Průvodce ERP pro efektivní řízení

Průvodce ERP pro efektivní řízení

Obsah 1. Shrnutí

3

2. Nejlepší společnosti se neustále snaží zvyšovat výkony

2

4

3. Jak ERP zvyšuje výkonnost

5

4. Výsledky

8

5. Závěr

9

Sage ERP X3 I Efektivní řízení

1. Shrnutí Snaha o neustálé zvyšování efektivity podnikání je dlouhodobým úkolem každé společnosti, která se chce dostat na vrchol. Firmy, které úspěšně zvyšují své výkony a snižují provozní náklady současně zvyšují efektivitu a ziskovost svých činností. Navíc také získávají dostatek času pro strategické plánování. Zatímco mnoho firem používá specializované aplikace nebo ruční postupy řízení společnosti, nejlepší firmy plně využívají technologii ERP.

Tato bílá kniha popisuje, jak může technologie ERP zvýšit efektivitu: • Standardizací a automatizací obchodních procesů - jak místně tak celosvětově Sage ERP v různých zemích, což vede k jejich zrychlení. • Nabídkou plně integrovaných obchodně řídících aplikací, které sdílejí jeden soubor dat; internetovým propojením, které umožňuje spolupráci a přístup k informacím napříč všemi pracovišti, stejně tak i zákazníkům, partnerům a dodavatelům jako vzdáleným uživatelům. • Prováděním flexibilního a nastavitelného zpravodajství a zlepšení informovanosti, kvality analýz a hloubky pohledu.

3


2. N ejlepší společnosti se neustále snaží zvyšovat výkony Společnosti, které chtějí být “nejlepší ve své třídě” se neustále snaží hledat cesty ke zvýšení své provozní efektivity. S efektivnějším provozem přicházejí možnosti snižování provozních nákladů při současném zvyšování zisků. Jsou také schopné využívat vlastní zdroje pro snížení časové náročnosti každodenních úkolů a rutinní administrativy a zbývá jim více času a prostoru pro strategické rozhodování a plánování.

to i časově. Zaměstnanci vkládají stejné informace několikrát do různých systémů nebo z více databází čerpají při tvorbě zpravodajství a analýze obchodních informací pro klíčová a strategická rozhodnutí.

Pro dosažení vyšší efektivity využívají “nejlepší společnosti ve své třídě” softwarová řešení plánování podnikových zdrojů (ERP). Podle průzkumu Skupiny Aberdeen, 70% “nejlepších společností ve své třídě” zavedlo standardizované řešení ERP(1) Naproti tomu, průměrné nebo zaostávající společnosti využívají spíše samostatné aplikace pro řízení firmy, jako je účetnictví a finance, vztahy se zákazníky nebo mzdy, skladové hospodářství, výroba a distribuce a pro účely provozního a výrobního plánování používají tabulkové procesory. Používání samostatných aplikací činí takovou práci i snahu využít informace ve správné podobě a v pravý čas napříč celou organizací pro zaměstnance náročnější, a

“ERP ve středních firmách 2009: Řešení komplikací v distribuovaném prostředí,” od Cindy Jutras, Aberdeen Group, srpen 2009 (1)

4


3. Jak ERP zvyšuje výkonnost Řešení ERP zvyšuje výkonnost automatizací obchodních procesů, využíváním integrovaných aplikací, které sdílejí informace okamžitě dostupné každému zaměstnanci a poskytováním obchodního zpravodajství pro analýzy a zlepšení rozhodování a plánování.

Standardizace procesů zrychluje práci Standardizace procesů zrychluje práci

Moduly ERP dostupné pro automatizaci procesů: • Účetnictví a finance • Mzdy • Lidské zdroje • Prodej • Řízení vztahů se zákazníky • Nákup • Skladové hospodářství • Výroba • Distribuce

Ruční zpracování může být otravné a zdlouhavé a zaměstnanci mohou snadno ztratit vitalitu nebo mohou dělat špatný dojem na zákazníky. To je důvod, proč podle průzkumu Skupiny Aberdeen většina “nejlepších společností ve své třídě” (54%) hledá řešení ERP, aby standardizovala a zrychlila obchodní procesy.(2) Řešení ERP standardizují a zrychlují procesy díky automatizaci, která zaručuje, že procesy budou provedeny efektivně a správně. Upozornění varují řídící pracovníky před neočekávanými událostmi, takže na ně mohou reagovat okamžitě.

