R e g i s t r a t i e k a m e r
..'s-Gravenhage, 14 juni 2001 . Ons kenmerk z2001-0054 . Onderwerp Rouwkrant en privacybescherming
In het kader van het onderzoek van de Registratiekamer naar De Rouwkrant bericht ik u het volgende. De klacht Tot de Registratiekamer wendde zich bij brief A namens B uit plaats X met een klacht tegen de Rouwkrant. De klacht betrof samengevat het feit dat zonder toestemming van B of een andere belanghebbende gegevens van de overleden echtgenoot van B op de website van de Rouwkrant werden gepubliceerd. B beschouwt deze handelwijze van De Rouwkrant als een ernstige inbreuk op haar privacy. Verloop van het onderzoek Naar aanleiding van de klacht van B heeft de Registratiekamer besloten een onderzoek in te stellen. Bij brief heeft de Registratiekamer De Rouwkrant in dat kader een aantal vragen gesteld. De Rouwkrant heeft daarop geantwoord bij brief. A heeft vervolgens namens B daarop gereageerd bij brief
Prins Clauslaan 20 Uw brief
Postbus 93374
Bijlagen
2509 AJ 's-Gravenhage
Contactpersoon
Tel. 070-3811300
Doorkiesnummer
Fax 070-3811301
Datum
Ons k enmerk Blad
14 juni 2001 z2001-0054 2
Feiten Uit het onderzoek is het volgende gebleken. De Rouwkrant vermeldt op haar website in het zgn. Rouwregister de volgende gegevens van overledenen: achternaam (inclusief meisjesnaam), met voorletters, datum van overlijden, en voor zover bekend ook de geboortedatum, geboorteplaats, en woonplaats. De gegevens zijn afkomstig uit rouwadvertenties in bepaalde dagbladen. Het register is bedoeld om iedereen informatie te geven over het overlijden van al dan niet bekende personen. De bezoeker van de site kan op de genoemde categorieën van gegevens een selectie maken, waardoor eenvoudig te vinden is wie bijvoorbeeld in een bepaalde woonplaats wanneer is overleden. De genoemde set gegevens wordt zonder toestemming van belanghebbenden gedurende maximaal 4 weken op de website geplaatst. Dit wordt volgens De Rouwkrant gedaan om de nabestaanden kennis te laten maken met het Rouwregister. In het onderhavige geval benaderde De Rouwkrant vervolgens op eigen initiatief de nabestaanden, bestaande uit eerste generatie familie van de overledene en bood zij hen aan de gegevens van het overleden familielid met eventuele aanvullingen ("herinneringspagina's") tegen vergoeding op de website van De Rouwkrant te plaatsen. Voor de adressering van deze mailing baseerde De Rouwkrant zich op de overlijdensadvertentie, waarin het correspondentieadres van de nabestaanden is genoemd. De Rouwkrant heeft aangegeven dat in het kader van een dergelijke mailing de gegevens van de nabestaanden niet werden opgeslagen. Het correspondentie-adres zou slechts eenmalig en handmatig zijn overgenomen op een envelop. Een nabestaande kon naar aanleiding van de mailing ingaan op het aanbod en de opdracht tot een publicatie verlenen door gebruikmaking van het formulier ‘inschrijving rouwregister’. In dat geval vulde de opdrachtgever/nabestaande op dit formulier onder meer zijn eigen adres en woonplaats, en die van de overledene in, en stuurde men deze gegevens terug naar De Rouwkrant. In casu heeft zonder opdracht van de nabestaanden, een vermelding in het Rouwregister plaatsgevonden inzake A gedurende vier weken.
