POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI MAHASISWA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE USER CENTERED DESIGN (STUDI KASUS: STMIK AUB SURAKARTA) Sutariyani1, Kusrini2, Andi Sunyoto3 123
Magister Teknik Informatika Amikom Yogyakarta
ABSTRACT AUB STMIK Surakarta is a private college located in the town of Surakarta which was founded in 2002, Student Administration System still using manual system administration processes running so long. Student Information System web-based administration using the UCD-based method for users to author the idea to make this thesis. Ni research methods using several methods such as interviews and workshops. In the interview method the authors conducted interviews with head BAAK to obtain functional requirements, then the method which the author presents the results of a workshop on the design of the room with the prospective users as well as distributing questionnaires. Questionnaires done up to 3x. Student administration information system is designed in accordance with the UCD method by distributing questionnaires. The draft includes: usecase, class diagram, activity diagram, sequential diagrams, ERD, relationships table, table structure, the design of these systems need to implement form.Untuk previous testing program testing and system testing then do evaluasiSistem Information Administration gives students information about Card study plans, paperwork, leave application, submission and examination KPPIS title, registration student graduation can be accessed online. Keywords: information systems, student administration, UCD. I. PENDAHULUAN Teknologi Informasi telah merambah ke seluruh sektor kehidupan, mulai dari digunakannya Teknologi Informasi ini hanya sebagai pengganti mesin ketik sampai dengan yang sudah mendukung
dalam pengambilan keputusan manajemen. Teknologi Informasi telah berkembang begitu pesat. Hal ini tentu saja membawa dampak perubahan seluruh sektor kehidupan manusia. Ketika kemajuan teknologi sudah merambah ke berbagai
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
72
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
bidang kehidupan manusia, sehingga memberikan kemudahan bagi manusia di dalam menjalani kehidupan sehari- hari, salah satu teknologi yang perkembangannya begitu cepat tersebut adalah komputer. Sebelum teknologi komputer berkembang pada umumnya banyak perusahaan dan instansi pemerintahan masih menggunakan alat yang berkerja secara sederhana. Tetapi seiring perkembangan jaman dan pemikiran manusia semakin maju, sebuah badan usaha bahkan instansi pemerintah dapat melakukan pemasukkan data dan penyebaran informasi untuk diolah dengan bantuan komputer. Penyampaian informasi tersebut dengan menggunakan media website sehingga informasi lebih terrah dan akurat. Banyak sekali website yang menyediakan beragam informasi, tetapi banyak sekali website yang tidak apat memenuhi keinginan pengguna karena sesuatu hal dan tujuan awal pembuatan website tersebut bahkan mengecewakan penggunanya karena merasa tidak puas. Dengan pengalaman tersebut yang didapat ketika mengunjungi suatu website. Pengguna akan memeberikan penilaian tersendiri terhadap suatu website tidak layak dikunjungi, jadi banyak website yang ditingalkan pengguna karena gagalnya pencapaian tujuan awal
September 2013
website tersebut Salah satu bidang yang perlu ditangani lebih seksama adalah masalah Administrasi Mahasiswa. Perguruan Tinggi bukanlah sekumpulan gedung atau bangunan fisik belaka, akan tetapi universitas adalah tempat dimana komunitas ilmiah berkumpul dan berinteraksi untuk mengembangkan ilmu pengetahuan bagi kepentingan kemanusiaan dan peradaban manusia. Bagaimana pengelolaan mekanisme administrasi rencana studi mahasiswa, pengajuan cuti, pendaftaran skripsi, KPPIS, pendaftaran wisuda, urusan surat menyurat yang berkaitan dengan mahasiswa menjadi permasalahan yang sangat kompleks. Di STMIK Adi Unggul Bhirawa (AUB) Surakarta masih menggunakan sistem yang manual sehingga prosesnya menjadi lama yaitu: pada saat pengambilan yudisium mahasiswa datang ke kampus kemudian mengambil ke Pembimbing Akademik masing-masing, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa datang kekampus kemudian mengisi didepan Pembimbing Akademik secara tertulis, Pengajuan pendaftaran Skripsi dan Kerja Praktek Perancangan dan Implementasi Sistem (KPPIS) dengan cara mahasiswa mengisi formulir kemudian dikembalikan ke bagian BAAK.
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
73
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
Pengelolaan bidang Administrsi Mahasiswa akan menjadi lebih efektif dan efisien apabila dibantu dengan penggunaan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Mahasiswa dengan menggunakan metode User Centered Design (UCD), yaitu merupakan paradigma baru dalam pengembangan sistem berbasis web. Perancangan berbasis pengguna adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan filosofi perancangan. Konsep dari UCD adalah user sebagai pusat dari proses pengembangan sistem, dan tujuan/sifat-sifat, konteks dan lingkungan sistem semua didasarkan dari pengalaman pengguna. UCD adalah proses yang interaktif dimana langkah perancangan dan evaluasi dibuat didalam permulaan proyek sampai implemenasi. UCD adalah perancangan antarmuka yang melibatkan pengguna, antarmuka dapat digunakan untuk menarik perhatian pengguna.
