PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN INKUBASI TENANT INKUBATOR BISNIS TEKNOLOGI
BALAI INKUBATOR TEKNOLOGI DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN KEBIJAKAN TEKNOLOGI BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
TAHUN 2014
PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN INKUBASI TENANT INKUBATOR BISNIS TEKNOLOGI
Edisi Pertama
Disusun Oleh:
Drs. I Ketut Astawa, M.M.; Raden Agus Sampurna, SE., MT.; Drs. Rahmat Karyanda, Sy., M.Eng.; Panjianto, A.Md.; Rosy Pradigta, S.E.; Eka Novah Yuanto, S.Si.
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant pada Balai Inkubator Teknologi, BPPT. Penyusunan POS ini dilandasi oleh suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Balai Inkubator Teknologi untuk memberikan layanan prima dalam pelaksanaan inkubasi teknologi masih sangat diperlukan. Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Balai Inkubator Teknologi, sangat diperlukan penerapan sedini mungkin Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant. Untuk itu perlu disiapkan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja, dan Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkiubasi Tenant guna mewujudkan peningkatan layanan inkubasi teknologi kepada tenant dan mitra lainnya. Diharapkan POS Layanan Inkubasi Tenant ini menjadi pedoman atau acuan kerja bagi pegawai pada unit kerja Balai Inkubator Teknologi-BPPT, sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya. Semoga POS Layanan Inkubasi Tenant ini bermanfaat bagi Balai Inkubator Teknologi dalam rangka memberikan layanan inkubasi tenant dan dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Balai Inkubator Teknologi, BPPT.
Jakarta, 5 Januari 2015 Kepala Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
Dr. Ir. Anugerah Widiyanto, M.Eng.
DAFTAR PUSTAKA 1. Badan Pengkajian dan PenerapanTeknologi, (2003), Balai Inkubator Teknologi. 2. Endang Damayanti Soeseno, (2005), Modul Bisnis Plan “Penuntun Usaha Anda”, Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong. 3. Astawa, I Ketut dkk., (2009), Modul Pendirian Inkubator, Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong. 4. Bambang S. Pujantiyo, (2011), Panduan Pendirian Inkubator Teknologi, Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong. 5. David Sutrisno, S.Si., MM., (2012), Standard Operating Procedure (Materi Pelatihan), PT. SIEN Corpora, Jakarta. 6. Benyamin Yuan, 2000. Current Situation and Development of Incubator in Chinese Taipei (dipresentasikan pada “2000 APEC SME and New Business Support Workshop” Taiwan, September 11, 2000). 7. Dean, John. 1997, Business Networks and Strategic Alliances in Australia, Department of Industry, Sciene and Tourism, Australia. 8. Hisrich, R.D., & Smilor, R.W.W. (2003). The University and Business Incubation : Technology Transfer. 9. Laikaka, R. (2002). Technology Business Incubators to Help Build an Innovation-based Economy. Jounal of Change Management, 3 (2), 167-176.
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada tahun anggaran 2014 Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi dalam Kegiatan Pengkajian dan Penerapan Inkubasi Teknologi yang disingkat PPIT telah melaksanakan penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Layanan Inkubasi Tenant atau dalam bahasa Indonesia disebut Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant, dan untuk selanjutnya digunakan singkatan POS Layanan Inkubasi Tenant. Layanan inkubasi tenant dapat mencapai sasaran dengan optimal apabila didukung oleh layanan prima kepada tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant. Namun untuk mencapai hal tersebut, masih terdapat kendala antara lain berupa, belum optimalnya layanan yang diberikan kepada tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant, serta masih adanya ketidak puasan yang disampaikan oleh tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh terciptanya kepuasan tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant, adanya akuntabilitas publik dan lainlain, maka perlu dilakukan evaluasi, sejauh mana prosedur kerja telah dirancang dan dilaksanakan, apakah POS perlu disusun dan diimplementasikan dengan optimal?. Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan POS pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pelayanan inkubasi tenant. Hal ini dinilai penting karena POS adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi
dan POS juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya POS, penyelenggaraan administrasi pelayanan inkubasi tenant dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. 1
Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam POS, maka secara bertahap kualitas pelayanan inkubasi tenant akan lebih profesional, cepat dan mudah. Untuk itu dengan menerapkan prinsip-prinsip tata kerja yang baik, akan mendorong terbentuknya manajemen inkubasi tenant yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu disusun dan diimplementasikan POS Layanan Inkubasi Tenant. Kata kunci utama dalam penyusunan POS Layanan Inkubasi Tenant adalah disusun berdasarkan kebutuhan standar pelayanan minimal inkubasi tenant di Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi.
