PROTOCOL
ALS DE DOOD INGRIJPT …
Wat te doen als een leerling of een personeelslid overlijdt
Morgenster
1
Protocol
INHOUD
Een bericht van overlijden komt binnen
3
Stappenplan
4
Werkvormen
8
BIJLAGE 1: ACHTERGRONDINFORMATIE 1. Slechtnieuwsgesprekken 2. Fasen van het rouwproces 3. Analyse van eigen emoties 4. Suggesties van kringgesprekken 5. Hulp bij opvang en verwerking 6. Zelfdoding 7. Condoléancebezoek BIJLAGE 2: VOORBEELDEN VAN - Inleiding - Voorbeeld van een - Voorbeeld van een - Voorbeeld van een - Voorbeeld van een - Voorbeeld van een - Voorbeeld van een
FORMULIEREN "sleuteltrio-formulier" "casus-formulier" communiqué (basisonderwijs) communiqué (voortgezet onderwijs) brief aan de ouders (bao.) brief aan de ouders (vo.)
BIJLAGE 3: LITERATUURLIJST - Voor volwassenen - Voor ouders van overleden kinderen - Voor kinderen en jongeren - Algemeen - Poëzie
Morgenster
2
Protocol
De Morgenster Grote Haven 2b 2851 BM Haastrecht tel.: 0182 50 15 34 fax: 0182 50 22 96 e-mail:
[email protected] www.d4w.nl/morgenster
EEN BERICHT VAN OVERLIJDEN KOMT BINNEN Een bericht van overlijden kan op verschillende manieren binnenkomen: - een officiële mededeling van directbetrokkenen, - via het mondelinge circuit, - telefonisch, - per post. In ieder geval is het van essentieel belang dat de eindverantwoordelijke van de school en/of diens plaatsvervanger zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld, ongeacht de dag of het tijdstip dat het bericht bekend wordt. In geval van onzekerheid, verifieert de directeur (bij afwezigheid de adjunctdirecteur)het bericht bij de directe familie. Indien dit erg moeilijk is, kan hij het bericht natrekken bij de politie, de huisarts, de jeugdarts of de GGD. De directeur probeert ook zo nauwkeurig mogelijk de doodsoorzaak en de omstandigheden te weten te komen, om iedereen zo duidelijk mogelijk te kunnen informeren en om allerlei geruchten te voorkomen of te ontzenuwen. Vervolgens informeert hij degenen die binnen de school als directbetrokkenen kunnen worden aangemerkt. Dit kunnen zijn de adjunct, groepsleerkracht, andere leerkrachten, een vertegenwoordiger van de ouderraad, de medezeggenschapsraad en het lokale bestuur. Indien het overlijden van een leerling of een personeelslid op school plaatsvindt, dan worden de ouders of de partner zo spoedig mogelijk geïnformeerd, bij voorkeur door de eindverantwoordelijke van de school. Zodra de directeur de directbetrokkenen geïnformeerd heeft, belegt hij een bijeenkomst van een zogenaamd crisisteam. Dit team bestaat uit vier personen, die het proces dat een overlijdensbericht binnen een school teweegbrengt coördineren en sturen. Het crisisteam kan bestaan uit de directeur of diens plaatsvervanger, de groepsleerkracht de vertrouwenspersoon en iemand van het lokale bestuur. Van dit crisisteam wordt een “professionele” opstelling verwacht. Dit betekent dat zij duidelijk en helder sturing kunnen geven aan datgene wat aan emotionaliteit binnen de school naar boven komt. Daarbij is het voor hen van belang om van tijd tot tijd samen stil te staan bij hun eigen gedachten en gevoelens tegenover de dood, tegenover de eigen betrokkenheid bij de overledene en tegenover de wijze waarop de overledene gestorven is. Het crisisteam komt zo spoedig mogelijk bij elkaar, stemt de agenda’s op elkaar af en zorgt ervoor de eerste week geregeld voor onderling beraad bereikbaar te zijn. Het is van belang om af te spreken wie voor wat verantwoordelijk is en welke volmachten aan wie gegeven moeten worden ten aanzien van
Morgenster
3
Protocol
roosterwijzigingen, opvang van leerlingen en contact met de familie van de overledene.
STAPPENPLAN Stap 1:
De grootst mogelijke duidelijkheid zien te krijgen
Allereerst moet er een zo duidelijk en compleet mogelijk beeld worden gemaakt: - Wie is er overleden? - Wat is er precies gebeurd? - Wie zijn de belangrijkste vrienden/vriendinnen/collega’s? - Zijn er naaste of andere familieleden op school? In welke klas? - Wanneer en waar is de begrafenis of crematie? - Stelt de familie prijs op aanwezigheid van (een afvaardiging van) leerlingen/personeel? In de meeste gevallen wordt door de familie een rouwadvertentie namens de school op prijs gesteld. Toch is het van belang dit met de familie te overleggen. Ook moet met de ouders of partner van de overledene besproken worden welke informatie over de doodsoorzaak bekend mag worden gemaakt.
