RAY WHITE INDONESIA. Departemen Teknologi Informasi. Manual Penggunaan Aplikasi CRM - ME

RAY WHITE INDONESIA

Departemen Teknologi Informasi

ManualPenggunaan Aplikasi CRM - ME

DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI

Manual Penggunaan Aplikasi CRM - ME

 Ray White Indonesia Plaza BII Tower 2, Lt. 25 Jl. MH. Thamrin No. 51 Jakarta 10350 Phone 021-3922777 • Fax 021-3925528

MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI CRM

Daftar Isi 1. Login 2. Pemasukan Data kontak 3. Pemasukan Data properti

2


Bagian

1

Login ke Aplikasi CRM Setiap pengguna harus Login terlebih dahulu. Untuk itu, ketikkan http://login.desktop.com.au di browser; direkomendasikan menggunakan Internet Explorer 8 ke atas.

Gambar 1. Halaman Login

Masukkan username & password. Klik OK. Jika berhasil, akan muncul halaman Home Password bisa diubah sesuai penjelasan di halaman Home

3


Halaman Home Muncul setelah pengguna berhasil Login atau pengguna klik “Home”.

Menampilkan transaksi data di Aplikasi CRM

Menampilkan berita dari Commerce Australia mengenai Aplikasi CRM

Gambar 2. Halaman Home No 1

Menu My Contact

2

My Appraisals

3

My Listings

4

E-Marketing

5

Other

Penjelasan Berisi fitur/ fungsi Aplikasi CRM berkenaan pengelolaan dan pemanfaatan data kontak (Contact). Berisi fitur/ fungsi Aplikasi CRM berkenaan dengan pengelolaan dan pemanfaatan data properti yang masih atau belum proses “prospecting” atau “Appraisal”. Data properti ini dimasukkan oleh Marketing Executive atau Sales Admin. Berisi fitur/ fungsi Aplikasi CRM berkenaan dengan pengelolaan dan pemanfaatan data properti yang sudah menjadi Listing (PAP). Data properti ini bisa berasal (sebenarnya adalah) data Appraisal yang statusnya diubah oleh Sales Admin menjadi Listing. Berisi fitur/ fungsi Aplikasi CRM berkenaan dengan pengiriman informasi, baik Market Update (properti) atau newsletter kepada kontak dengan kategori tertentu. Bagi marketing executive, salah satu fitur penting yang dapat digunakan adalah penggantian password user. Fitur/ fungsi lainnya dapat 4


6

Video training

7 8

Logout Menu lain

Ikon

dijelaskan selanjutnya. Berisi fitur/ fungsi Aplikasi CRM yang menayangkan video pelatihan cara penggunaan Aplikasi CRM. Keluar dari Aplikasi CRM Tidak perlu digunakan dahulu

digunakan sebagai “short-cut” untuk pencarian kontak; hasil

yang sama jika di klik tab Find Contact. Sedangkan Ikon digunakan untuk “short-cut” pencarian properti; hasil yang sama jika di klik tab Find Property. Penggantian password pengguna dilakukan sebagai berikut: Klik Other  Change My Password Langkah

1. Isi semua item data 2. Simpan dengan klik tombol Update Password

Isi dengan password asal Isi dengan password pengganti

Gambar 4. Halaman Change Password

Pengguna bisa Logout dan Login kembali.

5


Bagian

2

Pengelolaan Data Kontak Kontak adalah orang yang berhubungan dengan Marketing Executive terkait usaha real-estate. Setiap kontak dikelompokkan ke dalam kategori, seperti: buyer, owner, vendor, developer, friend, landlord, ..dll. Seseorang bisa memiliki lebih dari satu kategori, seperti Pak Andi yang sebelumnya hanya friend, lalu current buyyer, kemudian menjadi owner . Kategori bisa didefinisikan sendiri oleh kantor Ray White sesuai program E-Marketing atau strategi marketing secara keseluruhan. Nanti, pengelompokan kontak atas kategori ini bermanfaat untuk penyebaran informasi melalui email atau SMS.

Saya ME Buyer

Owner

Kolega

Saya “Andi”

Ray White

Pengelolaan data kontak dalam Aplikasi CRM menggunakan menu My Contact.

Pemasukan Data Kontak Menu

My Contact  Add Contact Tool

Halaman

Add Contact Tool

Penggunaan Marketing Executive (ME) memperoleh kartu nama dari kontak, atau informasi dari pertemuan pengguna dengan kontak. ME bisa memasukkan sendiri data tersebut atau meminta tolong Sales Admin untuk melakukannya untuk ME 6


Halaman tersebut berisi 5 bagian penting, yaitu : 1. Contact detail 2. Property Item Requirement 3. Select Ownership/ category dan 4. How Did You Hear About Us serta 5. Note . Langkah

1. Isi semua item data di halaman Add Contact Tool (sebagian item data harus diisi, agar data kontak bisa disimpan). 2. Simpan dengan klik tombol Submit Detail.

