RAVATHERM Hungary Kft. Környezetirányítási Kézikönyv Környezetirányítási Rendszer eljárásai, szabályozásai
Hatályba helyezés dátuma: 2014.07.01.
Rendszer alkalmazási területe:
EXTRUDÁLT POLISZTIROLHAB GYÁRTÁS ÉS KERESKEDELEM Készítette
Ellenőrizte és jóváhagyta
………………………………….. Környezetirányítási Megbízott
………………………………….. ügyvezető
A kézikönyvben található valamennyi információ a RAVATHERM Hungary Kft. tulajdona. Nem használhatók fel üzleti vagy más célra a tulajdonos előzetes jóváhagyása nélkül. Másolása részleteiben és egészében is tilos!
Tartalomjegyzék A RAVATHERM Hungary Kft. környezeti politikája .............................................................. 3 Tárgy; bevezetés ......................................................................................................................... 5 2. Hivatkozások .......................................................................................................................... 6 3. Fogalom meghatározások ....................................................................................................... 7 4. A KIR követelményei vállalkozásunknál ............................................................................... 8 4.1. Általános követelmények ................................................................................................ 8 4.2. Környezeti politika .......................................................................................................... 8 4.3. Tervezés .......................................................................................................................... 8 4.3.1. Környezeti tényezők ................................................................................................. 8 4.3.2. Jogszabályi és egyéb követelmények ..................................................................... 11 4.3.3. Célok, előirányzatok és programok ........................................................................ 13 4.4. Bevezetés és működtetés ............................................................................................... 16 4.4.1. Erőforrások, szerepek, felelősségi kör és hatáskör ............................................... 16 4.4.2. Felkészültség , képzés és tudatosság ...................................................................... 17 4.4.3. Kommunikáció ....................................................................................................... 20 4.4.4. Dokumentáció ........................................................................................................ 21 4.4.5. A dokumentumok kezelése .................................................................................... 22 4.4.7. Felkészültség és reagálás vészhelyzetekre ............................................................. 26 4.5. Ellenőrzés ...................................................................................................................... 29 4.5.1. Figyelemmel kísérés és mérés ................................................................................ 29 4.5.3. Nem-megfelelőség, valamint helyesbítő és megelőző tevékenység ...................... 32 4.5.4. Feljegyzések ........................................................................................................... 35 4.5.5. Belső audit .............................................................................................................. 35 4.6. Vezetőségi átvizsgálás................................................................................................... 37
2
A RAVATHERM Hungary Kft. környezeti politikája A RAVATHERM Hungary Kft fő tevékenységi köre: Szigetelőanyag gyártás és kereskedelem Elhatároztuk MSZ EN ISO 14001: 2005 szabvány szerinti Környezetirányítási Rendszer (KIR) kiépítését, mely kiterjed a tevékenységi körünk által meghatározott termékek, szolgáltatások környezeti hatásainak szabályozására. Környezeti politikánkban kiemeljük a következő legfontosabb potenciális környezetterhelési feladatokat, melyek megelőzése, csökkentése alapvető célja rendszerünknek: • •
1.
2.
3.
4.
5.
A tevékenységünk során keletkező veszélyes hulladék „környezetbarát” kezelése és az újrahasznosítási lehetőségek keresése A tevékenységünk során környezetbarát eszközök, berendezések használata, alkalmazása Elvárásaink, vállalt kötelezettségeink Környezetirányítási Rendszerünk megfogalmazásánál, üzemeltetésénél a megelőző szemlélet következetes érvényesítését tekintjük az egyik legfontosabb feladatunknak. Ennek eredményeképpen a környezetszennyezés minimalizálására törekszünk. Olyan rendszert hozunk létre, illetve üzemeltetünk, melynek beépített eleme a folyamatos javítás. Folyamatos javítási igénynek tekintjük a hulladék minimalizálását és az energiafogyasztás csökkentését is, mivel ezzel közvetett környezetjavítást érhetünk el. Elvárjuk valamennyi munkatársunktól, hogy e kívánalomnak megfelelően cselekedjen. Mind a külső szabályozásokat (ránk vonatkozó környezetvédelmi jogszabályok és határozatok, mind a nem kötelező követelményeket igyekszünk a lehető legteljesebb mértékben betartani. Jelen környezeti politikára épülő környezeti célok illetve a célok elérése érdekében megfogalmazott környezeti előirányzatok meghatározzák azon környezeti teljesítéseket, melyek elérése céljából építjük ki a rendszerünket. A KIR kidolgozása, fenntartásának megszervezése biztosítja ezen célok. - hatékony megfogalmazását –tehát, a célok, előirányzatok kijelölését- valamint ezek: - megfelelő felülvizsgálatát, aktualizálását. A Környezetirányítási Rendszer alapdokumentációt a KIR kézikönyv, illetve az ott hivatkozott dokumentációk tartalmazzák. A dokumentumok kezelésére a KIR Kézikönyv előírásai vonatkoznak. Ez kiterjed a bevezetés, fenntartás szabályozására is.
3
6. Elvárjuk valamennyi dolgozónktól a „Vállalkozásunk környezetvédelmi általános követelményei”-ben megfogalmazottak betartását. 7. A KIR rendszer adott elemeit megfelelő belső képzéssel ismertetjük munkatársainkkal. Ennek keretében a környezeti politika és a környezeti célok ismertetése valamennyi dolgozónk felé megtörtént. A környezeti politikát alkalmas helyeken nyilvánosan is kifüggesztjük, hogy elérhető legyen minden dolgozónk számára.
4
Tárgy; bevezetés Cégünk rövid bemutatása: A RAVATHERM Hungary Kft. a legmodernebb extrudálási technológia, és szigorú minőségbiztosítási rendszer alkalmazásával gyárt és forgalmaz hosszú élettartamú és megbízható hőszigetelési termékeket. Cégünk gyártja az építőiparban közismert és elismert márkájú, kék színű RAVATHER XPS extrudált polisztirolhab hőszigetelő lemezeket. A gyártás során az extrudálási folyamat végén olyan homogén, zártcellás anyagszerkezetet kapunk, melynek hőszigetelő képessége és tartóssága az épület élettartamának végéig kitart. A RAVATHERM XPS hőszigetelés hozzájárul a jelentős energia-megtakarításhoz, és növeli az épület komfortját. Termékeink széles skáláját többféle vastagságban, különböző felületekkel, és eltérő nyomószilárdságban kínáljuk, hogy illeszkedjenek a különböző épületek által támasztott funkcionális követelményekhez. A RAVATHERM Hungary Kft. szakmai segítséggel, tanácsadással és információkkal segíti Önt céljai elérésében és az Önnek leginkább megfelelő megoldások megtalálásában. Cégünk a Ravago Group része, mely globális szolgáltató a műanyag-, gumi-, és építőiparban, világszerte több mint 4500, egymással partneri együttműködésben dolgozó alkalmazottal.
További információ: http://ravatherm.com/hu/ Jelen KIR Kézikönyv feladata, hogy segítse • a Környezetvédelmi Megbízott és egyéb, a környezet védelmére feladatkörrel rendelkező munkatársaink munkáját a KIR rendszer létrehozását, hatályba helyezését, működtetését képező feladatok ellátásában, • vállalkozásunk vezetőségét a KIR megfelelőségének vizsgálatakor, • külső (beleértve auditor) szervezetek véleményalkotását kialakított KIR rendszerünkkel kapcsolatban.
