědna“ na webových stránkách kraje Hejtmanské listy, Krajské listy Internetový portál Karlovarského kraje Tiskové konference (tisk, rozhlas, televize) další vhodně zvolené příklady

53

nehodnoceno 4.2.

Celkem

63

Otázka

hodnocení

Subkritérium 4.3 Řízení financí 4.3.1.

řízení financí v souladu se strategickými cíli

78

Program rozvoje a jeho akční plán, z něho vyplývající rozpočtový výhled (poslední do roku 2014), v návaznosti zpracovávaný rozpočet na příslušný kalendářní rok. Provádění rozpočtových opatření – hospodaření dle rozpočtu –dle právních předpisů.

29


Karlovarský kraj

4.3.2.

zajištění finanční a rozpočtové transparentnosti

4.3.3.

Audit hospodaření MF ČR Výroční zpráva KK Pravidla pro zadávání veřejných zakázek Rozpočet na příslušný kalendářní rok, rozpočtový výhled, závěrečný účet kraje vše je v souladu s právními předpisy zveřejněno na úřední desce a na webových stránkách, Provedená rozpočtová opatření jsou zveřejněna webových stránkách Dodržuje se systém fin.kontroly KÚ a PO, Dotace, příspěvky, pravidla pro jejich poskytování jsou zveřejněna na webu 46 zajištění nákladově efektivního řízení financí

4.3.4.

4.3.5.

4.3.6.

4.3.7.

4.3.8.

4.3.9.

74

Každý odbor (vedoucí odboru) zodpovídá za svou oblast, správci rozpočtu kontrolují dodržování souladu rozpočtu se skutečnosti Nákladové účetnictví – existuje, ale v současné době svou úlohu neplní zavedení inovačních systémů v rámci rozpočtového plánování 63 (např. víceleté rozpočtové výhledy, projektové rozpočtování, genderové rozpočty) Rozpočtový výhled na 2-5 let, PRKK – rozpočty projektů, ADA Kontrola dodržování rozpočtu po odborech zajišťují vedoucí odborů, správci rozpočtu, pravidelně je předkládáno plnění rozpočtu na jednání RKK průběžné monitorování nákladů na poskytování standardních 78 produktů organizace (včetně podílu jednotlivých útvarů) Čerpání rozpočtu dle jednotl.odborů – vedoucí odborů a správci rozpočtu Kontrola čerpání je předkládána na jednání RKK Na webu jsou uvedeny činnosti jednotlivých odborů, plánuje se zavedení správního řízení BMK – autoprovoz, kanc.potřeby, telefony, lidské zdroje,,IT, delegování a decentralizace finančních odpovědností v rámci 73 controllingu organizace Zákon o finanční kontrole Jednotliví správci rozpočtu dle odborů spolupracují s prac.odboru – kontrola hospodaření dle rozpočtu Směrnice o oběhu účetních dokladů – rozlišení odpovědnosti dle jednotlivých oblastí Vedou odborů jsou zodpovědni za čerpání rozpočtu odboru, v jejich pravomoci je odměňování pracovníků investiční rozhodování a řízení financí na základě analýzy nákladů a výnosů nehodnoceno rozvíjení a zavádění moderního finančního controllingu (např. prostřednictvím interních finančních auditů) a zajištění transparentnosti řízení financí vůči zaměstnancům nehodnoceno vytvoření paralelních systémů finančního a nákladového účetnictví včetně rozvahy (s kapitálovými účty) nehodnoceno 30


4.3.10.

4.3.11.

4.3.12.

4.3.13.

Karlovarský kraj

zajištění přiřazování interních nákladů (např. vnitroorganizační náklady, účtování interních služeb jednotlivým útvarům) nehodnoceno zahrnutí nefinančních výkonnostních dat do rozpočtových dokumentů nehodnoceno 74 zavádění srovnávacích analýz mezi různými organizacemi (např. formou benchmarkingu) Krajský Benchmarking– autoprovoz, kanc.potřeby, telefony, lidské zdroje,IT, Plánované správní řízení na webu další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

4.3.

Celkem

69

otázka

Hodnocení

Subkritérium 4.4 Řízení informací a znalostí

4.4.1.

4.4.2.

4.4.3.

vytvoření systémů pro řízení, ukládání a hodnocení informací a 56 znalostí v organizaci v souladu se strategickými a operativními cíli Spisová služba Athena, intranet, KEVIS, GINIS SW Manipulace s utajovanými dokumenty - SE 08/2006 Zákon o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb., Plánován datový sklad získávání, zpracování a efektivní využívání externě dostupných 58 informací ASPI včetně novel zákonů Katastr nemovitostí Webové stránky ministerstev Různé instituce (Vláda ČR a Parlament ČR) Příprava – základní registry neustálé monitorování informací a znalostí (relevantních, přesných, 63 spolehlivých a bezpečných) a jejich využití při strategickém plánování Náplň práce jednotlivých zaměstnanců úřadu Provozní řád informačního systému Krajského úřadu, článek XII. je obsah a forma informací určována vedoucími odborů a oddělení, do jejichž působnosti zveřejňované informace spadají. Obsahovou náplň jednotlivých stránek informačního portálu tvoří autoři informačního portálu, určení vedoucími odborů, případně oddělení. Každá stránka informačního portálu musí mít určenu zodpovědnou osobu, která zodpovídá za pravdivost a aktuálnost informací na této stránce. 31


4.4.4.

4.4.5.

4.4.6.

4.4.7.

Karlovarský kraj

vytvoření interních kanálů pro předávání informací v rámci celé organizace s cílem zajistit zaměstnancům přístup k informacím a znalostem potřebným pro plnění jejich úkolů Intranet Microsoft Outlook (e-mail) zpřístupnění relevantních informací zainteresovaným stranám a vzájemné předávání informací a údajů uživatelsky přijatelným způsobem nehodnoceno zajištění zachování klíčových informací a znalostí v rámci organizace při odchodu zaměstnanců Intranet Manuál pracovního místa Karta činností – návrh – projekt personální audit další vhodně zvolené příklady

71

45

nehodnoceno 4.4.

Celkem

59

Subkritérium 4.5 Řízení technologií

4.5.1.

4.5.2.

4.5.3.

otázka hodnocení uplatňování strategie řízení technologií v souladu se strategickými a 68 operativními cíli Strategie informatiky – plány potřeby technologií Rozhodnutí RKK o schválení koncepce informatizace Systém pro řízení dokumentace Athena na počítačích uživatelů Interní dokumentace a vnitřní předpisy na intranetu efektivní využívání odpovídajících technologií pro: -řízení cílů a úkolů; -řízení znalostí; 66 -podporu vzdělávání a rozvoje lidských zdrojů; -podporu procesů zlepšování; -podporu spolupráce se zainteresovanými stranami; -podporu rozvoje a údržby IT systémů. Modul „Personalistika“ (vzdělávání, hodnocení apod) PC - Microsoft Outlook Základní cíle a principy - SE 03/2007 vzdělávání zaměstnanců e-Learning smlouvy o poskytovateli IT služeb (aktualizace, údržba, nové software) další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

4.5.