Bagian 1. Halaman Add Contact Tool No 1 2 3

Item data First name Last name Tel (HM)

Keterangan Diisi nama depan kontak Diisi nama belakang kontak Diisi nomer telepon rumah kontak; panjang data minimal 11 karakter, pengisian bisa menggunakan spasi 7


4

Tel (HM)

5 6

Fax Mobile

7

Email

8

Suburb

9

Company

10

Type

11

Tombol Check For Contact

Diisi nomer telepon kantor kontak; panjang data minimal 11 karakter, pengisian bisa menggunakan spasi Cukup jelas Diisi nomer handphone kontak; panjang data minimal 11 karakter, pengisian bisa menggunakan spasi Diisi alamat email kontak; alamat email ini akan digunakan untuk pengiriman informasi dari Aplikasi CRM kepada kontak melalui email Diisi dengan nama kawasan/ daerah; secara struktur lokasi, suburb di bawah kota/ kabupaten, contohnya: Kelapa Gading, Bintaro, dll. Cara mengisinya dengan 1. Mengetik nama suburb, ditunggu sampai muncul daftar. 2. Kemudian pilih nama yang sesuai dari daftar. Jika tidak muncul, berarti nama suburb tsb belum ada di dalam sistem. 3. Cari suburb yang terdekat. 4. Sampaikan nama suburb ke admin kantor; admin kantor akan mendaftarkannya ke RWI (Ray White Indonesia). Diisi dengan perusahaan tempat kontak bekerja atau kontak miliki/ kelola Pilihan apakah kontak adalah calon pembeli/ penghuni atau lainnya. Digunakan untuk mengecek apakah kontak sudah ada dalam basis data Aplikasi CRM

Bagian 2. Halaman Add Contact Tool.

Bagi buyer atau calon penghuni, informasi mengenai pilihan properti yang dibutuhkan perlu dicatat ke dalam sistem. Untuk itu, klik “Add Requirement” . Jika dilakukan, maka akan muncul

8


Isian ini nantinya akan menuntun atau menjadi dasar dari Buyer Match.

No 1

Item data Custom Region

2

Suburb

3

Price Range

4

Type

5 6 7

Bed Bath Car

Keterangan Jika kantor sudah membuat definisi baru mengenail region, maka akan muncul dalam daftar –Select Custom Region--. Pengguna bisa memilih region yang dimaksud. Jika sudah ada data-data properti yang posisinya pada suburb-suburb tertentu, maka dalam daftar –Select From Recently Used Suburbs--- akan muncul nama-nama suburb tersebut. Pengguna bisa memilih lebih dari suburb dari daftar tersebut. Diisi kisaran harga rumah dari Rp.... sampai dengan Rp..... Pilih salah satu dari daftar pilihan yang ada (Residential Sale, Residential Rent, ...) Setelah pengguna memilih salah satu, maka di bawahnya akan muncul daftar berikutnya yg lebih rinci. Contoh untuk type Residential Sale, muncul pilihan (Apartment, House, ...). Pilih salah satunya. Isi jumlah minimal kamar tidur Isi jumlah minimal kamar mandi Isi jumlah/ kapasitas minimal parkir mobil

Bagian 3. Halaman Add Contact Tool. No 1

Item data First Point of Contact (FPOC)

2

Accessible by

Keterangan Diisi dengan nama ME yang berhubungan pertama kali dengan kontak ini. Defaultnya adalah ME yang sedang menggunakan Aplikasi CRM. Jika Sales Admin yang menggunakan Aplikasi CRM, maka hal ini perlu menjadi perhatian, yaitu bahwa FPOC harus diisi dengan nama ME yang bersangkutan. Diisi dengan siapa yang boleh mengakses data 9


3

Category

4

Outlook Connect

kontak ini. Defaultnya adalah ME yang menggunakan Aplikasi CRM. Jika Sales Admin yang menggunakan Aplikasi CRM, maka hal ini perlu menjadi perhatian, yaitu bahwa item ini harus diisi dengan nama ME yang bersangkutan. Jika siapapun boleh mengakses kontak ini, maka tick for everybody berhuruf merah. Diisi dengan satu atau lebih pilihan kategori yang ada dalam daftar. Untuk memilih lebih dari satu pilihan, gunakan/ tekan tombol CTRL. Sales Admin/ kantor boleh menambahkan kategori-kategori baru ke dalam daftar ini, melalui menu Administrator. Pilih/ tick, jika kontak ini akan dikelompokkan sebagai kelompok atau kategori “outlook connect”.

Bagian 4. Halaman Add Contact Tool

Pilihlah salah satu sumber dari daftar –Click Here – dari mana kontak mengetahui Ray White. Contohnya: dari Sign Board, Newspaper, atau Web site. Kantor atau Sales Admin bisa menambahkan Source baru ke daftar ini melalui menu Administrator.

Bagian 5. Halaman Add Contact Tool

Khusus kontak “Prospective Buyer”, komentar atau catatan darinya mengenai suatu properti perlu disampaikan ke owner atau vendor. Untuk itu catatlah hal tersebut di bagian 5 ini. 10


No 1

Item data Note Type

2

Property

3

Date

4

Price Opinion

5

Feedback to vendor/owner Set Task Reminder

6

Keterangan Jenis catatan dipilih dari daftar yang ada

, contohnya Home Open/Inspection Feedback, jika kontak ingin menyatakan pendapatnya setelah mengunjungi salah satu properti yang Open House. Pilih dari daftar –Select Property ---. Isi daftar ini adalah properti-properti yang sudah listing di kantor. Tanggal kunjungan atau peristiwa yang lain Harga yang dikehendaki atau menurut kontak pantas Diisi komentar, teks bebas, mengenai properti yang dikunjungi/ dimksud Jika dibutuhkan, task reminder bisa diset.

