Rapport Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede

Rapport Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede Gemeente Ede 7 april 2015

2015-010 rp 06 lagroup Postbus 1558 1000 bn Amsterdam

www.lagroup.nl [email protected] + 31 (0)20 - 550 20 20

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015)

2

Inhoud 1

Inleiding

3

1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding Vraagstelling Uitvoering van het onderzoek Risico’s en verantwoordelijkheden

3

2

Concept van het nieuwe OLT

4

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Inleiding Randvoorwaarden voor het nieuwe OLT Het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht van het nieuwe OLT Het inhoudelijk programmaconcept Horeca Verhuur Uitvoerende (personele) organisatie

4

3

De exploitatieprognose

14

3.1 3.1 3.2 3.3 3.4

Inleiding Uitgangspunten exploitatieprognose Het activiteitenoverzicht van toekomstvariant 1 De exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 Toelichting op de exploitatieprognose toekomstvariant 1

14

3.5 3.6 3.7

Aanloopverliezen Risico’s en reserves Consequenties 0-variant 2: huidige exploitatiesubsidie

23 24

b1

Geraadpleegde personen

28

b2

Uitgangspunten, onderbouwingen en berekeningen exploitatieprognose (toekomstvariant 1)

29

Over lagroup en de adviseur

33

b3

3 3 3

4 5 7 10 12 12

14 15 16 17

25

1


3

Inleiding 1.1

Aanleiding De gemeente Ede en de Stichting Openluchttheater Ede (OLT) hebben de ambitie om de programmering en het publieksbereik van het te restaureren Rijksmonumentale openluchttheater (OLT) te intensiveren. In het najaar van 2014 is de gemeente een nieuw proces begonnen om voor het nieuwe OLT een evenwicht te zoeken dat op draagvlak kan rekenen van de diverse (groepen) betrokkenen. Daartoe is een ‘Kerngroep Participatieproces OLT’ geformeerd met onder meer (vertegenwoordigers van) de gemeente, het OLT, direct omwonenden, het verenigingsleven, de jongerenraad en cultureel Ede. Door de Kerngroep is een activiteitenoverzicht opgesteld (onderdeel van het visiedocument van de kerngroep) waarin de beoogde toekomstige programmering en het publieksbereik van het OLT per soort activiteit/genre in beeld zijn gebracht. De gemeente Ede heeft aan lagroup gevraagd om het concept voor het nieuwe OLT op te stellen en het activiteitenoverzicht te vertalen in een exploitatieprognose.

1.2

Vraagstelling Vertaal het door de kerngroep opgestelde activiteitenoverzicht in een exploitatieprognose in twee varianten: 1) de toekomstvariant waarbij het activiteitenoverzicht een-op-een wordt vertaald, en 2) een ‘0-variant’ met aanpassingen op toekomstvariant 1 om uit te komen op de huidige € 28.000 exploitatiesubsidie. Stel daartoe eerst een concept op voor het nieuwe OLT waarbinnen het activiteitenoverzicht en de exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 past.

1.3

Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is op zich uitgevoerd conform het overeengekomen plan van aanpak, waarbij aanvullend tijdens het proces ook verschillende andere varianten van het activiteitenoverzicht financieel zijn uitgewerkt in exploitatieprognoses.

1.4

Risico’s en verantwoordelijkheden Het onderzoek is uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van lagroup. Het rapport en de bijlagen vormen een geheel. Indien het rapport ter beschikking wordt gesteld aan derden, dient dat in zijn geheel te geschieden. Bij het onderzoek en de samenstelling van dit rapport is uiterste zorgvuldigheid betracht. Daarbij is uitgegaan van de waarheidsgetrouwheid van door de opdrachtgever en door derden verstrekte informatie. De financiële verkenningen zijn naar beste kennis en inzicht tot stand gekomen. De uiteindelijke financiële resultaten zijn sterk afhankelijk van de in het rapport gepresenteerde factoren, zoals onder andere de aard en omvang van het culturele en commerciële aanbod, de kwaliteit van het horeca-aanbod en onzekerheden in de prijsontwikkeling. Er kunnen zich ontwikkelingen voordoen die wij op dit moment niet kunnen voorzien en/of thans nog niet bekend zijn. lagroup kan logischerwijze niet garanderen dat de geprojecteerde resultaten daadwerkelijk worden gerealiseerd.

2


4

Concept van het nieuwe OLT 2.1

Inleiding Het concept van het nieuwe OLT is het uitgangspunt voor de activiteiten en voor de op te stellen exploitatieprognose. In dit hoofdstuk beschrijven we daarom het ontwikkelde concept van het nieuwe OLT, waarbij achtereenvolgens aan de orde komen: 2.2 randvoorwaarden; 2.3 het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht; 2.4 het inhoudelijk programmaconcept met de culturele functies, programmaprofiel, programmagenres, financieel kader, werkgebied en doelgroepen en samenwerkingsverbanden programmering en marketing;

2.2

2.5 2.6

horeca; verhuur;

2.7

uitvoerende (personele) organisatie)

Randvoorwaarden voor het nieuwe OLT Hieronder geven wij enkele randvoorwaarden weer die belangrijk zijn voor de realisatie van het programmaconcept, en dus ook voor de realisatie van de uit het programmaconcept voortkomende exploitatieprognose (die aan de orde komt in het volgende hoofdstuk). Afwijkingen van deze randvoorwaarden kunnen (financiële) gevolgen hebben.  Een gerenoveerd openluchttheater, dat aan de eisen van deze tijd voldoet en de (ruimtelijke) faciliteiten biedt om de (professionele) podiumkunsten de bijbehorende horecafunctie te kunnen uitoefenen. De investeringen en daaruit voortkomende lasten komen voor rekening van de gemeente.  Het OLT krijgt alle benodigde vergunningen die passen bij het toekomstige concept en de activiteiten. In de volgende paragrafen komen wij hier waar relevant op terug.  De exploitatie van het nieuwe OLT moet flexibel en slagvaardig kunnen zijn om het concept en de activiteiten als cultureel ondernemer te kunnen uitvoeren. Beperkingen in de vergunningen of bij af te spreken procedures/protocollen werken belemmerend, maken soms de uitvoering op onderdelen niet goed of niet mogelijk, en zijn daarmee mogelijk kostenverhogend. Het OLT zou, binnen kaders, zoveel mogelijk zelf moeten kunnen inrichten en uitvoeren als zelfstandig cultureel ondernemer.  Een toereikende subsidiëring, die voortvloeit uit de exploitatieprognose, om het programmaconcept te kunnen uitvoeren.  De kosten van het onderhoud van gebouwen, groen en infrastructuur komen voor rekening van de gemeente.  Stichting Domus (eigenaar OLT) is akkoord met de renovatie door de gemeente Ede als huurder en met het toekomstige concept van het OLT. De huidige overeenkomst die het OLT heeft met ECC, behoeft mogelijk aanpassing hieraan (zie verder pagina 11).  OLT kan het complex langjarig huren van de gemeente Ede met een vrije, permanente en volledige beschikking over het complex.


2.3

5

Het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht van het nieuwe OLT Het huidige complex (en de grootte ervan) is een gegeven Het rijksmonumentale openluchttheater is groot met een capaciteit van effectief 1.750 zitplaatsen. Maar biedt toch kansen, voor grote en kleine(re) activiteiten. Bekende artiesten kunnen worden geboekt die een groter publieksbereik hebben, waarmee ook betere financiële resultaten bereikt kunnen worden. Een goede ‘neus’ voor populair aanbod en daarbij een goed netwerk met impresariaten en boekers is hierbij onontbeerlijk om de hand te kunnen leggen op het schaarse aanbod in dit grotere segment. Ook kleine en kleinere gezelschappen en bands een beperkt publieksbereik (150 à 200 bezoekers) kunnen goed terecht: het grasveld kan zowel als speelvlak/podium als voor zit- of staruimte voor het publiek worden gebruikt (waarbij de tribune dus niet wordt gebruikt). Maar vooral zal er geprogrammeerd moeten worden in het grotere segment. Al met al is een effectieve capaciteit van 1.750 stoelen groot, maar een gegeven. Functionaliteit complex Van belang zijn onder meer de volgende zaken.  Het speelvlak is nu een grasveld van zo’n 40 bij 50 meter onderaan de tribune. Dat is eveneens groot voor alleen een speelvlak of podium, maar zoals hiervoor al genoemd, wel goed te gebruiken bij kleine(re) activiteiten met zowel de act als het publiek op het grasveld. Wij vinden een overkapping op het speelveld en een speelvloer daaronder (zonder verhoging, dus direct op de grond) noodzakelijk, niet te ver af van de publiekstribune. Een dergelijk overkapte speelvloer zou qua grootte en faciliteiten moeten passen bij de beoogde professionele programmering. Dat podium moet tevens zodanig ‘flexibel’ aanwendbaar zijn dat het publiek ook op het grasveld kan zitten in het geval van de hiervoor al genoemde activiteiten met een beperkt publieksbereik. De zitplaatsen voor het publiek bevinden zich in die situatie bijvoorbeeld aan de andere kant van het overkapte podium, waarmee het podium dus zowel vanaf de voor- als de achterkant moet kunnen worden gebruikt. Verder beoogt een dergelijk overkapt podium ook om samen met andere voorzieningen het te grote speelveld voor de zichtbaarheid vanaf de publiekstribune kleiner en daarmee ‘intiemer’ te maken. Ook moet de overkapping en de speelvloer demontabel zijn om het gehele grasveld vrij te maken als speelvlak. Wij gaan ervan uit dat een dergelijke speelvloer met overkapping gerealiseerd gaat worden en is begrepen in de investering.  Het huidige uitgiftepunt voor horeca bevindt zich in het ECC-gebouw (twee buffetten aan de tribunekant). Voor het nieuwe OLT lijkt dit ontoereikend, zowel wat de capaciteit als de (horeca)faciliteiten betreft. Gewenst is dat er op de programmering en het verwachte publieksbereik afgestemde horecavoorzieningen komen. Professioneel gefaciliteerde vaste en overdekte horeca-uitgiftepunten van voldoende omvang en capaciteit aan de bovenzijde van de tribune lijken ons niet alleen inhoudelijk gewenst, maar ook nodig om de geraamde horecaomzetten te kunnen halen. Deze vaste horecacapaciteit hoeft niet te worden afgestemd op het beperkte aantal activiteiten


