BlueRetail 3.xx
Product Management Functionele beschrijving BlueRetail versie 3.xx
Venlo, mei 2011 Betreft BlueRetail ≥ 3.60
© 2011
1 van 33
BlueRetail 3.xx
Inhoudsopgave: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.1 10.2
Inleiding ............................................................................................... 3 Retail Processen .................................................................................... 6 Verkoop................................................................................................ 7 Inkoop ............................................................................................... 11 Logistiek............................................................................................. 13 Financieel ........................................................................................... 17 Service ............................................................................................... 20 Retail CRM .......................................................................................... 21 Rapportages........................................................................................ 24 Beheer ............................................................................................... 26 Applicatiebeheer .................................................................................. 26 Gegevensbeheer .................................................................................. 28
Dit document is afgestemd op de algemene leveringsvoorwaarden en de licentie- en onderhoudsvoorwaarden van Newway Retail Solutions B.V. (Newway) en daar integraal onderdeel van.
Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan Newway geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, of op enige andere manier, zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van Newway.
© 2011
2 van 33
BlueRetail 3.xx
1 Inleiding Document inhoud
Dit document biedt inzicht in de functionele mogelijkheden van BlueRetail versie 3.60 en hoger. De mogelijkheden van de applicatie worden op hoofdlijnen toegelicht en het geheel is gerubriceerd op basis van processen die Newway in de retail onderkent. Elk proces wordt gevisualiseerd aan de hand van het Retail Business Model. Dit model is door Newway ontwikkeld om haar kennis met betrekking tot Retail-ICT te borgen. De ontwikkeling van de applicatie blijft in volle gang en met grote regelmaat wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd. U dient zich ervan bewust te zijn dat deze beschrijving een momentopname betreft, waarbij geen aandacht besteed wordt aan de vele details in de applicatie.
Document indeling
In dit document wordt elk proces beschreven in termen van: • Algemene beschrijving • Basisfunctionaliteit • Verdieping (incl. eventuele modules) • Resultaat • Schermafbeeldingen Algemene beschrijving Basisfunctionaliteit
Verdieping
Resultaat Schermafbeeldingen
Retail Business Model
Hier wordt kort het basisproces of de basis functionaliteit beschreven. Dit verwijst naar de functies die standaard in de applicatie (MMS of RMS) aanwezig zijn, waaronder een volledige geld- en goederenbeweging registratie. Als in de kantlijn de tekst 'In scope' ontbreekt, betekent dit automatisch dat het additioneel is. Verdieping is automatisch additioneel. Hier wordt kort de “opbrengst” van de functionaliteit beschreven. Omdat de applicatie zeer dynamisch en modulair is, zijn de schermafbeeldingen in dit document momentopnamen. In uw praktijksituatie wordt de indeling mogelijk aan uw behoefte aangepast.
Newway heeft haar aanwezige Retailkennis geborgd in het Retail Business Model (RBM). Het Retail Business Model (RBM) heeft als grondplaat het hieronder getoonde ‘huis’. Deze grondplaat is gebaseerd op de tien hoofdgebieden, die je veelal binnen organisaties tegen komt. Met betrekking tot deployment (technisch en applicatiebeheer) onderscheiden we een elfde functie, namelijk beheer (ICT). Het RBM is een theoretisch model, dat niet direct de hoofdprocessen zoals in de inleiding van hoofdstuk 3 benoemd, weerspiegeld. De processen zijn gebaseerd op de operationele zaken die zich op de werkvloer afspelen. In dit document worden bewust de beide werelden met elkaar
© 2011
3 van 33
BlueRetail 3.xx
gecombineerd, omdat in BlueRetail de theorie wordt vertaald naar de praktijk.
ICT
Functie definities
© 2011
Onderstaande tabel beschrijft per onderdeel de definitie die Newway hiervoor hanteert. ICT
Onder ‘ICT’ zijn alle applicatie gedragissues samengebracht, die bedoeld zijn om BlueRetail informatietechnologisch te moderniseren. Deze hebben geen directe relatie met retail specifieke functionaliteit, maar beschrijven met name de nonfunctionele wensen van retailers m.b.t. BlueRetail.
Formule
’Formule’ beschrijft de beheersmatige zaken, waarmee de franchisenemer in betere mate het karakter van de (keten)onderneming (het eenduidig gedrag) kan laten weerspiegelen in BlueRetail. Wie doet waar en wat op welk moment m.b.t. bijvoorbeeld artikelbeheer etc.
Informatie
In de categorie ‘Informatie’ zijn alle functionele zaken samengebracht t.a.v. de informatiestromen binnen BlueRetail.
Personeel
Dit hoofdstuk beschrijft de functies, die de rol van het personeel dat met de applicatie werkt, betreffen.
Financieel
Deze categorie omvat de functies, die de Retailers in staat stellen de geldstromen binnen de organisatie te beheren.
Inkoop
’Inkoop’ beschrijft de functionele zaken met betrekking tot de inkoopprocessen.
Leverancier
Onder ‘Leverancier’ zijn de functionele zaken verzameld, die de retailer inzicht geven in de relatie met de leverancier.
Verkoop
’Verkoop’ beschrijft de functies met betrekking tot de verkoopprocessen.
Klant
In dit proces zijn de functionele zaken verzameld, die de
4 van 33
BlueRetail 3.xx
retailer een beeld geven van de relatie met de klant. Logistiek
© 2011
Deze categorie omvat de functionele zaken, die de retailer in staat stellen de goederenstromen binnen de organisatie te beheren.
5 van 33
BlueRetail 3.xx
2 Retail Processen Overzicht
Newway onderscheidt de volgende hoofdprocessen in haar BlueRetail applicatie: • • • • • • • •
Verkoop Inkoop Logistiek Financieel Service Retail CRM Rapportage (Applicatie) Beheer
In de volgende paragrafen worden bovenstaande processen beknopt beschreven. Modules
In BlueRetail kan door het inschakelen van modules eventueel gewenste verdieping worden gerealiseerd.
Tuning
BlueRetail kent naast autorisatie(rollen) veel parameters en instellingen, waarmee de exacte werking en het gedrag van de applicatie wordt afgestemd op de behoefte van de klant. Functionaliteit kan ingesteld worden per rol, medewerker en/of werkstation.
Geld & goederen beweging
De horizontale as van gedetailleerde geld en goederenstromen binnen een winkel of groothandelslocatie staat afgebeeld in het RBM. Voorbeeld: een artikel wordt besteld bij de leverancier, geleverd, op voorraad genomen en in de winkel gelegd. Daarna wordt het artikel door de klant meegenomen of bij de klant afgeleverd. De geld- en goederenstromen zijn tegengesteld.
© 2011
6 van 33
BlueRetail 3.xx
3 Verkoop Inleiding
Basisfuncties
In een winkel vindt het contact met de klant plaats langs diverse verkoopprocessen. We onderscheiden hier enkele onderdelen zoals kassa, verkooporder en verkoop(credit)factuur. Uiteraard zijn er vele nuanceringen m.b.t. verkoopeisen, de producten die verkocht worden en de beleving die de klant dient te ervaren.
BlueRetail biedt standaard de mogelijkheid om onderstaande verkoopprocessen te verrichten: • • • • • • • • •
Traditionele en touch kassa Retourscannen Facturen Verzamelbon Bewaarbon Op rekening Guided selling Tweede kassascherm (kiosk) Uitgebreide overzichten en rapportage
De hiervoor noodzakelijke bouwstenen zijn in de basisapplicatie aanwezig. Denk aan relatiebeheer, artikelbeheer, basis promotiebeheer (aanbiedingen, handmatige kortingen en diverse betaalmogelijkheden). Daarnaast kent de applicatie ondersteunende functionaliteit t.b.v. afstorten naar kluis en het eindedag proces (kasgeldtellen), zie ‘Financieel’. Verdieping
Offertes en verkooporders voor uitgestelde levering, uitgestelde betaling (met eventueel een vooruitbetaling en de daarbij behorende leverdocumenten) zijn soms gewenst en/of noodzakelijk. Hiervoor is een additionele module beschikbaar.
Module Verkooporder
De module verkooporder bestaat uit de onderdelen offerte verwerking, order registratie, levering en facturering. Offerte verwerking
Offertes kunnen per relatie, per periode of per opgenomen artikel worden gepresenteerd. Bij de verwerking van offertes wordt geen beslag gelegd op de voorraad. Hierdoor blijft de gehele voorraad beschikbaar en wordt voorkomen dat er te vroeg of onnodig artikelen worden ingekocht.
Order registratie
Een offerte kan ingevoerd, gewijzigd, geblokkeerd, geannuleerd of doorgeboekt worden naar een verkooporder. Met de registratie van orders wordt niet alleen de gangbare verkoopregistratie verwerkt, maar kan ook een ‘verkoop op
© 2011
7 van 33
BlueRetail 3.xx
bestelling’ gedefinieerd worden. Het gehele traject van uitgestelde betaling en uitgestelde levering kan worden verwerkt. Er wordt tevens inzicht verstrekt in de geld- en goederenstroom.
Resultaat
De basisfunctionaliteit biedt inzicht in de verkoopopbrengsten, in de kasstromen, in het klantengedrag, in de voorraadpositie etc.
Scherm afbeeldingen
Hier volgt een voorbeeld van een verkooptransactie.
Invoeren kassabon op traditionele wijze
Invoeren kassabon via touch scherm
© 2011
8 van 33
BlueRetail 3.xx
Transactie met 15% artikelkorting
Afrekenen kassabon op traditionele wijze
Afrekenen kassabon via touch met geldafbeeldingen © 2011
9 van 33
BlueRetail 3.xx
Voorbeeld lay-out kassabon:
© 2011
10 van 33
BlueRetail 3.xx
4 Inkoop Inleiding
De organisatie moet op gecontroleerde wijze bij leveranciers goederen kunnen bestellen. Hiertoe beschikt de applicatie standaard over de benodigde inkoop functionaliteiten.
Basisfuncties
BlueRetail kent aan de inkoop-/crediteurenzijde standaard diverse mogelijkheden: •
• Verdieping
Applicatie BlueMobile
Inkooporders kunnen op verschillende manieren worden gemaakt: o Handmatig o Geautomatiseerd (op basis van verkochte aantallen of min/max positie) o Op termijn Uitgebreide overzichten en rapportage zijn beschikbaar
Er zijn geen specifieke inkoopmodules beschikbaar, omdat alle benodigde functionaliteit in de basis zit. De module Mobile kan het inkoopproces ondersteunen. BlueMobile is een applicatie voor het gebruik van een handscanner / mobilescanner. Het gebruik van een mobilescanner garandeert een snelle en foutloze invoer van artikelgegevens, met name bij voorraadopnames en het uitvoeren van voorraadcorrecties. Functies van BlueMobile: • artikel info • voorraad correctie en opname • transacties kassa, order • ontvangst goederen etc.
Resultaat
Met behulp van de basisfunctionaliteit kunnen de leveranciers goederen leveren conform de bestelling en condities. Ook worden in het pakket de aanwezige tellers ‘beschikbare voorraad’ en ‘in bestelling’ automatisch bijgewerkt.
Scherm afbeeldingen
Hier volgt een voorbeeld van een inkooptransactie.
© 2011
11 van 33
BlueRetail 3.xx
Invoeren inkooporder
Overzicht inkooporders
Mobile Client: artikelinformatie scherm 1
© 2011
12 van 33
BlueRetail 3.xx
5 Logistiek Inleiding
Newway spreekt bewust over logistiek, omdat deze functionaliteit in haar ogen de ontvangst van goederen, het leveren van verkooporders en de benodigde handelingen met betrekking tot de voorraad omvat (voorraad correcties en het voorraadopname traject). Omwille van de door klanten gewenste functiescheiding, heeft Newway het logistieke proces gesplitst van het inkoop- en facturatieproces.
Basisfuncties
BlueRetail onderscheidt de volgende logistieke processtappen. Deze liggen in het verlengde van de processen verkoop en inkoop: •
•
•
•
Verkoopproces o Leveren van verkooptransacties (bij beschikbare voorraad en binnen kredietlimiet) Verkoopproces o Ontvangst goederen 1:1 op basis van de inkooporder o Ontvangst goederen aan de hand van een pakbon o Gecontroleerde retouren met bewaking van ontvangsten o Transfers, manco’s, surplus, retour etc. Voorraadbeheer o Voorraadopname methodieken (blind, partieel, gedeeltelijk) o Voorraadcorrectie (met inzage in wie, wanneer en waarom) Uitgebreide overzichten en rapportage
Voorraad vormen
Voorraad
© 2011
13 van 33
BlueRetail 3.xx
Toelichting
Voorraad is een complex begrip in de retail. De • • • • •
visie op de voorraad wordt bepaald door de invalshoek: Financieel (waarde), Fiscaal (eigendom), Logistiek (beschikbaarheid en plaats), Fysiek (dimensies) etc.
Voorbeeld: de operationele voorraad kan worden verdeeld in een deel waarvoor financiële verantwoordelijkheid wordt gedragen en een deel waarvoor logistieke verantwoordelijkheid wordt gedragen. Verdieping
Applicatie BlueMobile
Logistieke verdieping binnen BlueRetail is mogelijk in de vorm van de module multimagazijn. De module HHT kan in combinatie met BlueRetail Mobile ook het logistieke proces ondersteunen. Zie Inkoop hoofdstuk De koppeling met een losse handheld terminal en/of mobile scanner maakt het mogelijk om op locatie procesbewegingen vast te leggen. Met dit apparaat kan gescand worden, waarna direct de juiste gegevens ingevoerd, gecorrigeerd en geraadpleegd kunnen worden. Deze geregistreerde data kan door BlueRetail worden ingelezen. Hierdoor neemt de kans op menselijke fouten drastisch af.
Module Multimagazijn
Voorraadbeheer per magazijn en/of magazijnlocatie (levels: technisch beschikbaar, technisch gereserveerd en derden). Deze module biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om showroom voorraad in vitrines, goederen die in een extern magazijn zijn opgeslagen, voorraad die van derden is, retouren van de klant en/of defecte artikelen te beheren.
Resultaat
Het resultaat is een sluitende voorraadpositie (gesloten goederenstroom). Zowel economisch als fysiek kloppen de tellers. Dit voorkomt onnodig nee-verkopen en onnodig hoge voorraden (aanslag op liquiditeit). Met betrekking tot de voorraadcorrecties is permanent inzichtelijk door wie, wanneer en wat gecorrigeerd is met opgave van reden. Door de voorraad partieel te inventariseren is sluiting van de vestiging overbodig, kloppen de voorraadstanden en is eventuele derving ontstaan uit diefstal snel inzichtelijk.
Scherm afbeeldingen
Hier volgt een voorbeeld van een logistieke transactie.
© 2011
14 van 33
BlueRetail 3.xx
Overzicht binnen te melden orders
Binnenmelden van goederen
De artikelkaart toont dat de voorraad bijgeboekt is
© 2011
15 van 33
BlueRetail 3.xx
Voorraad correctie scherm
De correctie moet nog verwerkt worden
Overzicht van de waarde van de correctie
© 2011
16 van 33
BlueRetail 3.xx
6 Financieel Inleiding
Het financiële proces is de hekkensluiter in het goederen transactieproces. Aan de verkoopzijde ontvangt de klant een kassabon of een verkoopfactuur. Aan de inkoopzijde dienen de inkoopfacturen ingeboekt te worden al dan niet met een sluitende goederenmatching.
Basisfuncties
BlueRetail kent aan de financiële zijde standaard diverse mogelijkheden: • • • • • • •
Kasgeld en kluisgeld tellen Dag/periode journaal (historie in kassatransacties) Verkoop(credit)facturen Inkoop(credit)facturen Verwerking van betalingen van facturen (inkoop en verkoop) Credit management openstaande posten (inkoop en verkoop) Uitgebreide overzichten en rapportage
Retail Business Model
Waardeketenmodel (marge) Toelichting
Retailers creëren meerwaarde, transactiebaten. Het model toont factoren die de opbouw van de marge beïnvloeden, verdeeld over de blokken en naar focus op de leverancier, de klant of intern. Voorbeeld: Retailers regelen de garantieafhandeling met de klant. Dat levert tijdwinst voor de leverancier op, het geeft de retailer een betrouwbaar imago en het geeft de klant zekerheid. Hoewel geen van deze drie componenten in geld is uit te drukken, is het van grote
© 2011
17 van 33
BlueRetail 3.xx
betekenis voor de gerealiseerde marge op het product. Verdieping
BlueRetail kent een uitgebreide koppeling met financiële pakketten, waardoor binnen de financiële administratie: •
• • •
Module Boekhoudkoppeling
Module Factuurmatching
direct foutloos inzicht is in: o geldstromen o liquiditeit o openstaande posten debiteuren o te betalen facturen crediteuren o etc. de juiste graad van verdichting kan worden ingesteld en gehanteerd de geldstroom goed gevolgd kan worden de balans- en winst- en verliesrekening m.b.t. de voorraad, de kostprijs en de omzet door de koppeling sluitend is
Vrijwel alle gangbare financiële programma’s zijn in staat om gegevensbestanden te importeren. Hiervoor moeten de gegevens vanuit BlueRetail worden geëxporteerd. De module boekhoudkoppeling bestaat onder andere uit de onderdelen ‘facturen en creditnota’s’ en ‘kasmutaties’. Facturen en creditnota’s
Deze worden op regelniveau geëxporteerd en gekoppeld aan de debiteuren- en crediteurengegevens
Kasmutaties
Deze worden getotaliseerd per omzetgroep.
Overig
Hiermee bedoelen we de financiële voorraadmutaties, de kortingen en retouren specificaties, e.d.
De module factuurmatching stelt de ondernemer in staat om inkoopfacturen te matchen met ontvangst goederen waardoor voorraad en financiële afwikkeling in overeenstemming zijn met elkaar. Een factuur wordt pas na accordering geëxporteerd.
Resultaat
De basisfunctionaliteit zorgt voor volledige financiële transparantie en inzicht in de geld- en goederenstroom (verkoop, inkoop en voorraadopnames). Hiermee wordt het fundament gelegd voor de gesloten geld- en goederenstroom van de onderneming.
Scherm afbeeldingen
Hier volgen een aantal schermafbeeldingen m.b.t. het financiële proces.
© 2011
18 van 33
BlueRetail 3.xx
Algemeen scherm module boekhoudkoppeling
Export opties m.b.t. de boekhoudkoppeling
© 2011
19 van 33
BlueRetail 3.xx
7 Service Inleiding
Organisaties worden steeds vaker beoordeeld op hun prestaties op het gebied van dienstverlening. Voor veel retailers is een hoge servicegraad en daarmee de registratie van de service afhandeling daarom van groot belang.
Verdieping
BlueRetail kan gekoppeld worden met de applicatie BlueService.
Applicatie BlueService
Newway beschikt over een separate applicatie ‘BlueService’. In de ‘Next Generation van BlueRetail’ (verwachte releasedatum: medio 2012) worden deze functionaliteiten volledig geïntegreerd en als module beschikbaar gesteld: • • • • • •
Resultaat
© 2011
Klachtregistratie Verhuurregistratie Reparatieregistratie (intern of extern) Planning van servicetaken, medewerkers en objecten Garantieregistratie Uitgebreide overzichten en rapportage
Klanten moeten goed en adequaat geholpen worden. De dienstverlening van bijvoorbeeld een klachten- of garantieproces (intern of uitbesteed) kan volledig bewaakt en geregistreerd worden. Bovendien kunnen gemaakte reparatie- en budget afspraken evenals uitbestede reparatiewerkzaamheden in detail vastgelegd worden.
20 van 33
BlueRetail 3.xx
8 Retail CRM Inleiding
De inkoop- en verkoopprocessen vereisen de registratie van relatiegegevens in het systeem.
Basisfuncties
BlueRetail bevat de volgende CRM gerelateerde functies: • • • • • • • •
Debiteuren en crediteuren stamkaarten, saldo’s en statistieken Kredietlimiet en francowaarde Multimedia, printfunctionaliteit voor klantenpas met pasfoto Relatie gerelateerde notitieblokken (met zoekfunctie) Relatie gerelateerde contactpersonen Relatie en transactie gerelateerde gescande documenten Relatie gerelateerde transactiedocumenten Uitgebreide overzichten en rapportage
Verdieping
Extra functionaliteit is aanwezig in de vorm van de module Kortingtabellen en de module E-Customer. Hiermee kunnen absolute en relatieve prijsafspraken geregistreerd worden op het niveau van artikel, omzetgroep of subgroep en/of met de relatie en de relatiegroep.
Module Kortingtabellen
Kortingen voor een relatie of relatiegroep kunnen automatisch worden berekend. Kortingen kunnen worden toegekend aan artikel- of omzetgroepen, aan een relatie of relatiegroep, permanent of voor een bepaalde periode.
Resultaat
De basisfunctionaliteit zorgt ervoor dat u uw relaties kent. Met behulp van selectieroutines kunt u bijvoorbeeld een marketingactie opzetten of klantenpassen uitgeven.
Scherm afbeeldingen
Hieronder worden een aantal schermen getoond met betrekking tot CRM.
© 2011
21 van 33
BlueRetail 3.xx
Relatie kaart
Relatie detail tabblad
Overzicht contactpersonen © 2011
22 van 33
BlueRetail 3.xx
Contactpersonen kaart
Module Kortingtabellen
© 2011
23 van 33
BlueRetail 3.xx
9 Rapportages Inleiding
Deze functionaliteit biedt hulp bij het verkrijgen van inzicht in verzamelde gegevens. Meten, weten, begrijpen en handelen zijn de vier hoofdonderwerpen die samen de lijn vormen waarlangs de prestaties kunnen worden verbeterd met behulp van een retail informatiesysteem. Wie bijvoorbeeld door artikelscanning meet wat er is verkocht, weet wat er nog op voorraad ligt, begrijpt wat dit betekent voor de verkooptrends en handelt vervolgens door het assortiment op de meest slimme wijze aan te vullen. Voorbeeld: welke producten of productgroepen leveren de grootste bijdrage aan de toegevoegde waarde.
Basisfuncties
Binnen BlueRetail wordt elke handeling tot in het kleinste detail vastgelegd waardoor op elk moment bekend is hoe de klantformule ervoor staat: meten is weten (zie blauw kader). De applicatie kent vele overzichten welke inzicht verschaffen. Via de aanwezige selectieroutine kunnen eigen overzichten/lijsten worden samengesteld. Overzichten kunnen direct worden omgezet in Excel voor verdere bewerking.
Applicatie FinRap
FinRap is een losstaande rapportagetool, die zowel lokaal als centraal kan worden gebruikt. In deze tool zitten een aantal specifieke rapportages, waaronder ‘Dagtotalen per omzetgroep’ en ‘Marges per gebruiker/nivo’.
Verdieping
Verdieping is mogelijk d.m.v. de module Historie en Prijshistorie. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de BlueRetail Performance Management Suite (BRPMS), welke door o.a. het bedrijf Scenarius wordt geleverd.
Applicatie BRPMS
Naast het rapporteren van informatie uit BlueRetail biedt Newway de mogelijkheid om met behulp van de BlueRetail Performance Management Suite (BRPMS) gegevens verder te analyseren en deze te koppelen aan verschillende externe informatiebronnen. De analyse van de gegevens en de wijze waarop de nieuw verworven kennis kan worden gebruikt om de handelswijze daarmee te optimaliseren zijn onderdeel van de processtappen begrijpen en handelen. In het document ‘090605 BlueRetail Performance Management Suite 311008’ wordt deze materie uitgebreid beschreven.
© 2011
24 van 33
BlueRetail 3.xx
Bij productmanagement @newway.nl kan dit document worden opgevraagd. Module Historie en Prijshistorie
Door middel van zeer uitgebreide selectiemogelijkheden kan tot in detail worden bekeken welke transacties in het verleden zijn uitgevoerd, inclusief prijs- en kasgeldhistorie. Er kan voor één of meerdere relaties de historie worden bekeken van bijvoorbeeld artikelen, omzetgroepen, mutaties, retour en kortingen. Er kunnen combinaties worden geselecteerd: mutaties binnen één omzetgroep en uitgevoerd door één verkoper, artikelen met een bepaald serienummer of artikelen waaraan een opmerking is gekoppeld et cetera.
Resultaat
De rapportage mogelijkheden bieden voldoende inzicht om een bedrijf te runnen.
Scherm afbeeldingen
Hieronder worden een aantal schermen getoond met betrekking tot rapportages.
BRPMS
Module Historie en Prijshistorie
© 2011
25 van 33
BlueRetail 3.xx
10 Beheer Inleiding
BlueRetail biedt standaard beheerfunctionaliteiten om succesvol gebruik van de applicatie te faciliteren. De applicatie kan gekoppeld worden met een of meerdere softwarepakketten van derden (o.a. Office, Financieel, (BI)Rapportage). Er is uiteraard voorzien in ondersteuning van specifieke retail hardware. Denk hierbij aan POS terminal, ticketprinter, geldlade(s), klantendisplay, (hand)scanner /mobile terminal en EFT(pin)apparatuur.
Beheer categorieën
Beheer bestaat uit: 1. Applicatiebeheer 2. Gegevensbeheer
10.1
Applicatiebeheer
Basisfuncties
De applicatie voorziet in de noodzakelijke beheerfunctionaliteiten: • • • • •
Instellingen die het gedrag van de software sturen Instellingen die de koppeling met de hardware regelen Dynamische lay-outs (kassabon, factuur etc.) Gebruikersrollen Uitval (zie hieronder)
Module Uitval
In situaties waarbij de netwerkserver uitvalt (door een calamiteit of onderhoudswerkzaamheden) zal de verkoop aan de kassa daar geen negatieve gevolgen van ondervinden. Deze module regelt de storingsprocedure en garandeert de continuïteit. Nadat de normale werking van het centrale systeem is hersteld, zullen alle verkooptransacties volledig automatisch worden verwerkt.
Verdieping
Daarnaast kent BlueRetail enkele additionele beheermodules: • • • • • • • •
Module Automatische procedures
Automatische procedures (scheduler) Import functionaliteit, incl. scripting taal Export functionaliteit, incl. scripting taal Ketenbeheer/-communicatie & validatie Koppeling betaalautomaten Koppeling boekhoudpakketten (module: zie financieel) Koppeling handheld-/mobile terminals (module: zie inkoop) Web Transaction Services (e-Gift, e-Voucher en e-Ticket)
Deze module maakt het mogelijk om automatisch, zonder tussenkomst van gebruikers allerlei rapporten te printen, inkooporders aan te maken of verzamelrekeningen door te boeken, data met het hoofdkantoor uit te wisselen etc.. De procedures kunnen betrekking hebben op het uitvoeren van een
© 2011
26 van 33
BlueRetail 3.xx
functie binnen BlueRetail, het uitvoeren van een Windows-opdracht of het weergeven van een melding aan de gebruiker. Dergelijke handelingen kunnen op een vooraf ingesteld tijdstip en frequentie automatisch worden opgestart. Dit leidt tot een aanzienlijke vermindering van fouten bij veel voorkomende handelingen. Module Import
Omdat productspecificaties en prijzen steeds sneller veranderen, willen leveranciers assortimentsgegevens digitaal aanleveren. Deze bestanden worden geconverteerd waarna ze snel en foutloos in BlueRetail worden geïmporteerd via de BlueRetail scripttaal. Het formaat van de import wordt beschreven in een (maatwerk-) scriptfile waarin wordt vastgelegd welke informatie binnen welke velden moet worden ingelezen.
Module Export
Bestanden kunnen vanuit BlueRetail worden geëxporteerd, waarna deze verder kunnen worden bewerkt binnen een externe applicatie. Naast de standaard export is export mogelijk naar definieerbare formaten via de BlueRetail scripttaal. Het formaat van de export wordt beschreven in een (maatwerk-) scriptfile, waarin wordt vastgelegd welke informatie in welk formaat moet worden geëxporteerd.
Module Betaalautomaat (keuze)
Het gebruik van een geïntegreerde PIN-terminal garandeert een snelle en foutloze communicatie. Elektronische betaalmiddelen (debet- en creditcards) kunnen volledig worden geïntegreerd binnen BlueRetail. EFT automaten: Alvira Services B.V. CCV Banksys Atos Origin
E-Point 5164, twee traps E-Point 6400, geïntegreerd (over ISDN, IP) E-Point 6400, EFT Terminal Verifone VX 570, twee traps CCV POS, geïntegreerd (over IP) Xenta, geïntegreerd (ISDN, PSTN, IP) Xenta, t.b.v. België
Module Taalkeuze
Indien BlueRetail door niet-Nederlandstalige medewerkers wordt gebruikt, zal het gebruik van een vreemde taal wenselijk zijn. Per ‘Workstation’ is de gewenste taal in te stellen. De module ondersteund naast Nederlands de talen: Engels, Frans, Duits en Spaans.
Module Web Transaction Services (e-Customer)
Naast de vertrouwde betaalautomaatkoppelingen die binnen BlueRetail mogelijk zijn, kunnen er diverse elektronische transactieoplossingen aangeboden worden zoals een elektronische cadeaubon, een voucher voor opwaardering van een prepaid beltegoed of een ticket voor een attractiepark. Via webservices kan data uitwisseling plaats vinden met applicaties c.q. databanken van derden op online, real time basis. Deze module zal de komende jaren groeien en verder opgedeeld worden in submodules. BlueRetail maakt onderscheid tussen de volgende e-Customer producten, die voor iedere host geactiveerd kunnen worden: 1. Spaarkaarten: Dit zijn giftcards, waarvan het saldo meermaals opgehoogd en verlaagd kan worden.
© 2011
27 van 33
BlueRetail 3.xx
2. Cadeaubonnen: Dit zijn giftcards, waarmee men kan betalen, maar waarvan het saldo niet opgehoogd kan worden. Er zijn cadeaubonnen met een vaste waarde, maar ook cadeaubonnen die bij verkoop een variabele waarde kunnen krijgen (bijvoorbeeld YourGift). 3. Prepaid artikelen: Dit zijn giftcards, waarmee niet betaald kan worden in de winkel, maar die wel een vaste waarde en een code bevatten om elders (meestal via internet) producten aan te schaffen (bijvoorbeeld iTunes). 4. eVouchers: De werking van dit produkt is gelijk aan die van het prepaid artikel, behalve dat het produkt zelf geen giftcard is, maar een papieren bon met gegevens waarmee een produkt opgewaardeerd kan worden (bijvoorbeeld opwaarderen telefoonkaart T-Mobile). 5. eTickets: Dit zijn ‘elektronische’ toegangsbewijzen voor pretparken of concerten, die door een winkel uitgegeven kunnen worden in de vorm van een papieren bon met barcode (bijvoorbeeld Legoland, of attractiepark Slagharen). Het begrip ‘giftcard’ kan in de praktijk en bij de verschillende hosts verschillende betekenissen hebben en dit kan voor verwarring zorgen. Er zijn inmiddels een flink aantal varianten op de markt. Voor BlueRetail is een giftcard een plastic kaartje (net als een bankpas of creditcard) met daarop een kaartnummer (al dan niet als barcode of magneetstrip). Dit plastic kaartje kan in BlueRetail gedefinieerd worden als spaarkaart, als cadeaubon of als prepaid artikelen. Dit is afhankelijk van wat een klant met de giftcard wenst te doen, en welke provider er gekozen wordt. Beschikbare hosts: • ICP (RSE) • Intersolve • Cyberghost • Tot@l Cardservice
10.2
Gegevensbeheer
Basisfuncties
Om het gegevensbeheer goed te kunnen uitvoeren, kent BlueRetail onder andere de volgende gegevensbestanden: • •
•
• • Verdieping
© 2011
Relatiebestand en aanverwante bestanden (contactpersonen, notitieblokken, multimedia, etc.) Artikelbestand en aanverwante bestanden (omzetgroepen, subgroepen, aanbiedingen, multimedia, twee dimensionale artikel matrix etc.) Algemene bestanden zoals: o Betaalwijzen o Kluizen (afroom- en kasgeld) o Verzendwijzen o Reclameteksten o Etc. Alternatieve factuurrelatie Assortimentbeheer
Modules die het (keten)beheer oftewel de formule ondersteunen:
28 van 33
BlueRetail 3.xx
• • • • • • • •
Alternatieve artikelleveranciers Category Uitbreiding basispromoties (kortingstabellen / mixmatch) eventueel in combinatie met kortingscoupons (Prijs)wijzigingen op termijn Opbouw (samengestelde artikelen) Secundair artikelbestand Synoniemen Multi Magazijn(locatie)
Module Alternatieve leverancier
Voor ieder artikel kunnen meerdere leveranciers worden beheerd. Per artikel kan worden aangegeven welke leverancier de vaste en welke leveranciers de alternatieve rol vervullen. Vanuit het artikelbestand kan direct een alternatieve leverancier worden aangemaakt. Per artikel/leverancier kunnen specifieke kenmerken worden beheerd zoals prijs, bestelnummer, verwachte levertijd etc.
Module Category
Deze module is bruikbaar voor het indelen van artikelen in representatieve groepen.
