RANCANG BANGUN SISTEM PENJUALAN DAN PEMBELIAN TOKO HEFFY MOTOR MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

CAHAYAtech Vol. 02, No. 01, Maret 2013 Dendy dan Ira

RANCANG BANGUN SISTEM PENJUALAN DAN PEMBELIAN TOKO HEFFY MOTOR MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Oleh : Dendy Haryanto Ira Luvi Indah Astutik Abstrak Tujuan dari perancangan dan pembuatan program ini adalah : (1). Mempercepat Proses pencatatan transaksi penjualan,pembelian dan retur, (2) Meminimalisir kesalahan seperti data barang yang dijual melebihi stok barang yang dimilki, (3) Dapat dengan cepat mengetahui persediaan stok barang yang hampir habis. Dalam proses untuk memperoleh data yang diperlukan dari Toko Heffy Motor, maka dilakukan wawancara langsung dengan pemilik toko dan pegawai. Dengan adanya Rancang Bangun Sistem Penjualan Pembelian dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : (1) Mempercepat proses order barang, penjualan, pembelian, retur, hutang, piutang dan service karena telah disediakan form input mulai dari order barang sampe pembayaran piutang. (2) Mempermudah dalam hal pengarsipan dan perekapan karena program ini dilengkapi mulai dari input data barang, sales, customer, penjualan, pembelian dan cetak laporan. Kata kunci : Sistem Penjualan dan Pembelian, Microsoft Visual Basic 6.0 A. Latar Belakang Dunia usaha yang saat ini sedang sangat maju adalah usaha penjualan sparepart motor, karena saat ini kendaraan motor sendiri sedang berkembang. Ini dapat dilihat dari semakin banyak merk-merk dan produk-produk motor yang baru. Salah satu syarat kendaraan motor menjadi sangat diminati oleh banyak orang adalah memiliki kemudahan dalam mencari sparepart. Dengan demikian sparepart motor juga ikut berkembang dan semakin banyak jenis sparepart mengikuti perkembangan produk motornya. Seperti HEFFY MOTOR yang ingin memajukan usahanya dalam penjualan sparepart motor. Toko ini masih menggunakan sistem secara manual dalam penjualan maupun dalam pembelian. Sistem yang dijalankan secara manual akan memakan waktu yang lama,

pengolahan data yang lambat dibandingkan dengan yang sudah terkomputerisasi, serta sering ditemukan kelemahan dalam pelaksanaannya, seperti kurang efisien dalam pencatatan penjualan dan pembelian,perbedaan jumlah persediaan barang dengan data jumlah barang yang dijual dikarenakan pencatatan pada buku persediaan barang dengan pencatataan pada buku penjualan jumlah barang tidak sama, tidak akuratnya laporan penjualan dan pembelian yang disajikan. Kebutuhan terhadap penjualan dan pembelian sparepart motor yang semakin meningkat membuat pemilik toko mengalami kesulitan dalam pengolahan datanya. Oleh karena itu,diperlukan sebuah sistem komputerisasi untuk mengatasi berbagai macam masalah yang ada agar memudahkan dalam pembuatan Dendy, Eko dan Ira faktur serta laporan penjualan dan pembelian dengan harapan dapat membantu mempercepat proses kerja yang ada pada toko tersebut.