6

met de hoogste aantallen bezoekers. Hiervoor zou bijvoorbeeld mobiele (huur)capaciteit kunnen worden bijgezet. Horeca-punten ergens aan de benedenzijde van de tribune is logistiek niet handig. Bij kleine(re) optredens en publiek beide op het grasveld, zou dit wel kunnen. Over de beoogde functionaliteit van het complex merken wij verder het volgende op.  De meest geschikte plek voor de artiestenbackstage lijkt ons de open plek achter het grote speelveld waar nu de gebouwen (en toekomstige kleedkamers) en toiletten zijn. Dit backstage-gebied moet privacy bieden aan de artiesten en niet toegankelijk zijn voor publiek. De artiesten zijn gast van het OLT, dus sfeervolle kleedkamers en een dito backstage-gebied waar de artiesten zich ‘thuis voelen’, is gewenst. De kleedkamers bieden faciliteiten die horen bij professionele podiumkunsten.  Wij denken dat voor het gehele complex één publieksingang het meest duidelijk, effectief en efficiënt is. De bestaande ingang aan de straatzijde aan de bovenkant van de publiekstribune lijkt ons daartoe het meest geschikt. Het publiek komt dan binnen (en gaat weg) bovenaan de tribune en, ook belangrijk, langs de daar te situeren horeca. Op deze wijze wordt logistiek tegelijk een scheiding aangebracht tussen publieke delen en backstage-ruimten. Als mogelijk, meerdere horecapunten realiseren om drukte en pieken beter te kunnen afhandelen. Wij adviseren dit alles (ook de onderwerpen die nu niet zijn genoemd in de notitie van de gemeente) in een functioneel programma van eisen op te nemen. Unique selling point Het openluchttheater is op zich een unique selling point, voor artiesten en publiek. Het hele jaar door treden artiesten op in het reguliere theater- en podiumcircuit. Daarmee vergeleken is een openluchttheater een bijzondere beleving, ook voor de artiest. Het ligt in een bosrijke omgeving, in de open lucht, en bij aangename temperaturen en ondergaande zon is het een feest daar op te treden. En dat wordt gedaan voor een publiek dat zich daardoor meestal ook anders gedraagt dan in een binnenpodium. Verder speelt het tijdstip ook mee; het is zomerseizoen, de binnenpodia zijn dicht, (buitenslandse) artiesten zijn dan op tour voor festivals en in de slipstream daarvan zijn er kansen om de hand te leggen op het grotere aanbod. Dat alles biedt extra kansen om bekendere artiesten te kunnen boeken en geeft een positieve onderhandelingspositie ten aanzien van de financiën. Aan de andere kant moet niet direct de verwachting worden gewekt dat daarmee alle artiesten die het OLT zou willen boeken, ook geboekt kunnen worden. En ook niet dat hierdoor relevant betere financiële deals gesloten kunnen worden. Verder zijn er ook artiesten die per definitie niet willen optreden in een openluchttheater. Juist op dit aspect is een goede relatie met boekers en impresariaten essentieel. Reden temeer om de programmering te laten verzorgen door de professionele podia in Ede of omgeving, zoals we bepleiten in de paragraaf over samenwerking verderop in dit hoofdstuk.


2.4

7

Het inhoudelijk programmaconcept Het inhoudelijk programmaconcept van het nieuwe OLT dat we in dit hoofdstuk beschrijven, bestaat uit de volgende onderdelen: 2.4.1 culturele functies; 2.4.2 programmaprofiel; 2.4.3 programmagenres; 2.4.4 financieel kader; 2.4.5 werkgebied en doelgroepen; 2.4.6 samenwerking/organisatie programmering en promotie; Hierna komt ieder onderdeel aan de orde.

2.4.1

Culturele functies De keten van een cultureel proces kan schematisch en samenvattend als volgt worden uitgebeeld: Oriëntatie Ontmoeting

Inspiratie

Educatie

Ontmoeting

Creatie Ontmoeting

Presentatie Ontspanning Ontmoeting

Het nieuwe OLT in Ede zal vooral en primair de presentatiefunctie (het podium) gaan uitvoeren. Verder kunnen de bezoekers van de activiteiten zich oriënteren en laten inspireren. De presentatiefunctie zorgt verder voor ontspanning van en ontmoeting tussen de bezoekers. Het nieuwe OLT zal de volgende culturele functies uitoefenen:  (professionele) concerten en voorstellingen;  jeugdvoorstellingen, voorstellingen door scholen;  culturele en maatschappelijke activiteiten;  inhoudelijk gerelateerde nog te ontwikkelen andere activiteiten (themaprogrammering, zomerbioscoop);

2.4.2

Profiel publiek en programma Het OLT wil een breed en groter publiek bereiken uit de meeste lagen van de bevolking, primair uit de gemeente Ede, maar ook uit de regio daaromheen. Daartoe wil het enerzijds een brede, toegankelijke en diverse eigen professionele programmering bieden met bekende(re) namen, met de focus op populair en aandacht voor kwaliteit. Anderzijds wil het OLT zich profileren als het openluchttheater en huis voor amateurgezelschappen, scholen en andere culturele en maatschappelijke activiteiten en festivals.

2.4.3

Programmagenres Op basis van het hiervoor genoemde profiel van publiek en programmering, en ervan uitgaande dat deze programmering moet passen bij de entourage (van openluchttheater), worden de navolgende programmagenres geboden.


8

Professioneel De professionele programmering strekt zich uit tot de volgende genres:  (pop)concerten versterkte muziek (geen dance);  voorstellingen van cabaret, (muziek)theater, jeugdvoorstellingen en andersoortige (theater)genres die geschikt zijn voor openluchtvoorstellingen;  klassieke muziek. Bij deze professionele genres richt het OLT zich op programma’s met nationale bekendheid, en op een groter publieksbereik. De focus wordt jaarlijks gelegd op de genres die op basis van actuele ontwikkelingen populair zijn dan wel om inhoudelijke of financiële overwegingen extra aandacht verdienen. Amateurs Bij de amateurs gaat het met name om lokale en regionale koren, muziekkorpsen/ harmonie en toneelgezelschappen met een groter publieksbereik. Overige programmagenres Het OLT wil het openluchttheater ook gaan gebruiken/verhuren voor culturele en maatschappelijke activiteiten en thematische (amateur)festivals die meestal in meer of mindere mate in het verlengde liggen van de eigen programmering. Voorbeelden zijn voorstellingen door scholen, de Taptoe en Cultureel Café Dante. Verder denkt het OLT aan een zomerbuitenbioscoop en sportactiviteiten, en, zeer beperkt, activiteiten van/door bedrijven. Naast de genoemde ‘reguliere’ en basisprogrammering denkt men op termijn aan een jaarlijks terugkerende themaprogrammering. Daarmee wil het OLT zijn openluchttheater (landelijk) profileren à la de openluchttheaters in Diever met Shakespeare, en Tegelen met de Passiespelen. Omdat het OLT deze ambitie mogelijk op termijn wil oppakken en zich de eerste jaren concentreert op de hierboven genoemde reguliere programmering, zijn de kosten en baten hiervan nu niet in de exploitatieprognose opgenomen. Omdat een dergelijke themaprogrammering heel specifieke en meestal hogere financiële lasten kent, zeker wanneer het een eigen of coproductie betreft, is te zijner tijd het opstellen van een aanvullende projectbegroting nodig om de (financiële) haalbaarheid te toetsen. Een compensatie van de meestal hogere lasten is dat er voor een dergelijke bijzondere programmering goede kansen zijn voor projectsubsidies bij de fondsen.

2.4.4

Financieel kader culturele eigen programmering Bij voorkeur, en als mogelijk en gewenst, worden met de professionele gezelschappen/impresariaten en boekingskantoren zogenaamde partageovereenkomsten gesloten. Met een dergelijke overeenkomst wordt het financieel risico verdeeld tussen het OLT en de artiesten. De ontvangen recette wordt verdeeld onder het gezelschap en het OLT, waarbij het OLT meestal een bepaalde (minimum) gage moet garanderen. Veel voorkomend is 80% à 90% van de recette voor het gezelschap, de rest voor het OLT. De daadwerkelijke verdeling van de recette bij een individueel optreden is vooral afhankelijk


9

van de mate van zekerheid dat een gezelschap een voorgecalculeerd publieksbereik zal genereren, waarop de financiële deal is gebaseerd (en de inkomsten van het gezelschap en OLT min of meer van tevoren ‘vaststaat’). Soms kan het echter interessanter zijn een zogenaamde uitkoopovereenkomst te sluiten (een vast bedrag aan gage voor het gezelschap). In hoeverre het de gezelschappen/de impresariaten/boekingskantoren bereid zijn om partageovereenkomsten te sluiten, hangt af van wie de ‘sterkste’ positie heeft. Bijvoorbeeld bij een heel bekend gezelschap zullen zíj de voorwaarden kunnen dirigeren en in principe het liefst een vast bedrag overeenkomen (waardoor ze niet het risico lopen van tegenvallend publieksbereik). Het OLT zal zijn onderhandelingspositie kunnen versterken als de programmering wordt verzorgd door middel van de samenwerking met andere podia die we verderop in deze paragraaf zullen behandelen. (Pop)concerten (versterkte muziek) met een groot publieksbereik genereren in principe een positief direct financieel resultaat (recette of aandeel daarin minus directe programmakosten, exclusief kosten direct personeel). Voor de acts daaronder wordt het directe financieel resultaat ‘kleiner’ naarmate de acts ‘kleiner’ worden (in casu een kleiner publiek bereiken). Bij de genres cabaret, (muziek)theater, jeugdvoorstellingen en andere voor een openluchttheater geschikte (theater-) genres, zal het directe financiële resultaat doorgaans lager zijn, gemiddeld waarschijnlijk negatief. Aan de ‘onderkant’ van de aanbodmarkt, de vernieuwende en beginnende acts, zou het nieuwe OLT zich een investeringsfunctie kunnen aanmeten. Daar mag het financiële resultaat negatief zijn, uiteraard mits er financiële compensatie is.

2.4.5

Werkgebied en doelgroepen programmering Werkgebied en concurrentie Er worden ook grote(re) en bekende(re) namen geprogrammeerd. Voor deze acts is de reisbereidheid van bezoekers relatief groter. Het werkgebied van het nieuwe OLT kan daardoor primair worden ingesteld op de gemeente Ede met zo’n 110.000 inwoners, en de grotere regio daaromheen. Voor het nieuwe OLT zal de concurrentie beperkt zijn; het is zomerperiode en de reguliere (binnen)podia zijn gesloten. Daarnaast zijn er in de directe omgeving en in Nederland geen respectievelijk weinig (soortgelijke) openluchttheaters. Wel is concurrentie te verwachten van de (nog steeds in aantal toenemende) zomerfestivals in Nederland, waar een deel van het aanbod van het nieuwe OLT ook staat. Doelgroepen Door de beoogde laagdrempelige, brede en toegankelijke professionele programmering, ook met bekende(re) namen, bestaat de doelgroep uit een breed en groot publiek uit de meeste lagen van de bevolking, en primair afkomstig uit de gemeente Ede, de regio daaromheen en soms verderweg. In welke mate deze doelgroep wordt bereikt en (daardoor) het OLT zal bezoeken, hangt af van de programmering en met name ook van


10

(de kwaliteit en het bereik van) de marketing en promotie. Voor de andere pijler die zich richt op amateurgezelschappen, scholen en culturele en maatschappelijke organisaties, zal het publiek vooral bestaan uit Edenaren die direct of indirect betrokken zijn bij de betreffende organisaties, en minder toegankelijk voor andere Edenaren: een minder breed maar wel gerichter publiek.

