Procedure. Uitbating Cultuurcafé

Procedure

Uitbating Cultuurcafé

Inhoud Procedure .......................................................................................................... PAG 3 concessieovereenkomst.................................................................................. pAG 5 offerteformulier ........................................................................................... PAG 16

Meer info: [email protected] - 02/365.98.27

2

Procedure voor de toewijzing van de concessieovereenkomst voor de uitbating van het cultuurcafé van cultuurcentrum ‘t Vondel 1. Voorwerp

De stad Halle organiseert de procedure tot toewijzing van de concessie voor de uitbating van het cultuurcafé van het cultuurcentrum ’t Vondel gelegen Possozplein 46 te 1500 Halle. De procedure zal openbaar aangekondigd worden. De voorwaarden hierna bepalen op welke wijze geïnteresseerden zich kandidaat kunnen stellen en op basis van welke criteria de toewijzing van de concessie gebeurt.

2. Procedureverloop

Eerst wordt onderzocht of de inschrijver zich niet in één van de gestelde uitsluitingsgronden bevindt (zie punt 5). Nadien wordt de offerte onderzocht op grond van de gunningscriteria (zie punt 6). Het bestuur kan bijkomende vragen, wijzigingen en aanpassingen (voor)stellen, doch steeds met inachtname van de gelijkheid onder de kandidaten. Er worden onderhandelingsgesprekken aangeknoopt met de kandida(a)t(en) met een regelmatige offerte(s) met het oog op beoordeling van de kandidatuur en een eventuele optimalisatie van de offertes. Na de onderhandelingen wordt de opdracht toegewezen aan de kandidaat met de meest voordelige regelmatige offerte. Het bestuur behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren.

3. Info

De kandidaten hebben de mogelijkheid om vragen te stellen over de procedure en de concessie via [email protected] . Bezoeken aan het cultuurcafé kunnen enkel op afspraak via [email protected] of 02/365.98.27 (balie)

4. Offertes

Om geldig te zijn moeten de offertes aan volgende voorwaarden voldoen: -‐ De kandidaat dient de offerte in onder gesloten omslag . -‐ De omslag bevat volgende vermelding: concessie cultuurcafé CC ’t Vondel -‐ Het offerteformulier is correct ingevuld en ondertekend. Dit betekent dat: -‐ het gedagtekend is; -‐ het de volledige rechtsgeldige verschijning van de kandidaat vermeldt; -‐ de kandidaat verklaart de offertevoorwaarden en de voorwaarden van de concessie te aanvaarden; -‐ de vergoeding is vermeld, zowel in cijfers als in letters die de kandidaat bereid is aan de stad Halle te betalen; -‐ het voorzien is van geldige handtekeningen. Het offerteformulier is vergezeld van de volgende bijlagen: -‐ verklaring op eer; -‐ businessplan (Via onderstaande link kan u meer info vinden over de opmaak van een businessplan: http://www.unizo.be/uwzaakstarten/kennisnet/info/wat_is_een_ondernemingsplan.html?thema=638) -‐ moraliteitsattesten van de uitbater en personen die aan de uitbating zouden kunnen deelnemen.

De vennootschappen die een offerte inzenden, bezorgen onder dezelfde omslag een exemplaar van hun statuten en de stukken waaruit de machtiging van de ondertekenaars blijkt.


3

5. Uitsluitingen

Volgende kandidaten kunnen uitgesloten worden in elk stadium van de procedure: 1. de kandidaat die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. de kandidaat die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is of die voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. de kandidaat die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. de kandidaat die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. de kandidaat die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; 6. de kandidaat die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. de kandidaat die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen; 8. de kandidaat die openstaande schulden heeft bij de stad Halle. De kandidaat moet aantonen dat hij zich niet in één van deze gevallen bevindt. Om het bestuur toe te laten te beoordelen dat de kandidaten zich niet in één van de voormelde uitsluitingsgevallen bevindt, voegt hij daarover een verklaring op eer bij zijn offerte. Aan de kandidaten die een gunstige beoordeling krijgen, kan gevraagd worden om de nodige documenten in te dienen tot staving van de verklaring op eer.

6. Beoordeling offertes

Bij de beoordeling van de kandidaturen houdt het bestuur rekening met volgende criteria: 1. De door de inschrijver voorgestelde concessievergoeding (40 punten). 2. De prijs bedraagt minimum € 1.200 per maand; Offertes die dit minimaal bedrag niet bereiken worden afgewezen.Kwaliteit en haalbaarheid van het businessplan (30 punten). In het businessplan komen volgende zaken minimaal aan bod: De financiële haalbaarheid van de exploitatie, het beoogde publiek, de samenwerking met vzw CC ’t Vondel, de samenwerking met de gebruikers van het cultuurcentrum 3. Motivatie ,ervaring, bekwaamheid en bereidheid van de uitbater tot samenwerking met gebruikers van het CC (30 punten) Indien van toepassing, bezorgen de kandidaten ook de nodige referenties en de jaarrekeningen m.b.t. de twee laatste boekjaren. De toewijzing zal gebeuren op basis van de totaliteit van de criteria.