Jika diinginkan pengecekan duplikasi, maka sebelumnya klik “Enhance Duplicate Checking”. Jika penyimpanan data kontak berhasil, maka Aplikasi CRM akan menampilkan halaman sbb:

1. Menuju ke fitur Matching properti, yaitu menampilkan properti2 yang sesuai dengan requirement kontak 4.Mengirim email ke kontak ini Andi Hidayat adalah contoh nama kontak yang tersimpan

11

2.Menuju ke pemasukan data kontak secara rinci 3.Kembali memasukkan data kontak lain


4.Mengirim SMS ke kontak ini

Pemasukan data kontak rinci Jika diklik tombol “Contact Details” maka akan muncul halaman My Address Book yang terdiri atas bagian penting, yaitu: 1. Contact Details 2. Address Details 3. Postal Address 4. First Point of Contact 5. Contact Accessible By 6. Anniversary/ Dates 7. Other Dan menu sbb:

No 1

Tombol Update

2

Remove

3

Notes

4

Categories

5

Buy/Rent Requirements

6

Document Library

7

Match Listing

8

Relationship

Fungsi/ penjelasan Untuk mengupdate data kontak rinci, jika isian form contact details selesai dilakukan Untuk menghapus data kontak. Pertimbangkan dengan seksama penghapusan kontak ini. Untuk menyimpan note berkenaan dengan kontak tersebut. Sesuai dengan yang dijelaskan pada bagian 5. Halaman Add Contact Tool. Untuk memperbaharui kategori-kategori yang sesuai dengan kontak. Untuk mendata spesifikasi properti apa yang dibutuhkan (hendak dibeli/ disewa) oleh kontak Untuk mengelola dokumen-dokumen dalam perpustakaan Aplikasi CRM. Untuk mencocokkan atau memperoleh informasi properti-properti sesuai spesifikasi kebutuhan properti sebagaimana yang dinyatakan dalam Buy/Rent Requirement. Untuk menghubungkan kontak ini 12


9

Add Property

10

Campaigns

memiliki hubungan dengan kontak lain Kontak yang berkenan/ memiliki rencana me “listing” properti bisa difasilitasi dengan memanfaatkan fitur/ tombol Add Property. Untuk mengecek email-email kampanye yang telah dikirimkan kepada kontak ini

Bagian Contact Details

No 1

Item data Letter greeting

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Envelope greeting Name Partner name Legal description Company Position Telephone (HM) Telephone (WK) Mobile (Primary) Mobile (Secondary) Email Password

Keterangan Nama sapaan yang diinginkan pada halaman salam pembuka surat/ email atau SMS, contohnya : Yth. Bapak Andi Hidayat Maka “Bapak Andi Hidayat” adalah letter greeting Nama yang tertera di amplop. Cukup jelas Nama pasangan Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Password yang diberikan kepada kontak untuk mengakses login module sesuai link; 13


14

Web site

15

Facebook

16

Tweeter

informasi link bisa diperoleh dengan klik login module click for more information url link/ alamat untuk website yang dimiliki kontak url link/ alamat untuk akun facebook yang dimiliki kontak url link/ alamat untuk akun tweeter yang dimiliki kontak

Address detail

No 1 2 3

Item data Street# Street Suburb

Keterangan Nomor jalan Nama jalan Nama kawasan, dipilih dari daftar kawasan yang ada. Jika dil luar Indonesia, tick □, Postcode dan Country sudah terisi otomatis, begitu suburb dipilih

Postal address, jika sama dengan address detail bisa diisi dengan meng-klik tombol Copy From Address Details Above.

Nilai default dari First Point of Contact (FPOC) Primary adalah Marketing Executive (ME) penggunanya. FPOC untuk secondary, ternary dan quaternary bisa ditambahkan, dipilih dari daftar yang ada.

Contact Accessible By menjelaskan siapa yang berhak mengakses kontak ini. Nilai default nya adalah nama ME pengguna. Untuk menambahkan, pilih nama di daftar list of staff. Kemudian klik . Nama akan pindah ke

14


sebelah kanan. Penambahan bisa dilakukan lebih dari satu. Jika semua staff diijinkan melihat kontak ini, maka klik □ tick this box...

No 1

Item data Birthday

2 3 4 5

Birthday partner Settlement Anniversary Investors club Lease Anniversary

No 1

Item data No spam/ unsubscribe

2 3

Do not call register Settlement Anniversary

4

Post Preferred

5

Archived

6

Referral

Keterangan Diisi tanggal lahir kontak (tanggal, bulan, tahun) Diisi tanggal lahir pasangan Diisi tanggal perayaan settlement, jika ada Kosongi Diisi tanggal perayaan sewa, jika ada

Keterangan Jika dklik, kontak akan dikeluarkan dari email Mass communicator Diisi tanggal lahir pasangan Jika diklik, kontak akan dikelompokkan ke Do not Call Register Jika diklik, kontak lebih menghendaki ipenyampaian informasi melalui pos daripada email Jika diklik, kontak akan disembunyikan (tidak ditampakkan) dalam mass communicator Jika diklik, kontak akan diberitahu ketika dilakukan Buyer Match

Klik Update untuk menyimpan pemutakhiran data kontak rinci ini.

