RANCANG BANGUNG SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA PRIMAGAMA CABANG MALANG Catur Ilhamsah1) 1)
S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email:
[email protected]
Abstract : Primagama is tutoring for high school students to reach graduation or equivalent
and be able to continue his studies of high keperguruan wished. Educational institution established at this time, make reference to Primagama to improve the quality of services to match consumer expectations (educates students), should be an assessment of the quality of service on the LBB. Assessment of quality of service is intended to determine the attributes of service quality based on consumer interest rates on the attributes of service quality and level of customer satisfaction with quality of service attributes such Keywords: academic information system, academic guidelines, Web-based Primagama
merupakan
bimbingan
aplikasi berbasis web sebagai salah satu solusi
belajar bagi siswa-siswi SMU atau sederajat
untuk mengambil data-data yang diperlukan dari
untuk mencapai kelulusan dan dapat melanjutkan
Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada
studinya
Primagama Cabang malang.
keperguruan
tinggi
yang
pendidikan
yang
Berdasarkan uraian di atas, maka
didirikan saat ini, menjadikan acuan bagi
Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada
Primagama untuk meningkatkan mutu pelayanan
Primagama Cabang Malang dapat memberikan
agar sesuai dengan harapan konsumen (siswa
informasi
didik),
akademik, jadwal mata pelajaran dan ujian serta
dikehendakinya.
perlu
Lembaga
dilakukan
penilaian
terhadap
kualitas jasa pelayanan pada LBB tersebut.
materi
mata
pelajaran,
panduan
memudahkan dalam penggunannya.
Penilaian kualitas jasa pelayanan dimaksudkan untuk
menentukan
atribut
kualitas
jasa
Sistem Informasi Produk dari sistem informasi adalah
berdasarkan pada tingkat kepentingan konsumen terhadap atribut kualitas jasa tersebut dan tingkat kepuasan konsumen terhadap kualitas atribut jasa
Berdasarkan permasalahan yang ada dibuatlah aplikasi sistem informasi akademik yang berbasis web. Sehingga dengan sistem ini setiap siswa akan memiliki informasi akademik (materi mata pelajaran, panduan akademik, jadwal mata pelajaran dan ujian) terorganisir secara rapi. Belum tersedianya sistem informasi digunakan
dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka
pelayanan tersebut.
yang
informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama
untuk
menyimpan
data
akademik, profil siswa. Sehingga, kebutuhan
merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. Sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemenelemen subsistem yang berusaha mencapai tujuan tertentu.
1
Sistem informasi adalah suatu sistem
7.
Mengotomasikan
proses-proses
bisnis
buatan manusia yang secara umum terdiri atas
yang semiotomatis dan tugas-tugas yang
sekumpulan komponen berbasis komputer dan
dikerjakan secara secara manual.
manual
yang
menyimpan
dibuat dan
untuk
menghimpun,
mengelola
data
8.
serta
menyediakan informasi keluaran kepada para
Mempercepat
pengetikan
dan
penyuntingan. 9.
Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih
pemakai. Dari pengertian di atas sistem informasi
murah daripada kalau dikerjakan secara
merupakan kumpulan-kumpulan data yang saling
manual.
berhubungan dan terkait yang dapat memberikan informasi
yang berguna
bagi
pengambilan
Sistem Informasi Akademik Akademik adalah suatu bidang yang
keputusan untuk mencapai tujuan, informasi diproses menjadi data-data yang berguna. Dan sistem informasi tidak hanya berbasis komputer saja melainkan
mempelajari
tentang
kurikulum
pembelajaran
dalam
meningkatkan
pengetahuan
fungsinya
atau untuk
dalam
segi
pendidikan/pembelajaran yang dapat dikelola sistem
manual
juga
dapat
disebut
sistem
informasi asalkan tejadi proses input, pemrosesan data dan keluaran berupa output.
berikut: Melaksanakan
komputasi
numerik,
Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorgansiasi yang murah, akurat,
Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi
Memungkinkan
6.
mendukung
dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar
tertentu
dengan
informasi
yang
dibutuhkannya. Jika mengacu pada definisi maka
sistem
informasi
dapat
didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
pengaksesan
informasi
suatu tujuan yaitu menyampaikan informasi. Jadi sistem informasi akademik adalah
yang sangat banyak di seluruh dunia
5.
digunakan untuk
komponen dalam organisasi untuk mencapai
mudah diakses. 4.
yang
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
sistem,
dan cepat. 3.
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
bervolume besar, dengan kecepatan tinggi. 2.
Sedangkan sistem informasi sendiri merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
Kemampuan sistem informasi sebagai
1.
oleh suatu sekolah atau lembaga pendidikan.
dengan cepat dan murah.
sistem
yang
menangani
masalah-masalah
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi
akademik untuk memantau prestasi yang telah
orang-orang yang bekerja dalam kelompok
dicapai dalam proses belajar mengajar. Di dalam
dalam suatu tempat atau pada beberapa
sistem ini seorang siswa dapat mengetahui nilai
lokasi.
siswa, keuangan dan presensi siswa. Prosedur
Menyajikan informasi dengan jelas yang
kerja untuk kegiatan akademik yaitu dimulai dari
menggugah pikiran manusia.
prosedur pendaftaran siswa yang akan mengikuti
2
bimbingan
belajar
sampai
proses
belajar-
mengajar.
pendaftaran dari siswa. Bagian TU mengecek data siswa. dan dilakukan proses update data siswa dan disimpan ke database data siswa
Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan
sistem
merupakan
kelas. Berdasarkan database siswa dan data
penyusunan suatu sistem yang baru untuk
kelas
menggantikan
secara
pengumuman siswa yang diterima dan
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
mengeluarkan laporan data siswa. Untuk
ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki
lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 1
sistem
yang
lama
Bagian
TU
melakukan
proses
atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1.
Kesalahan
yang tidak sengaja,
menyebabkan
kebenaran
data
yang kurang
terjamin. 2.
Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.
3.
Adanya
instruksi-instruksi
kebijaksanaan
yang
baru
atau
baik
dari
pemimpin.
Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Penerimaan siswa baru pada Primagama cabang Malang. Proses tersebut dimulai saat calon siswa formulir pendaftaran ke Bagian TU, Bagian TU menerima data siswa dan data pembayaran yang akan disimpan kedalam database calon siswa, dan data pembayaran disimpan ke database transaksi masuk. Proses selanjutnya Bagian TU
mengenerate
pendaftaran
dan
mengeluarkan formulir pendaftaran yang diberikan ke calon siswa. Siswa melakukan pengisian formulir dan dikembalikan ke Bagian TU, Bagian TU melakukan input data pendaftaran
berdasarkan
formulir
Gambar 1 Dokumen Flow Penerimaan Siswa 3
home,
Contex Diagram Gambar 2 di bawah merupakan diagram konteks,
diagram
menggambarkan
konteks
secara
tersebut
umum
profile,
testimoni,
kontak
person,
penghargaan. .
proses
operasional sekolah dari Sistem Informasi Akademik
Primagama.
Calon
siswa
memberikan segala informasi mengenai data diri yang kemudian akan disimpan oleh sistem dan calon siswa mengisi formulir pendaftaran.
Gambar 3 Tampilan Awal
Data Bayar Calon Siswa
Pada Gambar 3 terlihat form daftar
Data Kelas Bagian Data Mata Pelajaran Akademik
Data Formulir
yang muncul setelah button daftar di klik.
tentor
Terdapat form biodata siswa yang akan mendaftar
DataSiswa Absensi Siswa Data Nilai Laporan Kelas
pada
bimbingan
belajar
primagama
0 Formulir Pendaftaran
Data Siswa yang masuk
Surat Masuk
Data Tentor
Data Siswa Data Bayar
Data Pembayaran Sistem Informasi Akademik Primagama
Bagian Keuangan
Data Bukti Pembayaran Data Laporan Kelas
+
Siswa Data Laporan Hasil Belajar Data Bukti Bayar
Bagian Tata Usaha Data Kelas
Gambar 4 Pendaftaran
Gambar 2 Context Diagram Tampilan Awal Pada Gambar 3 form yang pertama kali muncul ketika aplikasi berjalan. Terdapat 5 (lima) buah menu item. Antara lain home, profile, testimoni, kontak person, penghargaan. Pada tampilan form ini menu yang aktif hanya menu
Tampilan User Siswa Pada Gambar 4.4 terlihat form utama yang muncul setelah user login dengan status sebagai
siswa.
Terdapat
menu
yang
menunjukkan apa saja yang bisa dilakukan oleh admin.
4
Gambar 5 Tampilan User Siswa Gambar 7 Tampilan Download
Gambar 6 menunjukkan form untuk mengubah data siswa, mungkin dsini terdapat perubahan data seperti pindah rumah atau no telp, menjadi data yang sesuai.