II. TINJAUAN PUSTAKA Penelitian yang berjudul Sistem Informasi Administrasi mahasiswa berbasis web menggunakan metode User Centered Design (Studi kasus : STMIK AUB Surakarta)
Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas maka peneliti mengajukan judul yaitum” Rancang Bangun Sistem Infromasi Administrasi Mahasiswa Berbasis web menggunakan metode User Centered Design (UCD)”.
2.1. Sistem Administrasi
Informasi
Sistem informasi administrasi adalah kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan dan peralatan yang ada. (Siagian, 1998) 2.2. User Centered Design (UCD) Perancangan berbasis pengguna UCD adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan filosofi perancangan yang telah beberapa dekade ini menggunakan beberapa nama berbeda, seperti human factors engineering, ergonomics engineering, usability engineering, user engineering factors. UCD adalah filosofi perancangan yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari proses
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
74
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
pengembangan sistem. Saat ini pendekatan dengan UCD telah didukung berbagai teknik, metoda, tools, prosedur, dan proses yang membantu perancangan sistem interaktif yang lebih berpusat pada pengguna.
teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem yang besar dan kompleks (Nugroho, 2005).
Metode UCD dapat dilihat sebagaimana ilustrasi ditunjukkan pada gambar 2.2 :
Gambar 1: Metode UCD (Eason, 1992) 2.3.Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri untuk menentukan, visualisasi, merancang dan mendokumentasikan artifact dari sistem perangkat lunak untuk memodelkan bisnis dan sistem non perangkat lunak lainnya. UML merupakan suatu kumpulan
2.4.Structured Query Language (SQL) SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa ANSI (American National Standard Input) yang digunakan untuk melakukan query data pada database. Semua pengoperasian data dapat dikerjakan secara mudah dengan menggunakan bahasa ini, terutama dalam pemasukan dan seleksi data. III. METODE PENELITIAN Metode dalam penelitian ini menggunakan model Iteratif terdiri dari Plan Of System, Design dilanjutkan Implementasi dan Manage. a. Plan Of System Pada proses Plan of System ini berhubungan langsung dengan pengguna atau calon pengguna melalui interview, survey, dan partisipasi dalam workshop perancangan. Aktifitas utamanya pengambilan data dan analisis perancangan dari pengguna. b. Design
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
75
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
Pada tahap ini mencakup antarmuka pengguna, sistem bantuan dukungn teknis serta instalasi sistem ini harus test berulang kali berdasarkan test kelakuan dari fungsi, antarmuka, sistem bantuan, dokumentasi pengguna dan pendekatan pelatihannya. c. Implementasi Implementasi dilakukan setelah system sudah melewati tahap pengujian dan tidak ada kesalahan. d. Manage Manage yaitu pengelolaan terhadap system yang diimplementasikan.
4. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran wisuda 5. BAAK melakukan semua aktifitas dalam administrasi mahasiswa 6. Progdi melakukan pembagian pembimbing KPPIS, TA dan Skripsi 7. Bagian keuangan melakukan verifikasi keuangan 8. Pimpinan melihat semua laporan administrasi mahasiswa Use case sistem informasi administrasi mahasiswa
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan perancangan sistem dalam metodologi penelitian sebelumnya, dalam penelitian ini menghasilkan suatu sistem informasi administrasi mahasiswa berbasis web menggunakan metode user centered design. Kebutuhan fungsional yang diharapkan adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa dapat mengajukan judul, mendaftar ujian, mengetahui pembimbing dan mendaftar ujian KPPIS,TA dan Skripsi secara online 2. Mahasiswa dapat melakukan adminitrasi surat ijin cuti 3. Mahasiswa dapat melakukan administrasi pendaftaran ujian KPPIS,TA, dan skripsi
Gambar 2: Use case sistem administrasi mahasiswa
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
76
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
Diagram klas sistem informasi administrasi mahasiswa
Salah satu tampilan form tambah dosen
Gambar 5: tampilan form tambah dosen a. Pengujian Sistem
Gambar 3: diagram klas sistem administrasi mahasiswa Tampilan utama sistem informasi administrasi mahasiswa
Gambar 4: tampiln menu utama
Pengujian sistem dilakukan untuk menguji hubungan antara program aplikasi yang dibuat dengan elemen yang lain dalam sistem informasi. Adapun tujuan dari pengujian sistem ini adalah untuk memastikan semua elemen sistem sudah terhubung dengan baik. Pada pengujian sistem ini akan dilihat ketika sistem ini diterapkan pada Sistem Informasi Administrasi Mahasiswa. Pengujian sistem dilakukan dengan wawancara kepada user dengan memberikan beberapa pertanyaan sebagai berikut:
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
77
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
1. Apakah tampilan sudah memenuhi kebutuhan pengguna? 2. Apakah sistem mudah dipahami oleh pengguna? 3. Apakah penempatan menu-menu yang ada sudah memenuhi kebutuhan pengguna? 4. Apakah warna tampilan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna? 5. Apakah fungsi-fungsi menu sudah memenuhi kebutuhan pengguna? 6. Apakah sistem memberikan manfaat bagi pengguna? 7. Apakah sistem memberikan panduan yang baik? Dari beberapa pertanyaan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi administrasi mahasiswa yang dibuat dari tampilan, fungsionalitas menu sudah memenuhi kebutuhan pengguna dan bermanfaat
organisasi akan menggunakan system yang telah diperbaiki tersebut.