7. Geldigheidstermijn van de offertes

De kandidaten blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting van de opening van de offertes.

Concessie over de uitbating van het Cultuurcafé in het Cultuurcentrum ’t Vondel van de Stad Halle


4

Tussen Het Stadsbestuur van Halle, vertegenwoordigd door de voorzitter van de gemeenteraad, de heer Bertrand Demiddeleer en de stadssecretaris mevrouw Sonia Christiaens, verder genoemd “de Stad” En […], verder genoemd “de Concessiehouder” Is overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1.– Algemene Bepalingen Artikel 1.1. Voorwerp

1.1.1.De stad geeft in concessie de exploitatie van het Cultuurcafé, gelegen in het Cultuurcentrum ’t Vondel van de Stad Halle, J. Possozplein 40, 1500 Halle. 1.1.2.Onder het ‘Cultuurcafé’ wordt in deze concessie verstaan: de verbruiksruimte, de keuken, het sanitair, de bergruimte en de bierkelder en terras, zoals aangeduid op het bijgevoegde plan. 1.1.3.Onder ‘exploitatie’ wordt in deze concessie verstaan: -‐

-‐

de uitbating van het Cultuurcafé als zelfstandig eetcafé de bediening van de gebruikers van het Jeugd- en Cultuurcentrum die zich voor drank en etenswaren tot het Cultuurcafé wenden.

1.1.4.Deze concessie houdt uitdrukkelijk niet het alleenrecht in om drank- of etenswaren te verkopen in de Fuifzaal, in de Jeugdontmoetingsruimte en in de Grote Zaal. Cultuurcentrum ’t Vondel vzw zal evenwel geen drankverkoop voor eigen rekening organiseren bij zittende voorstellingen in de Grote Zaal, tenzij de Concessiehouder niet voor de bediening kan instaan. 1.1.5.De concessie houdt wel het alleenrecht in om frisdrank, bieren, wijnen en aperitieven en etenswaren te verkopen in het gedeelte ‘vergadercentrum’ van het Jeugd- en Cultuurcentrum. Slechts uitzonderlijk kan het stadsbestuur toestaan dat gebruikers er voor eigen rekening verkopen. 1.1.6.Cultuurcentrum ’t Vondel vzw zal een afzonderlijke overeenkomst sluiten met de Concessiehouder over -‐ -‐

de verkoop van drank aan bezoekers van voorstellingen van de vzw in het Jeugd- en Cultuurcentrum de catering voor de artiesten(bar) bij genoemde voorstellingen.

1.1.7.De Concessiehouder kan de benaming ‘Cultuurcafé’ slechts wijzigen na akkoord van de Stad. Artikel 1.2. Duur

1.2.1.De concessie loopt van […] tot [9 jaar]. Na het verstrijken van de overeenkomst kan ze stilzwijgend verlengd worden voor nieuwe perioden van negen jaar. De opzegtermijn bedraagt vijftien maanden. Artikel 1.3. Rechtsregime

De stad en de Concessiehouder verklaren dat de wet op de handelshuurovereenkomsten niet van toepassing is op deze concessie. De


5

Concessiehouder zal zich niet mogen beroepen op eender welk handelsfonds, dat uitsluitend toebehoort aan de Stad. Artikel 1.4. Staat van de lokalen

1.4.1.Op initiatief van de stad wordt een staat van de lokalen van het Cultuurcafé opgemaakt, uiterlijk binnen de maand na de inwerkingtreding van de concessie. 1.4.2.Middels de ondertekening van deze concessie verklaart de Concessiehouder alvast het Cultuurcafé vooraf te hebben bezocht en deze in goede staat van onderhoud ontvangen te hebben en het in dezelfde staat te zullen afleveren bij het einde van de concessie. De Concessiehouder ontvangt bij de ondertekening van deze concessie tevens alle sleutels, noodzakelijk voor het uitvoeren van zijn verplichtingen in het kader van de concessie. 1.4.3.Door de Stad wordt aan de Concessiehouder een inventaris van de roerende goederen overgemaakt die eigendom zijn van de Stad of die door toedoen van de Stad zijn geleverd in het Cultuurcafé. Deze inventaris wordt ondertekend “voor akkoord” en gedateerd, binnen de vijf werkdagen terug bezorgd aan de Stad, bij gebreke waaraan de Concessiehouder wordt geacht akkoord te zijn. Artikel 1.5. Keuze drankenleverancier

De Concessiehouder dient zich voor bieren, frisdranken, wijnen, schuimwijnen en aperitieven uitsluitend te bevoorraden bij de leverancier die van de Stad het alleenrecht over de levering van genoemde dranken voor het Jeugd- en Cultuurcentrum heeft gekregen. Voor overige dranken etenswaren staat het de Concessiehouder vrij zich te bevoorraden bij de leverancier van zijn keuze. Hoofdstuk 2.– Exploitatievoorwaarden Artikel 2.1. Uitrusting, lasten en onderhoud

