PROJEKTOVÁ PODPORA V AKADEMICKÉ SFÉŘE V MEZINÁRODNÍM SROVNÁNÍ Hana Štěpánková, Sychrov, 20.5.2011
HŠ • VŠE v Praze, Fakulta mezinárodních vztahů (1997) • Finanční manažer a hlavní účetní (Sulzer Medica) • Research Services Administrator – Imperial College London (2003 – 2007) • VŠCHT v Praze (2008 dosud) administrátor projektu ERC Chobotix postupně administrátor dalších projektů 7.RP a OPPA
Proč potřebují projekty administrativní podporu? • Aby se schopní vědci, kteří získají financování pro svoji myšlenku a práci, byli schopni naplno věnovat vědě. NUTNÉ je ovšem přesvědčit vědce (nejlépe činy), že se o administrativu jejich projektů starají profesionálové s potřebnými znalostmi, zájmem pro věc a s aktivním přístupem.
Imperial College London - obecně Špičková univerzita v technických, přírodních a medicínských oborech
Vysoký podíl výzkumu na financování Vysoký počet grantů jak od národních grantových agentur, tak z průmyslu, charit a evropských programů (účastní se rámcových programů od jejich počátku) Akademičtí pracovníci zvyklí „bojovat“ o své financování, žádat o granty
IC – akademičtí pracovníci • Vybíráni velmi pečlivě, z celého světa, obvykle ne absolventi IC bez zkušenosti s jinou univerzitou •
Pracovní úvazek na dobu určitou, univerzita poskytne prostory a počáteční kapitál na výzkum
•
Do cca 5ti let se očekává, že akademik získá dostatek grantů jak na pokrytí vlastního platu, tak na fungování výzkumné skupiny. Pokud ne, opouští univerzitu
• •
Mzdy jsou tarifní, přesto flexibilní a tarifů je mnoho Existují kariérní plány, pravidelná hodnocení, pohovory s vedoucími – férové zacházení, podložené výsledky práce
IC – podpora projektů
Research Services
Contracts
Human Resources
Řešitel či administrátor
Co kdo dělá?? Řešitel – připraví „vědeckou“ část žádosti o grant, naplánuje potřebné vybavení a personální obsazení. Pokud se jedná o začínajícího vědce, řeší další otázky s jednotlivými odděleními. Pokud se jedná o vědce s více projekty, předá v této fázi návrh projektu administrátorovi.
Personální oddělení – připraví tzv. staff costing, rozpočet na personální náklady. Počítá se na základě očekávaného data zahájení projektu, započítává se předpokládaná každoroční inflace a kariérní postup. Budoucí náklady se počítají na konkrétní zaměstnance či na plánované pozice. Každý Staff costing se aktualizuje při přijetí konkrétního zaměstnance, vše je možné měnit, je pak ovšem potřeba přepočítávat dobu zapojení jednotlivých zaměstnanců do projektu (dražším zaměstnancům dobu či procenta úvazku zkrátit, levnějším naopak apod., stále se hlídá rozpočet). Počítá se samozřejmě také část úvazku, kterou je zapojen hlavní řešitel.
Co kdo dělá na IC – pokračování Contracts (právní oddělení) Kontrola návrhů dohod a dodatků, ochrana duševního vlastnictví apod.
Research Services Odpovědnost za správné a včasné podání žádosti o grant, za jeho vedení, průběžné a finální vyúčtování, případně za audit. Vedoucí RS podepisuje za instituci (ne rektor). Koordinace úkonů řešitele a oddělení HR a Contracts. Péče o projekty je rozdělena mezi jednotlivé zaměstnance oddělení po fakultách. Používalo se i dělení podle poskytovatele grantu, nicméně převládl názor, že „všichni mají znát vše“ , tj. každý člen týmu má na starosti portfolio složené z grantů od různých poskytovatelů. Podstatnou část práce zabírá pravidelné vyúčtování projektů, které se opět liší podle poskytovatele (měsíční, čtvrtletní, roční). Jedná se i o fakturaci, což umožňuje kontrolovat platební morálku poskytovatelů.
Co kdo dělá na IC – manažeři či administrátoři projektu, zdroje financování Research Services, Contracts, Human Resources - celoškolská pracoviště, jejich provoz hrazen centrálně, ze školního rozpočtu
Administrátor či manažer projektu – hrazen z projektu, nutno s těmito náklady počítat při sestavování rozpočtu. Možno také dohodnout financování z jiných zdrojů, zejména pokud jsou režijní náklady projektu dostatečně vysoké. Nutno řešit před zahájením projektu
Pracovní náplň českého administrátora Aktivity před zahájením projektu: • pomoc s přípravou návrhu, zejména s rozpočtem a plánováním mezd • přijímání členů týmu • koordinování právních, finančních a administrativních úkonů apod.
Příklad prací administrátora v průběhu projektu: • výběrová řízení na nákup přístrojů • koordinování ostatních nákupů • návrhy pracovních smluv a dohod • kontrola zaúčtování položek • příprava či kontrola Time Sheets • vyúčtování pracovních cest • příprava průběžných a závěrečných finančních zpráv • práce s auditory atd.
Důležitost komunikace při správě projektů 1.
Administrátor – řešitel Velmi záleží na výběru administrátora, proto by to měl být člověk, který vyhovuje především řešiteli. Bývalý PhD student, který rezignuje na vědeckou kariéru, vědkyně s malými dětmi apod., často osoby pracující na částečný úvazek či na dohodu, na IC i profesionální manažeři, pracující na dohodu či ŽL
2.
Jednotlivá oddělení instituce a administrátor Jako ideální vidím řešení, kde každé oddělení má jednoho zaměstnance, který spolupracuje s administrátory. Vyhotovuje vyúčtování, pomáhá s otázkami pracovně-právními, zařizuje přestavby laboratoří apod.
3.
Instituce – poskytovatel Nejasnosti, sporné otázky apod. vždy s poskytovatelem řešit, hledat řešení, nemít zbytečný „respekt“ z evropských institucí, včetně obav z nedokonalé angličtiny
Diskuze na závěr Evropský audit na VŠCHT Praha, vykazování mzdových nákladů na projektu Výkazy práce – nutnost jednotného systému v rámci instituce, vymezení vhodného rozsahu podpory řešitelům ze strany instituce
Další
DĚKUJI ZA POZORNOST, HANA ŠTĚPÁNKOVÁ