Stap 2:
Het informeren van leerlingen, docenten en ouders
De groep waarin het overleden kind zat, moet zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd, bij voorkeur mondeling, door de groepsleerkracht. De procedure is als volgt: - Als eerste wordt het team geïnformeerd en eventueel bij elkaar geroepen om elkaar op te vangen en de situatie te bespreken. - De ouders worden door de directeur opgebeld en/of via een brief geïnformeerd. - In principe worden alle ouders gevraagd met hun kind naar school te komen. Wanneer ouders niet aanwezig zijn, schakelen we de lijst met mobilenummers/noodnummers in - Op school worden de ouders en de kinderen opgevangen en geïnformeerd door iemand van het crisisteam. - We vinden het belangrijk dat er met zowel de ouders als met de kinderen gebeden wordt om Gods hulp in deze moeilijke tijd. - Eventueel kunnen ook de plaatselijke predikanten ingeschakeld worden. Bovenstaande procedure geldt ook indien er een leerkracht overlijdt, zij het dat de kinderen dan worden opgevangen en geïnformeerd door een leerkracht die de kinderen bijvoorbeeld het jaar daarvoor heeft begeleid. Het crisisteam stelt een overlijdensbericht op voor het personeel en de leerlingen. In de krant (Trouw en IJsselbode) komt de rouwadvertentie te staan? Belangrijk is dat we de identiteit van onze school laten zien. Als er in de vakantie of aan het begin van het weekend een melding binnenkomt van een sterfgeval, zal het crisisteam ook actie moeten ondernemen. Uiteraard wordt het team ingelicht het bestuur, de ouderraad, de medezeggenschapsraad, Morgenster
4
Protocol
evenals alle ouders van de kinderen van de desbetreffende groep, indien mogelijk via een mobiel nummer, vanwege de mogelijkheid dat de mensen op hun vakantiebestemming zijn. Het is belangrijk dat er een lijst beschikbaar is waarop de mobiele nummers te vinden zijn van de ouders van alle leerlingen. De ouders en de leerlingen moeten de gelegenheid krijgen om afscheid te kunnen nemen van de overledene zodat we niet achteraf horen dat ze van niets wisten. Als een ouder van een kind overlijdt, zal een vertegenwoordiger van het crisisteam samen met de leerkracht van het kind actie ondernemen. Er zal overlegd moeten worden met de overgebleven ouder of er op school misschien een plek moet worden ingericht waar het kind dingen neer kan zetten die herinneren aan zijn/haar vader/moeder. Naast het condoleancebezoek is het ook de bedoeling aanwezig te zijn bij de uitvaartplechtigheid. Eventueel een rouwadvertentie plaatsen in de krant. De rol van de leerkracht is heel belangrijk, niet alleen ten opzichte van het kind maar ook naar de groep toe. De leerkracht zal, uiteraard in goed overleg met de overgebleven ouder, de kinderen zo goed mogelijk moeten opvangen en kijken wat hij/zij én de groep voor het kind kunnen betekenen.
Stap 3:
Aanpassing van het rooster
Bij een sterfgeval tijdens het schooljaar zal het rooster in min of meerdere mate aangepast moeten worden, afhankelijk van de plaats die de overledene in de schoolgemeenschap in heeft genomen en afhankelijk van de omstandigheden en de situatie. Het crisisteam moet richtlijnen geven m.b.t. toetsen, schoolevenementen e.d. Indien de familie daar prijs op stelt, moet iedereen die er zich nauw betrokken bij voelt en die dat wenst in de gelegenheid worden gesteld de begrafenis of crematie bij te wonen.
