Richtlijn Goed beheerd Geneesmiddelbestand Rob Knijff
Consultant G-Standaard Informatieanalist ‘Schone lei’
12 december 2013 Seminar 'De nieuwe generatie medicatiebewaking'
Aanleiding • In de praktijk worden er geneesmiddelen voorgeschreven en verstrekt die (nog) niet zijn opgenomen in de G-Standaard. • afwijkende farmaceutische vormen, afwijkende sterktes, eigen of doorgeleverde bereidingen, studiegeneesmiddelen en geïmporteerde geneesmiddelen
• Deze middelen worden in lokale systemen opgenomen • Bij uitwisseling zijn deze middelen niet herkenbaar of worden als ander geneesmiddel geïdentificeerd.
Achtergrond •
Nictiz stelt dat “Het uitwisselen van recepten en informatie over het geneesmiddelengebruik van de patiënt moet veilig en betrouwbaar gebeuren”.
•
Wat is betrouwbaar en veilig uitwisselen?
•
Zender en ontvanger geven dezelfde betekenis aan gebruikte coderingen en hanteren dus dezelfde standaard. Alle coderingen in uitwisseling zijn beschreven, worden gehanteerd volgens één definitie en coderingen zijn gebaseerd op dezelfde (G-)Standaard. Het ontvangen bericht is maar voor één interpretatie vatbaar
•
Uit het schone lei blijkt dat bovenstaande stelling nog niet kan worden waargemaakt. Er is meer nodig dan alleen een standaard bericht, ook op de inhoud van de berichten moet men eisen stellen.
CMR Alert Samenvatting incident •
•
•
•
Apotheek levert geneesmiddelen via een GDS-leverancier aan patiënt. Arts schrijft melatonine 1mg voor met het verzoek om dit in de weekrol op te nemen. In de assortimentslijst van de GDS-leverancier staat melatonine 1mg van Fagron. Dit product heeft geen ZI-nummer. De apotheek levert dit product regelmatig zelf af en heeft al jaren een vrij ZI-nummer in gebruik om het aan te schrijven. Dat nummer is destijds toegekend door het AIS. De apotheek schrijft het product aan, neemt het op in de distributiemodule van het AIS, en bestelt bij de GDS-leverancier. Het door de apotheek gebruikte vrije ZI-nummer blijkt identiek aan het nummer dat de GDS leverancier gebruikt voor dexamethasontabletten 20mg, dat eveneens een eigen ZI-nummer heeft. De GDS leverancier "leest" dus dexamethason 20mg i.p.v. melatonine 1mg. Patiënt krijgt wel een weekrol, maar hanteert haar medicatie nog zelf. Na een aantal dagen wordt mevrouw wat verward en leest haar dochter de geneesmiddelnamen op de zakjes van de weekrol en vraagt zich af of dexamethason een andere naam is voor melatonine. Via opzoeken in Google komt ze achter de verwisseling.
Advies vanuit CMR Zorg dat ieder geneesmiddel een eigen, uniek ZI-nummer krijgt zodat vrije ZI-nummers verdwijnen. Hiervoor dienen producenten van geneesmiddelen die elektronisch uitgewisseld worden tussen zorgverleners, het geneesmiddel aan te melden bij Z-Index voor opname in de G-Standaard. Het product krijgt dan een ZI-nummer en is daardoor uniek te identificeren. Dat verhoogt de medicatieveiligheid en voorkomt incidenten met uitwisseling van vrije nummers. Primair ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de producenten. Apothekers adviseren wij producenten hierop te wijzen.
Advies vanuit CMR Voor apothekers: • vermijd het opnemen van geneesmiddelen met een vrij ZInummer in een GDS; • indien een lokaal ZI-nummer toch elektronisch wordt uitgewisseld, zorg dan dat alleen de • omschrijving wordt uitgewisseld en niet het lokale ZInummer. Neem contact op met • softwarehuizen om dit aan te laten passen; • controleer opname en juistheid van nieuwe geneesmiddelen in een weekrol; • vermijd het overschrijven van een ZI-nummer voor een niet geregistreerd preparaat.
Advies vanuit CMR Voor zorgverzekeraars: • vrije ZI-nummers niet aanwijzen om niet in de G-standaard opgenomen producten te declareren; • zorgen dat producenten deze geneesmiddelen aanmelden bij de Z-index. • NB: Recent heeft Menzis aangegeven vrije ZI-nummers niet meer voor dit doel te misbruiken.
Advies vanuit CMR (GDS)-leverancier en producenten: • producten aanmelden bij Z-Index; • vermijd het individueel toewijzen van vrije ZI-nummers aan een geneesmiddel
Dubbel gebruik 1 Gelijke nummers, verschillende geneesmiddelen ZI nr.
