NEPTUN EFTR 2.7 Rendszerleírás NEPTUN EFTR (Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer)
Budapest, 2003
NEPTUN EFTR 2.7 RENDSZERLEÍRÁS TARTALOMJEGYZÉK 1.
NEPTUN EFTR (EGYSÉGES FELSŐOKTATÁSI TANULMÁNYI RENDSZER).....................................3
2.
A NEPTUN EFTR 2.7 RENDSZER MODULJAI. ............................................................................................4 2.1. A NEPTUN_GÓLYA FELVÉTELI -GÓLYA KONVERTÁLÓ- MODUL. ...........................................................4 2.2. A NEPTUN_TÖRZS RENDSZERADMINISZTRÁCIÓS MODUL .......................................................................4 2.2.1. Ügyviteli adminisztráció ........................................................................................................................4 2.2.2 Oktatásszervezési feladatok, az Intézmény oktatási struktúrájának generálása: ................................5 2.2.3. Az Intézmény struktúrájának generálása .............................................................................................6 2.2.4. Adatbázis karbantartás, archív állományok lekezelése.........................................................................6 2.3. A NEPTUN_DIÁK A DIÁKIGAZOLVÁNNYAL KAPCSOLATOS ADMINISZTRÁCIÓ ........................................7 2.4. A NEPTUN_ADMIN ÜZEMELTETŐI ADMINISZTRÁCIÓS MODUL. ..............................................................7 2.4.1. Paraméterek beállítása. .........................................................................................................................7 2.4.3. Adatbázis karbantartás, archív állományok lekezelése.........................................................................7 2.4.3. Adatbiztonsági funkciók. Logolások kezelése. ......................................................................................7 2.5. NEPTUN_ÓRAREND ÓRARENDKÉSZÍTŐ MODUL .....................................................................................8 2.5.1. Az órarendek szerkesztését szolgáló modul. ..........................................................................................8 2.5.2. Az órarendek lekérdezését szolgáló modul...........................................................................................8 2.5.3. Nyomdakész órarend nyomtatása..........................................................................................................9 2.6. NEPTUN_TEREM TEREMNYILVÁNTARTÓ MODUL....................................................................................9 2.6.1. Teremnyilvántartás. ...............................................................................................................................9 2.6.2. Automatikus vizsgateremkiosztó modul. ...............................................................................................9 2.7. A NEPTUN_PÉNZÜGY A PÉNZÜGYI MODUL (KI-ÉS BEFIZETÉSEK)..........................................................9 2.7.1. Pénzügyi kódok karbantartása. .............................................................................................................9 2.7.2. A pénzügyi rendszer befizetései. ............................................................................................................9 2.7.3. Pénzügyi kifizetések alrendszer ...........................................................................................................10 2.7.4. Konverterek..........................................................................................................................................11 2.7.5. Pénzügyi adatok archíválása. ..............................................................................................................11 2.8. NEPTUN_HALLGATÓI HALLGATÓI MODUL ..........................................................................................12 2.8.1 Hallgatói adatok...................................................................................................................................12 2.8.2. Tanulmányi adminisztráció lebonyolítása, tárgyfelvétel. ...................................................................12 2.8.3. Vizsgajelentkezési procedúra,-vizsgákra fel ill. leiratkozás. Vizsgainformációk ...............................12 2.8.4. Pénzügyi szolgáltatások. (gyüjtőszámlás Intézményi megoldás esetén)...........................................12 2.8.5. Intézményi általános információk.......................................................................................................13 2.9. A NEPTUN_TANSZÉKI TANSZÉKI MODUL. .................................................................................................13 2.9.1. A tanszék alapadatait, leírását tartalmazza.........................................................................................13 2.9.2. A tanszék hallgatói...............................................................................................................................13 2.9.3. A tanszék oktatói ..................................................................................................................................13 2.9.4. A tanszék tárgyai..................................................................................................................................14 2.9.5. Oktatók órarendje. ...............................................................................................................................14 2.9.6. Intézményi általános információk.......................................................................................................14 2.9.7. Tanszéki publikációk bevitele, és megjelenítése..................................................................................15 2.10. NEPTUN_STATISZTIKA STATISZTIKAI ÉS ADATSZOLGÁLTATÁSI MODUL .......................................15 2.10.1 Minisztériumi statisztikák. ...................................................................................................................15 2.10.2 Intézményi statisztikák.........................................................................................................................15 2.10.3 Adatszolgáltatás más rendszer számára (APEH, Könyvtár, Gazdasági rendszer).............................15
3. EGYÉB ADATKEZELÉSI KÖVETELMÉNYEK .............................................................................................15 3.1 3.2 3.3. 3.4.
SZŰRÉSEK, LISTÁK.......................................................................................................................................15 NYOMTATÁSOK............................................................................................................................................16 SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSE..................................................................................................................16 STATISZTIKAI LEKÉRDEZÉSEK ....................................................................................................................16
SDA Stúdió Kft.
2. oldal
1.
