Procesní analýza stávajícího stavu („AS-IS“) v oblasti projektového řízení v resortu MV Centrální podpora projektového řízení projektů MV ČR a jím řízených organizací
Kolektiv autorů SOFO Group a.s. 26. 9. 2012 1
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Řízení projektu.orx Řízení projektu
Plánování projektu
Řízení kvality
Plánování změn
Příprava projektu
Schválená projektová dokumentace
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Požadavek na změnu
Externí procesy
Stanovisko poskytovatele dotace
Externí procesy
Vypsaná výzva
Externí procesy
Formulář žádosti
Externí procesy
Externí procesy
Všechny procesy
2
Výzva k opravě žádosti o fin. podporu
Potřeba změny
Manager publicity projektu
Manager kvality
Projektový manager
Iniciace: - Požadavek na změny předán
Realizace projektu
Popis: - Příjem požadavku na změnu - Definice návrhů na změnu - Interní schválení navrhovaných změn - Vyžádání stanoviska poskytovatele dotace - Zapracování změn do karty projektu - Schválení upravené karty projektu
Zajištění publicity na úrovni SF EU
Obsah: - Řízení kvality na úrovni SF EU - Monitoring projektu na úrovni ŘV - Kontrola realizace projektu
Cíl: - Projektová dokumentace relevantní současnému stavu
Iniciace: - Potřeba publicity projektu identifikována
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Celkové vyhodnocení kontroly splnění podmínek uvedených v žádosti o fin. podporu
Externí procesy
Rozhodnutí a úkoly ŘV
Plánování změn
Rozhodnutí a úkoly ŘV
Realizace
Závěrečná zpráva z auditu
Externí procesy
Schválená projektová dokumentace
Realizace
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Žádost o stanovisko poskytovatele dotace
Externí procesy
Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Podaná žádost o finanční podporu
Realizace / implementace projektu
Podklady o průběhu realizace projektu
Externí procesy
Výstupy projektu
Realizace
Podklady o průběru realizace projektu
Realizace
Návrh na změnu projektu
Ředitel projektu
Všechny procesy
Popis: - Nastudování podkladů - Aktivní provádění informační a propagační činnosti - Archivace materiálů týkajících se povinné publicity
Čerpání finanční podpory ze SF EU
Cíl: Materiály byly archivovány
Obsah: - Podání žádosti o platbu - Kontrola žádosti o platbu
Externí procesy
Metodická příručka žadatele o fin. podporu
PR a reklamní předměty
Externí procesy
Externí procesy
Výzva k opravě žádosti o platbu
Žádost o platbu opravená, doplněná
Externí procesy
Externí procesy
Metodická příručka příjemce fin. podpory
Informační a propagační materiály archivace
Externí procesy
Externí procesy
Metodická příručka žadatele o fin. podporu
Výzva k opravě žádosti o platbu
Čerpání finanční podpory ze SF EU
Definice Projektu
Projektová dokumentace
Propagační kampaně
Externí procesy
Externí procesy
Manuály pro publicitu z SF EU
Konference a workshopy
Externí procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Plánování projektu.orx
Plánování projektu
Iniciátor projektu
Iniciátor projektu
Ředitel projektu
Definice Projektového záměru
Definice Projektu
Obsah: - Vznik a popis Projektového záměru - Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Obsah: - Vytvoření projektové dokumentace - Schválení projektové dokumentace - Příprava projektu
Externí procesy
Potřeba změny
Karta projektu
Definice Projektu
Všechny procesy
Potřeba změny
Neakceptovaný projektový záměr
Všechny procesy
Definice Projektového záměru
Karta projektu
Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Iniciace: - Termín podání žádosti nastal -Požadavek na doplnění žádosti obdržen
Schválená projektová dokumentace
Není určen postup pro zacházení s neakceptovanými projektovými záměry. Většinou končí skartací, či si je autoři archivují pro svou potřebu.
Realizace / implementace projektu
Všechny procesy
Dostupné informace a podkladové materiály
Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Definice Projektu
Řízení kvality na úrovni SF EU Monitoring projektu na úrovni ŘV
Jmenování
Realizace / implementace projektu Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
3
Stanovisko ÚHA
Všechny procesy
Stanovisko Zprostředkujícího subjektu
Všechny procesy
Stanovisko rezortní PgMO
Všechny procesy
Popis: - Příprava, kontrola a zkompletování požadovaných příloh žádosti - Vyplnění formuláře žádosti - Podepsání žádosti - Podání žádosti
Cíl: - Žádost o finanční podporu podána
Podaná žádost o finanční podporu
Externí procesy
Schválená projektová dokumentace
Neschválená žádost
Všechny procesy
Definice Projektu
Jmenování
Doplněná žádost o finanční podporu
Externí procesy
Externí procesy
Vypsaná výzva
Externí procesy
Formulář žádosti
Externí procesy
Výzva k opravě žádosti o fin. podporu
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Definice projektového záměru.orx
Iniciátor projektu
Definice Projektového záměru
Iniciátor projektu
Iniciátor projektu
Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Vznik a popis Projektového záměru
Iniciace: - Potřeba změny identifikována
Všechny procesy
Potřeba změny
Externí procesy
Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
4
Projektový záměr k přepracování
Popis: - Tvorba náměru - Tvorba projektového záměru - Tvorba karty projektu
Cíl: - Karta projektu vytvořena
Projektový záměr
Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Iniciace: - Karta projektu vytvořena
Vznik a popis Projektového záměru
Projektový záměr
Popis: - Předložení Karty projektu ke schválení - Schválení Karty projektu - Nastupování podmínek financovatelnosti
Cíl: - Podmínky nastudovány - Karta projektu nebyla schválena - Potřeba přepracování projektového záměru identifikována Karta projektu
Definice Projektu
Projektový záměr k přepracování
Vznik a popis Projektového záměru
Neakceptovaný projektový záměr
Všechny procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Vznik a popis projektového záměru.orx
Rozhodnutí o realizovatelnosti projektového záměru.orx Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Vznik a popis Projektového záměru
Všechny procesy
Vznik a popis Projektového záměru
Potřeba změny identifikována
Externí procesy
Iniciátor projektu
Iniciátor projektu
Tvorba námětu
Potřeba změny
Karta projektu byla předložena ke schválení Liniový vedoucí pracovník organizace
Schválení karty projektu
Karta projektu
Tvorba projektového záměru
Liniový vedoucí pracovník organizace
IS správce dotace
Přínosy projektu
Potřeba přepracování projektového záměru identifikována
Iniciátor projektu
Předložení Karty projektu ke schválení
Karta projektu
Cíl projektu
Námět byl vytvořen
Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Karta projektu byla vytvořena
Iniciátor projektu
Karta projektu
IS správce dotace
IS správce dotace
Projektový záměr
Cíl projektu
Přínosy projektu
Iniciátor projektu
Tvorba Karty projektu
5
Liniový vedoucí pracovník organizace
Projektový záměr
Karta projektu
IS správce dotace
IS správce dotace
Karta projektu byla vytvořena
Karta projektu nebyla schválena
Karta projektu byla schválena
Projektový záměr byl vytvořen
Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru
Iniciátor projektu
Nastudování podmínek financovatelnosti
Metodická příručka žadatele o fin. podporu Metodická příručka příjemce fin. podpory Podmínky byly nastudovány
Vytvoření projektové dokumentace
Všechny procesy
Potřeba přepracování projektového záměru identifikována
Vznik a popis Projektového záměru
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Definice projektu.orx
Definice Projektu
Statutátní zástupce organizace
Iniciátor projektu
Vytvoření projektové dokumentace
Iniciace: - Podmínky byly nastudovány - Přepracování projektového záměru
Definice Projektového záměru
Karta projektu
Schválení projektové dokumentace
Neschválená projektová dokumentace
Popis: - Upřesnění/doplnění informací v Kartě projektu - Získání stanoviska ÚHA , zprostředkujícího subjektu OP a resortní PgMo - Identifikace aktivit potřebných k vytvoření produktu - Vytvoření závistostí mezi aktivitami - Identifikace zdrojů - Vytvoření harmonogramu a rozpočtu - Odhad náročnosti jednotlivých aktivit - Jmenování členů ŘV - Kompletace projektové dokumentace - Vytvoření vysvětlujícího textu a kontrola úplnosti projektové dokumentace
Ředitel projektu
Schválení projektové dokumentace
Cíl: - Kontrola úplnosti byla provedena
Projektová dokumentace
Schválení projektové dokumentace
Iniciace: - Kontrola úplnosti byla provedena
Vytvoření projektové dokumentace
Projektová dokumentace
Popis: - Předložení ke schválení - Schválení projektové dokumentace - Rozhodnutí o budoucnosti projektu v případě neschválení
Příprava projektu
Cíl: - Projektová dokumentace schválena - Přepracování projektového záměru - Vyloučení realizace projektu
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena
Schválená projektová dokumentace
Příprava projektu
Schválení projektové dokumentace
Podání žádosti o platbu
Vytvoření projektové dokumentace
Schválená projektová dokumentace
Popis: - ustavení projektových týmů - Rozpracování projektových dokumentů - Schválení projektových dokumentů
Cíl: - Schválení projektové dokumentace
Schválená projektová dokumentace
Realizace / implementace projektu Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Stanovisko ÚHA
Všechny procesy
Schválená projektová dokumentace
Stanovisko Zprostředkujícího subjektu
Všechny procesy
Neschválená projektová dokumentace
Všechny procesy
Zajištění publicity na úrovni SF EU
Stanovisko rezortní PgMO
Všechny procesy
Neschválená projektová dokumentace
Vytvoření projektové dokumentace
Řízení kvality na úrovni SF EU
Jmenovací dekret
Příprava projektu
Jmenovací dekret
Jmenování
Realizace / implementace projektu Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
6
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Vytvoření projektové dokumentace (1/2) Vytvoření projektové dokumentace
Iniciátor projektu Liniový vedoucí pracovník organizace
Upřesnění/doplnění informací k Kartě projetu
Popis: - Upřesnění/doplnění informací v Kartě projektu - Získání stanoviska ÚHA , zprostředkujícího subjektu Rozhodnutí o Podmínky OP a resortní PgMo realizovatelnosti byly Projektového - Identifikace aktivit nastudovány záměru potřebných k vytvoření produktu Schválení Přepracování - Vytvoření závistostí mezi projektové projektového aktivitami dokumentace záměru - Identifikace zdrojů - Vytvoření harmonogramu a rozpočtu - Odhad náročnosti jednotlivých aktivit - Jmenování členů ŘV - Kompletace projektové Projektový dokumentace Karta projektu manager - Vytvoření vysvětlujícího textu a kontrola úplnosti projektové dokumentace Technický IS správce dotace
Identifikace aktivit nutných k vytvoření produktu
gestor projektu
Statutátní zástupce organizace
Jmenování Sponzora, Členů ŘV
Karta projektu
IS správce dotace
Liniový vedoucí pracovník organizace
IS správce dotace
IS správce dotace
Sponzor projektu Informace byly doplněny
Iniciátor projektu
Získání stanoviska ÚHA
Členové řídícího výboru Aktivity byly identifikovány Karta projektu
Stanovisko ÚHA Projektový manager
Přímý nadřízený členů projektu Karta projektu Karta projektu IS správce dotace
IS správce dotace
Vytvoření závislosti mezi jednotlivými aktivitami
Technický gestor projektu
Závislosti aktivit
Závislosti byly vytvořeny
Všechny procesy
Přímý nadřízený členů projektu
Stanovisko zprostředkujícího subjektu PO
Karta projektu
Jmenování bylo uskutečněno
Seznam aktivit
Projektový manager
Získání stanoviska zprostředkujícího subjektu OP
IS správce dotace
Karta projektu
IS správce dotace Stanovisko ÚHA získáno
Iniciátor projektu
Identifikace zdrojů nutných k zajištění aktivit
Technický gestor projektu
Členové řídícího výboru
Jmenování Ředitele projektu a Projektového manažera
IS správce dotace
IS správce dotace Stanovisko zprostředkujícího subjektu OP získáno
Karta projektu
Ředitel projektu
Přímý nadřízený ŘP
Projektový manager
Karta projektu
Jmenovací dekret
IS správce dotace
Karta projektu
IS správce dotace IS správce dotace
Seznam aktivit
Závislosti aktivit
Všechny procesy
Přímý nadřízený členů projektu
Stanovisko rezotrní PgMO
Jmenování bylo uskutečněno
Zdroje byly identifikovány
Projektový manager
Získání stanoviska rezortní PgMO
Odhad náročnosti aktivit na jednotlivé zdroje
Technický gestor projektu
Doba trvání aktivit
Karta projektu
Seznam aktivit IS správce dotace
Karta projektu
Karta projektu IS správce dotace
IS správce dotace
Závislosti aktivit
Seznam zdrojů projektu Stanovisko rezortní PgMO získáno
Náročnost aktivit byla odhadnuta
Všechny procesy
Projektový manager
Identifikace zdrojů
Zdroje přidělené projektu
Ředitel projektu Přímé náklady na aktivity Statutární zástupce ogranizace Karta projektu
Zástupce vedení Dodavatele
IS správce dotace
Zdroje byly identifikovány
Projektový manager
Vytvoření harmonogramu a rozpočtu
Ekonom projektu
Sponzor projektu
Harmonogram
Ředitel projektu Rozpočet Zástupce vedení Dodavatele Karta projektu
Zdroje přidělené projektu
IS správce dotace Vývojový diagram produktů Harmonogram a rozpočet byly vytvořeny
7
Ředitel projektu
Seznam zdrojů projektu
Karta projektu
Členové týmů projektů
Jmenovací dekret
Iniciátor projektu
Karta projektu
Vývojový diagram produktů
Karta projektu
Seznam aktivit
Všechny procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování… (2/2)
Administrátor projektu
Kompletace projektové dokumentace
Vývojový diagram produktů
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace
Seznam aktivit
Závislosti aktivit
Seznam zdrojů projektu
Doba trvání aktivit
Zdroje přidělené projektu
Přímé náklady na aktivity
Harmonogram
Rozpočet
Stanovisko ÚHA
Stanovisko zprostředkujícího subjektu PO
Stanovisko rezotrní PgMO Projektová dokumentace byla zkompletována
Projektový manager
Vytvoření textu vysvětlujícího Projektovou dokumentace
Text vysvětlující projektovou dokumentaci
Ředitel projektu
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace Text byl vytvořen
Projektový manager
Kontrola úplnosti projektové dokumentace
Technický gestor projektu Věcný gestor projektu
Manager kvality
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace
Kontrola úplnosti byla provedena
8
Schválení projektové dokumentace
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Schválení projektové dokumentace.orx Schválení projektové dokumentace
Vytvoření projektové dokumentace
Kontrola úplnosti byla provedena
Iniciátor projektu
Předložení Karty projektu ke schválení
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace Karta projektu byla předložena ke schválení
Statutátní zástupce organizace
Schválení projektové dokumentace
Liniový vedoucí pracovník organizace
Ekonomický odbor
Odbor programového financování Přímý nadřízený členů projektu
Projektová dokumentace
Dosavadní ředitel projektu
Karta projektu
Přímý nadřízený členů projektu
IS správce dotace
Sponzor projektu Ředitel projektu
Karta projektu
IS správce dotace
Projektová dokumentace schválena
Příprava projektu
Projektová dokumentace nebyla schválena
Podání žádosti o platbu
Iniciátor projektu
Rozhodnutí o budoucnosti projektu
Ředitel projektu
Projektový manager
Projektová dokumentace
Přepracování projektového záměru
9
Vytvoření projektové dokumentace
Vyloučení realizace projektu
Všechny procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Příprava projektu.orx Příprava projektu
Schválení projektové dokumentace
Projektová dokumentace schválena
Ředitel projektu
Ustavení projektových týmů
Přímý nadřízený členů projektu
Členové řídícího výboru
Členové týmů projektů
Projektový manager
Seznam členů projektu
Karta projektu Karta projektu IS správce dotace
IS správce dotace
Projektové týmy byly ustaveny
Projektový manager
Rozpracování projektových dokumentů
Sponzor projektu
EU administrátor
Projektová dokumentace
Technický gestor projektu
Karta projektu
Věcný gestor projektu
IS správce dotace
Administrátor projektu
Členové týmů projektů Relevantní pracovníci projektu
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace
Projektová dokumentace byla rozpracována
Sponzor projektu
Schválení projektové dokumentace
Projektová dokumentace
Statutární zástupce ogranizace
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace Projektová dokumentace schválena
Realizace / implementace projektu Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU Řízení kvality na úrovni SF EU Monitoring projektu na úrovni ŘV
Plánování změn
10
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Iniciace: - Termín podání žádosti nastal -Požadavek na doplnění žádosti obdržen
Příprava projektu
Popis: - Příprava, kontrola a zkompletování požadovaných příloh žádosti - Vyplnění formuláře žádosti - Podepsání žádosti - Podání žádosti
Projektová dokumentace schválena
Ředitel projektu
Příprava, kontrola a zkompletování požadovaných příloh žádosti
Projektový manager
Sponzor projektu
Projektová dokumentace
EU administrátor
Karta projektu
Technický gestor projektu
IS správce dotace
Věcný gestor projektu
Administrátor projektu
Projektová dokumentace
Karta projektu
IS správce dotace
Administrátor projektu
Přílohy jsou zkompletovány
Zajištění publicity na úrovni SF EU
Vyplnění formuláře žádosti
Ředitel projektu
Projektový manager
Formulář žádosti
EU administrátor
Karta projektu
Technický gestor projektu
IS správce dotace
Věcný gestor projektu
Formulář žádosti
Karta projektu
IS správce dotace
Formulář žádosti je vyplněn
Statutátní zástupce organizace
Podepsání žádosti
Formulář žádosti
Formulář žádosti
IS správce dotace
IS správce dotace
Žádost byla podepsána
Ředitel projektu
Podání žádosti
Projektový manager
Statutátní zástupce organizace Sponzor projektu
EU administrátor
Potvrzení přijetí žádosti
Formulář žádosti
IS správce dotace
Žádost byla podána
11
Externí procesy
Cíl: - Žádost o finanční podporu podána
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Realizace projektu.orx
Realizace projektu
Ředitel projektu
Projektový manager
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Iniciace: - Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu obdržen
12
Externí procesy
Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu
Externí procesy
Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace
Popis: - Akceptace Podmínek ředitelem projektu - Úprava harmonogramu - Úprava projektové dokumentace - Informování řídícího výboru a ostatních relevantních složek projektu a organizace
Ředitel projektu Realizace / implementace projektu
Cíl: -Dopady posouzeny
Ukončení projektu
Obsah: - Výběr dodavatele - Realizace
Požadavek na změny
Plánování změn
Plánování projektu
Schválená projektová dokumentace
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Realizace / implementace projektu
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Řízení kvality
Uchazeči
Nabídky uchazečů
Externí procesy
Rozhodnutí o přidělení fin. podpory ze SF EU
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Plánování změn
Akceptace/ neakceptace změny projektu
Výběr dodavatele
Smlouva s dodavatelem
Ředitel projektu
Iniciace: - Fáze projektu ukončena - Výstupy akceptovány Podklady o průběru realizace projektu
Řízení kvality
Realizace / implementace projektu
Zpráva o ukončení fáze projektu
Návrh na změnu projektu
Řízení kvality
Realizace / implementace projektu
Předávací protokol
Zadávací dokumentace
Uchazeči
Realizace / implementace projektu
Akceptační protokol
Oznámení o zakázce
Uchazeči
Smlouva s dodavatelem
Dodavatel
Zpráva o ukončení fáze projektu
Ukončení projektu
Podání žádosti o platbu
Předávací protokol
Ukončení projektu
Akceptační protokol
Ukončení projektu
Výstupy projektu
Provoz projektu
Eskalované problémy
Plánování projektu
Návrh na změnu projektu
Monitoring projektu
Popis: - Ukončení závěrečné zprávy fáze - Tvorba závěrečné zprávy projektu - Odeslání zprávy
Provoz projektu
Cíl: - Zpráva uložena - Zpráva odeslána
Závěrečná zpráva
Iniciace: - Výstupy akceptovány
Externí procesy
Realizace
Výstupy projektu
Popis: - Předání výstupů projektu do provozu - Provedení zaškolení/ implementace - Užívání výstupů projektu - Průběžný monitoring úspěchu provozu projektu
Cíl: - Provoz projektu ukončen
Nadefinované výstupy provozu projektu
Externí procesy
Všechny procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Posouzení dopadů schválení/neschválení dotace.orx Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Iniciace: - Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu obdržen
Návrh Podmínek odeslán
Externí procesy
Projektový manager
Popis: - Akceptace Podmínek ředitelem projektu - Úprava harmonogramu - Úprava projektové dokumentace - Informování řídícího výboru a ostatních relevantních složek projektu a organizace
Cíl: -Dopady posouzeny
Externí procesy
Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace odesláno
Projektový manager
Příjem návrhu Podmínek
Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu
Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace Rozhodnutí obdrženo
Návrh podmínek obdržen
Ředitel projektu Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu
Akceptace návrhu Podmínek ředitelem projektu
Projektový manager Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace
Úprava projektového plánu
Projektový plán
Projektový plán
Projektový manager
Úprava harmonogramu
Ekonom projektu
Harmonogram
Projektový plán upraven
Informování relevantních rolí a útvarů o provedených úpravách
Projektový plán
Členové hlavního projektového týmu Odbor programového financování
Harmonogram
Personální odbor Rozpočet Ekonomický odbor
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu Informování relevantních rolí a útvarů provedeno
Realizace / implementace projektu
Řízení kvality
13
Ředitel projektu
Definice požadavku na změny
Požadavek na změny
Členové hlavního projektového týmu
Ředitel projektu
Ekonomický odbor
Definice požadavku na změny
Požadavek na změny
Požadavek na změny předán
Plánování změn
Projektový manager
Návrh podmínek použití prostředků pro realizaci projektu
Rozpočet upraven
Předseda ŘV
Rozpočet
Informování relevantních rolí a útvarů provedeno
Projektový manager
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Harmonogram upraven
Projektový manager
Úprava rozpočtu
Rozpočet
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Předseda ŘV
Personální odbor
Návrh podmínek neakceptován
Harmonogram
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Informování všech relevantních rolí a útvarů o Rozhodnutí
Odbor programového financování
Návrh podmínek akceptován
Projektový manager
Příjem Rozhodnutí
Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace
Požadavek na změny předán
Plánování změn
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Realizace/implementace projektu.orx
Realizace / implementace projektu
Realizace
Výběr dodavatele
Iniciace: - Schválená projektová dokumentace předána
Popis: - Definice zakázek a vytvoření zadávací dokumentace - Vyhlášení výb. řízení - Realizace výb. řízení - Posouzení a vyhodnocení nabídek - Výběr dodavatele a podpis smlouvy
Cíl: - Smlouva s dodavatelem podepsána
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Uchazeči
Nabídky uchazečů
Oznámení o zakázce
Plánování změn
Akceptace/ neakceptace změny projektu
Smlouva s dodavatelem
Zadávací dokumentace
Uchazeči
Dodavatel
Realizace
14
Iniciace: - Smlouva s dodavatelem podepsána - Projektová dokumentace schválena - Dokumentace púrojektu je relevantní současnému stavu
Výběr dodavatele
Smlouva s dodavatelem
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Plánování projektu
Schválená projektová dokumentace
Popis: - Zahájení realizace projektu - Nastavení základních procesů provozu projektu - Vlastní realizace fáze projektu - Provádění pravidených porad - Průběžná kontrola a reporting - Řešení / eskalace problémů - Kontrola kvality výstupů fáze - Ukončen fáze - Schválení plánu další fáze vč. tolerance jejích výstupů - Příprava a definice krizového plánu - Akceptace výstupů, příp. odstranění nedostatků ve výstupech
Cíl: - Výstupy akceptovány - Fáze projektu ukončena - Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
Předávací protokol
Ukončení projektu
Výstupy projektu
Provoz projektu
Eskalované problémy
Plánování projektu
Zpráva o ukončení fáze projektu
Ukončení projektu
Předávací protokol
Ukončení projektu
Akceptační protokol
Ukončení projektu
Zpráva o ukončení fáze projektu
Podání žádosti o platbu
Podklady o průběru realizace projektu
Řízení kvality
Návrh na změnu projektu
Řízení kvality
Podklady o průběhu realizace projektu
Monitoring projektu
Návrh na změnu projektu
Monitoring projektu
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Výběr dodavatele.orx (1/2) Výběr dodavatele
Schválená projektová dokumentace předána
Definice Projektu
Definice požadavků na jednotlivé zakázky
Projektový manager
Požadavek na zakázku
Ekonom projektu Administrátor projektu Technický gestor projektu Věcný gestor projektu
Projektová dokumentace Požadavky na jednotlivé zakázky definovány Vytvoření týmu zpracovávajícího zadávací dokumentaci
Projektový manager
Členové týmů projektů
Ředitel projektu Tým pro tvorbu zadávací dokumentace vytvořen
Tvorba zadávací dokumentace
Projektový manager
Návrh zadávací dokumentace
Členové týmů projektů
Požadavek na zakázku
Projektová dokumentace Zákon o veřejných zakázkách Zadávací dokumentace vytvořena
Členové hlavního projektového týmu
Připomínkování a schválení zadávací dokumentace
Zadávací dokumentace
Návrh zadávací dokumentace
Zákon o veřejných zakázkách
Zadávací dokumentace schválena
Připomínky sděleny
Jmenování hodnotitelské/ výběrové komise
Ředitel projektu
Členové hodnotitelské/výběrové komise
Projektový manager
Projektový manager
Členové týmů projektů
Pracovníci útvaru veřejných zakázek
Projektová dokumentace
Přepracování návrhu zadávací dokumentace
Zákon o veřejných zakázkách Hodnotitelská/výběrová komise jmenována
Návrh zadávací dokumentace Návrh přepracován
Ředitel projektu
Vyhlášení výběrového řízení
Projektový manager
Sponzor projektu
Pracovníci útvaru veřejných zakázek
Administrátor projektu
Vystavení zadávací dokumentace
Zadávací dokumentace
Internet
Zákon o veřejných zakázkách
Médium umožňující vzdálený přístup. Výběrové řízení vyhlášeno
15
Pracovníci útvaru veřejných zakázek
Zadávací dokumentace je k dispozici
Návrh zadávací dokumentace
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování…(2/2)
Nabídka odeslána
Uchazeči
Administrátor projektu
Příjem nabídek uchazečů
Uchazeči
Nabídka do VŘ
Okamžik konce příjmu nabídek nastal
Projektový manager
Posouzení a hodnocení nabídek
Zástupce resortní PgMO
Ředitel projektu
Sponzor projektu
Technický gestor projektu
Protokol o vyhodnocení přijatých nabídek
Věcný gestor projektu Manager kvality Právník projektu Ekonom projektu
Nabídka do VŘ
Hodnocení nabídek provedeno
Projektový manager
Informování vítěze VŘ
Zástupce vedení Dodavatele
Informování ostatních účastníků VŘ
Projektový manager
Protokol o vyhodnocení přijatých nabídek
Protokol o vyhodnocení přijatých nabídek Ostatní uchazeči informováni
Vítěž VŘ informován
Projektový manager
Formulace Smlouvy o dílo
Ředitel projektu Zástupce vedení Dodavatele
Právník projektu
Smlouva o dílo připravena k podpisu
Statutární zástupce ogranizace
Podpis Smlouvy o dílo
Sponzor projektu
Smlouva s dodavatelem podepsána
Realizace
Ředitel projektu Zástupce vedení Dodavatele Projektový manager
16
Uchazeči
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Realizace.orx (1/4) Realizace
Výběr dodavatele
Smlouva s dodavatelem podepsána
Definice Projektu
Projektová dokumentace schválena
Ředitel projektu
Zahájení realizace projektu
Projektový manager Členové hlavního projektového týmu Členové týmů projektů
Projektový plán
Harmonogram projektu
Smlouva s dodavatelem Realizace projektu zahájena
Ředitel projektu
Provedení úvodní realizační schůzky
Projektový manager
Tzv. kick off - vykopnutí projektu. Sponzor projektu Vedoucí resortní PgMO
Zástupce vedení Dodavatele
Zápis z úvodní realizační schůzky
Členové hlavního projektového týmu Členové týmů projektů
Projektový plán
Harmonogram projektu
Popis výstupů projektu Úvodní realizašní schůzka provedena
Projektový manager Zástupce organizace Zástupce vedení Dodavatele
Projektový plán
Harmonogram projektu
Akceptační kriteria
Rozpočet
17
Kontrola nastavení základních procesů provozu projektu
Kontrolní protokol
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování (2/4)
Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
Dokumentace projektu je relevantní současnému stavu
Plánování projektu
Plánování projektu
Řízení kvality
Ředitel projektu
Zástupce resortní PgMO
Zahájení fáze projektu
Projektový manager
Sponzor projektu
Členové hlavního projektového týmu
Balíček práce
Monitoring projektu
Zástupce vedení Dodavatele
Projektový plán
Okamžik porady hlavního týmu nastal
Potřeba realizace identifikována
Projektový manager
Vlastní realizace fáze projektu
Relevantní pracovníci dodavatele Členové hlavního projektového týmu
Nadefinované výstupy projektu
Projektový manager Členové hlavního projektového týmu
Provádění pravidelných porad hlavního projektového týmu
Projektový plán
Potřeba kontroly vznikajících produktů / služeb nastala
Okamžik porady projektového týmu nastal
Zápis z porady hlavního projektového týmu
Relevantní pracovníci dodavatele Členové týmů projektů
Provádění pravidelných porad projektových týmů
Projektový plán
Členové týmů projektů Harmonogram projektu
Harmonogram projektu
Akceptační kriteria
Akceptační kriteria
Zápis z porady projektového týmu
Projektový manager Zástupce organizace
Průběžná kontrola vznikajících produktů / šlužeb
Rozpočet
Kontrolní protokol
Ředitel projektu
Zajištění průběžného reportingu
Problém v řešení projektu identifikován
Rozhodnutí o řešení eskalovaných problémů
Projektový manager
Status report
Projektový manager
Členové týmů projektů
Manager kvality
Vedoucí resortní PgMO
Popis problému
Projektový plán
Zápis z porady hlavního projektového týmu
Harmonogram projektu
Zápis z porady projektového týmu
Akceptační kriteria
Kontrolní protokol
Projektový plán
Harmonogram projektu
Potřeba pravidelného reportingu identifikována
Zápis z porady projektového týmu
Problém má zásadní dopady na řešení projektu
Problém je provozního rázu a nevýznamný
Rozpočet
Akceptační kriteria Rozpočet Projektový manager
Vyřešení problému
Ředitel projektu
Projektový manager
Rozpočet Členové týmů projektů Balíček práce
Relevantní pracovníci dodavatele
Definnice tolerančních mezí
Popis problému
Krizový plán
Zápis z porady projektového týmu
Popis problému
Problém eskalován na řídící výbor
Ředitel projektu
Realizace prováděna
Porada ukončena
Porada ukončena
Průběžná kontrola vykonána
Průběžný reporting proveden
Eskalace problému na řídící výbor
Řešení problému na řídícím výboru
Projektový manager
Problém vyřešen
Vedoucí resortní PgMO Sponzor projektu
Zástupce resortní PgMO Zástupce vedení Dodavatele
Popis problému Problém vyřešen
Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
Plánování projektu
Řízení kvality
Monitoring projektu
18
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování (3/4)
Projektový manager Zástupce organizace Manager kvality
Kontrola kvality výstupů fáze
Ředitel projektu Relevantní pracovníci dodavatele Kontrolní protokol
Nadefinované výstupy projektu
Projektový plán
Harmonogram projektu
Akceptační kriteria
Rozpočet
Kvalita výstupů odpovídá akceptačním kritériům
Ředitel projektu
Ukončení fáze projektu
Projektový manager Manager kvality
Kvalita výstupů neodpovídá akceptačním kritériům
Vedoucí resortní PgMO
Projektový manager
Sponzor projektu
Relevantní pracovníci projektu
Závěrečná zpráva fáze
Vedoucí projektu za dodavatele
Úprava výstupů
Nadefinované výstupy projektu
Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
Plánování projektu
Nadefinované výstupy projektu
Kontrolní protokol
Projektový plán
Harmonogram projektu
Akceptační kriteria
Výstupy upraveny dle požadavku
Plánování změn
Rozpočet
Monitoring projektu
Nadefinované výstupy projektu Fáze projektu ukončena
Ukončení projektu Podání žádosti o platbu
19
Všechny fáze projektu ukončeny
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování (4/4) Fáze projektu ukončena
Všechny fáze projektu ukončeny
Ukončení projektu Podání žádosti o platbu Ředitel projektu
Ředitel projektu
Schválení plánu následující fáze
Projektový manager
Sponzor projektu
Harmonogram projektu
Věcný gestor projektu
Projektový plán
Technický gestor projektu Manager kvality
Věcný gestor projektu
Projektový plán Zadávací dokumentace
Technický gestor projektu
Akceptační kriteria
Manager kvality
Nadefinované výstupy projektu
Projektový plán
Harmonogram projektu
Výstupy jsou v souladu s akceptačními kriérii
Akceptační kriteria
Ředitel projektu
Potřeba nastavení tolerance identifikována
Projektový manager
Nastavení tolerance plánu následující fáze
Relevantní pracovníci projektu
Projektový manager
Příprava a definice krizového plánu
Ředitel projektu
Věcný gestor projektu
Vedoucí resortní PgMO
Vedoucí resortní PgMO
Technický gestor projektu
Návrh krzového plánu
Zástupce vedení Dodavatele
Manager kvality
Věcný gestor projektu
Definnice tolerančních mezí
Rozpočet
Harmonogram projektu
Vedoucí projektu za dodavatele
Relevantní pracovníci projektu
Vedoucí projektu za dodavatele
Akceptační protokol
Připomínky
Nadefinované výstupy projektu
Krizový plán připraven ke schválení
Tolerance stanoveny
Ředitel projektu
Ukončení projektu
Monitoring projektu
Akceptační kriteria
Projektový plán
Relevantní pracovníci dodavatele
Provoz projektu
Harmonogram projektu
Manager kvality
Projektový manager
Podání žádosti o platbu
Projektový plán
Technický gestor projektu
Připomínky sděleny
Stav plnění projektu vyžaduje krizový plán Výstupy akceptovány
Ředitel projektu
Schválení krizového plánu
Vedoucí resortní PgMO
Projektový manager
Krizový plán
Zástupce vedení Dodavatele Vedoucí Zprostředkujícího subjektu OP
Připomínky
Návrh krzového plánu
Krizový plán schválen
Připomínky sděleny
Projektový manager Věcný gestor projektu
Zapracování připomínek do návrhu krizového plánu
Technický gestor projektu Manager kvality
