První kroky v tvorbě databáze v Access 2007 Daný dokument nabízí plán prezentování úvodní informace k aplikaci Access 2007.
Příprava k tvorbě databáze Pro lepší orientace v následující práci představme si podnik, který nakupuje zboží z ciziny a především se Řecka. Proto obchodní zástupce se rozhodl pro svou „pohodu“ sestavit databáze. Informace se rozdělila do 5 kategorií. Na základě charakteru informace-sestavil jednotlivé tabulky: • • • •
Zákazníky, Objednávky, Výrobky, Způsob placení.
Data do aplikace Access můžeme zadávat několika způsoby. Postupně se uvedou některá z nich. Začneme s rozboru typu polí, která naše tabulky musí mít,aby se data zadala ve správném formátu. POSTUP: Karta Vytvořit-Položka Tabulka=karta Datový List-Nove pole→objeví se Šablony polí. Pro úpravy datových poli musíme mít tabulku v „Návrhové zobrazení“. NA CO JE DŮLEŽITÉ ÚPOZORNIT: Automatická čísla- sem ručně nic nezadáváme (žádná čísla) jenom můžeme „nastavit“ vlastností tohoto čísla. Vstupní Maska Je to jakýsi pomocní „formát“, ve kterém se budou data zadávat do příslušné buňky. Používá se u kategorii dat typu „Text“ nebo „Datum“ Například u R. Č. je to ve formátu 123456/7890, na ISIS se přihlásíme :
[email protected]. Pro „nápovědu“ zadání dat ve správném formátu se proto se zadává „maska“. Na přiklad, číslo Karty. Víme, že je to šestnáctí značné zapsané ve formátu: 123-456-789-123/1234. Zadáme číslo karty následujícím způsobem: 1234-1234-1234-1234 000\-000\-000\-000\/0009;;_ (poslední „9“ znamená, že povinně se výplní jen tří poslední čísla („000“)- což platí pro všechny bankovní karty, ale na většině karet těch čísel máme 4 (proto „9“ je zde jako zástupní symbol). ;- se zápis masky ukončí. Když uživatel bude v poli :Č.Karty zadávat data, uvidí „masku“: ____-____-____-/___(_)
Inteligentní značka Inteligentní značka- její přiřazením určitému poli, „přikazujeme“ tomuto poli provést určitý logický krok. Například, v Tab. „Platby“ poli „Vlastník karty“ přiřadíme Inteligentní značku. Na webu Microsoft je několik nabídek inteligentních značek, od jiných společností:
Primární klič Jelikož jednotlivé tabulky v Access vytváříme abychom je mohli s několika z nich pracovat ve stejnou dobu, musí záznamy v jednotlivých tabulkách se pomocí „nějakého elementu“ navzájem spojovat,a tímto spojovatelem i je primární klič, který zaručí jednoznačnou identifikaci polí. (stejně jak ve škole jednoznačnou identifikaci referentkám zaručí rodné číslo nebo pro vyučujícího Xname). Jak zadat P.K? DOMU→Zobrazení→Návrhové Zobrazeni→Primární klič (na liště) nebo přímo naproti pole (nabídka „Obecně). Muže existovat v tabulce víc P.K. Např. primární klič u „ID Objednávky“(jako jedinečný element pro každou z nich) v tab. Objednávky pomůže pří prohledání objednávek. Po ukončení úprav polí tabulky, můžeme začít zadávat data. Bohužel, zatím ještě Access nemá funkce „automatického naťukávání dat“, přesto, že umí exportovat data z Excel, Word apod. Proto se data musí zadat ručně. Přesto zkusíme to zjednodušit přes funkci „Exportovat“. Dalším krokem ve výkladu bude Relace tabulek neboli jejích propojenost. Proto informace v jednotlivých tabulkách se musí spojit a vytvořit „orchestr dat “.
Relace tabulek Velice důležitá věc pří práci s tabulky. Jelikož zaručí propojenost několika tabulek a práci s několika „najednou“ Pro nás je především zajímavé relace: 1:N:jeden údaj Tab. 1=relace z několika údaje Tab. 2. (každá Objednávka je přiřazena k jednomu klientu, ale jeden klient muže mít více objednávek). Trochu komplikované je relace M:N-takové propojení, když více záznamu Tab. 1 odpovídají více záznamům Tab. 2. (Např. zákazník muže mít několik objednávek, a každá objednávka obsahuje různé typy výrobků).