5
2. Hivatkozások A kiépített rendszer: Környezetirányítási rendszer (ISO 14001) A rendszer alkalmazási területe: Extrudált polisztirolhab gyártás és kereskedelem A Környezetirányítási Rendszer a következő telephelyre vonatkozik: 8184 Balatonfűzfő Fűzfőgyártelep, Almádi út 4. Jelen kézikönyvben leírt szabályozásunk követi az MSZ EN ISO 14001:2005 szabvány számozását. A szabvány valamennyi egy és két pontos fejezete, illetve az ezekkel kapcsolatos szabályozás megtalálható kézikönyvünkben. (Kivétel: 3. pont alpontjai)
6
3. Fogalom meghatározások Érdekelt fél: Olyan szervezet vagy csoport, akit vagy amelyet egy szervezet környezeti teljesítménye érint, vagy érdekel. Folyamatos javítás: Olyan folyamat, amely a környezetirányítási rendszert úgy erősíti, hogy a környezeti jellemzőket illetően az a szervezet környezeti politikájának megfelelő általános javulás felé haladjon. Környezet: A szervezet közvetlen környezete, amelyben az működik, beleértve a levegőt, a vizet, a földterületet, a természeti erőforrásokat, a növény- és állatvilágot, az embereket és ezek kölcsönös kapcsolatait. Ebben az összefüggésben a szervezetet körülvevő feltételek felölelnek mindent a szervezet belsejétől annak teljes rendszeréig. Környezeti cél: Általános, a környezeti politikából következő, lehetőleg számszerűen kifejezett környezeti feladat, amelyet a szervezet tűz ki maga elé. Környezeti előirányzat: Lehetőleg számszerűen kifejezett, a szervezetre vagy annak részeire vonatkozó, a környezeti célokból következő részletes teljesítési követelmény, amelyet a célok elérése érdekében meg kell adni és teljesíteni kell. Környezeti hatás: A környezetben végbemenő mindennemű változás - akár káros, akár hasznos -, amely egészben vagy részben a szervezet tevékenységeiből, termékeiből vagy szolgáltatásaiból származik. Környezeti politika: A szervezet nyilatkozata általános környezeti teljesítésével kapcsolatos szándékairól és elveiről, amely keretet ad a környezeti célok és előirányzatok meghatározásához. Környezeti programok: Azon módszerek, eszközök és felelősségek leírása, amelyek segítségével a környezetvédelmi célok és tervek megvalósíthatók. Környezeti tényező: Valamely szervezet tevékenységének, termékeinek vagy szolgáltatásainak olyan eleme, amely kölcsönhatásba kerülhet a környezettel. Környezetirányítási rendszer: A teljes irányítási rendszernek az a része, amely felöleli a környezeti politika kialakításához, bevezetéséhez, véghezviteléhez, átvizsgálásához és fenntartásához szükséges szervezeti felépítést, tervezési tevékenységet, felelősségeket, gyakorlatot, eljárásokat, folyamatokat és erőforrásokat. Szervezet: Minden olyan vállalat, testület, cég, vállalkozás, hatóság vagy intézmény, vagy ezek része vagy kombinációja - akár társaság, akár nem az, magán- vagy nem magánjellegű -, amelynek saját funkciói vannak, és amely saját adminisztrációval rendelkezik. KM: Környezetirányítási megbízott
7
4. A KIR követelményei vállalkozásunknál 4.1. Általános követelmények A Környezeti Kézikönyv a RAVATHERM Hungary KFT. környezetirányítási rendszerének követelményeit, tevékenységeit és felelősségi viszonyait ismerteti. Rögzíti a RAVATHERM Hungary KFT. feladatait az MSZ EN ISO 14001:2005 szabvány előírásainak, valamint az érdekelt felek által közölt és az egyéb követelményeknek a teljesítése érdekében. A Környezeti Kézikönyv a RAVATHERM Hungary Kft. környezetirányítási rendszerének alapdokumentuma. Alapul szolgál az érdekelt felek felé vállalt és a jogszabályokból adódó kötelezettségek teljesítésének igazolásához, a belső és a külső környezeti auditokhoz, valamint a környezeti teljesítésre ható tevékenységek irányításához. 4.2. Környezeti politika Ügyvezető igazgatónk kidolgozta környezetpolitikánkat a következő tartalommal: a) Vállalkozásunk jellegének, a meglevő, illetve a potenciális környezeti hatásoknak megfelelő szabályozás. b) Elkötelezettségünk kinyilvánítása a környezetszennyezés megelőzésére, a folyamatos javításra. c) Jogszabályok, határozatok követelményeinek, illetve egyéb kötelezettségeknek a vállalása, melyek környezeti tényezőinkhez kapcsolódnak. d) A célok és előirányzatok megfogalmazása, felülvizsgálata. e) Megfelelően dokumentált, bevezetett, fenntartott. f) Mindenki számára, aki vállalkozásunknak munkát végez közzétett tartalom. g) A nyilvánosság számára elérhető azáltal, hogy honlapunkon megjelentetjük. 4.3. Tervezés 4.3.1. Környezeti tényezők Évente legalább egyszer KIR átvizsgálást tartunk és a továbbiakban minden új projekt megkezdése előtt számba vesszük, napra kész állapotban tartjuk a szervezetet érintő környezeti tényezőket. A környezeti tényezőket évente a KM által szervezett team átvizsgálja. Az átvizsgálások eredményét az alábbi Tényezők, veszélyek feljegyzésben dokumentáljuk.
8
A társaság által végzett tevékenységek, szolgáltatások környezeti tényezőit és hatásait azonosítva, vizsgálva, és értékelve meghatározzuk a feltárt környezeti tényezők és hatások jelentőségét. A környezeti tényezők és hatások - ezen belül is a jelentősnek ítélt környezeti hatások nyilvántartását elkészítjük és naprakészen tartjuk. A naprakészség biztosítása érdekében meghatározott időközönként megismételjük a környezeti hatások értékelését. A lehetséges környezeti tényezők és hatások vizsgálatát fejlesztések, beruházások, technológia módosítás, valamely tevékenység megszűntetése, valamint új tevékenységek megkezdése előtt is elvégezzük. Azonosítás, értékelés A normál és az attól eltérő üzemmenet során fellépő környezeti tényezők és hatások naprakész nyilvántartása a Környezeti tényezők és hatások értékelése (mintáját lásd a mellékletben) formanyomtatvány tartalmi eleminek felhasználásával történik a környezetirányítási megbízott koordinálásával az érintett területekről történő adatszolgáltatás alapján a mellékletben megadott szempontok szerint. Az értékelés eredményét (pl. az értékelő lapok másolatának eljuttatásával) közölni kell a környezetirányítási megbízottal. Az értékelés eredményeinek függvényében a környezetirányítási megbízott az irányítási rendszerben szükséges módosításokat megteszi (pl. dokumentáció, célok felülvizsgálata, módosítása, mérési és megfigyelési feladatok meghatározása, stb.), valamint jóváhagyja azt. Jelen jóváhagyást a hálózat adott könyvtárába való elmentés jelenti. A környezeti tényezők és hatások értékelésének menete A Környezeti tényezők és hatások értékelése táblázatot az alábbiak szerint kell kitölteni. Környezeti tényező, hatás Az adott telephely/terület tevékenységei által normál és a normáltól eltérő üzemmenet során okozott kibocsátásokat kell feltüntetni ebben az oszlopban. 1. Jogszabály, előírás Minden környezeti hatásra ki kell tölteni: - = nincs vonatkozó jogszabály előírás vagy más kötelezettség; 0 = van előírás, ami mindig teljesül; 1 = időközönként előfordul, hogy a vonatkozó előírás nem teljesül; 2 = a hatás önmagában kötelezettség nem-teljesítést eredményezhet; 3 = több környezeti elemet érintő hatás alakulhat ki, jogi követelmény be nem tartását eredményezhet.
9
2.a. Kockázat: előfordulás valószínűsége Feltételezett eseményekkel kapcsolatban minden esetben ki kell tölteni. A jelzőszámok negatív értékek és nulla lehetnek. -5 = az előfordulási gyakoriság évtizedekben becsülhető, csak egészen különleges körülmények (pl. természeti katasztrófa, szándékos rongálás) között állhat elő; -4 = az előfordulási gyakoriság az évi egy alkalomnál is ritkább, igen súlyos rendellenességek esetén fordulhat elő; -3 = az előfordulási gyakoriság évi egy alkalom lehet; -2 = az előfordulási gyakoriság havi egy alkalom lehet; -1 = az előfordulási gyakoriság heti egy alkalom lehet; 0 = naponta előforduló környezeti hatás, a normális működés velejárója. 2.b. Kockázat: következmény súlyossága Feltételezett eseményekkel kapcsolatban minden esetben ki kell tölteni. 0 = minimális, azonnal helyreállítható környezeti hatás; 2 = korlátozott és/vagy rövid idejű, visszafordítható hatás; 4 = hosszabb idejű, visszafordítható hatás; 6 = súlyos bírsággal és/vagy jelentős kibocsátással járó hatás; 8 = a környezet maradandó károsodása; 10= az emberi élet közvetlen veszélyeztetése. 2.c. Kockázat: összeg Az előfordulás gyakoriságára és a következmény súlyosságára adott pontok összege. 3. Érdekelt felek szempontjai Minden környezeti hatásra ki kell tölteni: 0 = a hatás érdekelt fél részéről nem került említésre; 1 = érdekelt fél negatív hatásként megfogalmazta; 2 = több érdekelt fél is, mint a cég hírnevét jelentősen beárnyékoló hatást, hozta szóba. 4. Információ hiány 0 = a tényező, hatás értékelésére vonatkozóan elegendő információ áll rendelkezésre; 1 = a tényező, hatás értékeléséhez csak részben áll rendelkezésre elegendő információ; 2 = a tényező, hatás értékeléséhez nem áll rendelkezésre elegendő információ. Megjegyzés Minden eddig nem tárgyalt, a hatás értékelésére nézve fontos szempont, információ.
10
Értékelés Jelentősnek kell minősíteni a környezeti hatást az alábbi esetek bármelyikének teljesülése esetén: • Jogszabály előírás → ≥ 1; • Kockázat: összeg →
≥ 1;
• Érdekelt felek szempontjai → ≡ 2; • Információ hiány →
≥ 1;
A megjegyzésben rögzített szempontot az értékelők jelentősnek nyilváníthatják a gyakorlati tapasztalatok alapján az okozott környezetterhelést. A "jelentős" minősítést kiváltó pontszámot az értékelés oszlopban megkülönböztető jelzéssel kell ellátni. Felülvizsgálat A környezeti tényezőket és hatásokat a környezetirányítási megbízott szükség szerint, de legalább évente egyszer, a vezetőségi átvizsgálást megelőzően felülvizsgálja. A felülvizsgálathoz az illetékes területi vezető minden, a környezeti tényezőkkel és hatásokkal kapcsolatos (új) információval ellátja a környezetirányítási megbízottat. Új vagy módosított technológiák, tevékenységek bevezetéséhez, beruházásokhoz kapcsolódó (várható) környezeti tényezőket és hatásokat a tervezés, majd a megvalósítás időszakában szintén azonosítani és értékelni kell.
4.3.2. Jogszabályi és egyéb követelmények Környezetirányítási Rendszerünk követelményrendszerét nagymértékben meghatározzák a jogi és egyéb megfogalmazások által meghatározott elvárások. Ezek tükrözik • a jogi elvárásokat, • az iparágunkra jellemző speciális elvárásokat (adatszolgáltatási kötelezettségeket), • hatóságokkal, egyéb szervezetekkel kötött megállapodásainkat, • azon irányelveket, melyek ugyan nem kötelezőek, de betartásukra kötelezzük magunkat, • a korábbi káresetek, vészhelyzetek tanulságát.
11
Az alábbi módon valósítjuk meg ezen célokat: a) Jogi követelmények A jogszabályok figyelését, az Interneten, jogi adatbázisokban (www.magyarorszag.hu , országgyűlés, minisztériumok honlapjai, stb) negyedéves rendszerességgel, valamint jogszabályváltozás esetén, valamint külső szakértők bevonásával a KM végzi, az átvizsgálás megtörténtét a jogszabály listán aláírásával és dátummal igazolja. Változás esetén a listát módosítja, a régi listán a változást átvezeti, a visszavont jogszabályhoz „ÉRVÉNYTELEN” felírást tesz, ha listán ötnél több változást kell végrehajtani, akkor új listát készít a KM, egyúttal a régit megsemmisíti. Jogszabályi változás esetén és új projekt megkezdésekor a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelést átvizsgálja, az esetleges feladatok végrehajtásáról intézkedik. Évente a belső audit és a vezetőségi átvizsgálás során feljegyzés készül a jogszabályoknak és egyéb vállalásoknak való megfelelésről. b) Belső és külső szabályozások A Belső és külső környezetvédelmi szabályozásokban, gyakorlatban soroljuk fel azon írott szabályozásokat és követett gyakorlatot, mely regulárisan szabályozza környezetvédelmi tevékenységünket. (Tehát az itt szereplő környezetvédelmi tevékenységek már nem szerepelnek a „cél” –ok között, hacsak a meglevő állapotot nem kívánjuk javítani.) Általában törekszünk arra, hogy minél inkább leírtak legyenek ezek a szabályozások, s ne csupán a gyakorlatra hagyatkozzunk. c) Jelentések A Rendszeres belső és külső feljegyzések (jelentések) feljegyzésben rögzítjük a hatóságok vagy jogszabályok által megkövetelt, vagy a vállalkozásunk által előírt KIR hatókörébe tartozó jelentéseket.
12
d) Korábbi káresetek tanulságai A Korábbi káresetek feljegyzés bemutatja a korábbi káreseteket. (Dátum, Leírás, Kapcsolatos feljegyzések, Kiértékelés) Ezek tanulságainak vizsgálata részét képezi a KIR-átvizsgálásnak, hiszen erősen befolyásolja jövőbeli környezetvédelmi tevékenységünket.
4.3.3. Célok, előirányzatok és programok Vállalkozásunk KIR rendszerének gerincében a célok (amennyiben lehetséges, mérhető), illetve a célok megvalósítására szolgáló előirányzatok és programok állnak. Az ügyvezető és KM feladatát képezi ezek környezeti politikánknak megfelelő megfogalmazása (megfogalmaztatása), illetve rögzítése az alábbiak szerint. A célonként külön-külön készített Célok, előirányzatok és teljesítésük feljegyzés írja le a célokat, illetve azok előirányzatokká történő lebontását: 1. Környezeti cél. Környezetvédelemmel kapcsolatos konkrét célkitűzés, mely egy vagy több környezeti előirányzattal, s azokon belül részlépésekkel teljesíthető. 2. Érintett egységek, szintek, funkciók. Vállalkozásunk azon érintett egységeinek megnevezése, melyek feladata a célok megvalósításán dolgozni. Szükség esetén itt konkretizálhatók az egyes egységek felelősségi körei. Ezen szervezeti egységek feladata, hogy a jelentős környezeti tényezők, jogi és egyéb előírások, technológiai lehetőségek, működési és üzleti követelmények, valamint az érdekelt felek véleményének figyelembevételével munkálkodjanak a célszerű megvalósításon. 3. Érintett felek megjegyzései, célok elfogadása. Az érintett egységek vezetői, vagy az azonosított személyek itt fejthetik ki korlátjaikat, feltételeiket. Aláírásukkal, a céllal való azonosulásukat mutatják meg.
13
4. Környezeti előirányzat. Itt fogalmazzuk meg a környezeti cél megvalósítására szolgáló 1 vagy több teljesítési követelményt. Az egyes előirányzatokkal kapcsolatban megadjuk - az azok teljesítéséért felelős személyt - a részhatáridőket, valamint - azon elérendő értékeket (jellemzőket, paramétereket), melyeket az adott határidőre el kívánunk érni. Megadjuk ezen kívül az adott előirányzatok egyes részteljesítéseihez tartozó - speciális eszközigényeket (input), továbbá - speciális követelményeket (output). 5. Részteljesítések ellenőrzése Fontosnak tartjuk az előirányzatok teljesítéseinek megfelelő követését. Erre szolgál ez a pont, mely valamennyi előirányzat valamennyi részteljesítésével kapcsolatban dokumentálja a következőket: - dátum - mért érték - megjegyzés A megjegyzés rovatban az adott előirányzatért felelő személy szignójának is szerepelnie kell. 6. Cél teljesítésével kapcsolatos megjegyzések az előirányzatok teljesítése alapján: Amikor a célok elérését megfelelő előirányzatok teljesítésére bontottuk fel, végiggondoltuk, hogy az előirányzatok megfelelő együttes teljesítése a cél elérését eredményezze Itt egy globális kontrollról, a cél teljesítésének validálásáról van szó. Megvizsgáljuk az elért eredmények tükrében a céllal kapcsolatos következő követelmények teljesülését: - jogi, - előirányzatokban előirt szakmai, - gazdaságossági.
14
7. Cél teljesülése, téma lezárása, illetve új cél kezdeményezése. Ha megnyugtatóan lezáródott a 6. pontban dokumentált cél, akkor a téma lezárható, Eltérésekről, módosulásokról itt kell feljegyzést készíteni. Ugyancsak elképzelhető új cél kezdeményezése ekkor. 8. Lezárás jóváhagyása. Ügyvezető igazgató jogosult (és köteles) az adott környezetirányítási program lezárását jóváhagyni.
15
4.4. Bevezetés és működtetés 4.4.1. Erőforrások, szerepek, felelősségi kör és hatáskör
16
Mindenekelőtt Környezetvédelmi Megbízottat (KM) nevez ki vállalkozásunk. A Környezetvédelmi Megbízott feladata, hogy a KIR • létrehozása, • jóváhagyása (ügyvezető igazgatóval közösen) • üzembe helyezése, • fenntartása az MSZ EN ISO 14001:2005, illetve egyéb kapcsolatos szabványoknak, előírásoknak, vezetői elvárásoknak megfeleljen. Környezetvédelmi Megbízott (KM) feladatát képezi a feljegyzések, dokumentumok rendszeres karbantartása, aktualizálása, illetve ha ezt részben mások végzik el, ennek az ellenőrzése. KM ezen tevékenységét a belső aduitok ellenőrzik. Környezetvédelmi Megbízott a KIR fenntartása során gondoskodik a kollegák, szakértők szükség szerinti bevonásáról, ez irányú munkájuk ellenőrzéséről. Mindezek alapvetően adott Célok, előirányzatok és teljesítésük keretében történnek meg. (Részletesebb leírást l. 4.3.3 alatt.) A munkaköri leírásokban összefoglaltuk a KIR kialakításával, bevezetésével, fenntartásával és fejlesztésével kapcsolatos feladatköröket, felelősség és hatásköröket. Ezeket alkalmazottainknak, személyre szólóan is kiadjuk a „munkaköri leírásokban”.
4.4.2. Felkészültség, képzés és tudatosság Vállalkozásunk fontos feladatának tekinti, hogy a szervezetünk számára és a szervezet képviseletében munkát végző egyének minden szervezeti szinten kellően tudatában legyenek a KIR rájuk vonatkozó követelményeinek, valamint tudatában legyenek tevékenységük környezetre gyakorolt hatásával: a) tudják a követelmények teljesülésének fontosságát, b) ismerjék a tőlük (is) függő környezeti hatásokat, c) milyen szerepük, feladatuk van a KIR követelményeinek teljesítésében d) mi a következménye, ha eltérnek az operatív előírásoktól. A konkrét megvalósítást feljegyzésben dokumentáljuk: A képzettségi követelményeknek megfelelő (lásd munkaköri leírás) és belépésre jelentkezett munkatárs a felvétel előtt az adott szervezeti egység vezetőjével felvételi beszélgetésen vesz részt, azzal a céllal, hogy alkalmasságáról meggyőződjenek.
17
A felvétel során a felvételre jelentkezővel az adott szervezeti egység vezetője ismerteti a betöltendő munkahely elvárásait, az új munkatárs felelősségét. A felvételi beszélgetést minimum két alkalommal kell megtartani és amennyiben szükséges (pl. sok felvételre jelentkező esetén) az ott tapasztalt észrevételekről feljegyzést készít az adott szervezeti egység vezetője. Az adott szervezeti egység vezetője dönt a felvételre kerülő kollégákról, valamint az Ő feladata a munkaszerződés megkötése is. A felvételt követően (belépéskor) a Marketing asszisztens felvételi lapot tölt ki, melyet elhelyez a személyügyi dossziéban. A Marketing asszisztens felelős az újonnan belépő dolgozó képzettségét igazoló papírok (bizonyítványok, stb.) beszerzéséért, valamint a személyügyi dossziéban való elhelyezéséért. A Környezetirányítási megbízott felelős továbbá az újonnan belépő dolgozók számára kötelezően előírt képzések megszervezéséért. Az újonnan belépő dolgozó munkaköri leírásának elkészítése, kiadása a közvetlen felettese feladata. Az új belépők: • munka- és tűz- védelmi oktatásáról szerződött alvállalkozó, • környezetvédelmi képzéséről (aktuális környezeti célok, az adott munkaköre vonatkozó környezeti szabályozások ismertetése) a KM, • szakmai képzéséről az adott szervezeti egység vezetője gondoskodik. Az új belépők képzéséről minden képzést végző személy Képzési jegyzőkönyvet készít (kivéve a munka- és tűzvédelmi oktatások esetén), melyen aláírásával igazolja a képzés megtörténtét, valamint a képzés sikerességét is. Az elkészült jegyzőkönyvek másolati példányát eljuttatja a Marketing asszisztensnek ahol megőrzik azt. a) Környezetvédelmi általános követelmények Ezt a szabályozást ismertetjük valamennyi szervezetünk számára és a szervezet képviseletében munkát végző egyénnel, s kifüggesztjük politikánkhoz hasonlóan vállalkozásunk több helyiségében is. Ebben azokat az általános környezetvédelmi követelményeket határozzuk meg, melyek betartását megkívánjuk valamennyi dolgozónktól. b) KIR képzési terv Vállalkozásunk megfelelő képzéssel is igyekszik elősegíteni a KIR hatékony működését. Ennek keretében KIR megbízott feladatát képezi a képzések megtörténtének megfelelő dokumentálása, a külső ilyen irányú dokumentumok megőrzése, valamint mindezek alapján a képzési tervben előírtak megvalósítási tapasztalatainak rögzítése.
18
A társaság fontosnak tartja munkatársai továbbképzését: • ha nem rendelkeznek az adott munkakörre előírt végzettséggel, annak megszerzése érdekében, • ha új ismeretek elsajátítása, új követelmények, információk megismerése válik szükségessé az adott munkaterületen (szakmai, környezetvédelmi, stb.). A dolgozók szakmai, környezetvédelmi ismereteinek fejlesztése érdekében a vezetés az éves vezetőségi átvizsgálások alkalmával meghatározza a következő időszak oktatásainak rendjét, elfogadva a vonatkozó Képzési tervet. A Képzési terv megvalósításának koordinációja a környezetirányítási megbízott feladata. Az elrendelt képzésekre vonatkozó feljegyzéseket megőrizünk a személyügyi dossziéban. A tervezett képzések hatásosságának értékelése az adott szervezeti egység vezetőjének feladata, ami az éves vezetőségi átvizsgálások keretében valósul meg. A tervezett, illetve ad-hoc jellegű képzések megvalósítása történhet: • külső oktatási formák, • belső oktatási formák igénybe vételével. Külső oktatásokban való részvételt minden munkatárs saját maga jelez a felső vezetőjének, aki az ügyvezetővel konzultálva dönt annak támogatásáról. A képzéseken való részvétel módjának meghatározása a RAVATHERM Hungary Kft. és a munkatárs összehangolt érdeke alapján egyedi megállapodás keretében történik. A külső oktatási forma lehet iskolarendszerű (egyetem, főiskola, gimnázium, szakközépiskola, szakmunkás iskola), illetve lehet tanfolyami (szakmai tanfolyam [pl. gépkezelői, stb.]), illetve céltanfolyam [pl. számítástechnikai, nyelvi, stb. tanfolyam]. A külső oktatási formák hatásosságát igazoló bizonyítványok, oklevelek, egyéb a részvételt és elvégzést igazoló okiratok másolatát a külső oktatási formán részt vevő munkavállaló eljuttatja a Marketing asszisztens részére, akik a személyügyi dossziéban elhelyezik azt. Belső oktatási formák Lehetnek: • speciális (igény szerinti) belső tanfolyamok (pl. kisgépkezelői tanfolyamok, vezetői továbbképzés, stb.), • évente kötelező környezetközpontú irányítási oktatás, környezetvédelemmel kapcsolatos képzés, • évente kötelező munkavédelmi oktatás a kijelölt munkakörökben, • eseti szakmai.
19
Az egyes területek szakmai oktatási anyagát, az oktatandó ismereteket az érintett szervezeti egységek vezetői állítják össze. Az egységek vezetői felelősek a munkatársak képzéseken történő rendelkezésre állásáért. A belső oktatási formákról, az oktatásban résztvevőkről az oktatást tartó személyek. Képzési jegyzőkönyvet (mintáját lásd a mellékletben) vezetnek. Az oktatást végző eldönti, hogy milyen módon történik a végrehajtott oktatás hatékonyságának ellenőrzése (pl. kérdőív vagy kérdezés, illetve gyakorlati teszt útján), majd ennek eredményét rögzíti az. Képzési jegyzőkönyvben. c) Alvállalkozók tájékoztatása Vállalkozásunk bizonyos teljesítéseket alvállalkozókkal végeztet el. Minden új tevékenység megkezdése előtt felmérjük a jelentős környezeti tényezőket és hatásokat. Dokumentált módon közöljük a munkavégzésükkel kapcsolatos környezeti tényezőket és hatásokat, a speciális környezetvédelmi feladatokat. Ezen dokumentumok az alvállalkozói szerződés, megbízás mellékletét képezik. Ismertetjük alvállalkozóinkkal a Környezetvédelmi általános követelményeket és a Környezeti politikát is, s tőlük, beosztottaiktól ugyanúgy megköveteljük a leírtak betartását, mint saját munkatársainktól. 4.4.3. Kommunikáció Vállalkozásunknál – méretünk által magyarázott módon – a KM feladatát képezi mindennemű belső és külső, a környezetvédelmet érintő kommunikáció menedzselése. Ezen feladatán belül kiemelten el kell látnia a következő feladatok teljesítését: • •
•
•
Környezetvédelemmel kapcsolatos belső és külső jelzések fogadása, dokumentálása, annak továbbítása valamennyi érintett belső (és ha szükséges külső) szervezet felé. Az érdekelt felek folyamatos azonosítása, ha jogszabályi vagy hatósági előírás, kommunikáció a jelentős környezeti tényezőkkel kapcsolatosan a kapcsolattartás dokumentálása. Az előzőekkel kapcsolatos szükséges intézkedések koordinálása. Beleértendők ebbe az egyeztető megbeszélések, esetleges technológiai vagy más kivitelezési módosítások foganatosítása. Válaszolás (illetve ennek a menedzselése) a belső-külső jelzésekre.
20
Az alkalmazottak környezeti vonatkozású kérdéseinek, problémáinak megválaszolása A RAVATHERM Hungary Kft. dolgozói jobbító javaslatot tehetnek a környezetközpontú irányítással kapcsolatosan a környezetirányítási megbízott felé. A környezetirányítási megbízott - az illetékes felső vezetők bevonásával - dönt a javaslat megvalósíthatóságáról, majd írásban értesíti a javaslattevőt a vezetőségi döntésről. A megvalósítható javaslatokat a Környezetvédelmi Kézikönyv fejezetével összhangban be kell építeni a célok, programok közé. Az alkalmazottak által jelzett problémák kezelése a helyesbítő és megelőző tevékenységet szabályozó 4.5.3. fejezet szabályozza. Fontosnak találjuk, hogy mindezen tevékenységek elvégzését kellően dokumentáljuk. A feljegyzést a környezetvédelmi megbízott vezeti, s feladatát képezi, hogy ezt a vállalat vezetése, a környezetvédelemben érintett személyek, az auditorok rendelkezésére bocsássa. 4.4.4. Dokumentáció A RAVATHERM Hungary Kft. az MSZ EN ISO 14001:2005 szabvánnyal összhangban rendszert hozott létre, melyet dokumentumokban rögzített. A rendszer dokumentációja tartalmazza a fenti szabványok által megkövetelt dokumentált eljárásokat, és a RAVATHERM Hungary Kft. által a folyamatai hatékony működtetéséhez szükségesnek tartott egyéb dokumentumokat. Dokumentációs rendszere az alábbiak szerint épül fel: Környezeti politika, Célok, programok, fejlesztési és intézkedési tervek, Környezetirányítási Kézikönyv, Eljárások, Utasítások, Bizonylatok, jegyzőkönyvek, nyilvántartások. A környezetirányítási rendszer kialakításakor azonosításra kerültek a folyamatok, azok sorrendje és kapcsolódásai, meghatározásra kerültek a folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrások és követelmények, valamint a fenti folyamatok ellenőrzése, mérése és ennek eredményeinek felhasználása a folyamatok fejlesztéséhez (lásd kapcsolódó eljárások). A környezetirányítási rendszert a Környezetirányítási Kézikönyv érvénybe léptetésével kezdődően vezetjük be, folyamatosan működtetjük és fejlesztjük.