Datum
Ons k enmerk Blad
14 juni 2001 z2001-0054 3
Beoordeling: Wet persoonsregistraties In de eerste plaats dient beoordeeld te worden of op de werkwijze van De Rouwkrant de Wet persoonsregistraties (Wpr) van toepassing is. Artikel 1 Wpr omschrijft "persoonsgegeven" als een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon. Blijkens de wetsgeschiedenis is de Wpr niet van toepassing op overledenen. De rouwadvertenties met de daarin vermelde correspondentie-adressen vormen voor u de sleutel tot de nabestaanden en u gebruikt deze dan ook om de brieven te kunnen adresseren. De namen en adressen van de nabestaanden vormen zonder meer persoonsgegevens. Voor de toepasselijkheid van de wet is echter meer vereist. Ingevolge artikel 1 Wpr is deze wet van toepassing op persoonsregistraties. Een persoonsregistratie is een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd. Hieruit volgt dat het moet gaan om een geautomatiseerd gevoerde registratie, of een handmatige die aan laatstgenoemd criterium voldoet dan wel een combinatie van beide. Het element 'met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd' betreft de systematische toegankelijkheid. Dit element speelt een belangrijke rol bij handmatig gevoerde gegevensverzamelingen. Het gaat daarbij vooral om de vraag of een gegevensverzameling een duidelijke, vooraf bepaalde structuur bezit. Ten aanzien van de gegevens die door De Rouwkrant worden gebruikt voor de mailing en waarvan geen formulier is terugontvangen, merkt de Registratiekamer het volgende op. Uitgaande van de omstandigheid dat de gegevens van de nabestaanden inderdaad handmatig op de enveloppen worden gezet en verder niet bewaard, is niet aannemelijk dat wordt voldaan aan het vereiste van systematische toegankelijkheid. Dat wil zeggen dat de Registratiekamer er in het kader van dit onderzoek vanuit moet gaan, dat uw handelwijze niet valt onder het bereik van de Wet persoonsregistraties. Mocht er echter op een bepaald moment wel sprake zijn van een persoonsregistratie van nabestaanden,
Datum
Ons k enmerk Blad
14 juni 2001 z2001-0054 4
dan is de Wpr onverkort van toepassing. Met het oog hierop brengt de Registratiekamer het volgende onder uw aandacht. Artikel 4 lid 1 Wpr geeft weer dat een persoonsregistratie slechts wordt aangelegd voor een bepaald doel waartoe het belang van de houder redelijkerwijs aanleiding geeft. Dit doel mag niet in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden, en moet bij de aanleg van de registratie vast staan. Het begrip redelijkerwijze veronderstelt een afweging van belangen. In dit geval speelt een rol dat de nabestaanden middels het plaatsen van een advertentie in de kranten zelf de publiciteit hebben gezocht. Daarbij zal hen echter niet voor ogen hebben gestaan, dat de gegevens van de overledene vervolgens via internet beschikbaar zouden komen en evenmin dat zij naar aanleiding daarvan zouden worden benaderd met een mailing. Hiermee behoefden zij ook geenszins rekening te houden. Deze aspecten dient u in uw afweging te betrekken. Voorts wijst de Registratiekamer u op artikel 4 lid 2 Wpr. Hierin wordt omschreven dat het doel niet in strijd mag zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden. Blijkens haar uitspraak van 20 februari 2001, DM 01.0034, acht de Reclame Code Commissie uw handelwijze in strijd met de goede smaak en fatsoen. Dit wordt enerzijds gebaseerd op het feit dat u binnen twee weken na het overlijden een mailing aan de nabestaanden doet toekomen, en anderzijds op het feit dat u ongevraagd de betreffende gegevens van de overledenen in het rouwregister plaatst. Mede gelet op deze uitspraak is het niet onaannemelijk dat het voeren van een persoonsregistratie op de hiervoor omschreven wijze ook strijd met de goede zeden als bedoeld in artikel 4 lid 2 Wpr zou kunnen opleveren. Andere werkwijze De Registratiekamer geeft u tegen de achtergrond van het voorgaande de volgende werkwijze in overweging. Wilt u in de toekomst de nabestaanden uw diensten aanbieden, dan verdient het de voorkeur hen daarop niet door middel van een mailing, maar door tussenkomst van begrafenisondernemers te attenderen. Daardoor worden de nabestaanden niet geconfronteerd met een brief naar aanleiding van een rouwadvertentie, maar komt uw aanbod hen onder ogen nadat zijzelf voor een
Datum
Ons k enmerk Blad
14 juni 2001 z2001-0054 5
begrafenisondernemer hebben gekozen en op dat moment voor de keuze staan welke wijze van publicatie hen passend lijkt. Zodra iemand overlijdt komen de nabestaanden immers doorgaans in contact met een begrafenisondernemer. Op grond van bijvoorbeeld een brochure met een demo-versie van De Rouwkrant kunnen de nabestaanden dan beoordelen of uw aanbod voor hen interessant zou kunnen zijn. Tenslotte wijst de Registratiekamer u op het volgende. Als u een registratie van nabestaanden houdt - en daarvan zal in ieder geval sprake zijn met betrekking tot degenen die door middel van het formulier zijn ingegaan op het aanbod van De Rouwkrant - hierop vanaf 1 september 2001 de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is. Dit betekent dat u deze verwerking dan moet aanmelden bij het nieuwe College bescherming persoonsgegevens, de opvolger van de Registratiekamer, tenzij hiervoor een vrijstelling geldt. Raadpleeg hiervoor de website van de Registratiekamer: www.Registratiekamer.nl., en vanaf 1 september www.CBPweb.nl. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Een afschrift van deze brief is gezonden aan A. Hoogachtend,
P.J. Hustinx voorzitter