“ERP ve středních firmách 2009: Řešení komplikací v distribuovaném prostředí,” od Cindy Jutras, Aberdeen Group, srpen 2009

(2)

5


6

Nastavitelnost podporuje jedinečnost přístupu k podnikání každé společnosti

Automatizované procesy zahrnují více provozoven, globální nebo rozšířené operace

Přesto, že nabízejí standardizované procesy, poskytují řešení ERP flexibilitu v podpoře jedinečnosti postupů, které firmy a jejich zaměstnanci používají. Oddělení IT mohou snadno procesy zavést a přizpůsobit je podle potřeb pracovních toků. Koneční uživatelé si mohou lehce nastavit uživatelská rozhraní, například definicí polí, přidáním tlačítek nebo odebráním polí, které nepoužívají a tím zvýšit svou osobní efektivitu. Některá řešení ERP umožňují společnostem nákup pouze těch modulů, které potřebují a později přidat moduly, jejichž potřeba vzniká společně s tím, jak firma roste. Sady pro vývoj softwaru (SDK) jsou běžně k dispozici spolu se sítěmi systémových integrací, je-li požadována zvýšená míra nastavitelnosti. V případě upgradu na vyšší verzi se veškeré úpravy automaticky přenesou do vyšší verze, čímž se ušetří čas při opětovné konfiguraci systému.

Mnoho společností podniká na více místech, dělí se na více divizí nebo ovládá dceřiné firmy, má kanceláře po celém světě nebo spolupracuje s širokým obchodním řetězcem, který zahrnuje zákazníky, partnery a dodavatele. Moderní řešení ERP nejenže zjednodušují procesy a zlepšují spolupráci v jedné firmě umístěné v jedné lokalitě, ale to samé dokáží i pro organizace, které mají více provozoven ve více lokalitách, ve více zemích a své aktivity provádějí prostřednictvím rozvětvené sítě obchodního řetězce.


Moderní řešení ERP umožňuje společnostem upravit průběh procesů tak, aby odpovídaly jejich vlastním požadavkům pro více firem, míst nebo zemí a zároveň usnadnit sjednocení a sdílení informací potřebných pro provádění operací ve více provozovnách nebo zemích. Dostupná řešení ERP podporují více jazyků, měn, firem, provozoven a legislativ a umožňují používat odloučeným pracovištím vlastní pravidla a zároveň sdílet všechny společné procesy a informace. Použitím takového řešení ERP mohou společnosti snadno a automaticky provádět transakce napříč dvěma i více firmami, snižovat náklady, vyvarovat se chyb a zrychlit zpracování operací. Řešení ERP mohou také zpracovávat informace z dalších firem nebo zahraničních lokalit a tím umožnit řízení více společností současně a vytvářet ucelené obchodní zpravodajství z různých podnikatelských subjektů.

Integrace aplikací zlepšuje přehled Když organizace používají samostatné aplikace, jsou uživatelé často nuceni vkládat stejné údaje do více systémů nebo zadávat data opětovně a pracovat s několika různými systémy zároveň. Například když obchodní zástupce získá zakázku, zaměstnanci v jiných odděleních musí objednávku zadat do systému prodeje, do další databáze objednávek, do programu pro skladové hospodářství a do účetnictví. Řídící pracovníci jsou nuceni čerpat informace z různých systémů a zadávat je do tabulkových procesorů z důvodu analýz a přijímání rozhodnutí.

Průvodce ERP pro efektivní řízení Řešení ERP ukládá data ze všech modulů do jednoho úložiště. Informace jsou zadávány jednou a okamžitě zpřístupněny pro všechny části firmy, které je potřebují. Tento způsob předchází vícenásobnému vkládání dat, zvyšuje jejich přesnost a pomáhá zaměstnancům v rychlejším plnění požadavků zákazníků. Systém například automaticky změní na základě objednávky od zákazníka stavy skladových zásob, zadá výrobu a zavede objednávku do účetnictví, zatímco zaměstnanci mohou jen sledovat její stav nebo skladové zásoby aniž by museli složitě shromažďovat informace z několika oddělení.