STT Cahaya Surya Kediri 12

Dendy dan Ira

CAHAYAtech Vol. 02, No. 01, Maret 2013

Dengan adanya masalah tersebut dibuatlah suatu program bantu transaksi penjualan dan pembelian yang dapat mempermudah pencatatan, pengecekan, dan pembuatan laporan. Selain itu dengan adanya program ini, data-data stok sparepart dapat dipantau karena pada saat sparepart datang maka stok otomatis akan bertambah dan sebaliknya pada saat terjadi transaksi penjualan maka stok otomatis akan berkurang.Program bantu transaksi penjualan dan pembelian ini dapat menyebabkan proses penjualan lebih efektif, akurat, efisien. Berdasarkan latar belakang masalahditarik kesimpulan bahwa permasalahan yang dihadapi yaitu : 1. Bagaimana cara mempercepat proses pencatatan transaksi penjualan, pembelian, service dan retur. 2. Bagaimana cara mengatasi perbedaan jumlah persediaan barang dengan data jumlah barang yang dijual. 3. Bagaimana cara mengetahui stok barang yang hampir habis. Tujuan dari perancangan dan pembuatan program ini adalah : 1. Mempercepat Proses pencatatan transaksi penjualan, pembelian dan retur. 2. Meminimalisir kesalahan seperti data barang yang dijual melebihi stok barang yang dimilki. 3. Dapat dengan cepat mengetahui persediaan stok barang yang hampir habis. Untuk memfokuskan pembahasan sistem informasi penjualan ini secara multiuser maka permasalahan dibatasi sampai pada : 1. Pendataan barang, sales, customer 2. Transaksi penjualan dan pembelian secara tunai maupun non tunai 3. Pendataan Retur penjualan dan pembelian 4. Pendataan Service

5. Pembuatan status stok

Sistem

peringatan

dini

Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak terinci pada kebutuhan fungsional perangkat lunak Penjualan Pembelian sparepart HEFFY MOTOR yaitu : 1. Program ini dalam proses pembuatannya menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2007 sebagai database atau tempat menyimpan data dari program, Crsytal Report 8.5 sebagai media untuk cetak laporan-laporan dan Sistem Operasi minimal Windows XP 2. Program ini memiliki beberapa formform yaitu : a. Form Login digunakan untuk login kedalam program, form ini bersifat multi user dimana user-user terdiri dari admin, bagian stok, pimpinan b. Form Menu digunakan sebagai Menu Utama Program ini dimana menampung form-form untuk input data barang sampai mencetak laporan-laporan. c. Form Barang digunakan untuk input, meng-update dan menghapus Master Data Barang. d. Form Sales digunakan untuk input, meng-update dan menghapus Master Data Sales e. Form Customer digunakan untuk input,mengudate dan menghapus Master Data Customer f. Form Karyawan digunakan untuk input,meng-update dan menghapus Master Data Karyawan g. Form Penjualan digunakan untuk input penjualan tunai maupun non tunai dilengkapi dengan fasilitas cetak nota penjualan h. Form Pembelian digunakan untuk input pembelian tunai maupun non tunai



i. Form Retur Penjualan digunakan untuk input retur penjualan dilengkapi dengan fasilitas cetak nota retur j. Form Service digunakan untuk input data service dilengkapi dengan fasilitas cetak nota service 3. Program ini juga dilengkapi fasilitas backup data dan help atau bantuan ditiap-tiap form untuk memudahkan user dalam penggunaanya. 4. Form-form penghasil laporan. B. Landasan Teori 1. Gambaran Umum HEFFY Motor Heffy Motor didirikan pada tahun 2002 di Jalan Perintis Kemerdekaan 227 Kediri. Toko ini mulai beroperasi pada pertengahan tahun 2002. Toko ini didirikan diatas lahan seluas +161 m2 , dimana 47,8 % ( 77 m2 ) digunakan untuk toko menjual sparepart kendaraan bermotor. Sedangkan sisa seluas + 84 m2 digunakan untuk bengkel kendaraan bermotor. Toko ini beroperasi dari hari Sabtu sampai Kamis, dan pada hari Jumat libur. Kemudian jam beroperasi dari pukul 07.30 WIB sampai 17.00 WIB. Toko ini memiliki 2 karyawan , 1 dibagian toko kemudian 1 lagi adalah teknisi dibagian bengkel. Semua karyawan tersebut dipimpin oleh Heffy Frinda selaku pemilik toko tersebut. Karena begitu banyak macam sparepart yang dijual,minimal tiap barang harus mempunyai stok 10 per item. Itu hanya batas minimal per item,bisa saja mempunyai stok sampai ratusan bahkan ribuan per item tergantung daya jual barang itu sendiri. Seperti contohnya OLI merk A dan OLI merk B,dalam penjualan OLI merk A lebih banyak konsumen yang mencari daripada OLI merk B. Otomatis pemilik akan menyediakan stok lebih banyak untuk OLI merk A daripada OLI merk B.

