Reorganisatieprocedure in een notendop Typen reorganisaties
Geen reorganisatie (type 1 en 2), voorbeelden: • Kleine wijzigingen in de organisaties, zoals een individuele aanpassing van de functieomvang. • De toevoeging van een functie of juist de opheffing van een enkele functie • Het verplaatsen van een sectie binnen een faculteit (ook als dat betekent dat je door een ander aangestuurd gaat worden). Wel reorganisatie (type 3 en 4) type 3: • Een verandering binnen 1 beheerseenheid met directe en ingrijpende gevolgen voor medewerkers; Type 4 • Een verandering binnen meerdere beheerseenheden met directe en ingrijpende gevolgen voor medewerkers; • Een verandering die meerdere beheerseenheden betreft en waarvan de gevolgen van grote invloed zijn op de TU Delft als geheel.
Medezeggenschap
Indien er sprake is van een reorganisatie waarover het College van Bestuur besluit, dan is de Ondernemingsraad de overlegpartner. Als er sprake is van een reorganisatie waarover de decaan of de beheerder van de universiteit beslist, dan is normaal gesproken de OdC de overlegpartner. Het College van bestuur beslist over type 4-reorganisaties: • reorganisaties waarbij meerdere faculteiten/beheerseenheden zijn betrokken; • reorganisaties die verstrekkende gevolgen hebben voor de TU Delft als geheel. Een voornemen tot reorganisatie type 3 of 4 wordt vroegtijdig schriftelijk aan de vakbonden en de Ondernemingsraad/OdC gemeld. Vervolgens wordt nagegaan of met de bij de reorganisatie betrokken medewerkers tot overeenstemming kan worden gekomen over de gevolgen. Met alle betrokken medewerkers wordt overeenstemming bereikt: → OR en/of OdC adviseren over reorganisatieplan → Vaststelling reorganisatieplan → Uitvoering reorganisatieplan Er wordt niet met alle betrokken medewerkers overeenstemming bereikt: → OR en/of OdC adviseren over reorganisatieplan → Vaststelling reorganisatieplan + Opstellen concept personeelsplan → Plaatsingsadviescommissie adviseert over concept personeelsplan → Vaststellen personeelsplan → Uitvoering reorganisatieplan
Reorganisatieprocedure TU Delft Zie volgende pagina’s voor volledige tekst.
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014 Reorganisatieprocedure TU Delft Inleiding De continuïteit van de bedrijfsvoering van de TU Delft wordt voor een niet onbelangrijk deel bepaald door de wendbaarheid en flexibiliteit van de organisatie. Bij belangrijke veranderingen in de organisatie wordt in het algemeen de term reorganisatie gehanteerd. In bepaalde gevallen worden andere termen gebruikt, zoals organisatieverandering, organisatieontwikkeling, herordening, herijking, kanteling etc. Hoe het ook wordt genoemd, als het gaat om belangrijke wijzigingen als bedoeld in artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) of om een reorganisatie als bedoeld in artikel 9.1 van de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU), dan zijn bepaalde spelregels van toepassing. Deze reorganisatieprocedure beoogt helderheid te scheppen in de stappen die moeten worden gezet om van een voornemen tot reorganisatie te komen tot een op de juiste wijze tot stand gekomen en vastgesteld reorganisatieplan. Algemeen uitgangspunt hierbij is dat bestuurder en medezeggenschap elkaar gedurende het gehele proces informeren over ontwikkelingen in en voortgang van de reorganisatie. Werkwijze reorganiseren Een reorganisatie is een interne aangelegenheid waarbij de organisatie volgens regels en richtlijnen dient te handelen. De werknemersorganisaties in het Lokaal Overleg (LO) en de medezeggenschap worden in een vroegtijdig stadium schriftelijk in kennis gesteld van een voornemen tot reorganisatie zodat zij weten wat er speelt. Voordat het voornemen tot reorganisatie aan het LO en de medezeggenschap wordt gemeld (overeenkomstig art 9.2 lid 1 van de CAO NU en volgens het format zoals als bijlage 2 aan deze procedure is gehecht), stemt de decaan of beheerder UD met het CvB af op welk niveau besluitvorming plaatsvindt (niveau decaan, beheerder UD danwel CvB). In het voornemen tot reorganisatie wordt een voorstel gedaan voor de te volgen besluitvormingsprocedure, inclusief medezeggenschapstraject, hetgeen vervolgens wordt afgestemd met de medezeggenschap. Relevante elementen om te bepalen op welk niveau besluitvorming plaatsvindt, zijn: - de verandering beperkt zich tot één beheerseenheid (faculteit of UD) of strekt zich over meerdere beheerseenheden uit. Indien de verandering zich over meerdere beheerseenheden uitstrekt, is er sprake van een reorganisatie waarover besluitvorming op het niveau van het CvB plaatsvindt; - de impact van de verandering is wezenlijk voor de TU Delft als geheel. In deze gevallen is er eveneens sprake van een reorganisatie waarover besluitvorming op het niveau van het CvB plaatsvindt. Indien er sprake is van een reorganisatie waarover het CvB besluit, dan is de OR in beginsel de overlegpartner. Is er sprake van een reorganisatie waarover de decaan danwel beheerder UD besluit, dan is in beginsel de betreffende OdC de overlegpartner. In voorkomende gevallen kan de medezeggenschap besluiten tot een andere samenstelling van medezeggenschapsoverlegpartner (bv een mengvorm van OdC en OR).
1
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014 Typering reorganisaties In geval van een voorgenomen besluit m.b.t. een reorganisatieplan1 dat adviesplichtig is in de zin van artikel 25 WOR, vindt een adviesaanvraag aan de medezeggenschapplaats. Om inzichtelijk te maken wat binnen de TU Delft wordt verstaan onder een reorganisatie wordt de volgende typering gehanteerd, welke in bijlage 1 in schema is uitgewerkt:
Type 1 Dit betreft wijzigingen in de organisatie van een beheerseenheid - die niet vallen onder artikel 25 WOR; - waarover de decaan of beheerder UD bevoegd is te besluiten en - waarover de medezeggenschap niet geïnformeerd hoeft te worden. Een voorbeeld van dit type verandering is bijvoorbeeld een individuele bevordering met aanpassing van functie/functieprofiel, een individuele aanpassing van de functieomvang. Het moet gaan om kleine/individuele veranderingen die geen impact hebben op de rest van het organisatieonderdeel. In dit geval is er geen sprake van een reorganisatie (als bedoeld in artikel 25 WOR en artikel 9.1 CAO NU). Type 2 Dit betreft wijzigingen in de organisatie van een beheerseenheid - die niet vallen onder artikel 25 WOR; - waarover de decaan of beheerder UD bevoegd is te besluiten en - waarover het bevoegde medezeggenschapsorgaan (lees: OdC) geïnformeerd wordt. Een voorbeeld van dit type verandering is bijvoorbeeld een individuele functietoevoeging ofopheffing , het verplaatsen van een sectie binnen een faculteit (incl. eventuele wijziging in gezagsverhoudingen), een herschikking van functies waarbij de betrokken medewerkers akkoord zijn met de wijzigingen (geen dreigende boventalligheid). In deze gevallen is er geen sprake van een reorganisatie als bedoeld in artikel 25 WOR en artikel 9.1 CAO NU, maar wordt de betreffende OdC wel geïnformeerd en kan desgewenst besproken worden. Type 3 Dit betreft wijzigingen in de organisatie van een beheerseenheid - die onder artikel 25 WOR vallen; - waarop H9 CAO NU van toepassing is; - waarover de decaan of beheerder UD bevoegd is te besluiten. Dergelijke veranderingen zijn reorganisaties met directe en ingrijpende rechtspositionele gevolgen voor werknemers als genoemd in artikel 9.1 CAO NU. De vakbonden in het LO en de medezeggenschap worden in een vroegtijdig stadium door het CvB conform artikel 9.2 CAO NU van het voornemen in kennis gesteld. Na het in kennis stellen van het voornemen vraagt de decaan of beheerder UD over het uiteindelijke reorganisatieplan advies van de medezeggenschap.. Type 4 Dit betreft wijzigingen in de organisatie van de universiteit - die meerdere beheerseenheden betreffen of waarvan de impact wezenlijk is voor de TU Delft als geheel; - die onder artikel 25 WOR vallen; - waarop H9 CAO NU van toepassing is en - waarover besluitvorming aan het CvB voorbehouden is
1
Daar waar in dit document reorganisatieplan voorkomt, wordt gedoeld op reorganisatieplan inclusief oud/nieuw vergelijking.
2
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014 Dergelijke veranderingen zijn reorganisaties met directe en ingrijpende rechtspositionele gevolgen als genoemd in artikel 9.1 CAO NU. De vakbonden in het LO en de medezeggenschap worden in een vroegtijdig stadium door het CvB conform artikel 9.2 CAO NU van het voornemen in kennis gesteld. Na het in kennis stellen van het voornemen vraagt het CvB over het uiteindelijke reorganisatieplan advies van de medezeggenschap.
Verschillen type 3 en type 4 reorganisaties Reorganisaties van het type 3 en type 4 verschillen in die zin van elkaar dat besluitvorming over een type 3 reorganisatie door de decaan danwel beheerder UD plaatsvindt. Besluitvorming over een type 4 reorganisatie is voorbehouden aan het CvB. Binnen de type 3 en type 4 reorganisaties is vervolgens nog een onderscheid aangebracht dat verband houdt met het uiteindelijke reorganisatieplan. In deze reorganisatieprocedure zijn het voornemen tot reorganisatie en de totstandkoming van het feitelijke reorganisatieplan uit elkaar gehaald. Op het moment van in kennis stellen van de vakbonden in het LO en de medezeggenschap van een voornemen tot reorganisatie ex artikel 9.2 CAO NU (de zgn. melding) zijn in veel gevallen aard/omvang en financiële/formatieve randvoorwaarden nog niet volledig uitgekristalliseerd. Om die reden is ervoor gekozen om het LO en de medezeggenschap in een vroegtijdig stadium te informeren over een op handen zijnde reorganisatie middels een format, welke als bijlage 2 bij deze reorganisatieprocedure is gevoegd. Het in een vroegtijdig stadium melden van een voorgenomen reorganisatie heeft als voordeel dat er richting LO en medezeggenschap transparantie is over de bewegingen die gaande zijn en dat vaststaat welk sociaal beleid op de aanstaande reorganisatie van toepassing is. Anderzijds wordt hierdoor ruimte gecreëerd voor het voeren van gesprekken met bij de voorgenomen reorganisatie betrokken medewerkers en hen te informeren over de ontwikkelingen in de planvorming en mogelijke consequenties van de reorganisatie.. Indien in de fase tussen melding en reorganisatieplan tot een voor beide partijen acceptabele oplossing wordt gekomen, heeft dit effect op het uiteindelijke reorganisatieplan en het in te zetten vervolgproces. Indien bij een type 3 en 4 reorganisatie tussen het moment van het in kennis stellen van de voorgenomen reorganisatie en het opstellen van het feitelijke reorganisatieplan met betrokkenen tot overeenstemming wordt gekomen over de gevolgen van het reorganisatieplan, dan volstaat een zogenaamde verkorte procedure. Indien met betrokkenen niet tot overeenstemming wordt gekomen en de reorganisatie leidt tot boventalligheid, dan volgt een volledige procedure. Reorganisaties waarbij een verkorte procedure doorlopen wordt, zijn getypeerd als type 3a en 4a. Bij deze typen volstaat het om de voorgenomen reorganisatie in een vroegtijdig stadium te melden aan LO en medezeggenschap, de medezeggenschap gaande het proces te informeren over de voortgang, en over het uiteindelijke reorganisatieplan overleg te voeren met en advies te vragen aan de medezeggenschap. Na vaststelling van het reorganisatieplan kan tot uitvoering van de reorganisatie worden overgegaan. Reorganisaties waarbij een volledige procedure doorlopen wordt, zijn getypeerd als type 3b en 4b. Bij deze typen wordt de voorgenomen reorganisatie eveneens in een vroegtijdig stadium gemeld aan het LO en de medezeggenschap. Over het reorganisatieplan wordt overleg gevoerd met en advies gevraagd aan de medezeggenschap. Vervolgens wordt een personeelsplan opgesteld conform de Plaatsingsprocedure TU Delft. Voorafgaand aan het plaatsingsproces wordt een moment ingeruimd voor het vaststellen van de functies c.q. werkzaamheden in de oude organisatie. Eerst na vaststelling van het personeelsplan kan tot uitvoering van de reorganisatie worden overgegaan.
3
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014 Stappenplan Voor de te doorlopen stappen bij reorganisaties van het type 3 (a en b) en type 4 (a en b) is een stappenplan opgesteld (zie volgende pagina). Bij veranderingen van het type 1 en 2 is de werkwijze voor de beheerder vormvrij.
4
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014 stap Actie 1 Het CvB of decaan/beheerder achten een reorganisatie binnen een of meerdere onderdelen van de TU Delft noodzakelijk. 2 CvB en decaan/beheerder treden in overleg en bepalen aan de hand van aard en omvang van de reorganisatie wie bevoegd is over de reorganisatie te besluiten. 3 Er wordt een voornemen tot reorganisatie geformuleerd conform het format zoals dat als bijlage 2 aan deze procedure is gehecht. De medewerkers uit het bij de reorganisatie betrokken onderdeel/betrokken onderdelen worden in algemene zin geïnformeerd over de ontwikkelingen. 4 Van het voornemen tot reorganisatie worden de vakbonden in het LO en de medezeggenschap schriftelijkin kennis gesteld. Op basis van deze informatie kiest de medezeggenschap de gewenst medezeggenschapsconfiguratie (OdC, OR danwel mengvorm) en stemt dit af met de bestuurder. 52 Na melding van het voornemen wordt met de bij de reorganisatie betrokken medewerkers meer specifiek gesproken over de ontwikkelingen en mogelijke consequenties van de reorganisatie. Parallel hieraan wordt het reorganisatieplan opgesteld. Gaande dit proces wordt de medezeggenschap geïnformeerd over de voortgang 6 Het CvB danwel decaan/beheerder neemt een voorgenomen besluit over het reorganisatieplan. 7 Het voorgenomen besluit m.b.t. het reorganisatieplan wordt ter advisering aan het betreffende medezeggenschapsorgaan voorgelegd. Het LO krijgt hiervan tegelijkertijd een kopie. 8 Tussen CvB danwel tussen decaan/beheerder en medezeggenschap vindt overleg plaats over de adviesaanvraag 9 Het betreffende medezeggenschapsorgaan brengt advies uit 10 Na het adviestraject vindt definitieve besluitvorming over het reorganisatieplan plaats Indien sprake is van een reorganisatie van het type 3a of 4a houdt het proces na stap 10 op en vindt verdere uitvoering van de reorganisatie binnen de eenheid plaats. Betrokken medewerkers ontvangen een definitief besluit over hun positie. Indien sprake is van een reorganisatie van type 3b of 4b dienen de volgende stappen nog doorlopen te worden. Deze stappen spelen echter geen rol meer bij het adviestraject van de medezeggenschap, noch in het overleg met de vakbonden in het LO. Eventueel is hier een rol voor vakbonden weggelegd in het kader van individuele belangenbehartiging. 11
12
13
Gelijktijdig met of na het reorganisatieplan wordt een concept-personeelsplan opgesteld. Dit concept geeft aan welke voorgenomen beslissingen er zijn t.a.v. de betrokken medewerkers (plaatsing of geen plaatsing in de nieuwe organisatie) Het concept-personeelsplan wordt vervolgens voor een advies voorgelegd aan de plaatsingsadviescommissie (PAC). De commissie toetst marginaal (waaronder o.m. de ontslagvolgorde als bedoeld in artikelen 9.9 en 9.10 CAO NU) en adviseert over de vraag of de oud/nieuw vergelijking en het concept-personeelsplan objectief en zorgvuldig tot stand zijn gekomen De betrokken medewerkers worden individueel geïnformeerd over het ten aanzien van hem/haar in het personeelsplan vermelde, inclusief de voorgenomen beslissing m.b.t. hun
2
Voorafgaand aan het plaatsingsproces dient een stap ingebouwd te worden voor het inventariseren en vaststellen van de functies c.q. werkzaamheden in de oude organisatie. Deze stap dient in ieder geval bij wijzigingen van het type 3b en 4b gezet te worden, en dan bij voorkeur rond stap 5 aangezien het vaststellen van functies en werkzaamheden t.b.v. de oud-nieuw vergelijking is.
5
Vastgesteld in CvB-vergadering d.d. 8 juli 2014, na instemming OR d.d. 4 juli 2014
14
15 16
rechtspositie, gevolgen en van toepassing zijnde termijnen. Een betrokken medewerker kan desgewenst inzage verkrijgen in de voor zijn/haar positie van belang zijnde gegevens in het personeelsplan ten opzichte van andere medewerkers, bv in verband met ontslagvolgorde. De betrokken medewerkers worden ex art. 9.7 CAO in de gelegenheid gesteld om op het ten aanzien van hem/haar in het personeelsplan vermelde, inclusief de voorgenomen beslissing m.b.t. hun rechtspositie, hun reactie kenbaar te maken. Met meeweging van eventueel ingediende zienswijzen van medewerkers vindt vervolgens definitieve besluitvorming over het personeelsplan plaats De betrokken medewerkers ontvangen het definitieve besluit over hun rechtspositie (plaatsing of geen plaatsing), inclusief informatie over datum ingang nieuwe organisatie en eventueel datum boventalligheid c.q. toepasselijkheid van sociaal plan.
Bijlages: Bijlage 1 - Schema reorganiseren Bijlage 2 - Format melding
6