1.2. Tujuan 1.
Menyusun satu paket POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi yang terdiri dari empat modul layanan yaitu, Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant, Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant, Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis, serta Modul Layanan Evaluasi Tenant.
2.
Menjadikan POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi sebagai pedoman standar untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi.
3.
Menciptakan komitmen bagi para SDM Inkubator Bisnis Teknologi untuk menerapkan POS Layanan Inkubasi Tenant dalam melaksanakan tugastugasnya.
1.3. Keluaran Tersusun POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi dengan empat modul layanan yaitu : 1.
Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.
2.
Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.
3.
Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.
4.
Modul Layanan Evaluasi Tenant. 2
1.4. Manfaat 1.
Digunakan sebagai referensi penyusunan POS lembaga inkubator lainnya.
2.
Digunakan sebagai alat untuk mengkomunikasikan pelaksanaan layanan inkubasi tenant.
3.
Digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan inkubasi tenant.
4.
Digunakan untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terjadi perubahan system.
5.
Digunakan sebagai alat audit sistem informasi manajemen.
1.5. Ruang Linkup 1.
Bab I Pendahuluan, meliputi : Latar Belakang, Tujuan, Keluaran, Manfaat, dan Ruang Lingkup.
2.
Bab II Organisasi dan Mekanisme Inkubasi Tenant, meliputi :
Organisasi terdiri dari : Visi, Misi, Tugas Pokok, Fungsi, Struktur Organisasi, Jenis Jabatan dan Uraian Jabatan.
Proses Bisnis Inkubasi terdiri dari tiga tahapan yaitu, Pra-Inkubasi, Inkubasi, dan Paska Inkubasi.
3.
4.
Bab III POS Layanan Inkubasi Tenant, meliputi :
Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.
Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.
Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.
Modul Layanan Evaluasi Tenant.
Bab IV Penutup
3
BAB II ORGANISASI DAN PROSES BISNIS INKUBASI 2.1. Organisasi Inkubator Bisnis Teknologi adalah wahana yang dibentuk untuk menjalankan peran sebagai pusat rekayasa bisnis untuk menghasilkan perusahaan pemula berbasis teknologi yang memiliki daya saing, tangguh dan mandiri. Organisasi dan Tata Kerja Inkubator Bisnis Teknologi, disusun dengan menetapkan Visi, Misi, Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi sebagai berikut : Visi : Menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi yang berkarakter. Misi : Menumbuh-kembangkan PPBT yang berdaya saing, tangguh, dan mandiri. Menginkubasi produk teknologi pada tingkatan proven dan memiliki potensi komersial. Mengembangkan fasilitas inkubasi teknologi yang tepat guna dan tepat sasaran. Mengembangkan SDM yang berkarakter dan profesional dalam membangun sinergi kemitraan, melaksanakan kerjasama, memberikan layanan kepada mitra, dan melaksanakan administrasi umum inkubasi bisnis teknologi. Mengembangkan fasilitator-fasilitator yang handal dan memiliki kompetensi di bidang inkubasi bisnis teknologi.
Tugas Pokok : Melaksanakan inkubasi bisnis teknologi untuk menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi (PPBT) melalui tahapan proses
membangun sinergi
kemitraan, melaksanakan kerjasama teknik dan kelembagaan, melaksanakan layanan pendampingan inkubasi teknologi dan bisnis, melaksanakan layanan pendampingan aksesibilitas usaha, mengelola Sistem Informasi Manajemen, dan melaksanakan administrasi umum inkubasi teknologi.