Celkem

32

67


Karlovarský kraj

Subkritérium 4.6 Řízení provozních prostředků, zařízení a budov otázka

hodnocení

4.6.1.

vyvažování efektivity a účinnosti fyzického umístění provozních 69 prostředků, zařízení a budov s potřebami a očekáváními uživatelů Benchmarking mezi krajskými úřady v oblastech autoprovozu Rozvaha nákladů pro outsourcing služeb Půdorysy pater budov, půdorysy kanceláří a rozpis rozmístění zaměstnanců v kancelářích

4.6.2.

zabezpečení bezpečného, ekonomicky výhodného a ergonomicky vhodného využívání kancelářských zařízení s přihlédnutím ke strategickým a operativním cílům, dostupnosti veřejné dopravy, 81 osobním potřebám zaměstnanců, místním zvyklostem, druhu prostoru (např. velkoprostorové nebo samostatné kanceláře, mobilní kanceláře) a k technickému vybavení (např. počet osobních počítačů a kopírovacích strojů k využití) Bezbariérové přístupy do budov A, B, C Kopírky (multifunkční stroje) na chodbách, PC a notebooky Smlouvy o revizních prohlídkách zařízení a budov úřadu WEBSENSE – ochrana a sledování přístupu k internetu Rozvaha nákladů pro outsourcing služeb Půdorysy pater budov, půdorysy kanceláří a rozpis rozmístění zaměstnanců v kancelářích Dokumentace k areálu krajského úřadu

4.6.3.

zajišťování efektivní, ekonomicky výhodné, plánované a soustavné 83 údržby budov, kanceláří a vybavení Smlouvy o pronájmu volných nebytových prostor v areálu krajského úřadu Smlouvy o revizních prohlídkách zařízení a budov úřadu Rozvaha nákladů pro outsourcing služeb Půdorysy pater budov, půdorysy kanceláří a rozpis rozmístění zaměstnanců v kancelářích Dokumentace k areálu krajského úřadu Dodržování vyhlášení výběrového řízení na dodavatele služeb jednou za 2 roky

4.6.4.

zajišťování efektivního, ekonomicky výhodného a soustavného 81 využívání dopravy a energetických zdrojů Benchmarking mezi krajskými úřady v oblastech autoprovozu, Přechod na nový způsob odběru elektrické energie a zemního plynu v rámci celého Karlovarského kraje

33


4.6.5.

4.6.6.

4.6.7

Karlovarský kraj

zajištění odpovídajícího fyzického přístupu do budov v souladu s potřebami a očekáváními zaměstnanců a zákazníků/občanů (např. 78 přístup pro osoby s postižením, dostupnost veřejné dopravy, možnost parkování) Bezbariérové přístupy do budov A, B, C Dostupná parkoviště s dostatečnou kapacitou parkovacích míst Zastávky MHD a hromadné (linkové) dopravy v areálu krajského úřadu Orientační systém ve městě (naváděcí tabule ke krajskému úřadu) Brailovo písmo (např. výtahy apod.) Orientační systém v areálu Zvuková navigace pro nevidomé Certifikát „Přátelské místo rozvíjení strategie pro řízení hmotného majetku, včetně jeho 75 bezpečné recyklace/likvidace Směrnice ředitele krajského úřadu č. SE 02/2011 pro hospodaření s majetkem Karlovarského kraje, který spravuje Krajský úřad Karlovarského kraje Směrnice ředitele krajského úřadu č. SE 05/2011 inventarizace majetku a závazků Předpis rady kraje č. PR 03/2008 pravidla pro nakládání s nepotřebným a neupotřebitelným movitým majetkem kraje Moduly IS GINIS pro nakládání s majetkem (MAJ a INM) Likvidační komise (dle předpisu rady kraje č. PR 03/2008) další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

4.6.

Celkem


78



4.1.

Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů

71

4.2.

Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany

63

4.3.

Řízení financí

69

4.4.

Řízení informací a znalostí

59

4.5.

Řízení technologií

67

4.6.

Řízení provozních prostředků, zařízení a budov

78

34

Celkový 

68


Karlovarský kraj

Kritérium 5: Procesy Subkritérium 5.1 Identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů otázka 5.1.1.

5.1.2.

5.1.3.

5.1.4.

5.1.5.

5.1.6.

5.1.7.

5.1.8.

Hodnocení

soustavné identifikování, popisování a dokumentování klíčových 42 procesů V rámci projektu CAF (OPLZZ) byly identifikovány procesy a byly rozděleny na hlavní, řídící a podpůrné. Nyní se zpracovává finální verze mapy procesů. 38 identifikování vlastníků procesů a přidělování odpovědností V rámci identifikace procesů byli stanoveni vlastníci procesů. Připravují se karty jednotlivých činností. zapojování zaměstnanců a externích zainteresovaných stran do navrhování a rozvíjení klíčových procesů nehodnoceno přidělování zdrojů k procesům s přihlédnutím k jejich přínosu pro naplňování strategických cílů organizace nehodnoceno shromažďování, zaznamenávání a pochopení požadavků vyplývajících z právních předpisů a dalších pravidel 45 relevantních k procesům organizace; analyzování a optimalizování těchto procesů s cílem odstranění nadbytečné administrativy Požadavky vyplývající z právních předpisů jsou sledovány (výkon přenesené působnosti). Optimalizace s cílem snížit byrokracii na úřadě neprobíhá. stanovování ukazatelů výkonnosti procesů orientovaných na 38 zákazníka/občana Jsou identifikovány hlavní procesy (orientace na zákazníka). Pro všechny tyto procesy budou zpracovány karty procesů/činností, jejichž součástí budou měřitelné ukazatele. 27 koordinování a synchronizování procesů Tato činnost neprobíhá. Připravuje se systém, ve kterém budou uložena všechna data o procesech (karty procesů/činností) a který bude umožňovat vytváření různých sestav a přehledů (dle filtrů) - sledování trendů, identifikace podobných procesů, duplicit. monitorování a hodnocení dopadů síťových služeb na procesy 37 organizace (např. účinnost, kvalita, efektivnost) Celkově k hodnocení nedochází. V případě spisové služby je monitorována úspora při zavedené datových schránek (finanční výhodnost jejich použití oproti poštovním službám).

