Plan van Aanpak onderhoud “De Strijensche Golfclub”
Regulier onderhoud : Referentie: 17112014
Oosthoek Groep BV Woudseweg 178a 2636 AW Schipluiden 015-3808783
Auteur: L.J. van Muijen 2014
Schipluiden, 18 november
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Achtergronden en Prijsstelling Doelstelling Subdoelen Projectactiviteiten Flora en fauna wet Kwaliteitsbewaking Risico en randvoorwaarden Organisatie Oosthoek Groep BV In te zetten machines Certificeringen Weekplanning Weekstaat Jaarplanning Onderhoudsprijzen Resultaatsverplichting baanonderhoud
1.
Achtergronden en Prijsstelling
De Oosthoek Groep BV is al meer dan 25 jaar actief in het onderhouden en aanleggen van golfbanen, sportcomplexen, infra GWW en openbaar groen. Ons doel is de baan ontzorgen, het volledige onderhoud van de baan onder de verantwoording van de aannemer en weten dat het goed komt. Het naar een hoger onderhoudsniveau brengen van de baan, met minimale kosten. Dit zo dat u zich kunt concentreren op uw Core- business, jullie visie is onze streven. De bezoekers van uw baan zijn onze klanten deze moeten een perfecte indruk krijgen en een fantastische speeldag hebben. Een golfbaan naar een hoger niveau brengen is voor iedere onderhoudsaannemer een doel. Maar is het een haalbaar doel? En hoe verwezenlijk je dat? Het Oosthoek team is elke dag bezig om de baan naar een hoger niveau te krijgen en het daar te houden. Wij denken oplossingsgericht en zien problemen als uitdaging, het oplossen van een probleem heeft prioritiet boven de financiële consequentie. Een groot voordeel van ons bedrijf is dat wij alles in eigenbeheer uitvoeren, wij hebben een zeer uitgebreid machinepark en hebben geen inzet van derden nodig. Of het nu gaat over het onderhoud van beplantingen, reinigen van watergangen of de complete renovatie van een hole, alle facetten hebben wij intern binnen onze eigen organisatie. Een groot voordeel hiervan is dat hiermee de kosten laag blijven, er zeer snel gehandeld kan worden, met vakmensen en gemotiveerd personeel want alleen samen met hun kunnen onze plannen worden verwezenlijkt. Wij als Oosthoek Groep onderscheiden ons van onze collega’s bij ons is een prijs een totaalprijs welke al het reguliere onderhoud omvat welke binnen de kadastrale grenzen van de golfbaan vallen. In de bijgesloten resultaatsverplichting maken wij inzichtelijk welke werkzaamheden dit betreft. Dit betekend voor u geen discussies over extra onderhoudswerkzaamheden of meerwerk en zijn transparant, hiermee brengen wij overzicht in uw jaarlijkse onderhoudsuitgaven. Wij zijn een aannemer welke u niet bestookt met ingewikkelde planagieen maar een aannemer die doet wat hij beloofd een hecht familiebedrijf, waar kwaliteit belangrijker is als het resultaat.
2.
Doelstelling
De doelstelling is het ontzorgen van de baan, het naar een betere conditie brengen en deze behouden in de toekomst.
3.
Subdoelen
Om deze doelstelling te kunnen realiseren is het gesplitst in subdoelen. 3.1 Het greenkeepers team ontzorgt de baan voor de baanmanager. ● meer werk zelf doen/uit handen nemen van de club ● wekelijkse planningen maken en hiermee inzichtelijk maken wat er gaande is. ● Een gedegen communicatie tussen hoofdgreenkeeper en baanmanager/ eigenaar.
3.2 De baan naar een hogere conditie brengen en behouden ● ● ● ● ● ●
Een goede communicatie tussen (hoofd)greenkeeper(s) de club en haar leden / bezoekers jaarplanning maken, rekening houdend met de wedstrijdkalender wekelijkse planningen, samenvattingen en evaluatie maandelijks grasmonsters nemen (zie projectactiviteiten) Knelpunten detecteren en oplossen Inzet van modern materieel
3.3 Bouwvergaderingen ●
Wanneer gewenst
Aanwezigen ● Baancommissie – hoofdgreenkeeper - directie Doel ●
U als golfclub behoud ten allertijden de regie. Voortgang, kwaliteit, wedstrijdkalender, evenementen, verzoeken en/of wensen worden besproken. Zo krijgt u het onderhoud en kwaliteitsniveau welke u van ons verwacht, waarin aannemer en opdrachtgever samenwerken als team.