Retailers werken met een groot aantal verschillende artikelen. Elk artikel verdient individuele aandacht, maar om redenen van efficiëntie en overzicht worden artikelen gegroepeerd in categorieën. De issues over inkoop, voorraad, waardering, onderhoud, prijzen en verkoop worden groepsgewijs behandeld. Het indelen van artikelen in representatieve groepen is dan ook van cruciaal belang voor een retailer. Vroeger was de indeling in omzetgroepen en subgroepen vaak voldoende, maar met de komst van computers en als gevolg van branchevervaging en snelle productvernieuwing is Category Management een echte wetenschap geworden. Binnen BlueRetail kan het assortiment door elke functionaris naar eigen inzicht worden gecategoriseerd. Zo kan de inkoper behoefte hebben aan categorisering op basis van inkoopfrequentie of de mate van leverbaarheid, zodat eenvoudig inkooporders kunnen worden gegenereerd. De afdeling logistiek is meer geïnteresseerd in de
© 2011
29 van 33
BlueRetail 3.xx
behandelwijze van producten. Het vervoeren en opslaan van artikelen is eenvoudiger wanneer bekend is of artikelen vochtgevoelig, breekbaar of stapelbaar zijn. De categorieën kunnen door de gebruikers van BlueRetail zelf worden ontworpen en elke categorie mag bestaan uit meerdere sub categorieën, die worden opgeslagen in een eenvoudig te beheren boomstructuur. De kracht van BlueRetail is dat de categorieën kunnen worden gebruikt voor het groeperen van artikelen met bijzondere kenmerken. Module Mixmatch
Hiermee kan een combinatieprijs worden opgebouwd (voorbeeld: 3 halen, 2 betalen etc.). BlueRetail kent momenteel 6 varianten (zie hieronder).
Mixmatch varianten. Module Prijswijzigingen op termijn
Prijswijzigingen kunnen worden ingevoerd en gekoppeld aan een ingangsdatum. Het gaat hierbij om prijsaanpassingen die naar boven of naar beneden kunnen worden doorgevoerd. Ook kunnen de wijzigingen die betrekking hebben op alternatieve leveranciers worden beheerd.
Module Opbouw
Deze module wordt bijvoorbeeld gebruikt om voorgedefinieerde combinaties van artikelen en teksten en/of losse mededelingen met een formulier-editor in te stellen. Een hoofdartikel kan worden opgebouwd uit meerdere losse artikelen. Voorraadbeheer wordt op de losse artikelen bijgehouden. De componenten van het hoofdartikel kunnen desgewenst op de factuur of kassabon worden weergegeven.
Module Secundair Artikelbestand
Formulier
Garantiebewijzen en verzekeringsformulieren kunnen worden voorzien van de juiste klant en artikelgegevens. Tevens kunnen deze automatisch worden geprint.
Vragenlijst
Aan de kassa kunnen combinatieartikelen worden aangeboden of controlevragen worden gesteld.
Mededeling
Ook kan het systeem mededelingen tonen aan het personeel, die NIET afgedrukt worden op de bon. Voorbeeld: ‘Wenst u ook batterijen?’
Deze module stelt een tweede artikelbestand, dat naast het standaard artikelbestand loopt, beschikbaar. Het tweede artikelbestand fungeert alleen als opzoekbestand. Hierin staan artikelen die naar verwachting eenmalig worden opgezocht of worden besteld, maar welke niet op voorraad liggen. Als tijdens het
© 2011
30 van 33
BlueRetail 3.xx
zoeken in dit bestand het artikel gevonden wordt, zal het automatisch naar het primaire bestand verplaatst worden bij een verkoop- of inkooptransactie. Module Synoniemen
Ieder artikel kan worden voorzien van een of meerdere synonieme omschrijvingen en (bar-)coderingen. Het artikel zal door middel van deze synoniemen worden geïdentificeerd. Voorbeeld: blikje Cola waarbij het land van productie bepaalt wat de barcode is, maar in het systeem wordt slechts van het blikje de voorraad bijgehouden. Het is mogelijk dat een synoniem voor meerdere artikelen wordt gebruikt. Voorbeeld: typenummer van de printer, om aan de hand daarvan bijbehorende inktpatronen van verschillende leveranciers te zoeken.
Module Multimagazijn (zie logistiek)
De module stelt de ondernemer in staat om voorraadbeheer per magazijn en/of magazijnlocatie op de levels technisch beschikbaar, technisch gereserveerd en derden te voeren. Een functionaliteit die binnen dit proces van grote waarde is, is de mogelijkheid om voorraad te beheren per magazijn c.q. magazijnlocatie. Denk aan vitrines met showroom voorraad en/of goederen die in een extern magazijn zijn opgeslagen, of voorraad die van derden is (bijvoorbeeld in consignatie).
Resultaat
Beschikbaarheid van alle noodzakelijke functionaliteiten voor het beheer van gegevens en gedrag.
Scherm afbeeldingen
Hieronder worden een aantal schermen afgebeeld.
Artikelkaart met afbeelding
© 2011
31 van 33
BlueRetail 3.xx
Artikelkaart met tabblad ‘Detail’ met logistieke gegevens (overig)
Artikel aanbieding (‘happy hour’)
Aanbieding voor een selectie (omzetgroep)
© 2011
32 van 33
BlueRetail 3.xx
Mix-match met couponcode (zie kader)
© 2011
33 van 33
