Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Quynh Anh Nguyen
Procesní analýza procesu administrace závěrečných prací na VOŠIS
Bakalářská práce
2012
Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Procesní analýza procesu administrace závěrečných prací na VOŠIS zpracovala samostatně a použila pouze zdroje, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne
Podpis
2
Poděkování: Na tomto místě bych chtěla poděkovat vedoucí mé bakalářské práce PhDr. Heleně Kučerové za ochotu, trpělivost, cenné rady a připomínky. Také bych chtěla poděkovat Mgr. Foltové za korekci českého pravopisu. Dále děkuji své rodině a přátelům za podporu po celou dobu mého studia.
3
Abstrakt: Tato bakalářská práce se věnuje procesní analýze, se kterou je spojováno procesní řízení a procesní modelování. Seznámí vás se základními termíny procesního řízení a některými metodikami modelování podnikových procesů. Dále představuje aplikování procesní analýzy na proces administrace závěrečných prací na Vyšší odborné škole informačních služeb pomocí metodiky UML upravené podle H.Erikksona.
Klíčová slova: proces, procení řízení, procesní modelování, Business Process Management (BPM)
Abstract: This work is devoted to the analysis process, which is associated with process management and process modeling. It introduces the basic terminology and some process modeling methodologies. It then discusses the application of process analysis to the process of administration of final work at the College of Information Services using UML method modified by H. Erikkson.
4
Obsah Obsah .......................................................................................................................5 Úvod ........................................................................................................................6 1
Teoretická část ..................................................................................................7 1.1
Proces, jeho charakteristiky a členění .......................................................7
1.2
Proces a projekt .........................................................................................9
1.3
Procesní řízení a funkční řízení.................................................................9
Návrh na zlepšení....................................................................................33
Závěr ......................................................................................................................37 Seznam použité literatury ......................................................................................38 Seznam obrázků.....................................................................................................40 Seznam tabulek......................................................................................................41
5
Úvod V dnešní době konkurenčních tlaků se každý podnik (ať ve výrobní nebo nevýrobní sféře) snaží zdokonalovat svůj systém řízení. Procesní přístup, tedy analýza, modelování a řízení podnikových procesů nastupuje a stává se trendem řízení podniku díky svému jednoznačnému efektu v různých pohledech např. optimalizaci procesů, flexibilním řešení, rychlejším rozhodování atd. Vybrala jsem si téma procesní analýza procesu administrace závěrečných prací vyšší odborné školy informačních služeb (dále VOŠIS) proto, že je aktuální a pozoruhodnou záležitostí, se kterou jsem se poprvé setkala při některých předmětech na půdě vysoké školy, a věnování se tomuto tématu mi přinese určité klady v budoucnosti. Chtěla bych se zabývat procesní analýzou na VOŠIS díky svým osobním zkušenostem s touto organizací a díky své účasti přímo ve vybraném procesu. Cílem mé bakalářské práce je analyzovat proces administrace závěrečných prací na VOŠIS, pokusit se najít problémy a navrhnout jejich řešení. Pro dosažení cíle jsem si zvolila metodiku UML upravenou podle H. Erikssona. Tato bakalářská práce zahrnuje dvě části. V první teoretické části vás seznámím s hlavními terminologiemi v oblasti procesní analýzy, představuji vybrané metodiky k modelování podnikových procesů a stručně popisuji administraci závěrečných prací v prostředí terciárního vzdělávání, kterým se zabývám v praktické části. Dále aplikuji teorii z první části na proces administrace závěrečných prací VOŠIS pomocí zvolené metodiky.
