PROSEDUR MENJALANKAN PROGRAM
Berikut ini merupakan tampilan user interface beserta keterangan dari user interface bersangkutan 1. User Interface Login
Gambar User Interface Login Keterangan : Ini adalah form login yang berfungsi sebagai hak akses user untuk masuk ke dalam sistem.
2.
User Interface Main
Gambar User Interface Main Keterangan : Ini adalah form main yang berfungsi sebagai tampilan utama didalam sistem.
3. User Interface Master Department
Gambar User Interface Master Department Keterangan : Ini adalah form master department yang digunakan pada saat ingin melakukan pendataan departemen. Pada form ini user dapat melakukan perubahan terhadap data department.
4.
User Interface Master Position
Gambar User Interface Master Position Keterangan : Ini adalah form master position yang digunakan pada saat ingin dilakukan pendataan posisi. Pada form ini ditampilkan informasi detail posisi.
5.
User Interface Master Place
Gambar User Interface Master Place Keterangan : Ini adalah form master place yang digunakan pada saat ingin melakukan pendataan tempat. Pada form ini ditampilkan informasi mengenai tempat dan alamat yang telah didaftarkan
6. User Interface Master Employee
Gambar User Interface Master Employee Keterangan : Ini adalah form master employee yang digunakan pada saat ingin mengakses data karyawan. Pada form ini ditampilkan informasi personal
karyawan.
7. User Interface Master Item
Gambar User Interface Master Item Keterangan : Ini adalah form master item yang digunakan pada saat ingin melakukan pendataan terhadap data barang. Pada form ini ditampilkan informasi detail barang.
8.
User Interface Master Supplier
Gambar User Interface Master Supplier Keterangan : Ini adalah form master supplier yang digunakan pada saat ingin melakukan pendataan terhadap data supplier. Pada form ini ditampilkan informasi
detail
supplier.
9. User Interface Transaction Inquiry Form
Gambar User Interface Transaction Inquiry Form Keterangan : Ini adalah form transaksi inquiry form. Form ini dibuat pada saat bagian purchasing ingin melakukan permintaan penawaran harga terhadap supplier.
10. User Interface Transaction Purchase Order
Gambar User Interface Transaction Purchase Order
Keterangan : Ini adalah form transaksi purchase order. Form ini digunakan pada saat bagian purchasing ingin melakukan pemesanan barang ke supplier.
11. User Interface Transaction Items In
Gambar User Interface Transaction Items In Keterangan : Ini adalah form transaksi items in. Form ini digunakan untuk mencatat barang masuk yang diterima oleh bagian gudang
12. User Interface Transaction Items Return
Gambar User Interface Transaction Items Return Keterangan : Ini adalah form transaksi items return. Form ini digunakan pada saat terdapat barang yang ingin dipesan tidak sesuai dan ingin diretur.
13. User Interface Transaction Items Out
Gambar User Interface Transaction Items Out
Gambar Form Search Items Out Keterangan : Ini adalah form transaksi items out. Form ini digunakan pada saat terdapat barang yang keluar dari gudang.
14. User Interface Transaction Invoice
Gambar User Interface Transaction Invoice Keterangan : Ini adalah form transaksi Invoice. Form ini digunakan untuk mencatat faktur yang diperoleh dari supplier oleh bagian keuangan.
15. User Interface Transaction Payment
Gambar User Interface Transaction Payment Keterangan : Ini adalah form transaksi payment. Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan terhadap invoice oleh bagian keuangan.
16. User Interface Purchase Report
Gambar User Interface Purchase Report Keterangan : Ini adalah laporan pembelian barang yang dicetak oleh bagian purchasing.
17. User Interface Invoice Report
Gambar User Interface Invoice Report Keterangan : Ini adalah laporan tagihan yang dicetak oleh bagian keuangan.
18. User Interface Payment Report
Gambar User Interface Payment Report Keterangan : Ini adalah laporan pengeluaran kas yang dicetak oleh bagian keuangan.
19. User Interface Inventory Report
Gambar User Interface Inventory Report Keterangan : Ini adalah laporan inventori yang dicetak oleh bagian gudang.
Berikut ini adalah tahapan yang dilakukan pada saat user ingin melakukan pembuatan transaksi beserta informasinya.
Gambar Login User perlu untuk memasukkan data nama dan password. Lalu mengklik tombol Login. - Apabila user memasukkan data dengan benar maka sistem akan menampilkan user interface main form. - Apabila user salah dalam memasukkan data dalam sistem, maka sistem akan menampilkan notifikasi “Wrong username or password” dan user perlu untuk memasukkan ulang data nama dan password.
