PROCESSEN APPARAATSKREDIETEN WSE
Proces: abonnementen woon-werkverkeer
Proceseigenaar : Dirk Vanderpoorten Aanspreekpunt voor het proces: Martine Degroote Redacteur: Annick Buys Doelstellingen van het proces: - personeelsleden voorzien van abonnementen woon-werkverkeer (NMBS, De Lijn, MIVB) - administratieve en financiële afhandeling abonnementen woon-werkverkeer Reglementering: Vlaams Personeels Statuut (2006) – artikel VII 95 Budgettaire aanrekening: JA1270B celcode JBBC Versie: 1 Goedgekeurd op: door: I. Procesbeschrijving I.A. Aanvraag abonnementen Wat
Door wie Pers.
1.
Abonnement aanvragen
2.
Documenten opmaken voor het bekomen van een abonnement
MD KD VV
3.
Gemaakte attesten registreren
MD KD
Pagina 1 van 5
Hoe
Waar
een abonnement aanvragen bij het team personeel (persoonlijk, email, telefoon) 2.1. NMBS “Attest voor het bekomen van een abonnement bij NMBS verminderd met de werkgeversbijlage” opmaken via Excel-file en gegevens uit Vlimpers. 2.2. De Lijn Attest invullen op basis van gegevens uit Vlimpers 2.3. MIVB - Excel-file invullen met speciale codes - betrokken personeelslid pasfoto (vermelding gegevens op achterzijde) vragen - Excel-file + pasfoto + begeleidende brief doorsturen via email en per post naar de MIVB - van het attest afgescheurde strook bijhouden in kaft. - afgeleverde attesten voor MIVB en De Lijn registreren in een Excelfile.
Ellips 16de Team Personeel (Ellips 15de)
Team Personeel (Ellips 15de)
1
PROCESSEN APPARAATSKREDIETEN WSE
4.
Abonnement ontvangen
Proces: abonnementen woon-werkverkeer
Pers.
4.1. NMBS/De Lijn verklaring op erewoord ondertekenen en met het attest het abonnement gaan afhalen bij een NMBS-station/Lijn-winkel 4.2. MIVB na +/- een 2-tal weken ontvangen van nieuw abonnement op huisadres
NMBS-loket De Lijn-winkel Thuis (via De Post)
I.B. Financiële afhandeling Wat 1.
Factuur ontvangen
2.
Facturen controleren
Door wie MD KD MD KD
3.
Financieel dossier uitgaven opmaken
MD KD IU
4.
Financieel dossier uitgaven ondertekenen
DVDP
Pagina 2 van 5
Hoe
Waar
1.1. NMBS Maandelijkse factuur ontvangen 1.2. De Lijn/MIVB: Factuur ontvangen na aanvraag of verlenging abonnement 2.1. NMBS Factuur op basis van de door Geert Casier verwerkte database van NMBS controleren. 2.2. De Lijn/MIVB: Factuur op basis van eigen excelbestand waarin de afgeleverde attesten worden geregistreerd controleten
Team Personeel (Ellips 15de)
schriftelijk of telefonisch contact opnemen met de betrokken leverancier indien factuur niet in orde is - financieel dossier uitgaven opmaken - dossier ondertekenen - dossier ter ondertekening voorleggen aan teamleider en doorsturen naar inhoudelijke ordonnateur - financieel dossier uitgaven ondertekenen en terugbezorgen aan het team personeel.
Team Personeel (Ellips 15de)
Team Personeel (Ellips 15de) WSE (Ellips 16de)
2
PROCESSEN APPARAATSKREDIETEN WSE
5.
Financieel dossier uitgaven afhandelen
Proces: abonnementen woon-werkverkeer
MD KD
- Kopie van originele factuur en kopie van het ondertekende financieel dossier uitgaven klasseren - Financieel dossier uitgaven doorsturen naar team Financiële Dienstverlening voor uitbetaling via vereffenaar kort en voor registratie in extraboekhoudkundige rapportering
Team Personeel (Ellips 15de)
Hoe
Waar
Gewijzigde situatie In Vlimpers registreren
Team Personeel (Ellips 15de) Team Personeel (Ellips 15de) Team Personeel (Ellips 15de) Team Personeel (Ellips 15de) Team Personeel (Ellips 15de)
I.C. Terugvordering/stopzetting van een abonnement Wat
Door wie MD KD
1.
Gewijzigde situatie personeelslid (ontslag, langdurig ziek, edm) registreren
2.
Abonnementen opvragen/ontvangen
MD KD
moederkaart en valideringsstrookje opvragen en in ontvangst nemen
3.
Ingeleverde abonnement terugsturen
MD KD
Moederkaart en valideringsstrookje met begeleidende brief (en voor NMBS met standaardtabel) versturen naar NMBS/De Lijn/MIVB
4.
Creditnota ontvangen
MD
Creditnota voor het nog resterende bedrag van de teruggestuurde abonnementen ontvangen
5.
Creditnota in mindering brengen op volgende factuur
MD
De ontvangen creditnota in mindering brengen van de volgende factuur
II. Papieren Klassementen Kopijs van aanvraagdocumenten worden bijgehouden in een kaft dat geklasseerd wordt in het dynamisch klassement van het team personeel (kast 15de Ellips). Na 2 jaar mogen deze documenten worden verwijderd volgens de selectielijst die werd opgemaakt nav het documentenbeheersplan.
Pagina 3 van 5
3
PROCESSEN APPARAATSKREDIETEN WSE
Proces: abonnementen woon-werkverkeer
III. Afspraken m.b.t. vervanging Volgende personeelsleden van het team personeel hebben de uitvoering van deze procedure in hun takenpakket en kunnen elkaar dus vervangen: Martine Degroote en Kris Declerck. IV. Vragen, suggesties en klachten Vragen, suggesties en klachten komen in eerste instantie terecht bij de dossierbehandelaar. Indien dit niet het gewenste resultaat geeft, wordt de hiërarchie erbij betrokken (eerst het teamhoofd, dan het afdelingshoofd en tenslotte de leidend ambtenaar). V. Lijst van afkortingen DVDP : IU : KD : MD : Pers.: VV :
Dirk Vanderpoorten Ivan Uleyn Kris Deckerck Martine Degroote Personeelslid Veronique Vandercammen
SG WSE Team Personeel Team personeel Team personeel Departement WSE Team Personeel
VI. Lijst van bijlagen 1. Adressen leveranciers VII. Versiebeheer Versie 26 februari 2008
Pagina 4 van 5
4
PROCESSEN APPARAATSKREDIETEN WSE
Proces: abonnementen woon-werkverkeer
BIJLAGE 1: Lijst van leveranciers Adressen NMBS, De Lijn, MIVB: NMBS – N.V. Hallepoortlaan 40 1060 Brussel MIVB Gulden Vlieslaan 15 1050 Brussel De Lijn: 1 adres per provincie.
Pagina 5 van 5
5