2.1.1.Het Cultuurcafé is voorzien van een geïnstalleerde keuken, een toog en tafels en stoelen. 2.1.2.Het Cultuurcafé wordt verder uitgerust met roerende goederen door de Concessiehouder. 2.1.3.De Concessiehouder is verantwoordelijk voor het onderhoud en de degelijkheid van de uitrusting van het Cultuurcafé om een behoorlijk, continue en professionele exploitatie te waarborgen. De Concessiehouder zal de uitrusting van het Cultuurcafé op een behoorlijke wijze aanwenden en beheren. 2.1.4.Het is de Concessiehouder niet toegestaan kansspelen te plaatsen. 2.1.5.Het is de Concessiehouder niet toegestaan de interne schikking en opdeling van de lokalen te veranderen, tenzij met voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de Stad. 2.1.6.De Stad kan, om redenen van hygiëne, slijtage of gevaar voor de gezondheid de Concessiehouder verplichten om, op eigen kosten en binnen een door de Stad te bepalen redelijke termijn, het materieel of de uitrusting, eigendom van de Concessiehouder, te vernieuwen, te vervangen, uit te breiden of te beperken. 2.1.7.De Concessiehouder staat in voor het beheer over en de uitbating van het Cultuurcafé, de schoonmaak en het toezicht van de lokalen die in de concessie vervat zijn. De stad vervult geen enkele bewakingsplicht met betrekking tot het Cultuurcafé. 2.1.8.De Concessiehouder is verantwoordelijk voor een bestendige staat van netheid in het Cultuurcafé.


6

2.1.9.Alle taksen, lasten, retributies, wettelijke verplichtingen of vergoedingen van welke aard ook, van welke instantie die ook mogen uitgaan en die verband houden met de concessie, zijn ten laste van de Concessiehouder. De onroerende voorheffing behoort hier niet toe en is voor rekening van de Stad. De Concessiehouder wordt verondersteld hiertoe alle nuttige inlichtingen te hebben ingewonnen en hij zal zodanig niet het minste bezwaar kunnen doen gelden tegenover de Stad of daardoor een vermindering of verbreking van de concessie kunnen inroepen. 2.1.10.De Concessiehouder staat in voor het verkrijgen van alle toelatingen of vergunningen, noodzakelijk voor de exploitatie van het Cultuurcafé. Hij zal tevens aan de Stad de vereiste bestuurlijke toelating aanvragen betreffende het uitbaten van een drankgelegenheid. 2.1.11.De Concessiehouder staat in voor alle onderhoud- en geringe herstellingswerken, die – en dit louter ter vergelijking voor deze concessie – gewoonlijk ten laste vallen van een zogenaamde ‘huurder’ in de zin van het Burgerlijk Wetboek, waaronder (exemplarisch): -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

het onderhoud van de installaties en van de leidingen van het water, het gas, de elektriciteit en de verwarming; het onderhoud van de sanitaire installaties en van de afvoerleidingen; het onderhoud van de muur– en grondbekleding, van de deuren, vensters, sloten , … de bescherming van leidingen tegen de vorst; het onderhoud van de toog, meubilair, eventuele gordijnen, …

De Stad staat in voor de grote herstellingen die – opnieuw louter ter vergelijking voor deze concessie – gewoonlijk ten laste vallen van de zogenaamde ‘eigenaar’ in de zin van het Burgerlijk Wetboek, zoals vervanging van deuren en vensters, vervanging van verwarmingsketel…. De Concessiehouder moet de Stad tijdig inlichten van de noodzakelijkheid en dringendheid van deze uit te voeren andere herstellingen. Artikel 2.2. Prijzen

2.2.1.De Concessiehouder verbindt er zich toe zijn producten en consumpties tegen gangbare, marktconforme prijzen in vergelijkbare inrichtingen te verkopen. 2.2.2.In het Cultuurcafé moet op duidelijke, verzorgde en goed zichtbare wijze de prijslijst aangeplakt worden. Op deze prijslijst dient duidelijk vermeld te worden dat de BTW en de bediening in de prijzen inbegrepen zijn. 2.2.3.Het is de Concessiehouder niet toegelaten andere consumpties te verkopen dan deze vermeld op de prijslijst. Artikel 2.3. Openingsuren

2.3.1.Het Cultuurcafé in principe geopend van woensdag tot zondag van 11u tot 23u inbegrepen, en minstens tot een uur na het einde van een avondvoorstelling van Cultuurcentrum ’t Vondel vzw. Het is de Concessiehouder toegestaan het Cultuurcafé ook buiten deze momenten te openen. 2.3.2.Het Cultuurcafé dient in principe het hele jaar open te zijn, behalve op wettelijke feestdagen, tijdens de kerstvakantie en tussen 20 juli en 20 augustus. 2.3.3. De uitbater kan hiervan afwijken in overleg met de stad. Artikel 2.4. Personeel