NEPTUN EFTR (Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer)
A NEPTUN EFTR Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer a felsőoktatási intézmények (egyetemek, főiskolák) hallgatói adminisztrációját, oktatási, oktatás szervezési feladatainak regisztrálását és információs rendszerét hivatott ellátni. A NEPTUN EFTR Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer egy komplex informatikai rendszer, a felsőoktatási intézményekben általánosan használható, alakítható formájú, figyelembe veszi az Intézményi specifikus sajátosságokat is. NT, SUN Solaris operációs rendszerrel, Delphi 5.0 alatt fejlesztett kliensekkel és WEB szerverrel Window-os és Web-es szolgáltatásokat nyújt, a rendszer motorja az ORACLE 8.1.7 adatbázis szerver vagy MSSQL szerver. Az Intézményekben azonos jogszabályi környezet mellett intézményenként eltérő oktatási rendszereket képes kezelni, mint például tantervi hálós, és kredit rendszerű valamint vegyes oktatási rendszereket is. A gyakori jogszabályi változásokat a NEPTUN EFTR Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer részben a rendszeren belül rugalmasan tudja követni a megfelelően beépített szabályrendszer átírásával, vagy átprogramozásával (FDL,Metanyelv). A NEPTUN EFTR Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer modulos felépítésű, egyes moduljai differenciáltan hozzáférhetők, jogosultságok szerint önállóan kezelhető információs rendszer. Rendszertechnikailag egy központi ORACLE adatbázis köré szerveződő több, funkcionálisan szorosan összetartozó, együttműködő modulból épül fel. Az intézmények belső igényein túlmenően lehetőséget biztosít az információszolgáltatásra az irányító szervek, hatóságok, a tanulmányi partnerek adatszolgáltatási igényeinek kielégítésére is. NEPTUN EFTR moduljai: NEPTUN_GÓLYA Felvételi -Gólya konvertáló modul NEPTUN_TÖRZS Rendszeradminisztrációs modul • Ügyviteli adminisztrációs alrendszer • Oktatásszervezési adminisztrációs alrendszer NEPTUN_PÉNZÜGY Pénzügyi modul • Kifizetések alrendszer • Befizetések alrendszer • Banki alrendszer • GMF (pénzügyi paraméterek beállítása alrendszer) • Konverterek(GIRO, Banki) NEPTUN_DIÁK Diákigazolványt nyilvántartó modul. NEPTUN_DIÁKHITEL Diákhitelt nyilvántartó modul. NEPTUN_ADMIN Üzemeltetői adminisztrációs modul • Paraméterek beállítása • Archív állományok lekezelése • Logolások kezelése NEPTUN_ÓRAREND Órarendkészítő modul NEPTUN_TEREM Terem nyilvántartási modul NEPTUN_HALLGATÓI Hallgatói modul NEPTUN_TANSZÉKI Tanszéki modul NEPTUN_STATISZTIKA Statisztikai és adatszolgáltatási modul • Minisztériumi statisztikák, adatszolgáltatás más rendszereknek • Intézményi statisztikák.
A modulok és alrendszerek együttesen integrált informatikai szolgáltatásokat nyújtanak.
SDA Stúdió Kft.
3. oldal
2. 2.1. • • • •
2.2.
A NEPTUN EFTR 2.7 rendszer moduljai.
A NEPTUN_GÓLYA felvételi -Gólya konvertáló- modul. A felvett hallgatók adatainak átkonvertálása az Országos Felsőoktatási Felvételi Információs rendszerből (OFFI) A Gólya konverter a felvettek törzsadatait a képzési kapcsolattal és a pénzügyi státusszal együtt a NEPTUN EFTR programba teszi át. Fellebbezéssel bekerült hallgatók Intézményi hatáskörben kerülnek be a felvettek közé. Gólya tábla törlése az új felvételizők lekezelése előtt.
A NEPTUN_TÖRZS rendszeradminisztrációs modul
2.2.1. Ügyviteli adminisztráció Egyének, paraméterek, információk • • • • • • •
A rendszer felhasználóinak felvitele jogosultságok adásával egyén azonosító generálásával. Felhasználók létrehozása, megszüntetése, adataik, jogosultságaik módosítása Egyes törzsadatok ellenőrzése (Adószám, TAJ szám, Bankszámlaszám ellenőrzés) TO ügyintézőhöz hallgatói csoport (képzés, szak, évfolyam, csoport) hozzárendelése, megszüntetése. Hallgató törzsadatainak nyilvántartása, új adatok felvitele. Hallgatói igazolások, dokumentumfajták, szerkeszthetők. Szövegük szerkesztése szabadon megszabott változók felhasználásával történik. A változók értéküket a dokumentumok nyomtatásakor, az adott hallgatóra érvényes adatok alapján kapják. Általános lekérdezések létrehozása, tárolása, átadása más felhasználónak. Üzenet, információ küldése hallgatóknak Lehetséges kiválasztott hallgatói csoportok részére üzenetek, hirdetmények közzététele.
Hallgatóval kapcsolatos adminisztratív feladatok: • • • • •
• • •
Hallgató felvétele, globális törzsadatok felvitele, NEPTUN azonosító generálása. Hallgató képzéshez rendelése. Képzés_hallgatói tanulmányi adatok kitöltése. Regisztrált hallgató nyilvántartása képzéshez rendelve. Átiratkozó hallgatónál előtanulmányok beszámítása, akkreditált tárgyak felvitele. Hallgató iratkoztatása adott félévre (kredit rendszerű, ill. hagyományos képzés esetén). Jogállás státuszának, tanulmányi, pénzügyi státuszainak beállítása. Hallgatói tárgyfelvétel, előzetes és a végleges Intézményi szabályozás szerint.(TVSZ) Hallgató, tárgy, kurzus, (képzés, szakirány, szakpár) órarendjének összeállítása, módosítási lehetősége. Hallgatóknak adott félévre történő vizsgákra jelentkezését Intézmény specifikusan lehet megoldani. Hallgatók tanulmányi státuszának ellenőrzése a mérföldkövek alapján. Hallgatói jogviszony, hallgatói befizetések igazolásának kiadása a rendszerből. Oklevél mintalap, egyéb dokumentumok nyomtatása paraméterezhetően, szerkeszthető módon.
SDA Stúdió Kft.