Dendy dan Ira

Keadaan sistem informasi yang ada saat ini akan dianalisa dan menentukan keadaan sistem informasi seperti apa yang diinginkan oleh pemakai sistem. Berdasarkan keadaan sistem saat ini dan sistem yang diinginkan , dapat diketahui masalah – masalah yang ada pada sistem sehingga dapat diidentifikasi kebutuhan dari pemakai sistem. Sebelum melakukan analisis terhadap sistem, dibahas terlebih dahulu identifikasi dari toko yang akan dianalisis sistemnya. Proses yang ada pada Toko Heffy Motor saat ini , meliputi : a. Proses Pembelian Proses pembelian terjadi jika stok barang telah mencapai stok minimal,pemilik toko menghubungi sales untuk memesan barang. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau kredit. Jika pembelian secara kredit tidak perlu uang muka , pembayaran dapat dilakukan dengan cara mengangsur atau langsung lunas. Pemilik toko mendapat nota warna merah/biru sebagai bukti bahwa barang yang dibeli belum lunas. Nota putih akan diberikan jika barang yang dibeli telah lunas. Jatuh tempo pembayaran maksimal 1 bulan sejak barang diterima. b. Proses Penjualan Pada proses penjualan, Toko Heffy Motor melayani penjualan dengan pihak customer secara eceran dengan meminta jenis dan jumlah yang ingin dibeli, setelah setuju maka barang akan diserahkan ke customer. Customer langsung melakukan pembayaran dilakukan dengan tunai dan diberi nota penjualan. Penjualan secara kredit hanya berlaku pada customer yang membeli barang dalam jumlah besar dan telah dikenal oleh pemilik toko. Customer yang melakukan pembelian secara kredit akan diberi nota



biru atau merah. Jatuh tempo pembayaran maksimal 1 bulan sejak barang diterima oleh customer. Jika telah lunas nota putih akan diberikan ke customer sebagai bukti telah melakukan pembayaran secara lunas. c. Proses Retur Pembelian dan Penjualan Retur pembelian jika barang yang dibeli dari supplier terdapat cacat atau rusak saat barang sudah diterima. Pertama toko menelpon ke supplier yang bersangkutan dan memberitahukan bahwa ada barang yang rusak dengan menyebutkan jenisnya dan jumlahnya , pihak toko mencatatnya. Dalam beberapa hari supplier mengganti barang yang cacat atau rusak tersebut. Jika barang tidak ada atau kosong maka akan diganti dengan uang. Sedangkan retur penjualan terjadi jika barang yang diterima customer tidak berfungsi sebagaimana mestinya maka dapat dikembalikan, tetapi harus dengan perjanjian terlebih dahulu kalau tidak dengan perjanjian maka tidak bisa dikembalikan. Retur penjualan akan diganti dengan barang yang sama , jika barang kosong maka akan diganti dengan uang seharga barang yang diretur. d. Proses Service Semua biaya service sudah ditentukan oleh toko,jadi montir tidak bisa menentukan biaya service masing – masing motor. Motor yang di service diperbaiki toko. Jika sparepart dari motor yang di service butuh penggantian karena rusak , maka sparepart akan diambil langsung dari toko. Sparepart yang keluar karena service merupakan proses penjualan, sedangkan biaya service masuk ke pendapatan service dan dicatat oleh siapa motor di service dan berapa biayanya.