Pengiriman Email kepada kontak Sebuah email bisa dikirimkan kepada kontak. Klik tombol Send Email di sebelah kanan item data Email Address di form Contact Detail.

15


Kelebihan dari pengiriman email menggunakan fitur ini adalah pemanfataan template email yang tersedia. Template email bisa dikelola, dimasukkan atau diubah oleh Administrator. Setelah tombol Send Email diklik, akan muncul form di bawah ini

No 1

Item data To

2 3

Cc & Bcc From

4

Template

5 6

Subject Body

7 8

Tombol “Open Attachment Link Manager” Tombol ‘browse”

9

Tombol Send Email Now

Keterangan Kepada siapa email akan dikirim; default nya adalah kepada kontak ybs Cukup jelas Pengirim; bisa dipilih dari daftar pengguna (ME) Template email yang tersedia; template ini dimasukkan atau dikelola oleh Administrator Cukup jelas Jika template email dipilih, maka body email akan di “load” dari template. Jika template tidak dipilih, maka body email akan kosong; diisi oleh pengirim email Diklik untuk melampirkan lampiran (attachment) file yang ada di Document Library Diklik untuk melampirkan lampiran (attachment) file dari folder komputer lokal Diklik untuk mengirimkan email

Pengiriman pesan SMS kepada kontak

16


Sebuah pesan pendek bisa dikirimkan kepada kontak. Klik tombol Send SMS di sebelah kanan item data Mobile phone number di form Contact Detail.

No 1

Item data To

2

From

3

Template

4

Message

5

Tombol Send SMS Now

Keterangan Kepada siapa pesan pendek akan dikirim; default nya adalah kepada kontak ybs Pengirim; bisa dipilih dari daftar pengguna (ME) Template SMS yang tersedia; template ini dimasukkan atau dikelola oleh Administrator Jika template SMS dipilih, maka body pesan akan di “load” dari template. Jika template tidak dipilih, maka body SMS akan kosong; diisi oleh pengirim SMS Diklik untuk mengirimkan SMS

Pemutakhiran kategori kontak Kategori kontak perlu dimutakhirkan sesuai kondisi kontak/ klien. Untuk itu klik Categories di form Contact Detail.

17


Klik kategori-ketegori yang sesuai; bisa lebih dari satu kategori. Kemudian klik tombol Save Categories.

Mencatat spesifikasi kebutuhan properti Jika kontak/ klien adalah calon pembeli yang membutuhkan properti, maka spesifikasi kebutuhannya perlu dicatat, agar ketika dilakukan Match Listings, properti yang dicari lebih spesifik, sesuai spesifikasi. Untuk hal tersebut klik tombol Buy/ Rent Requirement pada form Contact Detail.

18


No 1

2 3

Item data Tombol-tombol: Contact details, Notes, Categories, Document Library, Match Listings, Go to Property Alerts Contact details for Existing requirement

4

Add new buy/rent requirements

5

Class

6

Suburbs/ Customized regions

7 8

Price range from ...to Custom Property Category

Keterangan Cukup jelas

Ringkasan data kontak; nilai default Spesifikasi kebutuhan yang pernah dicatat sebelumnya Kotak berisi item-item data untuk spesifikasi kebutuhan properti yang baru akan ditambahkan Pilih dari daftar kelompok properti; residential for sale | residential for rent | commercial for sale |... Pilih dulu apakah customized regions atau suburbs. Berdasarkan pilihan itu, maka ketik namanya dan tunggu sampai dengan muncul daftar. Setelah itu pilih salah satu dari pilihan-pilihan pada daftar tersebut. Klik tanda panah ke kanan. Lakukan berulang kali langkah ini sejumlah daerah yang dipilih. Cukup jelas Jika ada kategori properti yang didefinisikan sendiri (dikelola oleh Aministrator), maka bisa dipilih 19


9

Dwelling

10

Bed, bath, car

11 12

Comments Tombol Add Requirement

Pilih jenis tempat tinggal yang sesuai dari daftar Cukup jelas, pilih jumlah kamar tidur, kamar mandi dan jumlah mobil di parkir Isi pesan sesuai kebutuhan Diklik jika spesifikasi kebutuhan siap disimpan

Menentukan alert informasi properti untuk kontak Seorang kontak/ klien bisa dikirimi pesan pengingat (alert) mengenai properti yang dibutuhkan. Klik Go to Property Alert pada form Buying/ Renting Requirement.