2.4.1.De Concessiehouder moet over voldoende bevoegd personeel beschikken om de exploitatie op vakkundige wijze en in een normaal tempo te kunnen verzekeren. De continuïteit van de exploitatie dient ten allen tijde gegarandeerd te worden. Bij


7

afwezigheid zal de Concessiehouder zelf voor vervanging zorgen en daarvan kennis geven aan de Stad. 2.4.2.Het personeel dient de Nederlandse taal machtig te zijn, alsook over de nodige competenties te beschikken. 2.4.3.De Concessiehouder zal erover waken dat zijn aangestelden en personeelsleden van goed zedelijk gedrag zijn, zich voornaam gedragen tegenover de gebruikers, zowel in omgang als in taal. De betrokken personen moeten steeds verzorgde kledij dragen . 2.4.4.De Concessiehouder moet alle wettelijke bepalingen naleven die verband houden met de tewerkstelling van personeel. Artikel 2.5. Gebruik van het Nederlands

2.5.1.Alle aankondigingen, aanplakkingen, prijslijsten in het Cultuurcafé zijn ééntalig Nederlands. 2.5.2.De bediening verloopt in het Nederlands. Artikel 2.6. Bedrijfsvoering

2.6.1.Tussen de Stad en de Concessiehouder bestaat geen enkele band van ondergeschiktheid. De Concessiehouder is volledig zelfstandig en dient stipt aan al zijn sociale en fiscale verplichtingen te voldoen. 2.6.2.De concessionaris zal, op zijn kosten en op zijn verantwoordelijkheid, zich in regel stellen met alle voorschriften die moeten nageleefd worden in verband met de exploitatie van het gehuurde goed, dit ter volledige ontlasting van het stadsbestuur. Indien (nieuwe) voorschriften evenwel structurele werken zouden vereisen, die – louter ter vergelijking voor deze concessie – gewoonlijk ten laste vallen van de zogenaamde ‘eigenaar’ in de zin van het Burgerlijk Wetboek – neemt de Stad de kosten daarvan ten laste. 2.6.3.De Concessiehouder mag in het Cultuurcafé enkel warme en koude dranken, consumptie-ijs, warme maaltijden, belegde broodjes en versnaperingen verkopen om ter plekke genuttigd te worden. De dranken en eetwaren moeten van allereerste kwaliteit zijn. De Concessiehouder is verplicht dranken, versnaperingen en eetwaren degelijk te verzorgen. Alcoholische dranken van meer dan 22 volumeprocenten mogen niet binnengebracht worden, aanwezig zijn of verhandeld worden in het Cultuurcafé, zonder uitdrukkelijke vergunning daartoe van de Stad. Alle bereide spijzen dienen steeds aan de tafels geserveerd en verbruikt te worden. De Concessiehouder zorgt ervoor dat, in de mate van het mogelijke, steeds voldoende dranken, warme gerechten en belegde broodjes kunnen ter beschikking gesteld worden aan de gebruikers van het Jeugd- en Cultuurcentrum. Zowel in het assortiment van de warme gerechten als in het broodjesassortiment voorziet de uitbater minstens één vegetarisch alternatief. 2.6.4.De wet op de beteugeling van dronkenschap dient uitgehangen te worden op een goed zichtbare plaats en dient ook strikt nageleefd te worden. 2.6.5.De Concessiehouder moet ten allen tijde de reglementering inzake brandveiligheid naleven. 2.6.6.De Concessiehouder is elke avond verantwoordelijk voor het sluiten van alle ramen en deuren,voor het doven van alle lichten en voor gebeurlijk uitschakelen of verminderen van de verwarming in het Cultuurcafé. 2.6.7.Het inrichten of laten doorgaan van politieke manifestaties in het Cultuurcafé is verboden. Het is de Concessiehouder verboden in het Cultuurcafé enige politieke, ideologische of filosofische propaganda te voeren. Meer info: [email protected] - 02/365.98.27

8

2.6.8.Het houden van dieren is verboden. 2.6.9.De Concessiehouder dient zich te houden aan de wetgeving met betrekking tot het rookverbod en alle toepasselijke milieureglementering. 2.6.10.De muziek moet derwijze geregeld worden dat ze niet storend is voor de gebruikers van het Cultuurcafé, van het Jeugd- en Cultuurcentrum en de omwonenden. 2.6.11.De Concessiehouder engageert zich om de exploitatie van het Cultuurcafé zo duurzaam mogelijk te laten geschieden. De Concessiehouder verbindt zich er toe zo spaarzaam mogelijk de energiebronnen aan te wenden. Tevens verbindt de Concessiehouder zich er toe zijn bedrijfsafval op een milieubewuste manier te sorteren, verwerken en verwijderen. In dit verband behoudt de Stad zich het recht om de nodige aanbevelingen te doen. 2.6.12.Het is de Concessiehouder verboden in en aan het Cultuurcafé uithangborden, opschriften, lichtreclames, publiciteitspanelen en dergelijke aan te brengen, behoudens voorafgaande en schriftelijke toelating van de Stad. De Stad behoudt zich in alle gevallen het recht voor het karakter, de stijl en de grootte die deze voorwerpen mogen hebben, aan te duiden alsook de plaats waar zij mogen worden aangebracht. Aanplakbrieven van cultuurmanifestaties, voorstellingen etc. … zijn enkel toegelaten op de specifiek daartoe voorziene officiële aanplakborden. De Concessiehouder is gehouden tot ophanging van alle aankondigingen en documenten waartoe hij door de Stad wordt verplicht. Artikel 2.7. Activiteiten

