RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI JEMBATAN TIMBANG PADA DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROVINSI JAWA TENGAH Oleh : Septia Lutfi1), Dhoni Yohanes2) Program Studi Sistem Informasi, Stmik Himsya Jalan Raya Karanganyar Tugu Km 12 No 8 Telp 024-8665420 Semarang E-mail :
[email protected] 1)
Abstrak Berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor 5 Tahun 1995 tentang Penyelenggaraan Penimbangan Kendaraan bermotor di Jalan, Dinhubkominfo bertanggung jawab atas penyelenggaraan penimbangan dan dalam pelaksanaannya berkoordinasi dengan instansi terkait. Sesuai fungsinya, Dinhubkominfo Provinsi Jateng juga harus melakukan pemantauan, evaluasi dan pelaporan mengenai penyelenggaraan penimbangan kendaraan bermotor di jalan melalui 16 (enambelas) Jembatan Timbang yang tersebar di wilayah Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan permasalahan di atas maka perlu dilakukan pengembangan Sistem Informasi Jembatan Timbang. Sistem Informasi Jembatan Timbang merupakan sistem komputerisasi yang dapat mencatat hasil penimbangan secara cepat, tepat dan akurat juga dapat membuat laporan yang dibutuhkan tanpa harus melakukan rekapitulasi ulang. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini yang telah dikembangkan dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam kegiatan pelaporan di Jembatan Timbang dan mempermudah pelayanan yang dilakukan oleh petugas di lapangan. Keakuratan pelaporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Jembatan Timbang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan-kebijakan yang tepat sasaran. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini berbasis berbasis dekstop dan website yang terintegrasi dengan jaringan internet. Sistem Informasi berbasis dekstop berfungsi untuk menangani masalah teknis baik input dan output pada tiap jembatan timbang, nantinya aplikasi ini akan mengirimkan 100 data terbaru ke database tiap 10 menit, data yang ada disimpan dalam DBMS. Sedangkan aplikasi berbasis webbase dapat diakses dari mana pun di seluruh dunia, dengan hak akses diatur sesuai dengan kebutuhan, tidak perlu software khusus untuk menggunakan aplikasi, cukup dengan web browser, sehingga tidak diperlukan lisensi software khusus di komputer pengakses.
Kata kunci : Rancang Bangun, Sistem Informasi, Jembatan Timbang. 1. Latar Belakang Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dinhubkominfo) Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah daerah bidang Perhubungan Komunikasi dan Informatika berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan. Dalam penyelenggaraan tugas pokok tersebut, Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika mempunyai fungsi – fungsi yang salah satunya adalah pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang perhubungan komunikasi dan informatika. Berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor 5 Tahun 1995 tentang Penyelenggaraan Penimbangan Kendaraan bermotor di Jalan, Dinhubkominfo bertanggung jawab atas penyelenggaraan penimbangan dan dalam pelaksanaannya berkoordinasi dengan instansi terkait. Sesuai fungsinya, Dinhubkominfo Provinsi Jateng juga harus melakukan pemantauan, evaluasi dan
pelaporan mengenai penyelenggaraan penimbangan kendaraan bermotor di jalan melalui 16 (enambelas) Jembatan Timbang yang dimiliki yang tersebar di wilayah Provinsi Jawa Tengah. Jembatan Timbang di Jawa Tengah tersebut sudah menerapkan Sistem Informasi Jembatan Timbang secara online. Kendaraan yang masuk ke Jembatan Timbang sudah didata secara terkomputerisasi. Laporan hasil penimbangan di 16 Jembatan Timbang secara otomatis dikirim secara online ke database server dan dapat dibaca dari seluruh dunia. Stakeholder – stakeholder terkait yang membutuhkan laporan perkembangan dari proses penimbangan dapat secara real time mengaksesnya melalui internet. Penggunaan report secara online sudah difilter berdasarkan kewenangan dari user id pengguna. Sistem yang saat ini berjalan hanya sebatas berjalan untuk memproses penimbangan dalam satu kali transaksi. Berdasarkan pelaksanaan sistem informasi jembatan timbang sebelumnya maka sistem yang berjalan perlu mengakomodasi proses penindakan (tilang) secara otomatis, cetak copy struk penimbangan, input data kendaraan yang sudah di tilang di Jembatan Timbang dalam satu wilayah atau dari luar wilayah, input data kendaraan yang ditilang berdasarkan pelanggaran dimensi, tambahan pelaporan bahan pokok di setiap Jembatan Timbang dan export ke file xls untuk laporannya. Reporting online perlu ditambahkan reporting bahan pokok per Jembatan Timbang dan export ke file xls untuk memudahkan pelaporan. Sistem Informasi Jembatan Timbang juga perlu dilengkapi fasilitas auto update apabila ada perubahan/penambahan fasilitas. Sistem informasi Jembatan Timbang akan mengupdate apabila ada file update yang siap untuk diunduh pada Server Online. Selain itu perlu juga data dari Sistem Informasi Jembatan Timbang dikeluarkan ke display board yang diinstal di beberapa Jembatan Timbang. Berdasarkan permasalahan di atas maka perlu dilakukan pengembangan
