Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2015, pp. 1~6 1
RANCANG BANGUN APLIKASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP NEGERI 1 PELABUHAN RATU 1
2
Yusti Farlina , Elga Wati , Susilawati
3
1
AMIK BSI Sukabumi e-mail:
[email protected] 2
AMIK BSI Bandung e-mail:
[email protected] 3
STMIK Nusa Mandiri Sukabumi e-mail:
[email protected] Abstrak Sekarang ini kemajuan Teknologi Informasi (TI) berkembang begitu cepat, sehingga hampir semua aspek dapat diselesaikan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Salah satunya adalah pemanfaatan kemajuan teknologi informasi khususnya komputer, dimana komputer bisa dimanfaatkan di dalam berbagai kepentingan. Dan salah satunya adalah penggunaan komputer dalam proses pengolahan data. SMP Negeri 1 Pelabuhan Ratu sebagai salah satu lembaga pendidikan yang dalam kegiatannya tidak terlepas dari proses pengolahan data, dimulai dari pengolahan guru, administrasi/keuangan, perpustakaan dan khususnya pengolahan data registrasi siswa baru. Semakin banyak data yang harus diolah maka sistem pengolahan data secara manual sudah tidak lagi efektif karena sering terjadinya kesalahan yang berakibat tidak maksimalnya informasi yang diperlukakan. Seiring dengan semakin canggihnya teknologi informasi, pengolahan data dapat dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi dengan aplikasi berbasis database. Program aplikasi pengolahan data registrasi siswa baru merupakan suatu program yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data penerimaan siswa baru di SMP Negeri 1 Pelabuhan Ratu. Sehingga diharapkan perancangan Program ini dapat memudahkan SMP Negeri 1 Pelabuhan Ratu dalam proses pengolahan data registrasi. Keywords: Rancang Bangun Aplikasi, Penerimaan Siswa Baru
1. Pendahuluan Lingkungan kegiatan penerimaan siswa baru merupakan lingkungan kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh instansi penyelenggara pendidikan di setiap tahunnya, kenyataan dilapangan menyebutkan bahwa beberapa instansi pendidikan kurang siap dalam penyelenggaraan penerimaan siswa baru. Masalah administrasi yang bersifat pengguna berbuntut pada kurang efisiensi dilingkungan kegiatan penerimaan siswa baru. Seiring kemajuan teknologi informasi, nilai penerimaan siswa baru sudah dapat dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi, ini memudahkan instansi pendidikan dan juga para pendaftar (Cahyana, Eko, Hidayatulah, 2013). Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Pelabuhan Ratu sebagai salah satu lembaga pendidikan yang berada di
Pelabuhan Ratu, didalam kegiatannya tidak terlepas dari proses pengolahan data. Baik pengolahan data karyawan, pengolahan data siswa, keuangan, perpustakaan, serta pengolahan data registrasi siswa baru. Di dalam perkembangannya, Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Pelabuhan Ratu mengalami peningkatan jumlah siswa yang masuk dari tahun ke tahun. Hal tersebut mengakibatkan data yang akan diolah semakin banyak dan meningkat terutama untuk pengolahan data registrasi siswa baru. Dengan semakin banyak data yang diolah maka untuk menggunakan sistem manual sangat tidak memungkinkan lagi, sehingga proses pengolahan data registrasi akan lambat dan tidak efisien serta mungkin akan seringkali terjadi banyak kesalahan yang berakibat tidak maksimalnya informasi yang akan didapat (Putri, 2014).
Diterima 21 Januari 2015; Revisi 11 Februari 2015; Disetujui 15 Maret 2015
ISBN: 978-602-61242-3-4
2. Metode Penelitian Untuk memperoleh bahan keterangan sebagai bahan pokok dalam peneleitian ini, maka dilakukan beberapa cara untuk mendapatkan dalam melengkapi tulisan ini, yaitu: a. Pengamatan (Field Research) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara dialog dan konsultasi secara langsung mengenai hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang penulis teliti, dan melakukan observasi dengan cara mengamati secara langsung dan mendatangi sumber data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, sehingga data yang diperoleh betulbetul akurat dan benar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. b. Studi Kepustakaan (Library Research) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara membaca buku-buku atau dokumen-dokumen referensi yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang diteliti, dimaksudkan untuk memperoleh acuan yang sekiranya dapat memperkuat pendapat yang diajukan penulis dalam skripsi ini. A. Pengertian Rancang Bangun Rancang bangun (desain) adalah tahap dari setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang merupakan pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, serta menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem (Jogiyanto, 2010). B. Pengertian Aplikasi Aplikasi adalah suatu program yang dibuat oleh pemakai yang bertujuan untuk melakukan tugas khusus (Kadir, 2003). 3. Pembahasan A. Prosedur Sistem Berjalan Prosedur dari sistem berjalan sebagai berikut: 1. Prosedur Pendaftaran Calon siswa merupakan orang yang akan mendaftar sebagai siswa/siswi di SMP
Negeri 1 Pelabuhan Ratu, wajib mengisi formulir pendaftaran. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi beserta persyaratan seperti surat keterangan lulus dari sekolah, foto copy STTB SD/MI yang dilegalisir, daftar hasil ujian, SKKB, foto copy buku raport SD/MI, foto copy ijazah Diniyah, foto copy akta kelahiran dan sertifikat/piagam untuk diinput petugas dan disimpan di file pendaftaran dan file sekolah. Setelah diproses, lalu petugas memberikan tanda bukti pendaftaran dan kartu peserta seleksi kepada calon siswa/siswi sebagai bukti pendaftaran dan seleksi. 2. Prosedur Seleksi Calon siswa yang mendaftar terlebih dahulu harus melakukan seleksi akademik. Pada saat seleksi, calon siswa menyerahkan kartu peserta seleksi kepada petugas dan langsung diberi lembar jawaban tes. Setelah mengikuti tes, maka calon siswa memberikan lembar jawaban tes yang telah diisi kepada petugas dan petugas langsung menginput data hasil tes. Setelah semua tes dilaksanakan oleh calon siswa/siswi, maka hasil tes akan diumumkan dan petugas menginput data siswa/siswi yang diterima ke file siswa baru. Apabila calon siswa/siswi diterima maka harus melakukan daftar ulang dan petugas memberikan surat pemberitahuan lulus tes kepada siswa/siswi yang telah diterima. 3. Prosedur Daftar Ulang Siswa/siswi yang telah diterima harus melakukan daftar ulang dan membayar uang DSP, biaya pendidikan, seragam dan praktikum kepada tata usaha. Setelah melakukan pembayaran daftar ulang lalu tata usaha menginput data pembayaran daftar ulang dan disimpan ke file pembayaran, file biaya dan diarsipkan untuk kepentingan sekolah. Selain itu, petugas juga membuatkan kuitansi daftar ulang yang diberikan kepada siswa/siswi sebagai bukti pembayaran daftar ulang. 4. Prosedur Pembuatan Laporan Setelah semua proses selesai lalu tata usaha membuat laporan penerimaan pembayaran, laporan penerimaan siswa baru dan membuat laporan pendaftaran untuk diberikan kepada kepala sekolah sebagai evaluasi selama sebulan.
KNiST, 30 Maret 2015 2
ISBN: 978-602-61242-3-4 a.
Diagram Kontek
FP, KPS, LJTD
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Calon Siswa TBP, KPS
Lap_ Pendaftaran,Lap_ Penerimaan_ siswa_baru ,Lap_ Pembayaran
SPLT, kuitansi Kepala Sekolah Pembayaran _ daftar_ ulang
Siswa
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 1 Diagram Konteks b.