Stap 4:
Het verwerkingsproces en het afscheid voor de directbetrokkenen
1e dag Nadat de directeur alle betrokkenen heeft geïnformeerd, vangt de groepsleerkracht de getroffen groep. Het is daarbij van belang om de leerlingen geruime tijd bij elkaar te houden onder leiding van de groepsleerkracht. De groepsleerkracht geeft in een groepsgesprek zoveel mogelijk informatie (zie stap 1). Na de eerste schrik en ontreddering zullen er vragen los komen. Het is belangrijk daar zo open en eerlijk mogelijk op te antwoorden ("ik weet het niet" kan ook eerlijk zijn!). Tijdens de eerste dag kan in verband met de verwerking gewerkt worden met opdrachten zoals tekeningen maken, opstellen maken, gedichten maken, lezen of voorlezen. Het is belangrijk om een gedenkplek voor de overledene in te richten. Het ligt voor de hand dat dat het tafeltje en de stoel zal zijn van het kind dat is overleden. Maar een andere plek is natuurlijk ook mogelijk. Met de kinderen van de groep wordt overlegd hoe de plek er uit moet gaan zien. Als het de leerkracht betreft kan het bureau en zijn/haar stoel een gedenkplek worden. Er moet met de kinderen worden afgesproken hoe lang de gedenkplek in stand moet blijven. Morgenster
5
Protocol
Ook kunnen eventueel afspraken gemaakt worden voor een condoleancebezoek en/of een bezoek aan het mortuarium. Als er leerlingen absent zijn, moeten deze alsnog zo spoedig mogelijk geïnformeerd worden 2e dag: Deze dag kan gebruikt worden om de emoties van gisteren te bespreken en gezamenlijk plannen uit te werken voor een herdenkingsbijeenkomst of voor de begrafenis of crematie. Voor veel leerlingen zal het de eerste keer zijn dat zij van nabij zoiets meemaken. Het is daarom belangrijk dat zij van tevoren weten wat er gaat gebeuren, welke rituelen (kerkdienst, eventuele toespraken, muziek, bloemen, condoleren, advertenties) er zullen plaatsvinden en wat de oorsprong daarvan is. Lesuren kunnen worden besteed aan tekenen, musiceren, bespreken en schrijven. De leerlingen en/of leerkracht kunnen bijvoorbeeld (gezamenlijk) een brief aan de ouders schrijven. Ook kunnen zij misschien een brief aan de overledene schrijven, waarin zij vertellen wat zij hem of haar nog hadden willen zeggen. Als een leerling het wil en durft, en als de familie daar prijs op stelt, kan deze namens de klas iets zeggen of voordragen bij de uitvaart. Dit kan gezamenlijk worden voorbereid. Het spreekt voor zich dat met de ouders moet worden overlegd hoe er afscheid kan worden genomen van het overleden kind. Als de lessen weer gedeeltelijk worden hervat, moet er rekening mee worden gehouden dat ook in die situaties gepraat kan worden over het sterfgeval en over de belevingen van de leerlingen daarvan. Wellicht is het aanbevelenswaardig om speciaal voor deze omstandigheden een apart klassenbezoek of logboek te gebruiken, waarin leerkrachten aan elkaar doorgeven of en hoe over de dood en over deze situatie in de klas wordt gesproken. Dag van de uitvaart Als de familie er prijs op stelt, kunnen (vertegenwoordigers van) personeel en leerlingen aanwezig zijn bij de begrafenis of crematie. Voor leerlingen van de basisschool is het gewenst dat hun ouders meegaan. Het is aan te bevelen zoveel mogelijk gezamenlijk naar de uitvaart te gaan en na afloop op school gezamenlijk koffie/thee e.d. te drinken en ervaringen uit te wisselen. Als de familie geen prijs stelt op aanwezigheid van leerlingen of personeel, dan kan er op school een afscheids-/herdenkingsdienst worden gehouden met voordrachten, een korte toespraak, muziek en gebed. We vragen de ouders of ze hierbij willen zijn. Het is aan te bevelen na deze dienst gezamenlijk iets te drinken en na te praten. Dag na de uitvaart Deze dag kan benut worden om terug te kijken op de gebeurtenissen van de afgelopen dagen. Het is nu mogelijk om de aandacht te verleggen van de eigen emoties van de leerlingen naar het verdriet van bijvoorbeeld de ouders en andere familieleden. Er kan gezamenlijk een condoléancebrief worden opgesteld en worden verstuurd. De aandacht kan weer gericht worden op het hervatten van de "gewone gang van zaken", op de toekomst. Belangrijk gesprekspunt daarbij zal vermoedelijk zijn "de lege plaats": wie gaat er op de stoel van de overledene zitten? Mag die door een ander "bezet" worden of blijft die stoel dit schooljaar leeg? Hoe blijven we de overledene gedenken? Morgenster
6
Protocol
Vervolgens Er wordt zoveel mogelijk teruggekeerd tot het gewone rooster. In alle lessen zal men alert moeten blijven op signalen van leerlingen die te maken hebben met het overlijden. Die signalen kunnen wijzen op diverse stadia van verwerking in het rouwproces: ontkenning en ongeloof, woede en boosheid, verdriet (eventueel depressie) en verwerkt verdriet en acceptatie. Er moeten ook administratieve zaken worden afgehandeld: de naam van de overledene wordt uit de officiële registers uitgeschreven, bezittingen worden overgedragen en eventueel schoolgeld e.d. wordt geretourneerd. Met de ouders of met de partner als het een personeelslid betreft, wordt overlegd hoe zij in de komende tijd contact willen houden met de school. Stap 5:
Is hulp van buitenaf gewenst?