Zkhs
xIS
Omschrijving
90000366
A
A
Chloorhexidine Mondsp 0,2% FNA
90000366
B
B
EFEXOR XR CAPSULE MGA 37,5MG
90000366
C
C
MIXTURA RESOLVENS FNA
90000722
D
B
ADRENALINE INJVLS 1 MG/ML,5 ML AMP
90000722
E
A
Lidocaine 3% zalf 15 g
90000722
F
A
METHYLGLUCAMINUM nr 6143.1000
90000722
B
B
PREDNISOLON PCH TABLET 20MG
MR
Dubbel gebruik 2 Gelijke nummers, verschillende geneesmiddelen ZI nr.
Zkhs
xIS
Omschrijving
90000587
A
A
Ditranol 0,3% in lanette
90000587
E
A
Emb Doxorubicine blaassp
90000587
G
D
INOSIUM (NON APYROGEEN)
90000587
H
A
Oxazepam 5mg ged. tabl. eav
90000587
I
D
PARACETAMOL 500MG TABL/1G ZETPIL of IV
90000587
J
C
STREPTOMYCINE SULFAAT INJPDR 1 G
Dubbel gebruik 3 Gelijke nummers, verschillende geneesmiddelen ZI nr.
Zkhs
xIS
Omschrijving
90000900
H
A
Adrenaline 1mg/ml (1:1000) inj
90000900
D
B
ARGININE HCL INFVLS 100 MG/ML, 250 ML
90000900
B
B
COLCHICINE PCH TABLET 0,5MG
90000900
L
C
HISTAMINI PHOSPAS 0,5 MG/ML AMPUL 3ML
90000900
K
B
LEVOTHYROXINENATRIUM 0,1MG=1ML INJ.VL
90000900
C
C
Magnesiumchlor inj opl 5 ml=2,5 mmol
90000900
I
D
METHOTREXAAT SPUIT 12,5MG=0.5ML
De richtlijn De richtlijn stelt eisen aan: • De (organisatie van de) zorgaanbieder. • De software voor het beheren van het geneesmiddelen bestand • De identificeerbaarheid van het geneesmiddel in de berichtenuitwisseling • De leverancier van de software
De richtlijn De richtlijn is bedoeld voor: • Gebruikers van (ziekenhuis)apotheeksystemen en voorschrijfsystemen en hun organisaties • Leveranciers van software voor (ziekenhuis) apotheeksystemen en voorschrijfsystemen
De richtlijn voor de zorgaanbieder Verantwoordelijkheid: •
Benoemen van verantwoordelijke (beheerder) voor geneesmiddelenbestand dat als bron wordt gebruikt voor elektronisch uitwisselen •
•
Kennis van G-Standaard, implementatie daarvan en berichtenkennis
Indien er meerdere geneesmiddelenbestanden zijn (AIS vs EVS), één master file benoemen.
Up to date: •
Beheerder heeft verantwoordelijkheid voor het tijdig inlezen van de G-Standaard •
Laatste G-Standaard geldt altijd vanaf de 1e dag van de (volgende) maand, dus inlezen vindt bij voorkeur plaats tussen productiedag (±15e) en 1e dag van volgende maand
De richtlijn voor de zorgaanbieder Betrouwbaar: • De beheerder draagt zorg voor juistheid van alle gebruikte coderingen: •
• •
•
•
Zodra er mutatie plaats vindt wordt er melding gemaakt van aanmaken van lokaal nr en alle onderliggende niveaus worden meegenomen: Bij een mutatie in de GPK kenmerken dient er een lokale GPK, PRK, HPK en ZInr te worden gecreëerd. Bij een mutatie in de bijv. HPK kenmerken kan het product nog wel onder een bestaande PRK (en/of) GPK worden gekoppeld Er is een procedure waarbij voor lokaal opgenomen geneesmiddelen wordt gecontroleerd of deze reeds voorkomen in de nieuwe GStandaard Lokaal opgenomen geneesmiddelen kunnen worden vervangen door in de G-Standaard aanwezige artikelen
In de berichtenuitwisseling zijn de aantallen in overeenstemming met de eenheid van de gebruikte codering
De richtlijn voor de zorgaanbieder Actief: • De zorgaanbieder stimuleert producenten van geneesmiddelen die (nog) niet zijn opgenomen in de GStandaard aan te sporen hun artikelen op te nemen. • De zorgaanbieder stimuleert het gebruik van nieuwe functionaliteit die ter ondersteuning van de medicatieveiligheid in de G-Standaard is opgenomen in overleg met zijn/haar automatiseerder.
De richtlijn voor de leverancier software Software
•
•
Het geneesmiddelenbestand bevat in elk geval het ZInr, HPK-code, PRK-code en GPK-code allen met identificerende kenmerken. Deze codes dienen uniek te zijn De software draagt zorg voor een juiste relationele integriteit: Bij gebruik van een Z-Index nummer is de HPK niet gemuteerd, bij gebruik van een HPK-code in de PRKcode niet gemuteerd etc.
De richtlijn voor de leverancier software Software Bij wijziging van identificerend kenmerk dient de software: • Automatisch te controleren of het geneesmiddel met de gewenste kenmerken wellicht in de G-Standaard aanwezig is. • Een ZI-nummer uit de vrije reeks (>90.000.000) toe te kennen aan het geneesmiddel; afhankelijk van welke identificerend kenmerk gewijzigd is, dient ook de GPK-code, PRK-code en/of HPK-code een nummer uit de vrije reeks te krijgen • Een logging bij te houden: •
Datum/tijd van de wijziging, door wie deze is aangebracht wat de reden van wijziging is, en wat de oorspronkelijk waarde van het kenmerk is
De richtlijn voor de leverancier software Software De software dient: • Te waarschuwen indien er meer dan 2 maanden geen update van de G-Standaard is ingelezen • Te waarschuwen wanneer een update wordt ingelezen die niet opeenvolgend is aan de vorige • Bij het verwerken van de update van de G-Standaard te controleren of er alternatieven zijn voor lokaal opgenomen geneesmiddelen, zodat deze kunnen worden vervangen
De richtlijn voor de leverancier software Uitwisseling • De geneesmiddelen die via elektronische berichten worden uitgewisseld moeten uniek te identificeren zijn middels een van de volgende geldige codes: ZI-nummer, handelsproduct code (HPK-code), prescriptieproduct code (PRK-code) of generiek product code (GPK-code). • Bij geneesmiddelen die geen enkele code hebben, dient ter identificatie van het geneesmiddel de omschrijving te worden uitgewisseld, een van de bovenstaande codes dient dan niet te worden uitgewisseld
De richtlijn voor de leverancier software Leverancier • Op de hoogte blijven van ontwikkelingen en nieuwe releases •
•
• •
Bijwonen van bijeenkomsten van Nictiz, Servicecentrum zorgcommunicatie en Z-Index.
Informeren van gebruikers over ontwikkelingen en releases en wanneer deze in de applicatie beschikbaar komen Volgen van implementatie richtlijnen van de G-Standaard Volgen van implementatie richtlijnen van HL7medicatieberichten
Vorderingen •
Uitbreiding G-Standaard • Meer ‘doorgeleverde bereidingen’ in de G-Standaard: • Zowel de grootbereiders als bereidende ziekenhuizen melden steeds meer artikelen aan.
Grote aantallen in de komende maanden
• •
Richtlijn opgesteld om (ziekenhuizen) te helpen Werkplan opgesteld door Nictiz, ziekenhuisapothekers, softwareleveranciers en Z-Index
Z-Index • •
• • •
Z-Index benadert leveranciers van ‘ontbrekende middelen’ actief met het verzoek artikelen op te nemen. Z-Index ontwikkelt een rapportage op maat voor ziekenhuizen die individueel kan worden opgevraagd en inzicht geeft in het gebruik van lokale middelen (en de eventuele verbetering van vorige keer) Z-Index biedt cursussen om kennis van G-Standaard te vergroten Samen met Nictiz wordt een toetsing op het gebruik van de G-Standaard ontwikkeld (pilot fase) Z-Index biedt (waar mogelijk) hulp bij in uw systeem hanteren van de richtlijn Goed beheerd geneesmiddelenbestand van Nictiz
Ziekenhuizen: Hell of a Job
Niet in G-standaard Sinds half 1980 gaat het goed binnen het ziekenhuis. Nu echter * Uitwisseling * Doorlevering
ASZ • 1700 artikelen • 306 vrije nr. - 130 EB - 89 DB - 46 IP-Fagron - 17 koop DB - 113 overig
• 1700 artikelen • 306 vrije nr. - 167 EB, IM - 89 DB - 100 Specialite - 39 Studie, spuitpomp e.d.
ASZ • Versturen nu al elektronisch recepten • LSP medicatieoverdracht regionaal opgepakt
ASZ • Hoe gaan we dit goed doen? • Eigen bereidingen aangemeld Z-index • Firma’s en bereiders steeds meer
ASZ • Welke artikelen zijn als alternatief in de G-standaard aanwezig? • Al veel artikelen aanwezig! - kinderformularium - dure geneesmiddelen - 2014 verder uitgewerkt, incl. Intramurale bereidingen
• Lijst met deze aangemelde artikelen - nieuw aangemeld afgelopen maand