6
1 Teoretická část 1.1 Proces, jeho charakteristiky a členění Pojem proces se vyskytuje v této bakalářské práci jako klíčové slovo, proto je nutné jeho významu porozumět. Co vlastně znamená „proces“? České slovo proces pochází z latinského processus (postup, vývoj). Ve slovníku spisovné češtiny je tento pojem definován jako soudní řízení nebo plynulé dění, vývoj (např. dějinný proces), postup (např. pracovní proces). Pro proces v podnicích existuje řada definicí, uvedu si jen některé z nich: „Proces je soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působící činností, které přeměňují vstupy na výstupy.“ (definice dle ČSN EN ISO 9001:2001) „Proces je množina na sebe navazujících činností, které z definovaných vstupů vytvářejí požadovaný výstup, váží na sebe zdroje (lidi, technologie, materiál, finance, čas) a mají měřitelné charakteristiky.“ ([9], s. 41) „Definice procesu slouží pro formulaci počítačové řiditelného procesu. Proces je tvořen řadou oddělených činností, které se provádějí jak ručně, tak automatizovaně pomocí zdrojů IT. Každá činnost je realizována podle podmínek a pravidel svého zadání. Tyto činnosti spolu s pravidly pro jejich provedení tvoří základ řízení vzájemně sladěného a provázaného řetězce činností workflow.“ ([5], s. 63) „Definujeme podnikový proces jako soubor činností, který vyžaduje jeden nebo více druhů vstupů a tvoří výstup, který má pro zákazníka hodnotu.“ ([7], s. 40) „Proces je organizovaná skupina vzájemně souvisejících činností a/nebo subprocesů, které procházejí jedním nebo více organizačními útvary či jednou (podnikový proces), které spotřebovávají materiální, lidské, finanční a informační vstupy a jejichž výstupem je produkt, který má hodnotu pro externího nebo interního zákazníka.“ ([14], s. 29) Josef Basl a Roman Blažíček ve své knize Podnikové informační systémy shrnuli u procesu následující hlavní charakteristiky: • •
Jeho cílem je transformace vstupů na výstupy užitečné pro zákazníka. Je realizován prostřednictvím činností, které mohou na sebe navazovat nebo probíhat současně.
•
Je inicializován spouštěcí událostí (tou může být situace nebo událost).
•
Lze u procesu identifikovat měřitelné parametry sledující činnost a účelnost.
•
Proces je opakovatelný standardizovaný.
•
Každý proces je zodpovědný jeho vlastník. 7
Podnikové procesy lze rozdělit do několika skupin. Podíváme se na jejich kategorizace podle významu pro podnik a podle stupně jejich zralosti (metodika CMM, Capability Maturity Model). Podle významu pro podnik jsou procesy: •
„klíčové – určené k naplnění poslání firmy, uspokojující potřeby vnějšího zákazníka podniku;
•
podpůrné – určené pro vnitřního zákazníka v podniku, které nelze bez ohrožení poslání a strategie z podniku vyčlenit;
•
vedlejší – určené také pro vnitřního zákazníka, které je možné „outsourcovat“ bez ohrožení poslání a strategie.” ([1], s .114) Podle stupně zralosti:
•
neexistující – podnik neví o problému, který je třeba řešit. Na události reaguje spontánně;
•
náhodný – podnik zjišťuje, že má problémy a snaží se je odstranit, neexistuje však určitý přístup k řešení;
•
opakovaný, ale pouze intuitivní – podnik se snaží o vytvoření standardních procesů, jejich využití je však intuitivní
•
formalizovaný – existuje standardizace procesů;
•
měřitelný – přidává se proces řízení a kontroly ostatních procesů;
•
optimalizovaný – procesy jsou v jejich nejlepším možném stavu. Optimalizace procesu jsou součástí činností procesu. Dle BPM portálu [4] proces může být ve dvou typech:
a) Hlavní procesy (klíčové) – vytváří výstup pro externího zákazníka a naplňují účel podnikání. b) Podpůrné procesy – probíhají interně v podniku a zajišťují vnitřnímu zákazníku. Abychom plně porozuměli významu procesu, museli bychom vědět, že proces se dále dekomponuje na subprocesy a činnosti (aktivity). Subproces je část celého procesu, která je omezena výkonnovou, časovou nebo prostorovou vlasností. Zatímco činnost je pojem, který se označuje práci vykonávanou jedním typem pracovníka nebo týmem v určitém čase. Činnost je možné dělit na operace a úkony. Proces je soubor navzájem navazujících činností, mezi kterými jsou čtyři základní typy podmínek jejich přechodu: •
„lhůta (deadline) znamená čas pro vykonání činnosti. Lhůta může být definována různě, například počtem dnů, měsíců od aktivace činnosti, termínem 8
pro ukončení činnosti apod. Lhůty jsou používány i pro upozorňování či upomínání na dokončení činnosti či odstartování činnosti nové. •
vstupní podmínka (pre-condition) je logické vyjádření, které je vyhodnocováno výkonným jádrem workflow a na jehož základě je výskyt procesu nebo činnosti odstartován.
•
výstupní podmínka (post-condition) představuje logické vyjádření, které je vyhodnocováno výkonným jádrem workflow a na jehož základě je výskyt procesu nebo činnosti ukončen. Nesplnění podmínky může znamenat opakování výskytu činnosti, dokud nedojde k jejímu splnění.
