PROJECT MANAGEMENT 1 PROJECT MANAGERS CHECKLIST

PROJECT MANAGEMENT 1 PROJECT MANAGERS CHECKLIST “ WE SCHIJNEN ALTIJD TIJD TE VINDEN OM HET OVER TE DOEN?! LATEN WE HET DE EERSTE KEER - GELIJK GOED DOEN ! “

Overdracht van het Offerte Team • Heb je een kopie van het kosten- en/of prijsmodel? • Heb je een kopie van de offerte? • Heb je een briefing gehad van de AM of van de Offerte Manager? Contractuele Scope • Is er een Contract, Aankoop Order of Intentieverklaring? • Indien nee, is er een schriftelijke verklaring waaruit een akkoord om door te gaan blijkt, vanuit het hoogst bevoegd management? • Is de scope duidelijk gedefinieerd in een offerte, Statement of Work (SOW), Systeem Eisen Specificatie (SES), Project Definitie of gelijkwaardig document? Stuurgroep • Heeft het project een daadkrachtige Project Sponsor? • Worden wij in de Stuurgroep vertegenwoordigd door senior manager en/of door jou zelf? • Komt de Stuurgroep regelmatig genoeg bij elkaar? • Is de Stuurgroep effectief? Cliënt / Account Management • Is er sprake van effectief Cliënt- / Accountmanagement? • Worden de verwachtingen van de klant goed gemanaged? • Hebben we een nauwe Klantrelatie op alle niveaus? • Hebben wij voldoende steun vanuit de top van de klantorganisatie? • Zijn de klantafhankelijkheden van het project goed gedefinieerd? Worden deze bewaakt en worden ze naar de klant gerapporteerd? Leveranciersmanagement • Heeft het project een leveranciersmanagement plan? • Zijn er formele getekende contracten (back-to-back) met alle leveranciers?

Copyrights Reserved 2007 SIIMCO

PROJECT MANAGEMENT 2 PROJECT MANAGERS CHECKLIST Communicatie / Moreel • Heb je een toepasselijke team building evenement georganiseerd? • Vinden er team meetings plaats buiten de werkplek? • Zijn projectleden goed op de hoogte van de voortgang enz.? • Is er een probleem met het moreel? • Zijn er ernstige botsingen tussen persoonlijkheden?? • Zijn aan onze teamleden duidelijke verwachtingen bekendgemaakt en weten ze waar ze zich aan te houden hebben? • Worden er projectbeoordelingen gemaakt? Project Organisatie • Hebben wij een duidelijke project organisatie? • Heeft de klant een duidelijke project organisatie? • Zijn de rollen taken en verantwoordelijkheden zowel bij ons als bij de klant duidelijk beschreven en begrepen? • Heb je dagelijkse controle over het door ons geleverde team? Project Management • Heb je de volledige verantwoordelijkheid voor de diensten en producten die wij moeten leveren? • Heb je één eigen manager aan wie je rapporteert over de leveringen? • Krijg je back-up, begeleiding en steun uit je eigen (leveringsverantwoordelijke) afdeling/organisatie? • Krijg je back-up, begeleiding en steun van de commerciële of relatie afdelingen om de klantrelatie en –verwachtingen voldoende te kunnen managen? • Worden er regelmatig voortgangsrapporten aan de klant gestuurd? • Wordt de voortgang regelmatig door een onafhankelijke partij getoest? • Is er regelmatig voortgangsoverleg met de klant? Zijn er notulen? Worden actie(s)-lijsten gevolgd? • Heb je regelmatig voortgangsoverleg met je ondergeschikten? • Zijn er regelmatige teambijeenkomsten? • Is er een effectief Risicomanagement proces? • Is er een effectief Probleemmanagement proces? • Is er een Projectmanagementplan conform Prince 2? Copyrights Reserved 2007 SIIMCO

PROJECT MANAGEMENT 3


PROJECT MANAGERS CHECKLIST


Bemensing • Zijn er voldoende medewerkers op het project? • Hebben de teamleden de juiste kennis en vaardigheden? • Wordt door de winstmarge uitgehold door het aantal onderaannemers? • Wordt het project goed ondersteund door de eigen bemsings (sourcing) organisatie?

Projectbureau (vervolg) • Ben je nagegaan, dat de documenten die als ‘opgeleverd’ worden gekenmerkt, ook werkelijk in de projectbibliotheek als origineel worden opgenomen (elektronisch en fysiek)? • Ben je nagegaan, dat de projectuitgaven m.b.t. arbeid, overige kosten, hardware en software correct worden vastgelegd? • Ben je nagegaan, dat alle rekeningen zijn opgemaakt? • Ben je nagegaan, of er nog onbetaalde rekeningen openstaan? • Ben je nagegaan, of omzet verwachtingen aan de afd. Financiën worden gegeven en zijn ze accuraat gebleken?

Kwaliteitscontrole • Is er een Kwaliteitplan (separaat of als deel van het projectplan)? • Is er een kwaliteittoetsing proces voor documenten? • Zijn adequate projectstandaarden en -procedures aanwezig? Wijzigingsbeheer • Is er een effectief wijzigingsbeheer proces aanwezig? • Worden er gedetailleerde impact analyses uitgevoerd? Projectbureau • Is er een Projectplan (Project Brief en Project Initiation Document): op Hoofdlijnen en Gedetailleerd? • Wordt voortgang gemeten tegen het goedgekeurde plan? • Zijn de belangrijke mijlpalen duidelijk vastgesteld? Is het project plan geloofwaardig? • Heb je een verificatie uitgevoerd op kennelijke omissies? • Is er een Work Breakdown Structure? • Wordt werkelijke voortgang gemeten tegen de WBS? • Wordt Toegevoegde Waarde( Earned Value) gebruikt om voortgang mee te bepalen? M.n. noodzakelijk bij vaste prijs / vastgestelde levering projecten! • Worden door het project personeelsprofielen bijgehouden? • Zijn alle te leveren producten duidelijk vastgesteld? • Hebben alle geplande documenten een document identificatie gekregen? • Is er een effectieve elektronische en fysieke projectbibliotheek? • Is alle correspondentie met de klant correct gearchiveerd, zowel elektronisch als fysiek? • Zijn alle op te leveren documenten correct gearchiveerd, zowel elektronisch als fysiek? • Heb je geverifieerd dat de projectstatus rapporten de werkelijkheid van de status rond de op te leveren producten/diensten weergeven? Copyrights Reserved 2007 SIIMCO

Definitie van Vereisten • Zijn de vereisten op een adequate wijze beschreven en door alle belanghebbenden getoetst? • Zijn de vereisten op een aantoonbare en toetsbare manier gespecificeerd? • Zijn zowel functionele als niet-functionele eisen gespecificeerd? • Zijn alle eisen vertaald naar ontwerpdocumenten, software units en testscripts? • Wordt er een gepast ‘requirements management tool’ gebruikt? • Is er een minimale vereisten niveau vastgesteld? • Is er een effectief ‘requirements management’ proces in gebruik? Systeemontwerp • Is er een document dat het gehele systeemontwerp beschrijft? • Is er een applicatie architectuur? • Zijn alle interfaces geïdentificeerd? • Is de technische oplossing voor iedere interface gedefinieerd? (bijv. batch, real time, on-line, enz.). Is de technische oplossing akkoord bevonden door de project waarbij aangesloten moet worden? • Is er een data model? • Is er een effectieve methode waarmee de integriteit van het systeemontwerp gedurende de ontwikkeling kan worden bewaakt? Voert de systeem architect verificaties uit, dat het ontwikkelteam ‘het juiste systeem’ aan het bouwen is? • Is er een autoriteit op het gebied van technisch ontwerp aanwezig in het project?






Detailontwerp • Indien de detailontwerp/-vereisten zullen worden vastgesteld door proefopstellingen, prototyping, RAD enz. zijn de uitkomsten van die activiteiten dan voldoende voor de bouwfase? • Wordt het detailontwerp op een correcte manier vastgelegd? • Heeft er enig prototyping van de gebruikersinterface plaatsgevonden? • Is de klant betrokken geworden in het goedkeuren van het detailontwerp? • Indien toepasselijk, wordt er een technisch ‘proof of concept’ uitgevoerd? • Zijn de interfaces in detail vastgelegd en zijn de specificaties door de belanghebbende projecten goedgekeurd?

Systeemintegratie testen • Is er een integratietest plan? • Zijn er invoer en uitvoer criteria gedefinieerd voor het integratietesten? • Is er een Software Problem Reports tracking tool? Is dit in gebruik tijdens het integratietesten? • Zijn alle testbare vereisten traceerbaar naar/in de integratie testscripts? • Wordt er voldoende tijd en inzet gereserveerd voor applicatietest planning, testuitvoering, foutherstel en regressie testen? • Worden door Beheer, Systeemanalisten en ontwerperstoetsten uitgevoerd op de integratietest plannen? • Is er een vastgestelde testomgeving voor het integratietesten? • Staan de testomgevingen en de testdata onder configuratie management? • Worden er testgereedheid toetsen voor het integratietesten uitgevoerd en gedocumenteerd?