Sistem
Informasi Jembatan Timbang. Sistem Informasi Jembatan Timbang merupakan sistem komputerisasi yang dapat mencatat hasil penimbangan secara cepat, tepat dan akurat juga dapat membuat laporan yang dibutuhkan tanpa harus melakukan rekapitulasi ulang. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini yang telah dikembangkan dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam kegiatan pelaporan di Jembatan Timbang dan mempermudah pelayanan yang dilakukan oleh petugas di lapangan. Keakuratan pelaporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Jembatan Timbang dapat digunakan untuk mengambil kebijakankebijakan yang tepat sasaran. 1.1 Tujuan - Merancang dan membangun sistem informasi jembatan timbang pada dishubkominfo di Jawa Tengah. - Menambah wawasan dan pengetahun peneliti mengenai jembatan timbang.
1.2 Manfaat - Meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat khususnya dalam pelayanan Jembatan Timbang. - Memberikan pelaporan yang akuntable dan transparan dan mempercepat proses pelayanan penimbangan. - Pendukung keputusan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan terkait. 2. Tinjauan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan (hanif, 2007). Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.
Sistem
ini
menyimpan,
mengambil,
mengubah,
mengolah
dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
2.2 Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Perbaikan sistem atau penggantian sistem dapat disebabkan beberapa faktor, yaitu : -
Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul didalam sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa; ketidakberesan sistem yang lama, pertumbuhan organisasi
-
Untuk meraih kesempatan-kesempatan
-
Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.
2.3 Siklus Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan
dan mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam tahap, yaitu : 1. Tahap Perencanaan Sistem Dalam tahap ini dibentuk struktur kerja strategis yang luas, pandangan sistem informasi baru yang jelas akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi, proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan, sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem. 2. Tahap Analisis Sistem Dalam tahap ini dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal balik yang terkait dalam pengembangan sistem, definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala sistem, ditambah identifikasi biaya, keuntungan. Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada tahap ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. 3. Tahap Perancangan Sistem Secara Umum/Konseptual Dalam tahap ini dibentuk alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Pada tahap ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. 4. Tahap Evaluasi dan Seleksi Sistem. Akhir tahap perancangan sistem menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam tahap evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya atau keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. 5. Tahap Perancangan Sistem. Pada tahap ini menyediakan spesifikasi untuk perancangan sesuai konseptual. Pada tahap ini semua semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detil. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output ditinjau ulang dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Pada akhir tahap ini laporan rancangan sistem secara detil dihasilkan. 6. Tahap Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem. Pada tahap ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. Laporan implementasi yang dibuat pada tahap ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau
Program and Evaluation Review Technique (PERT)Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen.