7


Ve chvíli, kdy jsou informace zadané, a to i z více míst nebo v důsledku provedení několika různých operací (v různých jazycích nebo měnách), systém zpracuje data, takže informace mohou být použity okamžitě a přímo. Systémy ERP mohou také pracovat s elektronickými dokumenty, jako jsou objednávky prodeje a faktury přijaté i vydané, účty za práci, nákup, přímé mzdové náklady a elektronické formuláře. Uživatelé elektronickým zpracováním dokumentů ušetří čas a peníze a vyhnou se i leckdy složitému hledání papírových dokladů. Elektronické skladování dokumentů rovněž snižuje riziko ztráty nebo poškození důležitých tištěných zápisů, včetně denních výkazů, seznamů, periodických zpráv a všech standardních hlášení. Politika bezpečnosti dat založená na bázi pozic zaměstnanců povoluje každému přístup pouze k těm informacím, které potřebuje ke své práci. Kontrola postupů umožňuje organizaci snadno dohledat jakékoliv změny v systému tak, aby bylo zaručeno, že veškeré změny budou provádět výhradně osoby tím pověřené.

Zpravodajství a analýzy zlepšují přehled

Flexibilní technologie zvyšuje efektivitu IT

Řídící pracovníci neradi požadují podklady pro analýzy z několika různých zdrojů, které musí složitě importovat do tabulkového procesoru. Řešení ERP již uživatelům umožňuje analyzovat data uložená na jednom místě a v jednom formátu pomocí zpravodajských nástrojů nebo běžných dotazů. Na rozdíl od starších systémů ERP, které poskytovaly “pevné” zpravodajství v intervalech díky dávkovým procesům, moderní řešení ERP poskytují pružná zpravodajství, která zpracovávají data v reálném čase, čímž zvyšují míru přesnosti a efektivitu rozhodovacích procesů.

Dnešní systémy ERP přinášejí IT firmám flexibilitu potřebnou pro upravení prostředí podle požadavků uživatelů. Řešení ERP, která jsou provozována na bázi standardní architektury, mohou podporovat více databází, operačních systémů a hardwarových platforem. Taková architektura umožňuje IT firmám zrychlit, zefektivnit a zlevnit zavedení systému ERP do stávajícího prostředí nebo jej modifikovat bez zásadních změn a úprav, což vede k vyšší efektivitě IT. Řešení, která podporují standardní nástroje IT pro řešení problémů, optimalizaci, zálohování a obnovu dat umožňují administrátorům IT použít jejich oblíbené a známé nástroje při zabezpečení systému a optimalizaci jeho provozu.

Uživatelská rozhraní podporují přetahování funkčních tlačítek v zájmu maximální personalizace zpravodajství, takže každý zaměstnanec může pracovat efektivněji a může si ukládat zprávy pro vlastní další použití nebo je sdílet s jinými uživateli. Uživatelé mohou klást otázky typu “co kdyby”. V tomto případě poskytne systém uživatelům okamžitý přístup k informacím a zajistí uživateli lepší přehled a tím i vyšší pracovní výkon. Obchodní zpravodajství a analytická řešení nabízejí brány nebo grafická rozhraní k zobrazení klíčových ekonomických ukazatelů (KPI), které pomohou rychle a snadno odhalit neobvyklé události vyžadující pozornost. Uvolnění kapacit umožňuje řídícím pracovníkům rychlejší pohled na detaily transakcí a určení trendů a příčin neobvyklých událostí, a tím aktivnější přístup při přijímání rozhodnutí.

8


Řešení ERP založená na moderní webové architektuře a službách a podporující bezdrátová a mobilní připojení dávají organizaci možnosti budoucího růstu efektivity rozšířením jejich vnitřního systému o vzdálené/mobilní uživatele, partnery a dodavatele. Uživatel se jednoduše přihlásí do systému pomocí inteligentní samoobslužné aplikace.

4. Výsledky Nahrazením ručního zpracování a samostatných systémů jedním, uceleným řešením ERP, které pracuje ve více funkčních oblastech, místech, zemích nebo napříč širokým dodavatelsko odběratelským řetězcem může společnost získat tyto výhody:

Snížení nákladů zjednodušením operací Z obchodního hlediska umožňuje integrované řešení ERP společnosti snížit náklady automatizací pracovních toků na samostatně probíhající procesy a odstraněním těžko průchodných míst v informačních tocích, takže zaměstnanci mohou pracovat rychleji. Skupina Aberdeen zjistila, že použitím výhod ERP při automatizaci a zjednodušení procesů dosahují nejlepší společnosti ve třídě ročního snížení provozních nákladů průměrně o 26%. Z hlediska IT snižuje flexibilní a nastavitelné řešení ERP celkové náklady na provoz všech zúčastněných firem díky možnosti změn bez nutnosti modifikace stávajících systémů. Moderní architektura umožňuje snadnou výměnu databází, hardwaru nebo operačního systému bez nutnosti přepracovávat ERP. Systémy tvořené moduly, které jsou přímo integrované, snižují časovou a finanční zátěž případných změn oproti hotovým systémům. Navíc, při použití jednoho integrovaného systému není potřeba spolupracovat s více poskytovateli nebo prodejci softwaru.