Code en Unit Test • Is er een coderingsstandaard vastgesteld? • Is de code formeel getoetst tegen de standaard en de specificaties? • Is er eenUnit Test standaard? • Is de unit test formeel gepland en getoetst? • Vindt unit testing plaats? Welke documentatie is daarvan aanwezig? • Applicatietesten • Is er een applicatietest plan? • Zijn er invoer en uitvoer criteria gedefinieerd voor applicatie testen? • Is er een Software Problem Reports tracking tool? Is dit in gebruik tijdens het systeemtesten? • Zijn alle testbare vereisten traceerbaar naar/in de applicatie testscripts? • Worden door de gebruikers en de business analisten toetsen uitgevoerd op het applicatietest plannen en de scripts? • Wordt er voldoende tijd en inzet gereserveerd voor applicatietest planning, testuitvoering, foutherstel en regressie testen? • Is er een vastgestelde testomgeving voor het applicatietesten? • Staan de testomgevingen en de testdataonder configuratie management? • Worden er testgereedheid toetsen uitgevoerd en gedocumenteerd? Copyrights Reserved 2007 SIIMCO

Klantacceptatie • Is er een acceptatietest plan? • Zijn er heldere klant acceptatietest criteria met testwaarden gebaseerd op de eisen zoals door de klant gedefinieerd en met ons overeengekomen? • Zijn de acceptatiecriteria voor het systeem overeengekomen? • Is er voor alle op te leveren zaken een heldere definitie met de klant overeengekomen en acceptatiecriteria voor ieder op te leveren zaak? • Zijn de gebruikers voldoende betrokken bij het definiëren van de acceptatietest scripts? Idealiter schrijven zij zelf de acceptatietest scripts! • Zijn alle risico’s verbonden aan het acceptatietesten gedocumenteerd? • Heeft de klant de risico’s verbonden aan de acceptatie op schrift gekregen? • Is er een acceptatieproces dat moet kleiden tot acceptatie van alle contractuele vereisten? • Is de klant betrokken in ons integratietesten om zo een voortschrijdende accepatie van het systeem mogelijk te maken?






Uitrol/Implementatie • Is er een implementatiemanager (van ons of de klant)? • Is er een implementatieplan? • Is een terugvalplan indien het systeem niet correct functioneert na Go-Live? • Neemt de klant de noodzakelijke maatregelen om te zorgen dat de implementatie een succes wordt? • Is er een communicatieplan? • Worden organisatiewijzigingen goed opgepakt? • Wordt er rekening gehouden in het implementatieplan en de schattingen met voldoende gebruikersdocumentatie? • Wordt rekening gehouden met voldoende gebruikerstraining? • Is er een gedetailleerd Cut-Over plan voorbereid?

Beheren (Vervolg) • Is er in het plan en de begroting rekening gehouden met het maken van de benodigde documentatie voor Beheer. • Is er in het plan en de begroting rekening gehouden met training van Beheer? • Heeft de klant tijdig zorg gedragen voor het beschikbaar zijn van beheerstaf voor kennisoverdracht en training? • Is er voldoende tijd en inspanning in het plan voor het productie gereedmaken van het systeem? • Zijn er operationele acceptatiecriteria gedefinieerd, bijgehouden en met het project overeengekomen? • Wordt er een operationele gereedheidstoets uitgevoerd per individueel project voorafgaand aan implementatie? • Is er een effectief Go/No-Go beslissingsproces voorafgaand aan de Go-Live? • Is er voldoende tijd en inspanning gereserveerd door ons om het systeem te ondersteunen gedurende een periode na Go-Live?

Datamigratie • Is er een datamigratie plan voorbereid? • Is het helder dat de klant verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de data? • Worden de datamigratie programma’s degelijk getest? Is hier voldoende rekening mee gehouden in het testplan? • Is er voldoende inspanning voor datamigratie planning, de ontwikkeling van datamigratie routines (of installatie van tools) en testen opgenomen in het projectplan? • Tijdens welke fase van het testen wordt datamigratie getest?

Maintenance and Support • Hoe zullen wij garantie ondersteuning bieden? • Indien wij het systeem moeten onderhouden na oplevering, zijn de afdelingen Applicatiebeheer en Infrastructuurbeheer voldoende geïnvolveerd voorafgaand aan de overdracht van het bouwproject?

Beheren • Zijn er aparte ontwikkel, test and productie omgevingen? • Zijn er toepasselijke processen om software units tussen omgevingen te verplaatsen? • Is er voldoende operationele ondersteuning voor de ontwikkelen testomgevingen? • Is er adequate operationele ondersteuning voor de productieomgeving? • Zijn er beheerplannen voorbereid om de diverse operationele activiteiten uit te voeren?



In alle gevallen waar in de eerste persoon enkelvoud of meervoud wordt gesproken wordt uitgegaan dat de projectmanager verantwoordelijk is vanuit een ander bedrijf of ander onderdeel van hetzelfde bedrijf met een eigen verantwoordelijkheid. Daar waar hier gesproken wordt van toetsing zou in de Engelse taal veelal het woord Review of Audit zijn gebruikt. Het is niet toegestaan de Checklist te reproduceren of te gebruiken in enigerlei vorm. Uitzondering hierop is ieder gebruik waarbij het SIIMCO Logo als hierboven weergegeven zonder enige wijziging of toevoeging getoond wordt op de checklist. In dat laatste geval is gebruik geheel vrij. Nadere informatie op www.siimco.eu.

Copyrights Reserved 2007 SIIMCO www.siimco.eu

PROJECT MANAGEMENT 1 PROJECT MANAGERS CHECKLIST

Recommend Documents