3. Perencanaan dan Pengembangan Sistem 3.1. Gambaran Umum Sistem Sistem Informasi Jembatan Timbang dibangun dengan menggunakan konsep basis data RDBMS (Relational Database Management System) yang mana pada prinsipnya sistem ini menggabungkan tabel-tabel dengan beberapa metode untuk bekerjasama. Penggunaan RDBMS ini telah sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini dapat melakukan proses penindakan (tilang) secara otomatis, mencetak salinan struk penimbangan, menginput data kendaraan yang sudah di tilang di Jembatan Timbang dalam satu wilayah atau dari luar wilayah, kemudian menginput data kendaraan yang ditilang berdasarkan pelanggaran dimensi, tambahan pelaporan bahan pokok di setiap Jembatan Timbang dan export ke file xls untuk laporannya. Reporting online perlu ditambahkan reporting bahan pokok per Jembatan Timbang dan export ke file xls untuk memudahkan pelaporan. Reporting didasarkan pada Peraturan Kepala Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Tengah Nomor 551.23/413 Tahun 2012. Sistem Informasi Jembatan Timbang juga dapat mengupdate dirinya sendiri secara otomatis apabila ada file update di Server Online. Setiap 10 menit sekali Sistem Informasi Jembatan Timbang akan otomatis mengupload 100 data terbaru ke server selama dalam kondisi online. Sistem Informasi Jembatan Timbang juga dapat mengeluarkan data dan informasi ke display board. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini berbasis desktop dan website, berbasis desktop untuk penggunaannya harus diinstalkan di setiap komputer pada masing-masing jembatan timbang, aplikasi ini yang berfungsi untuk menangani masalah teknis baik input dan output pada tiap jembatan timbang. Sedangkan aplikasi yang berbasis website berfungsi untuk mempermudah pencetakan laporan aplikasi. 3.2 Alur Kerja Sistem Alur kerja sistem ini atau yang lebih umum diberi nama (Business Proccess) yaitu menggabungkan data yang sudah ada (existing) untuk diolah bersama data yang terbarukan (manual input data) untuk kemudian ditampilkan secara visual pada media Web Browser melalui media intranet yang mempunyai akses luas ke semua User. 3.3 Rancang Bangun Sistem Rancang bangun sistem ini akan dilandaskan pada desain jaringan, desain perangkat lunak serta desain basis data berdasarkan pada analisa kebutuhan yang ada. 3.4 Desain Jaringan Desain Jaringan yang diperuntukkan pada pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Jembatan Timbang ini dikembangkan dengan sistem berbasis internet yang
merupakan komunikasi jaringan komunikasi global yang menghubungkan seluruh komputer di dunia meskipun beda sistem operasi dan mesin namun tetap dapat mengakses dan memanfaatkan aplikasi tersebut, untuk keamanan sistem adakalanya pemisahan internet harus dilakukan. Sistem Informasi Jembatan Timbang ini berbasis berbasis dekstop dan website yang terintegrasi dengan jaringan internet. Sistem Informasi berbasis dekstop berfungsi untuk menangani masalah teknis baik input dan output pada tiap jembatan timbang, nantinya aplikasi ini akan mengirimkan 100 data terbaru ke database tiap 10 menit, data yang ada disimpan dalam DBMS. Sedangkan aplikasi berbasis webbase dapat diakses dari mana pun di seluruh dunia, dengan hak akses diatur sesuai dengan kebutuhan, tidak perlu software khusus untuk menggunakan aplikasi, cukup dengan web browser, sehingga tidak diperlukan lisensi software khusus di komputer pengakses. 3.5 Penggunaan Database Database yang di gunakan adalah database MySQL, dengan Spesifikasi database untuk penyimpanan data, antara lain : 1. Bersifat RDBMS (Relational Database) 2. Dapat memuat data hingga triliunan record 3. Dapat diakses dalam jaringan LAN maupun WAN 4. Bebas lisensi 5. Mempunyai feature Database level high-endseperti : Stored Procedure Triggers Views Sub Querys
3.6 Desain Perangkat Lunak Desain perangkat lunak yang digunakan untuk pembangunan dan pengembangan website ini antara lain : a.