21
Környezetirányítási Kézikönyv A vezetőség környezeti politikáját, átfogó céljait, a környezetvédelem iránti elkötelezettségét a környezeti politika tartalmazza. A környezetirányítási rendszer alapkövetelményeit és feladatait, a környezetirányítási rendszer folyamatait és azok kölcsönös kapcsolatát a Környezetirányítási Kézikönyv egyes fejezeteiben adjuk meg. A Környezetirányítási Kézikönyv egyes fejezetei (ahol ez értelmezhető) hivatkoznak a környezetirányítási rendszer eljárásaira. Kiegészítő dokumentumok (eljárások, utasítások, feljegyzések) A Környezetirányítási feladatok végrehajtásának folyamatát és a feladatok felelőseit eljárásokban szabályozzuk, a Környezetirányítási tevékenységek végrehajtásának módját az eljárásokhoz kapcsolódó utasításokban írjuk elő, a környezetvédelmi követelményeket specifikációk, szerződések, jogszabályok, szabványok, egyéb, a szolgáltatási folyamatot szabályozó feltételek, rendszer dokumentációk vagy ezekre való hivatkozások formájában adjuk meg, a Környezetirányítási követelmények teljesítését feljegyzésekkel igazoljuk.
4.4.5. A dokumentumok kezelése Dokumentumok és adatok kezelése, módosítása Rendszerünk belső dokumentumaira vonatkozó előírásokat részben az ezek alkalmazását előíró Környezetirányítási Kézikönyv fejezetekben, valamint az Eljárásokban rögzítettük. Belső dokumentumainkat az ügyvezető jogosult jóváhagyni. A belső dokumentumok és adatok azonosítása, jellemzőik Minden belső dokumentumon legalább a következő azonosítóknak kell szerepelni: • dátum, • oldalszám (lehetőleg oldalszám \ oldalak száma), • dokumentum azonosító név vagy jelölés, • jóváhagyó aláírás. A belső dokumentumok módosításának szabályai, lépései A Környezetirányítási Kézikönyvet, valamint az Eljárásokat egyben, a mellékleteiket mellékletenként külön, az egyéb belső dokumentumokat egyben módosítjuk. A nyomtatásban érvényes dokumentumok jóváhagyása a dokumentum aláírásával történik. Az elektronikusan kezelt dokumentumok jóváhagyási jogosultságait a számítógépes rendszerünk belső adatbázisa tartalmazza.
22
A nyomtatott formában tárolt belső dokumentumok elosztása úgy történik, hogy a a dokumentum készítője a dokumentum törzspéldányának hátoldalán nyilvántartást vezet a kiadott másolatok elosztásáról. Az így kiadott dokumentumokat "Ellenőrzött példány" jelzéssel látja. Az átadást és a visszavételt a Dokumentum törzspéldányának hátoldalán aláírással igazoltatja az átvevővel. A munkaköri leírások két példányban készülnek. A munkáltató példányának aláírásával igazolja a munkavállaló, hogy a munkaköri leírásban foglaltakat tudomásul vette. A munkaköri leírásokra a belső dokumentumok elosztásának szabályozása nem terjed ki. A számítógépes hálózaton kezelt belső dokumentumok módosításának lépései: • Másolat készítése az érvényesről, • A módosítás végrehajtása a szövegfájlban (a Környezetirányítási megbízott tájékoztatásával), • Az új file elmentése, • Az érvényét vesztett változat archiválása a jóváhagyó személy által, • A módosított fájl felhelyezése a hálózatra a jóváhagyó által. Külső forrásból származó dokumentumok kezelése A külső dokumentumok közé a RAVATHERM Hungary Kft. tevékenységére vonatkozó • Nemzeti szabványok; • Jogszabályok; • Gépkönyvek, • Környezetvédelmi, Munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzatok A környezetirányítási rendszer működését szabályozó jogi követelmények azonosítása a 4.3.2./a fejezet szerint zajlik. A nemzeti szabványok törzspéldányát a Környezetirányítási megbízott tárolja. A szabványok érvényességét a Környezetirányítási megbízott évente ellenőrzi. Változás esetén gondoskodik a szabvány beszerzéséről, elosztásáról, majd a régi szabványt "Érvénytelen" felirattal látja el. A RAVATHERM Hungary Kft. az új szabványokat vagy módosításokat képzés keretében ismerik meg. A képzésről Képzési jegyzőkönyv készül, amelyen a képzésben résztvevő személyek aláírásukkal igazolják a dokumentumok megismerését. Minden olyan szabvánnyal
23
kapcsolatban, amely nem áll rendelkezésre irodánkban a Magyar Szabványügyi Testület olvasótermében, valamint online hozzáféréssel tájékozódunk. A vásárolt műszerek, gépek, berendezések működését leíró dokumentumokat a Termelési igazgató kezeli. A gép- és műszerkönyveket a tárgyi eszköz selejtezéséig kell megőrizni. A RAVATHERM Hungary Kft. tulajdonában lévő gépjárművek papírjait a megbízott üzemeltetési vezető kezeli. Azon dokumentumok esetében, melyek időszakos megújítást igényelnek (pl. Zöld kártya) az érvényesség figyelése a titkárság feladata. A környezetvédelmi szabályzat, a Munkavédelmi utasítás, Kockázatértékelés, valamint a Tűzvédelmi szabályzat elkészítése valamint naprakészen tartása az ügyvezető igazgató által kiválasztott alvállalkozó, valamint a KM feladata. Ezen dokumentumok kezelése, elosztása a Környezetirányítási megbízott feladata. A munkavédelmi és tűzvédelmi képzésekről az ügyvezető igazgató által kiválasztott alvállalkozó tűzvédelmi oktatási naplót illetve Munkavédelmi oktatási naplót készít. 4.4.6. A működés szabályozása A KIR gerincét a normál működés megfelelő környezetvédelmi szabályozása képezi. Ezzel biztosítjuk a következőket: a) Minden olyan tevékenység, mely jelentős környezeti tényezővel kapcsolatos, megfelelően megtervezett környezetvédelmi szabályozást kapjon. b) A szabályozás világosan mondja meg, hogy adott paramétereknek melyek - a szabályozásnak megfelelő, - a szabályozásnak nem megfelelő, sőt - a vészhelyzetet jelentő értékei. c) A felhasznált anyagok, alvállalkozói szolgáltatások is megfelelő kontroll alatt álljanak, az alvállalkozók tudják a rájuk vonatkozó környezetvédelmi követelményeket Az utóbbi ponttal kapcsolatos szabályozás elsősorban 4.4.2. d. pontjában található, kiemelve ezen belül is az alvállalkozók tájékoztatása, mellyel közöljük alvállalkozóinkkal, a munkavégzésükkel kapcsolatos speciális környezetvédelmi feladatokat.
24
Minden olyan műveletről (új folyamatok esetén is!), mely jelentős környezeti hatással kapcsolatos, az KM-nek feljegyzést kell kitölteni a következők szerint: 1. Tevékenység megnevezése Több tevékenység összevonása, illetve egy tevékenység továbbontása megengedett. 2. Tevékenységgel kapcsolatos környezeti tényezők Mindazon környezeti tényezők felsorolása, melyeket figyelemmel kel kísérni az adott tevékenység vonatkozásában környezetvédelmi szempontból. a) Környezetvédelmi szabályozás, működési kritériumok Környezeti tényező szabályozásának módja, vagy hivatkozás azon dokumentumokra, melyek a szabályozást leírják. A működési kritériumokat igyekeztünk úgy meghatározni, hogy azok egzaktak, s ha lehet mérhetőek legyenek. Ezen kritériumok mért értékei határozzák meg, hogy az adott környezeti tényező megfelelő, avagy nem megfelelő állapotát. b) Határértékek és dokumentálási igény, különböző működéseknél Háromfelé bontjuk az oszlopot, Az egyes oszlopokban azon határértékek (esetleg jellemzők) szerepelnek, melynek megfelelés a környezeti tényezőt az adott állapotba sorolja. A három állapot a következő: - Szabályozásnak megfelelő - Szabályozásnak nem megfelelő - Vészhelyzet A határértékek mellett megadjuk itt, ha az adott állapotba kerülésnek van dokumentálási igénye. Az adott dokumentumok hivatkozását (fajtáját) is meg kell itt adni. 3. Ellenőrzés, felelősségek Azon beosztásokat, személyeket nevezzük itt meg, akik - az adott környezetvédelmi szabályozások betartásáért felelnek, illetve - az ezzel kapcsolatos környezetvédelmi ellenőrzést végzik. Megjegyzések: 1. Kiemelt fontosságúnak tartjuk a - Hulladékgazdálkodást - Baleset - megelőzési és elhárítási intézkedési tervek alkalmazását A működés környezetvédelmi szabályozását A Környezetvédelmi Szabályzat tartalmazza.
25
4.4.7. Felkészültség és reagálás vészhelyzetekre Tevékenységünkkel kapcsolatos vészhelyzeteket az alábbi fajtákra bontjuk: a) Cselekvési igény a szabályozásnak nem megfelelő – de vészhelyzetet nem jelentő helyzetben: A környezeti tényező olyan határértékek között van, vagy olyan tulajdonságokkal rendelkezik, mely a szabályozásnak nem megfelelő. Az itt leírt vagy hivatkozott szabályozás fő célja azon műveletek leírása, melyek visszavezetik a környezeti tényezőt a szabályozásnak megfelelő, kívánt állapotba. Törekszünk arra, hogy ne csupán visszavezessük a folyamatot a kívánt állapotba, hanem ismerjük meg azon okokat is, melyek a nem megfelelő állapotot eredményezték. A kiváltó okok megismerése vezet az újraelőfordulás valószínűségének csökkenéséhez. Hangsúlyozni kell, hogy az itt leírtak csupán általános „felkészülést” jelentenek a nem kívánt állapotra. A környezeti tényezők összetettségüknél fogva sokszor nehezen tervezhetőek, így az itt leírt szabályozás csupán általános vezérfonálnak tekinthető, s a környezetvédelmi szabályozások betartásáért felelős személy feladatát képezi a mindenkori konkrét eset hatékony felügyelete. b) Cselekvés vészhelyzetben: Kitűnik az előzőekből, hogy a „Szabályozásnak nem megfelelő” állapot bevezetésével, felügyeletével igyekszünk arra, hogy a vészhelyzet ne következzen be. Ha mégis bekövetkezne a vészhelyzet, igyekszünk erre felkészülni, abból a célból, hogy csökkentsük a negatív hatásokat. Itt írjuk le a vészhelyzettel kapcsolatos teendőket, melynek mindenképpen tartalmaznia kell a következőket: - speciális intézkedési felelősségek - cselekvési terv - kiváltó okok vizsgálati módja - dokumentálási igény. A feljegyzés a tevékenységhez tartozó általános vészhelyzet megelőző, illetve bekövetkezett vészhelyzetet elemző szabályozásokat írja le a következők szerint:
26
a) Balesetek, vészhelyzetek felismerésére, megelőzésére foganatosítandó intézkedések: Itt írjuk le mindazon szabályozásokat, gyakorlatot (vagy hivatkozunk ezekre), melyeket a vészhelyzetek időben történő megelőzése érdekében foganatosítottunk. Tehát itt elsősorban olyan helyzetekről van szó, amikor nem az előző pontban („Cselekvés vészhelyzetben”) kezelt, környezeti jellemző adott értékével jelzetten áll elő a vészhelyzet. b) Bekövetkezett balesetek, vészhelyzetek megelőzésére érvényesítendő intézkedések:
kedvezőtlen
környezeti
hatásainak
Annak a leírását adjuk meg, hogy ha bármely oknál fogva bekövetkezik itt a vészhelyzet, katasztrófa, baleset, mit kell tenni. Figyelem, itt a kiindulópont nem feltétlenül környezetvédelmi vészhelyzet, hanem arról van szó, hogy minimalizáljuk a bármilyen jellegű rendkívüli állapot által kiváltott környezetszennyezést. Riasztás, értesítés, tájékoztatás rendszere A riasztási rendszer az esemény súlyosságának reális felmérése után az alábbiak szerint működik: • Munkaidőben bekövetkezett vészhelyzetről az észlelő köteles értesíteni a közvetlen felettesét, akinek kötelessége az ügyvezető igazgató értesítése. Az Ügyvezető igazgatónak folyamatosan biztosítania kell az elérhetőségét. Amennyiben csak helyi környezetszennyezés történt a veszélyes terméket (vegyi anyagok, üzemanyagok) a felitató anyaggal (rongy, homok stb.) megtisztítjuk és ezt veszélyes hulladékként kezeljük. Ha a vészhelyzet tűzveszélyességi szempontból károkat okozhat, akkor a Tűzvédelmi szabályzat szerint kell eljárni. • Munkaidőn kívüli időszakban bekövetkezett esemény esetén az észlelő személy értesítheti az Ügyvezető igazgatót vagy környezetirányítási megbízottat, szükséges esetben a helyi tűzoltókat az alábbi adatok alapján: A riasztáshoz és a veszélyhelyzet felméréséhez, kezeléséhez felhasználhatók a következő telefonszámok: Tűzoltóság 0-105 vagy 0-(06 88) 590 625 Mentőszolgálat: 0-104 Rendőrség: 0-107 A részletes riasztási tervet, és a telefonszámokat az Üzemi kárelhárítási napló tartalmazza.
27
Az adatszolgáltatásnak rövidnek, lényegre törőnek kell lennie. A bekövetkezett eseménnyel kapcsolatosan a bejelentésnek legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia: • az esemény helye, • az esemény leírása, • a veszélyeztetés mértéke (emberek, környezet), • a jelentést tevő, valamint az észlelő adatai. Amennyiben a bekövetkezett esemény ezt indokolja az Ügyvezető igazgatónak jelentést kell tenniük az érintett partnerek (külső érdekelt felek), hatóságok felé. Veszély elhárítás, mentés megszervezése Helyi környezetszennyezés esetén a vészhelyzetet érzékelő munkatárs köteles értesíteni a közvetlen felettesét és elkezdeni a szennyezés megszüntetését, ha ez nem káros az egészségére ill. nem tűzveszélyes. A tűzveszély esetén a Tűzvédelmi szabályzatban szabályozottak az irányadók. Természeti katasztrófák esetén az Ügyvezető igazgatónak kell intézkednie a veszély elhárítási, mentési munkálatok megkezdéséről. Előzetesen kijelöli azokat a személyeket, akik felelősek a telephely veszélyelhárító, mentőmunkálatok megszervezéséért és végrehajtásáért. A megbízott személyek a kijelölt dolgozók igénybevételével ill. amennyiben szükséges az illetékes hatóságok közreműködésével kezdik meg tevékenységüket a kialakult veszélyhelyzet reális értékelésével, fő figyelmet fordítva: • a dolgozók szervezett kimenekítésére, • az anyagi javak mentésére, • a beérkező mentő erők tájékoztatására, • a velük való együttműködés kölcsönös segítségnyújtás biztosítására, • a biztonságos tevékenység figyelembevételével a katasztrófa területének lokalizálására, további pusztító hatásának –tovább terjedésének- megakadályozására, • a vezetési ponttal való kapcsolattartásra • a szaktevékenységek anyagi-technikai biztosítására, • a mindenoldalú biztosítás megteremtésére. A híradás, összeköttetés telefon, ill. mobiltelefon segítségével történik.
28
Együttműködési feladatok meghatározása Helyi környezetszennyezésnél (elfolyás, stb.) az észlelő dolgozó együttműködik a közvetlen felettesével és a Társaság munka- és tűzvédelmi megbízottjával. Tűz és természeti katasztrófa esetén együtt kell működni, az illetékes Tűzoltósággal és Polgári Védelmi erőkkel. Az együttműködés megszervezése a helyi hatóságokkal az Ügyvezető igazgató feladata. Az együttműködés alatt az elhárításban résztvevő szerveknek biztosítjuk a folyamatos információcserét és közreműködünk a feladatok ellátásában.
4.5. Ellenőrzés 4.5.1. Figyelemmel kísérés és mérés A 4.4.6. pontban szabályoztuk környezetvédelmi szempontból működésünket. Következő feladat: megfelelő mérések, megfigyelések, vizsgálatok végzése abból a célból, hogy megállapítsuk a pillanatnyi állapotnak megfelelő értékét. Ennek érdekében mérjük és elemezzük energiafelhasználásunkat és egyéb környezeti terhelésünk mértékét. A RAVATHERM Hungary Kft. tevékenysége során felhasználásra kerülő fő energiahordozók: • • • • •
Villamos energia (világítás + üzemeltetés + légkondicionálás) Gáz (fűtés) Gáz (targonca) Víz (kommunális, technológiai) Gépjármű üzemanyag
Villamos energia felhasználás figyelemmel kísérése A hibás fogyasztók és elektromos berendezések többlet energia felhasználása, a villamos hálózat esetleges meghibásodása által okozott többletenergia felhasználás elkerülése, megelőzése érdekében a RAVATHERM Hungary Kft. székhelyén elvégezteti a helyiségek és elektromos berendezések érintésvédelmi felülvizsgálatát a mindenkori érvényes jogszabályok előírásai szerint. A felülvizsgálatról minden esetben jegyzőkönyv készül.
29
Ezeken az intézkedéseken túlmenően a Társaság villamos-energia felhasználás ésszerűsítését, csökkentését a következő módon igyekszik elérni: • elektromos energiával működő berendezéseket rendszeres karbantartással az élettartam növelésére, valamint a meghibásodások kiküszöbölésére való törekvéssel, • lehetőség szerint energiatakarékos világító berendezések alkalmazásával, • helyi megvilágítások előtérbe helyezésével, • a klímaberendezések takarékos használatával, • irodagépek és egyéb villamos berendezések vásárláskor az alacsony fogyasztás figyelembe vételével. Ezen fő szempontok figyelembe vétele, betartása minden munkatársunk kötelessége a napi munkavégzés ill. annak végeztével az ellenőrzések során. A villamos energia felhasználás figyelemmel kisérését a Környezetirányítási megbízott végzi oly módon, hogy a havi villamos energia számlák alapján a Természeti erőforrás nyilvántartólapra bejegyzi a havi fogyasztást. Szokásostól eltérő havi fogyasztás esetén, erről szóban jelentést tesz az Ügyvezető igazgatónak, akik szükség szerint felülvizsgálatot rendelnek el, és az ellenőrzés eredménye alapján intézkedést hoznak a villamos-energia felhasználás csökkentésére. Gáz felhasználás figyelemmel kísérése A fűtésre hasznát gáz fogyasztott mennyiségét havi bontásban a műszaki igazgatónak kell figyelemmel kísérni. Ha a fogyasztott mennyiség ok nélkül kiemelkedően magas, ezt jelezni kell az Ügyvezető igazgatónak, aki intézkedik a hiba kijavításáról és ha szükséges, helyesbítő tevékenység megindításáról. A székhelyen működő kazánok: 3 db gázkazán A kazán ellenőrzését és karbantartását a Karbantartó mérnök végzi/végezteti. Vízfogyasztás figyelemmel kísérése A vízfogyasztásról – melyet hasonlóan az energia- és gázfogyasztáshoz, számlák (és vízóra adatok) alapján kísérünk figyelemmel - a Karbantartó mérnök nyilvántartást vezet a Természeti erőforrás nyilvántartási lapon.
30
Az átlagos fogyasztásnál nagyobb havi fogyasztás esetén erről szóban jelentést tesz az Ügyvezető igazgatónak, aki szükség szerint felülvizsgálatot rendel el és az ellenőrzés eredménye alapján intézkedést hoz a víz felhasználás csökkentésére. Gépjármű üzemanyag figyelemmel kísérése Az üzemanyag felhasználást a Gépjármű üzemanyag figyelemmel kísérése formalapon kell vezetni az Ügyvezető igazgató által kijelölt személynek. Az üzemanyag tankolások bizonylatait a gépkocsivezetőnek el kell számolni és minden hónap 5-ig napjáig a hónap végi km- óra-állást a havi tankolt mennyiséggel (l-ben és Ft-ban) a Marketing és műszaki vezető által kijelölt személynek e-mail-ben el kell küldeni. Minta: Rendszám: ABS 123 Hónap: március Km óra állása a hónap utolsó napján (km): 12543 Összes tankolt üzemanyag (l): 325 Összes tankolt üzemanyag (Ft): 124512 A kijelölt személynek a bejelentett adatokat a számítógépes nyilvántartásban havonta kell rögzítenie. Indokolatlanul magas fogyasztás esetét jeleznie kell a Marketing és műszaki vezető felé, aki felülvizsgálatot rendelhet el, és intézkedést kér, az ellenőrzés eredménye alapján az üzemanyag felhasználás csökkentéséről. A környezetirányítási megbízott negyedévente ellenőriznie kell a nyilvántartó lapok vezetését és adatait. 4.5.2. A megfelelőség kiértékelése Az előzőek szerint tervezett mérések elvégzését, illetve az ezekkel kapcsolatos információt rögzítjük feljegyzésben. A KIR működtetési gyakorlat fogja kialakítani ezen feljegyzések számát. Egyelőre egyetlen feljegyzéssel kezdünk, s itt kronológiai sorrendben dokumentáljuk az értékeket. A kapott értékeket a vezetőségi átvizsgálások alkalmával kiértékeljük.
31
Jogszabályoknak, szabályzatoknak megfelelés Jogszabályok, megállapodások, nem kötelező vállalások határozzák meg azt a külső követelményrendszert, melynek meg kell felelnünk Környezetirányítási Rendszerünkkel. Vállalkozásunk három szinten valósítja meg a jogszabályoknak és egyéb követelményeknek történő megfelelés vizsgálatát: 1.
Környezetvédelmi Megbízott kiemelt feladatát képezi: - Jogi követelmények és Megállapodások, nem kötelező vállalások folyamatos karbantartása, naprakészségének biztosítása - Annak a vizsgálata, hogy kézikönyvünkben leírt „Tervezés” komponensek megfelelnek-e a mindenkori jogszabályi követelményeknek. - Annak vizsgálata, hogy a KIR működésének szabályozása, illetve maga a vállalat működése megfelel-e a fennálló jogi és egyéb vállalt követelményeknek.
2.
A KIR aduit egyik feladatát képezi: Kézikönyvünk 4.5.5. pontja által előírva az időszakos auditok egyik területének hatóköre: Megfelelés a jogi követelményeknek, megállapodásoknak, nem kötelező vállalásoknak Dokumentálás: Audit jelentés
3.
A vezetőségi átvizsgálás egyik részfeladatát képezi: A rendszeres, tervezett Vezetőségi Átvizsgálás foglalkozik a terület felülvizsgálatával. Dokumentálás: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve Ebben a jegyzőkönyvben rögzítjük az egyes kérdésekkel kapcsolatos megállapításokat, változtatási, javítási igényeket, felelősöket és határidőket.
4.5.3. Nem-megfelelőség, valamint helyesbítő és megelőző tevékenység A KIR alapvető célja, hogy fokozatosan javítsa vállalkozásunk környezetvédelmét. Tehát fontos feladatunknak tekintjük, hogy csökkenjenek nem-megfelelőségeink. Ezt a célt szolgálja a környezetvédelmi nem-megfelelőségeket megelőző tevékenységünk és
32
szemléletünk, valamint a már bekövetkezett nem-megfelelőségek által kiváltott környezeti hatást csökkentő helyesbítő tevékenységek. Vállalkozásunk három szinten valósítja meg a helyesbítő / megelőző tevékenységek kezelését / ellenőrzését: 1. Környezetvédelmi Megbízott kiemelt feladatát képezi: - Minden környezetvédelmi megelőzéssel / helyesbítéssel kapcsolatos külső-belső bejelentés fogadása - Annak a mérlegelése, hogy rögzítse-e adott helyesbítő / megelőző tevékenységet - A feljegyzésben dokumentáltan a szükséges helyesbítések, újraelőfordulás gátlások, rendszerbeli változások menedzselése. 2. A KIR aduit egyik feladatát képezi: Kézikönyvünk 4.5.4. pontja által előírva az időszakos auditok egyik területének hatóköre: Helyesbítő /megelőző tevékenység, valamint a folyamatos javítás Dokumentálás: Audit jelentés 3. A vezetőségi átvizsgálás egyik részfeladatát képezi: A rendszeres, tervezett Vezetőségi Átvizsgálás egyik napirendi pontja foglalkozik a terület felülvizsgálatával. A vizsgálati kérdés: Érvényesül-e a megelőző szemlélet környezetvédelmi kérdésekben? Kellően hatékony-e a megelőző /helyesbítő tevékenység? Dokumentálás: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. Ebben a jegyzőkönyvben rögzítjük az egyes kérdésekkel kapcsolatos megállapításokat, változtatási, javítási igényeket, felelősöket és határidőket. Helyesbítő tevékenység Az alábbiak szerint felmerülő nem-megfelelőségek esetén helyesbítő tevékenységet folytatunk a bekövetkezett hibák kiküszöbölésére: • szolgáltatás/termék nem-megfelelőségek • vevőkapcsolati információk, reklamációk • rendszer felülvizsgálata során észlelt nem-megfelelőség • érdekelt felek által jelzett - környezetvédelemmel, környezetközpontú irányítással kapcsolatos észrevételek, reklamációk • mérési, megfigyelési, ellenőrzési tevékenységekkel kapcsolatos nem-megfelelőségek • folyamatok és környezetközpontú irányítással kapcsolatos, munkavállalók által jelzett nem-megfelelőségei.
33
Megelőző tevékenység A RAVATHERM Hungary Kft általában megelőző tevékenységeket az alábbi esetekben folytat: • új technológiára, szolgáltatásra való felkészülés esetén, • helyesbítő tevékenységhez kapcsolódóan a probléma általánosításából származó nemmegfelelőségek okának megszüntetésére, • környezeti teljesítés javítási célú erőfeszítések eredményeként (pl.: ötletroham). Egyes esetekben a megelőző tevékenységek meghatározása történhet a környezeti tervezési folyamatokkal összhangban is. Fenti témakörökben szükség esetén a környezetirányítási megbízott és a bevont illetékes területek vezetői elemzéseket végeznek, melynek megtörténtét, eredményét a környezetirányítási megbízott feljegyzésben rögzíti. Helyesbítő vagy megelőző tevékenység indítása és végrehajtása Minden dolgozónk feladata, hogy ha olyan problémát észlel, melynek megoldása a szolgáltatásunk, termékeink minőségét vagy környezetirányítási rendszerünk működését javíthatja, akkor azt lehetőség szerint saját hatáskörben megoldja, vagy ha ez nem lehetséges, akkor a problémát Probléma lapon (mintáját lásd mellékletben) a környezetirányítási megbízottnak jelezze. A helyesbítő vagy megelőző tevékenység egyes lépéseit a környezetirányítási megbízott vagy az érintett terület vezetői személyesen végezheti, vagy a Probléma lapon más munkatársakat is megbízhatnak. A probléma okainak megszűntetéséhez szükséges megoldások elrendeléséért a környezetirányítási megbízott felelős. A helyesbítő / megelőző tevékenységek végrehajtásának, illetve a végrehajtás hatékonyságának (pl. utóaudit formájában történő) ellenőrzése és az eredmények Probléma lapon történő dokumentálása a Környezetirányítási megbízott feladata. Az adott időszakban végrehajtott helyesítő vagy megelőző tevékenységekről, illetve ezek eredményeiről a környezetirányítási megbízott beszámol a vezetőségi átvizsgálások során.