20


No 1

Item data Existing alert

2

Which requirement should be applied to the alert

3

Existing requirement

4

Include

5

Delivery setting

6 7

Alert name Email subject

Keterangan Menampilkan alert yang sudah pernah dibuat Alert in hendak dikenakan pada jenis apa, misalnya Residential for Sale? Tinggal diklik Spesifikasi kebutuhan yang pernah dicatat sebelumnya Alert ini meliputi apakah a) listing baru, 2)listing yang open house, 3) yang mengalami perubahan harga atau 4) yang dilelang? Menyatakan periode pengiriman alert, apakah harian, mingguan, dua mingguan, dll. Cukup jelas Nama subyek email alert, default nya “Property alert” 21


8

Greeting text

9

Footer text

10 11 12

Receive BCC Email Sender Tombol Submit

Teks pengantar, arti $$ ... $$ dilihat di bagian Help Teks penutup, arti $$ ... $$ dilihat di bagian Help Cukup jelas Pengirim email, pilih dari daftar yang ada Klik untuk menyimpan konfigurasi alert ini

Membuka dokumen pada Document Library Aplikasi CRM bisa menyimpan dokumen-dokumen pada folder-folder. Administrator bisa melakukan itu. ME bisa membuka dan memanfaatkan dokumen tersebut dengan cara Klik Document Library pada form Contact Details.

Pilih dokumen pada folder di atas. Klik Open Document untuk membukanya.

Mencari listing yang cocok untuk kontak (Match Listing) ME bisa mencarikan listing properti yang cocok untuk kontak sesuai spesifikasi kebutuhan yang pernah dicatat. Klik Match Listing pada form Contact Details.

22


Sesuai spesifikasi, akan ditampilkan daftar listing properti yang cocok. ME bisa mengklik view on web atau edit/view untuk melihat rincian informasi listing.

Menambahkan properti milik kontak yang akan dijual/ disewakan Jika kontak/ klien berkehendak untuk diprospek dan kemudian me listing propertinya ke kantor, maka ME klik Add Property pada form Contact Details.

23


Hal ini akan dibahas lebih jauh di bagian My Appraisals/ My Listings.

Rencana Kegiatan (Action Plan) terkait kontak Kegiatan-kegiatan ME bersama klien/ kontak sangat beragam. Semua berkaitan dengan upaya untuk membangun hubungan dan pelayanan kepada pelanggan (customer service), misalnya ketika berkenalan, presentasi, melakukan prospecting, listing, kunjungan open house, negosiasi, closing, diskusi atau konsultasi. Jenis kegiatannya bisa berupa pengiriman pesan pendek, email, dokumen, telepon, dan lain-lain. Dari halaman Contact Details, klik Action Plan.

24


No 1

Item data Available plan

2 3 4 5

Attach to property Apply from Ask for staff ember 1, 2, 3 Use this plan

Keterangan Pilih dari daftar, plan yang tersedia. Pengaturan atau penambahan plan (rencana aksi) dilakukan oleh Administrator Pilih properti untuk rencana aksi ini Waktu dimulainya rencana aksi Staf/ ME 1, 2, 3 yang akan melaksanakan Klik tombol ini untuk menerapkan rencana aksi

Pencarian kontak ME bisa mencari kontak yang telah disimpan melalui menu My Contact  Search Contact.

Pencarian bisa dilakukan dengan mengklik tombol Search. Hasil pencarian bisa lebih mengerucut seandainya kriteria pencarian dilengkapi, yaitu: -

First name : nama depan kontak

-

Surname : nama belakang

-

Company : nama perusahaan 25


-

Telephone (HM/WK) : nomor telepon rumah/ kantor

-

Facsimilie : nomor fax

-

Mobile (Primary) : nomor HP primer

-

Dll

Setelah kriteria yang dianggap perlu diisi, maka klik tombol Search. Hasil pencarian akan muncul di daftar di bawahnya.

Untuk melihat rincian kontak, klik di baris kontak yang akan dilihat.

Membantu klien memperoleh informasi properti secara cepat Jika seseorang, misal Susanto Hadi menelpon kantor untuk menanyakan informasi properti, maka ME bisa membantunya dengan menggunakan menu : My Contacts  Quick Enquiry Tool untuk melihat properti dan mengirimkan yang sesuai melalui email.

No 1

Item data Recipient to

Keterangan Isi nama depan, nama belakang dan alamat 26


2

Include

3

Hide lister

4

Send

email penanya Pilih jenis properti yang ditanyakan, apakah residential Sale, Commercial Sale, dll dan tipe lainnya. Akan muncul daftar properti yang tersedia di basis data, pilih yang sesuai dengan men tick properti2 dalam daftar. Perhatikan halaman Preview untuk mengecek isi informasinya. Jika ditick, maka ME lister disembunyikan/ tidak dinampakkan. Klik tombol ini untuk mengirimkan email.

Customized Contact Report (CCR) Laporan mengenai kontak bisa dibuat secara kustomisasi. Gunakan menu My Contacts  CCR (Customized Report) Tool Tampilan di bawah ini berisi kriteria2 untuk mencari.

27


Hasil pencarian akan ditampilkan di bawah ini

Terhadap daftar kontak di atas, ME bisa melakukan 1) Ekspor data kontak ke format CSV 2) Memasukan kontak ke dalam Smart Category dan 3) Membuat Laporan ownership (kepemilikan properti).

Sebelum melakukan ketiga hal tersebut, kontak-kontak harus dipilih, dengan mentick □ di sebelah kiri daftar.

