Verhuis van een collectie • • • • • •
Registratie Barcodes Software en scanner Verpakken Toekomstige standplaatsen Uitpakken op nieuwe locatie
Reguliere depotwerking • Standplaatswijzigingen • Standplaatscontroles
1.1 Registratie ◦ Nazicht en aanvullen registratie ◦ Nieuwe registraties:
Individueel Bulk Verhuisnummers
◦ Automatisch toekennen van een objectbarcode in Adlib:
1.2 Barcodes ° fysiek labelen : voorbereidend werk Aankoop printers (Zebra), labelsoftware (Bartender),
stickers/etiketten (uit kunststof, firma Zetes) en inkt (balans hars-wax voor duurzaamheid, Zetes)
° fysiek labelen : het eigenlijke aanbrengen Zelf labels en stickers printen Labelen door studenten restauratie + museummedewerkers Gebruik maken van checklists tijdens hangen labels : nazicht registratie en garantie juiste label aan juiste object
Zebraprinter met objectlabels
Labelen van de objecten
Labels worden aan de objecten bevestigd met zuurvrij lint
Alle gelabelde objecten worden afgevinkt op de checklist
Checklist a.d.h.v. Adlib gesorteerd op standplaats en objectnummer
1.3 Software en scanner ° Samenwerking met Adlib: verhuismodule
° 3 types barcodes: objectbarcodes verpakkingsbarcodes standplaatsbarcodes
° Hiërarchie in verpakkingsdatabank Object te koppelen aan doos/bak, doos/bak aan pallet ed. Hoogste verpakkingseenheid volgen tijdens transport.
° Barcodescanner: Museumtracker Standaard online werken (draadloos internet) / offline werken De voor ons relevante info tonen op scanners gebruiksvriendelijk, snel, kleine foutenmarge
Museumtracker
Startscherm verhuismodule
1.4 Verpakken ° Permanente versus tijdelijke verpakking ° Verpakkingscode:
Permanente verpakkingen krijgen verpakkingscode die bestaat uit
‘initialen museum/collectie/type verpakking en volgnummer’ bv. NSM/nautische instrumenten/bak 15
Tijdelijke verpakkingsmaterialen krijgen
‘code MNE of HVK/type verpakking en volgnummer’ bv. HVK/rakobak 01
Verpakkingscodes aanmaken in de verpakkingsdatabank Adlib kent automatisch een verpakkingsbarcode toe
Objecten inpakken: objectbarcode scannen aan de verpakkingsbarcode
Adlib: verpakkingsdatabank
Verpakkingen voormalige Volkskundecollectie
Verpakkingsrecord
Zoomscherm verpakkingstype
Verpakkingsbarcode wordt gescand
Object wordt gekoppeld aan verpakking
Toestand kan op laatste moment nog aangepast worden (rechtstreeks via scanner)
Bevestiging van inpak
Verpakkingsgegevens in objectrecord
1.5 Toekomstige standplaats van object/verpakking Vooraf uitgewerkt welk object/verpakking waar komt; dit wanneer mogelijk tot op niveau van legbord, lade, gaaswand …
Op voorhand de legborden op juiste hoogte leggen, standplaatscodes invoeren in Adlib en barcodestickers hangen
De toekomstige standplaats (standplaatscode) wordt getoond op barcodescanner bij inpakken, uitpakken, object- en verpakkingsinfo
1.6 Uitpakken op nieuwe locatie ◦ De verpakking of het object komt aan op de nieuwe locatie en wordt gescand aan de “ontvangstruimte” Permanente verpakking:
De verpakking wordt opnieuw gescand en gekoppeld aan de exacte standplaats
Niet permanente verpakking
De verpakking wordt gescand en alle objecten worden virtueel uitgepakt. Vervolgens worden alle objecten gescand en gekoppeld aan de exacte standplaats
Verpakking wordt gescand en alle objecten worden virtueel uitgepakt
Voor elk object wordt a.d.h.v. de scanner afgelezen wat de exacte standplaats is
Objecten worden op de voorziene plaats gelegd en via de scanner gekoppeld aan de nieuwe standplaats
Adlib: tabblad standplaatshistorie
Adlib: tabblad verpakkingshistorie
1.7 evaluatie + Object is op elk moment te traceren + Standplaatswijzigingen dienen niet meer manueel door
de registrator uitgevoerd te worden. Ook anderen kunnen de objecten aan de nieuwe standplaats koppelen zonder gevaar voor de databank Op kortere termijn veel meer objecten verhuizen
+ Andere voordelen Werkt snel en efficiënt (meerdere teams, ook verhuisfirma was zeer enthousiast) Problemen worden snel gedetecteerd Onmiddellijke detectie bestaande / nieuwe schade
- Afhankelijk van draadloos netwerk niet op punt)
(offline module stond nog
Standplaatswijziging Elke standplaatswijziging kan verwerkt worden door zowel de depotmedewerker als de registrator ◦ Bespaart de registrator zeer veel tijd ◦ Gebruiksvriendelijker voor depotmedewerker dan Adlib Geen foute standplaatsnotaties Geen vervuiling van standplaats- en verpakkingsdatabank
◦ Geen achterstand meer in de verwerking van de standplaatswijzigingen
Standplaatscontroles Snel en efficiënt
1. Barcodes ◦ Elk object, elke standplaats, elke verpakking: eigen barcodenummer AE.2008.0019.0196.8-31: O1048753 variabel qua lengte
MAS/4de verd./tijdelijk depot/rek A/schap 7.2: S22625 EM/educatief materiaal/doos 02: V10627 ◦ Code-39: letters, cijfers, leestekens, beginnend en eindigend met *
◦ Elk nummer verzamelt op een nieuw tabblad
◦ Ook nieuw tabblad met alle gegevens met betrekking tot de verhuis
2. Thesaurus, Standplaats, Verpakking
3. Afprinten barcodelabels ◦ Exporteren uit Adlib via CSV. ◦ Plaatsen in een excelsjabloon ◦ Importeren in Bartender
3. Afprinten barcodelabels ◦ ◦ ◦ ◦
Exporteren uit Adlib via CSV. Plaatsen in een excelsjabloon Importeren in Bartender Afdrukken met ZEBRA-printer
3. Afprinten barcodelabels ◦ ◦ ◦ ◦
Exporteren uit Adlib via CSV. Plaatsen in een excelsjabloon Importeren in Bartender Afdrukken met ZEBRA-printer
Rechtstreeks uit ADLIB vanaf versie 7
4. Verhuismodule versie 2.0
4. Verhuismodule versie 2.0 ◦ Geen aparte verpakkingsdatabase Verpakkingen en standplaatsen komen in dezelfde database: ofwel zit een object in een verpakking, ofwel bevindt het zich op een standplaats.
◦ Offline werken lukt probleemloos, zelf met meerdere scanners ◦ Snelheid sterk toegenomen ◦ MAAR: op de scanner is niet meer te zien hoeveel en welke objecten er in een verpakking zitten …
Stel ze nu aan ons … of in de toekomst aan andere Adlib-gebruikers:
