PROJEKT ALAPÍTÓ DOKUMENTUM

PROJEKT ALAPÍTÓ DOKUMENTUM Kerekegyháza Város Önkormányzata Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál

2009. 10. 21.

KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

2 / 12

PROJEKT ALAPÍTÓ DOKUMENTUM

Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS 2. A PROJEKT TERJEDELME 2.1 Projekt munkaterv 2.2 Tevékenységek, termékek részletes leírása 3. A PROJEKTSZERVEZET 3.1 A projektszervezet felépítése 3.2 A projektszervezet működési rendje 4. PROJEKTMENEDZSMENT 4.1 Projekt szervezeten belüli kommunikáció 4.2 Átadás-átvétel 4.3 Kockázatok 4.4 Minőségbiztosítási pontok

3 4 5 7 10 10 10 11 11 11 12 12

Munkaszám: KERPRM01– Dátum: 2009.10.21.– Készítette: AAM Consulting Fájlnév: PAD_Kerekegyhaza_v1.2


3 / 12


1. BEVEZETÉS Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Város Önkormányzata számára szervezetfejlesztési és átvilágítási tanácsadási munkák elkészíttetésére biztosít forrást, elsődlegesen a döntési folyamatok, utak és jogkörök újragondolására, a döntési kompetenciák feltárására, a döntési folyamatok szabályozott mederbe terelésére, a pénzügyi tervezés folyamatára és a partnerség erősítésére helyezve a hangsúlyt. A fenti szervezetfejlesztési célok megvalósítására a hivatal közbeszerzési eljárást indított „Komplex szervezetfejlesztési projekt megvalósítása Kerekegyháza Város Önkormányzatánál” címmel, mely pályázatot az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban: AAM) nyerte el.

Az ÁROP pályázat keretében finanszírozott szervezetfejlesztési projekt célja Kerekegyháza Város Önkormányzata szervezeti-működési hatékonyságának javítása annak érdekében, hogy a Hivatal hatékonyabban, eredményorientáltabban, eredményesebben és átláthatóbban működjön az állampolgárok, civil szervezetek, vállalkozások minél szélesebb körű és intenzívebb bevonásával. A Hivatal a projekt során az alábbi indikátorok teljesítését vállalta: Mutató neve

Kiinduló érték 2008

2009

2010

Kumulált érték

Bevont partnerek száma

0

0

4

4

Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma

0

1

3

4

0

35

0

35

0

4

0

4

15

15

A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma Ügyfél elégedettség növelés

Jelen Projekt Alapító Dokumentum (PAD) célja, hogy definiálja a szervezetfejlesztési projekt működési kereteit, a feladatokat és felelősségeket. Jelen dokumentumnak nem célja, hogy az ÁROP pályázattal kapcsolatos kérdéseket, az Európai Unió felé történő elszámolással kapcsolatos részleteket rögzítse.



4 / 12


2. A PROJEKT TERJEDELME A Hivatal szervezetfejlesztési projektje az alábbi ábrán bemutatott struktúra szerint épül fel.

Átfogó szervezetfejlesztési program Helyzetelemzés Szoftver beszerzés

I. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Tevékenységelemzés a hivatal valamennyi köztisztviselője vonatkozásában

Stratégiai menedzsment erősítése

Belső folyamatok minőségében hatékonyságának javítása

III. A partnerség erősítése

II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása

Közszolgáltatások minőségének javítása

Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség

I.a Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében

I.d Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása

I.e A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása

I.f A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése

I.g Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása

I.h Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe

I.i Projektszemlélet megerősítése

I.b A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében -Helyzetfelmérés

I.c Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

I.k Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése

II.a Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása

II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása

II.c Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között

II.d A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata

II.f Közbeszerzési eljárások lebonyolítása

II.h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása

III.c Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba

III.d Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére

I.j A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése

Partnerek, III.b civil szervezetek A civil és a vállalkozói szférával kialakítható bevonása a kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa döntéshozatali folyamatba, kapcsolatfelvétel, hálózatos kapcsolat kialakítása



5 / 12


2.1 PROJEKT MUNKATERV Tevékenység 0. fázis

November 1

2

3

December 4

1

2

Január 3

4

1

2

3

Február 4

1

2

3

Március 4

1

2

3

Április 4

1

2

3

4

Projekt előkészítése, indítása

I. fejlesztési A döntési mechanizmus korszerűsítése feladat csoport Helyzetelemzés Szoftver beszerzés

I.f

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése

I.g I.h

Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, döntési jogosultságok átstrukturálása Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, visszacsatolás

I.i

Projektszemlélet megerősítése

I.b

A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében -Helyzetfelmérés

I.c

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

I.k

Szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetése

I.j

A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése

rendszervéleményezési, hasz-nálat jóváhagyási időszak oktatása

folyamatábra, bevezetési akcióterv érintett szabályzatok felülvizsgálata módosítási javaslatok riporting rendszer kidolgozása, űrlapok áttekintése, gépesítése és beépítése a hivatali munkafolyamatokba

szervezeti térkép

kompetencia térkép a projekt előkészítést végzőkről

Helyzetfelmérés elkészítése

koncepcionális javaslat

folyamatábra bevezetési akcióterv mutatószám meghat ározása

Projekt zárás

A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása

módosított, aktualizált munkaköri leírások számítógépes karbantartás

Véleményezési, jóváhagyási időszak

I.e

szoftver installálása

SZMSZ és Ügyrend módosítási javaslatok, döntési mátrix

Rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, korszerűsítése

munkaköri leírások adatok áttekintése (35 fő rögzítése munkakörelemzése)


I.d

előzetes egyeztetés


Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítésének elérése

Vezetői intejúk, projekt indító értekezlet

I.a

Kapcsolódó dokumentumok áttanulmányozása, helyzetelemzéshez adatgyűjtés, interjúk

Közszolgáltatások minőségének javítása

Belső folyamatok hatékonyságának javítása

Stratégiai menedzsment erősítése

Tevékenységelemzés

megvalósítási tanulmány az időráfordítás alapú szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök bevezetésére.

Koncepció, teljesítménymérés (egyéni)

egyéni teljesítményértékelés szoftveres lehetőségeinek oktatása


3

II.c

Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és

II.d A költségvetés elkészítési és elfogadási folyamatának javítása

II.a

Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának javítása

II.f

A közbeszerzés eljárási rendjének és lebonyolításának javítása

II.h Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása

Partnerek, civil szervezetek bevonása a döntéshozatali folyamatba

III. fejlesztési A partnerség erősítése feladat csoport III.c Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba

III.b

A civil és vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának javítása

Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok III.d létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére

Kapcsolódó dokumentumok áttanulmányozása, helyzetelemzéshez adatgyűjtés, interjúk

II.b Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása

Vezetői intejúk, projekt indító értekezlet

Költségvetési tervezés, pénzügyi és gazdasági átláthatóság, ellenőrizhetőség

II. fejlesztési Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás feladat csoport szabályozottságának kialakítása

December 4

1

2

Január 3

4

1

2

3

Február 4

1

2

3

Március 4

1

2

6 / 12 Április

3

4

Megvalósítási javaslat akciótervvel, folyamtábra

Koncepcionális javaslat a Stratégiai tervek aktualizálási folyamatára, a társadalmi egyeztetés fejlesztésére, folyamatának szabályozása

FEUVE munka-köri leírásokba illesztése kockázatkezelés új rendjének kialakítása, munkafolyamatokba illesztése

Stakeholder elemzés

Javaslat véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek bevonására a

Kapcsolatfelvétel az azonosított partnerekkel

1

2

3

4

Projekt zárás

2

SZMSZ és Ügyrend módosítási javaslatok, döntési mátrix

November 1


Tevékenység




ürlapok gépesítése, koncepcionális javaslat az átadási pontok meghatározása, a nyomon követésre

Jelmagyarázat Projekt előkészítése, indítása Diagnosztika (Helyezetfelmérés és elemzés) Véleményezési, jóváhagyási szakas Tervezés, megvalósítás Projekt zárása



7 / 12


2.2 TEVÉKENYSÉGEK, TERMÉKEK RÉSZLETES LEÍRÁSA Az alábbi táblázatban részletesen bemutatjuk, hogy a projekt során -

milyen feladatokat kell elvégezni (ezek az ÁROP struktúrában mely feladathoz kapcsolódnak) és az egyes feladatok teljesítése milyen eredménnyel jár.

Projekt szakaszok, feladatok

Tevékenységek

Termékek

Ügyfélszolgálati folyamat felmérése A rendeletalkotási folyamat felmérése A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés és koordináció jelenlegi működés felmérése A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok felmérése A jelenlegi szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök működésének felmérése Helyzetfelmérés

A kockázatkezelés jelenlegi működésének felmérése

Helyzetfelmérési dokumentum.

A közbeszerzési jelenlegi szabályzatának áttekintése a kockázatkezelés, együttműködés és koordináció szempontjából. A stratégiai tervezés és az éves költségvetés jelenlegi helyzetének felmérése, a költségvetés előkészítési folyamatának felmérése A stratégiai tervek jelenlegi gondozási folyamatának felmérése Információáramlás folyamatának felmérése (önkormányzat és intézmények között)




Tevékenységek

8 / 12


Termékek Szervezeti térkép és döntési mátrix

Tevékenység elemzés (35 fő) A FEUVE szabályzat és a munkaköri leírások összhangjának elemzése Egyeztetés a Hivatal vezetésével a munkaköri leírások tartalmáról, formájáról

Elfogadott munkaköri leírás minta

A szervezet projektmenedzsment tudásának felmérése

Kompetencia térkép, kompetenciák rögzítése a munkaköri leírások számítógépes rendszerébe

Munkakörök adatbázisban történő rögzítése, karbantartása TER'2

Az együttműködési és koordinációs kötelezettségek, Módosított, aktualizált és aláFEUVE pontok munkaköri leírásokban történő rögzítése íratott munkaköri leírások Közbeszerzéssel kapcsolatos együttműködési és koordinációs pontok meghatározása a munkaköri leírásokban. Teljesítménymérés alapjainak megteremtése (egyéni) Teljesítménymérés alapjainak megteremtése (szervezeti)

Egyéni- és szervezeti teljesítménymérési koncepció, 3 db szervezeti teljesítménymérési mutatószám

Szoftverszállítás, testre szabás Oktatás: rendszerhasználat, és egyéni teljesítményértékelés szoftveres lehetőségei

Ügyfél elégedettség mé- Kérdőíves formában ügyfél elégedettségi vizsgálat elrés végzése

Kockázatkezelés

Kockázatkezelési folyamat átalakítása, kockázatkezelési szabályzat és nyilvántartás elkészítése

Felhasználói kézikönyv

Kérdőív, vezetői összefoglaló

Kockázatkezelési szabályzat Bevezetési akcióterv

Ügyfélszolgálati folyamattal kapcsolatos problémák Koncepcionális javaslat és Ügyfélszolgálati folyamat azonosítása, fejlesztési javaslatok kidolgozása (interjúk bevezetési akcióterv az ügyfejlesztése és workshop segítségével) félszolgálat működésének




Tevékenységek Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv készítése a módosított ügyfélszolgálati folyamat kapcsán

Intézményi információáramlás folyamata

Információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése és a hivatali folyamatokba történő beillesztése

9 / 12


Termékek fejlesztésére

Folyamatábra, űrlapok

A stratégiai tervezés és az éves költségvetés összehangolására koncepcionális javaslat és akcióterv készítése Költségvetés tervezés

A stratégiai tervek aktualizálási, gondozási folyamatának szabályozása

Koncepcionális javaslat megvalósítási akciótervvel, folyamatábra

Javaslat megfogalmazása a tervezés folyamatainak fejlesztésére – átláthatóság növelése, a költségvetés nyilvánossá tétele, társadalmi egyeztetések folyamata A szervezetek beazonosítása (belső és külső interjúk), adatbázis kialakítása

Partnerség

Szervezeti egységek együttműködése

SZMSZ

Stakeholder elemzés

Javaslat kidolgozása a civil szervezetek bevonására a döntéshozatali folyamatokba. Javaslat kidolgozása az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ átadási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítése

Rendeletalkotási folyamat felülvizsgálata

Adatbázis

Rendeletalkotási folyamattal kapcsolatos problémák azonosítása, fejlesztési javaslatok kidolgozása Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv készítése a módosított rendeletalkotási folyamat kapcsán Kritikus együttműködési területek azonosítása, problémák definiálása Javaslatok megfogalmazása a kritikus együttműködési területek optimalizálására, koordinációs eszközök újragondolása SZMSZ, Ügyrend módosítási javaslatok összesítése

Koncepcionális javaslat, gépesített űrlapok

Koncepcionális javaslat és bevezetési akcióterv a rendeletalkotás működésének fejlesztésére

Szervezeti térkép, Koncepcionális javaslat a kritikus együttműködési területek fejlesztésére

Összefoglalt javaslatok

A projekt során elkészülő valamennyi termék felépítését és tartalmát azok elkészítését megelőzően a projektvezetővel és a belső minőségbiztosítóval egyeztetjük és jóváhagyatjuk.



10 / 12


3. A PROJEKTSZERVEZET 3.1 A PROJEKTSZERVEZET FELÉPÍTÉSE Projekt Felügyelő Bizottság Ügyrendi, Önkormányzati, Ifjúsági és Közművelődési Bizottság elnöke Domján István

Polgármester Dr. Kelemen Márk

AAM kapcsolattartó Vass Péter

Projektvezetés Projektvezető Vincze Miklós

Operatív vezető Dr. Peredi Katalin

Önkormányzat oldali projektcsapat Projekt koordinátor Borbényi Nelli

Belső minőségbiztosító Verosztáné Csorba Mónika HR szakmai vezető Bartha Erika Pénzügyi szakmai vezető Halcsikné Szabó Ágnes Informatikai szakmai vezető Csertő Attila

Vállalkozó oldali projektcsapat AAMTech

AAM

Szakértők

Minőségbiztosító Saád Tamás (AAM)

3.2 A PROJEKTSZERVEZET MŰKÖDÉSI RENDJE Projekt Felügyelő Bizottság (PFB) A PFB projekt lebonyolításának felügyeletét, valamint a projekttel kapcsolatos felsőszintű döntések meghozatalát végzi. Projektvezetés A projektvezető felel a projekt sikeréért, a PFB-nek alárendelve. A projektvezető irányítja a projektszervezetet, valamint gondoskodik arról, hogy az önkormányzat részéről a projektbe delegált munkatársak a felelősségi körükbe tartozó feladatok maradéktalan elvégzésével hozzájáruljanak a projekt eredményes működéséhez. A projektet napi, operatív szinten az operatív vezető menedzseli, szoros együttműködésben a projektvezetővel. Ő gondoskodik a projekt során a feladatok megfelelő minőségben és határidőre történő elvégzéséről, valamint intézkedik a projekt értekezletek szükség szerinti összehívásáról.



11 / 12


4. PROJEKTMENEDZSMENT 4.1 PROJEKT SZERVEZETEN BELÜLI KOMMUNIKÁCIÓ A projekt végrehajtása során a résztvevők szakmai egyeztetéseket, a projekt ütemterv szerinti rendszeres projektmegbeszéléseket tartanak. A mérföldkövekhez kötődően projekt beszámolókat, valamint prezentációkat tartanak. Szakmai egyeztetések, interjúk A szakmai egyeztetéseket a résztvevők a projektvezetők tudtával és/vagy rajtuk keresztül szervezik, meghatározva azok célját, résztvevőit, időtartamát. E megbeszéléseket lehetőleg 3 munkanappal korábban kell előre jelezni és szükség szerint dokumentálni. Ezen egyeztetésekhez kötődően telefonon, vagy e-mailen is történhet ad-hoc egyeztetés. Projektmegbeszélések: A projekt előrehaladásának nyomon követésére a Felek havonta rendszeres értekezletet tartanak. Az értekezleten résztvevők körét a projektvezető határozza meg. Az operatív vezető a vonatkozó napirendet, valamint az esetlegesen szükséges előkészítő dokumentumokat legkésőbb előző nap elküldi a meghívottaknak. A megbeszélés kötelező napirendi pontjai: a munkák előrehaladásáról szóló beszámolók, a következő időszakban elvégzendő feladatok pontosítása, a munkák során felmerült problémák, kérdések, kockázatok ismertetése, esetleges változáskezelést igénylő kérdések. Az értekezletet az operatív vezető vezeti. Amennyiben a projektmegbeszéléseken elhangzottak jellege indokolja (pl.: végrehajtás feladatainak pontosítása, kockázatok felmerülése és kezelése), akkor az operatív vezető kezdeményezése alapján írásos státuszriport készül. A projektvezető és az operatív vezető jogosult rendkívüli értekezletet is összehívni, melyről – indokoltság esetén, illetve a vezetők kezdeményezésére - írásos emlékeztető készíthető. Az operatív vezető gondoskodik arról, hogy az indokoltság esetén elkészült státuszjelentést, valamint az emlékeztetőt az érintettek legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikusan megkapják. PFB ülés A projekt előrehaladásának nyomon követésére és az operatív projektvezetés által eszkalált kérdések megválaszolására a PFB a mérföldkövekhez igazítva értekezleteket tart. Az ülésen a projektvezető értékeli az elmúlt időszak során elvégzett feladatokat, valamint a vezetői döntések meghozatalát. A PFB ülés összehívását a projektvezető kezdeményezi.

4.2 ÁTADÁS-ÁTVÉTEL A projekt során elkészített termékeket az operatív vezető átadja a projektvezető részére. Az egyes termékek átadását követően Megrendelő 5 napon belül megvizsgálja az átadott dokumentumokat. Amennyiben megbízónak javítási igénye van, akkor azt az AAM köteles a visszajelzéstől számított 3 munkanapon belül javítani. A Megrendelő a minőségi és mennyiségi teljesítésről igazolást állít ki -

javítási igény hiányában 5 napon belül a termékek javítását, módosítását követően 5 napon belül.

A részszámlák, illetve a végszámla kiállítása a szerződésben rögzített határidők szerint történik teljesítésigazolás aláírásával. A teljesítésigazolások részét képezik a teljesítési időszak alatt kiállított minőségi és mennyiségi teljesítésről szóló igazolások. A projekt egyes mérföldköveihez igazodva előteljesítés megengedett.



12 / 12


4.3 KOCKÁZATOK KOCKÁZATI ELEM

VALÓSZÍNŰSÉG

ELHÁRÍTÁSÁNAK MÓDJA

FELELŐSE

Információ hiány

Közepes

További interjúk beütemezése, feltételezések, alternatív javaslatok tétele, határidő módosítás

projektvezető

Változó körülmények

Közepes

Változáskezelési eljárás

projektvezető

Korlátos rendelkezésre állás az interjúkon

Alacsony

További interjúk beütemezése, eszkaláció, határidő módosítás

projektvezető, PFB

Döntések elmaradása

Alacsony

Eszkaláció, feltételezések, alternatív javaslatok tétele, határidő módosítás

projektvezető, PFB

A további kockázatok elemzése, kezelési módjának leírása a vezetői kezdeményezésre készített státuszriportban, valamint a projekt kockázatkezelési szabályzatban kerül rögzítésre.

4.4 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI PONTOK A projekt során a főbb minőségbiztosítási mérföldkövek az alábbiak: -

valamennyi elkészülő terméket (2.2 fejezet) az AAM oldali minőségbiztosító az átadást megelőzően véleményezi,

-

egy-egy termék felépítését és tartalmát azok elkészítését megelőzően a projektvezetővel és a belső minőségbiztosítóval egyeztetjük és jóváhagyatjuk.


PROJEKT ALAPÍTÓ DOKUMENTUM

Recommend Documents