Perangkat Lunak Server
: Linux/ UNIX BSD
b.
Perangkat Lunak Web Server
: Apache 2.x
c.
Perangkat Lunak Database
: MySQL
d.
Perangkat Lunak Client
: Linux, MyIE, Mozilla, FireFox, IE
e.
Bahasa Pemprograman
: C#, PHP v5.0.3, HTML 5, CSS v3
f.
Perangkat lunak Program
: Microsoft Visual Studio
g.
Framework PHP
: Kohana Framework versi 3.2.0
h.
Framework JavaScript
: JQuery
3.7 Flowchart Metode Kerja Pelaksanaan Kegiatan
Gambar 1 Prosedur Penelitian
3.8 Metodologi dan Pendekatan Sistem Metodologi
pengembangan sistem informasi
website
adalah suatu
proses
pengembangan sistem yang formal dan presisi yang mendefinisikan serangkaian aktivitas, metode, best practices, dan tool yang terautomasi bagi para pengembang dan manajer proyek dalam rangka mengembangkan
dan merawat sebagian besar atau keseluruhan sistem
informasi atau software. Prinsip pendekatan dalam pengembangan Sistem Informasi Jembatan Timbang antara lain : a) Menggunakan prinsip pendekatan pemecahan masalah yang ada; b) Pengguna jasa dan pengembang harus berinteraksi didalam proses pengembangan sistem; c) Menentukan setiap tahapan pengembangan aplikasi yang dibreakdown didalam jadwal pelaksanaan pekerjaan; d) Menentukan standarisasi pelaksaaan pekerjaan disertai dengan SOP (Standard Operational Procedure) serta didukung dengan dokumentasi kegiatan yang ada sehingga dokumentasi tersebut dapat menjadi acuan untuk pengembangan selanjutnya; e) Pendekatan
sistem
informasi
sebagai
sebuah
investasi,
dimana
pengembangan sistem informasi harus mempunyai sifat cost – effective;
sebuah
f) Semua sistem dapat dinamakan Super System untuk itu Pengembangan sistem dengan mem-breakdown pekerjaan menjadi beberapa pekerjaan yang kecil, maksudnya adalah dengan memecah pekerjaan menjadi sebuah sub-system maka akan memudahkan dalam membangun sistem yang besar dan kompleks. Untuk Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi Jembatan Timbang dibutuhkan metode pengembangan sistem yaitu SDLC.
Gambar 2 System Development Life Cycle (SDLC); Terdapat beberapa model penerapan SDLC yaitu : 1. Waterfall, setiap tahapan proses diselesaikan terlebih dahulu sebelum meneruskan ketahapan selanjutnya; 2. Iteratif/Spiral, setiap tahapan dapat dilaksanakan berulang/ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan.
Gambar 3 Model-Model SDLC 3.8.1 Pendekatan Migrasi Data dan Sistem Pada proses migrasi data dan sistem terdapat pendekatan metologi yang dilakukan yaitu a) Metodologi Kualitatif Pada pendekatan metodologi kualitatif, Data dan sistem yang ada diintegrasikan melalui sebuah proses otomasi sistem pula, dengan demikian proses migrasi data akan lebih mudah dan efektif. Data yang dimigrasikan merupakan kumpulan data dari sistem yang lama.
Gambar 4 Metode Kualitatif Migrasi Data
b) Metodologi Kuantitatif Pada metode kuantitatif, proses pemindahan data dilakukan secara manual dengan bantuan operator entry data, dengan demikian metode ini sangat lama dalam proses migrasi data dan metode yang cocok digunakan dalam proses pengembangan system adalah metode kualitatif berupa otomasi migrasi data.