4.
Projectactiviteiten.
Hieronder twee belangrijke projectactiviteiten omschreven: 4.1
Weekplanningen / Samenvattingen
Met een vast (hoofd)greenkeeper en wanneer nodig ondersteund door een extra greenkeeper, zal het onderhoud worden gerealiseerd. Bij de renovatie werkzaamheden zoals bv. bezanden, doorzaaien, beluchten van fairways wordt gebruik gemaakt van ons renovatie team vanuit het aannemingsbedrijf, dit is een gespecialiseerd team welke voor deze periodieke werkzaamheden wordt ingezet zodat de greenkeepers zich kunnen blijven focussen op het reguliere onderhoud. In het begin van het jaar zal aan de baancommissie of de op dat moment verantwoordelijke persoon een jaarplanning worden aangeboden welke na goedkeuring zal worden omgezet naar weekplanningen, uiteraard worden in deze planningen rekening gehouden met de wedstijdkalender en eventuele evenementen. Door een jaarplanning vroeg in het jaar aan te bieden is goed te anticiperen op de activiteiten op en om de baan. De weekplanning zal voor de start van een nieuwe week ter informatie en controle worden gemaild naar de belanghebbende, zodat deze exact weet welke werkzaamheden zullen worden uitgevoerd en kan deze dan door communiceren aan de caddymaster. Tevens bieden deze planningen ruimte voor kritiek en wordt er rekening gehouden met weersomstandigheden. Bij goedkeuring van de baanmanager zal deze planning opgevolgd worden en uitgevoerd zoals beschreven staat in het bestek. Iedere week zal er binnen het greenkeepersteam een korte evaluatie plaatsvinden over de uitgevoerde werkzaamheden. Deze evaluatie wordt samengevat op papier en aangevuld met: regenval, temperatuur van die week en gedane leveranties zoals zand, bemesting, etc. Mochten er extra uren gemaakt moeten worden buiten het bestek om worden deze eerst besproken met de belanghebbende alvorens deze uit te voeren, zo wordt u als opdrachtgever wekelijks geïnformeerd, enkomt u niet voor verassingen te staan. Met deze manier van werken bewerkstelligd de volgende resultaten.
Meer communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer Een goede communicatie tussen greenkeeperteam en opdrachtgever Overzichtelijke planning, dus strakkere werkindeling Beide partijen meer inzicht in het verloop van de onderhoudswerkzaamheden.
4.2
Bemesting en bladmonsters
Golfbaanbeheer is maatwerk. Iedere baan heeft een eigen grondopbouw, unieke ligging, enz, enz. Weersinvloeden zijn helaas niet in de exploitatie of een bestek te voorspellen en te beheren. Het is dus een goede zaak om samen met uw hoofdgreenkeeper/greenkeeper het gras regelmatig te monitoren op zijn conditie, om te zorgen voor een snelle en gezonde baan. De Oosthoek Groep BV, wil u hierbij desgewenst assisteren om zo een win/win situatie te realiseren, klanttevredenheid is voor ons essentieel. Onze meerwaarde voor u bestaat uit een maatwerk bemestingsplan en begeleiding volledig afgestemd op uw baan. Door de ontwikkeling van ons bemestingsprogramma, welke vrij is van pesticiden en waarin gebruik wordt gemaakt van granulaire organische strooi meststoffen, zijn wij in staat uw baan voor dit bemestingsgedeelte 100% vrij van chemicaliën te behandelen. Naast de granulaire bemesting is plaats voor blad bemesting. Hierbij maken we gebruik van biologische middelen en preparaten waarvan bekend is dat deze zorgen voor optimale kleur en vitaliteit. Door toename van het droogstofgehalte van uw mat zal deze zich beter verdichten zonder dat verstikking en schimmelvorming plaats vind. Mochten klimaat effecten soms dusdanig zijn dat de granulaire organische meststof niet snel genoeg is dan corrigeren wij met een lichte chemische bladbespuiting. Deze bladbespuiting is dusdanig opgebouwd en te doseren dat het bodemleven niet wordt aangetast maar direct door het blad word opgenomen en verwerkt. Middels bladbespuiting zijn tegelijkertijd spoorelementen mee te geven. Spoorelementen zijn elementen die in de voeding van een organisme aanwezig moeten zijn voor een goede groei-balans. Deze zijn slechts in zeer kleine uitgebalanceerde hoeveelheden nodig. Te grote hoeveelheden kunnen zelfs toxisch (giftig) zijn. Spoorelementen zijn ijzer Fe , mangaan Mn , zink Zn, koper Cu, molybdeen Mo, Borium B. Wij maken oa. gebruik van het biologische INNOFER Fe ijzerchelaat i.p.v. ijzersulfaat, dit gaat blacklayer tegen en verlaagt/voorkomt mos in de green. Door gebruik te maken van deze revolutionaire uitgebalanceerde maatwerk bemesting zal het gebruik van, Signum en Caramba (chemische bestrijdingsmiddelen) steeds minder worden en zelf niet meer nodig zijn om schimmel te onderdrukken. Deze chemische middelen verstoren het bodemleven welke juist nodig zijn om een betere wortel groei te ontwikkelen.