2.7.1.Uitgesloten activiteiten zijn: -‐ -‐ -‐

het organiseren van fuiven feesten, banketten of andere vormen van privaat gebruik van het Cultuurcafé waardoor de normale uitbating in het gedrang komt partijpolitieke manifestaties, met uitzondering van eetfestijnen

2.7.2.In het Cultuurcafé kunnen, op initiatief van of in overleg met de Concessiehouder, occasioneel kleine culturele activiteiten plaatsvinden. 2.7.3. De concessiehouder moet in staat zijn om, op afspraak, grote groepen te ontvangen en te bedienen in het Cultuurcafé, zonder dat de normale bediening hieronder lijdt. Artikel 2.8. Schade, aansprakelijkheid en verzekeringen

2.8.1.De Concessiehouder alleen is verantwoordelijk voor elke schade door hem, zijn aangestelden, of zijn personeelsleden veroorzaakt aan het Cultuurcafé en de roerende of onroerende goederen die eigendom zijn van de Stad of die door de Stad ter beschikking werden gesteld. 2.8.2.De Stad is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van zaken toebehorende aan de Concessiehouder, zijn aangestelden, personeelsleden of zijn cliënteel. 2.8.3.De Concessiehouder is aansprakelijk voor brand in het Cultuurcafé en voor de daaruit vloeiende schade aan gebouwen, uitrusting, apparatuur, materieel, meubilair, voorraden, enz…, tenzij hij bewijst dat de brand door toeval, overmacht, kwaad opzet of door een gebrek aan het gebouw ontstaan of overgegaan is. 2.8.4.De Concessiehouder zal bij een erkende verzekeringsmaatschappij het Cultuurcafé tegen brand, ontploffing, gas, elektriciteit, bliksem, glasbraak en diefstal verzekeren, in hoofde van het gebruik van de lokalen en voor zover deze risico’s nog niet verzekerd zijn door de Stad.


9

Het tegen brand te verzekeren kapitaal - voor zover het de waarde vertegenwoordigt van de eigendom van de Stad - mag niet lager zijn dan het door de Stad aangegeven bedrag. De Concessiehouder zal zich tegen alle gebeurlijke ongevallen en risico's verzekeren voor al de verschillende activiteiten die het voorwerp van deze concessie uitmaken. Hij dient verder zijn burgerlijke verantwoordelijkheid te laten dekken ten overstaan van zijn personeelsleden en aangestelden, de verbruikers en de Stad (burgerlijke en objectieve aansprakelijkheid). Het bewijs van betaling van de respectievelijke premies, dient de Concessiehouder elk jaar voor te leggen aan de Stad. Naargelang de polissen, dienen de volgende bepalingen te worden ingelast : -‐

-‐

de verzekeringsmaatschappij verbindt zich er toe de Stad onmiddellijk te verwittigen ingeval de premie niet zou betaald worden door de Concessiehouder alsook van de schorsing of de vernietiging van de polis ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij zich ertoe de op grond van de verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding aan de Stad, voor het gedeelte van de schadevergoeding die betrekking heeft op goederen eigendom van de Stad. De Stad kan niet verplicht worden het schadebedrag voor heropbouw of herstel aan te wenden.

2.8.5.De Stad is gerechtigd, zo de Concessiehouder in gebreke blijft, zelf een polis op naam en op kosten van de Concessiehouder af te sluiten. Artikel 2.9.Werken

2.9.1.Het is de Concessiehouder niet toegestaan verbouwingen, veranderingswerken of schilderwerken in het Cultuurcafé uit te voeren, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stad. 2.9.2.Indien de Concessiehouder niet toegestane werken uitvoert, zal de Stad ze bij het aflopen van de concessieovereenkomst ofwel kunnen doen afbreken op kosten van de Concessiehouder ofwel behouden zonder verplichting tot vergoeding, onverminderd het recht van de Stad om eenzijdig de concessieovereenkomst te verbreken. Hoofdstuk 3.– Concessievergoeding, kosten en waarborg Artikel 3.1.Concessievergoeding