3.8.2 Pendekatan Maintenance Data, Backup, dan Replikasi (Mirror) Pada proses ini diperlukan keahlian teknis yang terkait dengan basis data. Disini kami menggunakan Basis Data RDBMS MySQL seri 5x, yang mendukung Prosedur Tersimpan (Stored Procedure), Views dan Trigger. Replikasi data yang nantinya dijalankan membutuhkan 2 Buah server yang berfungsi sebagai Server Database Master (Induk) dan Server database Slave (Anak). Proses replikasi database dapat dilakukan secara realtime dan setiap data yang tersimpan di database master akan otomatis tersimpan pula di database Slave. Proses backup database yang berjalan tidak juga berupa proses sinkronisasi master dan slave, tetapi juga dilakukan proses backgound untuk men-dump isi database dan hasil dari proses ini dapat dikeluarkan dalam bentuk file serta dapat dikirim melalui e-mail atau disimpan di folder tertentu. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Halaman Login Halaman ini digunakan sebagai authentifikasi tentang siapa saja yang berwenang menjadi user administrator pelaksana Sistem Informasi Manajemen Jembatan Timbang ini.
. Gambar 5 Halaman Login/Authentifikasi user Administrator
Masukkan username dan password masing-masing Jembatan Timbang yang telah diberikan oleh Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Telematika Provinsi Jawa Tengah, Kemudian Klik tombol “Login” untuk masuk ke Sistem Informasi Manajemen Jembatan Timbang. 4.2 Halaman Indeks Administrator Halaman indeks ini dibagi menjadi beberapa bagian yang masing-masing memiliki fungsi sendiri-sendiri.
Gambar 6 Halaman Indeks Administrator Keterangan : 1. File a. Ganti User Menu yang digunakan untuk mengganti/mengupdate user pengguna b. Exit Digunakan untuk keluar dari Sistem Informasi Managemen Jembatan Timbang 2. Penimbangan Digunakan untuk menginput data penimbangan di setiap jembatan timbang. 3. Database a. Data Penimbangan Digunakan untuk melihat data penimbangan setiap jembatan timbang. b. Data Kendaraan Digunakan untuk melihat data kendaraan yang telah masuk ke dalam jembatan timbang. 4. Report Digunakan untuk mencetak laporan.
4.3 Halaman File Pada saat kita memilih menu file pada menu administrator akan ditampilkan beberapa submenu didalamnya, diantaranya :
Gambar 7 Halaman File 4.4 Halaman Penimbangan Digunakan untuk input data penimbangan kendaraan yang masuk jembatan timbang. Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia, kemuadian klik “enter” untuk menyimpan data ke database.
Gambar 8 Halaman Penimbangan
Keterangan : No Kendaraan : No kendaraan yang masuk pada jembatan timbang. JBI
: Jumlah berat yang diijinkan
Golongan
: Golongan 1-4 , akan terisi otomatis jika JBI sudah terisi.
Komoditi
: Komoditi yang diangkut kendaraan.
Asal
: Asal Kendaraan
Tujuan
: Tujuan Kendaraan
No KIR
: No Uji Kendaraan
JBB
: Jumlah Berat diperbolehkan
BKK
: Berat Kosong Kendaraan
4.5 Halaman Database Pada saat kita memilih menu Database pada menu administrator akan ditampilkan submenu didalamnya, yaitu :
Gambar 9 Halaman Database 5. Kesimpulan Penelitian ini untuk membuat rancang bangun sistem informasi jembatan timbang pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Tengah dengan berbasis desktop dan internet. Pada sistem informasi jembatan timbang ini dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam kegiatan pelaporan di jembatan timbang dan mempermudah pelayanan yang dilakukan oleh petugas di lapangan. Sistem informasi jembatan timbang ini sebagai pendukung keputusan pimpinan, karena keakuratan pelaporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi jembatan timbang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan-kebijakan yang tepat sasaran.
Daftar Pustaka Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta Keputusan Menteri Perhubungan Nomor 5 Tahun 1995 tentang Penyelenggaraan Penimbangan Kendaraan bermotor di Jalan, Peraturan Kepala Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Tengah Nomor 551.23/413 Tahun 2012
