Projekt Alapító Dokumentum

Projekt Alapító Dokumentum Környezetvédelmi hatóságok informatikai rendszereinek fejlesztése (KHIR) projekt

Projekt azonosítása* Projekt kód és rövidítés:

EKOP 3.1.6-2012-2012-0009 KHIR

Projektvezető neve:

Vezető Vince

Verzió:

v.1.0

PAD Jóváhagyói* Dátum: (ÉÉÉÉ.HH.NN.)

Jóváhagyó személy neve

Jóváhagyó személy beosztása

A jóváhagyó személy Szervezet

2012.01.02.

Dr. Jó János

osztályvezető

KIFÜ

2012.01.03.

Vidék Veronika

osztályvezető

VM

2012.01.03.

Ország László

főosztályvezető

OKTVF

Aláírás

1/25

1

PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK .................................................................................................. 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

A PROJEKT ELŐZMÉNYE .................................................................................................................. 3 A PROJEKT CÉLJA ........................................................................................................................... 3 A PROJEKT TERJEDELME .................................................................................................................. 4 PROJEKT ERŐFORRÁSTERV .............................................................................................................. 5 A PROJEKT KÖLTSÉGTERVE ÉS FINANSZÍROZÁSA ................................................................................... 6

2

BESZERZÉSI TERV ................................................................................................................... 7

3

PROJEKT ÜTEMTERV.............................................................................................................. 8

4

A PROJEKT SZERVEZETI BEMUTATÁSA .................................................................................... 8 4.1 PROJEKTSZERVEZET........................................................................................................................ 8 4.1.1 Projektszervezeti ábra ....................................................................................................... 8 4.1.2 Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök ...................................................... 9 4.1.3 Munkacsoportok ............................................................................................................... 9 4.1.4 Projekt résztvevők ........................................................................................................... 10

5

KOMMUNIKÁCIÓS TERV ...................................................................................................... 10

6

MINŐSÉGI TERV .................................................................................................................. 10

7

A PROJEKT MŰKÖDÉSI RENDJE ............................................................................................ 11 7.1 PROJEKTIRÁNYÍTÁS ÉS NYOMON KÖVETÉS RENDJE ............................................................................. 11 7.1.1 Jelentési és döntéshozatali rend...................................................................................... 11 7.1.2 Az átadás-átvétel rendje ................................................................................................. 17 7.1.3 A munkakiadás és végrehajtás rendje............................................................................. 17 7.2 DOKUMENTÁCIÓS REND ............................................................................................................... 18 7.3 KOMMUNIKÁCIÓS REND ............................................................................................................... 19 5.3.1 BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ .................................................................................................................. 19 5.3.2 KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ................................................................................................................. 19 7.4 VÁLTOZTATÁSKEZELÉS RENDJE ....................................................................................................... 19 5.4.1 VÁLTOZTATÁS IGÉNYEK RÖGZÍTÉSE ÉS KARBANTARTÁSA ....................................................................... 20 5.4.2 A PAD KARBANTARTÁSA ................................................................................................................ 20 5.4.3 A VÁLTOZTATÁS DÖNTÉSI FOLYAMATAI ............................................................................................. 20 5.4.4 VÁLTOZTATÁSMONITOROZÁS .......................................................................................................... 21 5.4.5 VÁLTOZTATÁS KOMMUNIKÁCIÓ ....................................................................................................... 22 7.5 A KOCKÁZATKEZELÉS RENDJE ......................................................................................................... 22 7.6 A PROBLÉMAKEZELÉS RENDJE ........................................................................................................ 23 7.7 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI REND .......................................................................................................... 24

8

MELLÉKLETEK ...................................................................................................................... 25 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

PROJEKT RÉSZLETES TERJEDELMI TERVE ........................................................................................... 25 ERŐFORRÁSTERV ......................................................................................................................... 25 RÉSZLETES PROJEKT ÜTEMTERV...................................................................................................... 25 PROJEKT KAPCSOLATI TÁBLA (03. SZ. SABLON ALAPJÁN) ..................................................................... 25 A PROJEKTBEN ALKALMAZOTT SABLONOK GYŰJTEMÉNYE.................................................................... 25 PROJEKT KEZDETI KOCKÁZATI LISTA ................................................................................................. 25

A PAD hatálya:

2/25

Időbeli hatálya: a megnevezett projekt teljes időtartamára vonatkozik. Személyi hatálya: minden a megnevezett projektbe delegált személyre vonatkozik a PAD. Tárgyi hatály: a PAD kiterjed az Általános Informatikai Projektmenedzsment Eljárásrend dokumentum mentén megvalósítandó projektekre.

1

PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK 1.1 A projekt előzménye Közigazgatási informatikai projekt oka, előzménye

Projekt indítás oka:



Projekt előzmény rövid leírása:

Adott intézmény működési rendszerének fejlesztéséhez kapcsolódóan

A Kormány az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program 2011– 2013. évi akciótervében az EKOP 3. prioritáson nevesítette a „Környezetvédelmi hatóságok informatikai rendszereinek fejlesztése” c. projektet az 1111/2011. (III.1.) Korm. határozatban 230,5 millió Ft támogatási összeggel. Az 1111/2012. (III. 1.) Korm. határozatban jóváhagyták a projektjavaslatot és elfogadták kiemelt projektként történő nevesítését.

1.2 A projekt célja A projekt részletes céljai* A projekt megvalósításával elérendő főcél leírása:

A projekt célja más e-közigazgatási megoldásokra és tapasztalatokra építve egy olyan információs rendszer létrehozása, amely a környezetvédelmi hatóságok számára lehetővé teszi a hatékony forrásfelhasználás mellett, a belső működés támogatását és egyes eközigazgatási szolgáltatások nyújtását korszerű informatikai megoldások segítségével.