Vytvoření relace Relace 1:N POSTUP: 1. Prvním krokem je důležité je zavřít všechny tabulky. 2. Databázové nástroje →Vztahy →Zobrazit Tabulku (zde vybíráme tabulky, mezi kterými budeme provádět relace)→Předat. Dále se na chvíli zastavíme a zanalyzujeme, jaké vztahy v rámci naše práce potřebujeme mít. Jako první, potřebujeme vytvořit vztah mezi zákazníkem a objednávkou. Protože výrobky objednávají různé zákaznicí, vytvoříme relace 1:N. Relace muže byt s daty stejného typu a se stejným počtem polí (neboli můžeme spojit „Kod zákazníka“ (typ číslo) v tab.: „Objednávky“ s ID Zákazníka (typ automatické číslo) v tab. Zákaznici). Při vytváření relace dbejme na to, že data v polích mají stejný datový typ (např.: číslo-aut.číslo)! Upravíme relace zaškrtnutím „Zajistit referenční integritu“-tím se ujistíme, že za svou „nepozornost nezaplatíme“ neopatrným odstraněním položky („překlepem“ si zadáme zákazníka, kterého ve skutečnosti nemam (např. máme zákazníka-společnost LKW,ale ne „LKV“). Vždy při vytváření relaci mezi tabulky v poli: TYP Relace by mělo byt: 1:N Relace M:N1 Bohužel, Access napřímo relace M:N neumí vytvořit, a proto budeme muset vyšvindlovat jeden trik. Nejdřív, vytvoříme dodateční tabulku – jakýsi „převodní můstek“ mezí několika tabulky. Pomocí této tabulky budeme moci navzájem spojit soubor „naších pěti tabulek“. Pojmenujeme jí „Podrobná Objednávka“ (jak vytvořit tab. – viz předchozí výklad). Do této tabulky, která nám zaručí propojenost: „Výrobky“, „Zákaznici“, „Objednávky“,“ „Způsob placení“, zadáme dále následující názvy poli. Primárním polem v „Podrobná Objednávka“ budeme mít pole, s primárním klíčem:“ID Objednávky2.
Na tento moment, kdy nastavíme „pro nás potřebnou“ relací mezi tabulkami, můžeme zadávat data. Samozřejmě, práce s data může začít ještě před tvorbou „vazeb mezi tabulkami“, ale je-li si relaci opatřit předem - zjednoduší to rozhodně práce.
1
Podrobná ukázka na hodině. Pole „Způsob úhrady“ v praktické častí cvičení modifikujeme pomocí funkce „Průvodce vyhledáváním“-ukázka na hodině. 2
Export dat Jelikož často se stává, že rozhodnutí vytvořit databáze přijde ve chvílí, když už většina dat, např. v tabulkách Excel, není přehledná, nebo analýza a orientace v nich je zbytečně časově náročnáv posledním kroku „začínajícího z Acessem“ se ukážeme, jak importovat data z jiných aplikaci.
Manipulace s datovými listy Stojí za to připomenout, že běžně si při pochybu v datovém listu budeme využívat několika klávesových zkratek pro usnadnění práci v Access. Kromě standardně nastavených funkci (Home=na začátek pole, CTRL+PageUP= přesun na 1. Pole záznamu apod.), podle sebe si to můžeme přizpůsobit přes nabídku:„Možností aplikace Access“. Samozřejmě, nejjednodušší, a zároveň, nejnáročnější na čas je vkládaní dat ručně. Tomu se nevyhneme, ale pokusíme se si ušetřit práce – exportujeme soubor „Zákaznici_Veletrh“ z Excel. POSTUP: Externí data-Excel-Importovat Zdrojové data do nové tabulky v aktuální databázi. NA CO UPOZORNIT: Rozdíl mezi propojením a Importem: při připojení Access jenom zpřístupní data, a změny se rovnou ukládají do Access + Excel. Na opak, jestli budeme chtít data Importovat, tak soubor, odkud to importujeme je jenom „zprostředkovatel“ dat. Data si jenom přinesme do Access, a úpravy se projeví jenom v Access. Soubor „Zákaznici_Veletrh“ upravíme a přejmenujeme na „Zákazníky“.
Praktická část Jsme firma, která na Český trh dováží zboží z Řecka od několika firem. Obchodní zástupce před nějakou dobou se vrátil z veletrhu v Aténách a dovezl nám seznám firem v Excel. V tom to seznamu jsou některé firmy, u kterých jsme objednaly zboží. Ostatní firmy jsou jako Vaše „budoucí obchodní partnery“. Ted se musíme poradit se seznamem firem a objednávek, a zadat je do Access naše firmy. Vy jste jako nový pracovník a čerstvý absolvent VŠE byl (á) vybrán(á) k tomu abyste pro Obchodního zástupce zpracovala přehledný seznam, u které firmy (u kterých firem), kdy (datum), budeme objednávat zboží o které se na veletrhu projevil zájem, způsob provedení platby za zboží. Předpokládejme pro jednoduchost, že ceny uvedených výrobky byly obchodním zástupcem předem dohodnuté na veletrhu. Úkolem je: v tab. „Objednávky“ změnit pole „Způsob Úhrady“ tak, aby bylo možné vybrat platbu:hotovost. Karta, splátka apod. V tab. „PODROBNÁ OBJEDNÁVKA“ – pole „Plátce DPH“-převést na datový typ „ANO/NE“. POSTUP:“Návrhové zobrazeni“. Datové pole: Číslo. (viz ukázku).
Úkol 2: Vnořené listy: V následujícím kroku přistoupíme k vnořování datových listů v tab. „Objednávky“. Je to velice užitečný způsob úpravy a kontroly dat zároveň v několika tabulkách. 1. Do tabulky: Výrobky budeme vnořovat tab. Způsob Placení. Postup: DOMU→DÁLŠÍ→Vnořený Datový Líst→Způsob plavení→Přidat.
Další ukázky využití Access-orientace na čas.