Diagram Nol
FP Calon Siswa
TBP, KPS
1.0 Pemdaftaran
Data _pendaftaran
File Pendaftaran Data_ pendaftaran Data_sekolah Data_sekolah
KPS, LJTD
2.0 Seleksi
Data_ siswa_ diterima
File Sekolah
File Siswa Baru
SPLT
Data_ siswa_ diterima Pembayaran_daftar_ulang Siswa
Kuitansi_ daftar_ ulang
3.0 Daftar Ulang
Copy_ kuitansi
Arsip Kuitansi
Data_ pembayaran File pembayaran Data Biaya File Biaya Data_ pembayaran Kepala sekolah
4.0 Lap_pembayaran, lap_pendaftaran, , Pembuatan Laporan lap_penerimaan_siswa_baru
Data_ siswa Data_ pendaftaran
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 2 Diagram Nol
KNiST, 30 Maret 2015 3
ISBN: 978-602-61242-3-4 B. Rancangan Basis Data No_tlp
No_HP Nama_ayah
Agama
Pekerjaan Ayah
Tlahir
Pendidikan_ayah
Tlahir
Nama_ibu
Thn_angkatan
Pekerjaan_ibu
Alamat
Pendidikan_ibu
Nama_calon
Alamat_wali
No_calon
Telp_wali
Jekel Kelas
HP_wali
No_bayar Siswa Baru
Tgl_bayar
1
Uang_daftar
1
Uanag_UDP Uang_praktek Uang_komputer Uang_batik
Pembayaran
ada
1
ada
Uang_LKS
No_daftar Id_biaya
Uang_sekolah
1
Uang_physhotest
1
ada
Pendaftaran
Thn_ajaran
1
ada Biaya_daftar
Uang_awal Biaya_sekolah Total_bayar Tgl_daftar Terbilang Kode_sekolah
1
persyaratan
Biaya
Biaya_UDP Biaya_awal
1
Asal_sekolah
Biaya_batik Sekolah
Alamat_sekolah
Biaya_praktek
Telp_sekolah
Biaya_komputer Biaya_LKS Biaya_physhotes Total_biaya
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 3 Entity Relationship Diagram (ERD)
C. Struktur Tampilan
D. Rancangan Layar
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARI DI SMP NEGERI 1 PELABUHAN RATU
File
Pendaftaran
Laporan
Help
Data Asal Sekolah
Laporan Pendaftaran
Tentang Program
Data Biaya
Laporan Siswa Diterima
Tentang Programmer
Data Siswa Baru
Laporan Pembayaran
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 5 Rancangan Layar Admin
Data Pengguna
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 4 Struk tur Tampilan
KNiST, 30 Maret 2015 4
ISBN: 978-602-61242-3-4
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 6 Rancangan Layar Data Asal Sekolah
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 9 Rancangan Layar Pendaftaran
Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 7 Rancangan Layar Data Biaya Pendidikan
Form
4. Simpulan Dari hasil pemaparan dan riset yang dilakukan, maka dari uraian ini dapat disimpulkan: 1. Dengan pemakaian komputer sebagai pengolah data, maka pengolahan data siswa baru dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat, 2. Komputerisasi sebagai alternatif pemecahan masalah dan dapat membantu menangani pemecahan masalah yang dihadapi sistem lama 3. Dengan komputerisasi proses penyimpanan data lebih rapi dan aman, karena disimpan kedalam file-file di komputer yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali maupun dicetak sesuai kebutuhan.
Referensi Cahyana, Nur Heri., Eko Yuli Prasetyo, Hidayatulah Himawan. (2013). Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web (SMK Negeri 3 Yogyakarta). Telematika Vol. 10 No. 1 Juli 2013:1-8. Departemen Pendidikan Nasional. (2002). Pengkajian 13 Indikator Pendidikan, Jakarta: Badan Penelitian dan Pengembangan Pusat Data dan Informasi Pendidikan. Sumber: hasil perancangan(2015) Gambar 8 Rancangan Layar Form Siswa Baru
Jogiyanto. 2010. Analisis dan Yogyakarta: Andi Offset.
Desain.
KNiST, 30 Maret 2015 5
ISBN: 978-602-61242-3-4 Kadir. Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Putri, Lely Deviana. (2014). Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. IJNS Vol. 3 No. 4 Oktober 2014.
KNiST, 30 Maret 2015 6
