Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Pengeluaran Biaya Dan Pelaporan Anggaran Biaya Karyawan Marketing And Admission Universitas Ciputra Berbasis Blackberry Ivan Sebastian Tjandra Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219
[email protected]
Rinabi Tanamal Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219
[email protected]
ABSTRAK Sebagai departemen promosi dan penerimaan pendaftaran mahasiswa baru, Marketing And Admission (MNA) sering mengirimkan staffnya menjalankan tugas ke daerah target prospektif, baik dalam kota maupun luar kota, bahkan ke luar pulau. Staff yang berjumlah sangat terbatas harus secara maksimal beredar ke calon customer, terutama pada bulan-bulan sibuk, Agustus sampai Oktober. Jeda waktu antar perjalanan dinas bisa sangat pendek, namun setiap staff diwajibkan melaporkan perincian biaya dinasnya maksimal 3 hari setelah kepulangan. Kendala kurangnya waktu pembuatan laporan menyebabkan laporan terlambat, dan berujung pada kurang akuratnya pengaturan anggaran dana departemen. Penelitian ini mengusulkan solusi pengelolaan dan penyusunan laporan penggunaan biaya dinas melalui aplikasi pada gadget yang dimiliki oleh mayoritas staff MNA, Blackberry. Kata Kunci: BlackBerry, Anggaran Belanja, keuangan, pencatatan pengeluaran, laporan anggaran biaya, MNA, Marketing and Admission 1. PENDAHULUAN Departemen
sibuknya seluruh staff departemen MNA, Marketing
And
sehingga
laporan
pertanggungjawaban
Admission (MNA) Universitas Ciputra (UC),
penggunaan biaya dinas, atau Pertanggung-
dalam menjalankan tanggung jawab promosi,
Jawaban Keuangan (PJK), yang seharusnya
kerap mengirimkan staffnya untuk melakukan
sudah diberikan kepada departemen Finance
perjalanan dinas ke berbagai tujuan untuk
maksimal 3 hari setelah perjalanan dinas
mempromosikan UC kepada siswa sekolah,
dilakukan, tidak dapat terpenuhi. Hal itu
khususnya sekolah yang berada di luar kota
disebabkan jeda waktu antar perjalanan dinas
dan di luar pulau.
yang satu dengan yang berikutnya sangat
Pada bulan – bulan tertentu seperti
berdekatan.
Agustus sampai Oktober, frekuensi perjalanan dinas
mencapai
puncaknya.
Sedemikian
Laporan PJK dibuat oleh staff MNA yang
menjadi
ketua
perjalanan
dinas
58 | TIM
tersebut.
Laporan
PJK
sebanyak
jumlah
anggota
mengikuti
perjalanan
harus
dibuat
tim dinas
untuk
menerima
email
tepat
waktu,
yang
mengirim email dengan cepat sehingga client
yang
tidak perlu menunggu balasan yang lama.
bersangkutan.
Fitur push email real time menarik perhatian
Masalah berikutnya yang muncul
bagi
pengusaha
atau
profesional
yang
karena kurang tertibnya laporan PJK adalah
memiliki mobilitas yang tinggi. Blackberry
tidak diketahuinya jumlah anggaran biaya
Messenger
yang tersisa dalam perjalanan dinas tersebut.
menggunakan smartphone ini. Kedua fitur
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas
yang ditawarkan tersebut membuat beberapa
hanya
perusahaan
mengharuskan
perjalanan di sebuah amplop, bersama dengan
karyawan
dari
nota atau bon dan tidak menghitung berapa
menggunakan
sisa anggaran yang tersisa.
mempermudah hubungan komunikasi baik
menaruh
uang
atau
anggaran
Penelitian ini mengusulkan pembuatan
antar
juga
jadi daya pikat
anggota
perusahaan
smartphone
sesama
karyawan
ini
perjalanan
dinas
2.2. Anggaran
pembuatan
laporan
PJK,
yang
mampu
Anggaran
untuk
maupun
karyawan dengan client perusahaan.
pendukung
atau
tersebut
solusi berupa aplikasi pencatatan anggaran sebagai
orang
merefleksikan
juga
rencana-
membantu staff MNA menepati batas waktu
rencana perusahaan yang dijadikan sebagai
pelaporan. Aplikasi bantu ini akan dirancang
pedoman
pelaksanaan
operasional.
untuk berjalan pada Blackberry, gadget yang
Pengelolaan
anggaran
yang
baik
akan
dimiliki oleh mayoritas staff MNA.
mendukung
kegiatan
operasional
dan
2. LANDASAN TEORI
pemanfaatan sumber daya menjadi optimal.