34
4.5.4. Feljegyzések A feljegyzések azonosításával, összegyűjtésével, rendezésével, tárolásával, megőrzésével, selejtezésével kapcsolatos feladatokat és felelősségi viszonyokat jelen fejezeten kívül még a vonatkozó eljárások szabályozzák. A Környezeti Kézikönyvben meghivatkozott feljegyzések megőrzése egységesen 5 éven keresztül szükséges. Ettől természetesen abban az esetben el lehet felfele térni, amennyiben jogszabály úgy határozza meg. A feljegyzéseket a vonatkozó eljárások követelményeinek megfelelően jól olvasható kivitelben készítjük, védjük a sérüléstől, rongálódástól, elvesztéstől, hozzáférhető módon tároljuk és biztosítjuk a visszakereshetőséget, valamint az elemzés lehetőségét. A feljegyzéseket - beleértve az alvállalkozóknak a rendszerben hivatkozott feljegyzéseit is - az előírt módon és ideig őrizzük meg a meghatározott követelményeknek való megfelelés és az integrált rendszer hatékony működésének igazolására. A feljegyzéseket - külön kérésre, illetve ha a szerződés azt előírja - a megrendelő vagy képviselője rendelkezésére bocsátjuk a megállapodás szerinti időtartamon belül, ha azok nem bizalmasak. A feljegyzések bizalmas kezeléséről a RAVATHERM Hungary Kft. vezetősége dönt. Az elektronikusan kezelt feljegyzések, adatbázisok kezelésekor is biztosítjuk az ellenőrzött hozzáférést és a szükséges elemzések lehetőségét, valamint, hogy azok a rendszerbe történő bármilyen beavatkozáskor olvashatók (visszakereshetők) maradjanak. 4.5.5. Belső audit A KIR auditok alapvető feladatának annak vizsgálatát tekintjük, hogy a) A KIR megfelel-e a szabvány elvárásainak, illetve a rendszerben megfogalmazott tervezett intézkedéseknek, megfelelő-e a bevezetése és fenntartása. b) Vezetőségünket ezen keresztül is tájékoztatjuk a környezetvédelem állapotáról. A minőségbiztosítási és környezetközpontú irányítási rendszer (továbbiakban: integrált rendszer) hatékony működésének elősegítése érdekében a rendszer minden elemét és működését éves terv alapján legalább egyszer ellenőrizzük, illetve felülvizsgáljuk. Az auditok sorrendjét, időbeli ütemezését, a vizsgálandó területeket és/vagy folyamatokat, valamint a vizsgálatot végző személyeket Audit tervben (mintáját lásd a mellékletben) foglaljuk össze. Auditot csak azok végezhetnek, akik:
35
•
járatosak az auditálási módszerekben, ismerik a társaság jelen eljárásban meghatározott, belső auditokra vonatkozó követelményeit, az alkalmazható bizonylatokat és azok használatát, illetve az ismeretek meglétét és alkalmazási képességét vizsga keretében bizonyították,
•
függetlenek az auditált terület által végzett munkáért közvetlenül felelős személyzettől.
A környezetirányítási megbízott - az ügyvezető igazgató engedélyével - megfelelően képzett külső szakértőket is bevonhat a belső auditok végrehajtásába. Ekkor a külső szakértő nem köteles a RAVATHERM Hungary Kft-nél használatos auditálási folyamat betartására, valamint a szervezeten belül rendszeresített formanyomtatványok használatára. Az Audit terv kialakítása a környezetirányítási megbízott feladata, melyet legkésőbb a tárgyévet megelőző év január 31-ig kell elkészítenie és jóváhagyásra előterjesztenie. Az éves belső Audit terv jóváhagyása és végrehajtásának elrendelése az ügyvezető igazgató hatáskörébe tartozik. A környezetirányítási megbízott a jóváhagyott és elrendelt belső audittervet megküldi az érintett felelős vezetőknek és az auditokat vezető auditoroknak. Külső vagy belső igényből fakadó rendkívüli belső audit végrehajtását - a körülmények alapos mérlegelése alapján - a környezetirányítási megbízott kezdeményezi a belső auditokra vonatkozó általános előírásoknak megfelelően, melyet ezek után az ügyvezető igazgató rendel el. Ezt a belső auditterven a környezetirányítási megbízott rögzíti, majd az érintetteket értesíti. Az auditok alapját minden esetben az Irányítási Kézikönyvben, valamint az Eljárásokban és a kapcsolódó dokumentumokban rögzített követelmények jelentik. Az auditorok kérdéseiket a Környezetirányítási Kézikönyv, valamint a Környezetirányítási Eljárás egyes követelményei alapján teszik fel. Az audithoz kérdéslistaként a Kézikönyv, vagy a Környezetirányítási Eljárás egy erre a célra kiadott fénymásolatát használják, egyértelműen megjelölve benne a vizsgált szakaszokat. A tapasztalatokra vonatkozó megjegyzéseiket, az auditmintákat azonosító jegyzeteiket, illetve az eredmények megfelelőségére vonatkozó döntésüket szintén a Környezetirányítási Kézikönyvben, valamint az Eljárás másolatokba jegyzik fel. Az audit során tapasztalt hiányosságokat (nem megfelelőségeket) az auditorok Probléma lapon vagy nagy számú probléma esetén Intézkedési tervben rögzítik, törekedve a probléma lehetséges okának meghatározására is. Az audit eredményének tudomásul vételét az auditált területért felelős személynek a Probléma lap(ok) vagy az Intézkedési terv, eltérés hiányában a Kézikönyv vizsgált példányának aláírásával igazolnia kell. Az auditorok az audit után a Kézikönyv fejezeteket és a Probléma lapo(ka)t vagy Intézkedési tervet átadják a környezetirányítási megbízottnak. A környezetirányítási megbízott feladata a hiányosságok megszüntetésére és a hatékony helyesbítésre szolgáló intézkedések meghatározása.
36
A környezetirányítási megbízott a vonatkozó Probléma lapon vagy Intézkedési terven aláírásával elrendeli az intézkedés végrehajtását, kijelöli a végrehajtásért felelős személy(eke)t és megadja a határidőt. A végrehajtásért felelős személyek az intézkedés tudomásul vételét az adott dokumentumon aláírásukkal igazolják. Az intézkedés eredményességének átvizsgálása és az eredménynek az intézkedést meghatározó dokumentumon történő rögzítése – amennyiben a környezetirányítási megbízott másként nem rendelkezik - az auditor feladata. A belső környezetirányítási auditok eredményei a vezetőségi átvizsgálás tárgyát képezik. 4.6. Vezetőségi átvizsgálás A belső auditokat követően vezetői átvizsgálásra kerül sor, mely már épít a belső audit megállapításaira, illetve a KM, fejlesztésre irányuló javaslataira. A vezetőségi átvizsgáláson kötelező foglalkozni a következő napirendi pontokkal, azonban a környezetirányítási rendszernek nem kell minden elemét egyszerre átvizsgálni. Az átvizsgálási folyamat elvégezhető egy adott időszak alatt is. A vezetőségi átvizsgálás bemenő adatai: Belső auditok eredményei. A jogszabályoknak, egyéb vállalt követelményeknek való megfelelés Kommunikáció a külső érdekelt felekkel, beleértve a panaszokat A szervezet környezeti teljesítménye A bevezetési, fenntartási erőforrások értékelése Környezeti célok, illetve ezek teljesítését szolgáló előirányzatok teljesítése Helyesbítő- és megelőző tevékenységek helyzete A korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek Változó körülményekhez való alkalmazkodás, beleértve a fejlődést a jogszabályoknak, egyéb vállalt követelményeknek való megfeleléssel kapcsolatosan és az azonosított környezeti tényezőkkel kapcsolatos jogszabályoknak történő megfelelést 10. Fejlesztésre irányuló javaslatok. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
37
A vezetőségi átvizsgálás kimenő adatai: Döntések és intézkedések a szükségessé vált változtatásokkal kapcsolatosan a környezeti politikában, célokban, előirányzatokban és a környezetirányítási rendszer egyéb elemeiben, a folyamatos fejlesztés iránti következetes elkötelezettségnek megfelelően. Minden napirendi pont megvizsgálását dokumentálja a következő adatokkal: • Megállapítások • Változtatási, javítási igény • Felelős • Határidő Végezetül minden napirendi pontot záradékolni kell, mely a kitűzött feladatok hatékonyságával, teljesítésével kapcsolatos megjegyzéseket tartalmazza. Ezt a záradékolást a Környezetvédelmi Megbízott végzi el. Környezetvédelmi Megbízott vagy ügyvezető igazgató kiegészítheti a vizsgált kérdéseket. Környezetvédelmi Megbízott vagy ügyvezető igazgató bármikor elrendelhet rendkívüli vezetőségi átvizsgálást más időpontban is.
38
