PROCEDURES ENERGIEZORG MVO. Kelperheide SZ Kelpen-Oler tel fax

PROCEDURES ENERGIEZORG MVO

Format opgesteld in opdracht van het Productschap MVO door: Hoeks training en advies, ir. C.H. Hoeks † A+, ir. R.C.J. Ongenae van commentaar voorzien door: Een werkgroep energiezorg uit de MVO-bedrijven, de Kleijn Energy Consulting, ing. L.A.J. de Kleijn en Kuin Consult, dr.ir. A.J. Kuin 6 september 2002

Kelperheide 50 6037 SZ Kelpen-Oler tel. 0495-652380 fax 0495-652336 www.a-plus.nl

R.02.052-BMVO0202 Dit document is een momentopname. Energiezorg is een dynamische activiteit. De meest recente versie kunt u digitaal inzien op de website van het Productschap Margarine Vetten Oliën: www.mvo.nl in de rubriek Energie & Milieu.

2

Format PROCEDURES ENERGIEZORG MVO

Van: <> Copienummer

:

Dit procedureboek wordt WEL / NIET onderhouden

Niets uit dit procedureboek mag worden vermenigvuldigd door middel van druk, fotokopiëren, microverfilming of enige andere methode, of worden vrijgegeven aan derden voor bestudering zonder uitdrukkelijke toestemming van de Directie van: <> Aanwijzingen voor de lezers: − in de tekst staat gemarkeerd op welke plaatsen bedrijven hun keuzes dienen te maken, dit heeft met name betrekking op functies van personen en handelingen die periodiek herhaald dienen te worden in een frequentie die nodig is om het systeem goed te laten functioneren. − in de tekst staat aangeduid naar welke vraag van de checklist energiezorg bepaalde onderdelen een link hebben, deze verwijzingen zijn weergegeven in de vorm van: <<1.1.A>>. Indien er een * bij is vermeld gaat het om een verplicht onderdeel uit de checklist.

3

4

Format Procedurehandboek energiezorg MVO

A+, 6 september 2002

Inhoudsopgave Rev.nr. Datum

1

2

3

4

5

PROCEDURE 1: IDENTIFICATIE ENERGIEASPECTEN. ............................................... 9 1.1 Strekking................................................................................................................. 9 1.2 Referenties.............................................................................................................. 9 1.3 Verantwoordelijkheden............................................................................................. 9 1.4 Procedure ............................................................................................................... 9 1.4.1 Selectie van een relevante energieaspecten...................................................... 10 1.4.2 Identificatie van de energieprestatieindicatoren. ................................................ 10 1.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 11 1.6 Gebruikte formulieren en documenten..................................................................... 11 PROCEDURE 2: BEHEERSING VAN DE WERKZAAMHEDEN. ................................... 13 2.1 Strekking............................................................................................................... 13 2.2 Referenties............................................................................................................ 13 2.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 13 2.4 Procedure ............................................................................................................. 13 2.4.1 Beheersing van de werkzaamheden. ................................................................ 13 2.4.2 Vaststellen en documentatie van de energieaspecten........................................ 14 2.4.3 Ingekochte diensten, goederen en werkzaamheden door derden........................ 14 2.4.4 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen. ...................................... 15 2.4.5 Branchekengetallen en andere referenties ........................................................ 15 2.4.6 Projectevaluaties ............................................................................................. 16 2.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 16 2.6 Gebruikte formulieren en documenten..................................................................... 16 PROCEDURE 3: METINGEN, NORM - EN STREEFWAARDEN. ................................... 17 3.1 Strekking............................................................................................................... 17 3.2 Referenties............................................................................................................ 17 3.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 17 3.4 Procedure ............................................................................................................. 17 3.4.1 Beschrijving registratie ..................................................................................... 17 3.4.2 Detailmetingen en vaststelling normen streefwaarden...................................... 17 3.4.3 Maatregelen bij storingen en afwijkingen ........................................................... 18 3.4.4 Uitvoering ....................................................................................................... 18 3.4.5 Meetprogramma's ............................................................................................ 19 3.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 20 3.6 Gebruikte formulieren en documenten..................................................................... 20 PROCEDURE 4: BEHEERSING MANAGEMENTSYSTEEM ......................................... 21 4.1 Strekking............................................................................................................... 21 4.2 Referenties............................................................................................................ 21 4.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ............................................................... 21 4.4 Procedure ............................................................................................................. 22 4.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 23 PROCEDURE 5: OPSTELLEN PROCEDURES EN INSTRUCTIES............................... 24 5.1 Strekking............................................................................................................... 24 5.2 Referenties............................................................................................................ 24 5.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 24 5.4 Procedure ............................................................................................................. 25 5.4.1 Het Opstellen .................................................................................................. 25 5.4.2 Acceptatie en Gebruik...................................................................................... 26 5.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 26 5.6 Gebruikte formulieren en documenten..................................................................... 26

5



Rev.nr. Datum

6

PROCEDURE 6: BEHEER VAN DOCUMENTEN ......................................................... 27 6.1 Strekking............................................................................................................... 27 6.2 Referenties............................................................................................................ 27 6.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 27 6.4 Procedure ............................................................................................................. 28 6.4.1 Vergunningen en wettelijke eisen ..................................................................... 28 6.4.2 Computerbestanden en -programma's .............................................................. 28 6.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 29 6.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 29 7 PROCEDURE 7: ONTWERP EN ONTWIKKELING ...................................................... 30 7.1 Strekking............................................................................................................... 30 7.2 Referenties............................................................................................................ 30 7.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 30 7.4 Procedure ............................................................................................................. 31 7.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 33 7.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 33 8 PROCEDURE 8: BEHEERSING EN AFHANDELING VAN TEKORTKOMINGEN EN AFWIJKINGEN ..................................................................................................... 34 8.1 Strekking............................................................................................................... 34 8.2 Referenties............................................................................................................ 34 8.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 34 8.4 Procedure ............................................................................................................. 35 8.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 36 8.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 36 9 PROCEDURE 9: HET INKOOPPROCES..................................................................... 37 9.1 Strekking............................................................................................................... 37 9.2 Referenties............................................................................................................ 37 9.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ............................................................... 37 9.4 Procedure ............................................................................................................. 38 9.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 40 9.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 40 10 PROCEDURE 10: LEVERANCIERSSELECTIE ............................................................ 41 10.1 Strekking............................................................................................................... 41 10.2 Referenties............................................................................................................ 41 10.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 41 10.4 Procedure ............................................................................................................. 41 10.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 45 10.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 45 11 PROCEDURE 11: BEHEER MEET- EN CONTROLEMIDDELEN .................................. 46 11.1 Strekking............................................................................................................... 46 11.2 Referenties............................................................................................................ 46 11.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 46 11.4 Procedure ............................................................................................................. 47 11.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 47 11.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 47 12 PROCEDURE 12: PERSONEELSBELEID ................................................................... 48 12.1 Strekking............................................................................................................... 48 12.2 Referenties............................................................................................................ 48 12.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 48 12.4 Procedure ............................................................................................................. 48 12.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 50 12.6 Gebruikte formulieren............................................................................................. 50

6



Rev.nr. Datum

13

PROCEDURE 13: OPLEIDING EN TRAINING............................................................. 51 13.1 Strekking............................................................................................................... 51 13.2 Referenties............................................................................................................ 51 13.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 51 13.4 Procedure ............................................................................................................. 52 13.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 53 13.6 Gebruikte formulieren............................................................................................. 53 14 PROCEDURE 14: INTERNE AUDITS .......................................................................... 54 14.1 Strekking............................................................................................................... 54 14.2 Referenties............................................................................................................ 54 14.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 54 14.4 Procedure ............................................................................................................. 55 14.4.1 De audit regels ............................................................................................ 55 14.4.2 Voorbereiding en uitvoering .......................................................................... 55 14.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 56 14.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 56 15 PROCEDURE 15: PERIODIEKE KEURINGEN EN INSPECTIES .................................. 57 15.1 Strekking............................................................................................................... 57 15.2 Referenties............................................................................................................ 57 15.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 57 15.4 Procedure ............................................................................................................. 57 15.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 59 15.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 59 16 PROCEDURE 16: MAATREGELEN TER VERBETERING............................................ 60 16.1 Strekking............................................................................................................... 60 16.2 Referenties............................................................................................................ 60 16.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................... 61 16.4 Procedure ............................................................................................................. 62 16.4.1 Verbeteringen op operationeel niveau: .......................................................... 62 16.4.2 Verbeteringen op bestuurlijk niveau .............................................................. 62 16.4.3 Verbeteringen op ondernemingsniveau ......................................................... 63 16.5 Rapportage en archivering ..................................................................................... 63 16.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers ............................................................. 63

7



8


1


PROCEDURE 1: IDENTIFICATIE ENERGIEASPECTEN.

<<2.1.A*>>

1.1

Strekking Deze procedure beschrijft de wijze waarop de relevante energieaspecten bepaald worden. Onder energieaspecten wordt verstaan de energiegebruikende eenheden die van belang zijn om het energiegebruik te kunnen beïnvloeden. Alle energieaspecten samen dienen een totaalbeeld te geven van de energiesituatie. De mate van detail is afhankelijk van de keuze die het bedrijf daarin maakt.

1.2

Referenties − −

1.3

Procedure 2: Beheersing van de werkzaamheden Procedure 3: Metingen, normen streefwaarden.

Verantwoordelijkheden <<2.4.A*, 2.4.C>> De directie is verantwoordelijk voor: − het realiseren van het energiebeleid zoals dat in de beleidsverklaring vastgelegd; − de beschikbaarheid van mensen en middelen om de energieaspecten vast te leggen; − het goedkeuren van de geïdentificeerde energieaspecten. De afdelings hoofden c.q. hoofden productie zijn verantwoordelijk voor: − het actief deelnemen aan het energiebeleid; − het melden van afwijkingen ten aanzien van het energiebeleid aan de plantmanager/bedrijfsleider en aan de KAM-coördinator. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor: − het actief deelnemen aan het energiebeleid

1.4

Procedure <<2.1.D, 2.1.E, 2.1.G, 2.1.H*, 3.4.A*, 3.6.A*, 4.3.C, 4.3.D, 4.3.E>> De energieaspecten geven weer hoe het totale energiegebruik samenhangt met de activiteiten, producten en diensten van de organisatie. Om de energieaspecten te registreren worden budgetten vrijgemaakt en bewaakt. De met behulp van deze procedure vastgelegde energieaspecten worden in de MJA -monitoring gebruikt voor de onderbouwing van de ontwikkeling van de energie-efficiency-index (EEI).

9


1.4.1


Selectie van een relevante energieaspecten. <<2.1.B>> Een energieaspect kan zijn: een productielijn, een processtap, een product, een afdeling, een gebouw, afvalstromen etc.. Het bedrijf bepaalt zelf welke bedrijfsonderdelen, afdelingen, processen en processtappen als een energiegebruikseenheid onderscheiden dienen te worden. Om vast te stellen welke energieaspecten onderscheiden worden hanteert het bedrijf de volgende criteria • het aandeel van het energieaspect op het totale energiegebruik bedraagt minimaal 5% of; • het aandeel van het energieaspect op het totale energiegebruik schommelt en varieert met minimaal 2% van het totale energiegebruik. Het totaalverbruik aan ingekochte energie wordt bepaald aan de hand van de eigen totaalmetingen, vervolgens wordt dit gecontroleerd aan de hand van de som van de deelmetingen. Dit zelf bepaalde totaalgebruik aan gas, elektriciteit en dieselolie wordt vergeleken met de in rekening gebrachte hoeveelheden. Indien deze hoeveelheden afwijken van de rekeningen neemt het hoofd inkoop contact op met de leverancier om de aard en oorzaak van het verschil vast te stellen en te verklaren en indien nodig te verrekenen. De afwijking en de verklaring worden door het hoofd inkoop gemeld aan de KAM-coördinator die ervoor zorgt dat de geconstateerde afwijking leidt tot bijstelling van de gemeten waarden indien deze onjuist zijn.

1.4.2

Identificatie van de energieprestatieindicatoren. <<2.4.B, 4.3.B*>> De energiekengetallen dienen per gebruikseenheid te worden vastgesteld. Eerst worden de primaire energiedragers per gebruikseenheid vastgesteld, dit zijn: het elektriciteitsgebruik, het gasgebruik en bijv. het (diesel-)oliegebruik. Dit wordt aangevuld met andere zogenaamde secundaire energiedragers, dit zijn bijv. : stoom, (warm) water, gassen, koude stromen, perslucht. De primaire energiedragers en de secundaire energiedragers worden omgerekend tot voor het 3 3 bedrijf bruikbare (energie-)eenheden, dit kunnen zijn GJ, kWh, Nm aardgas en m of liters (dieselolie, water). Vervolgens wordt een prestatie vastgesteld per gebruikseenheid; dit is bijv. een hoeveelheid bewerkte grondstof of een hoeveelheid product. Hieruit volgt een prestatiemaat (aantal, volume, gewicht, oppervlak etc.). Aangezien het energiegebruik onderhevig kan zijn aan verschillende invloedsfactoren (zoals bijv. buitentemperatuur, kwaliteit van grondstoffen of verpakkingsvorm) dienen deze invloedsfactoren geïdentificeerd te worden en indien ze een aanmerkelijke invloed hebben op het energiegebruik dienen ze gekwantificeerd te worden. Door de hoeveelheid energie die per gebruikseenheid gebruikt wordt te delen door de prestatiemaat resulteert per gebruikseenheid een energieratio. Deze ratio’s worden maandelijks gerapporteerd aan de vestigingsmanager. De ratio's die binnen het bedrijf worden gebruikt worden omgerekend naar GJ primaire energie per prestatiemaat om deze te kunnen gebruiken in de MJA-monitoring.

10



1.5

Rapportage en archivering <<3.1.E*>> In tabelvorm wordt per energieaspect, het gebruik aan energie, de productoutput, de invloedsfactoren en de bijbehorende energiekengetallen vastgelegd en gerapport eerd aan de directie. Deze rapportage vindt minimaal 1 keer per kwartaal plaats. Door het management wordt aan de hand van deze tabellen per processtap het besparingspotentieel en de besparingsnoodzaak vastgesteld. Deze vastlegging vindt minimaal 1 keer per jaar plaats. Van een aantal energieaspecten kunnen de gegevens worden verkregen uit de aanwezige metingen. Niet alle energiegebruikers worden continu gemeten en om deze reden wordt door het bedrijf een energiemeetplan opgesteld en bijgehouden. Het energiemeetplan wordt minimaal jaarlijks gecontroleerd en indien nodig bijgesteld.

1.6

Gebruikte formulieren en documenten − −

Formulier: Energiesapecten overzicht (een voorbeeld is bijgevoegd als bijlage bij deze procedure. Meetplan (per bedrijf op te stellen op basis van de gewenste metingen).

11



Bijlage 1 Energieaspecten overzicht. Voorbeeld. Energiegebruik verantwoordelijke

periode

wijze van meting of

prestatiemaat

energieratio

eventuele

frequentie en

kosten en

seenheid

waarmee

registratie

(eenheden

energie-eenheden

energie/

werkinstructie of

tijdstip van

beschikbare

(energieaspect)

gegevens

product, grondstof

prestatie-

procedure voor

registratie/

middelen

worden

etc.)

eenheid

registratie

meting

wekelijks

vergeleken Productie lijn 1

hoofd productie

vorige

gasmeter A

tonnen productie

Nm3 aardgas

Nm3aardgas/ton

verwerking in

maand

aflezingen PLC van

van product x

kWh elektriciteit

kWh/ton

spreadsheet volgens vrijdagochtend

registratie ca.

ton stoom

GJ/ton

instructie:

15 min/week

XXXX

elektra en stoom

kantoor

hoofd inkoop

3

draaiurenmeting op

Nm perslucht

€/ton

perslucht

GJ

€/week

10.00 u

vorig

gasmeter B

m2

Nm3 aardgas

Nm3aardgas/m2

gegevens

kwartaal

elektriciteitsmeter B

kantooroppervlak

kWh elektriciteit

kWh/m2

worden opgevraagd dag

GJ

GJ/ m2

door

€/kwartaal

coördinator

metingen incl.

opslaan, rond de laatste metingen van

KAM- kwartaal (binnen werkdagen)

elk registratie

incl. ca.

10 2 minuten/kwarta al

12


2


PROCEDURE 2: BEHEERSING VAN DE WERKZAAMHEDEN. <<4.1.A*>>

2.1

Strekking Deze procedure beschrijft de wijze waarop de energieapsecten worden beheerst om te voldoen aan het energiebeleid en aan de energiedoelstellingen en de energietaakstellingen.

2.2

Referenties − −

2.3

Procedure 1: Identificatie energieaspecten Procedure 3: Metingen, normen streefwaarden.

Verantwoordelijkheden De plantmanager/bedrijfsleider is verantwoordelijk voor: − het realiseren van het energiebeleid zoals dat in de beleidsverklaring vastgelegd; − de beschikbaarheid van mensen en middelen om de energieaspecten te beheersen. De afdelingshoofden c.q. hoofden productie zijn verantwoordelijk voor: − het actief deelnemen aan het energiebeleid; − het melden van afwijkingen ten aanzien van het energiebeleid aan de plantmanager/bedrijfsleider en aan de KAM-coördinator. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor: − het actief deelnemen aan het energiebeleid

2.4 Procedure <<3.6.A*, 3.6.B, 4.2.B*>> 2.4.1

Beheersing van de werkzaamheden. Aan de hand van de lijst van voor de onderneming relevante energieaspecten wordt er een overzicht gemaakt van controle en toetsingsintervallen van de energieaspecten. Deze lijst wordt opgesteld en beheerd door de KAM-coördinator. Alle personen die binnen de onderneming door uitoefening van hun functie invloed kunnen hebben op een energieaspect worden hierover geïnformeerd. Per energieaspect is een persoon aangewezen die de registratie uitvoert, in het algemeen is dit per afdeling geregeld. De frequentie van registratie wordt per energieaspect vastgelegd en centraal gedocumenteerd op het energieaspectenoverzicht. De resultaten worden gerapporteerd aan de KAM-coördinator.

13


2.4.2


Vaststellen en documentatie van de energieaspecten <<3.4.A*>> Voor de meting van de afzonderlijke energieaspecten worden werkinstructies geschreven, dezen omvatten minimaal de volgende informatie: − de omschrijving van het energieaspect; − de meters die moeten worden afgelezen; − de frequentie van aflezen van de meters; − de analyses die verricht dienen te worden; − de frequentie waarin de analyses uitgevoerd dienen te worden; − aan wie er gerapporteerd wordt; − de rapportagefrequentie; − de wijze waarop energiekentallen vastgesteld worden. Deze werkinstructies worden minimaal 1 keer per jaar op relevantie gecontroleerd. Energieaspecten die een prominente rol innemen in het energiebeleid van de onderneming dienen een 2 keer per jaar op relevantie gecontroleerd te worden.

2.4.2.1

Geautomatiseerd monitoringsysteem Indien gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd energiemonitoringsysteem wordt in de beschrijving van het monitoringsysteem een overzicht van de metingen opgenomen die met het monitoringsysteem worden uitgevoerd. De TD is de beheerder van het monitoringsysteem. Ter controle op het monitoringsysteem wordt volgens een vast schema steeksproefsgewijs gecontroleerd of de metingen overeenstemmen met controlemetingen. Indien er een afwijking is wordt door de KAM-coördinator een voorstel tot aanpassing gedaan aan de beheerder van het monitoringsysteem. Het beheer van de data uit het monitoringsysteem wordt gedaan door de systeembeheerder. Hij/zij bewaart de gegevens en maakt hiervan wekelijks back ups. De data en de back ups worden gedurende een periode van vijf jaar opgeslagen. De software van het monitoringsysteem wordt bijgehouden door de systeembeheerder. Voorstellen voor aanpassing van de software en/of datacollectie worden gedaan aan de KAM-coördinator. De KAM-coördinator beoordeelt deze voorstellen en geeft opdracht om aanpassingen aan te brengen. Desgewenst initieert de KAM-coördinator wijzigingen m.b.t. de software en/of de datacollectie

2.4.3

Ingekochte diensten, goederen en werkzaamheden door derden <<2.1.B, 2.1.N>> Energieaspecten die betrekking hebben op ingekochte diensten en goederen worden indien relevant vastgelegd. De KAM-coördinator houdt een overzicht bij van ingekochte diensten en goederen. Voor goederen en diensten die bij meerdere leveranciers kunnen worden verkregen beoordeelt de KAM-coördinator of er relevante verschillen kunnen zijn in het gebruik van energie tussen de verschillende leveranciers. Daarbij wordt gekeken naar het energiegebruik buiten het bedrijf en naar het energiegebruik op de eigen locatie. De KAM-coördinator voert deze controle minimaal jaarlijks uit voor de geleverde diensten en goederen. Indien aanmerkelijke verschillen in energiegebruik worden geconstateerd wordt dit gerapporteerd aan de directie en aan de afdeling inkoop. De directe beoordeelt of dit gevolgen heeft voor de inkoop van diensten of goederen en meldt dit terug aan de afdeling inkoop en aan de KAM-coördinator.

14



Derden die regelmatig werkzaamheden verrichten voor de onderneming krijgen, indien die werkzaamheden van wezenlijke invloed kunnen zijn op het energiegebruik van de onderneming, van de KAM-coördinator een schriftelijke instructie over het energiebeleid van de onderneming en over de voor de toeleverancier van toepassing zijnde energieaspecten. <<3.6.D*, 3.6.E>> 2.4.4

Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen. <<4.1.C, 4.1.D*, 4.1.E, 4.2.C*, 4.3.F, 4.3.I>> Afwijkingen m.b.t. het gebruik van energie worden geïdentificeerd aan de hand van de kentallen die per energieaspect geformuleerd zijn. Daarnaast wordt maandelijks door de medewerkers in de productie voor de belangrijkste energiegebruikers nagegaan of er trendmatige veranderingen zijn opgetreden. In het energieaspectenregister is de frequentie van de evaluatie per aspect opgenomen. Een afwijking in het energiegebruik wordt vastgesteld door naast de energiegebruiken en de prestatiemaat rekening te houden met de invloedsfactoren. Om te beoordelen of er sprake is van een afwijking worden de metingen gecorrigeerd voor de bekende invloedsfactoren en vervolgens vergeleken met de streefwaarden en met metingen over vergelijkbare perioden. In het kader van het volgen van de voortgang van de uitvoering van de maatregelen uit het energiebesparingsplan wordt eens per kwartaal de energie-efficiencyindex (EEI) bepaald en wordt deze vergeleken met de doelstelling. Dan wordt tevens de lijst van de energiebesparingsmaatregelen vergeleken met de realisatie van maatregelen. Deze vergelijking met het energiebesparingsplan wordt uitgevoerd door de KAM-coördinator. Indien deze substantiële afwijkingen constateert wordt hierover gerapporteerd aan de afdelingshoofden. De afdelingshoofden besluiten vervolgens of aanpassing in de planning en in de uitvoering worden aangebracht en koppelen dit terug naar de KAM-coördinator. <<2.1.E, 2.4.F*>> Een afwijking wordt altijd aan de directe leidinggevende gerapporteerd. De directe leidinggevende grijpt zo mogelijk in om de afwijking te verhelpen en rapporteert de afwijking, de genomen actie en het resultaat van die actie aan de KAM-coördinator. De KAM-coördinator onderzoekt de oorzaak van de afwijking en formuleert zonodig een werkinstructie om een dergelijke afwijking in de toekomst tegen te gaan. Tevens wordt een actieve controle van de genomen maatregelen ondernomen om herhaling van de afwijking in de toekomst te voorkomen.

2.4.5

Branchekengetallen en andere referenties <<2.1.K*, 2.1.L*, 2.1.M, 4.1.D*, 4.1.E*, 4.3.F, 4.3.G>> In principe stelt <> zelf normen streefwaarden vast en gebruikt deze ter vergelijking met actuele waarden. Daar waar door de branche of door andere externe kennisbronnen bruikbare referenties worden gepubliceerd worden deze eveneens gebruikt in de vergelijking van de prestatie van het eigen bedrijf. Indien daaruit blijkt dat het bedrijf slechter presteert dan volgens de externe referentie mogelijk zou zijn worden de oorzaken in kaart gebracht. Op basis hiervan wordt nagegaan welke maatregelen tot verbetering genomen kunnen worden. Deze maatregelen worden besproken met de hoofden van de afdelingen. Het opsporen van de externe referenties, het vergelijken met de eigen prestatie en het voorstellen van maatregelen is een taak van degene die het bedrijf bij de brancheverenigingen vertegenwoordigt op het gebied van energie. Deze bedrijfscontactpersoon bespreekt e.e.a. met de KAM-coördinator.

15


2.4.6

2.5


Projectevaluaties <<4.3.H>> Bij aanvang van ieder project wordt een tijdspad, een budget en een doelstelling vastgelegd. Indien deze doelstelling leidt tot meetbare resultaten wordt binnen een kwartaal na afronding van het project een evaluatie gehouden waarin wordt nagegaan of het project is gerealiseerd binnen het gestelde tijdspad, binnen het budget en of de doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd. Zowel wanneer e.e.a. gelopen is volgens plan als wanneer er afwijkingen zijn geweest wordt hiervan door de betreffende projectleider een projectevaluatierapport opgemaakt dat door de KAM-coördinator wordt besproken met de directie.

Rapportage en archivering <<3.1.E*, 3.6.B>> Periodiek worden de energieaspecten vastgesteld en gerapporteerd aan de diverse hoofden van de afdelingen, aan de KAM-coördinator en aan de directie. Het hoofd van de afdeling zorgt ervoor dat deze rapportage wordt opgesteld en verspreid. Per afdeling worden de rapportages gedurende een periode van vijf jaar bewaard. In de rapportage worden per energieaspect de gemeten waarden, de correcties die hierop hebben plaatsgevonden en de daaruit voorkomende resultaten vergeleken met de streefwaarden en kentallen. De KAM-coördinator ontvangt informatie van degene die het bedrijf op energiegebied bij de branche vertegenwoordigt (dit kan de KAM-coördinator zelf zijn) en rapporteert branchekentallen en andere referentiewaarden aan de directie. Het evalueren van de eigen prestatie op basis van externe referenties vindt minimaal eenmaal per jaar plaats, mits bruikbare externe referenties beschikbaar zijn. Projectevaluatierapporten worden gedurende een periode van vijf jaar bewaard door de KAM-coördinator.

2.6

Gebruikte formulieren en documenten − − − − − − − −

Het energiebesparingsplan. Overzicht van energieaspecten. Meetrapporten en meetlijsten. Overzicht van metingen met het geautomatiseerde monitoringsysteem. Overzichten van streefwaarden, invloedsfactoren, kentallen (interne informatie). Overzichten van branchekentallen en andere referentiewaarden (externe informatie). Overzicht van goederen en diensten met een aanmerkelijke invloed op het energiegebruik. Projectevaluatieformulier.

16


3


PROCEDURE 3: METINGEN, NORM- EN STREEFWAARDEN.

<<3.6.A*, 3.6.B, 3.6.C>> 3.1

Strekking Deze procedure beschrijft welke informatie verzameld dient te worden om te komen tot het vaststellen van normen streefwaarden. Tevens wordt hiermee aangegeven hoe deze informatie verzameld wordt.

3.2

Referenties − −

3.3

Procedure 1: Identificatie energiesapecten Procedure 2: Beheersing van de werkzaamheden

Verantwoordelijkheden De hoofden van de afdelingen zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van de normen streefwaarden en van de daarop toe te stane afwijkingen. De daartoe aangewezen medewerkers controleren specificaties van energiegebruikende apparatuur en installaties en verrichten naar behoefte controlemetingen. De KAM-coördinator adviseert de hoofden van de afdelingen bij het vaststellen van normen streefwaarden en maakt afspraken met de hoofden van de afdelingen en met de systeembeheerder over de te gebruiken en te verzamelen informatie voor de vaststelling van de normen streefwaarden.

3.4 Procedure <<2.1.F*, 2.1.G, 2.3.D*, 4.1.A*, 4.3.I>> 3.4.1

Beschrijving registratie Naast de registratie van de totaalverbruiken is het noodzakelijk om gegevens te verzamelen die <> in staat stellen om streefwaarden te bepalen en om afwijkingen te verklaren. Hiertoe behoort de volgende informatie: Meting en registratie van de ingekochte en gebruikte grond- en hulpstoffen: hoeveelheden, vochtgehalte, samenstelling; Registratie van de hoeveelheden geproduceerde producten: indien mogelijk per soort incl. de productspecificaties Meting en registratie van de overige invloedsfactoren: buitentemperatuur, kwaliteit van de grondstoffen, verpakkingen. Registratie van storingen: storingen die van wezenlijke invloed kunnen zijn op het energiegebruik. Om invloed te krijgen op het energiegebruik en om ervoor te zorgen dat de kwaliteitseisen worden gehaald is het van belang om de kwaliteitseisen goed vast te leggen en te controleren en te trachten om vergelijkbare charges te vergelijken voor wat betreft primair energiegebruik (gas, elektriciteit), secundair energiegebruik (watergebruik, stoomgebruik, persluchtverbruik, condensaatproductie, rookgasverliezen etc.) en productiehoeveelheden. Voor de producten die nog een aparte bewerking ondergaan dient ook het energiegebruik van die bewerking te worden bepaald in relevante eenheden.

3.4.2

Detailmetingen en vaststelling normen streefwaarden <<4.2.D>>

17



Stel een logboek "afwijkingen, storingen en onderhoud" op waarin afwijkingen, storingen, slijtage, onderhoudswerkzaamheden, onvoorzien afblazen van stoom e.d. worden vastgelegd. (facultatief: het is aan te raden om dit voor iedereen on line beschikbaar te maken en intern een procedure af te spreken over het zorgvuldig bijhouden van dat logboek). Ga periodiek na of er verschillen zijn tussen het energie- en waterverbruik bij charges die grotendeels vergelijkbaar zijn (op basis van grondstofsamenstelling, gerealiseerde kwaliteit en logboek-informatie). Probeer hieruit af te leiden hoeveel energie en water een bepaald type product met een bepaalde kwaliteit nodig heeft (normverbruik). Hiertoe zal een meetprogramma moeten worden uitgewerkt en uitgevoerd. Bij het doorvoeren van (technische) aanpassingen in de installaties of in de bedrijfsvoering dient te worden gecontroleerd of ook het normverbruik aangepast moet worden. Bijvoorbeeld moet bij het uitvoeren van een energiebesparende maatregel in de installatie het normverbruik verlaagd worden. Probeer vast te stellen hoe het energiegebruik per charge verschilt en probeer dit te verklaren. Stel aan de hand van deze analyse streefwaarden op, voer die in in het monitoringsysteem en vergelijk deze met werkelijke verbruiken. De streefwaarden kunnen bepaald worden uit de som van de berekende energiegebruiken per product met daarbij een marge die gebaseerd is op verliezen die regulier optreden: Normverbruik = gebruik per eenheid product = vaste waarde onafhankelijk van de doorzet (basisgebruik) gedeeld door de doorzet + een variabele hoeveelheid per eenheid product Streefwaarde = som (productie per productsoort x normgebruik per productsoort) + toegestane verliezen + correctie voor geconstateerde invloedsfactoren Een streefwaarde dient zodanig te worden vastgesteld dat deze realiseerbaar is. Hiertoe vindt afstemming plaats tussen de hoofden van de afdelingen en de KAM-coördinator. Zorg ervoor dat frequent voorkomende storingen/problemen d.m.v. van een storingssignaal direct kunnen worden ingelezen in het energiemonitoringsysteem of handmatig worden verwerkt (indien er geen geautomatiseerd energiemonitoringsysteem is). Daarbij kan worden aangegeven welke invloed dit heeft op het energiegebruik van de processtap waar de storing of afwijking optreedt (in % of groot, middel of gering effect). Geef een directe melding aan het hoofd van de betreffende afdeling en laat hem/haar bepalen wanneer de storing dient te worden onderzocht en opgelost. Op deze wijze kunnen onderhoudswerkzaamheden worden ingepland zonder dat dit de productie stoort.

3.4.3

Maatregelen bij storingen en afwijkingen <<4.2.C*>> Hoewel iedere storing en afwijking apart bekeken moet worden kan in het logboek ook worden bijgehouden welke maatregel is genomen om een storing te verhelpen en of die maatregel het gewenste effect heeft gehad. Hierdoor kan een lijst worden opgebouwd met daarin vermeld de aard van de storing/afwijking, de vermoedelijke oorzaak (altijd controleren per situatie) en de mogelijke oplossing. Bestaande lijsten kunnen hier al in worden opgenomen. Tevens kan worden aangegeven of snel actie nodig is (risico, effect, kosten) of dat een maatregel kan worden ingepland op de iets langere termijn (rekening houdende met productie, beschikbaarheid personeel e.d.).

3.4.4

Uitvoering

18



Stel in overleg met de medewerkers en de hoofden van de afdelingen vast welke rapportages nodig zijn. Deze inventarisatie wordt uitgevoerd door de KAM-coördinator. Het lijkt verstandig om een logboek op te bouwen uit een verzameling van in te voeren gegevens (database) en een functie om ervaringsgegevens op te slaan en deze te gebruiken d.m.v. een zoekfunctie bij het nagaan van uit te voeren onderzoek/controles (analyse van de storing of afwijking), mogelijke oorzaken en mogelijke oplossingen. Om er zeker van te zijn dat het logboek ook gebruikt gaat worden kan gestart worden met een voorbeeld va n een in te vullen formulier (op PC) en een voorbeeld van een uitdraai. Vervolgens kan begonnen worden met de opzet van het logboek on line. Tot slot dient het monitoringsysteem opgezet te worden en gevoed te worden met informatie uit metingen, berekeningen, schattingen, laboratoriumonderzoeken logboekdata, informatie over storingen, streefwaarden, afwijkingen en analyse van de afwijkingen.

3.4.5

Meetprogramma's Naast het gebruik van geautomatiseerde informatie stelt <> vast welke periodieke metingen uitgevoerd dienen te worden in de fabriek, waarbij gebruik gemaakt wordt van deels handmatig te verzamelen informatie en deels via PC's en PLC's beschikbare informatie (on line registraties). Meetprogramma's worden opgesteld voor duidelijk afgebakende delen van de fabriek. Bij de uitvoering van een meetprogramma wordt eerst nagegaan welke informatie samenhangt en vervolgens vastgesteld hoe de metingen dienen te verlopen. Bij continue processen die een stationair verloop kennen zal dit eenvoudiger zijn dan bij batchprocessen. In dat laatste geval is het nodig om de intervallen van de metingen te laten stroken met de duur van een batch. De metingen worden uitgevoerd met gecalibreerde meetinstrumenten. Indien directe metingen niet mogelijk zijn wordt vastgesteld hoe benodigde informatie op indirecte wijze kan worden verzameld. Meetprogramma's worden opgesteld door de hoofden van de betreffende afdelingen in overleg met medewerkers van die afdeling en in afstemming met de KAM-coördinator.

19


3.5


Rapportage en archivering <<3.1.E*, 3.4.A*, 4.3.E>> Rapportage van detailinformatie t.b.v. analyse, beheer en optimalisatie worden door de KAM-coördinator uitgebracht aan: 1. 2. 3. 4.

de plantmanager/bedrijfsleider hoofden productie/hoofden van de afdelingen hoofd laboratorium TD, E en Wtb

Het verzamelen van detailinformatie is alleen zinvol als er iets mee gedaan kan worden. Er moet een keuze gemaakt worden aan de hand van het belang van de informatie, de frequentie waarin die informatie verzameld wordt en wat er vervolgens mee gedaan gaat worden. Primair moet daarbij gelet worden op de beheersing van de kosten (energie- en waterverbruik zijn daarvan onderdelen). Ook moet bekeken worden of de inspanning (investeringen, uren voor meten, analyseren, rapporteren en bespreken) in verhouding staat tot datgene wat ermee bereikt kan worden. De vastgestelde normen streefwaarden, inclusief de toegestane afwijkingen en de invloedsfactoren waarvoor correctie mogelijk is worden per afdeling geregistreerd en de resultaten worden verwerkt in het overzicht van de energieaspecten. 3.6

Gebruikte formulieren en documenten − − −

Logboek "afwijkingen, storingen en onderhoud". Lijst met normen streefwaarden per afdeling (inclusief de toegestane afwijkingen en de invloedsfactoren waarvoor correctie mogelijk is). Overzicht van energieaspecten.

20


4 4.1


PROCEDURE 4: BEHEERSING MANAGEMENTSYSTEEM Strekking Deze procedure legt het algemene systeem vast voor Kwaliteit, Milieu, Arbeidsomstandigheden en Energiepreventie bij <>, om zeker te stellen dat: − de te leveren producten aan de gestelde eisen voldoen; − de effecten van de bedrijfsactiviteiten op het personeel, de arbeidsomstandigheden en het milieu beheerst worden; − het energiegebruik gecontroleerd plaatsvindt; − er structureel aan verbetering en preventie wordt gedaan.

4.2

Referenties − NEN- ISO 9001, uitgave2000; − ISO 14001, uitgave 1996; − Brancheafspraken over Energiepreventie; − Managementhandboek; − Procedure 5 : Opstellen procedures en instructies; − Procedure 6 : Beheer van documenten.

4.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden <<3.1.B*, 3.1.D, 4.2.A*, 4.4.C*>> De directie is verantwoordelijk voor het in stand houden van het systeem. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor − het opzetten en het in werking houden van het managementsysteem op het gebied van kwaliteits-, milieu-, ARBO- en energiezorg; − het op peil houden van het register van wet- en regelgeving; − het beheer van de vergunningen; Hij is bevoegd om: − − − −

problemen m.b.t. kwaliteit, milieu, Arbo en energiegebruik op te sporen en te registreren; acties in gang te zetten die tot een oplossing van deze problemen leiden; controle uit te voeren op de juiste uitwerking van deze oplossing; zonodig andere acties te ondernemen om zeker te stellen dat het managementsysteem naar behoren functioneert.

Iedere medewerker die in dit handboek wordt aangeduid, dient zich aan de voorschriften, procedures en instructies te houden binnen het gebied van zijn of haar verantwoordelijkheid.

21


4.4


Procedure <<1.1.B, 3.4.A*, 4.1.B*, 4.4.F*>> Het managementhandboek wordt opgesteld en onderhouden door de KAM-coördinator. De afdelingshoofden stellen de procedures en instructies op i.s.m. de KAM-coördinator onder verantwoordelijkheid van de directie. Deze dateert en ondertekent daarom het voorblad van iedere procedure als teken van autorisatie. Instructies worden gedateerd en ondertekend door het afdelingshoofd. De KAM-coördinator beoordeelt of de procedures een samenhangend geheel vormen met het managementhandboek en de overige procedures. Procedures worden ingedeeld volgens het model van deze procedure en gebundeld in een procedureboek. Instructies zijn vrij wat betreft indeling. De KAM-coördinator tekent en dateert ieder van de boeken onder de inhoudsopgave en het revisienummer als bewijs van invoering en acceptatie. Elk handboek en procedureboek heeft een nummer en is toegekend aan een houder. Minimaal eenmaal per jaar beoordeelt de KAM-coördinator de handboeken en procedures aan de hand van de gehouden audit. Wijziging en aanvullingen kunnen op initiatief van iedere medewerker tot stand komen. Het verwerken en goedkeuren vindt plaats volgens procedure 5. De KAM-coördinator beheert en onderhoudt een register van alle wettelijke eisen, normen en gedragslijnen die voor <> van toepassing zijn. De directie ondertekent jaarlijks (vereist op basis van 4.1.B* van de checklist energiezorg) dit register en geeft daarmee aan dat deze van kracht zijn. De KAM-coördinator beheert de vergunningen voor <> en verifieert minimaal eenmaal per jaar (vereist op basis van 4.1.B* van de checklist energiezorg) of de activiteiten van het bedrijf in overeenstemming met de vereisten zijn en de vereisten nog in overeenstemming met gewijzigde wetgeving. De KAM-coördinator leidt een gedegen analyse van het uitvoeringsproces indien er producten of diensten geleverd moeten worden die niet binnen het raamwerk van het managementsysteem vallen. Op basis van deze analyse worden voor deze opdracht de eisen en controlepunten vastgesteld en verwerkt in een plan, procedures en/ of instructies.

22


4.5


Rapportage en archivering <<3.1.E*, 3.4.A*>> Rapportage over de werking van het managementsysteem en eventuele wijzigingen daarop verzorgt de KAM-coördinator. Deze is gericht aan de verantwoordelijke functionarissen. Gewijzigde documenten worden verstuurd aan degenen die op de distributielijst staan volgens procedure 6. De originele handboeken, procedures en instructies worden beheerd door de KAMcoördinator. Handboeken, procedures en instructies staan geregistreerd op een verdeellijst. De KAM-coördinator archiveert alle documenten die betrekking hebben op het managementsysteem voor een periode van drie jaar.

4.6

Gebruikte formulieren −

verdeellijst documenten (bijlage…)

23


5 5.1


PROCEDURE 5: OPSTELLEN PROCEDURES EN INSTRUCTIES Strekking Deze procedure omvat alle richtlijnen die nodig zijn voor het opzetten en vrijgeven van procedures en instructies t.b.v. <>.

5.2

Referenties − −

5.3

procedure 4: Beheersing managementsysteem; procedure 6: Beheer van documenten.

Verantwoordelijkheden <<3.3.A*>> Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor: − het opstellen van procedures en instructies in overleg met de KAM-coördinator die betrekking hebben op zijn/haar afdeling; − het beheren en uitgeven van de procedures binnen zijn/haar afdeling; − de vrijgave en het beheer van instructies. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − het doen opstellen van procedures en instructies die betrekking hebben op meerdere afdelingen; − het nagaan of de opgestelde procedures en instructies een eenheid vormen met het managementhandboek en de overige procedures; − het beheer en de uitgifte van het procedureboek. De directie is verantwoordelijk voor de autorisatie van procedures.

24


5.4

Procedure

5.4.1

Het Opstellen


Iedere medewerker mag een nieuwe procedure of een wijziging op een bestaande procedure voorstellen. Via het afdelingshoofd of rechtstreeks wordt de KAM-coördinator hierover geïnformeerd. Hij beoordeelt de noodzaak van de aanpassing en op grond daarvan initieert en coördineert hij de activiteiten en stelt hij een planning op voor het tijdstip waarop de nieuwe of gewijzigde procedure wordt ingevoerd. Procedures hebben een standaardindeling: Paragraaf 1: STREKKING Dit is een korte beschrijving van het doel en de omvang van de procedure. Paragraaf 2: REFERENTIES Een lijst van documenten die tijdens het werken volgens de procedure eveneens van toepassing zijn of waarmee een relatie bestaat. Hierin worden ook de op die procedure van toepassing zijnde instructies opgenomen. Paragraaf 3: VERANTWOORDELIJKHEDEN Een samenvatting van de personen of functies die betrokken zijn bij het gebruik van de procedure met daaraan gekoppeld de verantwoordelijkheden. Paragraaf 4: PROCEDURE Een stap voor stap beschrijving van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Paragraaf 5: RAPPORTAGE EN ARCHIVERING Hierin staat omschreven welke rapportage er aan de procedure verbonden zijn en de manier waarop de informatie die beschikbaar komt moet worden bewaard. Hierin staat ook de bewaartermijn genoemd. Paragraaf 6: GEBRUIKTE FORMULIEREN EN DOCUMENTEN Een overzicht van de documenten en formulieren die onderdeel zijn van de procedure. Instructies zijn voor zover het de indeling betreft niet gebonden aan de bovenstaande regels. Voor zover mogelijk moet worden getracht de nodige uniformiteit te krijgen. De instructies dienen alleen voorzien te zijn van: − een benaming; − een nummer en een datum; Procedures hebben een uniek nummer. De KAM-coördinator verstrekt dit. Indien instructies reeds op een andere wijze zijn gecodeerd, kan deze codering worden aangehouden, mits een relatie met de van toepassing zijnde procedure is gegarandeerd. Na het opstellen of wijzigen laat de opsteller de procedure beoordelen door alle betrokkenen. Het ontvangen commentaar wordt in de procedure of instructie verwerkt.

25


5.4.2


Acceptatie en Gebruik Als een procedure of instructie is op gesteld, zal de opsteller deze aftekenen en overhandigen aan de KAM-coördinator voor beoordeling en opname in het systeem. De KAM-coördinator stelt zeker dat het document niet strijdig is met andere procedures en instructies binnen het bedrijf. Als teken daarvan parafeert hij de documenten voor gecontroleerd. Na controle worden procedures ter beschikking van de directie gesteld die ze tekent voor akkoord. Instructies worden door het verantwoordelijke afdelingshoofd vrijgegeven. Procedures worden daarna opgenomen in het procedureboek. Instructies worden opgenomen in het afdelingsafhankelijke systeem.

5.5

Rapportage en archivering De KAM- coördinator administreert en bewaart alle procedures. Instructies bewaart het afdelingshoofd. De KAM-coördinator bewaart de herzieningen van alle procedures gedurende 3 jaar. De KAM-coördinator houdt een verdeellijst bij om zeker te stellen dat alle betrokken personen de van toepassing zijnde documenten en de laatste herziening hebben.

5.6

Gebruikte formulieren en documenten Geen.

26


6


PROCEDURE 6: BEHEER VAN DOCUMENTEN

<<3.5.A*>> 6.1

Strekking Deze procedure geeft aan hoe de beheersing van documenten en de wijzigingen daarop is geregeld. Documenten komen voor het merendeel voort uit procedures, waarin ook het opstellen, het wijzigen en de goedkeuring zijn geregeld.

6.2

Referenties − − −

6.3

Procedure 4: Beheersing managementsysteem; Procedure 8: Beheersing en afhandeling van tekortkomingen en afwijkingen; Procedure 14: Interne audits.

Verantwoordelijkheden <<3.4.B>> Alle hoofden van afdelingen en hun medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het werken volgens officiële documenten, dienen deze te gebruiken voor het werk waarop ze van toepassing zijn. Als dergelijke documenten onvoldoende of onjuiste informatie bevatten, moet dit aan de opsteller gerapporteerd worden. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor het opstellen, het beheren en het onderhouden van het documentenregister en het beheren van de formulieren. De beheerder van een document, zoals vermeld in het documentenregister, is verantwoordelijk voor de opslag en verdeling ervan. De gebruikers van PC's zijn verantwoordelijk voor het beheer van de individuele databestanden.

27


6.4


Procedure <<3.4.A*, 3.4.C, 3.5.B*, 3.5.C, 3.5.D, 3.5.E, 3.5.G, 4.3.A*, 4.3.J*>> Alle documenten die binnen het bedrijf gebruikt worden, staan vermeld in het documentenregister. Hierbij is tevens aangegeven wie de opsteller is, wie de beheerder is, wie wijzigen mag en wie goedkeuring verleent. Binnen het bedrijf mag er niet gewerkt worden met vervallen documenten. Vervallen documenten die bewaard moeten blijven voor referentie of voor kennisoverdracht, dienen als zodanig gekenmerkt te worden. De nummering van documenten die tot het managementsysteem horen is beschreven in procedure 4. Documenten die op producten betrekking hebben zijn genummerd met een productgroepcode en een volgnummer. Alle documenten die op orders betrekking hebben worden voorzien van het ordernummer en een volgnummer. In het bedrijf opgestelde documenten dienen voorafgaand aan de goedkeuring beoordeeld te worden conform het documentenregister of volgens een aparte procedure. De gegeven commentaren dienen verwerkt te worden. Zonodig wordt daarna nog een beoordelingsronde uitgevoerd. De commentaren dienen bewaard te blijven. In de procedure waaruit de documenten voortkomen kan een afwijkende regeling staan. Gewijzigde documenten ondergaan dezelfde procedure. Gewijzigde documenten dienen herkenbaar te zijn aan een revisie- aanduiding. Waar mogelijk wordt de wijziging in de kantlijn aangegeven met een verticale lijn.

6.4.1

Vergunningen en wettelijke eisen <<2.2.A*, 2.2.B, 2.2.C*, 2.3.C*>> De KAM-coördinator beheert de vergunningen en de wettelijke voorschriften die voor het bedrijf van toepassing zijn. Als er wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten plaats gaan vinden, verifieert hij/ zij of die in overeenstemming zijn met de vergunningen en de regelgeving. Is dit niet het geval dan neemt de directie een besluit over aanpassing van de vergunningen of het verkrijgen van ontheffingen c.q. andere maatregelen om aan de eisen te voldoen. Documenten die betrekking hebben op het managementsysteem voor kwaliteit, milieu, energiezorg en Arbo zijn beschreven in procedure 4.

6.4.2

Computerbestanden en -programma's <<3.5.F, 4.1.B*>> Voor computerappatuur, software en netwerkbestanden is de systeembeheerder aangewezen als beheerder. Van alle in gebruik zijnde softwarepakketten bezit hij/zij de originele versie. Het beheer van de individuele PC bestanden is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Minimaal wekelijks maakt de beheerder een back-up van de databestanden, die in bewaring worden gegeven van/ bij <> De afdelingshoofden zorgen ervoor dat de back-ups van computerbestanden bij de systeembeheerder worden ingeleverd. Back-ups van databestanden die voor het bedrijf van vitaal belang zijn of programma's die in ontwikkeling zijn, worden bewaard op een brandvrije plaats. De beheerder regelt de toegangsbeveiliging conform de vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

28



Minimaal eenmaal per half jaar vervangt de systeembeheerder alle in gebruik zijnde automatische virusscanners door een nieuwe versie.

6.5

Rapportage en archivering De rapportage/ verdeling van de documenten geschiedt door middel van een verdeellijst/ verzenddocument. Alle relevante documenten worden binnen de verantwoordelijke afdeling bewaard gedurende de in bijlage (1) aangegeven bewaartijd. De lijst van documenten die onder deze procedure vallen wordt jaarlijks of zonodig vaker door de KAM-coördinator aangepast en verstuurd aan alle betrokkenen.

6.6

Gebruikte formulieren en informatiedragers − − −

documentenregister formulierenregister documentenverdeellijst

bijlage ..(1) bijlage ..(2) bijlage ..(3)

29


7 7.1


PROCEDURE 7: ONTWERP EN ONTWIKKELING Strekking Deze procedure beschrijft het ontwerpen ontwikkelingsproces bij <>. Deze werkwijze is van toepassing voor het ontwerpen en ontwikkelen van nieuwe producten en processen en het wijzigen van bestaande.

7.2

Referenties geen

7.3

Verantwoordelijkheden <<2.4.E*, 3.6.B>> Het hoofd van de Ontwerpafdeling is verantwoordelijk voor: − het vaststellen van een programma van eisen waaraan het ontwerp voor nieuwe producten en processen dienen te voldoen; − de beoordeling van het ontwerp op KAM- en energieaspecten; − beoordelen van de specificaties op KAM- eisen en energieaspecten (het programma van eisen dient rekening te houden met het energiebesparingsplan en de daarin opgenomen doelstellingen); − het (laten) opstellen van de plannen voor producten procesontwikkeling inclusief energieaspecten; − het toewijzen van de ontwerpwerkzaamheden; − het algemeen toezicht op de voortgang van ontwerpprojecten; − het maken van de ontwerpbegroting; − de beoordeling van ontwerpdocumenten; − de coördinatie van de ontwerpbeoordelingen buiten de afdeling; − de voortgang van het ontwerpproject; − het (laten) uitvoeren van beproevingen, testen etc. van een nieuw ontwerp. De projectleider is verantwoordelijk voor: − het opstellen van een projectwerkplan en het indien nodig doen van wijzigingsvoorstellen; − het technische ontwerp; − het maken van tekeningen en stuklijsten; − het opstellen van specificaties; − het uitvoeren van de berekeningen; − het verkrijgen van goedkeuring van keuringsinstanties en de klant. De directie is verantwoordelijk voor: − de goedkeuring van het projectwerkplan en van de eventueel daarop voorgestelde wijzigingen; − de goedkeuring van de ontwerpplannen; − de goedkeuring van het basisontwerp; − de goedkeuring van ontwerpbegroting en het toekennen van de benodigde budgetten.

30


7.4


Procedure <<2.1.I, 2.4.E*, 3.6.B, 4.1.A*>> Ontwerp- en ontwikkelingsactiviteiten (O&O) starten met het ontvangen van een O&Oopdracht of wijzigingsverzoek. Iedere belanghebbende binnen het bedrijf kan dit indienen. Minimaal dienen hierin te zijn aangegeven: − producttechnische en procestechnische eisen; − gevraagde realisatietermijn. O&O-opdrachten worden door de afdeling producten procesontwikkeling beoordeeld. Deze werkt de opdrachten verder uit tot projectvoorstellen en gaat na of een ander haalbaar is. Aspecten die onderzocht en uitgewerkt dienen te worden, zijn o.a.: − eisen m.b.t. wet- en regelgeving en afspraken gemaakt in het kader van de MJA − personele bezetting; − ontwerpfasering en planning; − van toepassing zijnde regelgeving, normen, codes en procedures; − output per ontwerpfase; − beoordelings- en beslismomenten; − kosten- en urenbegrotingen; − consequenties van wijzigingen voor lopende productie, geleverde orders en voorraadartikelen; − consequenties voor het energiegebruik en de energievoorziening − kwaliteits-, milieu- energie- en Arbo-eisen en randvoorwaarden. De uitgewerkte O&O-opdracht wordt ter goedkeuring aan de directie voorgelegd. Het hoofd van de ontwerpafdeling wijst, eventueel in overleg met de directie, een projectleider aan. In overleg tussen de projectleider en het hoofd van de ontwerpafdeling worden eventuele andere medewerkers bij het project betrokken. De projectleider werkt de O&O-opdracht of het wijzigingsvoorstel in technische zin uit. Het resultaat is een basisontwerp. Het hoofd van de ont werpafdeling maakt een projectwerkplan, waarin minimaal is aangegeven, voor zover van toepassing: wie het project uitvoeren; de taken van deze mensen; eventuele speciale afspraken; de planning en de fasering van het project; het resultaat van het project; projecten documentnummering; de opleveringsdatum of -termijn; overlegstructuren met andere belanghebbenden in de organisatie. Het basisontwerp of het wijzigingsvoorstel wordt aan betrokkenen buiten de afdeling voorgelegd voor commentaar. Hier wordt -zonodig- de klant ook bij betrokken. De eindverantwoordelijkheid voor goedkeuring van het basisontwerp en het projectwerkplan ligt bij de directie. De projectleider voert de werkzaamheden uit volgens het werkplan en aanvullende instructies van het hoofd van de ontwerpafdeling. In geval van onduidelijkheden wordt zonodig contact opgenomen met de klant of de opdrachtgever. Als er op- en aanmerkingen ontvangen worden die strijdig zijn worden deze besproken met de projectleider en de belanghebbenden.

31



Uitgangspunt voor de projectleider dienen bestaande ontwerpen, materialen en/ of productieprocessen te zijn. Bij het ontwerpen dient rekening gehouden te worden met de van toepassing zijnde overheidsvoorschriften, normen, codes/ regels etc. voor zowel kwaliteit, milieu, energie als veiligheid. Dit geldt voor het uiteindelijke product en het productieproces. Ontwerpdocumenten dienen ter beoordeling aan productie en de KAM-coördinator verzonden te worden en aan eventuele andere, door het hoofd van de ontwerpafdeling aan te wijzen, personen. Aspecten waarop beoordeeld moet worden, zijn o.a.: − produceerbaarheid; verkrijgbaarheid, uitbestedingsmogelijkheden; − overige kwaliteitseisen; − gebruikte materialen, grond- en hulpstoffen en de benodigde energievoorziening; − raakvlakken met andere disciplines; De KAM-coördinator dient de effecten voor het milieu, energie en de arbeidsomstandigheden c.q. veiligheid te beoordelen, alvorens een ontwerp wordt vrijgegeven voor productie. Aspecten die hierbij nagegaan dienen te worden, zijn o.a.: − milieu-, energie- en Arbo-effecten van het product en de toegepaste materialen zoals emissies, energiegebruik, geluidsniveau, trillingen etc.; − milieu- en energie-effecten in de keten van het productieproces en de te gebruiken hulpstoffen; − veiligheid van het product; − consequenties voor het milieu, de energievoorziening en de arbeidsomstandigheden voor het eigen personeel. Nieuwe of gewijzigde ontwerpdocumenten dienen, voordat ze de afdeling verlaten voor beoordeling, door het hoofd van de ontwerpafdeling te zijn gecontroleerd. Ontwerpdocumenten die voor beoordeling worden rondgestuurd worden voorzien van een verdeellijst. Gedurende het ontwerpproces wordt het projectwerkplan bijgehouden en bijgewerkt. Wijzigingen dienen door de afdeling producten procesontwikkeling en de directie te worden goedgekeurd. Indien nodig wordt er onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de ontwerpafdeling een proefproductie uitgevoerd. De beproeving hiervan dient plaats te vinden aan de hand van het programma van eisen en de ontwerpspecificaties. Indien hieruit ontwerpwijzigingen voortkomen, worden deze behandeld als alle andere wijzigingsvoorstellen. Na gereedmelding van de opdracht, wijziging of proefproductie worden alle registraties en aantekeningen die tijdens het vervaardigen zijn gemaakt ter beschikking van de afdeling producten procesontwikkeling gesteld. Samen met de KAM-coördinator gaat hij na of er wijzigingen en aanpassingen in de ontwerpdocumenten en specificaties moeten plaatsvinden. Wijzigingen worden behandeld als alle overige ontwerpwijzigingen. De ontwerpdocumenten krijgen de status ‘definitief’ of ‘as built’ en worden in het ontwerpdossier opgeborgen.

32


7.5


Rapportage en archivering Periodiek rapporteert het hoofd van de ontwerpafdeling aan de directie: − het aantal ontvangen wijzigingsvoorstellen en de oorzaken; − de afgewerkte voorstellen; − de kosten en baten van wijzigingen; − de status van de O&O-opdrachten; − per O&O-opdracht de voortgang en de kosten. Op grond van deze informatie wordt de productieplanning bijgewerkt. Indien hierdoor vertraging in levertijden kan ontstaan, dient de klant op de hoogte te worden gebracht. Van elke O&O-opdracht dient een dossier te worden aangelegd. Dit bevat minimaal: − het goedgekeurde basisontwerp; − alle ontwerpberekeningen; − goedkeuringen van keuringsinstanties c.q. typegoedkeuringen; − testen beproevingsresultaten; − verslagen van milieu-, energie en Arbo- effectbeoordelingen; − de benodigde aanpassingen in de energievoorziening; − resultaten van ontwerpbeoordelingen en verificaties; − stuklijsten met tekeningnummers en specificatienummers; − aangebrachte wijzigingen. De KAM-coördinator legt vast welke aanpassingen nodig zijn m.b.t. documenten, registraties en controles. Het ontwerpdossier dient bewaard te blijven gedurende de tijd dat het product op de markt gebracht wordt tot 10 jaar daarna, of 10 jaar na aflevering als het klantorders betreft, tenzij met de klant anders is overeengekomen.

7.6

Gebruikte formulieren en informatiedragers – – –

O&O-opdracht Wijzigingsverzoek/ -opdracht Verdeellijst

33


8


PROCEDURE 8: BEHEERSING EN AFHANDELING VAN TEKORTKOMINGEN EN AFWIJKINGEN

(mogelijk is deze procedure minder relevant in het kader van energiezorg, deze is voor de volledigheid bijgevoegd als voorbeeld) 8.1

Strekking In deze procedure wordt beschreven hoe er gehandeld moet worden als tekortkomingen of afwijkingen worden geconstateerd bij: − leveringen van derden; − productie of installatie; − het gebruik van energie tijdens de productie.

8.2

Referenties − −

8.3

Procedure 9: Het inkoopproces. Procedure 16: Maatregelen ter verbetering.

Verantwoordelijkheden <<3.1.E*>> De medewerker is er verantwoordelijk voor dat: − producten met afwijkingen worden geblokkeerd en een melding maken aan het hoofd van de betreffende afdeling; − producten met afwijkingen worden als zodanig gemerkt en na beslissing worden afgehandeld; − geconstateerde afwijkingen worden vastgelegd; − herstelde producten opnieuw worden gecontroleerd en vrijgeven voor de volgende bewerkingsstap − afwijkende energiegebruiken worden gemeld aan het hoofd van de betreffende afdeling. Hij heeft de bevoegdheid om beslissingen te nemen over afhandeling van afwijkende producten in gevallen zoals in deze procedure is aangegeven. Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor: het coördineren van activiteiten die tot een beslissing over de afhandeling moet leiden; het voorbereiden van de afhandelingswerkzaamheden. De verkoper is verantwoordelijk voor het melden van afwijkingen aan de klant en voor het bereiken van overeenstemming daarover. De inkoper is verantwoordelijk voor het afhandelen van afwijkende toeleveringen. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor de jaarlijkse analyse en rapportage van tekortkomingen (in het kader van de systeembeoordeling door de leiding en in het kader van de jaarlijkse MJA-monitoring). Hij initieert maatregelen ter verbetering en rapporteert omtrent de effectiviteit van de genomen maatregelen. Een en ander gebeurt in overleg met de staf.

34


8.4


Procedure <<4.2.B*, 4.2.C*>> Iedere medewerker die een tekortkoming of afwijkend energiegebruik signaleert dient dit te melden het hoofd van de afdeling. Hij/zij beslist over verdere afhandeling. Stelt hij/zij vast dat de afwijking eenvoudig kan worden hersteld zonder verdere consequenties (zie hieronder) dan noteert hij dit op de werkorder en geeft het product na controle vrij. Er dient van producten of werk dat niet aan de eisen voldoet een melding te worden opgesteld als: − dit niet meer overeenkomstig de specificaties (tekeningen e.d.) kan worden gemaakt; − er extra werkzaamheden verricht moeten worden die meer dan bijv. EURO 100,kosten; − de oorzaak bij een andere afdeling/partij ligt; − er afspraken gemaakt zijn met de klant; − de levertijd wordt overschreden; − er twijfel rijst over de betrouwbaarheid van het product of installatie. Bij toeleveringen die niet conform de inkoopspecificaties worden geleverd moet een opmerking op de bestelbon geplaatst worden en getracht worden om met de leverancier tot een overeenstemming te komen voor de oplossing van het probleem. Betreft het een toelevering met een ernstige afwijking dan moet de leverancier direct op de hoogte worden gebracht en indien nodig de levering direct te retourneren. Producten waarvoor een melding is gemaakt en waarover nog geen beslissing is genomen, dienen voorzien te worden van een blokkade-sticker of -label (rood) en zonodig apart te worden gezet om verdere bewerking of gebruik te voorkomen. Het hoofd van de afdeling coördineert het verkrijgen van een beslissing over de verdere afhandeling van het product of de installatie. De verkoper of aangewezen contactpersoon treedt in overleg met de klant en probeert tot overeenstemming te komen als: − als de levertijd wordt overschreden; − als de klant ontwerpverantwoordelijkheid draagt en het ontwerp zou moeten worden gewijzigd; − als er reparaties nodig zijn om het product, waarvoor de klant de ontwerpverantwoordelijkheid heeft, weer binnen de specificaties te krijgen; − als de afwijking niet van invloed is en het product of de installatie als zodanig kan worden gebruikt. Loopt een opdracht onder keur, dan wordt van de keuringsinstantie toestemming gevraagd over de voorgestelde oplossing van de afwijking.

35


8.5


Rapportage en archivering <<4.2.D>> Wekelijks worden de opdrachten en daaraan gekoppelde bijzonderheden in de werkbespreking doorgenomen. De inkopers kopiëren afwijkingsmeldingen die op de bestelbon zijn gezet ten behoeve van de leveranciersdossiers. De afgehandelde meldingen worden aan de KAM-coördinator ter hand gesteld voor analyse en voor het initiëren van maatregelen ter verbetering in overleg met de staf. Minimaal eenmaal per jaar maakt de KAM-coördinator een overzicht van de geconstateerde afwijkingen, de eventuele oorzaken en de genomen maatregelen ter verbetering. De ordergebonden meldingen worden opgeborgen in het orderdossier.

8.6

Gebruikte formulieren en informatiedragers – Afwijkingsmelding

36


9 9.1


PROCEDURE 9: HET INKOOPPROCES Strekking Deze procedure beschrijft de werkwijze voor het inkopen. In het bijzonder: − het inkopen van materiaal, energie, onderdelen en diensten t.b.v. orders; − het inkopen van voorraadartikelen, gereedschappen en hulpmiddelen; − het uitbesteden van werkzaamheden; − het inkopen van investeringsgoederen en onderhoudsdiensten. De aankoop van kantoorbehoeften vallen niet onder deze of enige andere procedure.

9.2

Referenties − −

9.3

Procedure 8: Beheersing en afhandeling van tekortkomingen en afwijkingen. Procedure 10: Leveranciersselectie.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De inkoopbevoegdheid is gelegd bij: a. De directie voor alle goederen. − Bedrag: onbeperkt of zoals vastgelegd in de inschrijvi ng van de KvK. b. Het hoofd TD voor: − voorraadartikelen − gereedschappen en hulpmiddelen Bedragen: − opdrachtgebonden: onbeperkt; − overige inkopen in overleg met de directie. c. −

Het hoofd productie voor; gereedschappen en hulpmiddelen tot een bedrag van EURO 1000,- per week; daarboven in overleg met de directie.

De directie is verantwoordelijk voor: het goedkeuren van het bestand van voorkeursleveranciers. De afdeling inkoop is verantwoordelijk voor: − het controleren van de interne bestelaanvragen; − het aanvragen van offertes; − het voeren van de onderhandelingen met de leverancier; − het opstellen van de bestellingen en de verdeling ervan; − het bewaken van de levertijden; − het op peil houden van het bestand van voorkeursleveranciers; − het bijhouden en analyseren van de leve ranciersdossiers; − het zonodig beoordelen van leveranciers; − het (laten) uitvoeren van afnames.

37


Het − − − −


hoofd productie is verantwoordelijk voor: het verzorgen van de ingangscontrole; de ontvangstmelding aan de inkoper; de identificatie van de ontvangen goederen; de opslag of verdeling van de ontvangen goederen.

De administratie is verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − het bewaren van de kwaliteitsdocumenten; − het op peil houden van de beoordeelde- stoffenlijst; − het beoordelen van kwaliteits-, milieu-, energie- en Arbo-aspecten van in te kopen goederen.

9.4

Procedure <<3.6.E>> Het in gang zetten van het aankoopproces gebeurt: − tijdens het voorbereiden van de opdracht of het uitvoeren van de werkzaamheden; − t.g.v. een melding dat er behoefte is aan aanvulling van de voorraad of indien de energievraag substantieel wijzigt; − op grond van de onderhoudsplanning of op grond van storingsmeldingen. Voor de melding wordt gebruikt gemaakt van een interne bestelbon. De interne bestelbon dient minimaal de volgende informatie te bevatten: − referentie en ordernummer en naam van de aanvrager; − aanduiding van artikel c.q. nauwkeurige omschrijving van de uitvoering, kwaliteitsklasse etc.; − van toepassing zijnde tekeningen, (VGM)-specificaties etc.; − aantal of hoeveelheid; − mogelijke leverancier; − gewenste levertijd; − wel of geen certificaten; − wel of geen afname bij de leverancier; − wel of geen kwaliteits-/keuringsplan; − wel of geen productveiligheidsbladen. De inkoper gaat na of de bestelling een standaard artikel is dat gekocht kan worden bij een van de voorkeursleveranciers. Is dit niet het geval dan vraagt hij 3 offertes aan. Offertes worden ook aangevraagd als het inkoopbedrag meer dan EURO ....... is. De afdeling inkoop beoordeelt de offertes op kwaliteit, milieu, energie en Arbo. Als de aankoop voorkomt op de lijst van risicovolle middelen, bepaalt hij aan welke veiligheids- gezondheids- en milieu(VGM) specificaties moet worden voldaan en of een externe keuringsinstantie het product moet keuren. Tenslotte beoordeelt de interne besteller de offerte op technische aspecten. De inkoper voert de commerciële beoordeling uit. Tevens kiest hij de leverancier op grond van de beoordelingsresultaten. Zie ook hieronder bij “ kopen bij leveranciers die niet op de voorkeurslijst staan”.

38



Zijn in te kopen producten of diensten van grote invloed op de eigen prestaties ten aanzien van kwaliteit, milieu en arbeidsomstandigheden, dan wordt de leverancier bezocht door de inkoper en de KAM-coördinator. Samen bespreken zij de volgende aspecten: − het maken van kwaliteitsplannen; − indien van toepassing het opstellen van een milieu-, energie- of Arboplan c.q. een projectveiligheidsplan; − het opstellen van veiligheidsspecificaties; − bewerkingen, materialen en hulpmiddelen; − verpakken en aanleveren van de producten; − te leveren documenten; − het milieu- en energieprofiel van de in te kopen goederen en het verbeteren ervan. De hierover gemaakte afspraken worden vastgelegd. Bestellingen (zowel producten als diensten) worden in principe altijd geplaatst bij leveranciers die voorkomen op de voorkeurslijst. Offertes mogen ook aangevraagd worden bij leveranciers die daar niet op voorkomen. Op grond van de overeengekomen prijs wordt, binnen het bestand van voorkeursleveraniers, de gunning verstrekt. Is het nodig of wenst men essentiële zaken te kopen bij een leverancier die niet op de voorkeurslijst voorkomt, dient de directie dit goed te keuren als niet vooraf een beoordeling wordt uitgevoerd. De inkoper moet in deze gevallen altijd een of meerdere referenties natrekken of een bezoek brengen om zich een oordeel te vormen. Bouwkundige, installatiebedrijven e.d. die niet op de voorkeurslijst voorkomen moeten een kopie van hun "veiligheidschecklist aannemer" (VCA)- certificaat verstrekken. Goederen van leveranciers die niet op de voorkeurlijst staan, dienen bij ontvangst gecontroleerd te worden. Dienstverleners op deze lijst kunnen tijdens het aflevertraject gecontroleerd worden. De − − − −

inkoopopdracht dient minimaal met de volgende informatie te bevatten: gegevens van de interne bestelbon; afspraken over controle bij de leverancier; aan etikettering en identificatie gestelde eisen (bijv. gevaargoederen etc.); aan verpakkingen gestelde eisen (aard, ruilverpakking, retour etc.);

De inkoper volgt de levertermijn op. Berichten voor inspectie of afname worden aan de KAM-coördinator doorgegeven, die dit verder verzorgt. Afwijkingen worden behandeld volgens procedure 8. Bij aanlevering tekent de magazijnmedewerker de vrachtdocumenten af voor ontvangst en handelt de levering af. Bij ontvangst van de factuur vergelijkt de administratie deze met de inkoopbon en schrijft de factuur in. De inkoper tekent ervoor dat alles, inclusief de vereiste documenten, in orde is.

39


9.5


Rapportage en archivering Bestelbonnen/inkoopopdrachten worden door de inkoper opgeborgen in map voor uitstaande bestellingen. Een kopie wordt aan de administratie, de aanvrager en het magazijn verstrekt. Kopieën van de bestelbonnen op order worden in het inkoopdossier opgeborgen tot de levering heeft plaatsgevonden. Na levering worden deze vervangen door exemplaren die de magazijnmedewerker heeft afgetekend. Van alle leveringen met afwijkingen wordt aantekening gemaakt die op leverancier worden opgeborgen. De inkoper beheert dit bestand voor de duur van minimaal 1 jaar waarna deze gebruikt worden voor het bijwerken van de lijst van voorkeursleveranciers. De KAM-coördinator bewaart alle leveranciersgegevens minimaal 3 jaar. De administratie bewaart de facturen en bijbehorende inkoopbonnen minimaal 10 jaar.

9.6

Gebruikte formulieren en informatiedragers Inkoopbon

Bijlage ..(1)

40



10 PROCEDURE 10: LEVERANCIERSSELECTIE 10.1 Strekking Deze procedure beschrijft de selectie van toeleveranciers en bouwkundige, installatiebedrijven e.d.. In het bijzonder die van producten en diensten die voor de beheersing van de eigen kwaliteit, het milieu, het energiegebruik en de arbeidsomstandigheden van belang zijn.

10.2 Referenties −

Procedure 9: Het inkoopproces

10.3 Verantwoordelijkheden De directie is verantwoordelijk voor: − het goedkeuren van het bestand van voorkeursleveranciers. De afdeling inkoop is verantwoordelijk voor: − het onderhouden van het leveranciersdossier; − het op peil houden van het bestand van voorkeursleveranciers; − het analyseren van de leveranciersdossiers; − het zonodig beoordelen van leveranciers; − het (laten) uitvoeren van afnames; − het bewaren van de kwaliteitsdocumenten.

10.4 Procedure <<2.3.B, 3.3.B, 3.6.D*, 3.6.E>> Minimaal eenmaal per jaar stelt de afdeling inkoop een lijst met voorkeursleveranciers samen. De directie keurt deze lijst goed. Hij zorgt er tevens voor dat van elke voorkeursleverancier een dossier aanwezig is voor het verzamelen van informatie. De inkoper verzamelt alle registraties en documenten die betrekking hebben op toeleveringen en uitbestedingen. Dit zijn minimaal: − inkoopbonnen met opmerkingen van de ontvangstcontrole; − idem met opmerkingen t.a.v. levertijden; − afwijkingsmeldingen die betrekking hebben op toeleveringen; − besprekingsverslagen m.b.t. kwaliteit, milieu, energieverbruik of arbeidsomstandigheden; − lijst van veiligheidsrisico's; − claims die uitgebracht zijn; − copie van VCA- certificaat (wanneer hij als bouwkundige, installatiebedrijven e.d. optreedt).

41



Is er sprake van een mogelijke nieuwe leverancier waarbij energie- en milieuonderwerpen aan de orde komen dan stuurt de KAM-coördinator deze een vragenlijst. Op grond van de ingevulde vragenlijst bepaalt hij/zij, in overleg met de afdeling inkoop of een bezoek gewenst is. Indien er geen milieu- of energieaspecten een rol spelen stuurt de afdeling inkoop de vragenlijst rechtstreeks. Bestaande leveranciers ontvangen elke 3 jaar hun ingevulde vragenlijst met het verzoek om eventuele wijzigingen door te geven. Indien het een bouwkundig bedrijf, installatiebedrijf e.d. betreft dient dit bedrijf een kopie van het VCAcertificaat mee te sturen. De eerste levering van een nieuwe leverancier wordt beschouwd als een proeforder. Kwaliteitscontrole dient dan plaats te vinden op een van de volgende momenten: − bij ontvangst; − bij afname bij de leverancier − tijdens productie of uitvoering. Als de resultaten positief zijn, wordt de leverancier toegevoegd aan de voorkeursleveranciers. Minimaal eenmaal per jaar beoordelen de KAM-coördinator en de inkoper de leveranciersdossiers op de volgende punten: − al of niet gecertificeerd; − relatie en communicatie; − levertijden; − kwaliteit, incl. milieu, Arbo, energie, energiezorg en veiligheid; − compleetheid van goederen en documenten.

42



De resultaten worden op het beoordelingsoverzicht gezet. De beoordelingsresultaten worden gerelateerd aan de leveringen. Hierbij gelden de volgende criteria: 1.

Kwaliteit, milieu, Arbo, energiezorg en Veiligheid Geen afwijkingen/ problemen 4 punten Kleine afwijkingen /problemen die gemakkelijk te herstellen waren 3 punten Veel afwijkingen/ herstellingen 2 punten Grote afwijkingen/ afkeur/ retourzendingen/ grote problemen 1 punt

2.

Levertijd (overschrijding van de beloofde levertijden) Altijd op tijd een enkele keer te laat 3 punten vaak te laat vaak veel te laat

3.

Compleetheid van goederen en documenten Altijd complete leveringen Goederen altijd compleet maar documenten soms niet volledig Goederen soms incompleet en documenten meestal compleet Zowel goederen als documenten vaak incompleet

4 punten 2 punten 1 punt

4 punten 3 punten 2 punten 1 punt

4.

Relatie en communicatie met de leverancier Hieronder vallen bijvoorbeeld: beantwoorden van vragen, correspondentie, orderbevestigingen etc. Beoordeling: Zeer goed 4 punten Goed 3 punten Redelijk 2 punten Matig 1 punt

5.

Managementsysteem Gecertificeerde managementsystemen Gecertificeerd managementsysteem Niet gecertificeerd managementsyste(e)m(en) Geen managementsysteem


Puntenwaardering 17 - 20 punten Zeer betrouwbare leverancier waarbij nagenoeg geheel op zijn zorg voor kwaliteit, milieu, energiezorg en arbeidsomstandigheden wordt vertrouwd. 13 - 16 punten Betrouwbare leverancier waarbij enige toezicht tijdens productie uitvoering gewenst is. 9 - 12 punten Redelijk betrouwbare leverancier waarbij toezicht tijdens productie/uitvoering gewenst is. 5 - 8 punten Minder betrouwbare leverancier waarbij toezicht tijdens productie/uitvoering noodzakelijk is of waar voorlopig geen zaken meer mee wordt gedaan.

43



Voor dienstverleners is er een soortgelijke beoordeling. 1. Kwaliteit, milieu, en energiezorg en Arbo Geen afwijkingen/ problemen 4 punten Kleine afwijkingen/ problemen die gemakkelijk te herstellen waren 3 punten Veel afwijkingen/ herstellingen 2 punten Grote afwijkingen/afkeur/grote problemen 1 punt 2.

Levertijd (overschrijding van de beloofde levertijden) Altijd op tijd een enkele keer te laat 3 punten vaak te laat vaak veel te laat

3. Relatie en communicatie met de leverancier Hieronder vallen bijvoorbeeld: beantwoorden van vragen, correspondentie, orderbevestigingen etc. Beoordeling: Zeer goed Goed Redelijk Matig 4.

5.

Kwaliteitssysteem Gecertificeerd kwaliteitssysteem Niet gecertificeerd kwaliteitssysteem Geen kwaliteitssysteem




VCA- gecertificeerd VCA- gecertificeerd 4 punten Niet VCA- gecerticeerd 0 punten (N.B. Bouwkundige, installatiebedrijf e.d. moet in bezit van VCA- certificaat zijn)

Puntenwaardering (onderstaande puntentelling is gebaseerd op een bedrijf waarvoor een VCA-certificaat relevant geacht. Is zo'n certificaat niet zinvol dan vervalt punt 5 en wordt de puntentelling aangepast door voor deze bedrijven 4 punten extra toe te kennen). 17 - 20 punten Zeer betrouwbare dienstverlener waarbij nagenoeg geheel op zijn zorg voor kwaliteit, milieu, energieverbruik en arbeidsomstandigheden wordt ve rtrouwd. 13 - 16 punten Betrouwbare dienstverlener waarbij enige toezicht tijdens productie/uitvoering gewenst is. 9 - 12 punten Redelijk betrouwbare dienstverlener waarbij toezicht tijdens productie/uitvoering gewenst is. 5 - 8 punten Minder betrouwbare dienstverlener waarbij toezicht tijdens productie/uitvoering noodzakelijk is of waar voorlopig geen zaken meer mee wordt gedaan.

44



De KAM-coördinator bezoekt zonodig, eventueel tezamen met de inkoper, de leveranciers die: − minder dan 13 punten scoren of − op een van de aspecten een score krijgen van 2 of minder punten, om over verbeteringsmaatregelen te spreken. De resultaten worden vastgelegd en opgevolgd door de KAM-coördinator. Leveranciers waarmee in de afgelopen twee jaar geen zaken is gedaan, worden van de lijst afgevoerd. De resultaten worden verwerkt op de lijst met voorkeursleveranciers. Deze lijst wordt aan de directie te goedkeuring voorgelegd.

10.5 Rapportage en archivering De inkoper beheert de leveranciersdossiers, zie onder 10.4. Bewaartijd 1 jaar na beoordeling. De KAM-coördinator beheert de lijst van voorkeursleveranciers. Bewaartijd 3 jaar.

10.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers − − −

Beoordelingsformulier Vragenlijst energie en milieu Vragenlijst algemene inkoopaspecten

Bijlage ..(1) Bijlage ..(2) Bijlage ..(3)

45



11 PROCEDURE 11: BEHEER MEET- EN CONTROLEMIDDELEN 11.1 Strekking Deze procedure beschrijft de werkwijze voor het onderhouden en calibreren van meet- en controlemiddelen teneinde systematische meetfouten te voorkomen.

11.2 Referenties geen

11.3 Verantwoordelijkheden De TD is verantwoordelijk voor: − het beheer van de meetmiddelen ten behoeve van productie; − de uitvoering van de calibratie van de meetmiddelen ten behoeve van productie; − de registratie van de calibratie; − het juiste gebruik en opslag van de meetmiddelen; − het verzorgen van de calibratie van apparatuur die gebruikt wordt bij het bepalen van het energiegebruik alsmede de registratie ervan; − de controle op de juiste werking van de registratiesoftware (o.a. bij datacollectie). De − − −

TD is verantwoordelijk voor: de aanschaf van meetmiddelen en registratiesoftware ten behoeve van productie; het inkopen van diensten ten behoeve van metingen en calibratie voor productie; het opstellen van de calibratie-instructies ten behoeve van productie.

De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − het bepalen van de metingen die voor milieu-, energie en arbo moeten worden verricht; − het verzorgen van de apparatuur voor deze metingen; − het beheer van de middelen ten behoeve van milieu-, energie en arbometingen; − de calibratie van deze meetmiddelen; − de registratie van de calibratie; − het juiste gebruik en opslag van deze meetmiddelen.

46



11.4 Procedure <<3.6.D*, 4.1.F>> Metingen waarmee de overeenstemming met de eisen of doelstellingen moet worden aangetoond, dienen met gecalibreerde middelen te worden uitgevoerd. De gebruiker is er verantwoordelijk voor dat het instrument tijdig wordt gecalibreerd. Bij de beoordeling van een offerte voor calibratiewerkzaamheden wordt nagegaan of aan de gestelde eisen kan worden voldaan en of de vereiste meetmiddelen hiervoor aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan worden deze aangeschaft, geleend/gehuurd of worden de metingen en beproevingen uitbesteed. De werkvoorbereider is er verantwoordelijk voor dat de aangeschafte of geleende/gehuurde meetmiddelen gecalibreerd zijn of worden. Indien beproevingen en metingen worden uitbesteed, dient dit door daarvoor gekwalificeerde personen of instellingen te gebeuren. De KAM-coördinator bepaalt in het kader van het milieuzorgsysteem, het arbobeleid, het energiebeheer en de preventie welke metingen en waarnemingen hiervoor plaats moeten vinden. Hij verzorgt hiervoor de nodige middelen of besteedt metingen uit. De middelen die aangeschaft worden, dienen in het calibratiesysteem opgenomen te worden. Geleende/gehuurde apparatuur moet binnen de geldige calibratietermijn vallen. Metingen die worden uitbesteed dienen door gekwalificeerde personen of instellingen te worden uitgevoerd. De werkplaatschef verzorgt voor meetmiddelen die in de productie worden gebruikt de uitvoering van de calibratie, het coderen van het middel, het aanbrengen van indicatie van het einde van de calibratietermijn en het bijwerken van de stamkaart. Voor de milieu-, energie- en arbomeetmiddelen is dit de taak van de KAM-coördinator. Meetmiddelen die beschadigd zijn of waarover twijfel bestaat ten aanzien van de nauwkeurigheid, worden opnieuw ter calibratie/onderhoud aangeboden. Calibraties die extern worden uitgevoerd, dienen plaats te vinden bij een NKOgoedgekeurde instelling. De werk voorbereider/planner zorgt voor een overzicht van deze instellingen.

11.5 Rapportage en archivering Van elk meetmiddel is een stamkaart aanwezig die beheerd wordt door de werkplaatschef voor de meetmiddelen die in de productie gebruikt worden en door de KAM-coördinator voor alle meetmiddelen ten behoeve van milieu, energie en arbo. Meetmiddelen die extern zijn gecalibreerd, dienen voorzien te zijn van een certificaat, ondertekend voor akkoord door de werkvoorbereider of de KAM-coördinator. Calibratiegegevens worden bewaard gedurende de gebruiksduur van het meetmiddel.

11.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers Stamkaart

47



12 PROCEDURE 12: PERSONEELSBELEID 12.1 Strekking In deze procedure is aangegeven: − op welke wijze in een vacature wordt voorzien; − op welke wijze functioneringsgesprekken plaatsvinden; − op welke wijze en onder welke voorwaarden ontslag plaatsvindt.

12.2 Referenties − Procedure 13: Opleiding en training

12.3 Verantwoordelijkheden <<3.2.B*>> De directie is verantwoordelijk voor: − het aannemen van nieuw personeel; − ontslag van personeel. De (afdelings)chef is verantwoordelijk voor: − houden van functioneringsgesprekken; − signaleren van personeelsbehoefte; − toezicht houden op naleving van voorschriften; − aanwijzen van een ‘mentor’ voor jeugdig personeel. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor de voorlichting van nieuw personeel op het gebied van milieu, energiezorg en arbeidsomstandigheden. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor: − werken volgens de energiezorg- en KAM- bedrijfsvoorschriften; − leveren van een bijdrage aan het functioneringsgesprek.

12.4 Procedure <<3.2.C>> Indien binnen de organisatie vastgesteld wordt dat er behoefte is aan nieuw personeel, dan dient de betreffende chef dit aan de directie te melden en moet een functieprofiel van de vrijkomende functie worden vastgesteld (ingeval van een bestaande functie is dit de functiebeschrijving). Na vaststelling van het profiel wordt in overleg met de directie nagegaan of: − de vacature door interne verschuiving van personeel vervuld kan worden (als dit past binnen het loopbaanbeleid); − het werk door tijdelijk personeel uitgevoerd kan worden; − de vacature door een nieuwe vaste kracht vervuld kan worden.

48



Aan de hand van het functieprofiel en het personeelsdossier van medewerkers dient te worden nagegaan of er binnen de organisatie medewerkers aanwezig zijn die over voldoende kwalificaties beschikken om de vrijgekomen vacature te vervullen. Indien interne verschuiving tot de mogelijkheden behoort, zal de betreffende medewerker hiervan op de hoogte worden gesteld en kan de sollicitatieprocedure worden gestart (zie "werving vast personeel"). Werving tijdelijk personeel Indien de behoefte aan nieuw personeel van tijdelijke aard is kan hiervoor tijdelijk personeel ingehuurd worden. Hierbij gelden de volgende criteria: − tijdelijk personeel dient van hetzelfde niveau te zijn als vast personeel voor deze functie; − tijdelijk personeel krijgt dezelfde voorlichting op energiezorg- en KAM- gebied als vast personeel; − tijdelijk personeel wordt altijd onder begeleiding van een ervaren vaste medewerker geplaatst; − indien het om jeugdigen gaat (onder de 18 jaar) krijgen zij een mentor toegewezen. Het inhuren van tijdelijk personeel via uitzendbureaus vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bedrijfsbureau. Werving vast personeel (voor onbepaalde en bepaalde tijd). Als besloten is om een nieuwe vaste kracht te werven wordt door de directie contact gelegd met uitzendbureaus, het arbeidsbureau of wordt een advertentie geplaatst (afhankelijk van het functieniveau). Het werven van vast personeel vindt plaats volgens de hiervoor geldende richtlijnen in het arbeidsrecht. Geschikte kandidaten worden voor een eerste gesprek met de betreffende chef en eventueel toekomstige collega's uitgenodigd. Hierbij wordt een profiel van het bedrijf alsmede van de vacante functie gegeven. De meest geschikte kandidaten (maximaal 3 tot 4) worden voor een gesprek met de directie en de afdelingschef uitgenodigd. Voor leidinggevende functies zal tevens een psychologische test worden afgenomen. In overleg met betreffende chef wordt door de directie vastgesteld welke kandidaat de voorkeur geniet. Deze kandidaat zal voor een afrondend gesprek bij de directie worden uitgenodigd en een medische keuring ondergaan. Na ondertekening van het arbeidscontract wordt, indien van toepassing de schriftelijke sollicitatie en het contract in het personeelsdossier opgeborgen. De gegevens van de andere kandidaten worden teruggestuurd of vernietigd. De nieuwe medewerker (zowel met vast als tijdelijk contract) is verplicht de Arbo-, milieu- en energiezorgintroductie te volgen. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering van de introductie. Na afloop van de introductie dient de nieuw in dienst getreden werknemer een bewijs van deelname te ondertekenen. Dit bewijs wordt in het personeelsdossier opgeslagen. Voor afloop van de proeftijd vindt een functioneringsgesprek plaats tussen de werknemer en de chef.

49



Functioneringsgesprekken. Jaarlijks vinden functioneringsgesprekken plaats tussen de werknemers en hun directe chef. Hierbij wordt van een standaardformulier gebruik gemaakt. De werknemer ontvangt een kopie van het formulier; het origineel wordt in het personeelsdossier opgeslagen. De resultaten van de functioneringsgesprekken worden gebruikt bij het opstellen van een individueel opleidingsplan, interne overplaatsing, promotie etc.. In de functioneringsgesprekken worden in ieder geval houding t.o.v. en omgang met de kwaliteits-, ARBO-, milieu- en energiezorgsystemen besproken. Disciplinaire maatregelen en ontslag. Bij overtreding van bedrijfseigen voorschriften (bijv. veiligheidsvoorschriften, milieuvoorschriften, energiezorginstructies) kan tot disciplinaire maatregelen worden overgegaan. De directe chef is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van bedrijfseigen voorschriften. Indien tot ontslag van een werknemer wordt overgegaan, wordt de betreffende persoon hiervan schriftelijk met omschrijving van redenen op de hoogte gebracht. Hierbij worden de voorschriften van het arbeidsrecht in acht genomen. Indien een werknemer ontslag neemt of krijgt, zal voor hem, indien hij daar prijs op stelt, een getuigschrift worden opgesteld.

12.5 Rapportage en archivering De afdeling personeelszaken beheert de personeelsdossiers.

12.6 Gebruikte formulieren − −

Formulier functioneringsgesprekken. Sollicitatieformulier.

50



13 PROCEDURE 13: OPLEIDING EN TRAINING 13.1 Strekking In deze procedure is aangegeven: − op welke wijze nieuw personeel voorgelicht en geïnstrueerd wordt op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden, milieu en energiebeheer; − op welke wijze jeugdigen voorgelicht en geïnstrueerd worden; − onder welke voorwaarde individuele scholing en bijscholing mogelijk is.

13.2 Referenties −

Procedure 12: Personeelsbeleid.

13.3 Verantwoordelijkheden <<3.2.B*>> De directie is verantwoordelijk voor: − autoriseren van het opleidingsplan; − aanwijzen van een mentor voor jeugdig personeel (jonger dan 18 jaar). Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor: − vaststellen van de opleidingsbehoefte binnen de afdeling; − geven van functiegerichte voorlichting en onderricht op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden, milieu en energie; − extra aandacht voor jeugdige werknemers binnen de afdeling; − het stimuleren van het aandragen van ideeën; − het beoordelen van het functioneren van medewerkers m.b.t. relevante energieonderwerpen; − het doen opstellen van het opleidingsplan; − het doen bijhouden van de opleidingsregistratie. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − de voorlichting en onderricht van personeel (inclusief bouwkundige, installatiebedrijven e.d.) op het gebied van kwaliteit, energie, arbo en milieu. De afdeling personeeelszaken is verantwoordelijk voor: − het opstellen van het opleidingsplan; − het bijhouden van de opleidingsregistratie. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor: − medewerking verlenen aan de voor hen bedoelde voorlichting en onderricht; − aangegeven van specifieke (functiegerichte) opleidingsbehoeften; − ondertekening van de gevolgde voorlichting; − aandragen van ideeën voor verbeteringen op energiezorg- en KAM-gebied. De mentor voor jeugdigen is verantwoordelijk voor: − geven van aanvullend onderricht aan jeugdigen; − onderhouden van contacten met opleidingsinstellingen waar de jeugdige onderricht en vorming ontvangt.

51



13.4 Procedure <<3.2.A*, 3.2.C, 3.2.D>> Jaarlijks wordt door de afdeling personeelszaken en interne diensten in overleg met de afdelingschefs en de KAM-coördinator de opleidingsbehoefte binnen de onderneming vastgesteld. Het opleidingsplan wordt in het jaarplan opgenomen. Wijzigingen in de individuele opleidingsbehoefte worden in de functiebeschrijving en het personeelsdossier opgenomen. Van alle werknemers wordt een opleidingsregistratie bijgehouden waarin wordt bijgehouden welke opleidingen en instructies ze hebben gevolgd en of ze voor bepaalde risico’s medisch geschikt zijn verklaard en regelmatig worden gekeurd. Het − − −

opleidingsplan bestaat uit een drietal onderdelen: algemene voorlichting voor nieuw en bestaand personeel; functiegerichte voorlichting voor nieuw en bestaand personeel; bijscholing en studiefaciliteiten voor bestaand personeel.

Algemene voorlichting voor nieuw en bestaand personeel Al het nieuwe personeel neemt deel aan een algemene voorlichting met betrekking tot de KAM- en energiezorgvoorschriften van het bedrijf. Deze voorlichting wordt door de KAMcoördinator uitgevoerd. Dit geldt ook voor vakantiewerkers, tijdelijk personeel en personeel van derden. Onderwerpen die in elk geval aan bod komen zijn: − het algemeen veiligheidsregelement; − de algemene risico’s op het werk; − hoe te handelen bij calamiteiten; − rapportage van onveilige situaties en handelingen; − persoonlijke beschermingsmiddelen; − hoe te handelen bij ernstig letsel; − overige relevante basis veiligheidsregels; − het KAM- beleid van de onderneming; − het energiezorgbeleid van de onderneming; − algemene KAM -regels, -voorschriften en -procedures; − de ARBO- wet, milieuvergunningen; − de werking van het noodplan en het inschakelen van bedrijfshulpverleners. Voor personeel dat in vaste dienst komt, wordt tevens aandacht geschonken aan: − taken van de arbodienst (o.a. periodiek algemeen gezondheidsonderzoek (PAGO), spreekuur); − de OR of werknemersvertegenwoordiging; − salarisregelingen, verzekeringen, pensioenfonds, vakanties, verzuimmelding, disciplinebeleid, opleidingsmogelijkheden etc.). Functiegerichte voorlichting voor bestaand en nieuw personeel

52



Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de functiegerichte voorlichting en onderricht voor nieuw personeel dat in zijn afdeling komt te werken. Onderwerpen die in elk geval aan bod komen zijn: − afdelingsregels; − werkinstructies; − procedures; − plaats en werking nooddouches, oogdouches, brandblusmidelen, EHBO-doos etc.. Voor alle risicovolle taken wordt vastgesteld welke opleidingen voor het mogen uitvoeren van deze taken noodzakelijk zijn. Het afdelingshoofd dient er op toe te zien dat medewerkers die risicovolle taken uitvoeren, hiervoor de geschikte opleiding hebben gevolgd. Elementen van bovengenoemde algemene en functiegerichte voorlichting worden herhaald indien: − werkwijzen, regels en procedures binnen het bedrijf veranderd zijn; − uit inspecties blijkt dat regels en voorschriften niet nageleefd worden; − uit ongevals- of incidentenonderzoek blijkt dat aanvullende of hernieuwde voorlichting en onderricht noodzakelijk is. Vaktechnische opleidingen, bijscholing en studiefaciliteiten voor bestaand personeel. Tenminste jaarlijks wordt nagegaan of de vaktechnische kennis en ervaring van het personeel aanleiding geeft tot het volgen van vaktechnische (bij)scholing. Nadat de werknemer aan welk onderricht dan ook heeft deelgenomen wordt een bewijs van deelname door hem ondertekend en in het personeelsdossier opgeslagen. Aan nieuw in dienst tredende jeugdigen (jonger dan 18 jaar) wordt door de directie een mentor toegewezen. De mentor draagt zorg voor het extra onderricht dat speciaal op jeugdigen is toegespitst en voor de communicatie met opleidingsinstellingen. Werknemers worden gestimuleerd tot het aandragen van eigen ideeën op KAM- en energiezorggebied. De KAM-coördinator beoordeelt deze ideeën en werkt ze zonodig uit tot voorstellen voor verbetering. Na afronding van de cursus evalueert de afdeling personeelszaken de gevolgde cursus tezamen met de medewerker ten aanzien van de volgende aspecten: − inhoud; − presentatie; − locatie; − kosten. Na drie maanden evalueert de afdeling personeelszaken tezamen met de medewerker in hoeverre het geleerde in de praktijk toepasbaar is gebleken. Deze evaluaties zijn bedoeld voor de selectie van opleidingsinstituten en voor het bepalen van het rendement van de opleidingsinvestering.

13.5 Rapportage en archivering De afdeling personeelszaken beheert de opleidingsbewijzen en de opleidingsregistratie. 13.6 Gebruikte formulieren Checklist functiegerichte voorlichting

53



14 PROCEDURE 14: INTERNE AUDITS <<4.4.A*, 4.4.G, 5.1.A*>> 14.1 Strekking Deze procedure beschrijft de manier waarop <> interne audits uitvoert om zodoende alle aspecten van het managementsysteem voor kwaliteit, milieu, energiezorg en Arbo binnen de onderneming te waarborgen.

14.2 Referenties − −

Procedure 8: Beheersing en afhandeling van tekortkomingen en afwijkingen; Procedure 16: Maatregelen ter verbetering

14.3 Verantwoordelijkheden De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − de planning, voorbereiding, uitvoering en rapportage van elke KAM- en energiezorgaudit; − opstellen van een jaarlijks evaluatierapport, dat de status van het managementsysteem beschrijft. De auditor is verantwoordelijk voor: − de voorbereiding, uitvoering en de verslaglegging van de audit. NB. De voorbereiding en uitvoering van de audit kan worden uitbesteed aan een derde, die voor deze activiteit gekwalificeerd personeel dient in te zetten. De KAM-coördinator blijft echter verantwoordelijk voor de audits.

54



14.4 Procedure <<3.1.E*, 4.1.C, 4.2.C*, 4.4.B*, 4.4.F*>> 14.4.1 De audit regels De KAM-coördinator inventariseert welk audits nodig zijn en maakt eenmaal per jaar een auditplanning. Alle aspecten binnen het managementsysteem die van invloed zijn op de kwaliteit van de dienstverlening/het product, het milieu , de arbeidsomstandigheden en de energiezorg moeten minimaal eenmaal per jaar (verplicht is om de twee jaar op basis van vraag 5.1.A van de checklist energiezorg) aan een audit onderworpen worden. De directie bekrachtigt de auditplanning. Gebieden of afdelingen die belangrijke problemen geven ten aanzien van kwaliteit, milieu, energiezorg of Arbo komen in aanmerking voor een hogere auditfrequentie. In dit geval zal de planning daarvoor aangepast worden.

14.4.2 Voorbereiding en uitvoering De KAM-coördinator zorgt ervoor dat er voor elke audit een checklist (of vragenlijst) wordt opgesteld waarin alle K-, M-, E- en A- punten staan die onderzocht of gecheckt moeten worden. De audit wordt uitgevoerd door één of twee gekwalificeerde personen (opgeleid tot intern auditor) die geen verantwoording dragen binnen het auditgebied. De auditor noteert zijn bevindingen op het vragenformulier en zal ter afronding een verslag schrijven met daarin de bevindingen en eventuele verzoeken tot verbetering. Degene die geaudit is, dient akkoord te gaan met de geconstateerde tekortkoming, die op het "verzoek tot verbetering" vermeld staat. Het verslag wordt aan KAM-coördinator voorgelegd, die dit met de verantwoordelijke persoon voor het auditgebied c.q. afdeling die geaudit is, bespreekt. Tijdens deze bespreking zullen de verzoeken tot verbetering en de tijdsduur voor afronding daarvan worden ingevuld met goedkeuring en aanvaarding van alle partijen. Verzoeken tot verbeteringen waarvoor de afdelingsverantwoordelijke geen verantwoordelijkheid kan dragen worden met degene besproken die dat wel kan. Waar een "verzoek tot verbetering" is uitgebracht, zal binnen een redelijke termijn opnieuw een audit worden uitgevoerd. Hiervoor is een officiële bijstelling van de planning niet nodig. Als uit de heraudit blijkt dat de geconstateerde tekortkomingen zijn verbeterd, wordt het "verzoek tot verbetering" als afgehandeld beschouwd. Minimaal eenmaal per jaar dient als onderdeel van een audit te worden beoordeeld of de handboeken en procedures die onderhouden worden volledig en bij de tijd zijn.

55



14.5 Rapportage en archivering <<4.1.C, 4.2.D, 4.4.E*>> De KAM-coördinator bewaart auditrapporten minimaal 3 jaar en verspreidt ze onder de verantwoordelijken binnen het gebied of de afdeling waar de audit heeft plaatsgevonden en de directie. Indien bij belangrijke tekortkomingen de KAM-coördinator en de verantwoordelijke afdelingshoofden niet tot overeenstemming komen aangaande verbetering, beslist de directie. De KAM-coördinator maakt eenmaal per jaar voor de directie een samenvattende rapportage van de auditresultaten. Deze bespreekt dit met degenen die bij de beoordeling van het KAM- en het energiezorgsysteem door het management betrokken zijn. Ook de ondernemingsraad wordt bij de gesprekken betrokken. Tijdens deze besprekingen worden de nodige vervolgacties voor verbetering vastgesteld, die op hun beurt deel gaan uitmaken van de auditplanning en het op te stellen jaarplan.

14.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers − − − −

Auditmatrix Audit planning Vragenlijstformulier Verzoek tot verbetering

56



15 PROCEDURE 15: PERIODIEKE KEURINGEN EN INSPECTIES (mogelijk is deze procedure minder relevant in het kader van energiezorg, deze is voor de volledigheid bijgevoegd als voorbeeld) 15.1 Strekking Deze procedure beschrijft de manier waarop bij <> periodieke inspecties worden uitgevoerd om zodoende alle aspecten van kwaliteit, milieu en arbeidsomstandigheden binnen de onderneming te waarborgen. Tevens is beschreven welk systeem voor periodieke inspecties van kritieke materialen wordt gehanteerd.

15.2 Referenties − −

Procedure 8: Beheersing en afhandeling van tekortkomingen en afwijkingen. Procedure 16:Maatregelen ter verbetering.

15.3 Verantwoordelijkheden De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor: − de planning, voorbereiding, uitvoering en rapportage van elke inspectie; − coördinatie van periodieke keuringen van kritiek materieel en middelen. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor: − de voorbereiding, uitvoering en de verslaglegging van de maandelijkse inspectie op hun eigen afdeling. De directie is verantwoordelijk voor − de voorbereiding, uitvoering en de verslaglegging van de halfjaarlijkse inspectie.

15.4 Procedure <<4.2.D>> De KAM-coördinator stelt een jaarplanning op. Hij inventariseert de periodieke inspecties. Ten minste eenmaal per jaar evalueert hij de inspectielijsten en brengt zonodig wijzigingen aan.

57



Zowel de directie als direct leidinggevenden treden op als inspecteurs. De inspecteurs voeren periodieke inspecties uit. De directie 2 maal per jaar en de direct leidinggevenden elke maand. De laatste inspecties moeten ook op locatie bij de opdrachtgever worden uitgevoerd. Deze inspecties omvatten onder andere: − energiemonitoring hardware en software; − naleving van de veiligheidsrichtlijnen; − orde en netheid; − gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen; − opslag van goederen; − opslag en afvoer van afvalstoffen; − geur, geluidshinder; − milieubeschermende installaties − relevante energieaspecten; − behandeling van vluchtige en brandbare stoffen; − gebruik van de stoffenlijst. De inspecteur (directie dan wel afdelingshoofd) legt tekortkomingen vast op het inspectieformulier en zonodig op een afwijkingsformulier. Hierop worden corrigerende en preventieve maatregelen aangegeven. De betrokken chef heeft de plicht om, indien mogelijk, onmiddellijk de nodige verbeteringen aan te brengen. De genomen maatregelen worden in een vervolginspectie gecontroleerd. De ingevulde inspectielijst en de verzoeken tot verbetering worden ter beoordeling aan KAM-coördinator voorgelegd. Deze bespreekt de resultaten met de verantwoordelijke persoon voor het geïnspecteerde gebied. Een keer per jaar maakt de KAM-coördinator een overzicht van de uitgevoerde inspecties, de geconstateerde tekortkomingen en de daarop ondernomen acties. Dit ten behoeve van de systeembeoordeling door het management en het opstellen van het jaarplan. De KAM-coördinator houdt een lijst bij van alle kritieke materieel en middelen waarop is aangegeven wat het unieke nummer van het middel is, welke keurende instantie de keuringen uitvoert, wanneer de laatste keuring heeft plaatsgevonden en wanneer de volgende keuring uitgevoerd moet worden. Na de keuring wordt het middel van een UGD-sticker (uiterste gebruiksdatum) voorzien.

58



15.5 Rapportage en archivering Inspectierapporten worden bewaard door de KAM-coördinator en uitgegeven aan de directie en de verantwoordelijken binnen het gebied of de afdeling waar de inspectie heeft plaatsgevonden. Indien bij belangrijke tekortkomingen niet tot overeenstemming tussen de KAM-coördinator en de verantwoordelijke afdelingshoofden kan worden gekomen aangaande verbetering wordt dit aan de directie voorgelegd voor een beslissing. De KAM-coördinator maakt eenmaal per jaar een rapport over de gehouden inspecties voor de directie. Deze bespreekt dit met degenen die bij de beoordeling van het KAM- en energiezorgsysteem door het management betrokken zijn. Tijdens deze besprekingen zullen de nodige vervolgacties voor verbetering vastgesteld worden. Deze acties worden daarna gemonitored. De KAM-coördinator bewaart inspectieresultaten gedurende 3 jaar. De KAM-coördinator archiveert de keuringsrapporten van de kritieke middelen gedurende 3 jaar.

15.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers − − −

Inspectielijst periodieke inspecties. Milieu- afwijkingformulier. Algemeen Afwijkingformulier.

59



16 PROCEDURE 16: MAATREGELEN TER VERBETERING <<1.1.C*>> 16.1 Strekking De procedure beschrijft de omstandigheden waaronder actie tot verbetering genomen moet worden, de te volgen handelswijze en wie dergelijke acties in gang zet. Het doel ervan is om problemen die zich hebben voorgedaan in het vervolg te voorkomen èn het peil van de dienstverlening, de productkwaliteit, de energie-efficiency en de kwaliteit van de onderneming als geheel te verhogen. Hierbij worden drie niveaus onderscheiden: − verbeteringen op ondernemingsniveau (beleid); − verbeteringen op bestuurlijk niveau (communicatie en informatie); − verbeteringen op operationeel niveau (product-/order of activiteitgericht). Aanleiding voor maatregelen tot verbetering kunnen onder andere zijn: − kwaliteitsproblemen en klachten van klanten; − problemen met de arbeidsomstandigheden; − klachten uit de omgeving over veroorzaakte (milieu)overlast; − inspecties en audits; − afwijking van de energie- norm- of streefwaarden of wijzigingen van de EEI − incidenten; − aanwijzingen van de overheid; − voorstellen voor verbetering vanuit de organisatie; − marktverwachtingen en strategische aanpassingen; − ondernemingsrendement; − functioneren van de organisatie; − de "risico-inventarisatie en evaluatie" (RI&E); − klachten van personeel.

16.2 Referenties − − −

Procedure 8: Beheersing en afhandeling van tekortkomingen en afwijkingen. Procedure 14: Interne audits. Procedure 15: Periodieke keuringen en inspecties.

60



16.3 Verantwoordelijkheden <<5.1.D>> De directie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het functioneren van de onderneming, het productenpakket en de dienstverlening. In die hoedanigheid formuleert hij het beleid en treft maatregelen als blijkt dat de resultaten van de onderneming niet aan de eisen of verwachtingen voldoen. Hij is verantwoordelijk dat continu verbeteringen op gebieden van kwaliteit, milieu, afvalpreventie, energiegebruik en arbeidsomstandigheden opgespoord en gerealiseerd worden. Hij doet dit onder meer door een ondernemingsjaarplan te maken met expliciete paragrafen over kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden. Op elk van de gebieden formuleert hij doelstellingen en verbeteringsprojecten of -activiteiten. Hij initieert de projecten, controleert de voortgang en doet verslag in het jaarverslag. De KAM-coördinator is functioneel verantwoordelijk voor alle activiteiten die nodig zijn voor het in stand houden van het managementsysteem. In het kader van deze procedure is hij verantwoordelijk voor: voorbereiden van de beoordeling van het managementsysteem door de directie; opstellen van het jaarplan voor kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden; controleren van de voortgang van de realisatie van gedane voorstellen en maatregelen voor verbetering; nagaan of gekozen en ingevoerde maatregelen in de praktijk effectief blijken. onderzoekt de gesignaleerde problemen en klachten, en coördineert acties. De leden van het managementteam zijn verantwoordelijk voor het bevorderen van verbeteringen op het gebied van kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden en de organisatie binnen hun verantwoordelijkheidsgebied. Verder nemen zij deel aan en zijn betrokken bij het zoeken naar oplossingen voor gesignaleerde problemen op deze gebieden. Het managementteam bestaat uit: − een vertegenwoordiging van de directie; − de KAM-coördinator; − projectleiders; − afdelingshoofden en − hoofden productie. Alle medewerkers zijn verplicht afwijkingen op gebieden van kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden te melden en bevoegd voorstellen tot verbetering in te dienen. Hiervoor bestaat een standaardformulier.

61



16.4 Procedure <<4.2.A*>> 16.4.1 Verbeteringen op operationeel niveau: <<4.2.C*, 4.2.D>> Regelmatig bespreken de afdelingshoofden wat de resultaten zijn ten aanzien van: − afwijkingen; − klachten; − orders/opdrachten; − overige indicatoren; − suggesties en ideeën. De directie initieert deze bespreking. De directie zorgt voor de verslaglegging met daarin aangegeven: − probleemstelling; − overeengekomen maatregelen; − voor de uitvoering verantwoordelijke functionarissen; − datum van oplevering ( datum gereed). De KAM-coördinator verifieert of de genomen maatregelen in de praktijk blijken te functioneren en rapporteert daarover in de bespreking met het managementteam.

16.4.2 Verbeteringen op bestuurlijk niveau Minimaal éénmaal per kwartaal wordt op managementniveau een bespreking gehouden met betrekking tot kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden en het managementsysteem. Aanleidingen kunnen zijn: − uitvalsgegevens/afwijkingsmeldingen; − klachten/servicemeldingen; − verbeteringsacties op afdelingsniveau; − voortgang ten aanzien van de jaarplanacties; − interne audits; − structurele afwijkingen van het energiegebruik; − leveranciers-/klantbezoeken; − (klant)enquêtes, suggesties en ideeën; − klachten uit de omgeving over veroorzaakte (milieu)overlast; − onderzoeksresultaten op gebieden van preventie en energieonderzoek; − wijzigingen in de regelgeving; − periodieke inspecties; − de "risico-inventarisatie en evaluatie" (RI&E). De KAM-coördinator bereidt deze bespreking voor en draagt tevens zorg voor de verslaglegging. Van deze besprekingen wordt het volgende vastgelegd: − probleem- en doelstellingen; − overeengekomen oplossing en maatregelen ; − voor de uitvoering verantwoordelijke functionarissen; − datum van oplevering (datum gereed). De KAM-coördinator verifieert of de ingevoerde verbetering in de praktijk functioneert en rapporteert daarover in de volgende vergadering.

62



16.4.3 Verbeteringen op ondernemingsniveau <<5.1.B*>> De directie initieert eenmaal per jaar het opstellen van een jaarplan. De stafleden leveren hierbij een bijdrage voor de operationele activiteiten en de KAM-coördinator voor kwaliteit, milieu, preventie van afval en emissies, energiegebruik en arbeidsomstandigheden en het managementsysteem. Aparte bijlagen voor jaarplannen voor milieu, energie en/ of arbeidsomstandigheden zijn ook mogelijk. De plannen bevatten in ieder geval concrete doelstellingen en actieprogramma's. Bron voor het jaarplan is informatie, plannen, ideeën en doelstellingen die voortvloeien uit interne en externe eisen en verwachtingen voor het nieuwe jaar. Het jaarplan geeft uitsluitsel over baten, lasten en investeringen. De stafvergadering bespreekt het concept-jaarplan en past dit zonodig aan. Ieder lid van het team conformeert zich aan het jaarplan met zijn handtekening. De directie autoriseert ten slotte. Voor de ontwikkeling van nieuwe producten, diensten of installaties worden aparte plannen uitgewerkt.

16.5 Rapportage en archivering Afspraken met betrekking tot verbeteringsacties worden vermeld op een verzoek tot verbetering. Deze worden voor minimaal 3 jaar bewaard door de KAM-coördinator. Jaarplannen en de bijbehorende verslagen worden minimaal 5 jaar bewaard door de directie.

16.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers − −

Algemeen afwijkingsformulier (verzoek tot verbetering) Het Jaarplan maakt eveneens onderdeel uit van deze werkwijzebeschrijving.

63

PROCEDURES ENERGIEZORG MVO. Kelperheide SZ Kelpen-Oler tel fax

Recommend Documents