PROSES PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN ESELON IV DI BKD KOTA SEMARANG (PASCA IMPLEMENTASI UNDANG-UNDANG NOMOR 5 TAHUN 2014 TENTANG ASN) Oleh : Amanda Novitasari K.D, Susi Sulandari, Tri Yuniningsih Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Jl. H Soedharto, SH Tembalang Semarang Kode Pos 1269
Abstract One scope bureaucracy reform is the emergence of law on civil state apparatus (UU ASN). Explained that every government institution shall prepare need for the number and type of positions based on job analysis and ABK. This type of research uses descriptive qualitative approach. The focus of the research is to describe the process and inhibiting factors in job analysis drafting process of echelon IV in BKD Semarang city (post- implementation regulation no. 5/2014 about ASN). The subject of research using snow-ball samplling technique, where the informant that is the head of Sub-areas/Sub-section BKD Semarang city, and the head of the Organization Semarang city. Analysis of data reduction and data through triangulation of sources. Starting from the initial stage to socialization of job analysis by Ministry of Internal Affairs, BKN center of Jakarta, part of Organization, and the establishment of team analyzer. Process of collection data positions using the system of observation, questionnaires, interviews, and combined with regulation mayor of BKD Semarang city. Data processed into job information with several times verification and authorized the issuance of the decree of the head of BKD Semarang city. Inhibiting factors in job analysis drafting process of echelon IV in BKD Semarang city, among others: (1) Budgeting, (2) Regulation, (3) Employee, and (4) Team Analyzer. It was concluded that the job analysis drafting process takes a long time and periodically, team analyzer done before drafting of job analysis, the existence of spesific rules in the job information offic, job analysis need several times verification to the incumbent, until the results of a legitimate form of publishing SK from the head of BKD Semarang city. Advice given is the need for early socialization related regulations that will be used, and socialization to employees about job analysis, provision of training for the team analyzer.
Keywords : Job Analysis, Civil State Apparatus, BKD
PNS berdasarkan analisis jabatan dan
PENDAHULUAN
analisis beban kerja(ABK).
1.1.Latar Belakang Salah satu ruang lingkup dan objek Reformasi Birokrasi adalah perbaikan kualitas dari sumber daya manusia agar pegawai lebih responfif dalam menanggapi berbagai tuntutan dari masyarakat. Upaya Pemerintah
Sebagaimana yang terjadi pada BKD
Kota
merupakan Daerah
Semarang instansi
Kota
memiliki
Pemerintah
Semarang
beberapa
yang
yang
permasalahan,
seperti:
untuk membenahi pelayanan publik
Pertama, analisis jabatan di BKD
dengan munculnya adanya undang-
Kota Semarang sebelum tahun 2008
undang nomor 5 tahun 2014 tentang
masih berupa rincian tugas-tugas saja
aparatur sipil negara (ASN). Seluruh
dan masih terkesan asal membuat,
kegiatan guna mencapai visi dan
karena
misi, serta cita- cita bangsa sangat
mengenai analisis jabatan.
bergantung kepada kontribusi dari aparatur negara yang ada. Sistem pemerintahan
tidak
akan
terselenggara dengan baik apabila aparatur negara yang menduduki jabatan bukan orang yang mampu. Maka
dari
itu
pentingnya
keterbatasan
pemahaman
Kedua, terbit undang – undang baru yang belum terwadahi oleh BKD Kota Semarang, seperti munculnya undang- undang No. 5 tahun 2014 tentang ASN. Ketiga, adanya perubahan paradigma
menempatkan orang yang tepat pada
dari
posisi yang tepat (the right man on
menjadi manajemen sumber daya
the right place) melalui analisis
aparatur.
jabatan. Hal tersebut juga didukung dalam peraturan terbaru tentang ASN yang
menjelaskan
bahwa
setiap
instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan
manajemen
kepegawaian
Keempat, struktur kelembagaan yang ada di BKD Kota Semarang masih kurang efektif dengan tingkat beban kerja yang tidak merata.