4
Fungsi :
Penyeleksian (talent scouting) produk teknologi dan calon tenant.
Penyediaan fasilitas pengembangan sinergi kemitraan, kerjasama teknis dan kelembagaan
Penyediaan fasilitas layanan inkubasi bisnis teknologi dan monitoring perkembangan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi.
Penyediaan fasilitas layanan pendampingan aksesibiltas usaha.
Penyelenggaraan layanan administrasi umum, dan Sistem Informasi Manajemen.
Peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia dan penerapan Prosedur Operasi Standar Layanan inkubasi bisnis teknologi.
5
2.2. Struktur Organisasi
Pimpinan Inkubator Bisnis Teknologi
Urusan Skim Pembiayaan Usaha
Asisten Pimpinan Bidang Internal
Urusan SIM Urursan Kepegawian dan Rumah Tangga
Bendaharawan Sekretaris Asisten Pimpinan Bidang Kemitraan dan Kerjasama
Asisten Pimpinan Bidang Fasilitasi Inkubasi Teknologi
Urusan Fasilitasi Inkubasi Tenant
Urusan Monitoring dan Evaluasi Tenant
Urusan Sinergi Kemitraan
Urusan Kerjasama Teknik dan Kelembagaan
Kelompok Fungsional
Gambar 1. Struktur Organisasi Inkubator Bisnis Teknologi
6
2.3. Jenis Jabatan dan Uraian Jabatan
No 1
Jenis Jabatan Uraian Jabatan (Job Description) Pimpinan Lembaga Memimpin dan mengelola program inkubasi teknologi Inkubator Bisnis yaitu : pra-inkubasi, inkubasi, dan paska-inkubasi, Teknologi pengelolaan Sistem Informasi Manajemen, pengelolaan adminstrasi dan tata usaha perkantoran dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk mewujudkan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi.
2
Asisten Pimpinan Bidang Internal
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan paska-inkubasi tenant, administrasi dan ketatausahaan kantor, dan sistim informasi manajemen, dengan melakukan kajian skim-skim pembiayaan, pendampingan akses pembiayaan, inisiasi penerimaan PNBP, menyediakan sarana dan prasarana SIM, mengupdate database SIM, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatankegiatan adminitratif dan ketatausahaan balai dengan pembagian tugas-tugas secara jelas dan proporsional untuk mewujudkan graduate tenant, serta terselenggaranya tertib administrasi, dan sistim manajemen informasi yang efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.
3
Asisten Pimpinan Bidang Kemitraan dan Kerjasama
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pra-inkubasi tenant dan kerjasama teknis maupun kelembagaan dengan melakukan kegiatan sinergi kemitraan melalui acara-acara technopreneur, temu bisnis, roadshow, publikasi dan pameran, customer relation office, seleksi produk teknologi dan calon tenant, serta menyiapkan Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant dan kerjasama kelembagaan untuk mendapatkan produk teknologi dan calon tenant yang sesuai kriteria yang telah ditetapkan dan proses inkubasi tenant untuk menghasilkan graduate tenant.
4
Asisten Pimpinan Bidang Fasilitasi Inkubasi Teknologi
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan inkubasi tenant dengan melakukan pendampingan alih teknologi dan bisnis, uji produksi produk tenant, mentoring teknologi dan bisnis, uji konsumen dan uji pasar, pendampingan sertifikasi produk tenant, monitoring dan evaluasi perkembangan tenant untuk mewujudkan proses inkubasi yang dapat menghasilkan graduate tenant. 7
Staf Bidang Urusan Internal 5 Sekretaris
6
7
8
9
Melaksanakan Urusan Kesekretariatan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi sesuai dengan sarana/fasilitas yang tersedia, untuk mewujudkan ketatausahaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi berjalan dengan tertib dan lancar. Bendaharawan Melaksanakan administrasi penerimaan dan pengeluaran keuangan yang bersumber dari Penerimaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, sesuai mekanisme pengelolaan keuangan yang berlaku, untuk mendukung terselenggaranya program kerja Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi dengan administrasi keuangan yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan. Urusan Kepegawaian Melaksanakan tata usaha kepegawaian dan urusan dan Rumah Tangga rumah tangga Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi dengan mengikuti ketentuan yang berlaku dan bekerjasama dengan pihak terkait untuk terpenuhinya kewajiban dan hak pegawai Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, serta terciptanya suasana harmonis, aman, tentram dan sejahtra. Urusan Sistim Informasi Manajemen
Menyiapkan sarana dan prasarana SIM, mengoperasikan, dan merawat perangkat keras, perangkat lunak, dan data manajemen dengan sumber daya yang tersedia, untuk tersedianya, teroperasikannya, dan terawatnya perangkat hardware, software dan data manajemen Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Urusan Skema Insentif Melaksanakan kajian skema insentif untuk Pengembangan Usaha pengembangan usaha, dan melaksanakan pendampingan akses pembiayaan ke lembagalembaga penyedia pembiayaan (investor) atau donatur yang menerima karakteristik usaha yang diajukan. serta menyiapkan acara-acara akses pembiayaan untuk mewujudkan aksesibilitas pebiayaan usaha.
Staf Bidang Urusan Kemitraan dan Kerjasama 10 Urusan Kerjasama Teknik dan Kelembagaan
Menyiapkan kerjasama teknik dan kelembagaan untuk mendukung pelaksanaan inkubasi tenant dengan dokumen perjanjian kerjasama (PKS) / kesepahaman bersama (MoU) / dokumen lainnya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku demi terlaksananya proses inkubasi tenant secara legal. 8
11
Urusan Sinergi Kemitraan
Membangun sinergi kemitraan untuk mendukung proses inkubasi tenant melalui kegiatan-kegiatan pengembangan teknoprener, temu bisnis, roadshow, pubilikasi dan pameran, seleksi produk teknologi dan calon tenant, serta kegiatan lainnya yang sejenis untuk mewujudkan tenant dan produk teknologi yang berkualitas.
Staf Bidang Urusan Inkubasi Teknologi 12 Urusan Fasilitasi Melaksanakan layanan pendampingan inkubasi tenant Inkubasi Tenant sesuai dengan paket fasilitas yang tersedia dan indikasi kebutuhan tenant, melalui kegiatan-kegiatan uji produksi produk tenant, mentoring teknologi dan bisnis, uji konsumen, dan uji pasar, serta pendampingan sertifikasi produk tenant untuk mencapai target-target proses inkubasi tenant yang telah ditetapkan dan meningkatkan kompetensi bisnis yang sedang dikembangkan tenant dalam rangka mewujudkan tenant graduate. 13 Melaksanakan pengendalian dan evaluasi kegiatan Urusan inkubasi tenant sesuai jangka waktu yang telah Monitoring dan ditetapkan, dan atau atas instruksi langsung Pimpinan Evaluasi Tenant Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, secara cermat melalui kajian yang sistematis dengan tim yang telah ditentukan, untuk mewujudkan hasil pengendalian dan evaluasi tenant dapat berguna untuk memutuskan tindak lanjut proses kegiatan inkubasi tenant. Jabatan Fungsional Tertentu 14 Perencana Malakukan kegiatan perencanaan pada kegiatankegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaan yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan, khususnya dalam bidang penumbuh kembangan perusahaan pemula berbasis teknologi yang inovatif, mandiri, tangguh, dan berdaya saing. 15 Perekayasa Melakukan kegiatan teknologi dalam satu kelompok kerja fungsional dengan ruang lingkup : penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan, dan pengoperasian khususnya dalam bidang inkubasi teknologi untuk menciptakan perusahaan pemula berbasis teknologi yang inovatif, mandiri, tangguh, dan berdaya saing. 9
2.4. Proses Utama Bisnis Inkubasi Inkubator Bisnis Teknologi, menjalankan proses utama bisnis inkubasi melalui 3 (tiga) tahapan sub proses bisnis inkubasi yang berurutan dan saling terkait yaitu : Sub Proses Bisnis Pra-inkubasi, Sub Proses Bisnis Inkubasi, dan Sub Proses Bisnis Pasca Inkubasi. Ketiga sub proses bisnis inkubasi ini merupakan proses bisnis utama Inkubator Bisnis Teknologi untuk mencapai sasaran strategis yaitu menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi (PPBT). Kegagalan pada salah satu sub proses bisnis inkubasi akan berpengaruh terhadap keberhasilan proses bisnis utama inkubasi dalam menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi. Oleh karena itu setiap sub proses bisnis inkubasi memiliki kaitan dan pengaruh penting dengan keberhasilan proses bisnis utama inkubasi sehingga perlu direncanakan, dilaksanakan, dan dimonitor secara intensif dengan menerapkan Prosedur Operasi Standar Layanan Inkubasi Tenant. Setiap sub proses bisnis inkubasi akan diuraikan secara rinci mulai dari in-put yang digunakan dan out-put yang dihasilkan, serta kegiatan-kegiatan penting yang dijalankan di dalam setiap sub proses bisnis inkubasi. Secara umum proses bisnis utama inkubasi mulai dari gambaran in-put dan out-put proses inkubasi, sarana dan prasarana yang digunakan, beserta kegiatan dan periode waktu setiap sub proses bisnis inkubasi yang dijalankan, disajikan seperti Gambar 2 berikut ini :
10
Gambar 2 : Proses Utama Bisnis Inkubasi
2.4.1
Sub Proses Bisnis Pra-inkubasi
Sub Proses Bisnis Pra-Inkubasi adalah kegiatan yang dijalankan untuk membangun sinergi kemitraan (matching) antara penghasil teknologi (A : Academician) dan pengguna teknologi (B : Businessman), serta unsur pendukungnya (G : Government etc). Hasil sinergi kemitraan yang dicapai merupakan kesepakatan menjadi tenant untuk menjalani proses inkubasi. Proses sinergi kemitraan ini dapat dilaksanakan mulai proses pemanduan bakat (talent scouting) melalui inventarisasi dan penggalian hasil-hasil inovasi teknologi yang memiliki kematangan teknologi (TRL ≥ 7), dan ide bisnis yang prospektif dengan kegiatan-kegiatan seperti : technopreneur camp, roadshow, publikasi, customer relation office dll, kemudian hasilnya dihimpun dalam database kemitraan inventor dan calon tenant. Selanjutnya dilaksanakan sinergi antara hasil inovasi teknologi yang memenuhi syarat dan ide bisnis yang prospektif 11
melalui proses seleksi hasil inovasi teknologi dan calon tenant yang berminat mengadopsi hasil inovasi teknologi yang ditawarkan melalui
temu bisnis yang
diselengarakan oleh Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Selanjutnya ditetapkan tenant sebagai out-put dari sub proses bisnis ini dengan menandatangani Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant antara pihak tenant dan pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Tenant lebih lanjut diberikan beberapa pelatihan dalam bentuk pelatihan business plan, pengembangan bisnis, dan pendampingan teknologi dan bisnis. Secara ringkas sub proses bisnis pra-inkubasi ini disajikan seperti pada Gambar 3 berikut ini.
G Gambar 3 : Sub Proses Bisnis Pra-Inkubasi
2.4.2 Sub Proses Bisnis Inkubasi
Sub Proses Bisnis inkubasi adalah tahapan kegiatan alih teknologi dan bisnis untuk merealisasikan fasilitas-fasilitas yang diperlukan tenant sesuai proposal kelayakan 12
pengembangan bisnis yang sudah disepakati dan dituangkan dalam Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant. Sub proses bisnis inkubasi tenant dilaksanakan dalam jangka waktu maksimum 3 tahun, disesuaikan dengan jenis dan kesulitan bisnis yang akan dikembangkan. Sepanjang kurun waktu tersebut, evaluasi dan monitoring terhadap perkembangan usaha tenant terus menerus dilakukan secara intensif. In-put proses adalah tenant dan out-put proses yang dihasilkan adalah tenant graduate (PPBT). Realisasi fasilitas pada sub proses bisnis inkubasi tenant dari awal perjanjian kerjasama sampai dengan tenant lulus (graduate), adalah sebagai berikut : Persiapan Inkubasi : adalah menyiapkan business development roadmap, program kerja, aspek legalitas, mempersiapkan kesepakatan-kesepakatan yang diperlukan seperti kesepakatan pembiayaan, status produk yang dihasilkan. royalty, bagi hasil, dll, dan menyiapkan infrastruktur inkubasi yang diperlukan. Uji Produksi : adalah realisasi fasilitas pengembangan produk berupa pendampingan tenant untuk mempersiapkan peralatan, proses produksi dalam rangka mewujudkan produk tahap 1 (produk contoh). Training dan Mentoring : Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi selama proses inkubusi tenant memberikan pelatihan pengembangan bisnis, dan bimbingan berupa mentoring teknologi, pemasaran, keuangan, dan penyusunan rencana bisnis. Pendampingan Sertifikasi : adalah pendampingan pelaksanaan pengujian produk yang diperlukan sesuai ketentuan yang ditetapkan lembaga yang berwenang untuk tujuan proses komersialisasi produk. Uji Konsumen (Alpha Test) : dalam proses pembentukan produk inovatif akhir, tenant wajib melakukan survei & analisa prefensi konsumen terhadap produk tahap 1(pertama) yang telah dihasilkan. Dari survei ini akan dihasilkan analisa kebutuhan konsumen, yang akan dijadikan dasar dalam membentuk produk tahap selanjutnya yang merupakan produk inovatif akhir. Pada tahap ini, Lembaga incubator Bisnis Teknologi berperan membimbing dan mendampingi tenant sampai terlaksananya seluruh kegiatan uji konsumen. Uji Jual (Beta Test) : dalam tahap uji jual, tenant wajib melakukan uji jual terhadap produk inovatif akhir yang dihasilkan, di bawah bimbingan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Produk
inovatif akhir ini sebelumnya sudah memperoleh
sertifikasi (paten, dll). Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi juga melakukan promosi dalam bentuk diantaranya keikutsertaan tenant pada pameran-pameran. 13
Pada tahap ini, produk terjual harus disesuaikan dengan target pada rencana bisnis yang telah disusun sebelumnya. Monitoring dan Evaluasi
: dilaksanakan monitoring dan evaluasi per tahapan
inkubasi pada akhir tahapan inkubasi, dan evaluasi perkembangan bisnis tenant dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan, dan jadwal dapat berubah sesuai kondisi yang ada dengan didukung oleh kebijaksanaan pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Pada tahap sub proses bisnis inkubasi ini, status bisnis sudah mulai berkembang dan status produk adalah certified product dan sudah diterima pasar. Secara rinci sub proses bisnis inkubasi ini disajikan seperti Gambar 4 di bawah ini :
Gambar 4 : Sub Proses Bisnis Inkubasi
2.4.3 Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi.
Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi adalah tahapan proses bisnis berupa aksesibilitas produksi massal. Setelah tenant dinyatakan lulus (graduate), maka tenant dapat mempersiapkan proses produksi massal, dan meningkatkan kemampuan untuk mengembangkan jaringan bisnis dan jaringan produksi massal.
14
Pada tahap ini, in-put proses adalah tenant graduate (PPBT) dan out-put proses yang dihasilkan adalah Perusahaan Berbasis Teknologi (PBT). Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah monitoring paska inkubasi, pengendalian kontrak paska inkubasi, pelatihan lanjutan pengembangan bisnis seperti manajemen keuangan, pemasaran, peningkatan kapasitas SDM, pendampingan teknologi dan bisnis, aksesibilitas teknologi, aksesibilitas permodalan dan pasar. Dukungan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi lainnya adalah berupa promosi seperti keikutsertaan dalam pameran, temu bisnis, dan seminar yang terkait dengan pengembangan teknologi yang digunakan. Status bisnis pada tahap ini adalah akselerasi bisnis, dan status produk adalah sudah siap produksi massa. Walaupun tenant telah dinyatakan graduate dan menjadi PBT, namun PBT tetap terdaftar sebagai mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, dan dapat melakukan konsultasi yang terkait dengan usahanya. Sebagai tenant yang telah lulus menjadi PBT, juga dapat diberikan fasilitas pendukung seperti kantor maya dan lain-lain. Secara rinci kegiatan sub proses bisnis paska inkubasi seperti disajikan pada Gambar 5 berikut ini :
Gambar 5 : Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi
15
BAB III PEDOMAN-PEDOMAN
3.1
Ketentuan Pokok Ketentuan pokok yang terkait dengan POS Layanan Inkubasi Tenant digunakan sebagai pedoman dalam penyusunan dan pengimplementasian POS ini. Ketentuan pokok ini dapat berupa peraturan-peraturan terkait yang dikeluarkan oleh pemerintah dan lembaga terkait lainnya. Adapun ketentuan pokok yang digunakan sebagai pedoman, adalah antara lain : 1.
Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2005 tentang Alih Teknologi Kekayaan Intelektual Serta Hasil Penelitian Dan Pengembangan Oleh Perguruan Tinggi Dan Lembaga Penelitian Dan Pengembangan.
2.
Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor : 008/2011, tertanggal 28 Pebruari 2011, tentang Panduan Pendirian Inkubator Teknologi.
3.
Pimpinan lembaga yang mengesahkan Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant.
4.
Bisnis Plan Penuntun Usaha Anda, Business Development Strategy SERI1, Penerbit Balai Inkubator Teknologi-BPPT, Tahun 2005.
5.
Form-Form yang sudah ditetapkan dan digunakan dalam POS Layanan Inkubasi Tenant.
3.2
Azas-Azas 1
Objektif, artinya POS terhadap seluruh kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi harus memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan.
2
Transparan, artinya POS bersifat terbuka dan dapat diketahui oleh pihak-pihak yang terkait dengan lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, untuk menghindarkan penyimpangan yang mungkin terjadi.
3
Akuntabel, artinya POS dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan Lembaga
Inkubator Bisnis Teknologi baik prosedur maupun
hasilnya.
16
4
Tidak diskriminatif, artinya POS tidak membedakan dan berlaku bagi semua kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi baik kegiatan-kegiatan manajerial maupun kegiatan-kegiatan fungsional.
5
Kompetitif, artinya hasil-hasil tahapan POS dilakukan melalui seleksi berdasarkan nilai hasil perhitungan menggunakan formula yang telah ditentukan.
3.3
Ketentuan Pelaksanaan Pelaksanaan POS Layanan Inkubasi Tenant
diatur dengan beberapa ketentuan
pelaksanaan, yaitu mengacu kepada kriteria yang telah ditetapkan seperti : Kriteria Produk Teknologi, Kriteria Calon Tenant, Kriteria Setiap Tahapan Inkubasi, Kiteria Evaluasi tenant, dan Kriteria Tenant Graduate. Uraian dari masing-masing kriteria tersebut di atas, disajikan sebagai berikut : 1. Kriteria Calon Tenant Mempunyai teamwork dan jaringan yang potensial. Memahami produk, peluang pasar dan pesaing. Memiliki kemampuan keuangan untuk start up. Memiliki komitmen untuk menjalankan usaha. 2. Kriteria Produk Teknologi/Inovasi Produk teknologi memiliki level kesiapan teknologi ≥ 7 Ide bisnis memiliki potensi komersial Intensitas litbang besar dan produknya berbasis teknologi/inovasi Produk memiliki kelayakan secara bisnis
17
3. Kriteria Setiap Tahapan Inkubasi No. 1
Tahapan Inkubasi Persiapan Inkubasi
Kriteria Telah melengkapi semua persyaratan inkubasi yang ditetapkan
2
Training & Mentoring
3
Uji Produksi
Peningkatan kompetensi SDM Memiliki dukungan pendanaan yang memadai Telah memiliki segmen pasar Business plan Proposal Kelayakan Uji Produksi
4
Pendampingan
Produk telah lulus pengujian sesuai yang
Sertifikasi
disyaratkan Lembaga Pengujian
Akses Pasar
Produk telah memiliki daya akses pasar
5
4. Kriteria Evaluasi Tenant Kriteria evaluasi tenant adalah sebagai berikut : Evaluasi tenant dilaksanakan pada akhir tahun anggaran dan tenant telah menjalani inkubasi sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan terhitung sejak penandatanganan Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant, atau evaluasi dilaksanakan sesuai kebijakan dan arahan Pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Acuan yang digunakan dalam melaksanakan evaluasi adalah Rencana Bisnis (business plan), Program kerja (road map), dan laporan perkembangan usaha tenant yang telah disampaikan kepada Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. 5. Kriteria Tenant Graduate Tenant dapat disahkan lulus dalam proses inkubasi (graduate tenant ) apabila : Tenant telah difasilitasi sesuai dengan paket fasilitas yang dibutuhkan selama masa inkubasi sesuai tercantum dalam Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant. Hasil evaluasi perkembangan tenant yang dilaksanakan oleh Tim Evaluasi Tenant, merekomendasikan bahwa target inkubasi tenant telah tercapai sesuai dengan rencana bisnis, program kerja (road map), dan milestone yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant. 18
6. Untuk menjadi catatan selama pelaksanaan POS, baik pada saat pra-inkubasi, inkubasi, dan paska-inkubasi, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Jangka waktu yang dibutuhkan pada setiap tahapan pengusulan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan memakai satuan hari kerja (HK). Dukumen yang akan diperiksa dan dinilai pada setiap tahap selalu disertai dengan form check list yang berisi data mengenai Tanggal Diperiksa, Pejabat Penilai, Hasil/status Penilaian dan Keterangan. Setelah selesai melakukan pengesahan/penilaian, form check list akan diisi dan ditandatangani oleh Pejabat Penilai. Pimpinan, staf, dan Mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi diwajibkan menggunakan instrumen/form-form yang telah ditentukan.
3.4
TAHAP PELAKSANAAN Tahap pelaksanaan meliputi tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan sesuai tata cara pelaksanaan kegiatan, pihak-pihak yang terlibat dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan kegiatan, durasi waktu pelaksanaan kegiatan, dan form-form yang digunakan untuk menghasilkan dokumen kegiatan. Secara rinci POS Layanan Inkubasi Tenant yang terdiri dari empat modul layanan disajikan pada Bab IV berikut ini.
19
BAB IV PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN INKUBASI TENANT
Prosedur Operasi Standar Layanan Inkubasi Tenant Inkubator Bisnis Teknologi terdiri dari empat modul layanan dengan judul masing-masing sebagai berikut : 1.
Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.
2.
Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.
3.
Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.
4.
Modul Layanan Evaluasi Tenant.
Uraian rinci masing-masing modul layanan seperti tersebut di atas disajikan pada Modul I sampai dengan Modul IV, Lampiran Buku POS Layanan Inkubasi Tenant seperti terlampir.
20
BAB V PENUTUP Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant merupakan alat untuk pengelolaan layanan inkubasi Tenant, dan POS ini berguna sebagai pedoman yang menggambarkan tentang langkah-langkah atau proses pekerjaan yang harus dilakukan, dan memiliki peran penting dalam menciptakan layanan yang efisien, efektif dan konsisten kepada tenant dan mitra inkubasi tenant lainnya. Peran penting POS Layanan Inkubasi Tenant dalam setiap jenis kegiatan adalah untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, POS Layanan Inkubasi Tenant menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap pimpinan maupun staf di Inkubator Bisnis Teknologi dalam melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil pekerjaan, bekerja makin terarah untuk memberikan layanan prima bagi tenant dan mitra inkubasi tenant lainnya.
21
Penerbit: Balai Inkubator Teknologi – BPPT Gd. Pusat Inovasi dan Bisnis Teknologi BPPT Lt.2 Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp. 021-75791384 Fax.021-75791394 www.i-tech.or.id
