Program Membangunkan Keupayaan ICT MKM
SOP Pengurusan Aset ICT Bahagian Teknologi Maklumat
Maktab Koperasi Malaysia Ver 1.0
1.
PENGENALAN Standard Operating Procedure (SOP) ini menggariskan panduan kepada semua Bahagian / Pejabat Cawangan/ Pejabat Zon di Maktab Koperasi Malaysia (MKM) berkaitan dengan peraturan / prosedur penggunaan, penjagaan dan penyimpanan peralatan Bahagian Teknologi Maklumat (BTM).
2.
PEMAKAIAN SKOP SOP ini terpakai kepada semua pengguna di MKM Ibu Pejabat, Cawangan dan Zon.
3.
SKOP PERALATAN ICT Skop peralatan ICT merangkumi :i) Komputer; ii) Komputer riba; iii) Tablet; iv) Pencetak; v) Pengimbas; dan vi) Projektor.
4.
PANDUAN PENGGUNAAN, PENJAGAAN DAN PENYIMPANAN PERALATAN ICT
4.1
Peraturan penggunaan peralatan ICT hendaklah mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 seperti berikut :i. digunakan bagi tujuan rasmi sahaja; ii. digunakan mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual / buku
panduan pengguna; iii. dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; iv. penggunaan peralatan ICT pegawai hendaklah direkodkan; v. Menandatangani Borang Akuan Penerimaan; vi. melaporkan kerosakan dengan menghubungi Pasukan BTM bagi pegawai di Ibu
Pejabat ,Cawangan dan Zon.
4.2
Dasar Keselamatan ICT (DKICT) MKM menggariskan peralatan ICT hendaklah dijaga dan dikawal selia dengan baik. Di antara perkara yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut :-
i. Memeriksa dan memastikan semua peralatan ICT di bawah kawalan pengguna
berfungsi dengan sempurna;
ii. Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas komputer masing-masing dan tidak
dibenarkan membuat sebarang pertukaran perkakasan dan konfigurasi yang telah ditetapkan; iii. Pengguna dilarang sama sekali menambah, menanggalkan atau mengganti
sebarang peralatan ICT yang telah ditetapkan; iv. Pengguna dilarang membuat instalasi sebarang perisian tambahan tanpa
kebenaran Pentadbir Sistem ICT; v. Pengguna adalah bertanggungjawab ke atas kerosakan atau kehilangan
peralatan ICT di bawah kawalannya; vi. Pengguna mesti memastikan perisian antivirus di komputer peribadi mereka
sentiasa aktif (turned on) disamping melakukan imbasan ke atas media storan yang digunakan;
vii. Semua peralatan ICT hendaklah disimpan atau diletakkan di tempat yang
teratur, bersih dan mempunyai ciri-ciri keselamatan;
viii. Peralatan ICT yang hendak dibawa keluar dari premis MKM perlulah mendapat
kelulusan Ketua Bahagian Teknologi Maklumat / pegawai yang diturunkan kuasa dan direkodkan bagi tujuan pemantauan; ix. Peralatan ICT yang hilang hendaklah dilaporkan segera kepada pihak Polis,
Pengarah Cawangan, Pengarah Zon dan Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO); x. Pengendalian peralatan ICT hendaklah mematuhi dan merujuk kepada
peraturan semasa yang berkuat kuasa;
xi. Pengguna dilarang sama sekali mengubah kata laluan bagi pentadbir
(administrator password) yang telah ditetapkan oleh Pentadbir Sistem ICT;
xii. Pengguna bertanggungjawab terhadap perkakasan, perisian dan maklumat di
bawah jagaannya dan hendaklah digunakan sepenuhnya bagi urusan rasmi sahaja; dan xiii. Sebarang bentuk penyelewengan atau salah guna peralatan ICT hendaklah
dilaporkan kepada ICTSO.
4.3 Peraturan penjagaan dan penyimpanan peralatan ICT yang perlu diberi penekanan adalah seperti berikut :-
4.3.1 Penjagaan dan Penyimpanan Semasa di Pejabat i. Peralatan ICT hendaklah sentiasa berada di bawah pengawasan pegawai; ii. Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari / kabinet yang berkunci / bilik
khas untuk penyimpanan peralatan ICT; dan iii. Peralatan ICT tidak boleh dibiarkan terletak di tempat yang terdedah kepada
umum.
4.3.2. Penjagaan dan Penyimpanan Semasa di Rumah i. Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari / kabinet yang berkunci; ii. Peralatan ICT setelah digunakan tidak boleh dibiarkan terletak di ruang tamu, di
atas meja makan atau di tepi pintu; dan iii. Semasa meninggalkan rumah, pengguna hendaklah memastikan bilik di mana
peralatan ICT disimpan dan rumah berada dalam keadaan berkunci dan selamat.