A projekt megvalósításával elérendő célrendszer leírása:

A fejlesztés célja, hogy a környezetvédelmi hatóságok a korszerű informatikai rendszer igénybevételével •

a saját fejlesztésű és költséghatékonyabb módon alkalmazásokhoz, kiváltva alkalmazásokat;

•

korszerű és szabványos informatikai biztonsági, mentési, üzletmenet folytonossági szolgáltatásokhoz juthatnak hozzá, hogy így ne legyen szükség azokra a jelentős beruházásokra, amelyek saját szervezetükön belüli kiépítés esetén felmerülnének;

•

hozzáférhetnek a központi e-közigazgatási fejlesztések eredményeihez és a központi nyilvántartások adataihoz, illetve eleget tehetnek adatszolgáltatási kötelezettségeiknek.

üzemeltetésű szoftvereknél juthatnának hozzá korszerű az elavult technológiájú

3/25

Projekt eredményének vizsgálata

Eredmény indikátor neve Eredmény indikátor (kiindulási érték)

Eredmény indikátor (célérték)

A célrendszerhez rendelhető mérhető eredmények

1

KHIR központra csatlakozott környezetvédelmi felügyelőségek száma

0 db

8 db

2

Rendelkezésre állás

0%

99,5 %

3

Alkalmazások 0% elektronikus szolgáltatásait igénybe vevő ügyfelek aránya

15 %

4

Elektronikus befizetés 0 % lehetőségét igénybe vevő ügyfelek aránya

15 %

Sikerkritérium vizsgálata

Output indikátor neve

Output indikátor (kiindulási érték)

Output indikátor (célérték)

A cél elérését mérhető módon jelző változás, indikátor mérhető / számszerűsíthető

1

KHIR központi keretrendszer létrehozása

0 db

1 db

2

KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszermodulok) száma

0 db

5 db

3

Képzettek száma

0 fő

300 fő

Projekt nem terjed ki* A projektnek nem célja:

A projekt keretében megvalósuló Iratkezelő modulnak az alábbi célok irányába továbbfejleszthetőnek kell lennie, azonban jelen projekt keretében nem cél: 

elektronikus dokumentumkezelés



hiteles elektronikus iratküldés funkció

1.3 A projekt terjedelme A projekt terjedelem bemutatása a felsorolt vonatkozásokban* Szakmai terjedelem:

Működtetés feltételeinek kialakítása: • KHIR központi keretrendszerének, infrastruktúrájának kialakítása •

hardver,

szoftver

KHIR központi adatbázisok kialakítása

4/25

•

kapcsolódások kialakítása külső szolgáltatásokhoz

•

alap infrastrukturális (háttér) szolgáltatások kialakítása

Szakrendszerek fejlesztése, bevezetése:

Időbeli terjedelem:



Gazdálkodási rendszer



Iratkezelő rendszer



Projektkezdés: 2012.02.01.



Fizikai befejezés: 2014.12.31.



Záró kifizetési igénylés benyújtásának végső határideje: 2015.01.31.

Szervezeti terjedelem:

OKTVF, KIFÜ, VM

Jogi szabályozási környezet:

85/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól; A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény; 2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról

Jelenleg (vagy tervezet szerint) kapcsolódó projektek, rendszerek:

Elektronikus fizetési rendszer, mely lehetővé teszi a környezetvédelmi hatóságok ügyfelei számára a befizetési kötelezettséggel járó ügyintézések körénél az elektronikus fizetés lehetőségét.

1.4 Projekt erőforrásterv A tevékenységekhez a szükséges időráfordítás becslése alapján a Megvalósíthatósági Tanulmány szintjén részletes erőforrásterv készül. Ennek legutolsó változatát szükséges a PAD mellékleteként szerepeltetni (2. sz. melléklet).

Magas szintű projekt erőforrásterv Szakmai tartalom (a PBS vagy TLS struktúra szerinti elem megnevezése)

Szükséges erőforrások az adott Szükséges szakértelem TLS elemhez [embernap]: [képzettségek, képesítések, jogosultságok, stb.]

Előkészítési dokumentációk minőségbiztosítása

30

Minőségbiztosítási szakmérnök

Műszaki dokumentáció elkészítése

60

Műszaki informatikus

5/25

Közbeszerzések lebonyolítása

60

Jogász, közbeszerzési szakértő, műszaki szakértő

Folyamat minőségbiztosítás

90

Műszaki informatikus

Projekt menedzsment

150

Projekt vezető

1.5 A projekt költségterve és finanszírozása A projekt részletes költségterve Szakmai tartalom (a PBS vagy

Költsége (nettó HUF)

Becslés alapja:

Minőségbiztosítás

24.000.000



árajánlat

Műszaki dokumentáció elkészítése

14.000.000



árajánlat

Hardver és szoftver infrastruktúra

192.500.000



szakértői becslés

Összesen (nettó HUF):

230.500.000

TLS struktúra szerinti elem megnevezése)

A projekt forrásai Forrás:

Összeg:

%, a teljes beruházási költség arányában:

NFM

220.000.000 HUF

95 %

Önerő - OKTVF

10.500.000 HUF

5%

Összesen:

230.500.000 HUF

6/25

2

BESZERZÉSI TERV Beszerzés tárgya

Becsült érték (Ft)

1

Kommunikációs szolgáltatások

2.300.000

Beszerzési / közbeszerzési eljárás típusa

Egyszerű eljárás

Ütemezés [év.hó.nap]*

Részajánlattétel megengedett (I / N)

Ajánlatok értékelése

Szerződéskötés

N

2015.09.06

2015. 11.10.

7/25

3

PROJEKT ÜTEMTERV Projekt ütemterv Tevékenység

Időtartam (ÉÉÉÉ/HH/NN-tól;

Függőség (tevékenység száma és

ÉÉÉÉ/HH/NN-ig)

neve)

2010.12.31.

1.

Projekt ötlet:

2.

Projekt előkészítés

2011.01.01.

2012.01.31.

Projekt ötlet

3.

Projekt megvalósítás

2012.02.01.

2014.12.31.

Projekt előkészítés

3_1.

1. Mérföldkő: Műszaki előkészítés

2012.02.01.

2012.02.28.

Projekt előkészítés

3_2.

2. Mérföldkő: Tervezés és közbeszerzések lebonyolítása

2012.03.01.

2012.09.30.

Projekt előkészítés, 1. Mérföldkő

3_3.

3. Mérföldkő: KHIR központ és szakrendszerek kialakítása

2012.09.01.

2013.02.01.

1.Mérföldkő, 2. Mérföldkő

3_4.

4. Mérföldkő: Tesztelés, oktatás

2013.09.01.

2014.06.30.

2.Mérföldkő, 3. Mérföldkő

3_5.

5. Mérföldkő: Szakrendszerek átadása, indítása

2014.07.01.

2014.12.31.

2.Mérföldkő, 3. Mérföldkő, 4. Mérföldkő

2014.12.31.

5. Mérföldkő

4.

Projektzárás

Mellékletben csatolva a projekt részletes ütemterve (3. sz. melléklet).

4

A PROJEKT SZERVEZETI BEMUTATÁSA 4.1 Projektszervezet

4.1.1

Projektszervezeti ábra

8/25

4.1.2

Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök

A projekt szervezetén belül az alábbi funkciókat határoztuk meg: 

Magas szintű Támogató Testület (MTT) tag



Projekt Irányító Bizottság (PIB) tag



Projektvezető (PV)



Munkacsoport vezető (MCSV)



Projekt koordinátor (PK)



Munkacsoport tag (Kulcsfelhasználó, tanácsadó) (MCST)



Minőségbiztosító (MB)

4.1.3

Munkacsoportok

A projekt munkacsoportok bemutatása Munkacsoport száma

Munkacsoport neve

Munkacsoport feladatai a projekt egyes fázisaiban

1

Tesztelési munkacsoport (TESZT)

Teszt stratégia elkészítése, a tesztkörnyezet kialakítása, az egyes szakrendszereket érintő funkcionális tesztek elvégzése.

2

Oktatási munkacsoport A környezetvédelmi hatóságok érintett dolgozóinak az (OKT) informatikai rendszer alkalmazásához szükséges ismeretek oktatása.

9/25

4.1.4

Projekt résztvevők

Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség (KIFÜ): A projekt menedzserként feladata a projekt szakmai vezetése és koordinációja. A KHIR központ és a szakrendszerek kialakításának, tesztelésének és beüzemelésének felelőse. Vidékfejlesztési Minisztérium (VM): Fő feladata a projekt végrehajtásának folyamatos ellenőrzése és a források elosztásának megtervezése, ill. ellenőrzése. Felelős továbbá a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért. Országos Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Főigazgatóság (OKTVF): A projekt eredményét felhasználó környezetvédelmi felügyelőségek felettes szerveként a projekt végrehajtása során a felhasználói oldalt képviseli. Részt vesz az oktatás és a tesztüzem megszervezésében. Az egyes szervezetek részéről a projektbe delegált személyek elérhetőségét, szerepét, feladatát, stb. a Kapcsolati tábla tartalmazza (4. sz. melléklet).

5

KOMMUNIKÁCIÓS TERV

A Stakeholder kezelési tervhez és a projekt belső működéséhez kapcsolódóan a kommunikációs terv részletesen az alábbiakat tartalmazza: 

Belső kommunikáció: projektvezetés és OKTVF, VM felé



Külső kommunikáció: stakeholder kezelési terv szerint



Az alkalmazott kommunikációs formák:



6

o

Belső: PIB értekezlet, heti jelentések

o

Külső: személyes tárgyalás, e-mail, telefon, üzleti ebéd

A kommunikációt végző felelős személy: o

Belső: Vezető Vince

o

Külső: Vezető Vince.

MINŐSÉGI TERV

Mivel a projekt klasszifikációja szerint egyszerű, ezért a PIB döntése alapján a minőségbiztosítást 1 fő OKTVF szakértő bevonásával a KIFÜ végzi. A minőségbiztosítás csak termék minőségbiztosításra terjed ki az alábbiak szerint. A minőségi terv részletesen a lenti elemeket tartalmazza: 

Minőségbiztosító szervezet / személy: o

KIFÜ – minőségbiztosítási projekt menedzser Minőség Miléna

o

OKTVF szakértő: Revizor Regina,



Minőségbiztosító helye a szervezetben (ábra): ld. projekt menedzsment ábra



A minőségre vonatkozó kritériumokat a specifikációk, a TDL-ek és a vállalkozói szerződések tartalmazzák

10/25



7

Készítendő dokumentumok listája, tartalom és gyakoriság meghatározással: o

Minőségbiztosítási jelentés minden leszállandó átadását követő 1 héten belül - mérföldkövenként

o

Változtatási javaslatok véleményezése – ad hoc



Kockázatkezeléssel kapcsolatos feladatok: a TDL-ek módosításának és egyéb változtatási javaslatok hatásait a minőségbiztosító vizsgálja és külön jelentést készít a projektvezető számára



termék, illetve a szolgáltatás minőségi célkitűzései: TDL-ek szerint.

A PROJEKT MŰKÖDÉSI RENDJE 7.1 Projektirányítás és nyomon követés rendje

A projekt lebonyolítását meghatározó legfontosabb dokumentumok: 

KIFÜ Szervezeti és Működési szabályzat



VM Szervezeti és Működési szabályzat



OKTVF Szervezeti és Működési szabályzat

7.1.1

Jelentési és döntéshozatali rend

Beszámoló Típusa

Készítője

Gyakorisága

Címzettje

Munkacsoport beszámoló

Munkacsoport vezető

Hetente

Projektvezető

Projekt beszámoló

Projektvezető

Hetente

PIB tagok

PIB beszámoló

Projektvezető jóváhagyással)

7.1.1.1

(PIB Mérföldkövenként

MTT (PFB) tagok

PIB beszámoló

A PIB értekezletek alapján a PIB elnök és a projektvezető készíti el a PIB beszámolót. A PIB beszámoló az MTT értekezletekre készül. A PIB beszámoló tartalmi elemei a következők: 

A projekt és az esedékes időszak azonosítása



Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, kockázatok, ütemtervnek való megfelelés, következő lépések és projekt fázisok)

11/25

7.1.1.2



Az időszakban felmerült MTT által eldöntendő kérdések (és a döntéshez szükséges háttér) bemutatása



Következő időszak feladatainak összefoglalása, illetve következő projekt fázis rövid bemutatása



Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek)

Projekt beszámoló

A projektvezetői értekezletek alapján a projektvezető és az asszisztens készíti el a projekt beszámolót. A projekt beszámoló a PIB értekezletekre készül. A projekt beszámoló tartalmi elemei a következők:

7.1.1.3



A projekt és az esedékes időszak azonosítása



Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, ütemtervnek való megfelelés, következő lépések és projekt fázisok)



Az időszakban felmerült MTT által eldöntendő kérdések (és a döntéshez szükséges háttér) bemutatása



Az időszakban felmerült változtatási kérelmek



Kockázatok (kockázatok azonosítása, értékelése, korrekciós javaslat)



Következő időszak feladatainak összefoglalása, illetve következő projekt fázis rövid bemutatása



Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek)

Munkacsoport beszámoló

A munkacsoport értekezletek alapján a munkacsoport vezető készíti el a munkacsoport beszámolót. A munkacsoport beszámoló a projektvezetői értekezletekre készül. A munkacsoport beszámoló tartalmi elemei a következők: 

A projekt és időszak, valamint a munkacsoport azonosítása



Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, ütemtervnek való megfelelés)



Az időszakban felmerült döntést igénylő kérdések, a projektvezetői értekezleten eldöntendő kérdések



Az időszakban felmerült változtatási kérelmek



Kockázatok (kockázatok azonosítása, értékelése, korrekciós javaslat)



Következő időszak feladatainak összefoglalása



Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek)

12/25

7.1.1.4

Döntéshozatali rend

Az eszkalációs útvonal a következő: a) A munkacsoport vezető(k) jelzi a projektvezetőnek, hogy milyen jellegű (pl.: integrációt, projektek, munkacsoportok közötti koordinációt érintő) kérdés merült fel. Ezt a témakörben összegyűjtött információkkal valamint a döntés-előkészítési adatlappal együtt megküldik a projektvezetőnek. b) A projektvezető, amennyiben a döntést a PAD alapján meghozhatja úgy döntést hoz, és egyben értesíti a döntés által érintett munkacsoport(ok) vezetőit. c) Amennyiben döntést nem hozhat, úgy első szinten a következő projektvezetői értekezlet elé terjeszti a döntési kérdést és az ismert javaslatot. Amennyiben a megkapott döntés előkészítő anyagot nem tekinti kellően kidolgozottnak, úgy utasíthatja a munkacsoport vezetőt a döntés-előkészítésbe való feladatvégzésre, a feladat és az elvárt határidő megadásával. d) Amennyiben a projektvezetői értekezlet nem tud döntést hozni, vagy nem kompetens a döntés meghozatalában, úgy megbízza a projektvezetőt, hogy készítsen PIB szintű döntés-előkészítő anyagot és azt a következő PIB ülés előtt a résztvevőknek küldje meg. Amennyiben a döntés meghozatala a projekt szempontjából nem tűr halasztást úgy a projektvezető kezdeményezi rendkívüli PIB értekezlet összehívását, az előterjesztett döntési előkészítő információk megküldése mellett. e) A PIB rendszeres vagy rendkívüli ülésén döntést hoz. A döntés meghozatala elsődlegesen konszenzusos alapon kell, hogy megvalósuljon. Amennyiben a PIB tagjai között jelentős véleménykülönbség alakulna ki, úgy a döntést a Magas szintű Támogató Testületnek kell meghoznia. Döntési folyamat A döntési folyamat célja, hogy a lehető legtöbb döntés az operatív szinteken / alsóbb munkacsoport szinteken kerüljön meghozatalra a szakértők által. Abban az esetben, ha a kérdés nem dönthető el munkacsoport vezetői szinten, elsődlegesen a projektvezetői értekezleten vagy szükség esetén a PIB értekezleten kell a döntést meghozni. A döntési mechanizmusban kiemelt szerepe van az MTT-nek, ami egyet nem értés esetén a végső döntés meghozatalára jogosult. A döntések előkészítéséhez a Döntés Előkészítő adatlap kitöltése szükséges. Döntések előkészítése A döntés-előkészítő anyag tartalmi elemei a következők: 

A döntési helyzet okainak ismertetése



Lehetséges megoldások megnevezése



Az egyes megoldások hatásainak ismertetése (különös tekintettel a projekt terjedelmére, határidejére és költségkeretére)



Az egyes megoldások előnyeinek és hátrányainak leírása



Javasolt megoldás 13/25

A különböző döntési szinteken eltérő szabályozási alapokon történik a döntések meghozatala. Döntési szintek A projekttel kapcsolatos döntések több szinten keletkeznek: 

Munkacsoport vezetői döntések



Projektvezetői döntések



Projektvezetői értekezlet szintű döntések



PIB szintű döntések



Magas szintű Támogató Testület szintű döntések



Szponzori döntések

A projekt fórumok célja, hogy a projekt résztvevői rendszeresen áttekintsék a projekt előrehaladását, annak részleteit, az elért eredményeket és a felmerült problémákat. A projekt megbeszélései az alábbi többszintű rendszert alkotják. Fórum

Ülésezés gyakorisága

Magas szintű Támogató Testület Eseti jelleggel, de legalább félévente Projekt Irányító Bizottság Jelentősebb mérföldköveket megelőzően, illetve igény szerint, de legalább kéthavonta Projektvezetői értekezlet hetente Munkacsoport értekezlet hetente

Dokumentum MTT értekezlet jegyzőkönyve PIB értekezlet jegyzőkönyve

Emlékeztető Emlékeztető

A projekt fórumok összehívása, szervezése minden esetben projektvezető, illetve munkacsoport értekezlet esetén a munkacsoport vezető feladata. A fórumok napirendjének elkészítése, előzetes kiküldése, emlékeztetők megírása és a megbeszélések moderálása szintén a projektvezető illetve a munkacsoport vezető feladata. 7.1.1.4.1

Magas szintű Támogató Testület működési rendje

Célja: A projekttel kapcsolatosan felmerülő, a PIB szintjén nem megoldható problémák kezelése, döntések meghozatala. Résztvevői: MTT tagjai, PIB elnök, Projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott résztvevők (pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító stb.). Ideje: Eseti jelleggel, de legalább félévente Terméke:

14/25

Az MTT értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el az MTT értekezlet jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető eljuttatja a résztvevőkhöz és az érintettekhez elfogadásra. Szervezésért felelős: A projektvezető, aki előkészíti az MTT napirendjét és előzetesen megküldi az MTT értekezlet résztvevőinek. Ajánlott napirend:

7.1.1.4.2



A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról



Döntések előterjesztése, megvitatása



Nyitott kérdésekre, problémákra akciók meghatározása



A következő időszakra tervezett projekt feladatok egyeztetése

PIB működési rendje

Célja: A projekt irányítása, a keletkező termékek elfogadásának jóváhagyása, illetve a projekttel kapcsolatosan felmerülő, a projektvezető szintjén nem megoldható problémák kezelése, döntések meghozatala. Résztvevői: PIB tagjai, projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott résztvevők (pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító). Ideje: A PIB üléseire jelentős mérföldköveket megelőzően, illetve igény szerint, de legalább kéthavi gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság és időpontok a mindenkori igényeknek megfelelően konfigurálhatók. Terméke: A PIB értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el a PIB értekezlet jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető az értekezletet követően eljuttatja a résztvevőkhöz és az érintettekhez. Szervezésért felelős: A projektvezető, aki előkészíti a PIB napirendjét és előzetesen megküldi a PIB értekezlet résztvevőinek. Ajánlott napirend:

7.1.1.4.3



A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról munkacsoport beszámolók alapján



A következő időszakra tervezett projekt feladatok egyeztetése



Nyitott kérdésekre, problémákra akciók meghatározása



Szükséges erőforrások projekthez való rendelése

Projektvezetői megbeszélés

Célja: 15/25

A projekt aktuális operatív tevékenységeinek áttekintése, a termékek szakmai elfogadása, a projekt és a munkacsoportok működése során felmerülő nyitott kérdések és integrációs pontok kezelése, döntések meghozatala. Lehetőség nyílik továbbá a termékekkel, a projektek feladataival kapcsolatos egyeztetésekre, illetve a projektek aktuális állapotáról történő információcserére. A projektvezetés szintjére eszkalált, nem azonnali döntések előkészítése, döntéshozatal, valamint a projekt menetének figyelése. Az előző projektértekezleten felvetett vagy a projektek jelentéseiben szereplő kérdések megvitatása. A PIB elé terjesztendő jelentések összeállítása illetve azok előkészítése. Résztvevői: A projektvezető, munkacsoport vezetők, minőségbiztosító, vállalkozó képviselője. Ideje: Hetente. Terméke: Emlékeztető, amelyet a projekt asszisztens készít el, és a meghozott döntéseket tartalmazza. Szervezésért felelős: A projekt asszisztens(ek). Ajánlott napirend:

7.1.1.4.4



A projekt előrehaladásának áttekintése



Projektértekezletek tartalmának feldolgozása



Projekt beszámoló előkészítése



Döntést igénylő kérdések, kockázatok



A projekt haladás értékelése munkacsoportonként



Integrációs (munkacsoportok közötti) feladatok áttekintése és szervezése



Előző időszak eredményeinek áttekintése



Előző megbeszélés feladatainak áttekintése



Következő időszak feladatai



Jövőbeni feladatok előkészítése

Munkacsoport megbeszélés

Célja: A munkacsoport aktuális operatív tevékenységeinek áttekintése, a termékek szakmai elfogadásának előkészítése, a munkacsoport működése során felmerülő nyitott kérdések és integrációs pontok kezelése, döntések meghozatala. Az előző munkacsoport értekezleten felvetett vagy a munkacsoport jelentéseiben szereplő kérdések megvitatása. A projektvezetés elé terjesztendő jelentések összeállítása illetve azok előkészítése. Résztvevői: Munkacsoport vezető(k), munkacsoport tagok, minőségbiztosító. Terméke: Emlékeztető, amelyet a munkacsoport vezető készít el. 16/25

Szervezésért felelős: A munkacsoport vezető, A projektvezetői megbeszéléshez hasonló gyakorisággal és napirenddel kerül megtartásra. 7.1.2

Az átadás-átvétel rendje

A termékek átadás-átvétele Szakmai tartalom

Típus

Átadásért felelős szervezet

Átvételért felelős szervezet

Határidő

KHIR központi keretrendszer létrehozása



Kód alapú termék átadása

Vállalkozó

KIFÜ

2013.02.01.

KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszer-modulok)



Kód alapú termék átadása

Vállalkozó

KIFÜ

2014.06.30.

Oktatás



Oktatás

Vállalkozó

OKTVF

2014.12.31.

Kód alapú termék: az átvétel tesztelési szakasszal kezdődik a teszttervnek megfelelően. A tesztelési szakaszt a TESZT MCs követi nyomon és a projektvezető felügyeli. A minőségbiztosító részt vesz a tesztelésen és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. A sikeres tesztelési szakaszt követően a tesztelési jegyzőkönyv alapján történik az átadás-átvétel. Oktatás: az oktatás az oktatási terv alapján zajlik, melyet az OKT MCs készít elő. A minőségbiztosító részt vesz az első oktatáson és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. Minden oktatáson jelenléti ív készül. Az oktatási tevékenység átadás-átvétele a jelenléti ívek, elektronikus formában átadott tananyag alapján zajlik. 7.1.3

A munkakiadás és végrehajtás rendje

Munkakiadás és végrehajtás rendje Szakmai tartalom

Kiadásért felelős:

Jelentéstételi kötelezettségek:

Munka átvételének feltételei:

KHIR központi keretrendszer létrehozása

Vezető Vince

PIB

tesztelés

KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszermodulok)

Vezető Vince

PIB

tesztelés

Oktatás

Vezető Vince

PIB

Oktatás igazolása, tananyag

17/25

7.2 Dokumentációs rend Dokumentációjelölés rendszere: 

Az egyes adatokat az alábbi sémák szerint lehet jelölni:



Dátum: ÉÉÉÉ-HH-NN



Névrövidítések, címzett, címszó, szavak elválasztása



Dokumentumtípus (F=fax, M=e-mail, L=levél, emlékeztető, J=jelentés, P=prezentáció, E=egyéb)



Például:



2013-04-10_FM_M_to Proba_Idoterv



2013-04-11_JS_F_Proba_Problemak



2013-04-12_MM_Projektmegbeszeles_2013-04-15

N=jegyzet,

MM=megbeszélés

A kimenő levelezés kezelése: 

A levelezés számozása



Küldő figyelembe vétele



Feldolgozó rövidítésének feljegyzése



Dátum feljegyzése



Kimenő levelek listájának vezetése



Időben közelálló iratok biztosítása



A beérkező levelezés kezelésénél fontos szempontok:



A levelezés számozása



Beérkezési dátum ellenőrzése



Beérkezés rövidítéssel történő igazolása



Küldő figyelembe vétele



Beérkező levelek listájának vezetése



Időben közelálló iratok biztosítása

A dokumentumok elosztása Elosztók, azon személyek köre, akik az előre meghatározott beérkező és kimenő dokumentumokat másolatban feldolgozásra megkapják, ezen elosztókat a projektvezető jelöli ki. A dokumentumok bizalmas kezelése és hozzáférése

18/25

A bizalmas adatok és dokumentumok kezelésének kidolgozása a projekt IT biztonsági szakértő feladata. A dokumentum kidolgozásának határideje a PAD elfogadását követő 1 hónap. A dokumentum elfogadást követően minden projekttagra és minden projektdokumentumra érvényes.

Archiválás Az archiválás rendjéért a projektiroda a felelős. A dokumentumok tárolásának helye a projekt elektronikus dokumentumtár. Az archív dokumentumokhoz a hozzáférési engedély megadása a projektvezető és/vagy IT biztonsági szakértő hatásköre.

7.3 Kommunikációs rend 5.3.1 Belső kommunikáció A belső kommunikáció alkalmazott eszközei: 

Projekt fórumok



Jelentési rend



Projekt adminisztrációs rend



Munkakiadás és végrehajtás

5.3.2 Külső kommunikáció A külső kommunikáció szervezése a Projektvezető feladata a kommunikációs terv szerint. A projekt feladata a pályázati felhívásban szereplő kommunikációs csomag vállalásainak teljesítése. A nyilvánossági csomag realizálására egy időterv-alapú részletes kommunikációs-cselekvési terv készült, mely a beszerzési felhívás műszaki leírásának része.

7.4 Változtatáskezelés rendje A végrehajtás során ellenőrzött módon kell kezelni a változásokat, elkerülve az ellentmondásokat, biztosítva a projekt gördülékeny működését, támogatva a változtatás által a teljes projektre, projekt portfólióra, kapcsolódó projektekre, programra, az ezek végrehajtásához szükséges erőforrásokra és a végrehajtás határidejére gyakorolt hatásának áttekintését és ennek eredményeként a szükséges intézkedések meghozatalát. Amennyiben a projekt 

célja, részcéljai, sikerkritériumai, terjedelme;



határideje; projekt mérföldkő



költségvetése vagy



erőforrásterve



a projektek végrehajtásának felfüggesztése, újra indítása

változik, azt az alábbi változtatáskezelési folyamat szerint kell kezelni.

19/25

A változtatáskezelésért felelős személy a projekt vezető. A változtatási kérelem dokumentum tartalma (ld. 10_1 sablon). 5.4.1 Változtatás igények rögzítése és karbantartása A változtatási igényeket Változtatási kérelem adatlapon kell eljuttatni a projekt vezetőjéhez. A rögzített változtatási igények nem jelentik azt, hogy azok megoldásán bárki dolgozna, vagy dolgoznia kellene. A változtatási kérelmeket a megrendelő projektvezetője hagyja jóvá vagy utasítja el. Döntéséhez egyeztet a szállító projektvezetőjével és az illetékes szakértőkkel. Amennyiben egy változtatás kérelem elbírálásra került, úgy azt megváltoztatni nem lehet, legfeljebb törölni és a módosítási igény szerint újat felvenni. 5.4.2 A PAD karbantartása A PAD aktuális, jóváhagyott verzióját csak változáskezelési eljárással, a projekt terjedelmet (scope, határidő, költségek, minőség) érintő változások esetében, PIB szinten lehet módosítani. A PAD részét képezi ugyanakkor számos olyan önállóan is értelmezhető melléklet, dokumentum, csatolmány, amelyek a kezdeti állapotot tükrözik, ezért értelemszerűen a projekt életciklusa során változni fognak. Ezek tételesen a következők:     

1. sz. melléklet: Részletes projektterv 2. sz. melléklet: Projektszervezet szakembereinek nyilvántartása 3. sz. melléklet: Sablonok és formanyomtatványok 4. sz. melléklet: Kockázatok elemzése 5. sz. melléklet: Pénzügyi eljárásrend

PAD érvényessége a Vállalkozó oldali projektműködésre: A PAD általános projektműködésre vonatkozó dokumentum. A projekt életciklusa során jelentős vállalkozó oldali szereplők részfeladatokra is vállalkoznak. A beszerzéseknél a PAD Vállalkozó(k)ra vonatkozó kivonatát adjuk ki. A nyertes Vállalkozó(k) a szerződéskötés előtt jogosult a teljes PAD megismerésére és egyben nyilatkoznia kell, hogy a Vállalkozó(k)ra vonatkozó rendelkezéseit elfogadja. A teljesítés tárgyából adódó, konzorcium által is elfogadható eltérések a vállalkozói nyilatkozatban rögzíthetők. Amennyiben jelentős működési módszertani eltérés jelentkezik és szükséges a PAD módosítása, akkor a PAD változtatási eljárás keretében a leírt szabályoknak megfelelően módosítható. 5.4.3 A változtatás döntési folyamatai Változtatást a projekt bármely résztvevője kezdeményezhet. Abban az esetben, ha a változtatás a projekt kereteit nem érinti (pl. csak belső erőforrás átcsoportosításról van szó), a változtatásról a Projektvezető dönt. A projekt terjedelmének módosításáról a Projektvezető jóváhagyása nélkül a projektmunkacsoport nem határozhat. A PIB valamennyi terjedelemmódosításról (pl. határidő, költség stb.) tájékoztatást kap, amelyeket saját döntési hatáskörbe vonhat. A terjedelemmódosulást a PIB tájékoztatásáig nem lehet végrehajtani. A változáskezelési folyamat általános rendje: 1. A mindenkori PAD-ban és a vállalkozási szerződésben meg kell határozni, hogy az adott projektben mi tekintendő változtatásnak és ki kell alakítani a változtatás kezelés folyamatát.

20/25

2. Változtatási igényt munkacsoport vezetőn keresztül lehet a projektirányításhoz eljuttatni, de bárki kezdeményezheti. Ezt a változtatási igény adatlap bejelentési részének kitöltésével és a projektvezetőhöz való eljuttatásával kell indítani. A munkacsoport vezető kitölti a változtatási igény adatlap Igény azonosítása részét, és a változtatási kérelem státusza szakaszban a változtatási igény állapotinformációját „Bejelentve” állapotra változtatja (alapértelmezett). 3. Ezután elkezdődik a változtatás hatásainak felmérése. A felmérés során az adatlap változtatás becsült hatásai szakaszában található pontokat kell felmérnie. Ezek kitérnek a felmérés lépéseire, a terjedelmi, költségbeli, mérföldkövek időzítésében jelentkező, erőforrásbeli hatásokra, illetve az esetlegesen jelentkező szerződésmódosítás szükségességére is. Ezen lépés alatt a változtatási igény állapotinformációját „Helyzetfelmérés” állapotra változtatja. A változtatás hatásairól a minőségbiztosító véleményt készít a projektvezető részére. 4. A hatásfelmérést követően a projektvezető eldönti, hogy saját hatáskörben kezeli-e (a változtatási igény állapotinformációját „Döntés” állapotra változtatja) a változtatási igényt, vagy továbbítja azt döntéskérés formájában a PIB-nek (a változtatási igény állapotinformációját „Eszkaláció” állapotra változtatja). 5. Amennyiben a változtatási kérelem PIB hatáskörben kerül elbírálásra, akkor a projektvezető javaslatot dolgoz ki a PIB számára egy döntéskérés formájában. Amennyiben a PIB valamely dologban nem lát tisztán, úgy újabb szempontok szerinti hatáselemzést írhat elő, amelynek elvégzése után újabb döntéskéréssel kerül a PIB elé az igény. Amennyiben a PIB végleg elutasítja a változtatási kérelmet, úgy azt a projektvezető lezárja az adatlapon (a változtatási igény állapotinformációját „Elutasítva” állapotra változtatja). Kitölti az adatlap jóváhagyás szakaszát megjelölve a jóváhagyót (mint elutasítót) és az elutasítás tényét. 6. Amennyiben akár projektvezetői, akár PIB hatáskörben született döntés a változtatási kérelem támogatásáról (a változtatási igény állapotinformációját „Elfogadva” állapotra változtatja), úgy a projektvezető gondoskodik a változtatás átvezetéséről. Kitölti az adatlap jóváhagyás szakaszát megjelölve a jóváhagyót és a jóváhagyott terjedelmet és hatásokat. Kijelöli a felelősöket, akik a változtatás átvezetésében közreműködnek, kiadja az ezzel kapcsolatos rövidtávú feladatokat, és a változtatást átvezeti az ütemterven és minden olyan dokumentumban, ami a változtatás szempontjából releváns, amit közzétesz. (a változtatási igény átvezetési állapotát „Nincs teendő/Átvezetés alatt/Közzétett” állapotra változtatja) 7. Lezárja a változtatási kérelmet és amennyiben szükséges, elindítja a szerződésmódosítási folyamatot. A zárási fázisban összesítésre és értékelésre kerülnek a projekt során végrehajtott változtatások, ezek kezelése és hatásuk. 5.4.4 Változtatásmonitorozás A változtatások monitorozása oly módon történik, hogy a projektvezető folyamatosan nyomon kíséri a Változtatási igényeket. A projektvezető minden Projekt beszámolóban külön kitér a változtatási kérelmekre a PIB felé.

21/25

5.4.5 Változtatás kommunikáció Az elfogadott Változtatási kérelmeket a projektvezetés feladatlistában kiadja a munkacsoport vezetők felé. A kiadott feladat összefüggéseiről és hatásáról más területekre, a feladat végrehajtójának munkacsoport vezetője jelent a projektvezető felé.

7.5 A kockázatkezelés rendje A kockázatkezelési folyamat: 1. A projekt teljes terjedelmét strukturált kockázatkezelési keretbe kell helyezni, melyhez az alábbiakban részletezett tevékenységek megvalósítása szükséges. A kezdeti kockázatfelmérés az indító kockázatkezelési listába kerül, mely a kockázatok felmerülését követően újabb elemekkel bővül. 2. Ezután a projektvezető által összehívott workshop keretében egy előre definiált projekt kezdeti kockázati lista készül el(lásd 6. sz. melléklet). 3. Ezek után az egyes kockázatok valószínűség/hatás elemzésére kerül sor. 4. Ennek eredménye a kockázati kitettség értékek meghatározása, majd sorba rendezése. A Paretoelv szerinti felső 20%-a szerinti kockázattal foglalkozik a projektvezetés folyamatosan, amely a kockázati események 80%-ért felelős. 4. A projekt során felmerülő kockázatokról kockázat azonosító dokumentum készül, (ld. 11_1. sablon), melyet a kockázat azonosítója (bármely projektszereplő) a Projektvezetőnek ad át. A projektvezető a kockázatot megvizsgálja, és amennyiben relevánsnak minősíti, bevezeti a kockázati listára. A kockázattal kapcsolatban visszajelzést ad a kockázat azonosítójának. 5. Az egyes kockázatokkal kapcsolatban meg kell határozni a kezelés módját is. szerepel. A válaszok általában a következő kategóriák valamelyikébe esnek: 

Elkerülés – a sajátos fenyegetés kiküszöbölése az ok megszüntetésével. Az erre vonatkozó tervet elkerülési tervnek hívjuk. A projektmenedzsment team soha nem küszöbölheti ki az összes kockázatot, jóllehet a sajátos kockázati események gyakran kiküszöbölhetők.