2.4.6

Samenwerking/organisatie programmering en promotie Het OLT heeft aangegeven meer te willen samenwerken met de andere podia en culturele instellingen in Ede, vanuit de gedachte dat zij kunnen helpen bij het omvormen van de zwakke profilering en het ontbreken van het juiste imago van het huidige openluchttheater. Dat vinden wij een goede zaak. Net zo belangrijk vinden wij het dat OLT de programmering en de promotie laat verzorgen door gespecialiseerde podia in Ede en/of omstreken. Die podia weten immers wat er speelt binnen de segmenten en genres waarin het OLT gaat programmeren, en kennen de populariteit van programma’s en het (potentiële) publiekbereik. En nog belangrijker, zij hebben de netwerken om bij de impresariaten en boekers in het land de juiste en gewenste artiesten te kunnen boeken. Dat het OLT gebruik maakt van deze netwerken is onontbeerlijk om het beoogde programmaconcept (waaronder de bij de capaciteit van het OLT passende grotere en bekendere artiesten) te kunnen realiseren, en om de financiële taakstellingen te kunnen halen. Verder hebben deze podia een marketing- en promotieapparaat dat is opgezet om het potentiële publiek te (kunnen) bereiken, en dat (tegen vergoeding) ingezet kan worden voor de programmering in het OLT. De hiervoor geschetste positie en kracht van de beoogde samenwerkingspartners kan het OLT op eigen kracht nooit bereiken met de voorgenomen organisatie en de beschikbare middelen. Een samenwerking als hiervoor geschetst, vinden wij daarom cruciaal, ook om de beoogde (financiële) resultaten te kunnen behalen. Een dergelijke samenwerking met uitbesteding van functies en taken aan de samenwerkingspartners gebeurt uiteraard in nauw overleg met en op basis van het (op te stellen) beleid van OLT. Wij denken voor de programmering en promotie, anders dan het popaanbod, aan De Reehorst en/of Cultura. Cultura, waarmee nu al wordt samengewerkt, is gespecialiseerd en heeft een netwerk in het kleine(re) theateraanbod. Voor het grotere (theater)aanbod zou bijvoorbeeld assistentie gezocht kunnen worden bij Theater De Lampegiet in Veenendaal. Voor het (vooral grotere) popmuziekaanbod zou een groot/ groter poppodium in een nabijgelegen grote stad, bijvoorbeeld LuxorLive! in Arnhem, als partners kunnen worden aangezocht. Voor de zomerbioscoop ligt samenwerking met of exploitatie door Cinemec voor de hand.

2.5

Horeca Goede horecavoorzieningen bij culturele functies worden steeds meer van belang omdat de (moderne) consument daar in toenemende mate behoefte aan heeft. Naast het financiële belang van horeca is er dus ook een inhoudelijk belang, waarmee goede horeca


11

essentieel is voor de primaire activiteiten. Als er geen goede horecavoorzieningen zijn, dan kan dat ten koste gaan van het publieksbereik (en daarmee ten koste van het rendement van de activiteiten en de horeca). Er is in het nieuwe OLT een adequate en bij de toekomstige exploitatie en bij deze tijd passende professionele horecavoorziening nodig voor de ondersteuning van de culturele, maatschappelijke en commerciële functies. Professioneel niet alleen wat betreft de vormgeving, concept, faciliteiten en het assortiment, maar zeker ook bij de organisatiegraad en het personeel. Dat houdt in dat deskundig betaald personeel nodig is. In de hiervoor behandelde paragraaf 2.3 over de functionaliteit van het complex hebben we al het een en ander vermeld over de ruimtelijke positionering van de horeca. Daar is vermeld dat een strategische en prominente positionering van de horeca-uitgiftepunten op het complex belangrijk is. Op plekken waar het publiek ‘altijd langskomt’, die hen uitnodigen en die gemakkelijk bereikbaar zijn (ook tijdens de optredens). De horeca is in principe open voor publiek direct vóór, tijdens en direct na de activiteiten. Als de aard van een concert/voorstelling daarom ‘vraagt’, is de horeca tijdens het optreden dicht. Het assortiment in de horeca-uitgiftepunten bestaat uit een basispakket van niet-alcoholische en alcoholische dranken, waaronder een keuze uit verschillende bieren en goede koffie. De prijzen zijn marktconform. Horeca is thans geen core business van het OLT, waardoor uitbesteding aan een professionele en ervaren horecaondernemer voor de hand ligt. Als het OLT de horeca in eigen beheer willen gaan exploiteren, dan zal het daarvoor een professionele horecaorganisatie moeten opzetten. In de exploitatieprognose hebben wij een horecaexploitatie opgenomen ‘als ware het eigen beheer’, om te laten zien welke omzetten, kosten (waaronder betaald personeel) en winst te verwachten zijn bij uitvoering van het activiteitenoverzicht. Op basis hiervan zou bij eventuele uitbesteding de pachtprijs kunnen worden berekend. Het OLT heeft een volledige horecavergunning nodig om de hier bedoelde exploitatie optimaal en vrij te kunnen uitvoeren. Beperkingen in de vergunning kunnen negatieve financiële consequenties hebben voor het OLT. In een overeenkomst die het OLT heeft met ECC is het huidige gebruik door OLT van horecafaciliteiten van ECC geregeld. Verder zou het in de huidige praktijk gebruik zijn dat het OLT een afkoopsom betaalt aan ECC wanneer het OLT zelf de horeca-exploitatie verzorgt. Deze clausule is in onze ogen ongewenst. Het nieuwe OLT heeft (eigen) horecavoorzieningen en -faciliteiten nodig die altijd beschikbaar zijn bij eigen activiteiten of verhuren en die door OLT zelf geëxploiteerd (of verpacht) kunnen worden zonder afkoopsom aan ECC. Het handhaven van een dergelijke afkoopsom heeft negatieve financiële consequenties voor OLT.


2.6

12

Verhuur Een openluchttheater is een bijzondere en unieke accommodatie die daarmee ook aantrekkelijk is voor culturele/maatschappelijke en commerciële verhuur. De aard van het complex – een theater in de openlucht – betekent echter tegelijk dat het alleen voor een beperkt aantal mogelijkheden te gebruiken en te verhuren is, namelijk voor openbare of besloten activiteiten/optredens met publiek. Bij culturele en maatschappelijke verhuur is de doelstelling een ideële, en denken we aan amateurvoorstellingen, voorstellingen door scholen en andere culturele of sportactiviteiten die door derden worden georganiseerd. Het OLT verhuurt de accommodatie en faciliteiten (inclusief theatertechnicus als nodig, personeel kaartverkoop etc.) aan de amateurinstelling, de horeca blijft in beheer van het OLT dan wel van de pachter. De amateurinstelling betaalt huur aan het OLT, het amateurgezelschap krijgt de recette. De huur is volgens een cultureel tarief: dat is lager dan het commerciële huurtarief, maar met maatwerk wel afgestemd op de ‘verdiencapaciteit’ (recette) van het amateurgezelschap op die activiteit. Financieel uitgangspunt is dat het OLT inclusief de horeca-exploitatie wel een positief financieel resultaat behaalt. Onder commerciële verhuur verstaan wij alle verhuren anders dan de voornoemde culturele en maatschappelijke verhuur. Gezien de aard van het complex lijken de verhuurmogelijkheden beperkt tot besloten presentaties of (culturele) voorstellingen die een bedrijf voor zijn personeel organiseert/laat organiseren. De doelstelling van de commerciële verhuur is het genereren van (zo veel mogelijk) winst om de eigen culturele doelstelling van het nieuwe OLT te ondersteunen. Voor de verhuurfunctie is een goed voorcalculatiesysteem (om de juiste kosten door te berekenen en een bij de soort verhuur passende huur te kunnen vragen) belangrijk. Ook van belang is een goede organisatie en medewerkers die de acquisitie en uitvoering met de voor verhuur vereiste professionaliteit kunnen uitvoeren. Een professionele horeca is, zeker voor de commerciële verhuur, een vereiste. De verhuurfunctie moet nauw gelieerd zijn met de horeca. Als de horeca wordt uitbesteed, dan moeten goede afspraken worden gemaakt met de horecahuurder over beleid, wie welke taken uitvoert, en vooral dat de revenuen in passende mate via de pachtsom ook bij het OLT terecht komen.

2.7

Uitvoerende (personele) organisatie Met het nieuwe concept is niet alleen sprake van een schaalsprong in aantallen activiteiten en publiek, maar ook in de mate van professionalisering om de gewenste en door het publiek en de artiesten gevraagde kwaliteit en kwantiteit te kunnen leveren. Dit betekent dat de organisatie van het OLT, het bestuur, betaald personeel en vrijwilligers, een dergelijke schaalspong (in kwaliteit en kwantiteit) waar nodig ook moet maken. Het bestuur van het nieuwe OLT heeft alleen bestuurlijke, en geen uitvoerende taken. Een bestuur benoemd vanuit ‘bloedgroepen’ zoals nu geval is, is voor het nieuwe OLT niet


13

passend en niet gewenst. Bestuursleden van het nieuwe OLT zouden moeten bestaan uit personen met bestuurlijke ervaring, en kennis en ervaring op de verschillende vakgebieden waarmee het OLT te maken heeft (zoals programmering, marketing, financiën en organisatie). OLT beoogt voor de uitvoering een kleine professionele (= betaalde) kernformatie op te zetten, en alle andere (vooral uitvoerende en anders dan horeca)taken te laten verrichten door vrijwillige medewerkers (zoals kassa, kaartcontrole, gastheer/-vrouw artiesten, productievoorbereiding, parkeerzaken en verkeersgeleiding, ondersteuning theatertechniek, schoonmaak, ondersteuning/distributie promotie, et cetera). Als de horeca in eigen beheer wordt gevoerd, dan wordt professioneel betaald personeel aangetrokken op oproepbasis en met tijdelijke (seizoen)contracten. Een professionele (= betaalde) kernformatie passende bij het beoogde concept van het nieuwe OLT bestaat uit een algemeen coördinator of producent en een theatertechnicus, als constante factoren die voor continuïteit zorgen. De algemeen coördinator of producent voert (in opdracht van en als nodig/gewenst samen met het bestuur) alle voorbereidende en afhandelende taken uit, en is het jaar rond beschikbaar (buiten het seizoen met weinig uren, in het zomerseizoen meer). Daarnaast een betaalde theatertechnicus als professionele en constante factor voor de voorbereiding en bediening van de theatertechniek op de activiteiten (en het onderhoud van die apparatuur buiten de activiteiten om). Deze betaalde functies kunnen worden ingevuld met freelancers, waardoor OLT geen personeelsrisico’s loopt. De hier geschetste betaalde personeelsformatie is het minimum dat noodzakelijk is. OLT zal zijn nu beperkte vrijwilligersbestand moeten uitbreiden. Wij gaan ervan uit dat het voldoende nieuwe vrijwilligers aan zich kan binden en als gewenst/nodig ook de bestaande vrijwilligers meer kan laten werken om de activiteiten te bemensen.

3 3.1


14

De exploitatieprognose Inleiding In dit hoofdstuk tonen we de financiële vertaling van het concept van het nieuwe OLT voor de twee varianten uit de vraagstelling, te weten: 1. de toekomstvariant : conform het activiteitenoverzicht van de kerngroep; 2. de 0-variant : uitgaande van de huidige exploitatiesubsidie van € 28.000; We maken eerst de exploitatieprognose op uitgaande van het activiteitenoverzicht waarover in de kerngroep consensus is bereikt, ofwel voor de toekomstvariant 1. Daarna geven we voor de 0-variant aan wat mutaties in de verschillende uitgangspunten bij de prognose -nodig om het hoofddoel van de 0-variant te bereiken- voor financieel effect hebben op het exploitatieresultaat en daarmee op de exploitatiesubsidie van de gemeente.