3.1.1.Er is, voorafgaandelijk aan iedere maand, op de vijfentwintigste dag van de maand, door de Concessiehouder een concessievergoeding verschuldigd aan de Stad. De concessievergoeding bedraagt 75% van de basisconcessievergoeding per maand voor het eerste jaar van de concessie. De basisconcessievergoeding bedraagt [basisconcessievergoeding, minstens €1.200] per maand vanaf het 2e jaar van de concessie. 3.1.2.Driejaarlijks op de verjaardag van de inwerkingtreding van de concessieovereenkomst, zal de concessievergoeding, worden aangepast volgens de volgende formule: (basisconcessievergoeding * nieuw indexcijfer) / aanvangsindexcijfer. Het aanvangsindexcijfer is dat van de maand voor de sluiting van de concessieovereenkomst, zijnde [in te vullen]. Het nieuwe indexcijfer is dat van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de concessievergoeding jaarlijks kan worden aangepast. De eerste aanpassing gebeurt op [datum overeenkomst + 3 jaar] Meer info: [email protected] - 02/365.98.27

10

3.1.3.De concessievergoeding zal door de Stad aangerekend worden aan de concessiehouder bij middel van een maandelijkse factuur. Ingeval van niet-betaling (of onvoldoende betaling) van de concessievergoeding binnen de termijn bepaald op de factuur, zal een intrestvergoeding, berekend op basis van de wettelijke intrestvoet, aangerekend worden op het verschuldigde bedrag vanaf de eerste van de betrokken maand en dit zonder enige ingebrekestelling. Artikel 3.2.Andere kosten

Bovenop de maandelijkse concessievergoeding, zullen de verbruikskosten van elektriciteit, water, gas of andere kosten hetzij, in de mate ze aan de Stad werden gefactureerd, op basis van het reëel verbruik maandelijks door de Stad aan de Concessiehouder doorgefactureerd worden, hetzij rechtstreeks worden voldaan door de Concessiehouder. Artikel 3.3.Waarborg

3.3.1.De concessie heeft betrekking op een belangrijk patrimonium van de Stad. Een kwalitatieve en continue exploitatie en toezicht zijn uiterst belangrijk voor de uitstraling van het Jeugd- en Cultuurcentrum en het Cultuurcafé. Vooraleer de concessie aan te vangen, dient de Concessiehouder dan ook een borgtocht van 3x de basisconcessievergoeding te storten, als waarborg voor de uitvoering van de concessie. 3.3.2.De waarborg wordt op een afzonderlijke en geïndividualiseerde rekening geplaatst op naam van de Concessiehouder bij een ernstige financiële instelling naar keuze. De intresten van deze waarborg komen ten goede van de concessiehouder. 3.3.3.Het bewijs van de borgstelling dient voor het ingaan van de concessieovereenkomst aan de Stad bezorgd te worden, behoudens andersluidende regeling overeengekomen tussen Stad en Concessiehouder. 3.3.4.De waarborg wordt vrijgegeven, bij het einde van de concessie, nadat tegensprekelijk is vastgesteld dat de Concessiehouder al zijn verplichtingen is nagekomen en na vergelijking van de feitelijke toestand met de staat van de lokalen en de inventaris, vermeld in artikel 1.4. In dit licht kunnen Stad en Concessiehouder overgaan tot een nieuwe staat van bevinding, op te maken conform artikel 1.4, of een nieuwe inventaris der roerende goederen, op te maken door de Concessiehouder. Het vrijgeven van de waarborg kan enkel met de 2 handtekeningen (concessionaris en stad). 3.3.5.Discussies betreffende de nieuwe staat van de lokalen en de nieuwe inventaris van de roerende goederen, alsmede met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht, worden in eerste instantie in der minne gevoerd, bij gebreke waaraan de ter zake bevoegde rechtbank kan worden gevat door de meeste gerede partij. Hoofdstuk 4.– Slotbepalingen Artikel 4.1.Richtlijnen van de Stad

De Concessiehouder verbindt zich ertoe zich, te allen tijde, stipt te gedragen naar de richtlijnen hem verstrekt door de Stad. Hij dient zich te schikken naar de richtlijnen van de Stad en dit onder meer binnen het kader van de goede werking van het Jeugd- en Cultuurcentrum en het Cultuurcafé. De Stad zal daartoe regelmatig overleg met de Concessiehouder hebben teneinde de nodige werkafspraken te maken.


11

Artikel 4.2.Bezwaring en overdracht

4.2.1.Het is de Concessiehouder niet toegelaten geheel of gedeeltelijk het voorwerp van de concessie, de concessie zelf of de eruit voortvloeiende gebruiks -en beheersrechten en toezichtverplichtingen, te bezwaren behoudens met voorafgaande toelating van de Stad. In bevestigend geval wordt er verplicht een overdrachtovereenkomst opgesteld tussen de Stad, de Concessiehouder-overdrager en de derde partij die de concessie wenst over te nemen. De overdracht gebeurt onder vier voorwaarden, samen te vervullen : -‐ -‐ -‐ -‐

De overnemer aanvaardt integraal de plichten te voldoen zoals ingeschreven in de oorspronkelijke concessieovereenkomst, inbegrepen de waarborgverplichting; De oorspronkelijke Concessiehouder heeft alle plichten voldaan op het moment van de overdracht; De oorspronkelijke Concessiehouder is bevrijd van iedere aansprakelijkheid tegenover de Stad voor de resterende duur van de concessie. De overdracht gebeurt slechts voor de nog resterende concessietermijn van de oorspronkelijke concessieovereenkomst.