4.3.3. Penjagaan Semasa Menghadiri Kursus / Seminar / Bengkel di Luar Pejabat i. Semasa menghadiri kursus / seminar / bengkel, semua peralatan ICT mesti
dibawa bersama pengguna; dan ii. Jika tidak digunakan, peralatan ICT hendaklah ditinggalkan di dalam bilik
seminar / bilik penginapan yang berkunci dengan selamat.
4.3.4. Penjagaan Semasa di dalam Kenderaan
Peralatan ICT tidak boleh ditinggalkan di dalam kenderaan tanpa pengawasan. 5. TANGGUNGJAWAB PENGGUNA PERALATAN ICT
5.1 Pengguna dikehendaki menandatangani pengesahan penerimaan pada Borang KEW.PA-2 serta melengkapkan Borang Akuan Penerimaan.
5.2 Selaras dengan DKICT MKM, setiap pengguna peralatan ICT bertanggungjawab terhadap semua aset ICT di bawah tanggungjawabnya.
5.3 Setiap peralatan ICT yang digunakan hendaklah dipastikan berada / disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan.
5.4 Pengguna peralatan ICT tidak boleh memindahkan peralatan ICT tanpa kebenaran Ketua Bahagian Teknologi Maklumat / Pegawai Aset Memindahkan peralatan ICT termasuk: i. memindahkan lokasi asal peralatan ICT ke lokasi lain; dan ii. menukar aksesori sedia ada seperti monitor asal dengan monitor yang lain.
5.5 Peralatan ICT yang tidak digunakan hendaklah dimaklumkan kepada Pegawai Aset dan Pasukan BTM / Cawangan / Zon dan pada bila-bila masa Pasukan BTM berhak mengambil semula peralatan ICT yang tidak digunakan tersebut.
5.6 Pasukan BTM berhak menarik balik peralatan ICT yang disalahgunakan dan pada masa akan datang permohonan baru bagi peralatan ICT tidak akan dipertimbangkan. Perkara yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut :i. Pengguna yang diberi kemudahan Internet hendaklah menggunakannya untuk
kegunaan rasmi sahaja; ii. Laman yang dilayari hendaklah yang berkaitan dengan bidang kerja sahaja dan terhad
untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Bahagian / pegawai yang diberi kuasa;
iii. Sebarang bahan yang dimuat turun daripada Internet hendaklah digunakan untuk
tujuan yang dibenarkan oleh MKM sahaja; iv. Penggunaan modem / broadband untuk tujuan sambungan ke Internet tidak dibenarkan
kecuali berada di luar pejabat / dengan kebenaran Pengarah / Ketua Bahagian; v. Pengguna dilarang memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan
perisian tidak berlesen dan sebarang aplikasi seperti permainan elektronik, video, lagu yang boleh menjejaskan tahap capaian Internet serta menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan atau bahan-bahan yang mengandungi unsurunsur lucah;
vii. Pengguna hendaklah menggunakan akaun emel rasmi MKM yang disediakan oleh
MKM bagi sebarang urusan penghantaran dan penerimaan emel rasmi; dan
viii. Alamat emel persendirian (seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan
sebagainya) tidak boleh digunakan untuk tujuan rasmi.
5.7 Pegawai / kakitangan hendaklah memaklumkan kepada Pasukan BTM / Pegawai Aset Cawangan / Zon bagi tujuan pengemaskinian rekod KEW.PA yang berkaitan jika bertukar tempat bertugas atau cuti belajar / bersara / meletak jawatan / diberhentikan sama ada melalui surat atau emel.
5.8 Pasukan BTM / Pegawai Aset Cawangan / Zon hendaklah mengemas kini borang KEW.PA-2 bagi sebarang perubahan pada peralatan ICT.
6. KEHILANGAN / KECURIAN PERALATAN ICT
6.1
Setiap pegawai / kakitangan yang dibekalkan perkakasan ICT dikehendaki menandatangani Borang Akuan Penerimaan dan KEW.PA-2.
6.2
Tindakan yang perlu diambil apabila berlaku kehilangan / kecurian i. Pegawai / kakitangan hendaklah melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada
Pasukan BTM / Pegawai Aset Cawangan / Zon; ii. Pegawai / kakitangan yang berkenaan hendaklah melaporkan kehilangan kepada Polis
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui; dan iii. Ketua Bahagian / Pengarah Cawangan / Zon hendaklah menyediakan laporan awal
kehilangan aset alih kerajaan KEW.PA-28 dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh kehilangan dan mengemukakan kepada Bahagian Pengurusan Aset di ibu pejabat. 7. PEMATUHAN
7.1
Semua warga MKM hendaklah membaca, memahami dan mematuhi SOP ini dan undang-undang atau peraturan-peraturan lain yang berkuat kuasa.
7.2
SOP ini hendaklah dipatuhi dengan ketat oleh semua pihak. Sebarang ketidakpatuhan boleh dikenakan tindakan tatatertib.
Dikeluarkan oleh: BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (BTM) 31 JULAI 2015