Anniversary Report Untuk mengetahui hari-hari peringatan, seperti HUT, kontak ME bisa menggunakan menu My Contacts  Anniversary Report. Form Anniversary Report berisi 2 bagian, yaitu 1) menampilkan Who Has a Birthday (Siapa yang berulangtahun) dan 2) Siapa yang memperingati hari lain, seperti tanggal settlement 28


Untuk melihat daftar kontak yang berulang tahun, maka pilih Month dan klik View List. Akan ditampilkan daftar kontak beserta hari lahirnya. Untuk melihat daftar kontak dengan tanggal settlement nya, Pada bagian date search, No 1 2

Item data Use Range

3

Fisrt Point of Contact (FPOC) Accessible By Categories View List

4 5 6

Keterangan Pilih Settlement Anniversary Pilih kisaran antara tanggal ...s.d tanggal.... Pilih ME yang merupakan FPOC nya Cukup jelas Pilih kategori kontak yang diinginkan Klik tombol ini untuk menampilkan

29


Bagian

3

Pengelolaan Data Properti Data properti, dalam Aplikasi CRM, memiliki 5 status, yaitu:

Properti yang dimiliki seseorang dan belum akan dijual atau disewakan statusnya : Not Currently Listed. Begitu seorang ME melakukan “prospecting”, menjajagi kemungkinan properti tersebut dijual atau disewakan melalui jasa ME, maka statusnya menjadi Appraisal (Prospecting). Jika pemilik properti setuju dan menandatangani PAP, menyatakan properti tersebut di “listing” oleh ME dan disetujui kantor, maka status properti adalah Listing. Properti yang sedang dalam tahapan ditawar serius oleh calon pembeli (buyer) dengan nilai tertentu memiliki status Conditional/ Under Offer. Akhirnya, jika sudah ada kesepakatan pembelian antara pemilik dan calon pembeli dengan nilai tertentu, maka statusnya adalah Unconditional. Jika semua persyaratan terjadinya jual beli/ sewa dipenuhi, artinya secara legal properti terjual/ disewa, maka status properti kembali ke Not Currently Listed. Pemasukan data properti dengan status sampai dengan prospek (Appraisal) dilakukan dengan melalui menu MyAppraisal. Sedangkan pemasukan atau pemutakhiran data properti di atas status tersebut dilakukan melalui menu MyListing.

30


Pemasukan data properti prospek (Appraisal) Pemasukan data properti dengan status sampai dengan prospek (Appraisal) dilakukan dengan melalui menu MyAppraisal. Klik menu MyAppraisal  Add Property Tool. Form Add Property Tool akan tampil. Form ini juga bisa dituju dari Add Property pada form Contact Detail; seperti yang sudah dibahas. Form Add Property Tool terdiri atas 4 bagian, yaitu: 1. Prospective Vendor/ Property Owner 2. Property Address 3. Select Rep 4. How did you hear about Us?

Bagian Prospective Vendor/ Property Owner diisi dengan data pemilik atau vendor properti. No 1 2 3

Item data First name Surname Tel (HM)

Keterangan Nama depan Nama belakang Nomor telepon rumah, jumlah karakter 31


4

Street#

5

Street

6

Suburb

7

Reference ID

minimal 11; pemakaian spasi diperbolehkan Nomor jalan, bisa diisi ‘-‘, jika nomor tidak ingin diisi Nama jalan, seperti Jl. Sudirman Atau untuk kasus seperti apartemen Thamrin Residence, Tower 2, Lt. 7, Suite 0702, Jl. Xxxxxxx Ketik nama kawasan, seperti ‘MENTENG’, akan muncul daftar; kemudian pilih yang sesuai dari daftar tsb. Bisa diisi dengan nomer referensi Listing, setelah properti di”listing”

Bagian Property Address diisi dengan data alamat properti. Alamat properti ini bisa ditampilkan di Portal properti, seperti Rumah.com dan Rumah123.com, dengan opsi alamat lengkap, nama jalan dan suburb (kawasan) atau hanya suburb. No 1

Item data Class

2

Type

3 4 5 6 7

Tel (WK) Fax Mobile Email

Keterangan Dipilih dari daftar, apakah properti For Sale | For Rent |Holiday Rent, status terakhir ini di Indonesia belum umum Diisi status properti, apakah Not Currently Listed atau Appraisal. Dipilih dari daftar apakah properti ini Residential | Commercial | Business | Rural. Tipe terakhir di Indonesia belum umum Nomor telepon kantor, seperti Tel (HM) No fax Nomor HP, seperti Tel (HM) Alamat email

Bagian Select Rep diisi dengan nama ME; pilih dari daftar yang ada. Nama default ME adalah nama pengguna yang sedang aktif. Bagian How did you hear about Us diisi dengan memilih salah satu source atau marketing channel kantor seperti, Website, Newspaper, Signboard, dll. Daftar standar sudah disediakan oleh Aplikasi CRM, jadi pengguna tinggal memilih. Namun, daftar tersebut bisa ditambah oleh Administrator, jika ada channel lain, contohnya www.rumah123.com, www.raywhite.co.id, iklan baris, dll. Klik Submit Detail untuk menyimpan data properti ini.Setelaj klik akan muncul halaman berikut.