4.2.2.Het voorwerp van de concessie mag niet, geheel of gedeeltelijk, in subconcessie worden gegeven, behoudens met voorafgaande toelating van de Stad. Artikel 4.3.Communicatie

4.3.1.Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze concessie is rechtsgeldig gedaan voor zover deze hetzij aangetekend wordt verstuurd, hetzij persoonlijk wordt afgeleverd of – via schriftelijk bevestigde elektronische data – communicatie gebeurt op één van de coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze concessie. 4.3.2.Voor de Stad is dit: Het College van Burgemeester en Schepenen Oudstrijdersplein 18 1500 Halle [email protected] 4.3.3.Voor de Concessiehouder is dit: Naam: Adres: Telefoon: E-mail: Artikel 4.4.Einde van de concessie

4.4.1.Partijen kunnen steeds in onderling akkoord een einde maken aan deze concessie. 4.4.2.De concessie eindigt, in hoofde van de Concessiehouder, tevens bij de toegelaten overdracht, vermeld in artikel 4.2. 4.4.3. De Concessiehouder kan ten allen tijde de concessie opzeggen mits te voldoen aan een opzegtermijn van 15 maanden. 4.4.3.De Stad kan de concessie op het einde van de concessietermijn opzeggen zonder opgave van reden of motivering mits deze opzeg vijftien maanden voor het einde van de concessietermijn betekend wordt aan de Concessiehouder. 4.4.4. Indien geen van beide partijen de opzegt wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd conform artikel 1.2.1.


12

4.4.5.De Stad heeft het recht bij ernstige tekortkomingen door de Concessiehouder de concessie te verbreken. Worden ondermeer als ernstige tekortkomingen beschouwd : -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

-‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

het geregeld verzaken aan de uitbating van het Cultuurcafé het overtreden van regels met betrekking tot voedselhygiëne en volksgezondheid in de uitbating van het Cultuurcafé het niet of onvoldoende betalen van drie opeenvolgende facturen voor de concessievergoeding het niet storten van de borgtocht binnen de gestelde termijn de rechtsonbekwaamheid, ontzetting, faillissement of kennelijk onvermogen van de Concessiehouder het wanbeheer of wangedrag, gebrek aan onderhoud en waardevermindering of achteruitgang van de uitbating van het Cultuurcafé, die aan de nalatigheid of het verzuim van de Concessiehouder is te wijten wanneer zonder de toestemming van de Stad de aard of de bestemming van de lokalen in het Cultuurcafé wordt gewijzigd , wanneer mocht blijken dat de Concessiehouder zich onttrekt of verzuimt de bepalingen van deze concessie na te leven of uit te voeren na twee schriftelijke aanmaningen door de Stad wanneer de Concessiehouder verzuimt zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en deze aanleiding geven tot strafrechtelijke veroordelingen strafrechtelijke veroordelingen van de Concessiehouder die een behoorlijke exploitatie van het Cultuurcafé hypothekeren openlijke en ernstige beledigingen van de Stad of diens aangestelde

De ernstige tekortkomingen worden vastgesteld door de Stad of haar aangestelde. Alvorens tot de verbreking van deze concessieovereenkomst kan worden besloten, dient de Stad de Concessiehouder te horen. De genomen beslissing wordt hem binnen de vijf dagen na het horen, bij aangetekend schrijven, medegedeeld. De beëindiging gaat twee dagen na de datum van verzending van het beëindigingsschrijven. 4.4.6.Bij het einde van de concessie moet de Concessiehouder de gebouwen, de lokalen, de uitrusting en de inrichting in de vroegere staat herstellen, zoals blijkt uit de staat van lokalen, als vermeld in artikel 1.4 en artikel 3.3.5, tenzij de Stad er de voorkeur aan geeft de uitgevoerde verbouwingswerken te behouden, in welk geval zij hiervoor geen vergoeding verschuldigd is aan de Concessiehouder. 4.4.7.De Concessiehouder is gehouden zijn volle medewerking te verlenen aan de Stad naar aanleiding van de bezichtiging van de lokalen door kandidaatconcessiehouders met het oog op het afsluiten van een nieuwe concessie, ook buiten de openingsuren. 4.4.8.Bij het einde van de concessie worden alle sleutels van het Cultuurcafé onmiddellijk ingeleverd. 4.4.9.Opzeggingen en verbrekingen, bedoeld in dit artikel, gebeuren steeds per aangetekende zending met ontvangstbewijs. Artikel 4.5.Overmacht

Artikel 4.5.1.Stad en Concessiehouder zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze concessie niet kunnen nakomen