Zaměřením na strategii k výsledkům Použitím řešení ERP mohou zaměstnanci vykonávat své úkoly efektivněji. Skupina Aberdeen zjistila, že 95% nejlepších společností je díky svému systému ERP schopno provádět kompletní a včasné plnění objednávek a dosahuje 95% přesnosti v oblasti skladového hospodářství.(3) ERP usnadňuje administrativní práce a procesy, takže lidé vědí jak průběžně postupovat v práci. Mají-li zaměstnanci snadný přístup ke zpracovávaným dokumentům, snižuje se množství chyb a zvyšuje se množství vykonané práce. Integrovaný plánovací proces založený na spolupráci umožňuje přesnější plánování a zkrácení potřebné doby. S lepším pohledem na výrobní procesy může management rychleji odhalit problémy a přijmout nápravná opatření. S přesnějšími informacemi a lepšími rozhodovacími nástroji mohou společnosti zvýšit kvalitu rozhodování i provozní výsledky. A konečně snížením ruční administrativní zátěže automatizací procesů a jejich zrychlením, zjednodušením přístupu k personalizovaným informacím mohou společnosti získat více času a prostoru pro důležitější úkoly.

“ERP ve středních firmách 2009: Řešení komplikací v distribuovaném prostředí,” od Cindy Jutras, Aberdeen Group, srpen 2009

(3)

9


5. Závěr Nejlepší firmy ve své třídě hledají využití řešení ERP pro zvýšení jejich provozní efektivity, snížení nákladů, zvýšení ziskovosti a rozšíření zdrojů informací pro strategické plánování. Aby dosáhli výše uvedených cílů zavádějí tyto organizace systémy ERP,. Optimalizací použití řešení ERP získávají firmy prostor pro automatizaci klíčových obchodních procesů, pro zjednodušení a usnadnění každodenních úkolů. Mohou snadno sdílet data napříč odděleními, místy a dokonce zeměmi, vyloučit duplikaci zadávání dat a zvýšit jejich dostupnost. Dále získávají pružné nástroje analýzy provozních údajů a mohou aktivně řešit neobvyklé situace a vylepšit strategické plánování.

01


Sage France www.SageERPX3.com [email protected] +33 556 180 134

O Sage Severní Amerika Sage Severní Amerika je součástí The Sage Group plc, největšího světového dodavatele podnikových řídících programů a služeb. V Sage žijeme a dýcháme byznysem. Naším úkolem je pomáhat našim zákazníkům dosáhnout svých cílů. Řada podnikových řídících programů a služeb se průběžně rozvíjí s tím, jak provádíme inovace na základě potřeb našich zákazníků. Naše řešení jsou určena pro účetnictví, provoz, řízení vztahů se zákazníky, lidské zdroje, sledování času, obchodní služby, specializované potřeby stavebnictví, distribuce, zdravotní péče, výroby, neziskového sektoru a realitního trhu. Sage Severní Amerika zaměstnává 4.000 lidí a obsluhuje 3,1 milionu malých a středních zákazníků. The Sage Group plc, založená v roce 1981, byla uvedena na burzu v Londýně v roce 1989 a v současnosti zaměstnává 13.100 lidí a obsluhuje 6,2 milionu zákazníků na celém světě. Pro více informací navštivte naše webové stránky na adrese www.SageNorthAmerica.com nebo volejte 866-996-7243.

Informace uvedené v tomto dokumentu představují názory firmy Sage na tuto problematiku v době vydání materiálu. Z důvodu možných změn na trhu, nejsou výše uvedené informace pro firmu Sage závazné. Tento dokument je určen pouze pro informativní účely a firma Sage za něj nenese žádné záruky vyjádřené ani předpokládané - CA-inspire_33_MME_07-14

Průvodce ERP pro efektivní řízení

Recommend Documents