32


Tampilan di atas menyatakan bahwa penyimpanan berhasil dilakukan. Klik Click to Continue untuk melanjutkan.

Pemasukan data properti rinci Setelah Click to Continue halaman Edit Property akan tampil. Halaman ini terdiri atas 1. Sekumpulan tombol untuk fitur-fitur yang tersedia 2. Bagian untuk menyatakan status properti listing 3. Bagian Property Address, alamat properti 4. Bagian Price, harga properti 5. Bagian Auction 6. Bagian Particulars 7. Bagian Property features 8. Bagian Profile 9. Bagian Images 10. Bagian Virtual video tours 11. Bagian Rep (ME) Tombol menu

Fitur-fitur Aplikasi CRM terkait properti bisa diakses melalui sekumpulan tombol-menu sbb:

33


No 1

Item data Home Open Manager

2

Notes

3

Vendor Report

4

Sold/ Withdraw

5

Extra Details

6

Advertising

7

Buyer Match

8

Features

9

Profile pages

10

Page Publisher

11

Property Categories

12

History

Keterangan Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk menjadwalkan acara open house properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk menyimpan catatan-catatan terkait properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk membuat laporan properti listing kepada vendor. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk menyatakan properti listing “terjual” atau dibatalkan/ ditarik. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk mencatat keterangan lebih rinci mengenai properti listing, seperti dokumen-dokumen sertifikat. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk mencatat transaksi pemasukan dan pengeluaran terkait advertising properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk mencari calon pembeli yang cocok untuk properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk mencatat particulars atau fitur lebih rinci mengenai properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk membuat, melihat dan mencetak halaman penjelasan mengenai properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk membuat, melihat dan mencetak halaman “Windows Display” properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk menetapkan kategori lebih lanjut properti listing. Tombol menu ini, jika diklik, menuju fitur untuk melihat riwayat properti listing.

Status properti

34


Status properti, jika memenuhi persayaratan, bisa diubah dari Appraisal menjadi Listing. Listing ditentukan apakah dijual (for sale), disewakan (for rent) atau sewa liburan (holiday rental). Alamat properti

Alamat properti yang sudah diisi pada saat mengisi Add Property Tool akan tampil. Item-item data tersebut bisa diubah sesuai perkembangan; tentunya makin lengkap dan akurat. Lokasi dalam peta bisa juga ditetapkan dengan klik View/Change di seblah kanan item data Map location. Address Visibility menyatakan bagaimana alamat properti ditampilkan pada Portal properti, seperti www.raywhite.co.id, www.rumah.com atau www.rumah123.com . Alamat bisa ditampilkan lengkap (show full address), nama jalan dan suburb atau suburb only. Jika status properti sudah listing, maka Reference ID bisa diisi dengan Listing reference ID sesuai aturan kantor. Price & Advertising

No 1

Item data Methods of sale

2

Price Rp. (From)

3 4

Price Rp (To) Price (free from text)

Keterangan Dipilih dari daftar Exclusive | Open | Conjunctional |Sole Agency Diisi harga properti dalam rupiah sesuai yang diharapkan oleh pemilik/ vendor Untuk Indonesia, ini dikosongkan Isian format bebas, bisa digunakan untuk properti yang harga dalam $ (dollar) nya dinyatakan. Nilai ini akan ditampilkan menimpa nilai di Price Rp (From) pada halaman keluaran Windows Display atau 35


5

□ Price upon application

Market Update. Jika ditick akan tampil Price Upon Application di halaman keluaran Windows Display atau Market Update. .

Vendor contribution diisi dengan nilai kontribusi iklan yang disanggupi oleh pemilik/ vendor properti (VPA). Auction/tender

Jika dilakukan auction/ lelang, maka tanggal, waktu, tempat dan tanggal akhir lelang bisa diisikan ke item-item data auction date, time, auction venue dan tender end date. Particulars

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Item data Water Rates Council rate Strata levies Building/ floor area Land area Bedroom Bathroom Toilets Car parking

Keterangan Tagihan air (PDAM) Rp/ tahun Iuran/ pungutan Luas bangunan (M2) Luas tanah Jumlah kamar mandi Jumlah kamar tidur Jumlah toilet Kapasitas parkir, berapa mobil

Property features

Fitur-fitur properti bisa dilengkapi di sini.

36


No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Item data Air conditioning Built in Wardrobes Close to Schools Close to Shops Close to Transport Security alarm Garden Secure parking Polished timber/Floors Separate dining Pool Terrace/ balcony

Keterangan Cukup jelas Cukup jelas Apakah dekat sekolah Apakah dekat perbelanjaan Apakah dekat transportasi Cukup jelas Adakah taman Adakah parkir aman Lantai dipoles Adakah ruang makan terpisah Kolam renang Teras/ balkon

Profile

Profil properti disarikan dengan mengisi Heading dan penjelasan singkat. Nyatakan dengan ringkas, jelas, dan menarik; menjelaskan poin-poin penting dari properti listing. Images

Foto-foto menarik properti bisa diupload dengan klik tombol Browse Images.