Enyhítés – a kockázati esemény várt pénzügyi értékének csökkentése az előfordulási valószínűség csökkentése révén (például a projekt termék működésképtelenségének kiküszöbölése végett kipróbált technológia alkalmazása) vagy a kockázati esemény értékének csökkentése révén), esetleg mindkét tényező együttes alkalmazása révén.



Elfogadás – a következmények elfogadása. Az elfogadás lehet aktív (például egy előre nem látott kockázatokkal kapcsolatos terv kidolgozása és megvalósítása, ha a kockázati esemény bekövetkezik) és passzív (például az alacsonyabb haszon elfogadása, ha néhány tevékenység túllépi a kitűzött határokat).

6. Az azonosított kockázatok állapotának követése a kockázatkezelési listában jelenik meg, mely rész a heti jelentésnek és a projekt beszámolónak is. 7. A projekt folyamán, mivel klasszifikációja alapján egyszerű projektnek minősül, a kockázatkezelés követését a projektvezető végzi. A kockázatok változásáról rendszeresen beszámol a PIB-nek. Amennyiben egy kockázat kritikussá válik, a PIB-et azonnal értesíti.

22/25

7.6 A problémakezelés rendje Az előkészítéstől a zárási fázisig a projektvezető tartja nyilván és kezeli a nyitott kérdések listáját. A megvalósítás során a projektvezető kiemelt feladata annak felderítése, hogy a projekt menetét valamely nem tervezett rendkívüli esemény, probléma megzavarta-e. Probléma (pl. akadály, döntéskérés, egyéb jelzés) bekövetkezése és/vagy azonosítása esetén fontos annak vizsgálata. A vizsgálat alapján lehet dönteni vagy irányt mutatni, végső soron a munkát akadályozó helyzetet megszűntetni. A zárás során a projektvezető ellenőrzi, hogy nem maradt-e kezeletlen kérdés, probléma. A projektvezető megoldhatja a problémát saját hatáskörben (pl. döntést hoz, irányt mutat), illetve hatáskörét túlmutató probléma esetén azt eszkalálja. Amennyiben a vizsgálat alapján a projektvezető szükségesnek látja, úgy változáskezelési folyamatot indít. A probléma indukálhat kockázatot is, ebben az esetben a projektvezető kockázatkezelési folyamatot indít. Probléma bekövetkezése vagy azonosítása kapcsán az alábbi feladatokat kell elvégezni: 1.

Az akadályt kiváltó helyzet megvizsgálása.

2.

A helyzet elemzése.

3.

Alternatívák, javaslatok kidolgozása. 

A probléma felvetője megoldási lehetőségeket is felsorolhat.



A projektvezető egyéb szempontokat is figyelembe vehet, mint a problémafelvető.

Bonyolultabb esetben a következőket kell tenni:

4.



Össze kell írni a tényeket.



Össze kell írni, mi az, ami jól megy a projektben.



Össze kell írni, mi az, ami rosszul megy.



Össze kell írni, mi szükséges ahhoz, hogy megoldjuk a problémát.

Döntés meghozatala vagy iránymutatás a további teendőkre vonatkozóan, illetve a probléma eszkalációja magasabb vezetői szintre.

Az alábbi döntési helyzetek lehetségesek:

5.



Projektvezető saját hatáskörében képes megoldani a helyzetet.



Ha ismert, kinek a hatáskörében oldható meg a helyzet, akkor a problémát oda kell allokálni.



Ha az sem ismert, kinek a hatáskörében lehetne megoldani, akkor azt a projektvezetői értekezlet vagy PIB szintjére kell eszkalálni.



Amennyiben a probléma megoldása változást indukál, úgy változáskezelési folyamatot kell indítani.

Indokolt esetben a kockázatelemzés ismételt elvégzése szükséges.

23/25

7.7 Minőségbiztosítási rend A minőségbiztosítási rend a minőségbiztosítás folyamatát szabályozza. A minőségbiztosítási rendnek minimálisan az alábbi elemeket kell tartalmaznia:  A minőségbiztosító beszámolási kötelezettségei: 

Minőségbiztosítási jelentés készítése mérföldkövenként a leszállítandóról



A projektvezető részére



A jelentést emailen továbbítja, és egy aláírt papíralapú példányt is átad a projektvezető részére

 Minőségbiztosítási megbeszélést a projektvezető vagy a minőségbiztosító kezdeményezhet ad hoc alapon, de legalább 3 havonta. Ennek során a projektvezető beszámol a projekt előrehaladásáról, a minőségbiztosító pedig legalább a következőkről: 

az általa elvégzett feladatokról,



azonosított kockázatokról,



felmerülő többletfeladatokról,



változtatások kockázatairól.

 Megbeszéléseken emlékeztető készül, melyet a PIB a soron következő projektjelentéssel megkap.

24/25

8

MELLÉKLETEK 8.1 Projekt részletes terjedelmi terve 8.2 Erőforrásterv 8.3 Részletes projekt ütemterv 8.4 Projekt kapcsolati tábla (03. sz. sablon alapján) 8.5 A projektben alkalmazott sablonok gyűjteménye 8.6 Projekt kezdeti kockázati lista

25/25