Dendy dan Ira

2. Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Turban (2001, p17), “An information system (IS) collects, processes, stores, analyzes, and disseminates information for a specific purpose. Like any other system, an information systems includes inputs (data,instruction) and outputs (reports, calculations), yang artinya sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan khusus. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi mencakup input (data, perintah) dan output (laporan, perhitungan).Suatu konsep perancangan sistem merupakan kumpulan dari berbagai informasi yang saling berhubungan satu sama lain bersama-sama untuk memperbaharui suatu sistem yang sudah ada (sistem lama) ataupun belum ada, guna menghasilkan sistem baru atau informasi yang lebih cepat dan akurat. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi telah dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi, hal ini yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi. Sebuah sistem akan memerlukan sebuah basis data (database). Menurut Ir. Abdul Kadir, database adalah kumpulan dari file yang memiliki struktur baris yang berbeda atau suatu kumpulan data yang terhubung satu sama lain, yang menginformasikan tentang suatu lingkup organisasi atau instansi dalam satu batasan tertentu. Database harus dapat dipakai oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal. Dalam database terdapat istilah-istilah yang sering digunakan dalam perancangan sistem adalah seperti dibawah ini : a. Field adalah suatu kolom dalam sebuah tabel, merupakan data sejenis yang berisi sebagian informasi dari record.



b. Record adalah sebuah baris dalam suatu relasi atau tabel, berisi tentang item tertentu. Dalam satu record terdapat beberapa field. c. Tabel adalah file yang dipakai untuk menyimpan data yang saling berhubungan. Tabel memiliki beberapa record dan filed. d. File adalah sekelompok record yang sejenis secara relasi. e. Primary key atau kunci utama merupakan kolom atau kumpulan kolom yang secara unik membedakan antara baris yang satu dengan lainnya; sebagai contoh adalah kode departemen. Kolom dengan kategori ini tidak boleh mengandung nilai “null”, dan nilainya harus unique (berbeda antara baris satu dengan lainnya). f. Foreign key atau kunci tamu merupakan kolom atau kumpulan kolom yang mengacu ke primary key pada tabel yang sama atau tabel lain. Foreign key ini dibuat untuk memaksakan aturan-aturan relasi pada basis data. Nilai data dari foreign key harus sesuai dengan nilai data pada kolom dari tabel yang diacunya atau bernilai “null”. DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD terdiri dari : a. Context diagram : berfungsi memetakan model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. b. DFD levelled : menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi

Dendy dan Ira

yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi. DFD memiliki beberapa aturan dalam pembuatannya, antara lain : a. Antar entitas tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi. b. Tidak boleh ada aliran data antara entitas eksternal dengan data store. c. Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya diberi nomor. d. Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa paket data. e. Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi. f. Semua objek harus mempunyai nama. g. Aliran data selalu diawali atau diakhir dengan proses. h. Semua aliran data harus mempunyai tanda arah. i. Jumlah proses tidak lebih dari sembilan proses dalam sistem, jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama-sama didalam suatu subsistem. Pemodelan sistem dengan ER Data Model (ER Diagram) digunakan dalam pembuatan basis data (database). Basis data (Database) adalah Kumpulan file atau data yang saling berhubungan. ER Diagram menggambarkan tipe objek mengenai data itu di manajemen, serta relasi antara objek tersebut. ER Diagram digunakan oleh System Analyst dalam merancang database. ER Model dibuat berdasarkan persepsi atau pengamatan dunia nyata yang terdiri atas entitas dan relasi antara entitas-entitas tersebut. Sebuah database dapat dimodelkan sebagai: a. Kumpulan Entity / Entitas b. Relationship / Relasi diantara entitas



Entitas adalah sebuah obyek yang ada (exist) dan dapat dibedakan dengan obyek yang lain. Entitas ada yang bersifat konkrit, seperti: orang, buku, pegawai, perusahaan; dan ada yang bersifat abstrak, seperti: kejadian, mata kuliah, pekerjaan dan sebagainya. Setiap entitas memiliki atribut sebagai keterangan dari entitas, misal: entitas dept, yang memiliki atribut: kodeseksi, nama, kabag, kasie. Setiap atribut pada entitas memiliki kunci atribut (key atribut) yang bersifat unik. Misal: entitas Tamu dengan atribut no_tamu sebagai key atribut, entitas Instansi dengan no_instansi sebagai key atribut, dan sebagainya. Beberapa entitas kemungkinan tidak memiliki atribut kunci sendiri, entitas demikian disebut Entitas Lemah (Weak Entity). C. Analisis Sistem Dalam proses untuk memperoleh data yang diperlukan dari Toko Heffy Motor, maka dilakukan wawancara langsung dengan pemilik toko dan pegawai. Kemudian dilakukan pengamatan langsung ke Toko Heffy Motor untuk memperoleh informasi, seperti bagaimana proses transaksi pembelian dan penjualan barang berlangsung serta proses-proses lainnya. Dari data yang diperoleh, maka dilakukan analisis data untuk menggambarkan secara garis besar sistem yang saat ini digunakan oleh Toko Heffy Motor. Proses pembelian pada Toko Heffy Motor memiliki langkahlangkah sebagai berikut : 1. Bagian gudang setiap hari mengecek stok barang,jika ada barang yang sudah mencapai stok minimal akan segera melapor pada pemilik toko untuk memesan barang. 2. Pemilik toko menghubungi sales untuk order barang atau dapat membeli langsung jika ada sales yang datang menawarkan barangnya ke Toko.

Dendy dan Ira

3. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau kredit,Bila secara kredit pemilik toko akan diberi nota pembelian warna merah atau biru sedangkan nota putih dibawa sales untuk bukti kepada atasannya. Bila secara tunai sales akan langsung memberikan nota putih kepada pemilik toko. 4. Jatuh tempo pembayaran Hutang kepada sales maksimal 1 bulan sejak barang diterima. Proses penjualan pada Toko Heffy Motor memiliki langkah-langkah sebagai berikut : 1. Customer langsung datang ke Toko memilih barang yang diinginkan. 2. Kemudian customer langsung membayar secara tunai barang tersebut 3. Pembayaran secara kredit hanya dapat terjadi jika customer melakukan pembelian dalam jumlah besar dan pihak toko telah mengenal baik customer tersebut. 4. Jatuh tempo pembayaran Piutang kepada pemilik toko maksimal 1 bulan sejak barang diterima. Proses Retur Pembelian pada Toko Heffy Motor memiliki langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pemilik Toko menghubungi sales barang apa saja yang akan diretur. 2. Sales datang ke toko dengan membawa barang pengganti retur sesuai permintaan pemilik toko. 3. Pemilik Toko menunjukkan nota pembelian sebagai bukti,kemudian sales memberikan nota retur pembelian kepada pemilik toko. Proses Retur Penjualan pada Toko Heffy Motor hanya dapat dilakukan jika telah terjadi kesepakatan antara pemilik toko dengan customer sebelumnya. Langkahlangkahnya sebagai berikut :



1. Customer datang ke Toko membawa barang yang akan diretur 2. Jika stok barang ada barang akan diganti dengan yang baru, jika habis dapat kembali uang. 3. Customer menunjukkan nota penjualan sebagai bukti telah melakukan pembelian barang yang akan diretur, kemudian pihak toko memberi nota retur penjualan ke customer sebagai bukti bahwa barang telah diretur. Proses Service pada Toko Heffy Motor memiliki langkah-langkah sebagai berikut : 1. Customer datang ke Toko , mengatakan kepada montir apa saja keluhan kendaraan bermotornya. 2. Montir melakukan service, jika service ringan dapat ditunggu bila service berat dapat memakan waktu 1 hari. 3. Jika butuh penggantian sparepart saat service maka barang akan langsung diambilkan di Toko. 4. Jika proses service telah selesai , customer membayar secara tunai dan mendapat nota service. Untuk mengatasi masalah pada proses transaksi secara manual maka Toko Heffy Motor memerlukan sebuah program yang terintegrasi dan terkomputerisasi sehingga dapat mengurangi waktu pengecekan stok barang dan pencatatan data stok barang dilakukan secara real time secara multiuser. Selain itu dengan adanya program tersebut , pembuatan nota penjualan, order barang , retur dan laporan dapat menjadi lebih cepat. Untuk bisa menjalankan program tersebut dibutuhkan hardware dan software yang sesuai. Hardware dan Software yang dibutuhkan sebagai berikut : 2. Sistem Penjualan Customer memilih barang dan dapat langsung melakukan pembayaran secara tunai. Jika sebelumnya telah terjadi perjanjian apabila barang rusak atau tidak cocok barang dapat diretur. Penjualan secara kredit hanya dapat

Dendy dan Ira

Kebutuhan Perangkat Lunak 1. Sistem operasi Windows XP / 7 2. SQL server 2000 sebagai database program 3. Crystal report 8.5 sebagai software pencetak laporan Kebutuhan Perangkat Keras 1. Processor Intel Dual Core @1,3 Ghz 2. RAM 2GB DDR3 3. Motherboard Intel P4M890T – M 4. Harddisk 80GB 5. VGA Onboard 6. Monitor LG 15” 7. Keyboard Standart 8. Mouse Optical 9. Printer DFD lvl 0 dan semua sistem proses yang terjadi dijelaskan sebagai berikut: 1. Sistem Pembelian Pertama owner memesan barang kepada sales atau dapat langsung membeli ke sales yang datang secara langsung ke toko menawarkan barangnya. Jika pembelian secara memesan ketika sales datang dapat langsung melakukan pembayaran dan sales memberikan nota pembelian. Jenis pembayaran dapat secara tunai atau kredit. Jika barang rusak atau tidak cocok dengan pesanan maka barang diretur. Data sales disimpan di tabel sales, data pembelian disimpan di tabel pembelian, data retur pembelian disimpan pada tabel retur pembelian, dan data hutang disimpan pada tabel hutang. Proses pembelian lebih lanjut dijelaskan lebih lanjut pada DFD lvl 1 pembelian.

terjadi jika owner telah mengenal customer. Data penjualan disimpan pada tabel penjualan,data customer disimpan pada tabel customer, data piutang disimpan pada tabel piutang. Data retur penjualan disimpan pada tabel retur penjualan. Proses penjualan



3.

4.

lebih lanjut dijelaskan lebih lanjut pada DFD lvl 1 penjualan. Sistem Service Biaya service ditentukan oleh toko. Jika dibutuhkan penggantian barang karena service, maka barang akan diambilkan dari toko. Data montir disimpan pada tabel montir. Data service disimpan pada tabel service. Sistem Generate Laporan Pembuatan laporan berdasarkan sesuai permintaan owner. Laporan-laporan itu yaitu laporan sales, customer, montir, barang, penjualan, pembelian, retur penjualan, retur pembelian, hutang, piutang, service, laba rugi.

D. Implementasi Program Bagian ini menjelaskan tentang implementasi dari menu utama dan formform yang dipakai di dalam program pembelian dan penjualan pada Heffy Motor Kediri dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem,serta juga menjelaskan segmensegmen program yang dipakai untuk membentuk menu utama dan form-form entry data. 1. Form Login perintah ini digunakan untuk mengecek id dan password yang diinputkan. Jika id dan password cocok akan menampilkan menu utama sesuai dengan status hak akses id yang login. 2. Form Barang Perintah ini digunakan bagian gudang mengupdate data barang yang diinputkan. Sebelum melakukan proses update data barang terlebih dahulu harus memilih barang yang akan diupdate pada datagrid. 3. Form Sales Perintah ini digunakan bagian admin menyimpan data sales yang diinputkan. Kode sales akan tampil secara otomatis tanpa perlu input terlebih dahulu,hal ini untuk mengatasi data yang sama pada kode sales. 4. Form Customer

5.

6.

7.

8.

Perintah ini digunakan bagian kasir mencari data customer sesuai dengan karakter yang telah diinputkan. Pencarian dapat berdasar dari kode customer atau nama customer. Form User Perintah ini digunakan bagian admin menyimpan data user dan hak akses user tersebut. Sebelum proses penyimpanan data user pada database dilakukan pengecekan tidak boleh ada data yang kosong pada proses penginputan dan kemudian dicek apakah id yang dimasukkan telah terdaftar atau belum. Jika sudah akan muncul peringatan bahwa id tersebut telah ada. Form Harga Form ini dipakai untuk entry data harga. Form ini juga dapat digunakan update harga dan mencari data harga. Form Order Barang Form ini dipakai untuk entry data order barang, perintah ini digunakan bagian admin menyimpan data order barang. Sebelum proses penyimpanan data order barang pada database dilakukan pengecekan tidak boleh ada data yang kosong pada proses penginputan. Jika telah dicek semua data yang dibutuhkan tidak ada yang kosong pada form maka proses penyimpanannya data yang ada pada tabel transaksi sementara dipindahkan ke tabel detail order. Kemudian penyimpanan data yang telah diinputkan pada form juga disimpan secara langsung ke tabel master order. Form Pembelian Barang Form ini dipakai untuk entry data pembelian barang, perintah ini digunakan bagian admin menambahkan data barang ke transaksi pembelian. Sebelum proses penyimpanan database dilakukan pengecekan tidak boleh ada data yang kosong pada proses penginputan. Jika telah dicek semua data yang dibutuhkan tidak ada yang kosong



pada form maka dilanjutkan pengecekan satuan. Jika satuan dalam dus akan dihitung berapa total isi dari semua dus dalam satuan bijian kemudian dibagi dengan harga total dus agar mendapat harga beli per biji. Proses ini disimpan pada tabel transaksi sementara. 9. Form Penjualan Barang Form ini dipakai untuk entry data penjualan barang, perintah ini digunakan bagian kasir menyimpan data penjualan barang.Sebelum proses penyimpanan database dilakukan pengecekan tidak boleh ada data yang kosong pada proses penginputan. Jika telah dicek semua data yang dibutuhkan tidak ada yang kosong pada form maka data yang ada pada tabel transaksi sementara dipindahkan ke tabel detail penjualan. Kemudian penyimpanan data yang telah diinputkan pada form juga disimpan secara langsung ke tabel master penjualan. Jika jenis transaksi secara kredit , data yang diinput juga akan disimpan pada tabel piutang. 10. Form Retur Pembelian Form ini dipakai untuk entry data retur pembelian, perintah ini digunakan bagian admin menyimpan data retur pembelian. Sebelum proses penyimpanan database dilakukan pengecekan tidak boleh ada data yang kosong pada proses penginputan. Jika telah dicek semua data yang dibutuhkan tidak ada yang kosong pada form maka data yang ada pada tabel retur sementara dipindahkan ke tabel detail retur pembelian. Kemudian penyimpanan data yangDendytelah dan Ira diinputkan pada form juga disimpan secara langsung ke tabel master retur pembelian. 11. Form Retur Penjualan Form ini dipakai untuk entry data retur penjualan, perintah ini digunakan bagian kasir mengupdate data barang yang ada pada tabel retur

sementara.Sebelum melakukan proses update harus memilih barang mana yang akan diupdate pada datagrid. Kemudian pilih satuan dan inputkan kuantitas barang yang telah dipilih untuk diretur. Jika kuantitas yang diinputkan melebihi kuantitas penjualan maka akan muncul peringatan. 12. Form Hutang Form ini dipakai untuk entry data hutang, perintah ini digunakan bagian admin mengupdate data hutang. Sebelum melakukan proses update harus memilih hutang mana yang akan diupdate pada datagrid. Jika yang dipilih pembayaran secara lunas maka sisa hutang pada tabel hutang akan diubah menjadi 0 dan status hutang diubah menjadi lunas dan tidak akan muncul lagi hutang tersebut dalam datagrid karena telah berstatus lunas. Jika pembayaran secara kredit atau mengangsur maka harus menginputkan jumlah pembayaran yang telah dibayar. Input jumlah pembayaran jika melebihi besarnya hutang akan muncul peringatan. 13. Form Piutang Form ini dipakai untuk entry data piutang, perintah ini digunakan bagian kasir mengupdate data piutang. Sebelum melakukan proses update harus memilih piutang mana yang akan diupdate pada datagrid. Jika yang dipilih pembayaran secara lunas maka sisa piutang pada tabel hutang akan diubah menjadi 0 dan status piutang diubah menjadi lunas dan tidak akan muncul lagi piutang tersebut dalam datagrid karena telah berstatus lunas. Jika pembayaran secara kredit atau mengangsur maka harus menginputkan jumlah pembayaran yang telah dibayar. Input jumlah pembayaran jika melebihi besarnya piutang akan muncul peringatan. 14. Form Menu Utama



Pilihan-pilihan yang terdapat pada program menu utama : a. Pilihan Aplikasi 1) Pilih Log out : Keluar dari menu utama, kembali ke form login 2) Pilih exit : Keluar dari program b. Pilihan Master 1) Pilih Barang : menampilkan Form barang,digunakan untuk entry, update, browse data barang 2) Pilih Sales : menampilkan Form sales, digunakan untuk entry, update, browse data sales 3) Pilih User : menampilkan Form user, digunakan untuk entry, update, browse data user 4) Pilih Customer : menampilkan Form customer, digunakan untuk entry, update, browse data customer 5) Pilih Harga : menampilkan Form harga,digunakan untuk entry, update, browse data harga 6) Pilih Montir : menampilkan Form montir, digunakan untuk entry, update, browse data montir c. Pilihan Transaksi 1) Pilih Penjualan : menampilkan Form penjualan, digunakan untuk entry transaksi penjualan dan cetak faktur penjualan. 2) Pilih Pembelian : menampilkan Form pembelian, digunakan untuk entry transaksi pembelian. 3) Pilih Order Barang : menampilkan Form Order Barang, digunakan untuk entry Order Barang d. Pilihan Retur 1) Pilih Pembelian : menampilkan Form retur pembelian, digunakan untuk entry transaksi retur pembelian.

2) Pilih Penjualan : menampilkan Form retur penjualan, digunakan untuk entry transaksi retur penjualan. e. Pilihan Pembayaran 1) Pilih Hutang : menampilkan Form hutang, digunakan untuk update hutang. 2) Pilih Piutang : menampilkan Form piutang, digunakan untuk update piutang. E. Kesimpulan dan Saran Setelah proses desain, implementasi dan uji coba pada bab-bab sebelumnya maka pada sub bab ini dibahas mengenai kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi rancang bangun sistem penjualan pembelian pada tugas akhir ini. Kesimpulan didapat setelah mempertimbangkan beberapa kemudahan dan hambatan yang didapat selama proses pengerjaan. Sedangkan saran diberikan untuk pengembangan aplikasi ini lebih lanjut. Dengan adanya Rancang Bangun Sistem Penjualan Pembelian dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Mempercepat proses order barang,penjualan,pembelian,retur,huta ng,piutang dan service karena telah disediakan form input mulai dari order barang sampe pembayaran piutang. 2. Mempermudah dalam hal pengarsipan dan perekapan karena program ini dilengkapi mulai dari input data barang,sales,customer,penjualan,pemb elian dan cetak laporan. Adapun kelemahan dari program ini adalah kurang menariknya tampilan visual. Jika memungkinkan dapat dilakukan penelitian lanjut agar rancang bangun ini dikembangkan dengan program berbasis client server.



DAFTAR PUSTAKA Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Marcus, Teddy. 2004. Delphi Developer dan SQL Server 2000. Bandung : Informatika McLeod, Raymond, Jr. 2001. Management Information System. New Jersey : Prentice Hall.

Dendy dan Ira

Whitten , Jeffrey & Bentley , Lonnie D. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem. Indonesia : Penerbit Andi dan McGraw-Hill Education Smartcannix. 2005., All About vb6 Lounge. www.kaskus.us/showthread.php?t =7301192 diakses pada tanggal 12 Juli 2012


RANCANG BANGUN SISTEM PENJUALAN DAN PEMBELIAN TOKO HEFFY MOTOR MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

Recommend Documents