Kelima, BKD Kota Semarang baru
bersantai
memilii calon analis kepegawaian
melakukan
saja. Dalam artian, jabatan tersebut
sedangkan bidang lain terlihat sibuk
belum berjalan dan masih hanya
berinteraksi dengan orang lain dan
sebatas perecanaan saja.
berkas-
Keenam, jabatan pranata komputer
dan
mengobrol aktivitas
berkas
yang
atau
lainnya,
menumpuk
dikerjakan di meja mereka.
hanya ada pada Sub Bagian Umum
Kesepuluh, sistem ketatalaksanaan
Kepegawaian saja, sehingga pegawai
yang belum berjalan optimal di BKD
tersebut harus membagi waktu untuk
Kota Semarang, dimana Standard
melaksanakan tugas di dua bidang
Operational Procedure (SOP) belum
lainnya.
mencakup tiap kegiatan, tetapi masih
Ketujuh, penempatan pegawai yang belum menerapkan sistem “The Right
hanya sebatas SOP Kepala Bidang saja.
Man on The Right Place”. Terbukti
Dari hal tersebut, dapat dilihat
pada Kepala Sub Bidang Informasi
pentingnya analisis jabatan untuk
Data Kepegawaian yang diisi oleh
kelancaran pelaksanaan tugas dan
lulusan manajemen, bukan lulusan
sangat berpengaruh terhadap kinerja
TI.
dari pegawai BKD Kota Semarang
Kedelapan,
komposisi
pegawai
khususnya.
belum sesuai dengan kebutuhan tiap
1.2.Tujuan Penelitian
unit organisasi. Sehingga, Bidang
1. Mengetahui proses penyusunan
Administrasi
Kepegawaian
harus
analisis jabatan eselon IV di
melakukan kerjasama dengan pihak
BKD Kota Semarang (pasca
ketiga untuk dapat menyelesaikan
implementasi UU No. 5 tahun
tugas karena keterbatasan pegawai di
2014 tentang ASN)
bidang tersebut. Kesembilan,
2. Mengetahui faktor penghambat pekerjaan
yang
dilakukan pegawai belum maksimal. Terlihat bidang yang satu hanya
dalam
proses
penyusunan
analisis jabatan eselon IV di BKD Kota Semarang (pasca
implementasi UU No. 5 tahun 2014 tentang ASN).
spesifikasi pekerjaan 5. Mempertahankan
1.3.Tinjauan Teoritis 1. Manajemen
4. Mengembangkan uraian dan
Sumber
Daya
dan
memutakhirkan uraian dan
Manusia
spesifikasi pekerjaan (dalam
MSDM adalah ilmu dan seni
Sunyoto, 2013: 71-73).
mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan
1.4.Metode Penelitian Peneliti
menggunakan
efisien membantu terwujudnya
pendekatan penelitian kualitatif
tujuan organisasi, pegawai, dan
dengan tipe kualitatif. Subyek
masyarakat
2009:
penelitan menggunakan snow-
23). Kegiatan dalam MSDM
ball sampling, dimana informan
meliputi:
dalam
penarikan
(Hasibuan,
Persiapan (analisis
seleksi,
dan jabatan),
pengembangan,
pemeliharaan, dan penggunaan. 2. Analisis Jabatan
penelitian
ini
adalah
Kepala Sub Bidang/ Sub Bagian yang
ada
di
BKD
Kota
Semarang, dan Kepala Bagian Organisasi
Kota
Semarang.
Analisis jabatan menghasilkan
Sumber data berasal dari data
informasi jabatan yang terdiri
primer melalui wawancara, dan
dari deskripsi/ uraian pekerjaan,
data sekunder dari dokumen
dan
yang
spesifikasi
pekerjaan.
mendukung
penelitian.
Menurut Mathis dan Jackson,
Teknik
tahapan/
melalui observasi, wawancara,
proses
analisis
pekerjaan, meliputi: 1. Perencanaan
angket/ analisis
pekerjaan 2. Mempersiapkan
pengumpulan
kuesioner,
data
dan
dokumentasi. Data yang terkumpul akan
dan
diinterpretasian melalui redukasi
mengkomunikasikan
data yaitu dengan memilih data-
analisis pekerjaan
data yang penting dan akan
3. Melakukan pekerjaan
analisis
digunakan. Data hasil reduksi kemudian
disajikan
dalam
bentuk naratif. Keabsahan data
Pemberitahuan
kepada
menggunakan triangulasi sumber
pimpinan unit diperlukan agar
dengan
nantinya
membandingkan
data
apabila
terdapat
hasil pengamatan dengan hasil
kekurangan pimpinan unit bisa
wawancara dan membandingkan
memberikan tambahan.