Připomínky
Návrh krzového plánu Krizový plán připraven ke schválení
20
Akceptace výstupů
Nadefinované výstupy projektu
Rozpočet
Plán následující fáze schválen bez připomínek
Připomínky
Projektový manager
Vedoucí resortní PgMO Zástupce vedení Dodavatele
Kontrola úplnosti a kvality všech výstupů
Odstranění nedostatků ve výstupech
Akceptační kriteria
Zadávací dokumentace
Nadefinované výstupy projektu
Nedostatky odstraněny
Projektový manager
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Ukončení projektu.orx Ukončení projektu
Realizace
Fáze projektu ukončena
Administrátor projektu
Realizace
Uložení závěrečné zprávy fáze
Průběžné informace o plnění projektu
Závěrečná zpráva fáze
Výstupy akceptovány
Ředitel projektu
Tvorba závěrečné zprávy projektu
Projektový manager
Vedoucí resortní PgMO Zástupce vedení Dodavatele
Relevantní pracovníci projektu Zpráva uložena
Všechny procesy
Ředitel projektu
Vedoucí Zprostředkujícího subjektu OP
Nadefinované výstupy projektu
Závěrečná zpráva projektu Projektový plán
Harmonogram projektu
Akceptační kriteria
Rozpočet
Průběžné informace o plnění projektu Závěrečná zpráva projektu zpracována
Administrátor projektu
Odeslání závěrečné zprávy projektu
Projektový manager Vedoucí Zprostředkujícího subjektu OP Závěrečná zpráva projektu
Závěrečná zpráva odeslána
21
Externí procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Provoz projektu.orx Provoz projektu
Realizace
Výstupy akceptovány
Ředitel projektu
Předání výstupů projektu do provozu
Uživatelé výstupů
Projektový manager Zástupce vedení Dodavatele Relevantní pracovníci projektu Věcné výstupy projektu Výstupy předány
Relevantní pracovníci dodavatele
Provedení zaškolení / implementace
Projektový manager
Relevantní pracovníci projektu Uživatelé výstupů Věcné výstupy projektu
Uživatelé výstupů
Užívání výstupů projektu
Zaškolení / implementace dokončeny
Uživatelé výstupů
Věcné výstupy projektu
Průběžný monitoring úspěchu provozu projektu
Projektový manager Relevantní pracovníci dodavatele Relevantní pracovníci projektu Registr problémů
Provoz projektu ukončen
Všechny procesy
Externí procesy
22
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Plánování změn.orx (1/1) Plánování změn
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Požadavek na změny předán
Projektový manager
Příjem požadavku na změnu
Administrátor projektu
Požadavek na změny Požadavek na změnu přijat
Příprava projektu
Projektová dokumentace schválena
Projektový manager
Definice návrhů na změny v projektu
Návrhy na změny
Administrátor projektu EU administrátor Vedoucí resortní PgMO Technický gestor projektu Věcný gestor projektu Manager kvality Zástupce vedení Dodavatele Projektová dokumentace
Požadavek na změny Návrhy na změny připraveny
Projektový manager
Interní schválení navrhovaných změn
Ředitel projektu
Sponzor projektu
Návrhy na změny
Vedoucí resortní PgMO
Připomínky
Zástupce vedení Dodavatele Návrhy na změny
Návrhy schváleny
Projektový manager
Připomínky sděleny
Vyžádání stanoviska poskytovatele dotace
Poskytovatel dotace
Žádost předána
Externí procesy
Ředitel projektu
Návrhy na změny
Poskytovatel dotace
Vyjádření k navrhovaným změnám
Připomínky
Návrhy schváleny
Externí procesy
Návrhy na změny
Externí procesy
23
Připomínky sděleny
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
pokračování (2/2) Projektový manager
Zapracování velkých změn do karty projektu
Karta projektu
EU administrátor Technický gestor projektu Věcný gestor projektu Administrátor projektu Zástupce resortní PgMO
Projektová dokumentace
Návrhy na změny
Karta projektu
IS správce dotace Velké změny zapracovány
Ředitel projektu
Předložení upravené karty projektu ke schálení
Zástupce resortní PgMO Projektový manager
Karta projektu
EGONIS
Upravená karta projektu předložena
Statutátní zástupce organizace
Schválení upraveného projektu
Schválená projektová dokumentace
Sponzor projektu Ředitel projektu Projektový manager
Karta projektu
EGONIS
Projektová dokumentace
Dokumentace projektu je relevantní současnému stavu
24
Realizace
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Řízení kvality.orx
Řízení kvality
Řízení kvality na úrovni SF EU
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena - Informování relevantních rolí a útvarů provedeno - Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
25
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Realizace / implementace projektu
Podklady o průběhu realizace projektu
Realizace / implementace projektu
Návrh na změnu projektu
Realizace / implementace projektu
Neočekávané výstupy projektu
Popis: - Definice monitorovacích indikátorů - Kontrola souladu realizace s Podmínkami a komponentami projektu
Monitoring projektu na úrovni ŘV
Cíl: - Kontrola souladu byla provedena
Vyhodnocení kontroly souladu realizace projektu s plánovanými hodnotami a podmínkami poskytovatele dotace
Externí procesy
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena - Výstupy akceptovány - Nutnost provedení zásadních změn identifikována
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Realizace / implementace projektu
Podklady o průběhu realizace projektu
Neočekávané výstupy projektu
Návrh na změnu projektu
Popis: - Porady ŘV, pravidelné, mimořádné
Kontrola realizace projektu
Cíl: - Porada ukončena
Rozhodnutí a úkoly ŘV
Plánování změn
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena - Výstupy projektu byly identifikovány
Definice Projektu
Schválená projektová dokumentace
Externí procesy
Výstupy projektu
Popis: - Realizace metodického auditu - Realizace smluvního auditu - Realizace věcného auditu - Reportování o zjištěných výsledcích auditu
Cíl: - Reporting uskutečněn.