•
Přechodové podmínky (transition condition) jsou logická vyjádření, která jsou vyhodnocována výkonným jádrem workflow a na jejichž základě je určováno pořadí zpracování činností procesu. „([5], s. 64)
1.2 Proces a projekt Pojmy proces a projekt v dnešní době hrají nezbytnou úlohu v manažerské řízení. V praxi jsou tyto dva pojmy často zaměněny, však se od sebe liší rozdílným významem. „Projekt je řízeným procesem, který má svůj začátek a konec a přesná pravidla řízení a regulace, jinak se jedná o sled úkolů, jejichž výsledek se nemusí v závěru snažení setkat s očekáváním, stejně jako původní předpoklad objemu vstupů nemusí odpovídat získanému výstupu.“ ([13], s. 21). Oproti procesu, který je opakovatelný, se projekt považuje za jedinečný. Jeho hlavní charakteristiky jsou dočasnost a unikátnost. Dočasnost se zde rozumí, že každý projekt má určitý časový rámec.
1.3 Procesní řízení a funkční řízení Řízení činností v organizaci je jednou z hlavních funkcí managementu. Vstupy, které chce organizace přeměnit ve výstupy v podobě hodnoty pro zákazníky, je třeba rozvrhovat do organizační struktury a přiřazovat konkrétním pracovníkům. Z hlediska řízení činností a procesů v organizaci existují dva přístupy: procesní a funkční přístup. „Procesní přístup je základem organizace práce v podniku, základem všech podnikových činností. Vše, ať se jedná o strategické, taktické nebo operativní řízení, je možné realizovat buď podle principu dělby (specializace) práce (který v dnešní době již nedokáže uspokojivě plnit potřeby organizací, odvíjející se od změny prostředí), nebo právě podle principu procesního.“ ([14], s. 30) Procesní řízení neboli Business Process Management, ve zkratce BPM, je manažerská disciplína a současně technologie, která je využívána pro uchopení 9
architektury podniku a jeho procesně orientované řízení. Tento přístup umožňuje náhled o podniku jako systém vzájemně souvislých procesů, které mají přednost před organizační strukturou. Neboť BPM je zaměřen na řízení celého životního cyklu činností podniku, má zvládnout i změny ve firemní struktuře. Pro lepší představu o tom, co BPM vlastně znamená, si uvádím následující obrázek:
Obrázek 1: Business Process Management (BPM)
Zdroj: [3] Funkční přístup byl v 18. století definován Adamem Smithem a vychází z tradiční dělby práce podle specializace. Zatímco procesní řízení vychází ze skutečnosti, že každý produkt vzniká určitým sledem procesů a jeho zobrazení organizace zahrnuje všechny pracovníky podílející se na procesech, funkční řízení (neboli hierarchické řízení) se zaměřuje na organizační strukturu, která je vyjádřena vztahy mezi jednotlivými pracovníky a organizačními jednotkami. V dnešní době u českých organizací převládá pořád ještě ve značném rozsahu tradiční funkční řízení.
1.4 Vybrané metodiky modelování podnikových procesů Pro modelování podnikových procesů existuje řada způsobů, které jsou od sebe odlišné svými zdůrazňujícími aspekty. Mají však společné hlavní prvky neoddělitelné od modelu podnikového procesu, jsou to: proces, činnost, podnět (důvod, událost) a vazba (návaznost). Uvádím níže některé významné metodiky, které myslím jsou vhodné k využití modelování procesů v nevýrobní sféře.
10
1.4.1 Metodika ARIS prof. Scheera Metoda ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) byla vyvinuta prof. Dr. Augustem-Wilhelmem Scheerem jako referenční architektura informačního systému. Základní pohledy této metody jsou následující: • Organizace • Funkcionalita • Informace a řízení
Obrázek 2: ARIS architektura
Zdroj: [10] Základem modelování procesů metodou ARIS jsou procesní modely, které se vytvoří pomocí nástroje ARIS Toolset. Procesní model je soustava modelů následujících úrovní: • přehledová úroveň – modelování hlavního proudu a návazností procesů • úroveň procesu – popis kontextu každého procesu v termínech souvisejících objektů a aspektů • úroveň podprocesů – popis základního řazení podprocesů, z nichž se proces skládá • úroveň činností – detailní modelování procesu, které zahrnuje strukturu činností a související objekty a aspekty 11
ARIS Toolset nabízí k modelování procesů sadu diagramů:
diagram
Cíl
Diagram Value Added Chain
pro přehledovou úroveň a řazení podprocesů
Diagram hierarchické struktury
pro přehledovou úroveň a popis
procesu
rozkladu procesů do podprocesů
Diagram popisu procesu EPC (Event
pro textovou úroveň popisu
Proces Chain) pro úroveň činností
Diagram procesu eEPC (extended Event Process Chain) Diagram ERM
pro popis struktury informací
Tabulka 1: Sada diagramů ARIS Toolset
Výše zmíněné diagramy jsou doplněny soustavou dalších modelů, které popisují důležité aspekty podniku a jeho života z hlediska podnikových procesů: • diagram podnikových cílů, • diagram produktů a služeb, • diagram struktury aplikací, • diagram organizační struktury, • diagram znalostí, • diagram dokumentace.