Setelah sukses melakukan login, sistem akan menampilkan main form
Gambar Main Form - Pada drop item Master, terdapat menu Employee, Supplier, Item, Position, Department, dan Place. - Pada drop item Transaction, terdapat menu Purchase Request, Purchase Order, Items In, Invoice, Payment, Items Return. - Pada drop item Report, terdapat menu Laporan Tagihan, Laporan Inventori, Laporan Tagihan, Laporan Pembayaran.
Pada awal transaksi, apabila supplier belum terdaftar dalam database, maka pihak purchasing perlu untuk mendaftarkan supplier pada form master supplier.
Gambar Master Supplier
- User dapat memasukkan data supplier baru dengan mengklik tombol insert lalu mengisi data supplier dan apabila data supplier sudah diisi dengan benar maka user dapat mengklik tombol save untuk menyimpan data supplier yang telah dimasukkan. - User dapat mengubah data supplier yang sudah ada dengan mengklik tombol update lalu mengubah data supplier sesuai dengan data baru dan apabila data supplier sudah diisi dengan benar maka user dapat mengklik tombol save dan menyimpan data supplier yang telah diubah. - User dapat menghilangkan data supplier yang ada dengan mengklik tombol delete pada data supplier yang telah dipilih.
Setelah mendaftarkan supplier, apabila barang belum terdaftar, maka bagian purchasing
perlu
untuk
mendata
barang
pada
form
master
item
Gambar Master Item
- User dapat memasukkan data barang baru dengan mengklik tombol insert lalu mengisi data barang dan apabila data barang sudah diisi dengan benar maka user dapat mengklik tombol save untuk menyimpan data detail barang yang telah dimasukkan. - User dapat mengubah data barang yang sudah ada dengan mengklik tombol update lalu mengubah data barang sesuai dengan data baru dan apabila data barang sudah diisi dengan benar maka user dapat mengklik tombol save dan menyimpan data barang yang telah diubah. - User dapat menghilangkan data barang yang ada dengan mengklik tombol delete pada data barang yang telah dipilih.
Setelah melakukan pendataan barang, bagian purchasing dapat melanjutkan proses pembelian barang dengan membuat form transaksi inquiry form
Gambar Inquiry Form
- User dapat melakukan permintaan penawaran harga baru dengan mengklik tombol new lalu memasukkan data supplier serta data barang yang ingin dipesan beserta kuantitasnya. Apabila data barang sudah diisi dengan benar maka user dapat mengklik tombol add lalu mengisi tanggal pengiriman yang diinginkan. Apabila data barang yang diisi tersebut ingin dihilangkan, maka user dapat memilih data barang yang ingin dihilangkan dan mengklik tombol delete. User dapat menyimpan data yang sudah dimasukkan dengan mengklik tombol save. - User dapat melihat daftar permintaan penawaran harga yang telah ada dengan mengklik tombol view lalu sistem akan menampilkan daftar permintaan barang yang telah ada. - User dapat mencetak data yang sudah dimasukkan dengan mengklik tombol print. Inquiry form yang telah dibuat kemudian dikirim ke supplier tertuju dan apabila supplier setuju dengan penawaran harga yang dibuat, maka bagian purchasing akan membuat purchase order form sebagai pemesanan resmi.
Gambar Purchase Order
Gambar Form Search Purchase Order - User dapat melakukan pemesanan dengan mengklik tombol new lalu memasukkan inquiry id dari barang yang ingin dipesan. Setelah itu, user perlu mengisi harga dan kuantitas barang yang ingin dipesan. Apabila data barang sudah diisi dengan benar maka user perlu untuk mengisi alamat pengiriman untuk invoice dan barang. User dapat mengklik tombol save untuk menyimpan data purchase order. - User dapat melihat daftar pemesanan barang yang telah ada dengan mengklik tombol search lalu sistem akan menampilkan daftar pemesanan barang yang telah ada sesuai gambar 4.57 - User dapat mencetak data yang sudah dimasukkan dengan mengklik tombol print. Purchase Order yang telah dibuat kemudian dikirim ke supplier tertuju dan apabila supplier telah mengirim barang ke gudang, maka bagian gudang akan membuat
items
in
form
Gambar Items In
Gambar Form Search Items In - User dapat mendata barang masuk baru dengan mengklik tombol new lalu memilih purchase order id sesuai dengan barang yang masuk. Sistem akan menampilkan tanggal purchase order beserta nama supplier. Lalu, user memasukkan jumlah barang yang diterima pada qty. Apabila barang yang diterima sudah sesuai, maka user dapat menyimpan data barang masuk dengan mengklik tombol save. - User dapat melihat daftar barang masuk yang telah ada dengan mengklik tombol view lalu sistem akan menampilkan daftar barang masuk sesuai gambar 4.59 - User dapat mencetak data items in dengan mengklik tombol print. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai maka bagian gudang akan melakukan konfirmasi retur kepada bagian purchasing. Lalu bagian purchasing
akan membuat items return form. Namun, apabila barang yang dikirim telah sesuai, maka bagian gudang akan melakukan konfirmasi benar kepada bagian purchasing. Lalu bagian purchasing akan mengirim invoice yang diterima dari supplier ke bagian keuangan untuk dilakukan pendataan.