Kinderen/jongeren kunnen naar aanleiding van een sterfgeval min of meer ernstige problemen krijgen. Signalen die wijzen op (ernstige) problematiek zijn onder meer: - plotselinge gedragsveranderingen, - absenties, - concentratieproblemen, - toespelingen op suïcide, - "wilde verhalen", - zondebok-verschijnselen, - schuldvragen. Signalen van (ernstige) problemen kunnen ook voorkomen bij personeelsleden! Soms is hulp van buitenaf wenselijk of nodig. Het "crisisteam" zal in dezen besluiten moeten nemen om al dan niet hulp van buiten in te roepen. Deze hulp kan bestaan uit: • Begeleiding bij het verwerkingsproces Deze ondersteuning kan onder meer geboden worden door de jeugdarts en/of het Centrum voor Jeugdzorg en door het Algemeen Maatschappelijk Werk. • Individuele opvang van leerlingen Leerlingen die naar aanleiding van een overlijden signalen afgeven van (ernstige) problemen, kunnen (via de jeugdarts) verwezen worden naar Centrum voor Jeugdzorg (telefoon: 0182-573933) Bij acute psychiatrische problematiek (bijvoorbeeld een dreigende suïcide) kan een beroep gedaan worden op de acute dienst van de RIAGG Midden-Holland (0182-516422). Een verwijzing naar een externe instantie zal voor niet veel leerlingen nodig zijn. Toch zal bij veel leerlingen het overlijden nog geruime tijd "nawerken". Het is daarom van belang dat zij bij iemand op school terecht kunnen voor eventuele opvang of om hun hart eens te luchten. Stap 6:
Terugkijken en evalueren
Het is aan te bevelen om ongeveer een maand na de begrafenis/crematie in een teamvergadering terug te kijken om de gebeurtenissen en de gang van zaken te evalueren. Zo'n bijeenkomst is een goede gelegenheid om signalen te bespreken die zijn opgevangen tijdens de lessen en in individuele gesprekken met Morgenster
7
Protocol
leerlingen. Zo nodig kan alsnog besloten worden tot verwijzing of het inroepen van hulp van buiten bij het verwerkingsproces. Tijdens zo'n bijeenkomst moet ook afgesproken worden wie namens de school nog een bepaalde tijd contact blijft houden met ouders/familie. Zo'n contact wordt meestal zeer op prijs gesteld. Het crisisteam doet er verstandig aan om ongeveer drie maanden na de gebeurtenissen rond het overlijden een overleg te hebben om het geheel nog eens door te praten. De opgedane ervaringen kunnen leiden tot bijstelling van (onderdelen van) het protocol of tot nieuwe afspraken met betrekking tot leerlingbegeleiding. Suggestie: Gedurende de rest van het schooljaar zou men voor degenen die daaraan wensen deel te nemen elke maand op een vaste dag en een vast tijdstip een zogenaamd "maanddienst" kunnen houden om nog eens stil te staan bij het overlijden van de leerling/het personeelslid.
WERKVORMEN Om leerlingen te helpen bij het verwerkingsproces, kunnen tal van werkvormen en methodieken worden toegepast. De keuze zal afhangen van de omstandigheden, de leeftijd van de leerlingen en van hun relatie met de overledene. Mogelijk zijn onder meer: - een open groepsgesprek/kringgesprek, - gezamenlijk selecteren en bekijken van verhalen en gedichten rond dit thema, - het schrijven van een verhaal, een opstel, een gedicht, - het voordragen van gedichten, het voorlezen van een verhaal, - het schrijven van een brief ten afscheid, - het schrijven van een condoléancebrief, het opstellen van een rouwadvertentie, - het verwoorden van emoties door middel van stellingen, - het uiten van emoties door middel van expressievakken, - het maken van een fotoboek als gezamenlijke herinnering aan de overledene, - activiteiten ter voorbereiding op en ter invulling van de afscheidsbijeenkomst, - gesprekken over wat gebeurd is, hoe het ervaren is en hoe het verwerkt wordt. Aandachtspunten bij deze werkvormen zijn onder meer: - ruimte voor negatieve gevoelens tegenover de overledene, - religie en de verschillende religieuze benaderingen van de dood, - bijgeloof en fantasievoorstellingen bij leerlingen b.v. als gevolg van voorstellingen in films of boeken, - allerlei aspecten die de dood, eventueel de zelfgekozen dood, als het ware verheerlijken.
Morgenster
8
Protocol