13

ingevolge bewezen Overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Artikel 4.5.2.Stad en Concessiehouder kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan. Artikel 4.5.3.In geval van Overmacht kunnen Stad en Concessiehouder in gemeen overleg beslissen de concessie te herzien. Artikel 4.5.4.Indien de Overmacht gedurende meer dan vijftig kalenderdagen blijft aanhouden, hebben Stad en Concessiehouder elk het recht om de concessie bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat ze hierdoor tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekende schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de concessie tot gevolg. Artikel 4.6.Onvoorziene Omstandigheden

4.6.1.Indien er zich tijdens de uitvoering van de concessie onvoorziene omstandigheden voordoen, kan zowel Stad als Concessiehouder herziening van de concessie verzoeken, inbegrepen het recht voor elk van de partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: -‐ -‐ -‐ -‐

de omstandigheden hebben een abnormaal karakter zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het toewijzen van de concessie de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de concessie aanzienlijk moeilijker of kostelijker.

Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een overheid die de Stad niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de concessie onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge de bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen. 4.6.2.In uitzonderlijke omstandigheden kan de Stad de lokalen vernoemd in artikel 1.1.2. steeds opeisen om dringende redenen van openbaar nut, maar niet langer dan strikt noodzakelijk. Artikel 4.7.Deelbaarheid

4.7.1.Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van huidige concessie nietig of niet geldig ten aanzien van derden zouden zijn, dan zullen die bepalingen als ongeschreven beschouwd worden. De nietigheid of niet geldigheid ten aanzien van derden van een bepaling in deze concessie zal geenszins de nietigheid of de niet geldigheid ten aanzien van derden van de overige bepalingen van deze concessie of van de concessie zelf met zich meebrengen. 4.7.2.De Stad neemt een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een praktisch en economisch gelijkaardig resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige concessie in essentie dient bewaard te blijven.


14

Artikel 4.8.Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

4.8.1.Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgische recht. 4.8.2.Elk geschil wordt tussen Stad en Concessiehouder behandeld waarbij steeds wordt gezocht naar een oplossing in der minne, bij gebreke waaraan het geschil door de meest gerede partij onderworpen aan de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waartoe Halle behoort.

Opgemaakt te Halle op […],

in zoveel exemplaren als er partijen zijn plus één. Dit laatste exemplaar is voor de registratie door de Concessiehouder bestemd. Voor de Stad, Sonia Christiaens, Stadssecretaris gemeenteraad

Bertrand Demiddeleer, Voorzitter van de

De concessiehouder,


15

OFFERTEFORMULIER 1. Algemeen Geïnteresseerden stellen zich aan de hand van dit formulier kandidaat voor de concessie. 2. Wijze van inschrijving De kandidaat zorgt voor een correcte invulling en ondertekening van het formulier. Dit betekent dat: -‐ het gedagtekend is; -‐ het de volledige rechtsgeldige verschijning van de kandidaat vermeldt; -‐ de kandidaat verklaart de offertevoorwaarden en de voorwaarden van de concessie te aanvaarden; -‐ de maandelijkse vergoeding is vermeld, zowel in cijfers als in letters, die de kandidaat bereid is aan de stad Halle te betalen; -‐ het voorzien is van geldige handtekeningen. Kandidaten voegen bij dit formulier verplicht volgende documenten: -‐ verklaring op eer; -‐ businessplan -‐ moraliteitsattesten van de uitbater en personen die aan de uitbating zouden kunnen deelnemen. De vennootschappen die offertes inzenden, zijn gehouden onder dezelfde omslag mededeling te bezorgen van een exemplaar van hun statuten en de stukken waaruit de machtiging van de ondertekenaars blijkt. Kandidaten bezorgen dit formulier met bijlagen op één van de volgende wijzen. De kandidaatstelling wordt tijdig per post verzonden (een aangetekende zending is niet verplicht, wel aan te raden) of wordt afgegeven tijdens de openingsuren van de balie van het cultuurcentrum op voorhand of uiterlijk bij het openen van de biedingen. Bij inzending per gewone post of aangetekend, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede omslag met vermelding “opening bieding van cultuurcafé CC ’t Vondel Deze tweede omslag wordt geadresseerd aan het college van burgemeester en schepenen, Oudstrijdersplein 18 te 1500 Halle. 3. Kandidaatstelling Ondergetekende ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… rijksregisternummer ………………………………………………………………… ondernemingsnummer ………………………………………… hierna genoemd “de kandidaat”, heeft kennis genomen van de offertevoorwaarden, de voorwaarden van de concessie en de inhoud van dit formulier en verklaart ermee in te stemmen. Hij stelt zich kandidaat voor de concessie van het cultuurcafé van cultuurcentrum ’t Vondel Possozplein 46 te 1500 Halle voor een bedrag van maandbedrag in CIJFERS: …………………………………………………. EUR/maand (min 1200 €) maandbedrag in LETTERS : …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………….EUR/maand Naam, datum en handtekening


16

Procedure. Uitbating Cultuurcafé

Recommend Documents