Het resultaat van onze bemesting is een constante grasgroei, zonder groeipieken. Omdat de bemesting gedoseerd wordt vrijgegeven ontstaat betere wortelgroei en een mooie volle green welke garant staat voor een betere bal rol en een constantere stimp. Door maandelijks bladmonsters te nemen, wordt inzichtelijk gemaakt welke stoffen de plant heeft opgenomen en welke tekorten er zijn, zo kan in een volgende gift exact worden gegeven waar de plant behoefte aan heeft, dit resulteert in een aanzienlijke besparing in meststoffen en een afgestemd dieet voor een betere groei. Met de reeds jaren lange ervaring door het gebruik van deze meststoffen op andere golfbanen en sportvelden weten wij dat dit de juiste en enige manier is voor een goede eigentijdse bemesting, die naadloos aansluit op uw GEO certificering.
5.
Flora en Faunawet
De Flora- en Faunawet beschermt in het wild voorkomende diersoorten en plantensoorten. De Habitatrichtlijn, de Vogelrichtlijn en het CITES-verdrag maken onderdeel uit van de Flora- en faunawet. Het uitgangspunt van de Flora- en faunawet is 'Nee, tenzij'. Dit betekent dat alles wat schadelijk is voor bedreigde soorten verboden is. Van het verbod ('nee') kan alleen onder bepaalde voorwaarden ('tenzij') worden afgeweken. Onze medewerkers zijn gecertificeerd en hebben zodoende kennis van de reglementen omschreven in deze wetgeving, ons doel hiermee is dat onze medewerkers naar eer, kennis en geweten op de juiste manier omgaan met ons zo kostbare milieu. De Flora- en Faunawet heeft grote gevolgen voor het werken in groenvoorzieningen. In de wet is tenslotte nauwkeurig de (beschermde) status van alle planten en dieren vastgelegd. Dit kan betekenen dat bepaalde apparatuur niet ingezet kan worden of dat sommige werkzaamheden niet op elk moment kunnen worden uitgevoerd. Het is logisch dat als er ontheffingen moeten worden aangevraagd, dit tot grote vertraging kan leiden. Met de door het ministerie van LNV goedgekeurde gedragscode is het mogelijk om beheerwerkzaamheden, mits men volgens de afgesproken code werkt, zonder vooraf aangevraagde ontheffing uit te voeren. In het kader van deze gedragscode is een door de Vereniging Stadswerk in samenwerking met enkele ‘groene' opleidingsinstituten een persoonscertificeringstraject opgesteld. Doelgroep Het certificaat niveau I is bedoeld voor medewerkers en meewerkend voormannen. Doel Als bezitter van dit certificaat ben je in staat om op het gebied van flora en fauna deskundig onderhoud te verrichten in het groen. Je beschikt over de benodigde kennis en vaardigheden om de verplichtingen in het kader van de Flora- & Faunawet toe te passen.
6.
Kwaliteitsbewaking
Door op regelmatige basis en op tijd te communiceren met de opdrachtgever en begeleider. Goede kwaliteiten door de functies te verdelen. Tijdig inlichten van betrokken partijen. Door ziekte of andere verhinderingen op tijd te communiceren met elkaar. Door goed in te plannen.
7.