Manage Tahap pemeliharaan system dilakukan setelah tahap implementasi. System baru yang berjalan digunakan sesuai dengan keperluan selama masa hidupnya, system secara periodik akan ditinjau. Perubahan dilakukan jika muncul maalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru. Selanjutnya
a. Langkah-langkah pemeliharaan system: 1) Penggunaan sistem Yaitu menggunakan system sesuai dengan fungsi tugasnya masing-masing untuk operasi rutin 2) Audit sistem Malakukan penggunaan dan pemeliharaan formal untuk menentukan seberapa baik system baru dapat memenuhi kriteria kinerja. Dikatakan penelaahan setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seorang auditor internal. 3) Penjagaan Sistem yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin, sehingga system tetap beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran system jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam system. 4) Perbaikan system Malakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi saat tahap pengujian system. 5) Peningkatan system
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
78
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
Melakukan modifikasi terhadap system ketika terdapat potensi peningkatan system setelah system berjalan beberapa waktu.
sebelumnya yaitu pengujian program dan pengujian sistem kemudian dilakukan evaluasi d.
V. PENUTUP 1. Kesimpulan beberapa hal yang dapat disimpulkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Untuk menggali kebutuhan perancangan aplikasi system informasi administrasi mahasiswa di STMIK AUB penulis menggunakan metode UCD, yaitu penulis membuat kuesioner kepada pengguna baik secara tertulis maupun memaparkan rencana tampilan, rancangan, inplementasi maupun pemeliharaan terhadap sistem b.
Sistem informasi administrasi mahasiswa dirancang sesuai dengan metode UCD yaitu dengan menyebarkan kuesioner. Rancangan tersebut meliputi: usecase, diagram klas, diagram aktifitas, diagram sekuensial, ERD, relasi tabel, Struktur tabel, desain form. c. Untuk mengimplementasikan sistem ini perlu pengujian
Sistem Informasi Administrasi mahasiswa ini memberikan informasi tentang Kartu Rencana studi, urusan surat menyurat, pengajuan cuti, pengajuan judul dan ujian KPPIS, pendaftaran wisuda yang bisa diakses mahasiswa secara online.
II. Saran Penulis menyadari pengembangan sistem administrasi mahasiswa ini baru tahap awal, sehingga perlu adanya pengembangan lebih lanjut. Aspek tampilan antarmuka dan konten situs perlu diperhatikan lagi untuk mencapai kepuasan pengguna. VI. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi. Amborowati, Armadyah, S.Kom 2012, Rancangan Sistem Pameran Online Menggunakan Metode User Centered Design (UCD),STMIKAMIKOM YOYAKARTA, Yogyakarta
Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
79
POLITEKNOSAINS VOL. XII NO. 2
September 2013
Hoffer, Jeffrey, A, et all. (2002). Modern Database Management. New Jersey :Pearson Edecation, Inc.
Sistem Informasi Reservasi Tour and Travel pada Skytour menggunakan metode User Centered Design (UCD). Uniersitas Bina Dharma, Palembang
Insap Santosa, P. (1997). Interaksi Manusia dan Komputer : Teori dan Praktek. Yogyakarta : Andi Offset John Cato, 2001, User Centered Web Design, Addison wesley, London, website:www.itminds.com Kadir, Abdul & Terra Ch. Triwahyuni. (2003). Pengenalan Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.
Santoso, Muhammad, 2011, Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Pada Perguruan Global Islamic School, Jakarta Rustyaningsih, 2013, Wawancara, Surakarta [ 10 Februari 2013] http://elib.unikom.ac.id/download. php? id=1338 [ 6 oktober 2011]
Kadir, Abul, 2008, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi, Yogyakarta Karnohartomo IP, Mulyanto, Adi. Ahmad, Munawar, 2012, Implementasi User Centered Design melalui Pembangunan Aplikasi yang Memanfaatkan Animasi Nora, Yunita, S.Kom, Kunang ,Yesi Novaira, S.T,M.Kom, Fatmasari, M.Kom, 2012 , Sistem Informasi Penjualan Online menggunakan Metode User Centered Design, Palembang Okpriyanti, Eka, M. Akbar, Bakti, Muktakim, 2012, Rancang Bangun Sistem Administrasi Mahasiswa
80