37


Setelah klik tombol Browse Images akan muncul halaman berikut. Pilih file image yang akan diupload. Klik Open. Maka di halaman atas akan tampil gambar mini yang baru saja diupload. Gambar pertama akan diset otomatis sebagai Main Image, gambar utama. Upload foto-foto lain bisa dilakukan berulang kali dengan cara yang sama. Jika foto lain akan diset sebagai Main Image, maka double clik foto mini tersebut. Pilih Set Main Image.

Virtual/ Video tours

Jika foto-foto yang akan diupload terlalu banyak, maka ada cara yang lebih baik. Upload lah foto-foto tersebut ke penyedia layanan upload, seperti Instagram. Lalu link tampilannya bisa diisikan ke Virtual Tour URL.

38


Hal yang sama, jika video properti akan ditampilkan, maka upload lah video-video tersebut ke penyedia layanan upload video, seperti YouTube. Lalu link tampilannya bisa diisikan ke Video URL.

Rep Details

ME atau Rep yang melisting properti bisa lebih dari satu, selain yang yang sudah diisikan pada form Add Property Tool. Caranya dengan memilih salah satu dari daftar –Select Additional Rep --.

Melisting properti Begitu status properti diubah menjadi Listing, maka ME bisa menentukan apakah listing akan dipublishe di Portal properti atau tidak.

Beri tick pada raywhite.co.id, rumah.com atau rumah123.com.

Penjadwalan Open House Properti yang sudah dalam status Listing bisa dijadwalkan kegiatan open house nya. Untuk itu, gunakan menu Property Details  Home Open Manager

39


Tentukan hari/ tanggal. Waktu dan siapa (ME) yang bertugas pada saat Open House sebanyak jumlah acara yang akan diadakan. Kilik Save Home Open.

Menyimpan Catatan mengenai Properti Pada saat kontak/ klien datang di acara Open House, tentunya banyak komentar, pendapat, umpan balik atau catatan yang disampaikan kontak kepada ME. Pendapat tersebut perlu didokumentasikan atau dicatat, sehingga pihak yang berkepentingan seperti vendor atau pemilik properti mengetahuinya. Catatan properti tidak hanya meliputi catatan soal kunjungan Open House, namun bisa yang lainnya. ME bisa memanfaatkan fasilitas di Aplikasi CRM untuk mencatat. Caranya klik menu Property Details  Notes. No 1

Item data Rep

2

Note type

3 4

Note Set Task Reminder

Keterangan ME yang mencatat, defaultnya adalah yang memasukkan data Jenis catatan, pilih dari daftar General | Advertising | Sale Detail| Vendor Notes | Commission Pilih jenis catatan sedekat mungkin dengan isi catatan Tulis isi catatan dengan singkat dan jelas Isi tanggal aktifnya reminder

Satu properti bisa memiliki catatan lebih dari satu. Catatan-catatan ini akan ikut ditampilkan pada Vendor Report, sehingga vendor bisa melihatnya.

40


Pembuatan Laporan kepada Vendor Jika vendor atau pemilik properti membutuhkan laporan perkembangan mengenai properti yang dilisting di kantor, maka ME bisa membuatnya melalui menu Property Details  Vendor Report.

Halaman di atas menunjukkan daftar catatan mengenai kunjungan/ inspeksi ke properti terkait.

41


Halaman di atas menunjukkan daftar catatan mengenai telepon yang menanyakan perihal properti terkait dan kontrak yang telah dikirimkan kepada kontak/ klien.

42


Bagian halaman di atas menunjukkan informasi mengenai situs, username dan password yang mana vendor/ pemilik properti bisa login ke Aplikasi CRM. Situs ini berisi catatan-catatan properti yang secara online dapat diakses oleh vendor, tanpa menunggu email/ cetakan dokumen Vendor Report. Jika vendor menginginkan pencetakan atau email vendor report, maka klik tombol Prepare Report.

No 1

Item data Media

2

Style

3

Cover page

4 5

Range Include

Keterangan Bagaimana laporan akan disajikan, apakah dicetak (word), dicetak (web) atau diemail? Pilihan style dari yang tersedia, yaitu : Defualt style | Pastel | Red ...| .. Pilihan sampul laporan yang tersedia: Property (full page) | Beach | ...| ... Kisaran tanggal antara .. s.d ... Cakupan laporan, apa saja yang akan disajikan, seperti Commentary/update, Inspection results, Walk In result,...

Kelengkapan laporan yang disajikan bergantung kepada catatan-catatan yang sudah dilakukan oleh ME. 43


44


Pencarian Properti Prospek (Appraisal) Untuk mencari data properti yang sudah dimasukkan ke dalam Aplikasi CRM, maka gunakan menu My Appraisals  Search Appraisal. Cara lain adalah menggunakan menu My Listings  Search Listing

Pencarian lebih akurat jika menggunakan kriteria pencarian, yaitu: 1. Address, mencakup nomor dan nama jalan, suburb 2. Classification, klasifikasi properti apakah Appraisal | Listing | Residential for Sale | ... | ... 3. Belonging to : properti milik siapa 4. Sort by : diurut berdasarkan apa, seperti suburb |status | price | ... | ... 45

RAY WHITE INDONESIA. Departemen Teknologi Informasi. Manual Penggunaan Aplikasi CRM - ME

Recommend Documents