Tampilan Absen Pada
Gambar
8
para
tentor
akan
menginputkan data siswa yang tidak masuk dalam kegiatan proses belajar mengajar. Jika ada yang tidak masuk tentor dapat klik button baru, dan tentor dapat memasukkan data siswa yang tidak masuk. Sesuai dengan id siswa, id tentor, jumlah tidak masuk, keterangan, hari, dan mata pelajaran
Gambar 6 Tampilan Edit Profile Tampilan Download Gambar 4.10 merupakan form download materi yang di gunakan untuk mengambil data materi yang di upload oleh dosen. Agar para siswa tidak ketinggalan materi yang didapatkan. Gambar 9 Tampilan Absensi
5
Tabel 2 Tabel Hasil Test Case Login Maintenance Data Aktifasi Gambar 10 data aktivasi form ini digunakan untuk melihat aktivasi user tentor yang gunanya
No
Tujuan
1
Deskripsi username dan password yang valid Deskripsi username dan password non valid
untuk sapa saja yang sudah di aktifkan username dan password agar dapat masuk web primagama 2
3
4 Gambar 10 Data Aktifasi Uji Coba dan Evaluasi Uji coba dan evaluasi bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan aplikasi pada
tahap
ini
akan
dievaluasi
Analisa Hasil Uji Coba a. Analisa Hasil Uji Coba Fitur Dasar Sistem
sebelum
diimplementasikan secara nyata.
Deskripsi username dan password yang valid Deskripsi username dan password yang valid
Output Status Diharapkan Memasukka Form Login Sukses n data login tertutup dan username=a muncul form dmin dan utama untuk password=a admin dmin Memasukka Muncul Sukses n data login pesan "Anda username=si Gagal swa dan Login" password=si swa Memasukka Form Login Sukses n data login tertutup dan username=p muncul form emilik dan utama untuk password=p admin emilik Memasukka Form Login Sukses n data login tertutup dan username=te muncul form ntor dan utama untuk password=te admin ntor Input
Analisa hasil uji coba dari keseluruhan uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan
Proses pengujian menggunakan Black Box
fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah
Testing dimana aplikasi akan diuji dengan
ditetapkan. Fitur-fitur dasar sistem dinilai layak
melakukan
bilamana keseluruhan hasil uji coba ini sesuai
berbagai
percobaan
untuk
membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat
dengan
sudah sesuai dengan tujuan.
disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah
Tabel 1 Tabel Login Username Admin Siswa
Password admin Siswa
Pemilik
Pemilik
Tentor
Tentor
output
yang
diharapkan.
Dapat
berjalan dengan baik. Fungsi-fungsi tambah, ubah, simpan maupun tampil dapat berjalan sebagaimana mestinya.
6
b. Analisa Hasil Uji Coba Sistem Analisa hasil uji coba dilakukan untuk
menentukan
kelayakan
proses
peramalan berdasarkan desain yang telah ditetapkan. c. Analisa Hasil Uji Coba Validasi Sistem Analisa hasil uji coba validasi sistem
Gambar 4.35 Message box Input dan Update
dilakukan untuk mengetahui dan menganalisa apakah proses-proses utama
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari
dalam sistem dengan masukan keseluruhan data yang ada telah berjalan sebagaimana
pembuatan dan hasil uji coba aplikasi Sistem Informasi
mestinya.
Akademik
Berbasis
Web
Pada
Primagama Cabang Malang adalah sebagai Gambar 4.34 merupakan pesan kesalahan apabila pengguna melakukan kesalahan dalam memasukkan password.
berikut: 1. Aplikasi yang dibuat mampu memberikan informasi berkaitan dengan siswa, tentor, admin, pemilik. 2. Dari uji coba sistem sudah berfungsi dengan baik sebagaimana yang diharapkan sehingga sistem dapat digunakan sebagai acuan di dalam primagama Saran
Gambar 11 Jika Terjadi Kesalahan
Gambar 4.35 merupakan tampilan
Adapun saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
pesan sukses pada saat penguna menyimpan data dan daata telah terupdate.
1. Variabel bebas pada proses peramalan bisa di edit sehingga program tidak bersifat statis tapi lebih flexibel berbasis web. 2. Mengembangkan sistem terintegrasi antar bagian di primagama sehingga proses bisnis yang terjadi di primagama tersebut lebih efektif dan efisien. 3. Pengembangan dengan menambahkan grafik pada variabel bebas dan terikat berbasis web.
7
DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B, 2002 Sistem Informasi Manajemen, PPM, Jakarta. Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Ihwan, Choirul, 2006, Manajemen Pendidikan, Problematika dan Tantangannya.pdf, -, -. Ismail, Mutia, 2004, Konsep Sistem Informasi Manajemen.pdf, USU digital library. Juri, Mohamad, S.Pd., MMPd, 2008, Penerapan E- Learning Dalam Pembelajaran Suatu Langkah Inovasi.pdf, -, -. McLeod, Raymond, 1995, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta. Romeo, S.T., 2003, Proses Bisnis, STIKOM, Surabaya. Stoner , James A.F, 1996, Manajemen Jilid II,
PT. Prenhallindo, Jakarta.
8