3.1

Uitgangspunten exploitatieprognose Bij het opstellen van de exploitatieprognose hebben wij de volgende uitgangspunten en voorwaarden gehanteerd:  Het opgestelde activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep is voor lagroup een gegeven, en daarmee uitgangspunt voor de exploitatieprognose.  Vertrekpunt bij het bepalen van het profiel van de genres uit het activiteitenoverzicht is wat daarover staat vermeld in het concept van het nieuwe OLT (zie vorige hoofdstuk).  De aspecten rond de investeringen voor de beoogde restauratie van het complex, de aanvangsinvestering in roerende zaken, en de financiering van dit alles behoren niet tot de opdracht. Met de daaruit voortvloeiende kapitaallasten houden wij daarom geen rekening bij het opstellen van de exploitatieprognose. Ook alle onderhoudskosten van het complex/de gebouwen en de groenvoorzieningen zijn niet opgenomen in de exploitatieprognose. Al deze kosten worden door de gemeente apart geraamd en apart gefinancierd. Voor zover (een deel) van deze kosten voor rekening komt van het OLT, gaan wij ervan uit dat deze kosten een-op-een bijgesubsidieerd worden, dan wel er een andere dekking zonder extra lasten voor het OLT voor wordt gevonden.  Er is geen sectorale benchmarkinformatie van de Nederlandse openluchttheaters. We hebben, naast onze expertise van de sectoren waarin OLT opereert, mede gebruik gemaakt van branche-informatie van de podiumkunsten in Nederland. Veel onderdelen van de exploitatie van een openluchttheater zijn immers vergelijkbaar met die van een theater en een poppodium.  De opgestelde exploitatieprognose gaat over het ‘einddoel’-jaar, het jaar waarin het programmaconcept/het activiteitenoverzicht dat aan de basis ligt van deze exploitatieprognose volledig gerealiseerd is. Met eventuele aanloopverliezen naar dat doeljaar toe is geen rekening gehouden. Aan het einde van dit hoofdstuk besteden wij nadere aandacht aan de aanloopverliezen.  Het OLT is volledig btw-plichtig en daarmee zijn alle bedragen in de exploitatieprognose exclusief btw.


3.2

15

Het activiteitenoverzicht van toekomstvariant 1 Het door de kerngroep ontwikkelde activiteitenoverzicht waarover consensus is bereikt (actuele versie in het visiedocument) is uitgangspunt voor de exploitatieprognose. De soorten/genres, aantallen activiteiten en het verwachte publieksbereik uit het activiteitenoverzicht die expliciet in de exploitatieprognose zijn opgenomen, hebben wij in de volgende tabel vermeld.

Openluchttheater Ede Uitgangspunten exploitatieprognose toekomstvariant 1

Nieuwe OLT

Professionele concerten/voorstellingen: Aantal (pop)concerten (versterkte muziek, geen dance)

3

Aantal voorstellingen cabaret/(muziek)theater, jeugd, overigen

3

Aantal concerten klassieke muziek

5

Totaal aantal professionele culturele activiteiten (exclusief educatie)

11

Bezoekers professionele concerten/voorstellingen: Gemiddeld aantal bezoekers per (pop)concert

750

Gemiddeld aantal bezoekers cabaret/(muziek)muziektheater/jeugd/overigen

350

Gemiddeld aantal bezoekers concerten klassieke muziek Totaal aantal bezoeken culturele activiteiten

250 4.550

Culturele en maatschappelijke verhuren: Aantal voorstellingen door scholen Gemiddeld aantal bezoekers per voorstelling door scholen Aantal thematische (amateur) activiteiten/festivals Gemiddeld aantal bezoekers per thematisch (amateur) activiteit/festival Aantal sportevenementen Gemiddeld aantal bezoeken sportevenementen (geen huur, wel horeca) Totaal aantal culturele/maatschappelijke verhuren Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren

2 500 6 375 0 200 8 3.250

Commerciële verhuren: Aantal commerciël e verhuren thea ter Gemiddeld aantal bezoekers per commerciële verhuur theater Totaal aantal bezoeken commerciële verhuur Aantal commerciële verhuren 'Eten op rolletjes' Totaal aantal bezoeken 'Eten op rolletjes' (geen horeca voor OLT)

0 400 0 1 8.000

Overige activiteiten (zomerbioscoop, ijsbaan, taptoe, oecumenische dienst) Aantal overige programma-activiteiten

4

Totaal aantal bezoeken overige programma-activiteiten

p.m.

Huuropbrengst, horeca en kosten overige programma-activiteiten

p.m.

Totaal aantal activiteiten Totaal aantal bezoeken professionele activiteiten

24 4.550

Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren

3.250

Totaal aantal bezoeken commerciële verhuren

8.000


p.m.

Totaal aantal gasten Totaal aantal bezoeken OLT (inclusief gasten)

500 16.300

Bron: Activiteitenoverzicht uit visiedocument kerngroep. Financi ële ramingen van la group, maart 2015.

In de exploitatieprognose hierna vertalen wij dit activiteitenoverzicht in financiële baten en lasten.


3.3

16

De exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 De tabel hierna toont de toekomstvariant van de exploitatieprognose van het nieuwe OLT. Deze prognose is een financiële vertaling van het activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep. Als achtergrond is rekening gehouden met het in het vorige hoofdstuk beschreven concept van het nieuwe OLT . De exploitatieprognose geeft de financiële exploitatie weer zoals die uiteindelijk, na een aanloopperiode van gesteld twee jaar, in het doeljaar tot stand kan komen. In de paragraaf daarna volgt een nadere toelichting op de exploitatieprognose.

Openluchttheater Ede Exploitatieprognose toekomstvariant 1

bedragen x €

nieuwe OLT

Baten Recettes profesionele activiteiten

73.000

Horeca-omzet professionele activiteiten en culturele/ maatschappelijke verhuren

33.000

Horeca-omzet commerciële verhuren Verhuuropbrengst (cultureel, maatschappelijk en commercieel) Programmasubsidies

0 10.000 p.m.

Overige baten: sponsoring en vriendenpassen

16.000

Exploitatiesubsidie

61.000

Exploitatiesubsidie onderhoud gebouwen en park/groen

p.m. 1)

Exploitatiesubsidie reservering vervangingsinvesteringen roerende zaken

57.000

Exploitatiesubsidie huur complex

p.m. 1)

Totaal baten

250.000

Lasten Directe programmakosten professionele activiteiten

77.000

Overige programmakosten professionele activiteiten

6.000

Programma-/verliesbudget thematische (amateur) activiteiten/festivals

8.000

Inkoop horeca

10.000

Overige kosten horeca

3.000

Personeelskosten horeca

13.000

Personeelskosten

32.000

Overige personeelskosten

2.000

Kosten marketing en publiciteit

16.000

Huisvestingskosten: energie, schoonmaak, kleine aanschaf

6.000

Onderhoud gebouwen en park/groen

p.m. 1)

Reservering vervangingsinvesteringen roerende zaken

57.000

Huur complex

p.m. 1)

Kosten vrijwillige medewerkers

6.000

Kantoor- en overige kosten

9.000

Onvoorzien

Totaal lasten Exploitatieresultaat

5.000

250.000 0

Bron: Activiteitenoverzicht uit visiedocument kerngroep, prognose opgesteld door la group maart 2015 1) deze onderdelen van de huisvestingskosten komen voor rekening van de gemeente. Mocht besloten worden dat ze ten laste komen van OLT, dan worden die kosten een-op-een extra gesubsidieerd door de gemeente.


3.4

17

Toelichting op de exploitatieprognose toekomstvariant 1 Hierna volgt waar relevant een toelichting op onderdelen van de exploitatieprognose van toekomstvariant 1. Voor nadere informatie en cijfers over de uitgangspunten, onderbouwingen en berekeningen van de exploitatieprognose verwijzen wij naar bijlage 2 van dit rapport. Professionele activiteiten De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan de recettes en de directe programmakosten van de professionele concerten en voorstellingen: Ticketprijs/recette professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% btw)

€ 18,00

Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% btw)

€ 16,00

Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% btw)

€ 16,00

Dekkingsresultaat professionele concerten/voorstellingen 1) : Gemiddeld (pop)concerten

110%

Gemiddeld cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen

90%

Gemiddeld klassieke muziek

75%

Bron: ramingen door lagroup, maart 2015.

1) Het dekkingsresultaat van een activiteit (in%) geeft aan in hoeverre de directe programmakosten worden gedekt door de recette. Een dekkingsresultaat van 90% betekent dat de ontvangen recette 90% van de gemaakte directe programmakosten dekt (en er dus een direct verlies is van 10%). Een dekkingsresultaat van 110% betekent dat de ontvangen recette 10% meer is dan de gemaakte directe programmakosten.

Wij zijn er bij het bepalen van de programmakosten van professionele concerten/ voorstellingen van uit gegaan, dat het OLT erin slaagt om met de gezelschappen/hun impresariaten zogenaamde partageovereenkomsten te sluiten, waarbij het financiële risico van de publieksopkomst worden gedeeld tussen het gezelschap en het OLT (zie paragraaf 2.4.4). Mocht dit niet in alle gevallen of helemaal niet lukken, dan zullen uitkoopsommen moeten worden betaald, waarbij het financiële risico van de publieksopkomst bij OLT ligt. Er zal dan mogelijk een lager financieel programmaresultaat worden geboekt, en dus ook een lager exploitatieresultaat. Bij het lage aantal van (maximaal) elf professionele concerten/voorstellingen per seizoen dat in deze toekomstvariant 1 mag worden geboekt, is het aannemelijk dat de gezelschappen zullen kiezen voor de voor hun ‘veilige’ uitkoopsommen. Het OLT kan immers bij een dergelijk gering aantal professionele concerten/voorstellingen niet voldoende het profiel en de bekendheid bereiken van een podium met professionele voorstellingen, en daardoor waarschijnlijk minder publiek trekken, met lagere financiële resultaten tot gevolg. Horecaopbrengsten en -kosten In de exploitatieprognose hebben wij een horecaexploitatie opgenomen ‘als ware het eigen beheer’, om te laten zien welke omzetten, kosten (waaronder betaald personeel) en winst te verwachten zijn bij het beoogde activiteitenoverzicht van de kerngroep. Het directe resultaat op de horeca wordt geraamd op circa € 6.000. Daarbij is gerekend met 5 à 10 procentpunt (van de omzet) meer personeelskosten dan het branchegemiddelde, omdat


18

de personele inzet gebaseerd moet zijn op onvermijdelijke vraagpieken bij bepaalde activiteiten, waardoor het horecapersoneel tijdens de voorstellingstijden geen werk heeft maar wel betaald wordt. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd voor de horeca: Horecabesteding professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Gemiddelde horecabesteding cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Gemiddelde horecabesteding per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Culturele en maatschappelijke verhuren: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker culturele/maatschappelijke verhuren (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Commerciële verhuren: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker commerciële verhuur theater, exclusief 'Eten op rolletjes' waar horeca niet voor OLT is (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%)

€ 7,50 € 3,50 € 3,00

€ 4,00

€ 6,00

Overige activiteiten (zomerbioscoop, ijsbaan, taptoe, oecumenische dienst) Huuropbrengst, horeca en kosten overige programma-activiteiten

p.m.

Bruto-winst horeca in % van verkoop

70% 40%

Personeelskosten horeca, branchekengetal van de omzet +5% à 10% Gemiddelde horecabesteding per bezoeker professionele activiteiten en verhuur cultureel/maatschappelijk (incl.gem.17%btw)

€ 4,70

Direct resultaat horeca

€ 6.675

Bron: ramingen en berekeningen door la group, maart 2015

Als ervoor wordt gekozen om de horeca te verpachten, dan moet rekening worden gehouden met een lagere pachtsom dan de nu in de exploitatieprognose geraamde winst uit horeca. Over het algemeen kan voor de pachtsom als globale indicatie 5% à 15% van de mogelijke omzet worden aangehouden (afhankelijk van vele aspecten). Als ervan wordt uitgegaan dat een ervaren horecaondernemer mogelijk een hogere omzet zou kunnen realiseren dan het OLT, dan zou de pachtsom meer in de buurt van de geraamde winst kunnen komen. Met de thans beoogde exploitatie van het OLT is de potentiële winst uit de horeca dermate laag door met name het beperkte aantal activiteiten, dat het de vraag is of een horecaondernemer gevonden zal kunnen worden die een pachtsom wil betalen. Huuropbrengst commerciële, en culturele en maatschappelijke verhuur Commerciële verhuur In de exploitatieprognose is onder deze noemer opgenomen de verhuur van de accommodatie voor het evenement ‘Eten op rolletjes’. Daarvoor ontvangt het OLT alleen een huursom, de horeca wordt gezien de aard van het evenement onvermijdelijk geëxploiteerd door de huurder. Onder commerciële verhuur is bijvoorbeeld ook te verstaan de verhuur van de theateraccommodatie aan bedrijven die hun personeel een besloten muziek- of theatervoorstelling, of anderszins vermaak (al dan niet in combinatie met presentatieachtige werkzaken) willen aanbieden. In de kerngroep is er voor gekozen dergelijke commerciële verhuren van het theateraccommodatie niet toe te staan. Daarmee loopt het OLT inkomsten mis. Mocht dergelijke verhuur toch in het activiteitenpakket worden opgenomen, dan zou er bij de exploitatie voor de huurprijzen van uit kunnen worden gegaan dat het OLT de coördinator en eventueel de theatertechnicus als betaald personeel levert (binnen de basis


19

huurprijs). Het betaalde horecapersoneel wordt betaald uit de horeca-omzet. Ander beschikbaar te stellen personeel, kosten van in te huren apparatuur of andere faciliteiten, de kosten van een eventueel door OLT te verzorgen programma bij de commerciële verhuur, worden apart doorberekend aan de huurder (en dat is niet in de prognose opgenomen, want budgetneutraal voor het OLT, tenzij OLT een percentage in rekening brengt voor handling). De accommodatie van het openluchttheater is een unique selling point, waardoor het OLT het zich kan permitteren om, als nodig, hoge(re) verhuurtarieven te hanteren. Culturele en maatschappelijke verhuur Bij de culturele en maatschappelijke verhuren ontvangen de huurders de eventuele entreegelden. Het uitgangspunt voor deze categorie verhuren is dat het OLT in principe, op de horeca na, geen of een beperkte winst maakt, maar ingeval de huurder een hoge recette kan realiseren en lage kosten heeft, kan het OLT de huurprijs hieraan enigszins aanpassen. De in principe kostendekkende huur staat dus enerzijds in relatie staat tot de kosten die OLT maakt (personeel coördinatie en theatertechniek), en wordt anderzijds vastgesteld aan de hand van het verwachte resultaat bij de huurder. Huurprijzen De volgende gemiddelde bedragen zijn gehanteerd als huurprijzen: Culturele en maatschappelijke verhuren: Gemiddelde huuropbrengst per culturele/maatschappelijke verhuur (exclusief btw)

€ 1.000

Commerciële verhuren: Gemiddelde huuropbrengst per commerciële verhuur theater (exclusief btw)

€ 2.000

Huuropbrengst 'Eten op rolletjes' (2014 € 1.250). Geen horeca voor OLT

€ 2.000

Bron: ramingen door lagroup, maart 2015.

Aantal overige activiteiten zijn niet vertaald in de exploitatieprognose In de exploitatieprognose hebben wij de volgende verhuren die onder de ‘overige activiteiten’ zijn ingedeeld, niet meegenomen in casu als p.m. opgenomen omdat de netto inkomsten voor het OLT bij deze activiteiten beperkt zijn, dan wel de verhuur onzeker is:  De jaarlijkse Taptoe: de huur is min of meer historisch bepaald en (daardoor) beperkt. Bovendien wordt de horeca niet door OLT verzorgd (wat naar onze mening wel zou moeten).  De jaarlijkse Oecumenische Dienst: beperkte huur en geen horeca voor OLT.  De ijsbaan in de winter: het is onzeker of die terugkeert in het OLT (de huur was zo’n € 3.000, de horeca werd door de exploitant van de ijsbaan verzorgd). Programmasubsidies Op de reguliere programmering zullen, mede gezien het profiel, geen programmasubsidies van fondsen mogelijk zijn. Dergelijke programmasubsidies liggen meer binnen bereik als het gaat om projecten met een inhoudelijk gehalte, bijvoorbeeld de beoogde verhuren voor thematische (amateur-) activiteiten/festivals, die buiten de prognose om (bij huurders of in samenwerking) worden begroot en gefinancierd. Daarom zijn de programmasubsidies als p.m. in de exploitatieprognose opgenomen. Wel hebben we voor


20

(dergelijke) projecten een programma- of verliesbudget opgenomen in de exploitatieprognose als bijdrage van het OLT aan dergelijke activiteiten/festivals. Zie verder bij de toelichting van dit programma- of verliesbudget hierna. Overige baten: sponsoring Er is een bedrag van € 12.500 per jaar geraamd als opbrengst. Dat is netto; de kosten voor tegenprestaties zijn daar al vanaf. Wij kennen de sponsormarkt in Ede niet, maar expertmatig gedacht lijkt een dergelijk bedrag haalbaar, mede omdat het openluchttheater een unieke (non-profit cultuur)organisatie is, waaraan bedrijven naar verwachting meer dan gemiddeld hun naam zouden willen verbinden. Overige baten: vrienden van het OLT Er is een opbrengst geraamd van € 3.750. Ook hier is dit netto; de kosten voor tegenprestaties zijn er al af. OLT wil zich hier richten op zowel particulieren als bedrijven. Die laatste hebben dan een alternatief voor de hiervoor genoemde (duurdere) sponsoring. Er is uitgegaan van een vriendenprijs van € 25, waarvan het OLT door de kosten van tegenprestaties netto € 15 over zou kunnen houden. Dat betekent dat er 250 vrienden moeten inschrijven. Dat lijkt ons ondanks het lage aantal professionele activiteiten (die de meeste ‘vrienden’ trekken) als maximum nog wel haalbaar bij de profilering en het imago dat het openluchttheater beoogt. Aan de andere kant vissen tegenwoordig vele culturele en andere non-profit instellingen in deze vijver, waardoor de spoeling dun wordt. Programmakosten en -opbrengsten thematische (amateur) activiteiten/festivals Inhoudelijk is nog in te vullen wat onder deze projecten wordt verstaan. O.a. valt hier Cultureel Café Dante onder (in de huidige situatie geen huuropbrengst of entreeinkomsten). De kosten en baten van dit genre zijn niet specifiek opgenomen bij de diverse kosten- en batenposten van de exploitatieprognose, omdat deze – zonder verdere invulling wat deze projecten inhouden – niet te ramen zijn. Festivalachtige activiteiten genereren doorgaans hogere kosten en zijn meestal (zonder projectsubsidies) verlieslatend. Daarom is per activiteit/festival een programma- of verliesbudget in de exploitatieprognose opgenomen om een eventueel verlies per project mee te dekken. Dit programmabudget is dus inclusief alle directe kosten en baten van het project (programmakosten, projectpersoneelskosten, projectmarketingkosten, eventuele recette, horeca en projectsubsidies). Personeelskosten Het betreft de andere personeelskosten dan die van de horeca (die bij de horeca-exploitatie zijn opgenomen). In het vorige hoofdstuk is bij paragraaf 2.7 over de uitvoerende personele organisatie, gesteld dat een professionele/ betaalde algemeen coördinator/producent en een theatertechnicus als freelancers en als constante factor nodig zijn. De personeelskosten van deze (freelance in te huren) functies die wij in de exploitatieprognose hebben opgenomen zijn recht evenredig met het aantal activiteiten (hoe meer activiteiten hoe meer uren nodig zijn en omgekeerd). Bij het in de


21

toekomstvariant opgenomen aantal activiteiten becijferen wij dat in totaal een dergelijke betaalde inhuurformatie nodig is van minimaal zo’n 0,4 fte, en dat betekent aan loonkosten zo’n € 32.000 per jaar. Overige personeelskosten Aangehouden is 5% van de loonkosten voor opleidingen, uitjes en soortgelijke overige personeelskosten. Kosten marketing en publiciteit Rekening is gehouden met een vast budget van € 13.000, en een variabel deel dat gebaseerd is op het aantal bezoekers. Totaal is € 16.000 in de exploitatieprognose opgenomen. Wij hebben hierbij rekening gehouden met de voortgaande verschuiving naar de relatief goedkopere digitale promotie, en met de aanname dat voor de culturele en maatschappelijke verhuren de betreffende organisaties ook zelf de promotie verzorgen. Wanneer de promotie van de eigen professionele programmering verzorgd gaat worden door de samenwerkingspartners die ook de programmering voor OLT gaan verzorgen, dan zal een deel van dit budget aan hen op factuur worden betaald. Wij gaan ervan uit dat de samenwerkingspartners deze diensten willen verrichten tegen kostende prijs. Huisvestingskosten In de exploitatieprognose staan alleen de kosten voor energie, schoonmaak en kleine (huurders)aanschaf. Een (variabel) budget van ruim € 5.000 per jaar is hiervoor opgenomen, gebaseerd op het aantal activiteiten. Daarbij zou, net als nu, vrijwillige inzet voor (een deel van) de schoonmaak mogelijk nodig zijn om de kosten binnen budget te houden. De overige huisvestingskosten zijn niet opgenomen omdat deze thans nog niet bekend zijn. Deze zullen door de gemeente worden geraamd en worden betaald. Het betreft hier met name:  onderhoudskosten gebouwen en park/groen, zowel het eigenaars- (in dit geval uiteindelijk de gemeente) als het huurdersdeel;  kapitaallasten (rente en afschrijving) van de aanvangsinvestering voor onroerende en roerende zaken; Als dergelijke kosten (de laatste in de vorm van huur) voor rekening van OLT komen, en dan alsnog in de exploitatieprognose moeten worden opgenomen, dan zouden deze kosten volledig gedekt moeten worden door een-op-een extra exploitatiesubsidie beschikbaar te stellen. Deze kosten drukken dus in alle gevallen per saldo niet op het financieel resultaat van OLT. Reservering voor vervangingsinvesteringen roerende zaken en subsidie hiervoor Het betreft investeringen in een overkapt en semi permanent podium, theatertechnische apparatuur voor geluid en licht, horeca, andere apparatuur (voor bewaking en monitoring), inventarissen en andere roerende zaken. De aanvangsinvestering hierin valt onder de totale investering in het openluchttheater en komt voor rekening van de


22

gemeente Ede. Vervolgens zou het OLT jaarlijks moeten kunnen reserveren om te zijner tijd zelf de noodzakelijke vervangingsinvesteringen in deze roerende zaken te kunnen uitvoeren om de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen. Het is gewenst en aan te bevelen om jaarlijks te reserveren voor de toekomstige vervangingsinvesteringen in de genoemde roerende zaken. Daardoor is het OLT hiervoor niet afhankelijk van de gemeente en van besluitvorming over investeringssubsidies, en maakt dat het nieuwe OLT ook op dit vlak flexibel en slagvaardig, wat nodig is om cultureel ondernemer te kunnen zijn. Wat betreft de geluids- en lichtinstallatie in de planning om een ‘basisset’ te kopen waarmee, op de (pop)concerten na, de meeste andere activiteiten bediend zouden kunnen worden. Voor de (pop-) concerten wordt dan per concert, en afhankelijk van wat de band vraagt, aanvullende apparatuur ingehuurd (of de bands nemen dat zelf mee en berekenen dat door aan het OLT). Met deze variabele inhuur hebben wij in de exploitatieprognose rekening gehouden. Door de gemeente Ede wordt een budget ingecalculeerd van € 555.000 voor de aanvangsinvestering in de genoemde roerende zaken. Dat is dan ook het bedrag dat het OLT moet gaan sparen voor de toekomstige vervangingsinvesteringen. Bij een gestelde gemiddelde afschrijvingsduur van 15 jaar voor het podium en gemiddeld 7 ½ jaar voor de andere roerende zaken, hebben wij dan € 57.000 per jaar in de exploitatieprognose van OLT als kostenbudget opgenomen, dat jaarlijks moet worden gesubsidieerd door de gemeente. Voor de gemeente is deze werkwijze op de langere termijn een budgetneutrale regeling. De gemeente hoeft immers in de toekomst geen investeringssubsidies op dit vlak meer beschikbaar te stellen voor de vervangingsinvesteringen. Ook OLT heeft op deze wijze geen extra lasten. Wanneer de gemeente niet kiest voor deze werkwijze, dan moet zij er rekening mee houden dat ze van het OLT in de toekomst regelmatig aanvragen zal krijgen voor investeringssubsidies om de noodzakelijke vervangingsinvesteringen te kunnen realiseren, te beginnen zo’n drie jaar na de aanvangsinvestering als bijvoorbeeld de computers zijn afgeschreven. Exploitatiesubsidie OLT kan, net als nagenoeg alle culturele instellingen in het land, niet kostendekkend exploiteren. In een gemiddelde situatie kan een gemiddelde culturele instelling hooguit de programmering kostendekkend exploiteren. Eigen mogelijkheden om de huisvesting, de faciliteiten en de kosten van de organisatie te kunnen dekken, zijn er doorgaans niet. In veel gevallen wordt dit gesubsidieerd door de gemeente. De hier behandelde exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 uit het activiteitenoverzicht van de kerngroep, sluit met een jaarlijkse basisexploitatiesubsidie van € 61.000, plus € 57.000 per jaar gelabelde subsidie voor de reservering van vervangingsinvesteringen roerende zaken (en verder exclusief de eerder genoemde eventuele huisvestingskosten en huur, die rechtstreeks voor rekening komen van de gemeente Ede).


3.5

23

Aanloopverliezen De in paragraaf 3.3 geschetste exploitatieprognose van de toekomstvariant van het activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep, geeft de financiële exploitatie weer zoals die uiteindelijk na een aanloopperiode tot stand kan komen. Het is mogelijk en waarschijnlijk dat in de aanloop daar naartoe de geraamde publieksaantallen en hun bestedingen nog niet gehaald zullen worden. De ervaring leert dat het een bepaalde periode duurt voordat de vernieuwde programmering en profiel van het OLT het publiek heeft bereikt. Dit betekent dat er rekening gehouden moet worden met aanloopverliezen. Deze aanloopverliezen kunnen worden beperkt door onder meer het volgende:  De opening van het ‘nieuwe’ OLT breed promoten, door een marketingcampagne gericht op het ‘nieuwe’ OLT en door vóór en tijdens het eerste seizoen extra publiciteit voor de voorstellingen/concerten te maken. Dat vergt weliswaar (eenmalige) hogere kostenbudgetten, maar het zal mogelijk de publieksopkomst bevorderen en daarmee de aanloopverliezen kunnen beperken.  De programmarisico’s afdekken door zoveel mogelijk van de eerdergenoemde partageovereenkomsten met de gezelschappen/impresariaten te sluiten.  De geadviseerde samenwerking met de podia.  De aanwending van de kostenbudgetten afstemmen op de aanloopperiode.  Al vóór de opening een intensieve wervingscampagne opzetten om de culturele, maatschappelijke en commerciële verhuren te bevorderen. Rekening houdend met bovenstaande ramen wij de aanloopverliezen als volgt. Geraamde aanloopverliezen tussen Aanloopjaar 1

€ 17.000 en € 41.000

Aanloopjaar 2

€ 5.000 en € 13.000

Totaal aanloopverliezen

€ 22.000 en € 54.000

Het verschil tussen de minimum en het maximum aanloopverliezen is de mate waarin het OLT er in de aanloopperiode in slaagt om partageovereenkomsten te sluiten met de professionele gezelschappen van concerten en voorstellingen in casu met hun impresariaten. Daarbij worden de financiële risico’s van de publieksopkomst gedeeld tussen het gezelschap en het OLT (zie ook paragraaf 2.4.4). Slaagt het OLT erin voor alle professionele concerten/voorstellingen partageovereenkomsten te sluiten, dan zullen de aanloopverliezen beperkt kunnen blijven tot de minimumbedragen. De aanloopverliezen zullen richting maximumbedragen lopen als het OLT daar niet of niet geheel in slaagt, en er uitkoopsommen betaald moeten worden waarbij het risico alleen bij het OLT ligt. De professionele gezelschappen die het OLT gaat boeken zullen min of meer kunnen bepalen of er uitkoopsommen dan wel partageovereenkomsten worden gesloten. Volgens het activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep zijn het immers de grotere en bekendere gezelschappen, en die zijn in de positie hun wensen ‘op te leggen’. Het is aannemelijk dat zij in het begin zullen opteren voor uitkoopsommen, en als blijkt


24

dat het OLT continuïteit laat zien en goede publieksopkomsten boekt, dan zullen zij mogelijk bereid zijn om het risico te delen en partageovereenkomsten te sluiten. Maar dat hangt weer af of er niet te weinig professionele concerten/voorstellingen worden afgenomen door het OLT, en het publiek dat het OLT in staat zal zijn om aan te trekken (zie ook begin paragraaf 3.4, onderdeel ‘professionele activiteiten’). De volgende cijfermatige uitgangspunten hebben wij bij de ramingen van de aanloopverliezen gehanteerd. aanloopjaar 1

aanloopjaar 2

Bezoekers professionele activiteiten in % doeljaar

70%

90%

Bezoekers verhuur scholen in % doeljaar

100%

100%

2 minder

1 minder

Bezoekers thematische amateur activiteiten/festivals

70%

90%

Gemiddelde horecabesteding bezoekers

70%

90%

Extra personeelskosten

€ 7.500

€ 4.000

Extra personeelskosten horeca

€ 4.000

€ 2.000

Extra marketing en publiciteit

€ 10.000

€ 5.000

Sponsorbaten in % doeljaar

40%

80%

Vriendenbaten in % doeljaar

40%

80%

Aantal thematische amateur activiteiten/festivals

3.6

Risico’s en reserves Het OLT is zeer afhankelijk van het weer. Slecht weer vertaalt zich direct in minder bezoekers, en dus financiële verliezen op de programmering. Dat is een groot, en het grootste risico, waarvoor OLT toereikende reserves moet aanhouden. Het nieuwe OLT heeft ook als cultureel ondernemer en meer in het algemeen financiële reserves nodig. Die reserves dienen om (onvoorziene) risico’s te kunnen opvangen. Meer specifiek kunnen bijvoorbeeld tegenvallers binnen de taakstellingen worden opgevangen, bijvoorbeeld als de resultaten van de programmering in een bepaalde periode tegenvallen. Verder zal het OLT, gezien zijn culturele functie, wellicht ook willen investeren in vernieuwing van het programma, waaraan aanloopverliezen en verhoogde risico’s zijn verbonden. Zonder reserves kunnen de financiële risico’s van dit soort zaken minder verantwoord worden genomen en eventuele (eenmalige of tijdelijke) verliezen niet worden opgevangen. Het OLT heeft momenteel geen financiële reserves. Gezien de voornoemde risico’s die het OLT loopt, zijn die wel noodzakelijk. Voor het zelf vormen van reserves is volgens de huidige exploitatieprognose (met een geraamd resultaat van € 0) geen ruimte. Een eenmalige subsidie van de gemeente om de financiële reserve op een minimumpeil van € 40.000 à € 50.000 te brengen vinden wij gewenst. Verdere toevoegingen aan de reserves zullen dan moeten komen uit mogelijk positieve exploitatieresultaten door betere prestaties dan waar nu rekening mee wordt gehouden.


3.7

25

Consequenties 0-variant 2: huidige exploitatiesubsidie De exploitatieprognose volgens de toekomstvariant 1 met het activiteitenoverzicht van de kerngroep zoals wij die in paragraaf 3.3 hebben opgesteld, vergt een basisexploitatiesubsidie van € 61.000 per jaar (plus € 57.000 gelabelde jaarlijkse subsidie voor reservering van vervangingsinvesteringen roerende zaken). Om in deze 0-variant 2 te komen tot een lagere exploitatiesubsidie ter grootte van de huidige subsidie van € 28.000, hebben we in de onderstaande tabel aangeven aan welke knoppen daartoe kan worden gedraaid, wat per knop het financiële effect/de besparing is en wat kwalitatief de consequenties zijn. Besparingsmogelijkheid Een professioneel (pop)concert minder

besparing1) € 1.000

toelichting/geeft spanning met het aantal (pop)concerten is in de toekomstvariant 1 met drie al erg laag.

Een professionele voorstelling cabaret/

€ 3.000

idem, dit genre heeft nu drie voorstellingen.

(muziek)theater/jeugd/overigen minder Een concert klassieke muziek minder Een verhuur schoolvoorstelling minder Een verhuur thematische (amateur-)

€ 5.000 €0 € 1.250

activiteit/festival minder Een verhuur sportevenement minder Een commerciële verhuur meer Geen of minder programma-/verliesbudget inbrengen voor thematische (amateur-)

ook hierna). p.m. € 2.500

geen besparing, maar extra inkomsten.

€ 7.500

dat beperkt de haalbaarheid van dergelijke

maximaal

activiteiten/festivals In de horeca werken met vrijwilligers in plaats

bespaart programma- /verliesbudget (zie

over het algemeen verlieslatende activiteiten/festivals.

€ 13.000

van met betaalde/professionele krachten

zal waarschijnlijk ten koste gaan van de omzet (en dus ten koste van de horecawinst) en de vraag is of dit, ook de beperking van de professionele en kwalitatieve horeca in aanmerking nemende, tegen elkaar opweegt.

Geen of minder voor continuïteit noodzakelijke

€ 32.000

zal de professionaliteit van de organisatie,

professionele en betaalde personeelsformatie

maximaal

de levering van minimale kwaliteit en de continuïteit onder het minimum doen dalen, en de druk op bestuur en vrijwilligers opvoeren.

1)

De besparingen bij de activiteiten zijn inclusief derving horecaresultaat, en besparingen op huur aanvullende apparatuur, variabele

promotiekosten, variabele huisvestingskosten en op directe personeelskosten.

Een verhoging van de taakstellende activiteitenbaten (hogere entreeprijs, meer bezoeken) is naar onze mening niet aan de orde zolang niet goed bekend is of de in het visiedocument van de kerngroep opgenomen taakstellingen realistisch en haalbaar zijn. Verhoging van de andere baten zoals huurprijzen, sponsoring, vriendenpassen, lijkt niet mogelijk omdat we hier al zijn uitgegaan van realistische en haalbare taakstellingen. Een lagere basisexploitatiesubsidie dan in de toekomstvariant zou volgens de tabel


26

kunnen worden bereikt door de eigen programmering van professionele concerten en voorstellingen te verminderen (professionele concerten/voorstellingen zijn immers in het algemeen en in de hele culturele sector (in meer of mindere mate) verlieslatend). Een beperkte vermindering van het aantal concerten en/of voorstellingen levert echter financieel relatief weinig op, en het ‘inhoudelijk verlies’ lijkt groter. Bovendien is het aantal professionele activiteiten in de toekomstvariant al erg laag en feitelijk al onder een gewenst minimum om een noodzakelijk profiel op dit programmagenre te kunnen bewerkstelligen en een positie bij de impresariaten en gezelschappen te kunnen opbouwen. Een substantiële vermindering van de basisexploitatiesubsidie zou wel kunnen worden bereikt door aanzienlijk minder professionele concerten en voorstellingen te programmeren. Dat zou met de huidige al lage aantallen concerten/voorstellingen uit de toekomstvariant 1 echter betekenen dat er van een professionele programmering in het OLT geen sprake meer is. In dat geval zou het profiel van het OLT alleen nog bestaan uit de andere programmapijler: huis voor amateurgezelschappen, scholen en andere culturele en maatschappelijke activiteiten en festivals. Daarmee wordt een minder breed publiek bereikt van hoofdzakelijk direct of indirect betrokkenen bij de betreffende organisaties. Ook wordt met deze programmapeiler een minder groot publiek bereikt. Het is daarom twijfelachtig of met deze invulling van de ‘o-variant’ de doelstellingen uit het visiedocument van de kerngroep ‘voor alle Edenaren’ en het daarin al hoog gestelde publieksbereik van 25% van de Edenaren, kan worden bereikt (wanneer we twee qua publieksbereik grote verhuren -de ijsbaan en ‘Eten op rolletjes’- niet meetellen). Wij denken van niet, en verwachten zelfs dat bij de toekomstvariant 1 met het al aantal professionele concerten/voorstellingen deze doelstellingen niet zullen worden behaald. De grootste besparing zou kunnen gerealiseerd door niet met professioneel/betaald personeel te werken, maar alleen met vrijwilligers. Wij zijn in dat geval bang dat het OLT ambities op termijn niet zal kunnen vasthouden en waarmaken, zij een gewenste minimale professionaliteit en kwaliteit niet zal kunnen leveren aan publiek en artiesten, en de druk op bestuur en vrijwilligers te hoog wordt. Kortom, dat daarmee de continuïteit (op termijn) niet verzekerd is. Naar onze mening is een jaarlijkse basisexploitatiesubsidie van € 61.000 een realistisch en minimaal bedrag gezien de gewenste ambitie en professionaliteit van het beoogde nieuwe OLT. Voor een podiumkunstbedrijf wat het OLT ook is, bovendien landelijk en relatief bezien een bescheiden bedrag. Er wordt daarnaast flink geïnvesteerd in de restauratie van het Rijksmonumentale openluchttheater, hetgeen bijpassende ambities voor de exploitatie rechtvaardigt. En voor een cultuurbedrijf In Nederland betekent dat simpelweg een bijpassende subsidie dat hoger is dan de huidige € 28.000. Wanneer de gemeente de jaarlijkse exploitatiesubsidie wil handhaven op de huidige € 28.000, dan zijn de consequenties in onze ogen met name als volgt:  Het ambitieniveau zal moeten worden teruggeschroefd.


27

 De professionele programmering als één van de pijlers zal dan niet kunnen worden gerealiseerd, met een minder groot en minder breed publiek tot gevolg.  Het OLT kent dan nog één pijler waarop de ambities en het profiel zullen rusten: huis voor amateurgezelschappen, scholen en andere culturele en maatschappelijke activiteiten en festivals, met een minder breed en minder groot publiek.  Hierdoor zal vooral een op die organisaties gericht publiek worden bereikt, en de doelen uit het visiedocument van de kerngroep ‘voor alle Edenaren’ en een publieksbereik van 25% van alle Edenaren, niet kunnen worden bereikt.  Het OLT zal de gewenste minimale professionaliteit en kwaliteit die hoort bij de ambitie, niet kunnen leveren.  Een organisatie met een (vrijwillig) bestuur en vrijwilligers staat onder te grote druk, waardoor de continuïteit op termijn niet is verzekerd. Voor de wijze waarop een verkenning van aangepaste uitgangspunten zelf kan worden gedaan, verwijzen wij naar de laatste alinea van bijlage 2.

b1


Geraadpleegde personen Voor het onderzoek hebben wij de volgende personen gesproken. Van de opdrachtgevende gemeente Ede  Jan Hauke Mens, projectleider.  Susan van der Zwaag, procesleider  Colette de Graaf, assistent projectleider  Eline Schaafsma, financiën Van de Stichting Openluchttheater Ede  Gerrit Bloemink, voorzitter bestuur  Gerry Poelert, bestuurslid  Marc van Haaren, bestuurlid Van de kerngroep  Ben van Gils namens Bethanië en Hospice Ede  Dirk Janssen namens de omwonenden  Henk van Voorst namens het verenigingsleven  Ida Akkerman namens Edense Tennis Club  Jan van den Ende namens Bewonersvereniging Oost (ABEO)  Jan Werkman namens de ondernemers  Paul Imthorn namens cultureel Ede Nota bene: de kerngroep bestaat uit meer leden dan voornoemde personen. Overigen  Anton Dijkhuis, omwonende over de exploitatieprognose

28

b2

29


Uitgangspunten, onderbouwingen en berekeningen exploitatieprognose (toekomstvariant 1) In hoofdstuk 3 is de exploitatieprognose voor het nieuwe OLT behandeld op basis van de toekomstvariant 1 (het activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep). Daarbij wordt ook verwezen naar deze bijlage 2, waarin nadere informatie is opgenomen over uitgangspunten, berekeningen en onderbouwingen, en nadere toelichtingen daarop. Deze informatie volgt in de tabellen hierna.

Openluchttheater Ede Uitgangspunten exploitatieprognose toekomstvariant 1 Aantal inwoners gemeente Capaciteit aantal zitplaatsen Activiteitenseizoen juni-september

Nieuwe OLT 110.000 1.750 17 weken

Professionele concerten/voorstellingen: Aantal (pop)concerten (versterkte muziek, geen dance)

3

Aantal voorstellingen cabaret/(muziek)theater, jeugd, overigen

3

Aantal concerten klassieke muziek

5

Totaal aantal professionele culturele activiteiten (exclusief educatie)

11

Bezoekers professionele concerten/voorstellingen: Gemiddeld aantal bezoekers per (pop)concert

750

Gemiddeld aantal bezoekers cabaret/(muziek)muziektheater/jeugd/overigen

350

Gemiddeld aantal bezoekers concerten klassieke muziek Totaal aantal bezoeken culturele activiteiten

250 4.550

Ticketprijs/recette professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% btw)

€ 18,00

Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% btw)

€ 16,00

Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% btw)

€ 16,00

Dekkingsresultaat professionele concerten/voorstellingen 1) : Gemiddeld (pop)concerten

110%

Gemiddeld cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen

90%

Gemiddeld klassieke muziek

75%

Horecabesteding professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Gemiddelde horecabesteding cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) Gemiddelde horecabesteding per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%)

€ 7,50 € 3,50 € 3,00

Culturele en maatschappelijke verhuren: Aantal voorstellingen door scholen Gemiddeld aantal bezoekers per voorstelling door scholen Aantal thematische (amateur) activiteiten/festivals Gemiddeld aantal bezoekers per thematisch (amateur) activiteit/festival Aantal sportevenementen Gemiddeld aantal bezoeken sportevenementen (geen huur, wel horeca) Totaal aantal culturele/maatschappelijke verhuren Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren Gemiddelde huuropbrengst per culturele/maatschappelijke verhuur (exclusief btw) Gemiddelde horecabesteding per bezoeker culturele/maatschappelijke verhuren (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%)

2 500 6 375 0 200 8 3.250 € 1.000 € 4,00

30


Commerciële verhuren: Aantal commerciël e verhuren thea ter Gemiddeld aantal bezoekers per commerciële verhuur theater Totaal aantal bezoeken commerciële verhuur Gemiddelde huuropbrengst per commerciële verhuur theater (exclusief btw) Aantal commerciële verhuren 'Eten op rolletjes' Totaal aantal bezoeken 'Eten op rolletjes' (geen horeca voor OLT) Huuropbrengst 'Eten op rolletjes' (2014 € 1.250). Geen horeca voor OLT Gemiddelde horecabesteding per bezoeker commerciële verhuur theater, exclusief 'Eten op rolletjes' waar horeca niet voor OLT is (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%)

0 400 0 € 2.000

1 8.000 € 2.000 € 6,00

Overige activiteiten (zomerbioscoop, ijsbaan, taptoe, oecumenische dienst) Aantal overige programma-activiteiten

4


p.m.

Huuropbrengst, horeca en kosten overige programma-activiteiten

p.m.

Totaal aantal activiteiten Totaal aantal bezoeken professionele activiteiten

24 4.550

Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren

3.250

Totaal aantal bezoeken commerciële verhuren

8.000


p.m.

Totaal aantal gasten Totaal aantal bezoeken OLT (inclusief gasten)

500 16.300

Bruto-winst horeca in % van verkoop

70%

Personeelskosten horeca, branchekengetal van de omzet +5% à 10%

40%

Bron: Activiteitenoverzicht uit visiedocument kerngroep. Financi ële ramingen van la group, maart 2015. 1) Het dekkingsresultaat van een activiteit (in%) geeft aan in hoeverre de directe programmakosten worden gedekt door de recette. Bijvoorbeeld 90% betekent dat de ontvangen recette 90% van de gemaakte directe programmakosten dekt (en er dus een direct verlies is van 10%).

Kengetallen toekomstvariant 1 Staplaatsen per 1.000 inwoners Aantal culturele/maatschappelijke activiteiten (professioneel en amateur) per 1.000 inwoners Aantal culturele bezoeken per 1.000 inwoners Aantal betaalde fte's

nieuwe OLT 15,9 0,17 71 0,40

Recette per proffessionele programma-activiteit

€ 6.630

Programmakosten per professionele programma-activiteit

€ 7.045

Totaal verhouding recette/programmakosten professionele activiteiten

94%

Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker professionele activiteiten (incl.6%btw) Gemiddelde horecabesteding per bezoeker professionele activiteiten en verhuur cultureel/maatschappelijk (incl.gem.17%btw)

€ 16,99

Direct resultaat horeca

€ 6.675

Exploitatiesubsidie per inwoner (exclusief huisvesting) Exploitatiesubsidie per bezoeker professioneel en verhuur cultureel/ maatschappelijk (exclusief huisvesting)

€ 14,22

Bron: ramingen en berekeningen door la group, maart 2015

€ 4,70

€ 1,07

31


Openluchttheater Ede Nadere uitgangspunten, toelichtingen en berekeningen toekomstvariant 1 Baten Horeca-omzet Er is naast de betalende bezoekers gerekend met een aantal gasten van

500

Programmasubsidies Voor de reguliere (populaire) programmering zijn er weinig mogelijkheden voor programmasubsidies. Eventuele programmasubsisies voor projecten vallen buiten deze exploitatieprognose omdat de projecten niet of p.m. zijn opgenomen in de prognose. Er wordt van uit gegaan, dat dergelijke projecten buiten de reguliere exploitatie om begroot en gefinancierd worden. Wel is voor de projecten een programma- of verliesbudget in de exploitatieprognose opgenomen waarin eventuele projectsubsidies zijn inbegrepen. Zie kosten.

€0

p.m.

Overige baten Sponsoring, netto (kosten ervan af), stelpost van

€ 12.500

Vrienden, netto (kosten ervan af), en als volgt gespecificeerd: *aantal vrienden

€ 3.750

250

*vriendenpas per jaar

€ 25,00

*netto opbrengst per vriendenpas per jaar

€ 15,00

Lasten Overige programmakosten Hotels, consumpties, provisies, stelpost per professionele activiteit

€ 450

€ 4.950

Huur aanvullende (theatertechnische) appratuur voor (pop)concerten

€ 500

€ 1.500

€ 1.250

€ 7.500

10%

€ 3.338

Programmabudget thematische (amateur) activiteiten/festivals Verder in te vullen wat dit inhoudt. O.a. valt hier Cultureel Café Dante onder (geen huur en geen entree). De kosten en baten van dit genre zijn niet specifiek opgenomen in de exploitatieprognose omdat deze zonder verdere invulling wat dit inhoudt, niet te ramen zijn. Festivalachtige activiteiten genereren doorgaans hogere kosten en zijn meestal (zonder projectsubsidie) verlieslatend. Daarom is een programma- of verliesbudget in de exploitatieprognose opgenomen per activiteit/festival om een eventueel verlies per project mee te dekken. Dit programmabudget is dus inclusief alle directe kosten en baten van het project (programmakosten, projectpersoneelskosten, projectmarketingkosten, eventuele recette, horeca en projectsubsidies). Budget per activiteit/festival en totaal Overige kosten horeca Andere inkoop dan goederen, onderhoud, overige horecakosten, stelpost in % omzet Kosten marketing en publiciteit Een globaal gemiddelde is € 1,25/€ 2,00 per bezoeker uit aan marketing en publiciteitskosten. Gezien het belang van promotie is in de prognose € 2 aangehouden per bezoeker professionele activiteiten, gesplitst in: *vast basisdeel

€ 16.185

€ 13.000

*variabel deel per bezoeker professioneel

€ 0,70

Huisvestingskosten Hier alleen opgenomen de energiekosten, schoonmaak en kleine aanschaf, stelpost per activiteit (cultureel en verhuur)

€ 300

De huisvestingskosten onderhoud complex, park/tuin en roerende zaken, huur en reservering voor vervangingsinvesteringen roerende zaken zijn niet opgenomen omdat deze nog niet bekend zijn. Als er dergelijke kosten in rekening worden gebracht bij het OLT, dan zal de gemeente als dekking daarvoor extra subsidie beschikbaar moeten stellen.

€ 5.700

p.m.

Reservering voor vervangingsinvesteringen roerende zaken Geïnvesteerd kapitaal in roerende zaken geluid, licht, horeca, apapratuur, inventaris Gemiddelde afschrijvingstermijn in jaren

€ 305.000

7,5

Benodigde reservering per jaar dan Geïnvesteerd kapitaal podium/overkapping Gemiddelde afschrijvingstermijn in jaren

€ 40.667 € 250.000

15

Bendodigde reservering per jaar dan NB: rente is niet van toepassing omdat zelf gespaard wordt

€ 16.667

p.m.

Kosten vrijwillige medewerkers We hebben voor de prognose aangehouden een stelpost per vrijwilliger van: Aantal vrijwilligers, stelpost en bijna alle nieuw te werven Kosten dan Kosten per professionele en culturele/maatschappelijke verhuur, bij totaal 22

€ 250

25 € 6.250 € 272

Totaal kosten bij prognose aantal professionele en amateuractiviteiten

€ 6.250

Kantoor- en algemene kosten Administratie, ICT, verzekeringen etc., overige kosten, stelpost

€ 9.000

Kosten onvoorzien Stelpost in % omzet Bron: opgesteld door en ramingen van la group maart 2015. Investeringsbedragen: gemeente Ede.

2%

€ 5.000


32

Personeelskosten nieuwe OLT toekomstvariant 1 Aantal professionele activiteiten

11

Aantal culturele/maatschappelijke verhuren (verhuren c/m) excl. sport Aantal commerciële verhuren theater

8

Aantal overige activiteiten

4

1

Totaal aantal activiteiten

24

Stel aantal uren coördinator per professionele activiteit en verhuur c/m

16

preproductie, nabereiding en op activiteit zelf

Stel aantal uren technicus per professionele activiteit en verhuur c/m Stel gemiddeld aantal overheaduren coördinator per week

8 5

is ca. 10 uur/ week in, en 2 uur/week buiten seizoen

Stel gemiddeld aantal onderhouduren technicus per week Stel aantal uren coördinator per commerciële verhuur theater

1

is ca. 3 uur/ week in, en 0 uur/week buiten seizoen

12

preproductie, nabereiding en op activiteit zelf

Stel aantal uren technicus per commerciële verhuur theater

8

Aantal uren coördinator en technicus op overige activiteiten

p.m.

de financiën bij deze activiteiten staan ook op p.m.

Totaal aantal fte

0,40

1 fte is 38 uur per week

Stel gemiddeld uurloon freelance/zzp of bruto/bruto

€ 40,00

Gemiddelde personeelskosten per culturele/maatschappelijke verhuur

€ 960,00

Idem per commerciele verhuur

€ 800,00

Loonkosten dan

gemiddeld freelancetarief

€ 31.520

Opgesteld door en ramingen van la group maart 2015.

Hoe financiële consequenties van aanpassingen concept te verkennen De bovengenoemde uitgangspunten en nadere specificaties zijn opgenomen in een Excel-document. Met behulp van dit digitale document, dat bij dit rapport is opgestuurd, kunnen door het OLT financiële verkenningen worden gedaan door uitgangspunten van het concept aan te passen. Het document is zodanig opgemaakt met formules, verwijzingen en automatische berekeningen, dat automatisch en direct het effect op de individuele cijfers en het totaalresultaat zichtbaar wordt. Op deze wijze kunnen verschillende mogelijkheden van aanpassingen in het concept worden verkend op hun financiële consequenties.

33

Over lagroup en de adviseur Over lagroup lagroup is een adviesbureau in de volle breedte van de vrijetijds- en cultuursector. In deze alinea’s kunt u lezen waar de kracht van ons bureau ligt en waar ons team van (eigen)wijze adviseurs zich in onderscheidt.

vrijetijd én cultuur, vaak in relatie tot gebiedsontwikkeling. Onze naam zegt het al. De grenzen tussen deze twee werelden vervagen; denk bijvoorbeeld aan toprestaurants die zich in musea vestigen, hotels die luxe wellness ontwikkelen of een theater dat congresfaciliteiten aanbiedt. Omdat lagroup thuis is in het hele spectrum van de vrijetijds- en cultuursector kunt u met uw vraagstelling bij één bureau terecht. En mocht uw vraag toch onze expertise over-

Kunst & Cultuur

Hotellerie & Horeca

Sport & Wellness

Congressen & Evenementen

stijgen, dan schakelen we een van onze vaste samenwerkingspartners in. Vele jaren kennis en ervaring lagroup is opgericht in 1997 en is hiermee een van de eerste specialistische spelers in de vrijetijds- en cultuursector in Nederland. Daarnaast neemt iedere adviseur zijn eigen ‘bagage’ mee, die wordt gedeeld met het team. Door deze jarenlange ervaring kennen we veel succesvolle projecten in binnen- en buitenland en hebben we vergelijkingsmateriaal om te kunnen zien waar uw kansen liggen. Een advies van lagroup kent een hoge acceptatiegraad bij stakeholders, draagt bij aan de slagingskans van uw project en biedt vaak een goede basis om extra inkomsten te genereren. Bevlogen en betrokken adviseurs Onze adviseurs voelen zich persoonlijk betrokken bij de kwaliteit van de vrijetijds- en cultuursector. Door de oprechte interesse in en passie voor uw vakgebied is lagroup een goed ingevoerde gesprekspartner. Interessante projecten verdienen onze serieuze aandacht. We werken daarom graag met u samen om uw project tot een succes te maken. Om hierin te slagen, kijken we met een kritisch oog naar uw plannen. Zo kunnen wij u voorzien van een eerlijk en realistisch advies.

Regio-/citymarketing

Combinatie van leisure & arts lagroup is een specialist op het gebied van

Toerisme & Recreatie

Gebiedsontwikkeling

b3



34

Opdrachtgevers en opdrachten lagroup adviseert over toerisme & recreatie, kunst & cultuur, hotellerie & horeca, sport & wellness en congressen & evenementen. In stedelijke en gebiedsontwikkeling en in cityen regiomarketing komen deze aandachtsvelden vaak samen. Ook hierin zijn we actief. We werken in opdracht van overheden, brancheorganisaties, projectontwikkelaars, ondernemers en individuele instellingen. Onze opdrachten variëren van concept- en beleidsontwikkeling, marketing, organisatievraagstukken tot impact- en haalbaarheidsstudies. Op onze website www.lagroup.nl krijgt u een indruk van onze adviseurs en van de projecten die wij hebben uitgevoerd. Daarnaast wijzen wij u graag op onze weblog www.lablog.nl. Hier vindt u inspirerende projecten over stedelijke en gebiedsontwikkeling, citymarketing en alles wat daarmee te maken heeft.

Over de adviseur De opdracht is uitgevoerd door Peter Koppen. Zijn cv volgt hierna. Peter (1957) werkte met zijn financieel-economische opleiding tot 1996 bij de Rabobank, o.a. in de financiële- en organisatieadvisering en de zakelijke kredietverlening. In 1996 werd hij directeur van poppodium Patronaat in Haarlem, dat in 1984 mede door hem is opgericht. Zijn missie was groei, professionalisering en nieuwbouw. Bij de opening daarvan in 2005 nam hij volgens plan afscheid en liet een podium na met jaarlijks 400 optredens, 120.000 bezoeken en 150 betaalde en vrijwillige medewerkers. Bij de branchevereniging voor poppodia en festivals VNPF, waarvan hij medeoprichter en jarenlang bestuurder was, is hij in 2006 enige tijd waarnemend directeur geweest. Als adviseur cultuur werkt Peter sinds 2007 samen met lagroup. Naast zijn werk had en heeft hij zitting in vele besturen en commissies en is thans onder meer lid van (voorheen Rijkscommissie) de Raad van Advies voor de Bouw van Podia van de VSCD en lid van de commissie Subsidie Reguliere Programmering theaters en concertzalen (SRP) van Rijksfonds Fonds Podium Kunsten.

Rapport Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede

Recommend Documents