2.1. Blackberry
Menurut kamus besar bahasa indonesia,
Blackberry adalah sebuah smartphone
anggaran memiliki 4 arti, yaitu: perkiraan,
yang diproduksi dan diperkenalkan pada
perhitungan, taksiran mengenai penerimaan
tahun 1999 oleh perusahaan RIM (Research
dan pengeluaran kas yang diharapkan untuk
in Motion). Fitur – fitur yang dimiliki oleh
periode yang akan datang, dan rencana
smartphone digunakan
yang
dapat
penjatahan sumber daya yang dinyatakan
memaksimalkan
dalam
dengan angka.
adalah untuk
fitur
bekerja, seperti push email secara real time. Push email secara real time sangat penting
2.3. SQLite SQLite merupakan sebuah library
59 | TIM
database
yang
bersifat
mandiri,
tidak
menggunakan server, dan tidak memerlukan pengaturan.
Sifat
mengartikan
mandiri
bahwa
dari SQLite
perjalanan dinas. Akun admin ini cocok diberikan kepada manager MNA.
SQLite ini
membutuhkan hanya sedikit dukungan dari library eksternal atau dari sistem operasi. Selain itu, tidak menggunakan server berarti SQLite dapat melakukan perintah write dan read langsung ke file database tanpa perlu melalui penengah proses server. Serta tidak memerlukan pengaturan yang berarti bahwa SQLite ini tidak perlu melakukan instalasi terlebih dahulu.
Gambar 1. Use Case Diagram Admin
3.1.2. Use Case untuk Ketua Event
3. PERANCANGAN SISTEM
Ketua
3.1. Diagram Use Case
event
adalah
koordinator
perjalanan dinas, dan penanggung jawab
Fungsi yang ditawarkan oleh aplikasi
anggaran. Fitur yang dapat digunakan oleh
kepada pengguna digambarkan sebagai use
user ini ditunjukkan dalam Gambar 2,
case, yang dikelompokkan berdasarkan jenis
diagram use case.
pengguna: admin dan ketua event perjalanan dinas. 3.1.1. Use Case untuk Admin Fungsi yang bisa dilakukan oleh admin dalam sistem ini ditunjukkan oleh Gambar 1. Admin memiliki fitur login dan logout,
create budget dan create pos.
Semua fitur administratif diimplementasikan pada sisi server, berbasis web. Melalui fiturfitur ini, admin dapat membuat anggaran biaya tahunan baru dan menetapkan jumlah anggaran biaya pada masing-masing pos yang akhirnya
akan
digunakan
dalam
setiap
Gambar 2. Use case diagram Ketua Event
User dapat membuat sebuah event baru, yang berisi tanggal, kota, jenis pos yang
60 | TIM
akan dipakai serta jumlah anggaran biaya
menghapus pengeluaran tersebut. Setelah
untuk perjalanan dinas. User juga diharuskan
semuanya telah dicatat, user dapat meminta
untuk memilih anggota staff siapa saja yang
aplikasi untuk membuat sebuah laporan PJK
akan ikut serta dalam perjalanan dinas
yang siap di print.
tersebut. Setelah semuanya telah diisi, user
3.2. Diagram Database
sudah dapat mulai menggunakan aplikasi ini
Hubungan
antar
entitas
dalam
untuk mencatat setiap pengeluaran yang
database ditunjukkan oleh diagram (entity
dilakukan. Jika ada kesalahan pada input
relationship diagram, ERD) pada Gambar 3.
pengeluaran, user dapat mengubah bahkan
Entitas dalam diagram dapat dikelompokkan
Gambar 3. Entity Relationship Diagram 61 | TIM
menjadi tiga bagian: budgeting, user account,
adalah proses duplikasi data ke database
dan lookup data. Budgeting terdiri dari tabel
server ini.
penyimpan data anggaran dan pencatatan
Pengelolaan data di sisi server akan
pengeluarannya, seperti budget, pos, event,
menggunakan MySQL database engine,
expense, jenis_expense. User account terdiri
sedangkan di sisi aplikasi client akan
dari table penyimpan data pengguna aplikasi
didukung oleh SQLite.
ini (staff MNA), seperti user, role, member,
4.2. Pengujian Fungsionalitas
dan lainnya. Sedangkan lookup data terdiri
4.2.1. Use case login
dari tabel yang menyimpan data rujukan seperti nama kota dan sejenisnya. Tabel budget merupakan tabel yang diisi terlebih dahulu dan menjadi kunci untuk merujuk data lain pada database.
Gambar 4. Layar login
4. PENERAPAN DAN PENGUJIAN
Fungsi login adalah fungsi awal
4.1. Lingkungan Penerapan
dalam penggunaan aplikasi di sisi client.
Aplikasi yang dibuat pada penelitian
Tampilan dari halaman login ditunjukkan
ini akan terdiri dari dua bagian, client dan
oleh Gambar 4, diuji dengan menggunakan
server.
skenario pengujian yang ditunjukkan oleh Bagian client akan ditulis dengan
bahasa
Java
Micro
Edition,
kemudian
dipasang pada Blackberry Bold 9780 dengan
Tabel 1. Tabel 1. Skenario pengujian fungsi login Fitur #
1
Nama Fitur
Login
spesifikasi Blackberry OS versi 6.0.666 dan
Tujuan
Mengotentikasi akun pengguna
memiliki kartu memori 2GB. Gadget ini juga
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
dilengkapi
Step
Expected Result
Met Expectations
1) user memasukkan username dan password sesuai data yang ada dan yang telah dimasukkan ke dalam database
User berhasil melakukan login dan melanjutkan ke layar berikutnya.
“Success”: user berhasil melakukan login dan melanjutkan ke halaman berikutnya
modul
Wi-Fi
yang
dapat
digunakan untuk sinkronisasi (sync) dengan lebih mudah. Bagian server, yang berfokus pada perekaman dan pengelolaan data, akan ditulis dengan script PHP, kemudian dipasang pada web server yang memiliki dukungan terhadap PHP. Sinkronisasi yang di-trigger dari client
“Failed”: user ditahan pada layar login.
2) user menekan tombol login
62 | TIM
4.2.2. Use case create new event Setiap
perjalanan
dinas
akan
dikaitkan dengan suatu event, dan dengan fungsi create event inilah event baru dibuat. Gambar 6. Layar choose member
Tampilan
layar
choose
member
ditunjukkan oleh Gambar 6, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 3. Gambar 5. Layar create new event
Tampilan layar untuk membuat event ditunjukkan oleh Gambar 5, dan diuji dengan skenario pengujian pada Tabel 2. Tabel 2. Skenario pengujian create new event Fitur #
2
Nama Fitur
Create New Event
Tujuan
Membuat Event Baru
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
Step
Expected Result
Met Expectations
1) memasukkan nama event, memilih memasukkan kateogori wilayah, memasukkan jumlah anggaran untuk event tersebut
User berhasil membuat event baru yang akan disimpan di database
“Success”: user berhasil membuat event baru yang akan dimasukkan ke database, user melanjutkan ke halaman berikutnya. “Failed”: user tidak berhasil membuat dan memasukkan event baru di dalam database, user tidak dapat melanjutkkan ke halaman berikutnya.
Tabel 3. Skenario pengujian choose member Fitur #
3
Nama Fitur
Create Member Join Event
Tujuan
Mengdaftarkan nama anggota perjalanan dinas
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
Step
Expected Result Met Expectations
1) user memilih dengan cara mencentang nama member yang ikut dalam perjalanan dinas.
User berhasil mendaftarkan anggota, dan namanya tersimpan di database
2) user menekan tombol next, mengisi tanggal mulai dan akhir, lalu menekan tombol next
“Success”: user berhasil memasukkan data member siapa saja yang ikut, info tanggal dimulai serta berakhir event tersebut ke dalam database. “Failed”: user tidak berhasil membuat dan memasukkan data member ke dalam sistem.
4.2.4. Use case create new expense Fungsi ini digunakan untuk mencatat data pengeluaran atau pemakaian anggaran
4.2.3. Use case choose member
dana.
Fungsi choose member digunakan untuk mendaftarkan nama tim perjalanan dinas.
63 | TIM
Tampilan
layar
edit
expense
ditunjukkan oleh Gambar 8, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 5. Tabel 5. Skenario pengujian edit expense Fitur #
5
Gambar 7. Layar create new expense
Nama Fitur
Edit Expense
Tampilan layar create new expense
Tujuan
Merubah dibuat
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
Step
Expected Result
Met Expectations
1) user memilih pengeluaran yang akan dirubah pada daftar pengeluaran
User berhasil melakukan perubahan pada pengeluaran yang telah dibuat sebelumnya
“Success”: user berhasil melakukan perubahan data baik di halaman list pengeluaran maupun di database
ditunjukkan oleh Gambar 7, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 4. Tabel 4. Skenario pengujian create new expense Fitur #
4
Nama Fitur
Create New Expense
Tujuan
Membuat Pengeluaran Baru
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
Step
Expected Result
Met Expectations
1) memilih menu option add new expense di halaman list expense 2) memasukkan nama acara, jumlah pengeluaran, jenis pengeluaran dan tanggal pengeluaran
User berhasil membuat pengeluaran baru dan data tersebut tersimpan dalam database.
“Success”: user berhasil membuat pengeluaran baru dan disimpan dalam database
3) user menekan tombol add
“Failed”: user tidak berhasil membuat pengeluaran baru dan data tidak tersimpan dalam database.
2) user menekan tombol menu Blackberry dan memilih update
yang
telah
“Failed”: user tidak berhasil melakukan perubahan data baik di halaman list pengeluaran maupun di database
3) user merubah data yang sudah tersimpan di database lalu menekan tombol update
4.2.6. Use case delete expense Fungsi
4.2.5. Use case edit expense Fungsi
Pengeluaran
ini
digunakan
mengubah catatan pengeluaran.
untuk
menghapus
ini catatan
digunakan
untuk
pengeluaran
atau
pemanfaatan anggaran.
Gambar 9. Layar delete expense Gambar 8. Layar edit expense
Tampilan
layar
delete
expense
64 | TIM
ditunjukkan oleh Gambar 9, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 6. Tabel 6. Skenario pengujian delete expense
Fitur #
7
Nama Fitur
Settle
Tujuan
Membuat PJK berupa file PDF
6
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
Fitur # Nama Fitur
Delete Expense
Step
Met Expectations
Tujuan
Menghapus pengeluaran yang telah dibuat
Expected Result
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
1) user mengarahkan fokus ke arah tab settle
Step
Expected Result
Met Expectations
User berhasil membuat sebuah file pdf yang siap untuk di-print
“Success”: user berhasil membuat sebuah file PJK dalam bentuk pdf yang dikirimkan di alamat email yang telah diisi
1) user memilih pengeluaran yang akan diubah pada daftar pengeluaran. 2) User menekan tombol menu Blackberry dan memilih delete.
User berhasil menghapus data, data hilang dari daftar di layar maupun dari database.
“Success”: user berhasil melakukan penghapusan catatan pengeluaran, baik di daftar tampilan maupun database.
2) user memasukkan alamat email
“Failed”: user tidak berhasil membuat sebuah file PJK dalam bentuk pdf yang dikirimkan di alamat email yang telah diisi
3) user menekan tombol settle
“Failed”: user gagal menghapus data catatan.
4.2.8. User case sync Fungsi
4.2.7. Use case settle Fungsi memberitahu
ini aplikasi
ini
bermanfaat
untuk
menduplikasi data pencatatan dari lokal client digunakan bahwa
untuk
ke sisi server.
pencatatan
pengeluaran untuk event atau perjalanan dinas tertentu sudah selesai dan siap untuk dijadikan laporan PJK. Gambar 11. Layar sync
Tampilan layar sync ditunjukkan oleh Gambar
11,
sedangkan
skenario
pengujiannya ada pada Tabel 8. Gambar 10. Layar settle
oleh
Tabel 8. Skenario pengujian sync
Tampilan layar settle ditunjukkan
Fitur #
8
Gambar
Nama Fitur
Sync
Tujuan
Melakukan Backup untuk mencegah kehilangan data
Peran Pengguna
Ketua Perjalanan Dinas
10,
sedangkan
skenario
pengujiannya ada pada Tabel 7. Tabel 7. Skenario pengujian settle
65 | TIM
Step
Expected Result
Met Expectations
1) User menekan tombol menu Blackberry
User berhasil melakukan sinkronisasi antara data yang ada di SQLite dengan data yang ada di MySQL
“Success”: user berhasil melakukan sinkronisasi
2) user memilih dan menekan menu item Sync
Sistem kerja aplikasi
1
“Failed”: user tidak berhasil melakukan sinkronisasi
3) user menekan tombol sync
4.3. Pengujian Kepuasan Pengguna Pengujian penggunaan aplikasi dalam
2
3
kasus nyata dilakukan secara langsung terhadap
departemen
MNA.
Aplikasi
dipasang di gadget staff dan digunakan sebagai pendukung aktivitas perjalanan dinas. Hasil
pengujian
yang
diinginkan
adalah penilaian dari pengguna, empat orang staff
MNA.
yang
ditangkap
melalui
wawancara setelah mereka memanfaatkan aplikasi ini dalam perjalanan dinasnya. Hasil wawancara dirangkum dalam Tabel 9. Tabel 9. Rangkuman hasil wawancara Jenis Aspek
No Jawaban
Ketua Perjalanan Dinas MNA: Sangat memudahkan, karena tidak terlalu banyak prosedur yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi ini dalam membuat hasil akhir yaitu PJK. Administrator MNA: Cukup mudah dan efisien , waktu yang diperlukan sangat singkat . Sekertaris MNA : Pencatatan pengeluaran sangat mudah dilakukan karena semua yang dibutuhkan dan apa yang ada di dalam program tersebut sangat tepat. Kepala MNA: Sangat bagus dan sesuai dengan yang diminta, PJK sesuai dengan format yang telah ditetapkan. Ketua Perjalanan Dinas departemen MNA: Untuk membuat perjalanan dinas, sangat sesuai karena hanya menentukan kota yang akan dituju , anggota yang berpartisipasi dan periode dari perjalanan dinas tersebut. Administrator MNA: Sangat cepat dalam membuat sebuah perjalanan dinas Sekretaris MNA : Semuanya sangat tepat untuk membuat sebuah perjalanan dinas. Kepala MNA: Efisien dan efektif terutama dalam memasukkan sebuah perjalanan dinas, seperti diharuskan untuk mengisi data yang tepat untuk membuat perjalanan dinas tersebut. Ketua Perjalanan Dinas MNA: Sangat tepat dan memudahlan karena apa yang harus diisi sangat sedikit dan jelas. Administrator MNA: Data yang harus diisi memang sesuai dengan apa yang harus ada di PJK. Sekretaris MNA: Efisien dan efektif dalam memasukkan pengeluaran, terlebih dapat diubah ketika ada pemasukan data yang salah. Kepala MNA: Sesuai dengan apa yang diminta sebelumnya.
66 | TIM
4
Ketua Perjalanan Dinas MNA: Sangat sesuai dengan format yang diminta. Administrator MNA: Sesuai dengan format yang diharuskan. Sekretaris MNA: Format PJK yang dihasilkan sangat baik, terlebih lagi dokumen tersebut siap untuk di-print. Kepala MNA: Sangat bagus dan sesuai.
penggunaan anggaran dan pembuatan laporan PJK khusus untuk perjalanan dinas dalam departemen MNA UC. Beberapa saran pengembangan agar aplikasi ini semakin bermanfaat, antara lain: 1) Penambahan fitur penamaan dokumen PJK yang akan dikirim.
5. KESIMPULAN DAN SARAN Dari
pengujian
yang
2) Pengaturan format angka nominal uang, dilakukan,
disimpulkan bahwa aplikasi ini mampu menjadi
solusi
masalah
pencatatan
seperti tanda titik pada kelipatan ribuan. 3) Aplikasi dikembangkan untuk platform selain Blackberry.
6. DAFTAR PUSTAKA Rudianto. 2009. Anggaran Dan Fungsi Manajemen. Akuntansi Manajemen. Jakarta: Grasindo. Munandar. 2007. Budgeting: Perencanaan kerja, pengkoordinasian kerja, pengawasan kerja. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2007.
67 | TIM