4. oldal
• • •
• • • • • • • •
Hallgató helyett a TO ügyintéző a hallgató nevében annak befizetési kötelezettségeit a rendszerben rögzítheti. Hallgatói érdemjegyek nyilvántartása, évközi és félévvégi jegyek tárgyankénti bevitele a vonatkozó kurzusoknál. Félévzárás: a tárolt érdemjegyek ellenőrzése, index ellenőrzése, átlagszámítás, archiválás, törzskönyvek nyomtatása. Az átlagszámítás Intézmény specifikus, egy intézményben a hagyományos ill. kreditrendszerű képzéseken a képzés típusától függően egyforma. Tanulmányi átlag, görgetett átlag, ösztöndíjindex számítás és egyéb algoritmusok beállítása Intézmény specifikusan. (adatbázisfüggvényekből) Mérföldkő ellenőrzéskor a feltételeket nem teljesítő ill. a teljesítő hallgatók listázása. Képzésenként az előkövetelmények teljesítésének ellenőrzésekor a nem teljesítő hallgatókat a tárgyakkal együtt jeleníti meg a program, és jelzi a hallgató felé. Szakirány, modulválasztás támogatása, rangsorfüggvény előállítása. Végzett hallgatók adatainak archiválása, végbizonyítvány, oklevél kiadása. Hallgatói eredmények nyilvántartása az index archív táblában. Egyének jogosultságtól függő tájékozódása a NEPTUN EFTR rendszerből az adatvédelmi törvény betartásával. Nézegetős user generálása. A felhasználói jogosultságtól függően adatok listás vagy statisztikai kiértékelés formában lekérdezhetők. Jegyzetellátó, Könyvtár, Kollégium részére hozzáférési lehetőséget biztosít szabályozott formában.
Hallgatók csoportos átmozgatása • Adott képzéshez tartozó hallgatói csoport átmozgatása más képzésre, a hallgató-képzés relációhoz tartozó adatok megtartásával. • Kurzusra jelentkezett hallgatói csoport átmozgatása más kurzusra. Speciális műveletek elvégzése: • Hallgató adott képzésének törlése, a képzésre vonatkozó minden adatával. • Hallgató archiválatlan félévének törlése, minden adatával, • Hallgató archivált félévi adatainak módosítása (SQL -ből). 2.2.2 • • • • • • • •
Oktatásszervezési feladatok, az Intézmény oktatási struktúrájának generálása: Új képzés felvitele, módosítása, a képzéshez tartozó követelményrendszer megadása. A képzés időszakainak nyilvántartása: pl. szorgalmi, vizsga, tárgyfelvételi időszakok. Új meghirdetett tárgyhoz, tárgycsoporthoz kódgenerálás, aktivizálás, a tárgy képzésekhez rendelése. Tárgyak tárgycsoportba rendezése. (Különböző szempontok szerint a későbbi felhasználáshoz) Tárgyak kurzusainak félévenkénti meghirdetése, a kurzus paramétereinek beállítása. Képzésenként a mérföldkövek megfogalmazása. (A követelményrendszer megfogalmazása a mérföldkő) Képzésenként a Mintatanterv (hálóterv, modultanterv) és a szakirányok felvitele. Képzéshez tartozó mintatantervek és a szakirány mintatantervek tárgyainak felvétele.
SDA Stúdió Kft.
5. oldal
Tárgyak kapcsolódása: • Tárgyak, tárgycsoportok képzéshez való hozzárendelése, kapcsolat megszüntetése. • Adott szervezeti egységhez tartozó tárgyak átmozgatása más szervezeti egységhez, a tárgyakhoz kapcsolódó adatok megtartásával. • Tantárgy törlése kurzusadataival. (SOL-ből) 2.2.3. Az Intézmény struktúrájának generálása Szervezeti egységekre vonatkozó adatok karbantartása • Karok, intézetek, tanszékek, hivatalok és egyéb szervezeti egységek létrehozása, törlése, adataik módosítása. • Szervezeti egységek teremadatainak karbantartása (tulajdonos, felszereltség). Egyén hozzárendelése szervezeti egységhez, hozzárendelés megszüntetése. • Módosítási lehetőség mind az egyén oldaláról, mind a szervezeti egység oldaláról. • Csoportos hozzárendelés és megszüntetés biztosítása. Adott szervezeti egységhez rendelt
egyének átmozgatása más szervezeti egységhez. 2.2.4. Adatbázis karbantartás, archív állományok lekezelése. Belső archiválás és technikai archiválás külső adathordozóra •
A hallgató adatainak teljes körű belső archív állományba helyezése (Végzettek, eltávozottak, elbocsátottak, passzívak stb. archív állományba helyezése törzsadataival, féléves adataival együtt). • Az Intézményből véglegesen kikerülő egyének meghatározott adatainak exportálása ’technikai archíválása’ külső adathordozóra.
Az állományok olyanok, hogy azok a NEPTUN EFTR-ből exportálhatók, külső adathordozóra átvihetők megadott formátum szerint. Tárgyak, tárgycsoportok bizonyos adatainak exportálása külső adathordozóra. • Intézményi nyilvántartáshoz, tanszéki, oktatói terhelések stb. szempontjából, adatok exportálása közvetlenül a félévzárás után.
SDA Stúdió Kft.
6. oldal
2.3. A NEPTUN_DIÁK a diákigazolvánnyal kapcsolatos adminisztráció • • •
Az igénylőlap, ideiglenes igazolvány, és diákigazolvány kiadásához, félévenkénti érvényesítéséhez szükséges bizonylatok adminisztrálása. Listák elkészítése és adatrögzítési feladatok ellátása. Az igazolvány autentikálása, valamint a diákigazolvány érvényesítése
2.4. A NEPTUN_ADMIN üzemeltetői adminisztrációs modul. 2.4.1. Paraméterek beállítása. • •
Rendszerparaméterek karbantartása. A rendszer működési paramétereinek megadása. Kódtábla elemeinek létrehozása, módosítása, törlése.
2.4.3. Adatbázis karbantartás, archív állományok lekezelése. Feleslegessé vált adatok törlése. Adatok karbantartása. • • • • •
Tantárgyak korábbi félévi kurzusainak törlése (időponti adatok stb.) Felszaporodott tárgycsoportok végleges törlése a rendszerből. Régi tárgyak törlése a rendszerből. Felesleges egyének törlése. Felesleges vizsgakiírások törlése. (Az elmúlt vizsgaidőszak vizsgaidőpontjainak, vizsgajelentkezéseinek törlése) • Felesleges szakirány választások törlése. • Felesleges vizsgajelentkezések törlése. • Korábbi félévek (egy évnél korábbi) órarendi adatainak és előző félévi teremfoglaltságainak csoportos törlése.
2.4.3. Adatbiztonsági funkciók. Logolások kezelése. NEPTUN EFTR hozzáférés vezérlése • Hozzáférési hely korlátozása felhasználónként és jogosultsági szintenként. (Üzemeltetés) • Modulok használatának korlátozása hozzáférés helye szerint. (Üzemeltetési feladat) • Adott jogosultságú konkurens belépők maximális számának korlátozása. (SQL-ből) Naplózás (SQL-ből) (Üzemeltetési feladatok) • Megadott adattábla módosításának naplózása. • Kiválasztott felhasználó tevékenységének nyomon követése. • Naplófájl kiértékelésének támogatása: szűrés különböző szempontok alapján, statisztika készítés. • Felhasználói profilt megsértő viselkedés naplózása. • Adott jogosultsági szinttel rendelkező felhasználók első és utolsó belépési idejének rögzítése, belépési pontonként és jogosultsági szintenként. • Szűrések, listák készítése hallgatói felhasználó tevékenységéről. • Logolási adatok mentése, logolási adatok rendszerből való kikerülése.
SDA Stúdió Kft.
7. oldal
Megbízhatóság elemzés, hibakeresés (Üzemeltetési feladatok) • Erőforrások kihasználtságának és teljesítményének monitorozása • Eredmények kiértékelésének támogatása
2.5. NEPTUN_ÓRAREND órarendkészítő modul Az órarendkészítők a tanszékekkel és karokkal egyeztetve készítik egy adott félév meghirdetett tárgy-kurzusainak teljes órarendi és terembeosztását az oktatott tárgyak kurzusai, oktatói, kurzus időpontja, terem, és becsült létszám vonatkozásban. 2.5.1. Az órarendek szerkesztését szolgáló modul. • • • •
• • • • • • • • • •
Az órarendek csoportosítása adott hierarchia szerint név és kód megadással, félév megjelöléssel. (kar, tagozat, képzési forma, szak, csoport, képzés tárgyai az adott félévben). Az órarendkészítéshez könnyen kezelhető, jól áttekinthető és szerkeszthető képernyőfelületet biztosít. Kiválaszthatók azok a tárgyak, tárgycsoportok, amelyek egy meghatározott hallgatói csoport órarendjébe kerülnek. Az órarendek egyedi azonosítóval rendelkezzenek. A szerkesztendő órarendben kurzusok lehívhatók: órarendből, tárgycsoportból, tárgyakból, kurzusok közül. A kurzusokból egyesével, vagy csoportosítással órarendi blokkot képezve azok az óratáblára feltehetők. Az órarendcsoport valamennyi tagjába a blokk másolható, egy órarenden belül a blokk mozgatható. Az óratáblára feltett blokkokhoz az ütközések ellenőrzése az órarend szerkesztése folyamán (oktató, terem, hallgatói csoport vonatkozásában) lehetséges. Teremválasztáskor felkínálja a rendelkezésre álló szabad termek, illetve foglalt termek áttekintő listáját. Biztosítja a blokkos, páros/páratlan vagy teljes időszakra szóló kijelölési lehetőséget. Biztosítja a szerkesztés közben elkészült órarendi blokkok grafikus megjelenítését. Kész órarendek, részórarendek másolása, továbbszerkesztése lehetséges. Biztosítja az elkészült órarendek lezárását. Biztosítja a tárgyak, kurzusok, órarendek behívását, további szerkesztését. Órarendi tételek összeállítása, táblára való feltétele. Ütközések lekérdezhetősége. Órarendi tételekben szereplő címek módosíthatósága, kurzusok már megadott termeinek törlése, újrafelvétele. Félévkezdéskor a nem induló kurzusok törlése az órarendből minden kapcsolódásával.
2.5.2. Az órarendek lekérdezését szolgáló modul • • • •
Az elkészített órarendi egységek (mintatanterv szerinti, képzésenkénti, évfolyami vagy csoportonkénti, szakirányonkénti bontásban, oktatói, tanszéki, terem szerinti, stb. bontás) lekérdezhetősége. Elkészült órarendek (hallgatói csoport, oktatói, terem, tanszéki órarendek) átvitele statikus HTML formátumba, WEB-re kitehető. Órarend alapján nyilvántartás és adatszolgáltatás külső rendszer számára. Az órarendi táblák Excel táblákba kivihetők, további megjegyzésekkel az órarendi tételek kiegészíthetők.
SDA Stúdió Kft.
8. oldal
2.5.3. Nyomdakész órarend nyomtatása. • Órarendhez kapcsolódó hallgatókat érintő információk szerkesztése.
• Csoport órarendek órarendi táblájának nyomtatása. • Csoport órarendek listázása, nyomtatása. • Tárgyakhoz tartozó jegyzetek listájának nyomtatása a megszerkesztett órarend alapján. 2.6. NEPTUN_TEREM teremnyilvántartó modul. 2.6.1. Teremnyilvántartás. • • • • • • • •
Teremadatok karbantartása. Termek felvitele az adatbázisba, attribútumainak nyilvántartása. Teremfunkciók nyilvántartása, teremtulajdonosok nyilvántartása, felszereltség. Termek időtartamhoz és karhoz, ill. tanszékhez kötött kizárólagos használati joga. Órarendi és vizsgatermek nyilvántartása órarendi és vizsgafoglalás alapján. Egyéb foglaltságok bevezetése a teremnyilvántartóba. Intézményi teremigények kielégítése teremkezeléssel, időpont és foglaltság feltüntetésével. Keresési lehetőségek kialakítása teremfoglaltságra. Szorgalmi időszakra teremórarendek lekérdezése. Megfelelő szabad termekből választva a teremigénylés megadható páros, páratlan, ill. mindkét oktatási- vagy naptári hetekben ill. dátumtól-dátumig tartó órákban is.