Risico en randvoorwaarden
De risico’s zouden kunnen zijn; weeromstandigheden - defecte machines ziekteverzuim. Als er werkzaamheden niet op de juiste manier uitgevoerd kunnen worden door bv. weersomstandigheden, zal het werk worden verzet naar een moment dat het wel gerealiseerd kan worden. Hetzelfde geldt voor defecte machines die worden zo spoedig mogelijk gerepareerd door onze eigen technisch dienst, een groot voordeel hiervan is dat deze direct inzetbaar is en wij niet afhankelijk zijn van een mechanisatiebedrijf. Wanneer een machine door de complexheid van het mankement of de leverantie van onderdelen niet direct gerepareerd kan worden zal vervangend materiaal worden ingezet. Ziekteverzuim wordt opgevangen door het inzetten van andere greenkeepers uit het bedrijf. Randvoorwaarden zijn: de projectleider en hoofdgreenkeeper moet de juiste middelen, mensen en begeleiding krijgen om de baan zo in perfecte conditie te maken en behouden.
8.
Organisatie Oosthoek Groep BV
Beschrijving van de aannemer waarop de organisatiestructuur zal functioneren:
Hoofdgreenkeeper; 5 dagen aanwezig 24 uur per dag bereikbaar, weekenddiensten volgens rooster. Functie: *Hoofdgreenkeeper maakt jaarlijkse, wekelijkse en dag planningen *Wekelijks vergadering/bespreking met baanmanager. *Watermanagement ,bemesting inventarisatie en uitvoering daarvan *Administratie en evaluatie *Archiveren van hemelwater, buitentemperatuur, grondtemperatuur en vocht percentage van de greens * begeleid en draagt de verantwoording over de greenkeepers. * Representatieve uitstraling
Greenkeeper extra benodigde dagen aanwezig, weekenddiensten volgens rooster. Functie: *het opvolgen instructies van de hoofdgreenkeeper *het correct uitvoeren van de werkzaamheden *Representatieve uitstraling
Oosthoek (directie) Functie: *juiste begeleiding van hoofdgreenkeeper/greenkeeper *maandelijkse vergaderingen/evaluatiegesprekken *beschikbaar stellen van materieel en materialen Diplomering Aannemingsbedrijf Oosthoek *hoofdgreenkeeper is in het bezit van een erkend greenkeeperdiploma, hoofdgreenkeeperdiploma, spuitlicentie, VCA Leidinggevende, certificaat Flora en Fauna en bezit de benodigde leidinggevende capaciteiten. *Al onze greenkeepers zijn in het bezit van een erkend greenkeeperdiploma, VCA1 certificaat, en Flora en Fauna certificaat *alle werknemers van bedrijf Oosthoek zijn in het bezit van vca1 en/of vca2, Flora en Fauna certificaat. *meerdere werknemers van bedrijf Oosthoek zijn in het bezit van BHV (bedrijfshulp verlener) *Oosthoek is ISO 9001 gecertificeerd *Oosthoek is een erkend Aequor en Fundeon leerbedrijf
9.
In te zetten machines
Voor het onderhoud van de baan maken wij gebruik van moderne onderhoudsmachines, welke zijn voorzien van alle benodigde opties om de baan in opperste conditie te kunnen brengen en te behouden. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van groomers, gegroefde rollen, rolborstels en grasvangbakken. Alle machines welke nodig zijn voor het dagelijkse onderhoud en machines welke op regelmatige basis dienen te worden ingezet voor verbetering van het grasbestand, waterhuishouding en overige, zullen ten allertijden op de baan aanwezig zijn, machines benodigd voor renovatiewerkzaamheden worden ingezet vanuit het aannemingsbedrijf. Alle machines en middelen worden ingezet naar de benodigde behoefte voor het handhaven van de kwaliteit.
10.
Certificering
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) De Oosthoek Groep, is continue bezig met verbeter processen met betrekking tot het milieu, duurzaam ondernemen en onze maatschappelijke verantwoording. Om dit te kunnen bewerkstelligen hebben wij onze organisatie op diverse manieren laten kwalificeren. Zo hebben wij de volgende certificaten: VCA** VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers. VCA gecertificeerde bedrijven werken met een VGM beheersysteem dat voldoet aan de ARBO-regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Ook zijn persoonlijke beschermingsmiddelen een zeer belangrijk onderdeel van VCA want hiermee staan wij garant voor het welzijn van onze medewerkers. BRL Groenkeur Groenkeur is een zorgsysteem en een externe waarborg voor kwaliteit. De ondernemer welke dit keurmerk draagt, is hiermee onderscheidend van zijn niet gecertificeerde conculega’s. Dit omdat de opdrachtgever aan het keurmerk kan zien dat zij kwaliteit inhuurt, iemand die maatwerk levert en dus ontzorgt. ISO9001 De ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. De organisatie ISO (Genéve) staat in voor het opstellen en beheren van duizenden verschillende normen. De meeste hiervan zijn productgericht, maar enkele normen slaan op generieke managementsystemen. Verreweg de bekendste is de ISO 9001 een internationale norm voor kwaliteitsmanagement. Het is niet de bedoeling van deze norm om uniformiteit van kwaliteitssystemen af te dwingen. ISO 9001 wordt gebruikt om te beoordelen of de organisatie in staat is om te voldoen aan de eisen van klanten, de op het product van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de eisen van de organisatie zelf. Daarnaast vormen de eisen met elkaar goede aanknopingspunten voor het opzetten en inrichten van een kwaliteitsmanagement systeem Fundeon en Aequor Onze Fundeon en Aequor certificeringen bieden ons als bedrijf de mogelijkheid als professioneel bedrijf de generatie voor de toekomst te voorzien van de benodigde kennis. Wij als een erkend leerbedrijf leren jongeren, die een mbo-opleiding in de bouw of infra volgen, het vak in de praktijk. Zo zorgen wij er zelf voor dat er de komende jaren voldoende goed opgeleide vakmensen beschikbaar zijn. CO2-Footprint Met behulp van de CO2-footprint brengen wij in onze organisatie, inzicht in de totale uitstoot van broeikasgassen, veroorzaakt door onze eigen organisatie, proces of product. Hiermee kunnen wij de emissie van onze bedrijfsvoering identificeren en deze categoriseren als directe en indirecte emissie (scope 1 en Scope 2 Emissies). Aan de hand van CO2-footprint en CO2-manager kan een CO2-reductiestrategie ontwikkeld worden en geïmplementeerd worden in onze organisatie. Doormiddel van energie-efficiëntie en de vermindering van het gebruik van fossiele brandstoffen reduceren wij onze CO2 uitstoot en kunnen kosten worden bespaard. Ook bij de aanschaf van onze machines en bedrijfsvoertuigen wordt hierdoor kritisch gekeken naar uitstoot van CO2 en fijnstof. Wij als Oosthoek Groep zijn van mening dat ook dit in het kader van maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen van essentieel belang is.
11. Blanco weekplanning
12. Blanco weekstaat
13.
Blanco jaarplanning
14.
Onderhoudsprijzen
Onderstaand de prijzen voor het onderhoud van de baan Onderstaande prijzen zijn excl. 21% B.T.W. de hoeveelheden staan vermeld in onderliggende resultaatsverplichting.
Regulier baan onderhoud Totaalprijs excl. 21% B.T.W.
€
135.943,38
In onderliggende resultaatsverplichting maak ik inzichtelijk wat wij voor dit bedrag uitvoeren. Wij werken niet met eenheidsprijzen en prijzen per eenheid. Wij voeren uit wat nodig is om de baan in topconditie te houden, dit is ongelimiteerd. Deze aanbieding bewerkstelligd een compleet overzicht in uitgaven voor onderhoud. U weet als golfclub op 1 januari wat u t/m 31 december aan regulierbaanonderhoud gaat uitgeven. Uiteraard is de prijs gerelateerd aan golfbaanonderhoud, eventuele renovaties, verbeteringen in ontwatering van de baan of separate wensen dienen apart geoffreerd te worden. Werkzaamheden aan gebouwen, asfalt (verhardingen) en parkeerterrein zijn geen onderdeel van deze aanbieding evenals lopende contracten met betrekking tot de baanberegening, deze blijven onder de verantwoording van de Golfclub. In deze aanbieding gaan wij ervan uit dat wij gebruik maken van de greenkeepers faciliteiten zoals, opslagloods, kantine en wasplaats. e.a. zoals besproken.
Deze prijzen zullen jaarlijks worden geïndexeerd met de CPI Index. Duur van de opdracht: Onderhoudsperiode start op 01 januari 2015 en eindigt op 31 december 2015. Verlening van de opdracht is afhankelijk van de toekomst maar zeker bespreekbaar.
15.
Resultaatsverplichting regulier baanonderhoud