35


5.1.9.

5.1.10.

5.1.11.

5.1.12.

5.1.13.

Karlovarský kraj

zlepšování procesů na základě měření jejich účinnosti, efektivity a 45 výsledků (výstupů a dopadů) a ve spolupráci s příslušnými zainteresovanými stranami V rámci karet procesů/činností budou stanoveny měřitelné ukazatele, u kterých bude možné sledovat trendy. Zapojení zákazníků do zlepšování procesů: schránky na podněty, připomínky. Měřitelné ukazatele již nyní existují (např. monitoring vyřizování písemností v Atheně, sledování doby vyřízení stížností). analyzování a hodnocení klíčových procesů, rizik a kritických faktorů úspěchu s ohledem na cíle organizace a na měnící se prostředí nehodnoceno identifikování, navrhování a provádění změn v procesech 57 vedoucích k poskytování služeb na jednom místě (tzv. one-stopshop) V hlavní budově je nový open-space, kde je veřejnosti k dispozici recepce, podatelna a Czech POINT. V budoucnu by na tomto místě měla být k dispozici i pokladna a matrika. měření a přezkoumávání efektivnosti procesu změn a využívání 53 benchmarkingu s cílem dosažení jeho zlepšení Efektivnost procesů bude zjištěna na základě trendů získaných z měřitelných ukazatelů jednotlivých činností. Na základě mezikrajského benchmarkingu v několika oblastech činností má úřad k dispozici data za 7 let. Jejich využití je na rozhodnutí ředitele úřadu. další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

5.1.

Celkem

36

42


Karlovarský kraj

Subkritérium 5.2 Rozvíjení a poskytování služeb/produktů orientovaných na zákazníka/občana otázka hodnocení 5.2.1.

5.2.2.

5.2.3.

5.2.4.

5.2.5.

5.2.6.

zapojování zákazníků/občanů do navrhování a zlepšování 63 služeb/produktů (např. pomocí průzkumů, zpětné vazby, cílových skupin nebo anket) Na úřadě jsou k dispozici schránky na podněty a návrhy občanů. Schránky jsou pravidelně vybírány. Podněty eviduje OKŘÚ. Ředitel úřadu je bezprostředně o všech informován. Veřejnost má možnost své návrhy zasílat písemně i elektronicky. Na www stránkách existuje rubrika „odpovědna hejtmana“ a Krajských listech rubrika „Názory“, do kterých může veřejnost zasílat své dotazy, náměty. Pro tyto účely může sloužit i Facebook, na kterém má KÚKK svůj profil. zapojování zákazníků/občanů a dalších zainteresovaných stran do rozvoje standardů kvality služeb/produktů nehodnoceno vypracování jasných směrnic a pravidel napsaných ve srozumitelném jazyce nehodnoceno zapojování zákazníků/občanů do navrhování a rozvíjení 64 informačních zdrojů a kanálů Návštěvníci úřadu mohou pro své návrhy použít schránky (viz. 5.2.1.). Široká veřejnost se může zapojit se svými návrhy (viz 5.2.1.). KK pro své informace používá současně všechny inf. kanály (www, Krajské listy, noviny, inzerce) a dále má placený čas v TV Duha a rádiu Egrensis. Zpětnou vazbu o „nejoblíbenějším“ médiu nemá. zpřístupnění vhodných a spolehlivých informací s cílem poskytovat 70 zákazníkům/občanům pomoc a podporu Informace jsou zveřejněny na www stránkách KK. Jde o portál, který v sobě zahrnuje tematicky rozdělené weby. Odbor informatiky sleduje návštěvnost jednotlivých stránek. Každý měsíc vychází Krajské listy, které jsou distribuovány do všech domácností KK. Jako další zdroje informací KK využívá rozhlas a TV. zlepšování dostupnosti organizace (např. pružná otevírací/provozní 73 doba, dokumenty v různých formátech – relevantní jazyky, internet, plakáty, brožury, Braillovo písmo) Úřad je zpřístupněn 5 dní v týdnu. V areálu i budovách je instalován orientační systém. Pro hendikepované je zřízen bezbariérový přístup, ve výtazích Braillovo písmo, akustický venkovní systém pro nevidomé. Pravidelně probíhá den otevřených dveří. Www stránky KK jsou v několika jazykových mutacích a jsou uspořádány tak, aby je mohly číst i osoby se zdravotním postižením. 37


5.2.7.

5.2.8.

5.2.9.

Karlovarský kraj

prosazování elektronické komunikace se zákazníky/občany

66

Úřad má zavedenou spisovou službu, přednostně používá pro korespondenci datové schránky. Všichni zaměstnanci, kteří ke své práci potřebují možnost ověření podpisu na dokumentu, mají zřízeny elektronické podpisy. Všichni zaměstnanci mají možnost vzdělávání zaměřeného na elektronickou komunikace (v rámci projektu eGON). vytvoření a rozvíjení funkčního systému pro vyřizování podnětů, 80 připomínek a stížností Neformální podněty a připomínky mohou občané podávat elektronicky i písemně na adresu úřadu nebo použít schránky (viz. 5.2.1.) Formální stížnosti jsou evidovány odborem kontroly, který vede jejich přehled a statistiku (oprávněnost, druh, doba vyřízení) a jedenkrát ročně předkládá RKK. Postup je upraven 2 směrnicemi – SE 03/2010 a SE 01/2011. další vhodně zvolené příklad nehodnoceno

5.2.

Celkem

69

Subkritérium 5.3 Inovování procesů zapojením zákazníků/občanů Otázka 5.3.1.

hodnocení

5.3.2.

učení se (benchlearning) z inovací jiných národních i mezinárodních 66 organizací Úřad je zapojen do projektu „Mezikrajský benchmarking“, v rámci kterého se 12 krajských úřadů porovnává v několika oblastech (lidské zdroje, autoprovoz, telefonie, kancelářské potřeby a IT), Data jsou sbírána jedenkrát ročně (od 2004). Výsledkem BMK jsou nejenom trendy, ale i dobré praxe jednotlivých úřadů, které jsou zdrojem inovací. zapojování zákazníků/občanů do procesu inovací

5.3.3.

nehodnoceno poskytování zdrojů nezbytných pro realizaci procesu inovací

5.3.4.

5.3.5.

nehodnoceno Identifikování a analyzování problémů při realizaci inovací a jejich řešení nehodnoceno další vhodně zvolené příklady nehodnoceno

5.3.

Celkem

38

66


Karlovarský kraj




5.1

Identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů

42

5.2

Rozvíjení a poskytování služeb/produktů orientovaných na zákazníka/občana

69

5.3

Inovování procesů zapojením zákazníků/občanů

66

Celkový 

59

D. Závěry z analýzy dokumentace CAF – předpoklady Z výše uvedeného je zřejmé, že Karlovarský kraj je v rámci subkritérií CAFu schopen vykázat řadou důkazů a tak naplnit rozumnou míru zralosti u každého kritéria. Nejdůležitějším posunem je především zpracování procesní mapy a s ní spojené dokumentace procesů. V budoucnu je dále předpokládáno zachycení hlavních artefaktů řízení úřadu do těchto procesů. Za tímto účelem bude zpracována příručka kvality jako nástroj řízení dokumentace předpokladů.

Příručka kvality umožní v jednom celku zachytit všechny stupně budování kvality v organizaci dle modelu CAF. Na vrcholu stojí standardní příručka jakosti, pod ní jsou procesní mapa a procesní karty, navazují digitalizované pracovní postupy a záznamy o kvalitě, až případně k informatickým službám, automaticky generujícím plnění znaků jakosti v jednotlivých aktivitách do datového skladu.

Řízená dokumentace vztahující se k modelu Cafu je definována procesem (a procesní kartou) Řízení kvality. Oběh a řízení dokumentace podléhá standardizovanému postupu směrnice Vnitřní předpisy. 39


Karlovarský kraj

E. Výsledky sebehodnocení – výsledky Kritérium 6: Zákazníci/občané - výsledky Subkritérium 6.1 Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zákazníků/občanů, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zákazníků/občanů Otázka 6.1.1.

6.1.2.

6.1.3.

6.1.4.

6.1.5. 6.1.

hodnocení

výsledky spokojenosti týkající se image organizace (jak je organizace ze strany zákazníků/občanů vnímána) V současné době nejsou výsledky spokojenosti zákazníků k dispozici – nebyl proveden průzkum. výsledky spokojenosti týkající se zapojení a participace zákazníků/občanů do aktivit organizace V současné době nejsou výsledky spokojenosti zákazníků k dispozici – nebyl proveden průzkum. výsledky spokojenosti týkající se dostupnosti organizace pro zákazníky/občany (např. otevírací/provozní doba, čekací doba, zajišťování služeb na jednom místě – „one-stop-shop“) V současné době nejsou výsledky spokojenosti zákazníků k dispozici – nebyl proveden průzkum. výsledky spokojenosti týkající se služeb/produktů (např. kvalita, 62 spolehlivost, dostupnost služby/produktu, kvalita a dostupnost informací poskytovaných zákazníkům/občanům) V roce 2006, 2007 a 2011 proběhlo utajené hodnocení zaměřené na zaměstnance úřadu. Mezi sledovaná kritéria byla zařazena i 2 zaměřená na spokojenost se službami: 1. srozumitelnost podaných informací : 2. poskytnutí kontaktu na jiného zaměstnance nebo instituci v případě, že zaměstnanec není kompetentní odpovědět na dotaz. Spokojenost v těchto dvou kritériích má pozitivní trend. ad 1.): 2006 – neměřeno 2007 – 92,9 % 2010 – 95,7 % Ad 2.): 2006 – 83.3 % 2007 – 87,0 % 2010 – 96,7 % další vhodně zvolené příklady Celkem

40

62


Karlovarský kraj

Subkritérium 6.2 Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana Otázka Příklady pro hodnocení v rámci ukazatelů týkajících se image organizace 6.2.1. počet a doba vyřízení stížností

hodnocení 36

Oprávněné stížnosti: počet/rok

6.2.2. 6.2.3.

9 v roce 2009 20 v roce 2010 22 v roce 2011 čekací doba neměříme doba vyřízení/poskytnutí služby

70

-

doba vyřízení stížností: průměr/rok: 24 dní v roce 2007 48 dní v roce 2008 35 dní v roce 2009 30 dní v roce 2010 28 dní v roce 2011

-

rozhodnutí vydaná po 60 denní lhůtě/rok: 52 v roce 2011

-

nevyřízené písemnosti ve spisové službě Athena: - k 1.3.2011 787 - k 5.3.2012 11 6.2.4. rozsah vzdělávání zaměstnanců v dovednostech zaměřených na 48 zákazníky/občany (např. profesionalita, komunikace a jednání se zákazníky/občany) počet proškolených zaměstnanců na měkké dovednosti/rok: 179 v roce 2009 16 v roce 2010 42 v roce 2011 6.2.5. ukazatele respektování rovných příležitostí v rámci jednání se zákazníky/občany (např. počet stížností na nerespektování rovných příležitostí v rámci jednání se zákazníky/občany) neměříme Příklady pro hodnocení v rámci ukazatelů týkajících se zapojení a participace zákazníků/občanů do činnosti organizace 6.2.6. míra zapojení zákazníků/občanů do navrhování a poskytování 39 služeb/produktů a/nebo do navrhování rozhodovacích procesů - schránky na podněty (budova A,B,C) – počet/rok: -

Facebook – počet fanoušků (Dohnalová): 640 v roce 2012 41


6.2.7. 6.2.8.

Karlovarský kraj

počet/míra přijatých a realizovaných podnětů neměříme počet/míra použití nových a inovačních / netradičních / nadstandardních způsobů jednání se zákazníky/občany Krajské listy – počet/rok: 2009, 2010, 2011 – 1 584 000 ks (měsíčně 132 tis.)

www stránky kraje – návštěvnost: - počet návštěvníků v tis. v prosinci roku: 2008 - 48 2009 - 54 2010 - 55 2011 - 65 - počet navštívených stránek v tis. v prosinci roku: 2008 – 190 2009 – 210 2010 – 220 2011 – 230 Příklady pro hodnocení v rámci ukazatelů týkajících se služeb/produktů 6.2.9. dodržování zveřejněných standardů služeb (např. počet případů nedodržení standardů služeb stanovených organizací) neměříme 6.2.10 počet vrácených případů (např. dokumentů, rozhodnutí) . vykazujících chyby a/nebo počet případů vyžadujících opakované vyřízení nebo kompenzaci Evidence soudních sporů: a) správní řízení – „prohrané“: 5 v roce 2009 11 v roce 2010 3 v roce 2011 b) civilní řízení – „prohrané“: 2 v roce 2011

65

58

Počet vnitřních kontrol na správní řízení (Matějíček)/ celkový počet rozhodnutí ve správním řízení (BMK)/rok: 3 v roce 2009 2 v roce 2010 2 v roce 2011 6.2.11 počet/míra přijatých a zrealizovaných podnětů/opatření pro . zlepšení dostupnosti, přesnosti a transparentnosti informací pro zákazníka/občana neměříme 6.2.12 další vhodně zvolené příklady . neměříme 6.2. Celkem 53

42


Karlovarský kraj




6.1

Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zákazníků/občanů, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zákazníků/občanů

62

6.2

Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana

53

Celkový 

58

Kritérium 7: Pracovníci - výsledky Subkritérium 7.1 Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zaměstnanců, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zaměstnanců otázka Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců: 7.1.1. image a výkonností organizace

hodnocení 10

Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009. 7.1.2.

mírou informovanosti zaměstnanců

10

Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009. Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců se systémem řízení: 7.1.4. schopnost vedení řídit organizaci (např. stanovování cílů, 10 přidělování zdrojů) a komunikovat Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009. 7.1.5.

oceňování individuálního i týmového úsilí

10

Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009.