2.6.2. Automatikus vizsgateremkiosztó modul. • • • • •
Teremcsoportok kialakítása, tanszékekhez rendelése. Nagytermek igénylésének kigyűjtése, automatikus teremkiosztás indítása. Közepes termek igénylésének kigyűjtése, automatikus teremkiosztás indítása. Kis termek igénylésének kigyűjtése, automatikus teremkiosztás indítása. Egyedi teremkeresés, teremválasztás.
2.7.
A NEPTUN_PÉNZÜGY a pénzügyi modul (ki-és befizetések)
A modul alkalmas a hallgatók részére történő adómentes kifizetések és a hallgatók befizetési kötelezettségeinek bonyolítására és nyilvántartására. 2.7.1. Pénzügyi kódok karbantartása. • • • •
Intézményi pénzügyi kód és jogcímlista, érvényességi időtartamokkal, intézményi, kari ill. képzési vonatkozásokkal. Tandíj, költségtérítés, modulismétlés stb. Képzésenként több jogcím megadási lehetősége IV díjak, pótlási díjak. Számonkérés típusától függő díjtételek megadási lehetősége képzésenként. Szolgáltatások pénzügyi jogcímei, érvényességük.
2.7.2. A pénzügyi rendszer befizetései. •
A befizetések esetében a rendszer rögzíti a befizető és teljesítő azonosítóját, a befizetés időpontját, jogcímét, a befizetés típusát (Készpénz, átutalás, csekk, stb.), a befizetett összeget.
SDA Stúdió Kft.
9. oldal
• • • • • • • •
Ha a befizetés tantárggyal kapcsolatos, akkor annak a kódját. A pénzügyi modul számonkérési típustól függő iv befizetési díjak lekezelése képzésenként. Postai hallgatói csekkes befizetések kezelése. A vizsga és különeljárási díj-befizetéseknek lekérdezése a tanszéki és tanulmányi osztályi ügyintézők részéről. A pénzügyi modulban költségtérítési és tandíj valamint képzési időn túli térítési díj lekezelése. Adóigazolás nyomtatási lehetősége. A kedvezményt igénybevevő adatainak bevitele név, lakhely, születési dátum, adószám megadásával ill., Számlás költségtérítés, tandíj esetén számlanyomtatás Cég neve, telephelye adószáma megadásával. Nyomtatási lehetőség kialakítása egyenként és csoportosan változók felhasználásával szerkesztett nyomtatványra. Adójóváírásra jogosító tandíjbefizetés nyilvántartása ha az adókedvezmény késleltetett igénybevételű.
Hallgatói befizetések kezelése (banki közös gyűjtőszámla esetén) A hallgatói egyéni gyűjtőszámla Nettó kezelése csak a hallgatók Intézménnyel szembeni befizetési kötelezettségeinek teljesítésére szolgál. • A NEPTUN EFTR támogatja, hogy a hallgatók befizetéseiket (úgymint költségtérítés, tandíj, vizsgadíj, eljárási díjak, stb.) az egyéni gyűjtőszámlájuk terhére hajtsák végre. • Egyéni jóváírás és terhelés kezelése banki közös gyűjtőszámla közbeiktatásával történik. • Befizetési korlátok kezelése. • A banki és a NEPTUN-ban vezetett gyűjtőszámlák közti kötegelt adatátvitel biztosítása. A Banktól konvertált állományban hibajavítási automatizmusok beépítése. A nyitó és záró egyenlegek egyezőségének ellenőrzése. • Adatátvitelben tévesen szereplő tételek kezelése. • Banki kötegelt állományok nyomtatási lehetősége, belső gyűjtőszámla kötegelt állományainak nyomtatása. • A NEPTUN gondoskodik a gyűjtőszámlán különböző pénzügyi jogcímeken keletkezett egyéni befizetések jogcím szerinti gyűjtéséről és a Kincstár felé történő átutalásról, vagy Intézményi banki számlára történő utalásról. 2.7.3. Pénzügyi kifizetések alrendszer A hallgatói jogviszony fennállása és a hallgató pénzügyi státusza alapján a kifizetés jogszerűségét ellenőrizni kell. A kifizetésekhez feltételként kell kezelni a hallgató törzsadatait úgymint adóazonosító jelet, külföldi hallgatók esetében az útlevélszámot, TAJ számot, egyéni bankszámlaszámot. Ezen kívül Intézményen belül jogcímenként és forrásonként ellenőrizni kell a fedezet meglétét. Ösztöndíj kifizetések modul • Rendszeradminisztrátori, Ösztöndíj kifizető jogosultsághoz kötött speciális tevékenységek elvégzése • Pénzügyi kódok listájának szerkesztése, aktualizálása, kifizetési korlátok felállítása időben. • Tanulmányi osztályokon elkészített kifizetési kötegek lekérdezése, összesített kötegek készítése illetőleg hibás köteg esetén a kifizetési köteg megsemmisítése. • Az adómentes hallgatói kifizetések (ösztöndíj, normatív támogatások, alapítványi
SDA Stúdió Kft.
10. oldal
• • • • • • • • • • • • • •
támogatások, stb.) számfejtése (egyénenként és jogcímenként). Lehetővé teszi a különböző kifizetési jogcímeken a rendszeres kifizetések előírását, jogcímenként eltérő számú és időpontú kifizetésekre. Biztosítja, hogy a kifizető által megadott kifizetési dátumig a kiválasztott kifizetési jogcímekre előírt minden teljesítetlen kifizetési előírást végrehajtson a rendszer. (Ha a hallgató minden adata helyesen szerepel.) Kezeli a stornó tételeket a számviteli törvény előírásai szerint. Giro konvertálás után minden egyénnek csak egy kifizetési tétele lesz, amit az intézmény elutal. Külső fájlból történő beolvasáskor a hibás adatú egyéneket kijelzi a rendszer. A tévesen felvitt kifizetési előírások minden következmény nélkül törölhetők ill. átírhatók. Az összesített kifizetések fedezetvizsgálata GIRÓ konvertálás előtt. A különböző szempontok alapján összeállított listák szerint a kifizetendő összegek a képernyőn is megjeleníthetők. A hallgató juttatásainak rögzítése adott időszakra. Kifizetési pénzügyi jegyzékek készítése a juttatásokból. Kifizetési listák, összesítő bizonylat formátumának szerkesztése. A banki átutalással történő kifizetést Giro fájl összeállítása támogatja. Kifizetési kötegek egyesítése a kötegenkénti részösszegzés és jogcím szerinti csoportosítás megtartása mellett történik. Ez a kötegtípus képezi az alapját a GIRO fájlnak. Az egyesített köteg személyenkénti kifizetési adattartalma változatlan. A kifizetést követően a visszaigazolások alapján a nem teljesített GIRO kifizetések nyilvántartása a NEPTUN EFTR-ben.
2.7.4. Konverterek • GIRO konverter a banki csoportos utalásokhoz. • Banki kapcsolatok kialakítása (Banki konverter létrehozása a letéti vagy gyűjtőszámlához való csatlakozáshoz.) Banki fájlok fogadása konverter. • NEPTUN EFTR pénzügyi fájlok konvertálása banki fájlformátumra. (Ahol a GIRO nem használható) • Intézményi gazdasági rendszerbe adatok exportálása adott specifikációk esetén. • Adatszolgáltatás külső rendszerek számára a be és kifizetésekről. (APEH.) A NEPTUN EFTR adatot szolgáltat a lekérdezésekhez, pénzügyi statisztikákhoz a jogosultságtól függően. 2.7.5. Pénzügyi adatok archíválása. • Éves vonatkozásban kiadott adóigazolások ’exportálása’ külső adathordozóra. • Éves vonatkozásban kiadott számlák és költségtérítés ill. tandíj igazolások exportálása külső adathordozóra. • Pénzügyi tranzakciók időszakos (évenkénti) exportálása külső adathordozóra. Az állományok olyanok, hogy azok a NEPTUN EFTR-ből exportálhatók, külső adathordozóra átvihetők megadott formátum szerint.
SDA Stúdió Kft.
11. oldal
2.8. NEPTUN_HALLGATÓI hallgatói modul 2.8.1
Hallgatói adatok.
• A hallgató személyes törzsadatait megtekintheti, ellenőrizheti (törzsadatok, címek, előképzettség, nyelvvizsgák) • A hallgató saját index adatait megtekintheti a félév megjelölésével. • Biztosítja a hallgató számára a jogviszonyával összefüggő üzenetek megjelenítését. A hallgató belépéskor az üzeneteket, hirdetményeket látja, amit a TO ügyintézője, vagy oktató ill. tanszéki adminisztrátor küld a részére. • A NEPTUN EFTR belépési jelszó cserélhetőségének biztosítása a hallgató részére. • A hallgató általa megjelölt adatainak megtekintésére engedélyt adhat más hallgatóknak. • Fénykép bevitele esetén annak láthatási engedélyezése. 2.8.2. Tanulmányi adminisztráció lebonyolítása, tárgyfelvétel. • Tárgyválasztás lebonyolítása - tárgyfelvétel történhet mintatanterv alapján, vagy egyéb módon összeállított tárgycsoportból választás alapján, vagy szakirányú tárgyfelvétellel vagy az Intézményi tárgyakból választással különböző szempontok szerinti szűkítés megadásával is. • A választandó tárgyakról információ lekérdezése. • Megtekinthetők a tárgyra (annak kurzusaira) jelentkezettek névsora. A jelentkezésnél előbbre sorolódik az, aki a saját képzése szempontjából vette fel a tárgyat. • A tárgyfelvételnél az előkövetelmények figyelembevételekor a rendszer kijelzi a törlésre kijelölt tárgyakat. • A felvett tárgy valamelyik kurzusára, vagy esetleg több kurzusára (Elmélet, gyakorlat, labor) történő jelentkezés a választási időszak alatt a hallgató által módosítható. 2.8.3. Vizsgajelentkezési procedúra,-vizsgákra fel ill. leiratkozás. Vizsgainformációk • • • • • • • • • • •
A NEPTUN EFTR tájékoztatást ad a hallgató vizsgakötelezettségeiről tárgyanként. Egy adott vizsgára jelentkező számára biztosítja a visszalépést és a pótjelentkezést. Szakirány választás lebonyolítása - a hallgatók részére választási lehetőség felkínálása. Szakirány-információk megtekintése. Félévközi követelmények megtekintése, félévközi eredmények megtekintése. Index megtekintése. Törzskönyvi sorok kiválasztása, az aktív és a korábbi félévek indexbeírásainak megjelenítése. Tárgyfelvételkor alkalmas a hallgató egyéni órarendjének bemutatására, összeállítására, listázására. Az órarend táblázatos ill. listás formában megjeleníthető. Figyelmezteti a hallgatót a felvett órákkal kapcsolatos átfedésekre, az órarend kijelzi az ütköző tárgyak listáját. Levelezős típusú órarend csak listásan jeleníthető meg. Képzés mintatanterve, képzéshez tartozó szakirányok mintatantervének megjelenítése. A hallgató tájékoztatása a képzési adatairól a képzési információk alatt. Más hallgatóra való keresés, ha a hallgató engedélyt ad rá. Az Intézményi struktúra, oktatási információk karokról, tanszékekről, mintatantervekről, tárgyakról elérhetők minden hallgató számára. Intézmény, kar, képzés órarendi információk statikus HTML formában a WEB-en.
2.8.4. Pénzügyi szolgáltatások. (gyüjtőszámlás Intézményi megoldás esetén) •
A hallgató a pénzügyi egyenlege megjelenítésekor végre tudja hajtani a szükséges pénzügyi
SDA Stúdió Kft.
12. oldal
• •
tranzakciókat, bonyolítja az iv-díj, tandíj, különeljárási díj, szolgáltatások térítése befizetéseket. A hallgató írja be a rendszerbe az adókedvezményt igénybevevők adatait. A hallgató számára az őt érintő pénzügyi tranzakciók, ki és befizetések megtekinthetők az általa megjelölt időszakra vonatkozóan.
2.8.5. Intézményi általános információk. Adott hierarchia szerinti felépítésben kínálja az információkat • Intézmény-bemutatása, történet, karok • Karok-bemutatása, kari szabályzatok, képzések, tanszékek • Képzések-bemutatása, képzés mintatanterve, szakirányok • Szakirányok-bemutatása, szakirány mintatanterv, szakirány jelentkezések • Tanszékek-bemutatása, tárgyak, tanszéki oktatók A NEPTUN_HALLGATÓI modul többnyelvű, nyelvet választva kínálja a szolgáltatásokat.
2.9. A NEPTUN_TANSZÉKI tanszéki modul. Lehetőséget ad az oktatónak arra, hogy a teljes Intézményi oktatási struktúrát áttekintsék, valamint az oktató órarendjét is megjeleníti, amennyiben a tanszéki adminisztrátor a kurzushoz hozzárendeli az oktatót, és használják a NEPTUN_ÓRAREND órarendszerkesztő modulját. Lehetőséget biztosít a hallgató tanulmányi adminisztrálásához. Az aktuális félév tárgyaihoz tartozó kurzushirdetés és hallgatói tárgyfelvétel után megadhatók a félévközi számonkérések, a félévközi jegyek beírhatók, a félévi gyakorlati jegyek megadhatók, és a vizsgaalkalmak meghirdetése után a félévvégi vizsgajegyek is bevihetők. 2.9.1. A tanszék alapadatait, leírását tartalmazza. • A tanszék bemutatását szolgáló adatok rögzítése. (A művelt szakma területei.) 2.9.2. A tanszék hallgatói • A tanszék hallgatóit meg lehet tekinteni. Szűrések a lekérdezéshez. • A tanszék tárgyait hallgatókról az alapadatokat, elérhetőségi címüket, előképzettségüket, tanulmányi - képzési adataikat a képzés kiválasztása után lehet megtekinteni. • Az aktuális félévben felvett tárgyak megjelenítése. • A féléves adatok megtekinthetők, ha a megfelelő félévet kiválasztjuk. • A félévközi eredmények a hallgatónál megtekinthetők. • A tanszék tárgyaiból a hallgató által elért korábbi eredmények megjeleníthetők. A pénzügyi adatok, olvasási joggal a befizetési adatok ellenőrzése céljából olvasható (utóvizsga, különeljárási díjak lekérdezése stb.) 2.9.3. A tanszék oktatói • • •
A tanszék oktatóit a már felvett egyének közül kell kiválasztani és a tanszékhez rendelni. A tanszéken oktatók adatállományának naprakész karbantartása. Az oktató személyes adatai megjeleníthetők. Az oktató elérési címei bevihetők a rendszerbe. Az oktató be tudja írni saját e-mail, ill. honlapja címeit. Az oktató részére megjeleníthetők az oktató előképzettségei, nyelvvizsgái.
SDA Stúdió Kft.
13. oldal
•
Az oktatók lehívhatják oktatott kurzusaikat. Az oktató által oktatott tárgyak vizsgaalkalmai megjelennek.
.
2.9.4. A tanszék tárgyai
A tantárgy adatok, képzés adatok. A tantárgyak létrehozásakor a tantárgyakhoz kapcsolódó adatok bevitele az adatbázisba (név, kód, óraszám, kredit pont, követelmény, előfeltételek, akkreditáció elvégzése, képzéshez rendelése). Az adott félévre meghirdetett tárgyakhoz tartozó kurzusok, oktatók, az előkövetelmények és a számonkérési formák rögzítése. Kurzusok további adatbevitele órarendből (időpont, terem). Kurzusok és vizsgák kiírása során ellenőrzési lehetőségek az oktatói és hallgatói időpontütközésre és a teremfoglaltságra, szűrések segítségével. Vizsgaidőpontok egy adott tantárgy számonkérésére vonatkozóan. Információk bevitele (típusa, oktató, időpont, létszámok, terem). • Az aktív tárgyak megjeleníthetők. • Egy konkrét kiválasztott tárgy alapadatai, leírása, előkövetelménye (előtanulmányok kritérium rendszere) megadható. • A tárgyra jelentkezett hallgató másik kurzusra való átjelentkeztetése a tanszéken lehetséges. • A tárgy kiválasztásával a tárgyat tartalmazó tárgycsoportok is megadhatók. • A tárgyhoz tartozó kurzusok megjeleníthetők, megadhatók a kurzus adatai, a kurzus oktatói, a kurzusra jelentkezettek listája. • Új tárgyat is fel lehet venni a tanszéki modulban, de akkor a tárgy kódját csak kari adminisztrátori jogosultsággal lehet bevinni. A tárgy adatai, leírása, előkövetelménye megadható. • Összes tanszéki tárgyat képzési kapcsolataival (őszi ill. tavaszi félévi) le lehet kérdezni • Kurzusok lekérdezése. Be lehet írni a kurzusadatokat, meg lehet adni a segédanyagok nevét és címét, meg kell adni az évközi követelmények nevét, típusát, telj. időpontját, értékelés skáláját, pótlási lehetőség számát. • Évközi eredmények a kurzusra járó hallgatók részére bevihetők. • A kurzus hallgatói alatt a kurzust hallgatók névsora található. Itt lehetséges az eredmények rögzítése (aláírás, vizsgajegy, félévközi jegy, szigorlati jegy, stb.) • Kurzus jegyzetei az Intézményi karbantartott listákról választással adható meg. • Kurzusokhoz tartozó vizsgaalkalmak megadhatók, adatai megjeleníthetők. • Vizsgaidőpontok alapján a vizsga leírása bevihető egy kurzushoz tartozóan és kiterjeszthető a tárgy összes kurzusára is. • Vizsgaalkalomra történő jelentkezést jelentkezési sorrendbe állítva kínálja a rendszer. • A vizsgaalkalmak eredmény beviteli része alatt jelennek meg a vizsgára jelentkezett hallgatók névsor szerint, itt van lehetőség a hallgatók részére megjegyzés és aláírás vagy érdemjegy bevitelére. • Tanszéki szokástól függően megadhatók a vizsgát tartó oktatók névsora is. 2.9.5. Oktatók órarendje. • Táblázatos vagy listás alakban állítható elő. 2.9.6. Intézményi általános információk. Adott hierarchia szerinti felépítésben kínálja az információkat.
SDA Stúdió Kft.
14. oldal
• • • • •
Intézmény-bemutatása, történet, karok. Karok-bemutatása, kari szabályzatok, képzések, tanszékek Képzések-bemutatása, képzés mintatanterve, szakirányok. Szakirányok-bemutatása, szakirány mintatanterv, szakirány jelentkezések. Tanszékek-bemutatása, tárgyak, tanszéki oktatók.
2.9.7. Tanszéki publikációk bevitele, és megjelenítése. 2.10. NEPTUN_STATISZTIKA statisztikai és adatszolgáltatási modul 2.10.1 Minisztériumi statisztikák. • Minisztériumi (OM ) statisztika adatainak lekérdezésére FDL szűrések kialakítása. • A minisztériumi statisztikákhoz adatok exportálása. • Statisztikák karonkénti, ill. Intézményi elkészítése nyomtatott ill. file formában való kialakítása. A statisztikai modul adatot szolgáltat a lekérdezésekhez, statisztikákhoz jogosultságtól függően, felsőoktatási intézményt (adatkezelőt) csak statisztikai jellegű (személyes adatokkal nem azonosítható) adatok átadására jogosítja fel. 2.10.2 Intézményi statisztikák • Az Intézmény tevékenységével kapcsolatban megfogalmazódó hallgatói, oktatói, tantárgyi,
kurzussal kapcsolatos információk, statisztikai jellegű lekérdezések megjelenítését és listázását, valamint a képzési idő teljes időtartamára a képzési adatok statisztikai értékelését adja. • Az oktatási tevékenység méréséhez, ami a NEPTUN EFTR egyik igen fontos részfeladata, hogy intézményi, kari, tanszékcsoporti, tanszéki, sőt egyes oktatókra is lebonthatóan az oktatási tevékenység teljesítménymutatóit szolgáltassa. • A NEPTUN ETR az intézmény, kar, szak, szakpár, évfolyam, szemeszter, képzési forma, stb. tekintetében létszám, tanulmányi, és pénzügyi vonatkozású statisztikai adatokat is szolgáltat. • Képes a karokon belüli egységek (tanszékek, tanszékcsoportok, intézetek) oktatási teljesítményeinek a mérésére, összehasonlítására. • A karon kívüli oktatási egységek oktatási teljesítményeinek, szolgáltatási tevékenységeinek mérését, értékelését megadott szempontok alapján teszi lehetővé (nyelvi lektorátus, könyvtárhasználat stb.) 2.10.3 Adatszolgáltatás más rendszer számára (APEH, Könyvtár, Gazdasági rendszer) •
Intézményi egyeztetés alapján megadott fájlformátumban adatokat szolgáltat más Informatikai rendszer számára.
3. Egyéb adatkezelési követelmények 3.1 •
Szűrések, listák. A NEPTUN EFTR biztosítja az adatok szűrési és rendezési lehetőségét, valamint a felhasználó által definiálható statisztikák lekérdezését. A lekérdezési rendszer olyan, hogy azt programozói ismeretek nélkül is lehet kezelni (pl. FDL, Metanyelv). A lekérdezések az
SDA Stúdió Kft.
15. oldal
Információs rendszer üzemeltetési felületén használhatók. A NEPTUN EFTR moduljaiban adatok csoportjára vonatkozó műveletek esetén biztosítható, hogy a csoport származhat: szűrés vagy lekérdezés eredményeként, valamely adathoz kötődő más adatcsoport kiválasztásával, az adatok eseti kiválasztásával.
•
3.2 •
Nyomtatások. Az Információs rendszer biztosítja valamennyi nyilvántartás, kimutatás, bizonylat, lista nyomtatott és szabványos file formátumban történő exportálhatóságát.
3.3.
Személyes adatok kezelése.
• A NEPTUN EFTR-ben kezelt személyes adatokhoz való hozzáférés az elvégzendő
feladatokhoz szükséges mértékben, Intézményi rendelkezés elvén, valamint az adatvédelmi jogszabályok szerint történik. Minden felhasználó az Intézményi belső szabályzatokban meghatározott feladata alapján a meghatározott adatkezelési célhoz szükséges mértékben és ideig férhet hozzá az egyének személyes adataihoz. 3.4. •
•
Statisztikai lekérdezések A lekérdezett információk megjeleníthetőségi formája változatos lehet (tételes, lista, táblázat). A lekérdezett információk rendezettsége, formátuma, fejléce meghatározható. A tanulmányi osztályokon /dékáni hivatalokban/, tanszéki adminisztrációkban általánosan használt szoftverekbe (táblázatkezelők, szövegszerkesztők, diagramok) a lekérdezett adatok exportja a NEPTUN EFTR rendszerén belül valósul meg. Az intézmény más rendszereibe az adatok exportálhatók.
SDA Stúdió Kft.
16. oldal