Gambar Items Return
Gambar Form Search Items Return - User dapat memasukkan data retur barang baru dengan mengklik tombol new. Lalu memasukkan item in id sesuai dengan barang yang ingin diretur. Sistem akan menampilkan tanggal barang masuk, supplier, purchase order id dan tanggal purchase order. User dapat memasukkan jumlah barang yang ingin diretur pada return qty. Apabila barang yang ingin diretur sudah dimasukkan, maka user dapat menyimpan data retur barang dengan mengklik tombol save. - User dapat melihat daftar retur barang yang telah ada dengan mengklik tombol view lalu sistem akan menampilkan daftar retur barang sesuai gambar 4.61 - User dapat mencetak daftar retur barang yang ada dengan mengklik tombol print.
Gambar Invoice
Gambar Form Search Invoice - User dapat memasukkan faktur baru dengan mengklik tombol new lalu memasukkan Invoice ID dan memilih Purchase Order ID yang sesuai. Sistem akan menampilkan tanggal pemesan barang, id supplier dan total biaya. - User dapat memilih jumlah cicilan dan tanggal pembayaran untuk faktur sesuai kesepakatan dengan supplier. User dapat mengklik tombol add sesuai dengan tanggal pembayaran dan jumlah pembayaran. Apabila data yang dimasukkan sudah benar maka user dapat menyimpan data faktur dengan mengklik tombol save. - User dapat melihat daftar faktur yang telah ada dengan mengklik tombol view lalu sistem akan menampilkan daftar faktur sesuai gambar 4.63 Bagian keuangan akan melakukan pendataan terhadap invoice yang jatuh tempo atau
ditagihkan
oleh
supplier
dengan
membuka
form
payment
Gambar Payment
Gambar Form Search Payment - User dapat memasukkan pembayaran baru dengan mengklik tombol new lalu memasukkan invoice id yang akan diproses. Sistem akan menampilkan jumlah cicilan, tanggal pembayaran serta jumlah tagihan untuk faktur tersebut. Apabila user telah melakukan pembayaran, user dapat menyimpan data pembayaran dengan mengklik tombol save. - User dapat melihat daftar payment yang ada dengan mengklik tombol view lalu sistem akan menampilkan daftar payment sesuai gambar 4.65 - User dapat mencetak daftar payment yang telah dibayarkan dengan mengklik tombol print. Setiap akhir periode, Bagian Purchasing akan mencetak laporan pembelian barang. Bagian Keuangan akan mencetak laporan tagihan dan laporan pengeluaran kas. Bagian
Gudang
akan
mencetak
laporan
inventori.
Gambar Purchase Report - User dapat menentukan periode awal dan periode akhir dari laporan yang ingin dibuat. Lalu mengklik tombol show untuk menampilkan data laporan pembelian berdasarkan periode yang dipilih - User dapat mencetak laporan pembelian yang telah dibuat dengan meklik tombol print
Gambar Invoice Report - User dapat menentukan periode awal dan periode akhir dari laporan yang ingin dibuat. Lalu mengklik tombol show untuk menampilkan data laporan tagihan berdasarkan periode yang dipilih - User dapat mencetak laporan tagihan yang telah dibuat dengan meklik tombol print
Gambar Payment Report - User dapat menentukan periode awal dan periode akhir dari laporan yang ingin dibuat. Lalu mengklik tombol show untuk menampilkan data laporan pengeluaran kas berdasarkan periode yang dipilih - User dapat mencetak laporan pengeluaran kas yang telah dibuat dengan meklik tombol print
Gambar Inventory Report - User dapat menentukan periode awal dan periode akhir dari laporan yang ingin dibuat. Lalu mengklik tombol show untuk menampilkan data laporan inventori berdasarkan periode yang dipilih - User dapat mencetak laporan inventori yang telah dibuat dengan meklik tombol print