43


Karlovarský kraj

Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců s pracovními podmínkami 7.1.7. pracovní atmosféra a kultura v organizaci (např. řešení konfliktů, 10 stížností) Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009. 7.1.8.

podmínky pro výkon práce (např. vybavení pracoviště)

39

Personální audit KÚKK – používaná informační technika je zastaralá. 7.1.9.

péče o zaměstnance (např. pružná pracovní doba, vyvážený vztah 10 mezi prací a soukromím zaměstnanců, péče o zdraví) Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009.

7.1.10.

zabezpečení rovných příležitostí, spravedlivé zacházení a jednání se 10 zaměstnanci Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009.

Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců s rozvojem lidských zdrojů v organizaci: 7.1.11. spokojenost se schopností vedení organizace podporovat rozvoj 10 lidských zdrojů a systematicky zvyšovat kvalifikaci zaměstnanců Nebylo realizováno žádné měření. Poslední průzkum spokojenosti zaměstnanců proběhl v roce 2009. 7.1.

Celkem

13

Subkritérium 7.2 Ukazatele výsledků organizace týkající se zaměstnanců Otázka hodnocení 7.2.1. úroveň absencí zaměstnanců 67 Je sledována formou kontroly docházky. Na každém odboru je k tomu určený pracovník, kterému jsou pro případ nepřítomnosti předkládány příslušné doklady (potvrzení od lékaře, dovolenky, cestovní příkazy). Neomluvené absence u zaměstnanců KÚKK nejsou.

44


7.2.2.

Karlovarský kraj

úroveň nemocnosti zaměstnanců 53 Nemocnost je měřena a sledována oddělením personálních věcí a vzdělávání. Není definovaný žádný plán, jak řídit nemocnost, nebo cíl, jakého bychom chtěli v rámci nemocnosti dosáhnout. 2006-3,29 2007-3,17 2008-3,10 2009-3,27 2010-2,76 2011-3,00

7.2.3.

míra fluktuace zaměstnanců 50 Fluktuace je v rámci KÚKK sledována odd. personálních věcí a vzdělávání. Jsou sledovány i důvody odchodů zaměstnanců 2006-13,94 2007-8,58 2008-11,9 2009-7,57 2010-7,3 2011 8,73 (10,67 vč. delimitace odd. sociálních dávek na MPSV ČR).

7.2.4.

počet stížností/podnětů zaměstnanců na organizaci 53 Je sledováno formou odpovědních boxů na recepcích. Stížnosti a podněty zaměstnanců: r. 2008 – jeden podnět r. 2009 – jeden podnět r. 2010-2011 - nic

45


7.2.7.

Karlovarský kraj

výsledky týkající se schopnosti jednat se zákazníky/občany a reagovat na jejich potřeby (např. výsledky mystery shopping, počet stížností na jednání zaměstnanců

59

V roce 2011 neproběhlo utajené hodnocení zaměstnanců (mystery shopping). Podněty v odpovědních boxech: r. 2008 – 2 podněty r. 2009 – 1 podnět r. 2010 – 3 podněty r. 2011 – 1 podnět

7.2.

Celkem


56



7.1

Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zaměstnanců, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zaměstnanců

13

7.2

Ukazatele výsledků organizace týkající se zaměstnanců

56

46

Celkový 

35


Karlovarský kraj

Kritérium 8: Společnost - výsledky Subkritérium 8.1 Výsledky organizace dosahuje z hlediska vlivu na společnost, pokud jde o výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany otázka hodnocení

Měřeno: index celkové spokojenosti; nejlépe hodnocená položka; nejhůře hodnocená položka Výsledek měření:

index spokojenosti

nejlépe hodnocená položka nejhůře hodnocená položka

index celkové spokojenosti počet zúčastněných osob v šetření oblast práce oblast řízení pracovní kolektiv možnosti individuálního rozvoje hodnocení a vnímání práce KÚ zaměstnanci hodnocení a vnímání práce KÚ z pohledu občanů spolupráce a atmosféra v oddělení KK jako zaměstnavatel pracovní podmínky přenos a kvalita předávaných informací mezi odbory hodnocení a vnímání práce KÚ z pohledu občanů přenos a kvalita předávaných informací v odboru

47

2009 2010 2,2 27% 1,98 2,2 2,2 2,52 2,22 2,64 1,76 1,77 1,82 2,97 2,73 2,3

2011 ????? budeme hodnotit v roce 2012 zpětně

8.1.2.

povědomí široké veřejnosti o vlivu organizace na kvalitu života zákazníků/občanů (např. výsledky průzkumu veřejného mínění, výsledky analýz) neměříme 20 pověst organizace (výsledky průzkumu veřejného mínění ohledně pověsti organizace např. jako zaměstnavatele, jako subjektu podporujícího místní/globální společnost) Důkaz: průzkum spokojenosti zaměstnanců KÚ směrem k zaměstnavateli; průzkum spokojenosti občanů směrem ke KÚ, průzkum spokojenosti např. PO, obce apod. – psát jen v případě, že bychom v roce 2012 nějaký cílený realizovali

nehodnoceno

8.1.1.


8.1.3.

Karlovarský kraj

53 ekonomický vliv organizace na společnost na místní, regionální, národní a mezinárodní úrovni (např. počet a výše grantů, dotačních titulů, počet podporovaných organizací) Důkaz: Podpora dotačními tituly napříč oblastmi; pravidla pro poskytování příspěvků z rozpočtu Karlovarského kraje vyhotovená jednotlivými odbory vč. formulářů – k dispozici na webu KK; Měřeno: počet podpořených subjektů; přidělená dotace v Kč Výsledek měření: 2009 podpořené ve výši (v subjekty Kč) 253

17 577 000

68

5 770

62

5 500 000

krizové řízení regionální rozvoj

67

9 358 796

67

10 783 333

66

3 547 981

sociální věci školství, mládež a tělovýchova

41

5 666 085

74

5 215 120

75

5 649 220

457

10 890 000

256

10 812 528

273

10 188 699

5

505 000

8

994 200

11

800 000

61

13 752 000

58

12 900 000

52

16 218 400

29 901 236

27 578 795

25 941 632

přístup organizace k problematice životního prostředí (např. počet a výše grantů na ochranu životního prostředí, ochrana před hlukem, počet stížností na znečištění životního prostředí/ovzduší) Důkaz: Podpora dotačními tituly Měřeno: počet podpořených subjektů, přidělená dotace v Kč, Výsledek měření: environmentální výchova, ochrana a vzdělání

8.1.5.

2011 podpořené ve výši (v subjekty Kč)

kultura

zdravotnictví životní prostředí

8.1.4.

2010 podpořené ve výši (v subjekty Kč)

drobné hospodářské ekologické akce

54

ochrana životního prostředí

podpořené subjekty

ve výši Kč

podpořené subjekty

ve výši Kč

podpořené subjekty ve výši Kč

2011

17

918 400

7

14 400 000

28

900 000

2010

16

828 600

8

11 000 000

34

1 071 400

2009

19

1 000 000

8

11 850 000

34

900 000

přínos organizace pro společnost z hlediska udržitelného rozvoje na místní, regionální, národní a mezinárodní úrovni neměříme

48


8.1.6.

8.1.7.

8.1.8.

Karlovarský kraj

vliv organizace na účast široké veřejnosti při projednávání/rozhodování věcí týkající se zájmu veřejnosti (např. počet pořádaných akcí, účast na veřejném slyšení pořádaném organizací) neměříme názor široké veřejnosti na otevřenost a transparentnost organizace (např. výsledky průzkumu veřejného mínění, výsledky analýz) neměříme etické chování organizace (např. počet stížností na neetický postup 65 organizace) Důkaz: R 04/2006 Etický kodex zaměstnanců KK; R 01/2012 Organizační řád; R 01/2009 Pracovní řád; SE 01/2011 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic, stížností, návrhů a připomínek; SE 03/2010 o vyřizování stížností na správní řízení; Roční zpráva o podaných stížnostech a peticích Měřeno: počet podaných stížností na chování zaměstnanců k počtu oprávněných stížností na chování zaměstnanců; Výsledek měření:

2009 2010 2011

podané 0 0 1*

z toho oprávněné 0 0 1

* Stížnost se týkala chování zaměstnance, avšak v době mimo pracovní proces

8.1.9.

druh pozornosti, jakou organizaci věnují média (např. výsledky analýz tisku/médií neměříme

8.1.10.

další vhodně zvolené příklady

8.1.

Celkem

49

48


Karlovarský kraj

Subkritérium 8.2 Hodnoty ukazatelů výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací otázka 8.2.1.

hodnocení

rozsah aktivit organizace s příslušnými organizacemi, skupinami a zástupci veřejnosti (např. počet spolupracujících organizací, počet aktivit) neměříme

8.2.2.

rozsah pozornosti, kterou věnují organizaci média neměříme

8.2.3

rozsah podpory věnovaná sociálně znevýhodněným občanům (např. objem finančních prostředků, počet podpořených občanů, počet akcí a účastníků) neměříme

8.2.4.

rozsah podpory věnovaná integraci a začlenění etnických menšin (např. objem finančních prostředků, počet podpořených občanů, počet akcí a účastníků)

41

Důkaz: Podpora dotačním řízením - Program II. Podpora poskytování sociálních služeb v sociálně vyloučených romských komunitách; podpora akce „Den národnostních menšin v Karlovarském kraji“ Měřeno: počet podpořených projektů, přidělená dotace v Kč Výsledek měření:

8.2.5.

podpořené projekty

ve výši (v Kč)

2009

5

226 826

2010

3

167 700

2011

2

116 000

rozsah podpory mezinárodních rozvojových projektů

50


Karlovarský kraj

Důkaz: Společné prohlášení o spolupráci mezi Karlovarským krajem a Vládním krajem Chemnitz, Svobodný stát Sasko, SRN a Svobodným státem Sasko, SRN; Společné prohlášení o spolupráci mezi KK a Vládním krajem Horní Franky (Oberfranken), Svobodný stát Bavorsko, SRN; Protokol o rozvoji spolupráce mezi KK a městem Moskva (Ruská Federace); Prohlášení o přátelské výměně a spolupráci Mezi KK a distriktem Changping, Peking, Čínská lidová republika; Dohoda o navázání přátelských vztahů mezi KK a městem, Irkutsk (Ruská Federace); Měřeno: ???? počet podpořených projektů, přidělená dotace v Kč, Výsledek měření: 2009 2010 2011 Helí, tady to nejsme nějak schopní dát data do kupy. Pokud vycházíme ze struktury dat, které mám k dispozici od ORR, nelze provést členění dle let. Zde se vychází z programovacích období a povětšinou je jim jedná o celek v rámci několikaletého úseku. Dále jelikož jde o projekty přesahující hranice, zdá se, že už jsme těžce v kraji a ne úřadu. Jednoduše nějak nevíme, jak to uchopit a vhodně nastavit i pro další roky sběru dat….takže je to nezpracované….. Dalším návrhem, pokud nelze přesně určit počet projektů nebo výše finanční podpory, měření počtu uzavřených mezinárodních dohod v jednotlivých letech.

8.2.6.

rozsah podpory občanské angažovanosti zákazníků/občanů a zaměstnanců neměříme

8.2.7.

rozsah prevence zdravotních rizik a úrazů zákazníků/občanů a zaměstnanců

51

69


Karlovarský kraj

Důkaz: SE 04/2007, kterou se stanoví systém školení BOZP KÚ; SE 07/2007, kterou se stanoví způsob a hlášení pracovních úrazů zaměstnanců KÚ; dokument Hodnocení rizik činností prováděných zaměstnanci krajského úřadu; smluvně zajištěná odborně způsobilá osoba v prevenci rizik; vstupní školení BOZP u nových zaměstnanců, dále periodické; smluvně zajištěná závodní preventivní lékařská péče vč. vstupních a periodických prohlídek a školení závodním lékařem, školení řidičů Měřeno: počet úrazů; přijaté opatření Výsledek měření: počet 2009 2010 2011

3 2 3

úrazy z toho pracovní nápravné neschopnost opatření 1 2 2

3 2 3

8.2.8.

rozsah aktivit organizace zaměřené na zachování a udržení zdrojů (např. rozsah používání recyklovaných materiálů, používání ekologických způsobů dopravy, snížení spotřeby např. vody, elektřiny, plynu) neměříme

8.2.9.

další vhodně zvolené příklady neměříme

8.2

Celkem


8.1 8.2

Výsledky organizace dosahuje z hlediska vlivu na společnost, pokud jde o výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany Hodnoty ukazatelů výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací

52

55



Celkový 

48

52 55


Karlovarský kraj

Kritérium 9: Klíčové výsledky činností a výkonnosti Subkritérium 9.1 Důkazy o dosažení definovaných cílů organizace, pokud jde o externí výsledky: výstupy a dopady vztažené k cílům Otázka hodnocení 9.1.1.

vyhodnocení splnění stanovených cílů organizace neměříme

9.1.2.

zlepšení kvality poskytovaných služeb/produktů (na základě 70 výsledků měření) - nárůst (pokles) počtu oprávněných stížností (časová řada- koeficient meziročního nárůstu či poklesu) 2009 2010 2011 Koeficient meziroční změny - Oprávněné stížnosti x 2,0 1,5 - Všechny stížnosti 1,3 1,6 0,9 (v roce 2008 počet oprávněných stížností – 0)

- výsledky auditů MFČR dosažené stupně hodnocení v časové řadě 2009 2010 2011 Stupeň A A A

- provádění kontrol hospodaření jednotlivých odborů – počet zjištění, finanční vyjádření pochybení 2009 2010 2011 Počet zjištění 16 4 0 Finanční vyjádření pochybení (v tis.Kč) 1 030 2,5 0 V roce 2011 kontrola neprováděna z důvodu nízkého zjištění v roce 2010 9.1.3.

efektivnost vynaložených nákladů (vyhodnocení vztahu mezi výstupy realizované činnosti (ve formě zboží, služeb či jiných výsledků) a vstupy na tuto činnost vynaloženými) neměříme

9.1.4.

účelnost vynaložených nákladů (vyhodnocení míry dosažení cílů a vztahu mezi zamýšlenými a skutečnými dopady dané činnosti) neměříme

53


9.1.5.

Karlovarský kraj

výsledky účasti v soutěžích, ceny za kvalitu, získané certifikáty systémů řízení kvality 1)Každoroční účast v soutěžích, vždy ocenění 2005 Organizace zvyšující kvalitu veřejné služby 2006, 2007 Organizace dobré veřejné služby 2006 Cena za inovaci v územní veřejné správě 2006 Chytrý úřad – Cena za efektivní řešení na krajské úrovni 2008 Národní cena kvality – Čestné uznání

58

9.1.6.

2)Úřad roku „Půl na půl“ každoroční umístění na jednom z prvních tří míst 2007 2008 2009 2011 1.místo 2.místo 1.místo 3.místo výsledky organizace v benchmarkingu či benchlearningu 60

9.1.7.

- zapojení se do mezikrajského benchmarkingu – sledování průměrných ročních věcných výdajů na jednoho zaměstnance, umístění mezi ostatními krajskými úřady 2008 2009 2010 2011 umístění 9. 9. 10. 2. běžné věcné výdaje (v tis.Kč) 160,8 171,6 159,5 76,1 (bez výdajů na platy apod.) další vhodně zvolené příklady. neměříme

9.1.

Celkem

65

otázka

Hodnocení

důkazy o zapojení všech zainteresovaných stran do řízení a inovací organizace -„ odpovědna“ na webu

76

Subkritérium 9.2

9.2.1

9.2.2

Všechny dotazy (100%) jsou každoročně zodpovězeny výsledky uzavřených partnerství a výsledky společných aktivit ????

9.2.3

důkazy o schopnostech organizace uspokojovat a vyvažovat potřeby všech zainteresovaných stran neměříme

54


Karlovarský kraj

9.2.4

důkazy o zlepšování a inovování strategií, struktur a/nebo procesů 63 organizace - 100% zajištění všem zaměstnancům KÚKK přístup na internet - aktualizace pojištění majetku – snížení nákladů, zvýšení pojistného plnění a bonifikace 2009 2010 2011 Roční pojistné 2 912 598 Kč 3 078 780 Kč 2 702 024 Kč Bonifikace 39 420 Kč 389 420 Kč 739 420 Kč

9.2.5

důkazy o zvyšování rozsahu využívání informačních technologií (při 70 řízení interních znalostí a/nebo při interní a externí komunikaci a síťovém informačním propojení) - 100% zajištění všem zaměstnancům KÚKK přístup na internet - aktualizace - IP telefonie – nové telefonní přístroje – pro všechny zaměstnance (K 1.1.roku) 2010 2011 2012 Počet mobilních telefonů 197 219 222 Počet poboček nesledováno nesledováno 417 Počet ústředen 3 3 3

9.2.6

důkazy o výkonnosti procesů (důkazy o úrovni splnění stanovených 63 cílů při realizaci definovaných procesů) - sledování a kontrola plnění rozpočtu nepřekročení rozpočtu výdajů (max.čerpání na 100%), překročení rozpočtu příjmů

– v časové řadě Plnění příjmů (%) Čerpání výdajů (%)

2009 101,9 89,2

2010 103,6 93,3

2011 101,3 94,7

- kontrola plnění usnesení ZKK a RKK - všechna usnesení splněna (každoročně)

- provádění kontrol hospodaření jednotlivých odborů 2009 2010 2011 Počet zjištění 16 4 0 Finanční vyjádření pochybení (v tis.Kč) 1 030 2,5 0 V roce 2011 kontrola neprováděna z důvodu nízkého zjištění v roce 2010

- provádění interních auditů - počet vydaných doporučení s vysokým rizikem za rok 2009 2010 2011 Počet doporučení 3 13 1

55


9.2.7

Karlovarský kraj

výsledky kontrol a auditů (kontroly a audity provedené interními i externími subjekty) - provádění auditu MFČR dosažené stupně hodnocení v časové řadě 2009 2010 2011 Stupeň A A A

73

- provádění kontrol hospodaření jednotlivých odborů 2009 2010 2011 Počet zjištění 16 4 0 Finanční vyjádření pochybení (v tis.Kč) 1 030 2,5 0 V roce 2011 kontrola neprováděna z důvodu nízkého zjištění v roce 2010

9.2.8

- provádění interních auditů - počet vydaných doporučení s vysokým rizikem za rok 2009 2010 2011 Počet doporučení 3 13 1 výsledky finančních kontrol a auditů 69 - provádění auditu MFČR dosažené stupně hodnocení v časové řadě 2009 2010 2011 Stupeň A A A - provádění kontrol hospodaření jednotlivých odborů 2009 2010 2011 Počet zjištění 16 4 0 Finanční vyjádření pochybení (v tis.Kč) 1 030 2,5 0 V roce 2011 kontrola neprováděna z důvodu nízkého zjištění v roce 2010

9.2.9

- provádění interních auditů - počet vydaných doporučení s vysokým rizikem za rok 2009 2010 2011 Počet doporučení 3 13 1 rozsah plnění finančních rozpočtů a finančních záměrů 69 - realizace opatření z akčního plánu CAF – realizováno nad 50% opatření 2004 2005 2006 2007 2008 Realizovaná opatření (%) 66 70 77 91 77 - sledování a kontrola plnění rozpočtu nepřekročení rozpočtu výdajů (max.čerpání na 100%), překročení rozpočtu příjmů – v časové řadě 2009 2010 2011 Plnění příjmů (%) 101,9 103,6 101,3 Čerpání výdajů (%) 89,2 93,3 94,7 - kontrola plnění usnesení ZKK a RKK – všechna usnesení splněna (každoročně)

56


9.2.10

9.2.11

9.2.12

Karlovarský kraj

podíl vlastních finančních zdrojů na krytí nákladů organizace

81

- běžné provozní výdaje (včetně výdajů pro PO kraje) jsou kryty rozpočtovými příjmy v daném roce Náklady krajského úřadu jsou každoročně kryty vlastními rozpočtovými příjmy v daném kalendářním roce, a to v 100% výše. důkazy o schopnosti uspokojovat a vyvažovat finanční zájmy všech zainteresovaných stran neměříme důkazy o účelném využívání provozních zdrojů neměříme

9.2.13

9.2.

další vhodně zvolené příklady

Celkem




9.1

Důkazy o dosažení definovaných cílů organizace, pokud jde o externí výsledky: výstupy a dopady vztažené k cílům

65

9.2

Důkazy o dosažení definovaných cílů organizace, pokud jde o interní výsledky

71

57

Celkový 

68


Karlovarský kraj

F. Závěry z analýzy dokumentace CAF – výsledky, administrace řízené dokumentace Z výše uvedeného je zřejmé, že Karlovarský kraj je v rámci subkritérií CAFu schopen měřit fenomény výkonnosti na základě subkritérií výsledků. Nicméně aktuálně je zaváděna procesní mapa a s ní jsou připravována nová měřítka výkonnosti procesů. Proto je možné výsledková měření v podobě indikátorů uspořádat hierarchicky dle výpovědní logiky indikátorů. Indikátory můžeme sdružit do tří základních typů: 1. Klíčové indikátory výsledků – tyto indikátory říkají organizaci, zda jde při realizaci výkonů správným směrem. Jsou prezentovány v dlouhodobých cyklech a jsou složeným výsledkem indikátorů výkonnosti v jednotlivých oblastech 2. Indikátory výkonnosti – jsou to dílčí indikátory jednotlivých výstupů. Měří efektivitu a kvalitu jednotlivých činností zaměstnanců. Leží mezi klíčovými indikátory výkonnosti a klíčovými indikátory výsledků 3. Klíčové indikátory výkonnosti – jsou to indikátory měřící ty aspekty organizačních výkonů, které jsou pro dosahování úspěšných výsledků rozhodující. Tyto indikátory ba měly být v jádru indikátorového systému. Hierarchicky uspořádané indikátory je možné provázat s procesní mapou a následně porovnávat modelové hodnoty s reálnými hodnotami v prostředí datového skladu. Datový sklad je ideálním nástrojem k řízení dokumentace výsledků.

Hiearchické uspořádání řízené dokumentace ve vazbě na model CAF V současné době je zpracovávána příručka jakosti, která bude rozcestníkem pro ostatní dokumenty a postupy v oblasti kvality a tím i modelu CAF. Řízená dokumentace vztahující se k modelu Caf je definována procesem Řízení kvality (konkrétní dokumentace je specifikována v kartě procesu). Oběh a řízení dokumentace podléhá standardizovanému postupu směrnice Vnitřní předpisy.

58


Karlovarský kraj

G. Celkové sebehodnocení Po zhodnocení jednotlivých otázek a subkritérií bylo vyčísleno závěrečné hodnocení Krajského úřadu v rámci devíti základních oblastí modelu CAF.

KRITÉRIA 1.



53

2.

Vedení Strategie a plánování

3.

Zaměstnanci (management lidských zdrojů)

60

4.

Partnerství a zdroje

68

5.

Procesy (management procesů a změn)

59

6.

Zákazníci/občané - výsledky

58

7.

Zaměstnanci - výsledky

35

8.

Společnost - výsledky

52

9.

Klíčové výsledky činností a výkonnosti

68

celkový 

65

59

58


Karlovarský kraj

G. Srovnání celkového hodnocení s předchozím obdobím

Kritérium č.

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 4.3

Výsledná hodnota předchozího období

Název

Vedení a řízení Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Motivování a podporu zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Strategie a plánování Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizaci strategie a jak plánuje s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace HRM (management lidských zdrojů) Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace Zapojování zaměstnanců rozvíjením otevřené komunikace a udělováním pravomocí Partnerství a zdroje Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany Řízení financí 60

Výsledná hodnota aktuální


Karlovarský kraj

4.4

Řízení informací a znalostí

4.5

Řízení technologií

4.6

Řízení provozních prostředků, zařízení a budov

5.

Management procesů a změn

5.1 5.2

Identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů Rozvíjení a poskytování služeb/produktů orientovaných na zákazníka/občana

5.3

Inovování procesů zapojením zákazníků/občanů

6.

Zákazníci/občané – výsledky

6.1 6.2 7. 7.1 7.2 8.

8.1

8.2 9. 9.1 9.2

Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zákazníků/občanů, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zákazníků/občanů Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana Pracovníci – výsledky Výsledky organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zaměstnanců, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zaměstnanců Ukazatele výsledků organizace týkající se zaměstnanců Společnost – výsledky Výsledky organizace dosahuje z hlediska vlivu na společnost, pokud jde o výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany Hodnoty ukazatelů výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací Klíčové výsledky činnosti a výkonnosti Důkazy o dosažení definovaných cílů organizace, pokud jde o externí výsledky: výstupy a dopady vztažené k cílům Důkazy o dosažení definovaných cílů organizace, pokud jde o interní výsledky

61


Karlovarský kraj

H. Závěr – akční plán Akční plán zlepšování práce pro rok 2012/2014 Krajského úřadu Karlovarského kraje: Na základě závěrů vypracované sebehodnotící zprávy modelu CAF navrhl pracovní tým následující oblasti, ve kterých je nutné se zaměřit na zlepšení práce úřadu.    

Zavedení systému CAF jako nástroje organizačního řízení Zavedení procesního modelu v podobě mapy procesů Zavedení řízení personalistiky založené na kompetencích Realizace vnitřní integrace úřadu v prostředí technologického centra

62

S E B E H O D N O T Í C Í

Recommend Documents