hasil
wawancara
dengan
dokumen yang terkait dengan penelitian.
memiliki berat pekerjaan yang
penyusunan
analisis
jabatan eselon IV di BKD Kota Semarang (pasca implementasi UU No. 5 tahun 2014 tentang ASN), yaitu: 1. Merencanakan analisis pekerjaan Melakukan sosialisasi analisis jabatan
dilakukan
sebanyak
empat kali oleh Kementerian Dalam
Negeri,
BKN
Pusat
Jakarta, dan Bagian Organisasi Kota Semarang. Pembentukan
tim
penganalisis/ muwakal terdiri dari 23 pegawai, dimana 4 pegawai berasal dari BKD Kota Semarang. 2. Mempersiapkan mengkomunikasikan pekerjaan
Pertama, observasi dimana tiap bidang memang terlihat
PEMBAHASAN a. Proses
3. Melakukan analisis pekerjaan
dan analisis
tidak merata. Tidak hanya dapat dilihat dari rincian tugas saja, akan
tetapi
juga
dapat
dibandingkan
dengan
pengamatan langsung aktivitas mereka. Kedua, dimana
angket/
kuesioner
diberikan
kepada
pemegang jabatan yang lebih mengerti
mengenai
tugas
masing- masing dan diberikan kebebasan
dalam
pengisian
kuesioner. Akan tetapi, karena kurangnya pemahaman pegawai mereka
cenderung
menyelesaikan
dalam
sengaja kurun
waktu yang sedikit lebih lama. Ketiga,
wawancara
secara
langsung
dimana
terlihat
pemegang
jabatan
kurang
memahami
mengenai
rincian
dalam masing- masing tugas.
Terlihat
ketika
wawancara,
dilakukan
mereka
Pengecekan kembali tidak bisa
lebih
hanya dilakukan dalam sekali
staf
waktu saja, akan tetapi hingga
membantu
berulang kali untu memastikan
mengisikannya. Memang jabatan
informasi data jabatan benar dan
eselon
lengkap.
memasrahkan pegawai
kepada
untuk
IV
hanya
sebatas
merencanakan saja, sedangkan
5. Mempertahankan
dan
pelaksanaan tugas adalah tugas
memutakhirkan
dari para staf pegawai.
spesifikasi pekerjaan
Keempat, mana
kombinasi
dengan
yang
Pertama,
uraian
dan
penyempurnaan
menggunakan
hasil olahan dilakukan untuk
dokumen Perwal No. 47 tahun
terakhir kali sebelum dilakukan
2008 tentang tupoksi BKD Kota
pengesahan.
Semarang. Sebagian besar tugas
Kedua,
presentasi
hasil
yang ada di analisis jabatan
dilakukan di depan pemegang
terbaru tidak ada dalam Perwal
jabatan
BKD tersebut, sehingga sudah
organisasi (Kepala Bidang).
mulai banyak tugas- tugas yang berkembang
di
BKD
Kota
Semarang.
Ketiga, yang
uraian
dan
spesifikasi pekerjaan
pengesahan
unit
hasil dengan
Surat
Keputusan
(SK) oleh Kepala BKD Kota Semarang.
Melakukan pengolahan data, menyusun
pimpinan
dibuktikan
penerbitan
4. Mengembangkan
dengan
dan
menjadi
informasi jabatan. Dimana pada uraian tugas terdapat beberapa
b. Faktor penghambat dalam proses penyusunan
analisis
jabatan,
BKD
Kota
yaitu: Pertama,
tugas wajib yang harus ada pada
Semarang tidak menyediakan
jabatan eselon IV.
anggaran
Verifikasi
data
untuk
pelaksanaan
dilakukan
analisis jabatan. Dana berasal
dengan
pengecekan
kembali
dari bagian Organisasi Kota
oleh
pemegang
jabatan.
Semarang.
Anggaran
untuk
analisis jabatan sudah diajukan,
a. Penyusunan
analisis
jabatan
akan tetapi dana memang belum
memerlukan waktu yang lama
turun.
dan berkala.