1.4.2 Metodika BSP Metoda BSP (Business System Planning) je určená pro analýzu, vymezení a návrh informační struktury organizace. „Data jsou společným zdrojem“ je základní myšlenkou BSP. Podle ní by data měla být navrhována a řízena z pohledu celé organizace. Pojem „podniková data“ (business data) se používá pro celou množinu dat, která jsou potřebná a užívaná v organizaci bez ohledu na to, kde a v jaké podobě jsou uložena. Základní charakteristické hodnoty BSP se spočívá v: • „základním principech, upozorňující na podstatné souvislosti jednotlivých základních prvků organizace a jejího života, jako nutné východisko informační analýzy;
12
• definovaném postupu, zaručujícím, že při analýze a návrhu informační infrastruktury
bude
věnována
dostatečná
pozornost
správným
věcem
a souvislostem ve správném čase a pořadí; • poskytnutých technikách pro podporu jednotlivých klíčových fází postupu:
maticové technice shlukové analýzy,
technice informačního kříže.“
([10], s. 81)
Získání zadání od vrcholového vedení
Příprava studie
Zahájení studie
Definování podnikových strategií
Definování podnikových procesů
Analýza organizace
Definice tříd dat
Analýza souč asné informač ní podpory
Pojednání výsledků analýzy s vedením
Formulace závěrů analýzy
Definice informač ní struktury Ověření dopadů studie na řízení IS Urč ení priorit pro vývoj IS
Návrh doporuč ení plánu postupu
Prezentace výsledků
Obrázek 3: Postup BSP
Zdroj: [10]
Postup BSP je tvořen z výše znázorněných 14 kroků. Kroky 4 až 9 jsou nejdůležitější fáze postupu. Tvoří jádro nazvané Analýza organizace. •
Definování podnikových strategií – hlavním výstupem by měl být seznam cílů organizace a strategií jejich dosažení; dále matice, ze které lze vidět strategie v jednotlivých organizačních jednotkách.
13
•
Definování podnikových procesů – určí se hlavní procesy v organizaci např. marketing, nákup, prodej, odbyt atd. Zápis výsledku je matice procesy / organizační jednotky nebo procesy / strategie.
•
Definice tříd dat – vytvoří se skupina dat, která jsou údají o všech stránkách organizace (zákaznících, dodavatelích, objednávkách, zboží ve skladě atd.). Výstupem by měl být matice procesy / třídy dat, strategie / třídy dat, organizační jednotky / třídy dat.
•
Analýza současné informační podpory – analýza zahrnuje inventuru dosavadních aplikací a možných redundancí IS organizace. Nezbytným nástrojem v tomto kroku je tzv. „informační kříž“.
Obrázek 4: Informační kříž
Zdroj: [10] •
Projednání výsledků analýzy s vedením – řešitelský tým v tomto kroku provádí interview s vedením organizace se cílem předložit analýzu a hodnotit ji.
•
Formulace závěrů analýzy – všechny výsledky předchozích kroků je třeba uspořádat a slouží jako základ budoucí informační architektury organizace.
14
1.4.3
Profil UML upravený podle H. Erikksona
Modelování procesů lze využít univerzální modelovací jazyk UML v upravené podobě podle H.Erikssona. Tento profil je založen na různých pohledech na organizaci: •
Strategický pohled – obsahuje klíčové objekty a hodnoty organizace. Zároveň se zaměřuje na její strategické cíle a hlavní problémy.
•
Procesní pohled – obsahuje podnikové procesy, činnosti a jejich propojování včetně využívání zdrojů. Účelem je dosažení strategických cílů dané organizace.
•
Strukturní pohled – obsahuje zdroje organizace (lidské zdroje, dokumenty, informace, znalosti, atd.).
•
Chování organizace – obsahuje analýzu interakcí jednotlivých prvků organizace se cílem přiřazení odpovědnosti za jednotlivé zdroje. H. Eriksson definuje čtyři základní kategorie stereotypů a omezení:
•
„procesy – podnikové procesy, činnosti, procesní toky, rozhodovací body atd.,
•
zdroje procesů, událostí, cílů atd.,
•
pravidla pro řízení procesů,
•
cíle procesů, jejich vzájemné závislosti cílů, problémy atd. „ ([10], s. 147)