Závěrečná zpráva z auditu
Externí procesy
Všechny procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Řízení kvality na úrovni SF EU.orx Řízení kvality na úrovni SF EU
Definice Projektu
Projektová dokumentace schválena
Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace
Informování relevantních rolí a útvarů provedeno
Realizace / implementace projektu
Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
EU administrátor
Nadefinování monitorovacích indikátorů projektu
Ředitel projektu Vedoucí projektu za dodavatele
Projektový manager
Věcný gestor projektu
Monitorovací indikátory projetku
Technický gestor projektu Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu Rozhodnutí o přidělení fin. podpory ze SF EU
Projektová dokumentace
Monitorovací ukazatelé byly nadefinovány
EU administrátor
Projektový manager
Věcný gestor projektu
Kontrola souladu realizace projektu s Podmínkami realizace ze strany SF EU
Ředitel projektu
EU administrátor
Vedoucí projektu za dodavatele
Projektový manager
Věcný gestor projektu
Vyhodnocení průběžné kontroly
Technický gestor projektu
Technický gestor projektu
Projektová dokumentace
Projektová dokumentace
Rozhodnutí o přidělení fin. podpory ze SF EU
Kontrola souladu byla provedena
26
Externí procesy
Kontrola souladu realizace projektu s komponentami Projektové dokumentace
Ředitel projektu Vedoucí projektu za dodavatele
Vyhodnocení kontroly
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Kontrola realizace projektu.orx
Kontrola realizace projektu
Manager kvality
Provedení metodického auditu
Projektový manager
Ředitel projektu
Definice Projektu
Projektová dokumentace schválena
Externí procesy
Výstupy projektu byly identifikovány
Sponzor projektu
Manager kvality
Zástupce vedení Dodavatele
Ředitel projektu
Závěrečná zpráva z auditu
Provedení smluvního auditu
Projektový manager
Sponzor projektu
Manager kvality
Zástupce vedení Dodavatele
Ředitel projektu
Závěrečná zpráva z auditu
Provedení věcného auditu
Zástupce vedení Dodavatele
Projektový manager
Administrátor projektu
Projektový manager
Technický gestor projektu
Projektová dokumentace
Právník projektu
Věcný gestor projektu
Ekonom projektu
Projektová dokumentace
Závěrečná zpráva z auditu
Projektová dokumentace Metodický audit byl proveden
Věcný audit byl proveden
Smluvní audit byl proveden
Manager kvality
Reportování výsledků auditu
Sponzor projektu
Projektový manager
Ředitel projektu
Závěrečná zpráva z auditu
Zástupce vedení Dodavatele Vyhodnocení závěrečných zpráv z auditu
Reporting byl uskutečněn
Externí procesy
Všechny procesy
27
Sponzor projektu
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Monitoring procesu na úrovni SF EU.orx
Monitoring projektu na úrovni ŘV
Definice Projektu
Projektová dokumentace schválena
Realizace / implementace projektu
Výstupy akceptovány
Realizace / implementace projektu
Nutnost provedení zásadních změn v projektu identifikována
Ředitel projektu
Konání pravidelných porad ŘV
Projektový manager
Sponzor projektu
Zápis z porady ŘV
Zástupce vedení Dodavatele
Rozhodnutí a pokyny ŘV
Vyhodnocení průběžné kontroly
Vyhodnocení kontroly
Porada byla uskutečněna
28
Plánování změn
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Zajištění publicity na úrovni SF EU.orx Zajištění publicity na úrovni SF EU
Externí procesy
Potřeba publicity projektu identifikována
Externí procesy
Potřeba nastudování Metodiských příruček identifikována
Externí procesy
Potřeba nastudování Manuálu pro publicitu identifikována
Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU
Přílohy jsou zkompletovány
Manager publicity projektu
Nastudování dokumentů souvisejících s povinnou publicitou na úrovni SF EU
Projektový manager
Ředitel projektu Metodická příručka příjemce fin. podpory Metodická příručka žadatele o fin. podporu
Manuál pro publicitu ze SF EU
Manager publicity projektu
Dokumenty byly nastudovány Příprava vhodných nástrojů pro zajištění publicity
Zvolené nástroje pro zajištění publicity
Projektový manager
Ředitel projektu Metodická příručka příjemce fin. podpory Metodická příručka žadatele o fin. podporu
Manuál pro publicitu ze SF EU Vhodné nástroje byly připraveny
Manager publicity projektu
Aktivní provádění informační a propagační činnosti
Projektový manager
Relevantní pracovníci dodavatele
Ředitel projektu
Rozpočet
PR a reklamní předměty
Informační a propagační činnost byla prováděna
Manager publicity projektu
Archivace materiálů týkajících se povinné publicity projektu
Projektový manager
Externí procesy
Karta projektu
IS správce dotace
EU administrátor
PR a reklamní předměty
Materiály byly archivovány
29
Externí procesy
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Čerpání finanční podpory ze SF EU.orx Čerpání finanční podpory ze SF EU
Podání žádosti o platbu
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena - Fáze projektu ukončena
Popis: - Kompletace podkladů k tvorbě žádosti o platbu - Vyplnění a odeslání žádosti o platbu - Úprava žádosti o platbu
Výzva k opravě žádosti o platbu
Žádost o platbu opravená, doplněná
Externí procesy
Externí procesy
Metodická příručka žadatele o fin. podporu
Žádost o platbu
Externí procesy
Externí procesy
Žádost o platbu opravená, doplněná
Schválení projektové dokumentace
Schválená projektová dokumentace
Realizace
Zpráva o ukončení fáze projektu
Čerpání dotace
Žádost o platbu schválena
Ředitel projektu
Příjem dotace
Sponzor projektu
Dotace přijata
Všechny procesy
Projektový manager Ekonom projektu Relevantní pracovníci dodavatele Podmínky pro užití dotace
Dotační prostředky
30
Cíl: - Žádost o platbu odeslána - Žádost o platbu schválena
Externí procesy
Čerpání dotace.orx
Podání žádosti o platbu
Čerpání dotace
Iniciace: - Žádost o platbu schválena
Podání žádosti o platbu
Příjem dotace
Popis: - Příjem dotace
CZ.1.04/4.1.00/27.00006 – CEPR – Centrální podpora projektového řízení projektů realizovaných MV ČR a jím řízených organizací
Podání žádosti o platbu.orx
Podání žádosti o platbu
Iniciace: - Projektová dokumentace schválena - Fáze projektu ukončena
Schválení projektové dokumentace
Projektová dokumentace schválena
Realizace
Fáze projektu ukončena
Administrátor projektu
Popis: - Kompletace podkladů k tvorbě žádosti o platbu - Vyplnění a odeslání žádosti o platbu - Úprava žádosti o platbu
Kompletace podkladů k tvorbě žádosti o platbu
Cíl: - Žádost o platbu odeslána - Žádost o platbu schválena
Projektový manager Podklady k podání žádosti o platbu
Závěrečná zpráva fáze
Schválená projektová dokumentace Podklady kompletní
Externí procesy
Metodické materiály pro žadatele poskytnuty
Projektový manager
Vyplnění a odeslání žádosti o platbu
Ředitel projektu
Žádost o platbu odeslána
Externí procesy
Administrátor projektu Metodická příručka žadatelů o finanční podporu Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu Formulář žádosti o platbu IS správce dotace
Žádost o platbu schválena
Žádost o platbu vrácena k doplnění
Projektový manager
Úprava žádosti o platbu
Administrátor projektu
Ředitel projektu
Formulář žádosti o platbu
Metodická příručka žadatelů o finanční podporu Podmínky použití prostředků pro realizaci projektu Formulář žádosti o platbu IS správce dotace Výzva k opravě žádosti o platbu Žádost o platbu odeslána
31
Externí procesy
Čerpání dotace