Kedua,
yang
b. Sebelum melakukan penyusunan
berlaku ada dua versi, yaitu
analisis jabatan perlu melakukan
Permendagri dan Permenpan-
pembentukan tim penganalisis
RB.
peraturan
Dimana
pada
versi
Permendagri
belum
memunculkan adanya informasi. Ketiga, pemahaman pegawai
c. Terdapat
aturan khusus
tugas wajib yang harus ada dalam jabatan eselon IV d. Hasil dari analisis jabatan perlu
mengenai analisis jabatan yang
dilakukan
kurang, sehingga mereka terlalu
pemegang jabatan
takut
dan
kesimpulan akan
mengambil
bahwa
dilakukan
nantinya
perampingan
dan
verifikasi
e. Penerbitan
Surat
kepada
Keputusan
(SK) dari Pimpinan BKD Kota Semarang
merupakan
tahap
unit organisasi. Mereka lebih
pengesahan hasil sah analisis
memilih untuk mengulur waktu
jabatan.
penyelesaian
pengisian
kuesioner analisis jabatan. Keempat, tim
penganalisis
2. Faktor penghambat dalam proses penyusunan
analisis
eselon
di
IV
jabatan
BKD
Kota
yang hanya berjalan sekitar dua
Semarang (pasca implementasi
hingga tiga orang penganalisis
UU No. 5 tahun 2014 tentang
saja dalam penyelesaian analisis
ASN)
jabatan.
a. Anggaran
PENUTUP
BKD
Kota
Semarang
tidak
Kesimpulan
menyediakan
anggaran
untuk
1. Proses
penyusunan
analisis
jabatan eselon IV di BKD Kota
pelaksanaan analisis jabatan. b. Peraturan yang berlaku
Semarang (pasca implementasi
Terdapat
dua
versi
UU No. 5 tahun 2014 tentang
penyusunan
ASN)
yaitu versi Permendagri (lama)
analisis
dalam jabatan,
dan
Permenpan-RB
Perubahan
peraturan
(baru).
agar seluruh tim penganalisis
dapat
dapat melakukan penyusunan
menghambat dalam penyusunan analisis jabatan.
analisis jabatan. 3. BKD
c. Pegawai
Kota
meninjau
Semarang
perlu
kembali
beban
Pemahaman yang kurang dari
pekerjaan yang ada pada tiap
pegawai
pegawai dan unit organisasi.
mengenai
analisis
jabatan menyebabkan timbulnya
Sehingga
nantinya
dapat
keresahan,
dilakukan
pembagian
jumlah
berpengaruh terhadap kelancaran
pegawai
yang
penyusunan analisis jabatan di
kebutuhan
BKD Kota Semarang.
organisasi
sehingga
dapat
d. Tim Penganalisis
disesuaikan
dari
4. Melakukan
tiap
unit
penambahan
Keterbatasan tim penganalisis
kebutuhan jabatan sebagai analis
yang hanya dilakukan oleh dua
kepegawaian,
hingga tiga orang saja dapat
dan auditor kepegawaian (Perka
menghambat kelancaran proses
BKN).
assessor
SDM,
penyusunan analisis jabatan di BKD Kota Semarang.
DAFTAR PUSTAKA
Saran 1. Sosialisasi dapat dilakukan lebih dini terkait dengan peraturan yang nantinya akan digunakan atau
dijadikan
pelaksanaan.
Serta
pedoman sosialiasi
terhadap para pegawai yang nantinya akan dianalisis, agar mereka
memahami
analisis
jabatan. 2. Pemberian
pelatihan
lebih
banyak untuk tim penganalisis,
Hasibuan,
Malayu
S.P.
Manajemen Daya
Manusia,
2009. Sumber Edisi
revisi. PT. Bumi Aksara: Jakarta
Sunyoto, Danang. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan
Ke-2.
Yogyakarta
CAPS:
Peraturan Perundangan:
Undang- Undang No. 43 Tahun 1999 tentang
Peraturan Walikota No. 47 Tahun 2008
Tentang
Tugas
Pokok dan Fungsi Badan Kepegawaian Kota Semarang
Daerah
pokok-
pokok
kepegawaian Undang- Undang Republik Indonesia No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara
